Teknisk dialog vedr. udbud på erhvervspsykologisk rådgivning og krisehjælp.

Teknisk dialog vedr. udbud på erhvervspsykologisk rådgivning og krisehjælp. Dagsorden 1. Velkommen og præsentation Præsentation af KomUdbud Udbudsplan 2. Teknisk dialog formål og afgrænsning 3. Præsentation af området/markedet ved leverandør Der ønskes en præsentation af markedet for erhvervspsykologisk rådgivning og krisehjælp fra leverandørens perspektiv. Fokuspunkter: Hvad kan/bør kræves i forhold til kvalitet? Hvad kan/bør kræves i forhold til service? Hvilke tendenser ser I på markedet? Gode råd til udbud? Vedhæftet er kravspecifikationer fra tidligere udbud i henholdsvis Esbjerg, Odense og Vejle kommuner. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle afgive tilbud på opgaven, at kommentere på materialet; herunder positive dele, mangler og udfordringer. (Der er afsat ca. 30 minutter til leverandøren) 4. Konkrete spørgsmål: Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende i forhold til prissætningen på området? Er det ønskværdigt, at udbuddet opdeles i 2 separate delaftaler på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp, hvorved der i princippet er mulighed for 2 forskellige leverandører kan den brede del af markedet byde ind på begge delområder? Mulighed for at lade det være op til den enkelte kommune, hvorvidt der også bevilges psykologisk rådgivning til privatrelaterede emner? vil dette kunne håndteres? Hvor mange potentielle tilbudsgivere vurderer i, der er på markedet? Er det anbefalelsesværdigt at stille krav om uddannelses- og erfaringsbaggrund samt autorisation? NB! Hensigten med dagsordenen er at fastlægge rammerne for den tekniske dialog. Desuagtet ønskes en åben dialog om udbudsområdet og de udfordringer som leverandøren ser hertil. Dagsordenen skal således ikke være en begrænsning i forhold til debat af særlige emner/udfordringer relevante for udbuddet. Ligeledes kan der forekomme yderligere supplerende spørgsmål. Referat inkl. spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Vejle Kommunes hjemmeside. 1

Bilag: Kravspecifikation Odense Kommune Kravspecifikation Esbjerg Kommune Kravspecifikation Vejle Kommune BEMÆRK, AT DER ER TALE OM KRAVSPECIFIKATIONER FRA TIDLIGERE UDBUD, DER IKKE NØDVENDIGVIS ER REPRÆSENTATIVE FOR DET KOMMENDE UDBUDSMATERIA- LE. 2

Kravspecifikation Odense Kommune (krisehjælp) 1 Minimumskrav Beslutningen om behov for psykologisk krisehjælp træffes af den nærmeste leder og/eller den lokale arbejdsmiljøgruppe ud fra en samtale med pågældende medarbejder og en generel vurdering af situationen. Krisehjælpen skal kunne rekvireres af lokal leder eller arbejdsmiljøgruppe telefonisk døgnet rundt. På baggrund af telefonisk henvendelse skal den pågældende medarbejder umiddelbart kunne modtage en kortere evt. telefonisk samtale med en psykolog maksimalt inden for 12 timer. Den første fysiske samtale skal kunne foregå indenfor maksimalt 24 timer med en psykolog. Aftalen om akut psykologisk krisehjælp giver medarbejdere ret til maksimalt fem sessioners behandling, hvorefter supplerende timer skal aftales særskilt. Aftalen dækker de første 5 timer/sessioner psykologisk krisehjælp rådgivning, hvoraf den første time er akut indenfor 24 timer (akuttakst) og de 4 resterende timer faktureres efter almindelig konsultation timetakst. Efter disse 5 timer skal der laves en aftale med lederen eller den lokale arbejdsmiljøgruppe, hvis der er behov for flere timer. Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav: Den udvalgte leverandør stiller en kontaktperson til rådighed for Odense Kommune. For at kunne sikre den bedst mulige kvalitet leverer den udvalgte leverandør to gange om året en statusrapport over ydelserne, der er leveret til hvilke afdelinger i kommunen, faktureringsbeløbene samt evalueringerne. Rapporteringen sker til Arbejdsmiljøafdelingen i Økonomi- og organisationsudvikling. Rapporteringer er en del af samlede ydelser, og kan derfor ikke faktureres særskilt. For at kunne sikre den bedst mulige kvalitet afholder Arbejdsmiljøafdelingen i Økonomiog organisationsudvikling en til to gange om året evaluerings- og statusmøder med den udvalgte leverandør. Evaluerings- og statusmøder er inkluderet i de aftalte afregningspriser og kan ikke faktureres særskilt. Den udvalgte leverandør opfylder alle lovens krav vedr. håndtering af fortrolige og personlige oplysninger og data. Den udvalgte leverandør leverer en kort og præcis informationsfolder om sin organisation, sine ydelser og hvordan Odense Kommunes medarbejdere kan kontakte firmaet. Folderen præsenteres på Odense Kommunes medarbejderportal. 2 Bemanding Odense Kommune ønsker at medarbejderen med behov for akut krisehjælp hurtigst muligt kommer i behandling. Tilbudsgiveren skal beskrive, hvordan bemandingen og ressourcestyringen af opgaven vil foregå og hvilke foranstaltninger tilbudsgiveren vil gøre for at kunne løfte opgaven. Desuden skal tilbudsgiveren beskrive, hvordan responstiderne bliver overholdt. Redegørelse for opgavens telefonbemanding: a) Hvordan er telefonvagten sikret, og hvilken type medarbejder varetager den? b) Hvor mange psykologer deltager i vagten? c) Hvor mange telefonnumre skal benyttes af Odense Kommune? d) Bliver der brugt telefonsvarer? e) Hvis ja: I hvilke tidsperioder? Redegørelse for hvordan tilbudsgiver sikrer opgavens responstider (indenfor mindstekrav om hhv. 12 og 24 timer): a) Hvor hurtigt kan en medarbejder få en telefonisk samtale med en psykolog? 3

