NYBROGÅRD KOLLEGIET 2009 Manual til Festival Sådan laver du en god fest! Foto: Esben von Buchwald Udarbejdet af festivalgruppen anno 2009
Indholdsfortegnelse NybroFestivalen 2009 et tilbageblik... 4 1.1 Evalueringsresume... 4 2.0 Festivalmøder... 5 2.1 Første festivalmøde... 5 2.2 Etablering af en festivalgruppe... 6 2.3 Sidste festivalmøde... 6 2.4 Evalueringsmøde... 6 3.0 Arbejdsområder... 6 3.1 Hovedansvarlig(e)... 6 3.2 Sekretær... 7 3.3 Kasserer... 7 4.0 Økonomi... 7 4.1 Budget og regnskab... 7 4.2 Underskudsgaranti... 7 4.3 Sponsorater... 7 4.4 Outsourcing af udgifter... 8 5.0 Frivillige... 8 5.1 Rekruttering... 8 5.2 Opfølgning... 8 5.3 Fordeling af arbejdsopgaver... 8 5.3.1 Bartendere... 8 6.0 Reklame... 9 6.1 Internt på Nybrogård... 9 6.2 Til andre kollegier... 9 6.3 Hjemmeside... 9 6.4 NybroTidende... 9 6.5 Varsling... 10 7.0 Telt eller ikke telt?... 10 7.1 Stort telt... 10 7.2 Bergsøe-teltet... 10 7.2.1 Transport af Bergsøe-teltet:... 11 7.3 Intet telt... 11 1
8.0 Tilladelser... 11 8.1 Lejlighedstilladelse (bevilling for en dag)... 12 8.2 Musiktilladelse (støj)... 12 8.3 Brandtilsyn/Brandgodkendelse... 12 8.4 Tilladelse til udefrakommende gæster... 13 9.0 Underholdning... 13 9.1 Stand up... 13 9.2 Bands... 14 9.3 DJ... 14 9.4 Alternativer... 15 10.0 Inventar i teltet... 15 10.1 Lyd og lys... 15 10.2 Scene... 15 10.3 Borde og bænke... 15 10.4 Bar (Tuborg)... 15 10.5 Anden belysning... 16 10.6 Strøm... 16 11.0 Drikkevarer... 16 11.1 Aftale med KælderCaféen... 16 12.0 Spisning... 17 12.1 Spisning eller ej?... 17 12.2 Mad udefra eller lav selv?... 17 12.3 Hvor meget mad?... 18 12.4 Madvareopbevaring før og under festivalen... 18 13.0 Billetter... 19 14.0 Vagter... 19 15.0 Toiletter... 19 16.0 Arrangement på dagen eller ej?... 20 16.1 Fodboldturnering... 20 16.2 Åbent Hus... 20 16.3 Biergarten... 20 17.0 Ugen op til festivalen... 21 17.1 Transport... 21 2
17.2 Afhentning/levering... 21 17.3 Koordinering (generel plan)... 21 17.3.1 At gøre før festivalen... 21 17.3.2 At gøre under festivalen... 22 17.3.3 At gøre efter festivalen... 22 17.4 Arbejdsfordeling... 23 17.5 Opbevaringsmuligheder... 23 17.5.1 Aflåste værelser... 23 17.5.2 Telte... 23 18.0 På selve festivaldagen... 23 18.1 Byttepenge... 23 18.2 Dankort-terminal... 24 19.0 Efter festivalen... 24 19.1 Transport... 24 19.2 Tilbagelevering/retur... 24 19.3 Oprydning... 24 20.0 Afsluttende kommentarer... 25 21.0 Kontaktliste... 26 3
NybroFestivalen 2009 et tilbageblik NybroFestival 2009 var en succes på mange måder. Vi fik i god tid etableret en stabil festivalgruppe, og ved fælles hjælp fandt vi frem til en nogenlunde kompatibel opskrift på en god NybroFestival. Vi var dog alle enige om, at vores arbejde ville have været en hel del lettere og mindre tidskrævende, hvis vi havde haft et sæt retningslinjer eller råd fra foregående års festivalplanlæggere. Derfor har vi i festivalgruppen påtaget os opgaven at udforme en festivalmanual, hvor kommende festivalplanlæggere kan hente inspiration og viden, som kan lette planlægningen og derved forhåbentlig forebygge naturligt forekommende begynderfejl. Vi håber, manualen er til nytte. God læselyst! Med venlig hilsen Festivalgruppen 1.1 Evalueringsresume For løbende at forbedre Nybrofestivalen er det en rigtig god ide at udsende et evalueringsskema til alle på kollegiet umiddelbart efter festivalen, hvor de har mulighed for at give deres mening til kende om, hvordan de mener, festivalen blev gennemført. Pas på med at gøre svarfristen for lang, da dette kan medvirke, at mange undlader at svare med det samme og derefter glemmer det. Omkring to uger er nok. Vores evaluering fra Nybrofestival 2009 bestod af ni overordnede spørgsmål med tilhørende underspørgsmål. Micki (se kontaktliste) stod for udarbejdelsen af selve skemaet, så henvendelse desangående skal ske til ham. 58 personer svarede på spørgeskemaet. Omkring 42 % deltog både til fest og spisning, mens ca. 25 % kun deltog i festen bagefter. Ca. 33 % af respondenterne deltog ikke i festen. Herunder ses et resume af vores evaluering: Information og billetsalg før festivalen: Generelt var der positiv feedback på mængden af information op til festivalen og muligheden for at købe billet i forsalg. Kun tre personer vurderede dette i de to ringeste kategorier. Et forslag til forbedring af forsalg var at sælge billetter i kiosken (dette kan dog være omfattende, ligesom det er tvivlsomt, om kioskmanden Ahmed vil gå med til dette gratis). Støjgener: Langt de fleste respondenter følte sig ikke generet af støjen fra festivalen. Syv følte sig dog meget generet, så man skal være opmærksom på, at ens arbejde kan genere. Læg evt. undskyld vi larmer -breve i postkasser til kollegianere, der bor op til festivalpladsen. Det er særligt i dagene op til festivalen, at kollegianerne har følt sig generet. Telt: Flertallet mente, at et telt var uundværligt, men mange syntes, teltet var for stort i forhold til antallet af gæster. Dette kan derfor med fordel overvejes, dog med usikkerheden om det eksakte antal gæster in mente. Spisning: Generelt var der positiv feedback på madkonceptet, og også prisen var tilpas for mange. Dog kommenterede nogle, at der var for lidt kød i forhold til prisen, og at salaterne var lidt kedelige. Barudvalg: Mange var tilfredse med udvalget i baren, men der var delte meninger om prisniveauet. Nogle mente, det var tilpas, mens andre synes, det var sat for højt især somersby. Pantsystemet blev godtaget af nogle, mens andre fandt det mærkeligt. 4
Underholdning: Konceptet med stand-up, to bands og DJ blev godtaget af de fleste, og de fleste fandt også alle fire indslag tilfredsstillende. Man kunne overveje at lægge stand-up tidligere for at tiltrække flere og undgå, at det falder sammen med spisning på køkkenerne. Åbent Hus: Mange havde hørt om arrangementet, og 56 % mente også, det var en god ide. Dog var kun 42 % af respondenterne til stede under arrangementet. Muligvis vil det fungere bedre sammen med andre aktiviteter. Motivation: De fleste blev lokket til festivalen enten med ønsket om at få en fælles oplevelse, rygtet om en god fest, eller fordi de mener, det er en tradition. Disse punkter kan derfor med fordel være centrale temaer for kommende Nybrofestivaler. Færrest kom pga. DJ en, livemusikken og maden. Deltagelse næste år: 69 % var villige til at sprede budskabet om en Nybrofestival til næste år, mens 8 % var imod. 31 % kunne også godt finde på at melde sig som frivillig, mens 33 % ikke havde taget stilling. Som konklusion var den generelle oplevelse af NybroFestival 2009 altså overvejende positiv, så der er grobund for at videreføre traditionen de kommende år! 2.0 Festivalmøder Festivalmøder er en uundværlig del af planlægningen af en NybroFestival, men møderne er ikke ens fra gang til gang. Især det første og sidste festivalmøde er vigtige, for det er her, man henholdsvis starter og slutter diskussions- og kommunikationsprocessen. Man skal derudover hurtigst muligt få etableret en festivalgruppe, som har det overordnede ansvar, og så skal man fordele arbejdsopgaver hen ad vejen. Sidst, men ikke mindst, skal man huske at holde et evalueringsmøde både af nyttige og sociale grunde! 2.1 Første festivalmøde For at komme i gang med at planlægge en NybroFestival, skal nogen indkalde til det første festivalmøde. Denne nogen vil normalt være en eller flere, der tidligere har været med til at arrangere en Nybrofestival, men Beboerrådet kan også tage initiativet. Det kan være en god idé at snakke med/maile sammen med festivalgruppen fra året før og høre, om nogle af dem kunne være interesserede i at være med i festivalgruppen, og på baggrund af dette beslutte en dato (for at få flest mulige til at møde op til første møde). Når man har fastsat en dato, er det vigtigt, at man minimum 14 dage før annoncerer mødet følgende steder (så vidt muligt): - Kollegiets maillingliste ( alle_beboere kræver særlig adgang for at sende til, kontakt netgruppen alternativt kan meddelelse benyttes, men den er alle ikke tilmeldt) - Ved et Beboerrådsmøde (husk at kontakte sekretæren senest 10 dage før mødet for at få emnet på dagsordenen) - NybroTidende (husk at kontakte redaktøren senest d. 20. i måneden for at få beskeden med) - Meddelelse på hjemmeside (kontakt netgruppen) - Meddelelse på infokanal (kontakt netgruppen) I skrivelserne er det en god idé at have et par linjer med om, hvad NybroFestival egentlig er, for at få nye beboere med. Skrivelsen bør være godt formuleret, kort og præcis. Husk at anføre afsendernavne, hvis festivalgruppen ikke er stiftet endnu. Ydermere kan det være en god idé at skrive en reminder -email ca. 2-3 dage før mødet. Første festivalmøde plejer at ligge i januar/februar. 5
2.2 Etablering af en festivalgruppe Etableringen af festivalgruppen sker sædvanligvis ved det første/de første festivalmøder. Festivalgruppen afholder møder og varetager planlægningen af festivalen (men kan dog uddelegere opgaver til personer udenfor festivalgruppen). Det forventes, at når man først er tilmeldt festivalgruppen, dukker man også op til alle de følgende møder, så vidt det er muligt. Festivalgruppen kommer til at stå for langt det største arbejde i forbindelse med festivalen, hvilket er en hel del. En tommelfingerregel, som tidligere har været praksis, er, at man skal have samlet 10 mennesker i festivalgruppen, før man kan regne med, at festivalen kan blive afviklet. Man bør derfor heller ikke binde sig til udgifter før. Dette sker som regel ved 2. eller 3. møde. Når festivalgruppen er etableret, er det første punkt som regel at finde den dato, hvor festivalen skal afholdes. Datoen vil typisk ligge i slutningen af august eller starten af september som en slags semesterstartsfest. Vær dog opmærksom på, at festivalen ikke skal ligge samtidig med semesterstartsfester på fx DTU og KU. NybroFestival 2009 lå lørdag d. 22. august. 2.3 Sidste festivalmøde Til det sidste festivalmøde, som ideelt set bør holdes i ugen op til festivalen, er det især vigtigt at få fordelt de sidste arbejdsopgaver og ansvarsområder under og efter selve festivalen, så alle ved, hvem de kan/skal kontakte i tilfælde af problemer eller uafklarede spørgsmål. Det er fx ikke nemt at motivere til oprydning dagen efter festivalen, hvis man ikke har fundet frivillige på forhånd. Endvidere er det vigtigt at have en forholdsvis detaljeret tidsplan over gøremål i dagene omkring festivalen. Husk at der skal være plads til uforudsete problemstillinger. Til NybroFestival 2009 skred vores tidsplan fx i forbindelse med afhentning af Bergsøe-teltet torsdag, og vi blev ca. 2 timer forsinket allerede første dag. 2.4 Evalueringsmøde Festivalgruppen bør overveje at afholde et evalueringsmøde efter en afholdt festival. Her kan man sikre sig, at alle får mulighed for at tage stilling til og kommentere på gode/dårlige ting ved årets festival og meget gerne for at lave nogle notater til næste års festival. Det kan også være en god lejlighed for at holde en lille fest/gensyn med festivalgruppen og sige tak for en (forhåbentlig) god festival. Er man interesseret i at høre beboernes mening om festivalen og det er man som regel kan man oprette et evalueringsskema på nettet og udsende denne via kollegiets mailingliste. Det er nemt at oprette evalueringsskema via Google Docs, hvor man kan oprette en såkaldt Form til formålet (læs mere på http://docs.google.com/ - bemærk at det kræver en Google Account at oprette en Form). 3.0 Arbejdsområder Nogle arbejdsområder er vigtige at få fordelt hurtigst muligt. Fx skal der helst udpeges en sekretær, så mødernes pointer bliver nedskrevet, og en kasserer til at holde styr på budgettet. Læs mere om de vigtigste poster nedenfor. 3.1 Hovedansvarlig(e) Når festivalgruppen er etableret, er det en god ide allerede tidligt i forløbet at udpege nogle hovedansvarlige inden for forskellige store og små områder som fx: økonomi, PR, telt, diverse tilladelser, billettryk, underholdning, lyd/lys/scene, bar osv. På den måde får man også et godt overblik over, hvem der står for hvad, og hvad der skal ske mellem møderne. 6