b) Hvor hurtigt kan en medarbejder få den første personlige samtale med en psykolog? c) Hvordan vil tilbudsgiver sikre, at responstiderne bliver overholdt? 4

Kravspecifikation Esbjerg Kommune 1 Generelle krav Ordningen om psykologisk bistand og rådgivning er rettet mod afdelinger hos udbyder, som tilbyder disse ydelser til sine medarbejdere. Omfanget bestemmes af de ordrer, som udbyder løbende afgiver. Samtaler skal på alle niveauer gennemføres af en dansktalende medarbejder på niveau D, svarende til evnen til at udtrykke sig præcist og varieret og at formidle et fagligt stof både mundtligt og skriftligt på dansk. 1.1 Erhvervserfaring Det er et mindstekrav, at de autoriserede psykologer, der varetager de fysiske samtaler har mindst 3 års erhvervserfaring inden for området krisehjælp. 1.2 Uddannelse Kontrakthaver skal sørge for, at fagpersonerne i beredskabet løbende deltager i videre- og efteruddannelseskurser for at holde sig ajour med den seneste viden indenfor deres felt og således sikre, at den rådgivning, der ydes, er tidsvarende. Udbyder forbeholder sig retten til på forlangende at se dokumentation herfor. 1.3 Informationsmateriale Kontrakthaver er forpligtet til at levere skriftligt informationsmateriale til udbyders medarbejdere. Materialet skal være godkendt af udbyder, og skal både kunne uddeles til udbyders medarbejdere samt kunne uploades på udbyders intranet. Materialet skal derfor både leveres i papirform og i elektronisk form. Materialet skal indeholde oplysninger om: Ordningens indhold Kontaktmuligheder Sikring af medarbejdernes anonymitet ved brug af ordningen Informationsmaterialet skal være udbyder i hænde til godkendelse ved kontraktunderskrivelse og være tilgængeligt for udbyders repræsentanter ved kontraktstart. 1.4 Kørselsgodtgørelse Der ydes ikke timegodtgørelse for psykologens/medarbejderens forbrugte transporttid til og fra konsultationer uden for psykologens praksis. Kørte kilometer honoreres med Told og skats takst kr. 2,10 DK (2012) og reguleres i henhold hertil årligt. Der betales max. Befordringsgodtgørelse sv.t. til 100 km pr. konsultation. 1.5 Uddannelse af kontrakthavers repræsentanter Kontrakthavers repræsentanter skal være uddannede i henhold til dansk gældende lovgivning dette skal kunne dokumenteres ved certifikater og autorisationer. 1.6 Erfaring med krisehåndtering Der skal kunne dokumenteres erfaring med krisehåndtering via afgivelse af referencelisten. 1.7 Geografisk dækning Beredskabet skal være tilgængeligt, således at udbyders medarbejdere skal transportere sig i bil mellem arbejdsplads og konsultation hos kontrakthaver indenfor 60 minutter under normal trafik- og vejrforhold. 5