På møderne bør alle de relevante områder tages op; den hovedansvarlige aflægger status, der drøftes evt. forskellige beslutningspunkter, og det fastsættes, hvad den hovedansvarlige eller andre skal undersøge/sørge for inden næste måde. 3.2 Sekretær Det er en fordel at udpege en sekretær til at tage referat under møderne og sende det ud til de resterende medlemmer efter hvert møde. Herved kan eventuelle fraværende også følge med i, hvad der skal gøres inden næste gang. Sekretæren kan derudover ligeledes være den, der holder styr på diverse aftaler, som laves på kryds og tværs af festivalgruppen, så dette centraliseres. 3.3 Kasserer Det er store pengebeløb, der skal holdes styr på i festivalplanlægningen. Derfor er det nødvendigt at have en kasserer til at holde styr på balancen, så der bliver en nogenlunde sammenhæng mellem indtægter og udgifter. Det tager en del tid at opsætte budgettet, men det er rigtig godt at have et detaljeret budget, så der nemt kan ændres på forskellige beløb. Sørg endelig for at spørge resten af festivalgruppen om hjælp, hvis det er en uerfaren kasserer, der sidder med ansvaret, for der kan nemt laves fejl i budgettet. Regnskabet for Nybrofestival 2009 er vedhæftet som bilag 1. 4.0 Økonomi Økonomien er en stor del af en Nybrofestival, fordi man ofte har begrænsede midler. Hvis man derfor vil undgå at skulle punge ud af egen lomme i sidste ende, kommer her nogle råd til, hvordan økonomien bedst håndteres. 4.1 Budget og regnskab Det er vigtigt at lave et foreløbigt budget fra starten, så det kan udbygges i stedet for at sidde med alle de forskellige indtægter og udgifter på én gang. Budgettet skal blandt andet bruges til at vise Beboerrådet, så de kan bevilge underskudsgaranti (se 4.2). Lige så snart der begynder at komme konkrete beløb på udgifter, skal regnskabet påbegyndes, så tendenserne kan blive observeret. Det er også en rigtig god ide at få færdiggjort regnskabet så hurtigt som muligt efter, at festivalen er afholdt, så alle stadig kan huske diverse udlæg og indtægter. 4.2 Underskudsgaranti Beboerrådet giver som regel en underskudsgaranti til festivalen på 40.000 kr. Denne gives på baggrund af fremlæggelse af et budget på et beboerrådsmøde. Jo hurtigere budgettet bliver fremlagt og jo mere detaljeret det er, jo mere villige er Beboerrådet til at udstede underskudsgarantien. Det er meget vigtigt at få denne underskudsgaranti, da det både giver en sikkerhed i forbindelse med et eventuelt underskud, og fordi det betyder kollegiets opbakning til festivalen. Desuden har festivalen de sidste mange år ikke kunnet levere et positivt resultat på bundlinjen, og Beboerrådet er ikke meget for at dække underskuddet, hvis ikke underskudsgarantien er udstedt på forhånd. 4.3 Sponsorater For at prøve at lave et så lille underskud som muligt, eller måske endda et lille overskud, kan det være en mulighed at søge forskellige sponsorater. Dette blev forsøgt til NybroFestivalen 2009, men der blev 7
ikke fundet nogen sponsorer. Det kan være svært at finde sponsorer, der vil give et tilskud til et arrangement som NybroFestivalen, men det kan være en mulighed at søge til specifikke ting som for eksempel eftermiddagsarrangementer som f.eks. Åbent Hus (se 16.2). Dette blev ikke prøvet til Nybrofestival 2009. 4.4 Outsourcing af udgifter Der kan endvidere være udgifter i forbindelse med afholdelse af festivalen, som eventuelt kan blive betalt af fx NYK eller klubber på kollegiet. Ved NybroFestivalen 2009 blev der fx indkøbt toastmaskiner, og disse blev efterfølgende købt af KælderCaféen, ligesom diverse lyskæder og pærer blev betalt af NYK. Dette kan være en mulighed for at reducere festivalens udgifter. 5.0 Frivillige Nybrofestivalen er 100 % drevet af frivilligt, ulønnet engagement, men omvendt er det meget socialt stimulerende. Uanset engagement vil ingen dog kunne planlægge og udføre en NybroFestival alene, og det er derfor essentielt at få frivillige til at hjælpe på alle planer i processen. 5.1 Rekruttering For det første skal folk gøres opmærksomme på, at der i det hele taget skal bruges frivillige til festivalen. Der kan fx laves opslag på gangene, hvor folk kan skrive sig på. Det er en god idé, hvis der ligeledes er mulighed for at skrive sig på en bestemt dag, så folk ikke tror, man nødvendigvis skal hjælpe alle dage. Dette vil blot afholde folk fra at melde sig. Derudover kan man overveje også at tilføje en mulighed for at melde sig på et bestemt opgave-hold (fx madholdet). 5.2 Opfølgning Dernæst bør der laves en opfølgning på frivillige-listen, for at sikre sig, at de tilmeldte stadig er interesserede. Når der sælges billetter, er det ligeledes en god idé og spørge, om folk ikke kan give en hånd med inden, under eller efter festivalen. 5.3 Fordeling af arbejdsopgaver Når tiden nærmer sig for NybroFestivalen, bør man lave en fordeling af de frivilliges konkrete arbejdsopgaver, så de frivillige ved, hvad de skal hjælpe med. For hver arbejdsopgave skal der være en ansvarlig fra festivalgruppen, som har ansvaret for selv at kontakte de frivillige og aftale, hvornår de forskellige ting skal ordnes. 5.3.1 Bartendere Hvis man vil undgå, at det er festivalgruppen, der skal stå i baren under hele festivalen, bør man lave en speciel rekruttering af frivillige bartendere. De frivillige, der skal stå i baren, skal være nogle, der selv har valgt det, og nogle, der kan håndtere det. Man kan enten spørge KælderCaféens bartendere eller man kan spørge bartenderne på POP, da vi tidligere har haft en aftale med dem om at stå i baren til hinandens fester. Ud over de frivillige er det dog en god idé også at have en fra festivalgruppen i baren hele tiden. 8