1.8 Tilgængelighed til samme medarbejdere hos kontrakthaver gennem et forløb Den samme krisemedarbejder skal følge udbyders medarbejdere gennem det enkelte forløb i den enkelte situation. Der skal være mulighed for medarbejderen at skifte kontaktperson og krisemedarbejder 1-2 gange under forløbet. 2 Delaftale 1 krav psykologisk krisehjælp ikke akut 2.1 Generelt Kontrakthaver skal kunne stille rådgivning pr. telefon til rådighed med en responstid på > 4 timer men under < 48 timer og personligt til rådighed indenfor 4 døgn for udbyders medarbejdere (eksempelvis på medarbejderens arbejdsplads, på sygehuset, i hjemmet eller i kontrakthavers konsultation). 2.2 Mulighed for gruppesamtaler Er der medarbejdere, der på grund af samme hændelse har brug for psykologisk bistand eller rådgivning, skal der kunne tilbydes gruppesamtaler inden for 4 døgn. 2.3 Tidspunkt for samtaler Samtaler skal kunne finde sted på hverdage i tidsrummet kl. 08.00-18.00 3 Delaftale 2 krav psykologisk krisehjælp akut 3.1 Generelt Kontrakthaver skal stille en døgnåben, bemandet telefonlinje med en responstid på < 4 timer til rådighed for udbyders medarbejdere. Her skal medarbejderen møde en kvalificeret, indledende og umiddelbar hjælp, og såfremt der kræves fortsat hjælp, visitering til den (eller de) relevante kompetente rådgivere. Rådgivningen skal være såvel telefonisk som personligt inden for 4 timer alle årets timer alle årets dage (eksempelvis på medarbejderens arbejdsplads, på sygehuset, i hjemmet eller i ontrakthavers konsultation), alt efter medarbejderens behov og den givne situation. 3.2 Mulighed for gruppesamtaler Er der flere medarbejdere, der på grund af samme hændelse har brug for psykologisk bistand eller rådgivning, skal der kunne foretages gruppesamtaler inden for 4 timer efter kontakt og registrering hos kontrakthaver. 6

Kravspecifikation Vejle Kommune 1 Generelt for psykologisk krisehjælp og psykologisk rådgivning Tilbudsgiver skal kunne garantere at deres medarbejdere har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne. 1.2 Transport Transportomkostninger skal være inkluderet i prisen. Udbyder betaler ikke km-godtgørelse og transportudgifter. 1.3 Statistikker Kontrakthaver skal fremsende opgørelser over købte ydelser hvert kvartal. Opgørelserne skal vise opgavens art, rekvirent, afdeling, kontaktperson hos kontrakthaver, pris og status, sorteret efter Forvaltning og FagMEDudvalg. Opgørelsen skal kunne leveres elektronisk i gængse elektroniske systemer med henblik på udbyders yderligere bearbejdning. 1.4 Faktura Faktura skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger, på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent Afdeling EAN nr. Specifikation vedr. ydelsens art og timeforbrug Fakturabeløb Forvaltning og FagMEDniveau Cpr-nr. på medarbejder, der har modtaget psykologisk krisehjælp Kontrakthavers CVR-nummer Alle priser skal være opgivet ekskl. moms. 2 Psykologisk krisehjælp - Generelt Ved psykologisk krisehjælp forstås akut psykologisk bistand der ydes i forbindelse med traumatiske hændelser. Psykologisk krisehjælp skal kunne tilbydes til enkeltpersoner og grupper, og der skal kunne tilbydes krisestyring i forbindelse med større ulykker. - Rekvirering Vejle Kommunes Sundhedsafdeling og Vejle Brandvæsen visiterer til psykologisk krisehjælp og formidler kontakten mellem medarbejder/arbejdsplads og kontrakthaver. Når der rekvireres psykologisk krisehjælp accepteres op til 3 samtaler af 1 1½ times varighed, dvs. selve krisehjælpen samt 2 efterfølgende samtaler. Behov for yderligere samtaler skal altid aftales med medarbejderens nærmeste leder. - Levering Psykologisk krisehjælp skal kunne ydes på alle udbyders produktionsenheder indenfor 5 timer. Psykologisk krisehjælp skal kunne ydes på alle tidspunkter af døgnet hele året. 3 Psykologisk rådgivning - Generelt Psykologisk rådgivning gives til medarbejdere ansat i Vejle Kommune efter aftale med deres leder. 7