6.0 Reklame Reklame er altafgørende for, om folk overhovedet dukker op til festivalen. Hvis ikke de ved, hvad der skal foregå, er de ikke særlig motiverede for at komme. Derfor skal der reklameres meget og hele tiden, så ingen er i tvivl om, at NybroFestivalen er en realitet. 6.1 Internt på Nybrogård Det er vigtigt at få spredt budskabet om NybroFestivalen til alle beboere på kollegiet, så de kan tilmelde sig. Den bedste måde er først og fremmest at sætte plakater op på alle gange, ved køkkener og på døre, både i stuen samt på 1. sal og i den modsatte ende af køkkenerne, så alle ser det, når de henter post eller lignende. Der skal bruges omkring 100 plakater i A3-størrelse, hvis man vil dække kollegiet grundigt. Derudover skal der regelmæssigt annonceres på e-mail til alle beboere om tidspunkt for afholdelse af festivalen samt information om billetsalget. Vælger man at smide løbesedler i postkasser, skal der bruges 5-600 løbesedler. Man kan dog vælge at lægge i alle lejlighedernes postkasser og halvdelen af værelsernes postkasser i håb om, at løbesedlerne ender på køkkenerne, hvor man ligeledes kan lægge nogle. 6.2 Til andre kollegier Hvis man ønsker at holde en fest, hvor det ikke kun er Nybrogård Kollegiets beboere, der deltager, skal man også opsætte plakater på omkringliggende kollegier, ligesom man kan smide løbesedler i postkasserne. På andre kollegier er det en god ide at opsætte plakater ved alle indgange til bygninger, der skal bruges godt 150 plakater til kollegierne i området. Det er muligt at bruge samme plakat, som man bruger internt. Man skal dog være opmærksom på, at hvis man afholder festen med spisning, bør dette ikke stå på deres plakater, fordi dette bør være for Nybrogård Kollegiets beboere alene. Man skal endvidere huske at skrive en nedtagelsesdato på, for ellers hiver beboerne dem ned i utide. Derudover bør man i god tid før sommerferien have plakater klar, så man kan opsætte dem på DTU inden alle går på ferie. På DTU bør der opsættes plakater ved alle vigtige bygninger, såsom hovedbygning, klasser og forelæsninger på hele campus. 6.3 Hjemmeside Sørg for at bruge kollegiets hjemmeside til at informere om festivalen. Hold den jævnligt opdateret efterhånden som der bliver besluttet mere og mere (festivalmøder, festivaldato, underholdningsnavne, mad-koncept/priser/menu, rekruttering af frivillige osv.). Kontakt netgruppen for at få adgang til hjemmesiden. 6.4 NybroTidende En god måde at få information ud til alle beboere om festivalen er at have artikler med i den udgave af NybroTidende, der udkommer umiddelbart før festivalen. I år var NybroTidendes redaktør med i festivalgruppen, og det var derfor nemt at formidle informationer og få plads i avisen. Hvis dette ikke er tilfældet de kommende år, er det vigtigt at kontakte redaktionen i god tid, så man sikrer sig plads i avisen. Det kan ydermere være en fordel selv at skrive en artikel eller stille op til interview, så informationen bliver korrekt. 9
Ud over den ordinære udgave af NybroTidende havde vi til NybroFestival 2009 også lavet en ekstraudgave, der kun indeholdt materiale om NybroFestivalen, og som udkom nogle dage før festivalen. På denne måde havde eventuelle tvivlere en enestående mulighed for at læse om alt det, der skulle ske til Nybrofestivalen, og forhåbentlig øgede det antallet af festivalgæster. Vi lavede det som en ekstraudgave af NybroTidende, fordi redaktøren derfor kunne lave det som betalt arbejde. Hvis ikke dette kan lade sig gøre de kommende år, vil det dog stadig være en fordel at udsende en mini-avis om festivalen et par dage før. Denne behøver dog ikke være en NybroTidende-udgave. 6.5 Varsling Alle beboere på kollegiet skal varsles om festivalen, gerne med en seddel i postkasserne. Det er vigtigt med sedler, specielt i lejlighedernes postkasser, da de ikke har meget at gøre på køkkenerne og derfor sjældent ser opsatte sedler der. Det er vigtigst at varsle de beboere, der bor tættest på festivalpladsen (JK-LM-NO-PR-ST) samt tilstødende lejligheder. Dette kan gøres med et personligt brev i postkasserne. Man bør derudover også varsle naboer til kollegiet i god tid med sedler i deres postkasser og evt. invitere dem til at deltage. 7.0 Telt eller ikke telt? Der er fordele og ulemper ved at have et telt. Fordelene er bl.a., at man er uafhængig af vejret, og at det giver en god samling på festen. Ulemperne er, at telte i den størrelse er dyre og arbejdskrævende. 7.1 Stort telt Hvis man forventer mange gæster (500+), som betaler minimum 50,- kr. (til dækning af telt) for entré, så burde det mindste af Faxe teltudlejningscirkustelte kunne betale sig. Men man skal her være opmærksom på, at der skal kunne indgås en aftale med brandmyndighederne om brug af dette, hvilket kan give problemer, idet teltet så vil ligge på en brandvej, hvilket ikke tillades (se 8.3). Fordelen ved at leje dette telt er, at det er stort nok til mange gæster (1000+), og at vi ikke skal stå for opsætning og nedtagning, som i 2009 var en stor opgave. Desuden får man et telt, som er i forsvarlig stand og ved at betale sig fra opsætningen kan man bruge sin tid på noget andet. Ulempen er, at teltet er dyrt. Evt. kan man spørge, om man kan få en lavere pris ved at have en flok frivillige klar til at hjælpe med opsætning og nedtagning. Vi undersøgte priser hos forskellige firmaer i 2009, og Fakse Teltudlejning er blandt de billigste. Samtidig er deres pris for borde + bænke ret lav. Priseksempel (12/10 2009): Telt (12m x 30 m = 360m): 21600 kr. Bord + bænke: 110 kr./sæt (vi gav 125 kr./ sæt inkl. moms i 2009) Begge priser er inkl. moms. Husk at der skal lægges transportudgifter oveni. Nuværende priser og lignende kan findes på Faxe Teltudlejnings hjemmeside, se kontaktliste. 7.2 Bergsøe-teltet I 2009 brugte vi Bergsøe Kollegiets telt sammen med to små lejede telte til omkring 250 gæster. Dette var nogenlunde passende, men man kunne nok have undværet de to små telte, hvis man fjernede flere 10
borde efter spisningen i det store telt. Fordelen ved Bergsøe teltet er prisen. Ulempen er, at det kræver mange mennesker at sætte op og lukke til. Vi havde lejet Bergsøe Kollegiets telt på 300 kvm. for 5.000 kr., og hertil skal lægges transportudgifter. Derudover havde vi lejet to telte fra firmaet Rent-a-tent i Herlev (2 stk. Modula 4, 4.6 x 9.2 m), som blev sat sammen med det store telt. Teltets areal blev derfor i alt 384 kvm. De to telte fra Rent-atent kostede 5.375 kr., så udgifterne til telte var i alt 10.375 kr. + transport. Så billigt kan det kun gøres, hvis man selv sætter teltene op, hvilket er meget arbejdskræve nde. Vi hentede det store telt torsdag og var 8-10 personer, som var i gang ca. 6 timer den dag. De to små telte satte vi op om eftermiddagen fredag. Samtidig var to personer i gang hele fredagen med at opsætte belysning, ledninger og nødudgangslys i alle tre telte. Nedtagning af teltene gik noget hurtigere, og tog ca. 3-4 timer for 10 personer. Det skal nævnes, at vi i 2009 var heldige med vejret og ikke fik regn under Foto: Esben von Buchwald arbejdet med opsætning og nedtagning. At sætte telt op eller tage det ned er virkelig surt i regnvejr! 7.2.1 Transport af Bergsøe-teltet: Teltet fra Bergsøe skal hentes og tilbageleveres, for der er ikke inkluderet transport i prisen. Teltet er stort og vejer ca. 2-3 ton. Det kan derfor IKKE hentes på en trailer af den type, kollegiet har. Den billigste måde at få transporteret på er at kende en person med en lastbil, og det næstbilligste er firmaet Landstrygeren. Ved bestilling af lastbil så husk at oplyse om den totale vægt af godset, og størrelsen (der er bl.a. nogle stænger til teltet, som er ca. 5 m lange). 7.3 Intet telt Hvis man lader være med at have et telt, kan man komme ud for at evt. underholdning kræver en overdækket scene. Man satser alt på, at vejret bliver godt, og at det ikke bliver alt for koldt ud på natten, så folk går tidligt hjem pga. kulde og dug. 8.0 Tilladelser I god tid før (ca. 3 måneder) kontakter man politiets bevillingskontor og fortæller, hvilken type arrangement, man planlægger. De kan så oplyse, hvilke tilladelser man skal søge. Husk at stå fast på, at det er vigtigt at få tilladelse til, at festen kan fortsætte til kl. 04. Generelt vil man dog skulle have følgende godkendelser: - Lejlighedstilladelse til endagsarrangement: Fås hos politiet, Kældercafeen skal være medarrangør, hvis man vil sælge spiritus. Husk at den skal gælde til minimum kl. 03.00 og gerne senere, nævn i den forbindelse at fra kl. 00.00 er det primært en DJ som spiller og dermed kan lydniveauet bedre styres end ved livemusik. - Musiktilladelse: Hvis man vil have livemusik, skal der søges om en musiktilladelse. Det gøres også hos politiet. 11
- Udvidelse af Kældercafeens bevilling: Kun hvis Kældercafeen er skrevet på som medarrangør. Fås på Gladsaxe Rådhus. - Brandgodkendelse Læs mere om de enkelte godkendelser herunder. 8.1 Lejlighedstilladelse (bevilling for en dag) Denne skal søges via Politiet, og ansøgningsskemaet kan findes på deres hjemmeside, www.politi.dk. I 2009 var sidste frist tre dage inden arrangementet, men det anbefales at indsende den MINDST en måned inden, således at politiet kan nå at behandle sagen. Evt. sammen med musiktilladelsen (se 8.2). Hvis man vil holde et arrangement, hvor der kun serveres øl med alkoholindhold på mindre end 5% og intet andet med alkohol, skal der være en person som er mindst 25 år, som kan skrives på som ansvarlig. Hvis man vil kunne servere øl med alkoholindhold på mere end 5% (Guldtuborg og lign,) samt vin, cider og spiritus, skal der deltage en virksomhed eller restauratør med egentlig spiritusbevilling, dvs. Kældercafeen. På ansøgningen skal KælderCaféen stå på som arrangør. Det anbefales dog, at man lige kontrollerer, at KælderCaféen har orden i papirerne, inden man ansøger. Ellers kan NYK skrives på som arrangør, og en over 25 år skriver under som bevillingstager for en dag (Men så kan der ikke serveres drikkevarer med mere end 5% alkohol). Hvis man benytter sig af Kældercafeen som medarrangør skal man huske, at man også skal have en udvidelse af Kældercafeens alkoholbevilling, således at den udvides til, at man må servere alkohol udenfor Kældercafeens sædvanlige lokaler og for personer, som ikke bor på kollegiet. Denne udvidelse fås på Gladsaxe Rådhus. Bemærk: En lejlighedstilladelse har INTET med støjtilladelse at gøre og omhandler kun salg af alkohol (bevilling) og madvarer. 8.2 Musiktilladelse (støj) Hvis man afholder arrangementer med livemusik, skal man have en musiktilladelse. I 2009 ansøgte vi om denne pr. telefon kl. 11-01 på festdagen. Dette kan ikke anbefales. Ansøgningsskemaet findes på Politiets hjemmeside. Der kendes ikke en evt. frist, men det anbefales, at den indsendes sammen med lejlighedstilladelsen en måned inden. Vær opmærksom på, at denne tilladelse kan stille krav om varsling af naboer inden arrangementet pr. brev eller lign. Det er en god ide at begrænse programmet, således at man kun søger om tilladelse frem til kl. 01 eller kl. 02 senest. Ansøger man til kl. 00, får man helt sikkert tilladelsen. Det kan anbefales at beskrive arrangementet som værende mest støjende først på aften og derefter mere dæmpet efter fx kl. 23. Her er der især fokus på live musik, som støjer mere end en DJ eller lignende senere på natten. Igen er det bedste råd, at man kontakter politiet i god tid (ca. 3 mdr. før) og beskriver arrangementet, man vil holde. De kan så vejlede en om, hvilke tilladelser man skal søge. 8.3 Brandtilsyn/Brandgodkendelse For at opnå en brandgodkendelse skal der sendes en ansøgning til beredskabskontoret senest 30 dage før festivalen. Ansøgningen skal indeholde: 12
Brand- og evakueringsinstruks, tegningsmateriale og en beskrivelse, herunder en målfast pladsfordelingsplan og placeringen af teltet på pladsen der viser at reglerne er overholdt. Det er en god ide, at havde en ansøgning klar i så god tid som muligt, så der er tid til at løse evt. uforudsete udfordringer, som beredskabskontoret kan gøre opmærksom på. Hvis teltet lejes hos en professionel teltudlejer, kan udlejeren formentlig være behjælpsom med at udarbejde en ansøgning til beredskabskontoret. Hvis der ikke benyttes en professional teltudlejer (f.eks. Bergsøes telt) eller der ikke benyttes telt, kan det være en god ide at kontakte beredskabskontoret og få gode råd. Der kan også hentes informationer om udformning af ansøgningen og brandkravene til større arrangement, på følgende links: http://www.brand.kk.dk//site_dir/brand/uploads/retningslinier_for_udfoerelse_af_pladsfordelingsplaner.pdf http://www.brs.dk/fagomraade/tilsyn/forbyg/tekniske%20forskrifter%20for%20telte%20okt%202005.pdf Brandansøgningsmaterialer for 2009 kan ses som bilag. Teltets placering var den eneste mulige løsning, da det ellers ville komme for tæt på brandvejene (stierne) eller bygningerne. Andre placeringer som parkeringspladsen eller radiomarken var også kort overvejet, men blev ikke brugt, da de gav mange andre udfordringer som fx strømføring. Teltplanen og placeringsoversigt er vedlagt som bilag 2 og 3. Kontaktinfo til Gladsaxe Beredskab findes under kontaktliste. 