- Rekvirering Kontakten mellem tilbudsgiver og medarbejder formidles af Sundhedsafdelingen eller Vejle Brandvæsen. Når der rekvireres psykologisk rådgivning bestilles 1 3 samtaler af 1 1½ times varighed. Behov for yderligere samtaler skal altid aftales med medarbejderens nærmeste leder. - Levering Telefonisk kontakt fra tilbudsgivers medarbejder til Vejle Kommunes medarbejder skal ske indenfor 24 timer. Personlig samtale med pågældende medarbejder skal ske indenfor 3 hverdage. Samtalerne skal kunne foregå hos tilbudsgiver på en adresse i Vejle Kommune eller i lokaler hos Vejle Kommune. 8

Referat Leverandør 1 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. Det forventes, at det kommende udbud resulterer i ny aftale med kontraktstart den 1. januar 2014. 2. Teknisk dialog formål og afgrænsning. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør Hvad kan/bør kræves i forhold til kvalitet? Højt uddannet personale i alle led. Der bør stilles krav om autoriserede psykologer. Bl.a. af skattemæssige grunde for at medarbejderen kan få skattefrihed. Leverandøren bør have et tværfagligt miljø, så psykologerne kan sparre med fysioterapeuter, ergoterapeuter mv., når der er brug for det. Leverandøren bør have kontakt til alle slags specialister, som kan støtte op omkring en sag f.eks. speciallæger, jurister, mm. Bør have et landsdækkende, kvalitetssikret netværk af autoriserede psykologer. Hver medarbejder, som er i behandling, bør have en fast kontaktperson, som følger op på sagen. Alle sager bør evalueres for at kvalitetssikre. Anbefaler at indhente tilbud om behandling på flere sprog. Hvad kan/bør kræves i forhold til service? Tilbud om øjeblikkelig hjælp, 24/7, ét telefonnummer, venlig og imødekommende betjening, fleksibilitet så man kan skifte psykolog, hvis man ønsker det. Opsamling af data og levering af statistik. Mulighed for specifik statistik, hvis der er noget kommunen har specielt fokus på i en periode. Bør have et landsdækkende, kvalitetssikret netværk af autoriserede psykologer. Hvilke tendenser ser I på markedet? Øget pres på kommunalt ansatte flere alvorlige hændelser. Ikke en god ide at skille psykologisk rådgivning og krisehjælp tingene hænger tit sammen og breder sig som ringe i vandet. Har man været ude til krisehjælp kender man medarbejderne/ved hvad der er sket og kan håndtere den psykologiske rådgivning bedre efterfølgende. 9

Gode råd til udbud? God ide at gøre ordningen anonym, så medarbejderne ikke skal gå via deres leder. Det kan laves sådan at alle medarbejdere har ret til f.eks. 10 timer årligt, og ikke skal have det bevilget, men selv kan ringe direkte til leverandøren. Leverandøren holder styr på timerne og sørger for at holde snor i det, så der ikke bare bruges 10 timer på alle. Hvis medarbejderen har problemer med sin leder kan det være svært at skulle bede om hjælp. Stil krav til åbningstid og uddannelse samt til, hvor hurtigt man skal gå i gang. Stil krav om erfaring med lignende områder. Stil krav om at leverandøren kan håndtere begge dele. Stil krav om evaluering undervejs. Stil krav om at leverandøren kan håndtere debriefing (gruppe-krisehjælp, hvor man med det samme tager trykket af krisen/ulykken indenfor f.eks. 2-4 timer for at undgå chok efterfølgende, før man laver den efterfølgende rådgivning). Stil krav om statistik. Stil krav om uddannede krisepsykologer til krisehjælp. Spar på detailkravene til faktureringen f.eks. at der skal stå datoer for behandlingerne, hvilket er administrativt tungt. Kan godt håndtere det, men bedre at bruge tiden på at hjælpe medarbejderne. Skriv i stedet, at man skal kunne rekvirere de pågældende oplysninger, når der er behov for det. Efterspørg sagspris frem for timepris eller efterspørg abonnementspris pr. medarbejder. 1 behandling er 1 samtale/1 konsultation, f.eks. 50 min. eller 60 min. En sag kan være op til 10 samtaler. Er der brug for mere end 10 samtaler, kontaktes kommunen for afklaring af om flere samtaler kan bevilges. Vedhæftet er kravspecifikationer fra tidligere udbud i henholdsvis Esbjerg, Odense og Vejle kommuner. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle afgive tilbud på opgaven, at kommentere på materialet; herunder positive dele, mangler og udfordringer. 4. Konkrete spørgsmål: Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende i forhold til prissætningen på området? Er det ønskværdigt, at udbuddet opdeles i 2 separate delaftaler på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp, hvorved der i princippet er mulighed for 2 forskellige leverandører kan den brede del af markedet byde ind på begge delområder? Anbefaler at man ikke deler op i forskellige delaftaler. Mulighed for at lade det være op til den enkelte kommune, hvorvidt der også bevilges psykologisk rådgivning til privatrelaterede emner? vil dette kunne håndteres? Mht. beskatning er der 2 muligheder: 10