8.4 Tilladelse til udefrakommende gæster Hvis man også ønsker at invitere udefrakommende gæster til festivalen, skal der søges særskilt om det. Dette gøres på Gladsaxe Rådhus, hvor man søger om en udvidelse af Kældercafeens bevilling, så den giver lov til dels at servere udenfor de sædvanlige lokaler og dels for folk, som ikke bor på kollegiet. Dette gælder kun hvis man benytter sig af Kældercafeens bevilling. 9.0 Underholdning Underholdning er en uundværlig del af en NybroFestival. Traditionelt set har NybroFestivalen haft stand up først på aftenen og derefter diverse bands og DJ. Herunder kan man læse mere om det, ligesom man kan få inspiration til alternativer. 9.1 Stand up Stand up er ikke helt billigt. Det billigste er som regel at prøve at kontakte komikere direkte og høre, om de vil/kan optræde til arrangementet, og hvad det vil koste. Man kan tit finde kontaktinformationer på komikerens egen hjemmeside. I 2008 fik vi på denne måde en aftale med Dan Andersen om at komme og optræde for 5.000 kr. kontant, hvilket er ekstremt billigt Alternativt kan man kontakte FBI (Funny Business Inc.) og forespørge på en/flere komikere og deres priser. Det er her vigtigt at fortælle, at det er et lukket kollegiearrangement med antal forventede gæster og evt. at der ikke bliver reklameret offentligt for arrangementet, da det på den måde ofte er muligt at få en såkaldt særpris ved lukket arrangement. I 2009 lykkedes det at booke Michael Schøt for 8.300 kr. (hvoraf 1.200 kr. + moms var FBI s provision, og kun denne del af beløbet er momspligtigt). Foto: Cecilie Kristiansen 13
9.2 Bands Mindst et band er næsten obligatorisk til NybroFestival. Grundlæggende findes der tre forskellige typer orkestre, man kan booke: Band, som spiller eget materiale (ikke kendte): Er som regel billige (0-3.000 kr.), fordi de bare gerne vil ud og spille deres musik for så mange mennesker som muligt. Kvalitet og genre er meget forskelligt fra band til band, så sørg for at få noget demo-materiale fra bandet (de fleste af denne type bands har en MySpace profil på internettet, hvor der ligger et par demonumre), eller at nogle fra festivalgruppen har oplevet bandet live og derfor kan anbefale det. Der plejer ikke at blive danset så meget til denne type band (det varierer meget!), men kan sagtens fungere som et billigt opvarmningsband, der kan spille fx en time inden et evt. partyorkester går på. I 2008 Foto: Cecilie Kristiansen og 2009 spillede The Green Hill (http://www.myspace.com/greenhilldk) Partyorkester (coverband): Er kendetegnet ved at spille festmusik ( røvballe-musik ) som publikum kender og kan synge med på og danse til. Et godt partyorkester kan få folk ud på dansegulvet, og folk får derfor også ofte lyst til at købe alkohol i baren. De plejer gerne at gå på om aftenen ca. 20-22 og spille to sæt á 60 minutter eller tre sæt á 45 minutter (eller hvad man nu aftaler). Et godt partyorkester koster som regel fra 8.000 kr. og opefter. Sørg for at stilarten passer til beboerne som regel plejer 80 er-musik at fungere rigtig godt. Det er vigtigt ikke at spare alt for meget her, da partyorkestret som regel sørger for at holde festen i gang, så folk bliver ved med at drikke og ikke går tidligt hjem. I 2008 spillede bandet FAKE Foto: Esben von Buchwald (http://www.fakeband.dk/, bas/guitar/trommer, spiller primært rock, kostede 10.000 kr.). I 2009 spillede bandet Ladybug (bas/guitar/trommer/kvindelig vokal, spiller primært 80 er-rock/pop, kostede 8.000 kr. booking ved Jonas: 21489027). Hyggemusik under maden: Er som regel solomusiker, duo eller trio. Der kan fx spilles lav stemningsmusik under maden, men det er vigtigt, at det ikke overdøver tale-lydniveau. Det kan fx være en pianist eller et lille jazzorkester. Det er vist nok noget, som i gamle dage (før 2006) har været brugt under maden til NybroFestival, men det er ikke noget, der er blevet brugt de sidste par år, da det ikke har høj prioritet og derfor er blevet fravalgt ikke mindst pga. økonomien. 9.3 DJ Når der ikke er andre aktiviteter eller underholdningsindslag, bør der være en DJ til at spille. Som regel går han på efter sidste orkester og spiller til festen slutter. Det er vigtigt at sikre sig, at DJ en spiller alsidig og dansevenligt musik, dvs. typisk festmusik, musik fra radioen og hitlisterne og evt. evergreens. En god DJ koster som regel 2.000-8.000 kr. afhængig af varighed og om, hvor meget udstyr han selv skal have med. I 2009 brugte vi en tidligere nybrokollegianer, David Clement (http://www.myspace.com/deejayclement eller http://www.clementproductions.dk/). Han kostede 3.500 kr. (inkl. lidt lys til Foto: Cecilie Kristiansen dansegulvet, som vi også måtte bruge under bandene). 14
9.4 Alternativer Festivalgruppen må meget gerne også tænke lidt alternativt mht. underholdningsindslag. Især hvis det kan være omkostningsfrit. Det er ikke noget vi de sidste år har prøvet, men idéer kunne være selskabslege og Square Dance. Man kan evt. brainstorme idéer under og mellem møderne. 10.0 Inventar i teltet Ud over teltet er der flere andre ting, der også skal bestilles. Herunder kan man læse mere. 10.1 Lyd og lys Til underholdningen og konferenciers/speak skal bruges lyd og lys. Hvis kollegiegruppen selv kan skaffe dygtige teknikere, kan man spare en del på udstyr. Det er dog vigtigt, at de har prøvet det før og kan betjene udstyret. I 2008 og 2009 brugte vi som teknikleverandør Lydfolket (www.lydfolket.dk), som Micki (F-55) er medejer af, og som plejer at give en god pris. I 2009 kostede lyd- og lys-udstyr 5.000 kr. inkl. moms. Hvis orkestret/andre underholdningsindslag har særlige krav til lyd og lys, er det vigtigt, at man videreformidler dette. Nogle orkestre sender en såkaldt rider, som indeholder tekniske specifikationer og krav det er vigtigt at videresende denne til teknikleverandøren. Det er vigtigt at være opmærksom på telthøjden i forbindelse med opsætning af lys over scenen. 10.2 Scene Scenen bør minimum måle 6x3 meter (ni sceneplader), hvis det skal bruges til et band. Scene koster normalt en hel del at leje, men Micki (F-55) har en kontakt, hvor vi kan låne det billigt for ca. 600 kr. Alternativt kan man prøve at kontakte PF Scenelys (www.scenelys.dk) og høre, hvad det koster for at kollegium at leje scenemoduler. Af hensyn til telthøjden vil det være en fordel at vælge relativt korte ben (40-60cm). Kollegiets trailer kan lige akkurat rumme 9-10 scenemoduler. 10.3 Borde og bænke Borde og bænke kan lejes hos en teltudlejer. Vi brugte Rent-a-tent, pris 125 kr. pr sæt, inkl. moms. Vi bestilte 30 sæt, og der kan sidde ca. 8-10 personer pr sæt. Ved bestilling så husk at bede dem om at pakke borde og bænke på paller enkeltvis, således at de kan løftes med kun en palleløfter som man i øvrigt kan låne af de blå mænd på kollegiet. Hvis man bestiller et telt fra en teltudlejer, kan man med fordel leje borde og bænke samme sted. Se afsnit 7.0 om telt. Foto: Cecilie Kristiansen 10.4 Bar (Tuborg) Der skal være en bar i teltet. De fleste af de ting, der skal bruges til dette, kan rekvireres gennem KælderCaféen, eller er allerede indkøbt af festivalen de tidligere år. Bar, fadølsanlæg og lignende kan lånes af Tuborg gennem KælderCaféen. Dette aftales nærmere mellem KælderCaféens formand, der laver en aftale med Tuborg. 15
Inventar i baren: - Fadølsanlæg - Bardisk - Køleskabe - Vask (er ikke et must, men en god ide) 10.5 Anden belysning Kollegiet ejer selv en række party lyskæder i forskellige længder og med forskellige afstande med pærerne. Disse kæder kan bruges til belysning i telte såvel som udendørsbelysning evt. ved toiletter, men ikke som nødbelysning. I 2009 blev der indkøbt en større mængde pærer, farvede såvel som mat hvide. Pga. forbud mod glødepærer pr. 1. september 2009 er det ikke længere muligt at indkøbe disse. Alternativt skal der indkøbes diode/sparepærer i stedet. Disse skal være med fatningen kendt som B22. Telte og andre lignede overdækninger skal være udstyret med nødbelysning, se Brandgodkendelse for krav. 10.6 Strøm Ved festivalen skal der bruges en del strøm, primært til lyd/lys (ved scenen), bar-udstyr (fadølsanlæg og køleskabe) og belysning (lyskæderne). Derfor har festivalen et 3x63A strømudtag placeret foran JK-køkkenet. I festivalkælderen (LM) er et 3x63A kabel på ca. 30-40 meter. Vi har INGEN el-tavle til kablet, så det skal lejes ind. I skrivende stund koster en 3x63A-eltavle hos Godik 200 kr. ekskl. moms (varenummer 57120) for en uges leje. Fra 3x63A-eltavlen forsynes alt, hvad der kræver strøm. Lyd og lys plejer at skulle bruge 3x32A. De har som regel selv kabel og egen el-tavle, men sørg for at tjekke op. Baren skal bruge ca. 3x16A, vi plejer at kunne låne/leje kabel og tavle til dette af lyd og lys-leverandør, hvis man spørger pænt (og i god tid). VIGTIGT: Man skal sige, at man i tilfælde af strømafbrydelser har adgang til sikringsskabet, som står i KælderCaféen, og ekstra sikringer, så man hurtigt kan få skiftet sikringer. 11.0 Drikkevarer Drikkevarer er et must til en kollegiefestival. Sørg for at finde de rigtige (og billigste) kontakter, så salget af drikkevarer kan blive så billigt eller fortjenstligt som muligt. 11.1 Aftale med KælderCaféen Det vil være bedst for kollegiet, at festivalen handler alt gennem KælderCaféen, da det både er billigt og også hjælper deres økonomi. Det er dog vigtigt at presse dem til at give fair priser. De bør give festivalen alle produkterne til indkøbspris, da de får bonus fra fx Tuborg og Metro, når de bruger mange penge, og derfor tjener de stadig på det, og festivalen får en billig indkøbspris. Følgende skal indkøbes gennem KælderCaféen: - Øl - Sodavand - Somersby (hvis man ønsker at sælge dette) 16
- Spiritus - Juice - Glas - Kulsyre (til fadølsanlæg) For at få tal på antallet af drikkevarer er det en god ide at se på tidligere regnskaber, da disse kun indeholder tal på forbruget. Det er dog vigtigt at tage højde for, om der kommer flere eller færre personer. Lav dog aftalen med KælderCaféen, så indkøbte varer kan leveres tilbage i uåbnet tilstand. Dermed risikerer man ikke at indkøbe for mange varer. 12.0 Spisning Man kan vælge at starte festivalen med spisning. Derudover kan man tjene yderligere penge ved at sælge toasts eller en anden form for natmad til festivalen. 12.1 Spisning eller ej? Der er fordele og ulemper ved at have fællesspisning til Nybrofestivalen. Det kræver en del flere frivillige, hvis man vælger at lave maden selv, eller alternativt en højere billetpris, hvis man vælger at få maden udefra. Spisning er dog en god måde at få startet festivalen på, fordi det giver folk en chance for at få snakket sammen før aftenens egentlige underholdning går i gang. Mange har tidligere valgt at spise sammen med sin gang, før de kommer til festivalen, og det kan derfor være svært at få nok deltagere til spisning i forhold til det arbejde, der er med at planlægge og forberede maden (hvis man vælger at lave det selv). Der er yderligere den ulempe, at det er svært at tiltrække folk til festivalens tidlige underholdningsindslag, hvis de holder deres eget spisearrangement og derfor kan ende med at blive hængende på køkkenet længere end planlagt. Mange vælger også spisningen fra baseret på tidligere års (dårlige) erfaringer. Dog fik vi til Nybrofestivalen 2009 gode tilbagemeldinger på spisningen (se punkt 1.1), og man kan derfor håbe på at flere vil bakke op om fællesspisning næste år. Hvis man vælger at have spisning, er det vigtigt at få reklameret rigeligt for det og i god tid. Endvidere kan det være en fordel evt. at tilknytte et koncept til spisningen. Tidligere år har spisende gæster fx kunnet købe fustager til bordet, men en ide kunne også være at give den første øl gratis (og så sætte billetprisen lidt op), eller at lave en form for selskabsleg, der kan knytte de spisende bedre sammen på tværs af gange og venskaber. 12.2 Mad udefra eller lav selv? Til Nybrofestivalen 2009 lavede vi maden selv. To fra festivalgruppen var ansvarlige for madlavningen og havde derudover brug for omkring ti frivillige for at kunne lave mad til 85 spisende gæster. Det skal dog bemærkes, at vi havde lavet alt for meget mad (mere om det under punkt 12.3). Det kan være en fordel at fordele de frivillige på forskellige dage, så nogle hjælper med madlavningen dagen(e) før, mens andre hjælper i timerne omkring spisningen. For at skaffe mange frivillige er det vigtigt at gøre det klart, at man sagtens kan være frivillig, uden at det påvirker ens deltagelse til festivalen. 17
Vi vil klart anbefale, at maden laves selv, hvis man kan få nok frivillige. Vi brugte ca. 2 timer på indkøb og 4-5 timer på at lave mad dagen før. På festivaldagen brugte vi omkring 3 timer på at klargøre det sidste, og så var der selvfølgelig oprydning bagefter. 12.3 Hvor meget mad? Menuen til Nybrofestivalen 2009 var buffet. Vi havde valgt at lave tre slags kød (steg, kalkun og frikadeller), tre slags salat (pastasalat, kartoffelsalat og grøn salat) og flutes. Kødet var købt hos J.M. Kødengros (se kon taktliste), kartoffelsalaten blev købt færdig fra Metro og resten købte vi i netto. Buffet er en nem måde at lave mad til mange mennesker, da servering kan være for omfattende. Det var svært for os at vurdere madmængder, da vi ikke havde tidligere erfaringer at bygge vores beregninger på. Som beskrevet tidligere lavede vi derfor også alt for meget af salaterne og kalkunen, mens stegene og frikadellerne blev spist op. Vær opmærksom på at folk ofte vil tage meget kød (især det dyre!) og brød og mindre tilbehør. Der var 84 spisende gæster, og vi beregnede mad til 100 personer for at sikre nok mad. Foto: Esben von Buchwald Kød: Vi havde beregnet 300 g kød pr. person (100 g af hver slags). Dette var en passende mængde, men man kan overveje at have mere rødt kød og mindre kalkun. Frikadellefarsen blev rørt af slagteren mod et mindre beløb. Dog er dette ikke at foretrække de kommende år, da farsen ikke smagte særlig godt. Pastasalat: Pastasalaten bestod af pastaskruer, soltørrede tomater, solsikkekerner, ærter, majs og rødløg. Vi havde beregnet 200 g pasta til hver, og det var alt for meget. Vi lavede ti foliepakker med pastasalat og kun to blev spist. Kartoffelsalat: Kartoffelsalaten blev købt færdig i metro. Vi købte 25 kg (250 g til hver). Der blev ca. spist 20 kg, så denne mængde passede nogenlunde. Alm. salat: Salaten bestod af salatblade, agurk, tomat, peberfrugt, majs og ærter. Vi havde købt 10 icebergsalat, 15 agurker, 7 kg tomater, 4 kg peberfrugter, 5 kg majs og 5 kg ærter. Også her var der alt for meget, og man kan med fordel halvere mængden/finde alternativer, da folk ikke er så vilde med almindelig, grøn salat. Flutes: Vi havde købt kuvertflutes og beregnet to stk. til hver. Denne mængde var passende. Toasts: Til natmad havde vi valgt at lave toasts. Disse blev solgt til 10 kr., hvorved der var et overskud på ca. 7 kr. Ud over ingredienser til toasts havde vi også investeret i fire toastmaskiner (70 kr. stykket), men tilbageleverede to af dem ubrugte. De to resterende toastmaskiner og de resterende toasts blev solgt til KælderCaféen efter festivalen. Vi havde lavet 400 toasts, og det var umiddelbart alt for meget. Husk at få købt plastiktallerkener, plastikbestik (både til spisning og til at tage mad med), servietter, dug og foliebakker i Metro. Vi købte 150 tallerkener, 200 stk. bestik, 500 servietter, 50 m. dug (kun nok til borde brugt til spisning!) og 32 store foliebakker. 12.4 Madvareopbevaring før og under festivalen Det er vigtigt at have mulighed for at bruge fælleskøkkener til selve madlavningen både dagen før og på selve festivaldagen. Det kan med fordel være de køkkener, hvor de frivillige selv kommer fra. Dog er det 18
hensigtsmæssigt at vælge et køkken tæt på festivalpladsen (fx JK, NO, ST, LM) til madlavning på dagen, da man derfor ikke skal rende så langt. Derudover er det vigtigt at finde plads i køleskabe til maden alternativt opstille egne køleskabe på det køkken, man laver maden. 13.0 Billetter Hvis der er spisning, er der som regel to typer billetter til hver sin pris: madbilletter (spisning og entré) og indgangsbilletter (entré, dog først efter spisning). Vi plejer at bruge kollegiets egen kopimaskine til at kopiere billetter og efterfølgende skære dem til med sekretariatets papirskærer. For at mindske risiko for forfalskning, bør der være farvetryk på begge sider (logo på bagsiden, information på forsiden). Billetten bør som et minimum indeholde følgende informationer: præcis dato og tidspunkt (ugedag, dato, måned årstal, klokkeslæt), billettype (brug gerne tydelig farvemærkning til at adskille de forskellige billettyper), pris, sted (fx: Nybrovej 304, 2800 Lyngby gården ved JKLMNO), hjemmesideadresse, samt en tekst om at man ikke må medtage egne drikkevarer (hvis det altså er gældende). Derudover kan det være en god idé at forsyne hver billet med et unikt billetnummer og billetkode for at mindske risiko for forfalskning. At vi så ikke kontrollerer disse koder er en anden sag det behøver man jo ikke vide. I 2008 og 2009 blev billetterne lavet ud fra en LaTeX-skabelon. 14.0 Vagter Det er et must at have vagter til festivalen. Grunden til dette er, at der skal være nogle, der kan tage ansvar og have overblik, hvis der opstår en situation, såsom slagsmål, tumult, brand eller andet. Prisen på vagter kan variere meget, men man bør i gennemsnit have minimum 1 vagt per 100 mand hele aftenen. Regner man med 400 mand, bør man derfor have 4 vagter. Man kan vælge at hyre et vagtfirma til at tage jobbet, men dette er dog dyrt. Evt. kan det være, at en fra kollegiet kender en, der kender en vagt, der evt. har nogle venner, der kan gøre det billigt. 15.0 Toiletter Tidligere år (før 2007) har man haft to skuretoiletter på pladsen. I 2009 havde vi to af disse og et urinal (til fire personer). Dette blev valgt ud fra det synspunkt, at urinalet skulle modvirke, at alle mænd urinerede i buske og krat omkring teltet. Vi oplevede ikke, at der opstod kø foran toiletterne, så til 250 gæster kunne man godt spare 1 toilet (eller 1 urinal) væk. De koster det samme hos Godik, se adresseliste. Toiletterne og urinal var i 2009 bestilt hos Godik, dette skal gøres minimum 7 dage inden arrangementet via internettet. Man Foto: Esben von Buchwald kan spare penge ved selv at afhente og returnere dem, men dette kræver rengøring. Vi mente, at dette blev for meget arbejde for at spare ca. 200,- kr./toilet. Toiletterne er normalt placeret ved cykelskur 3, da Godik sætter krav til adgang fra indkørslen, og at man kan trække strøm til lys fra cykelskuret. Stikkontakten i cykelskuret er tilsluttet udendørsbelysningen. 19