Én hvor alle bliver kollektivt beskattet af overhovedet at have ret til ordningen f.eks. svarende til 200 kr. til hver medarbejder. Én hvor leverandøren holder styr på, hvad der er private årsager og sender en liste over CPR-numre til én bestemt medarbejder i kommunen, som så kan sende den videre til skat. Hvor mange potentielle tilbudsgivere vurderer i, der er på markedet? Der er en god håndfuld leverandører som kan levere både krisehjælp og psykologisk rådgivning (leverandører som har en 24/7-ordning vil typisk kunne levere begge dele), og har en størrelse som gør at de kan betjene KomUdbud. Er det anbefalelsesværdigt at stille krav om uddannelses- og erfaringsbaggrund samt autorisation? Det bør være en autoriseret psykolog eller en psykoterapeut MPF (medlem af psykoterapeutforeningen) eller evt. cand.pæd.psyk. Man kan kalde sig psykoterapeut efter et weekendkursus. 11

Referat Leverandør 2 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. Det forventes, at det kommende udbud resulterer i ny aftale med kontraktstart den 1. januar 2014. 2. Teknisk dialog formål og afgrænsning. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør Leverandøren kom med følgende input: Søg inspiration i Skives og Køges udbudsmateriale, hvor man har efterspurgt en præsentation af tilbuddet og givet point herfor. Leverandøren bør overveje mulighederne for at nedbringe antal rådgivningssager. F.eks. hvis flere medarbejdere i en afdeling går ned med stress, bør leverandøren påpege organisatoriske problemstillinger. Krisehjælp skal kun ydes, hvor der reelt er tale om et akut behov. Leverandøren bør ved visitation i callcenteret vurdere, om der er tale om behov for krisehjælp her og nu, eller om psykologisk rådgivning efter nærmere aftalt responstid. I tvivlstilfælde skal callcenteret kunne inddrage en psykolog i vurderingen. Ved rådgivning bør der ringes tilbage samme dag. Den første samtale bør ske inden for 3 dage. Der bør ikke faktureres for opringning til callcenter. Det er kun konfrontationstiden med psykologen, der skal faktureres. Det er ikke nødvendigt at bruge CPR-numre. Har haft problemer med godkendelse fra Datatilsynet, som ikke mente det var nødvendigt med en godkendelse. Det anbefales at tingene forenkles så meget som muligt. Måske nøjes med et minimumskrav om at Datatilsynets retningslinjer omkring håndtering af personfølsomme oplysninger skal overholdes. Hvad kan/bør kræves i forhold til kvalitet? Bør kræve mindst 3 års erfaring på markedet både af leverandøren og af den enkelte behandler. Det skal være autoriserede psykologer. I nogle tilfælde kan man bruge psykoterapeuter de skal dog have mindst 5 års erfaring. Psykoterapeuterne er gode til den hurtige krisehjælp. Det er et kvalitetsstempel at psykoterapeuter er medlem af psykoterapeutforeningen. Der skal dog rigtige psykologer til at lave de lange udredninger. 12

Bør kræve referencer fra kunder. Callcentermedarbejdere bør have en uddannelsesmæssig basis (minimum en terapeutisk uddannelse/behandlingsmæssig erfaring evt. socialpædagog, socialrådgiver el. lign. niveau det er for dyrt at kræve egentlige psykologer/klinisk uddannede ved telefonen 24/7), så de allerede der kan tage hånd om situationen. Nogle leverandører bruger studerende. Pristilbud bør gives eksklusiv muligt sygesikringstilskud det skal være rene konsulentpriser for at skabe lige konkurrence. Stil krav om markedsmæssigt kendskab og ballast i forhold til arbejdsmiljø/arbejdsmarkedet i al almindelighed. Leverandøren skal stille krav til sine psykologers kvalitet. Skal kende sine psykologer godt og vide hvem der kan matche behovet i den aktuelle situation. Hvad kan/bør kræves i forhold til service? Èn indgang, dvs. ét telefonnummer i alle døgnets 24 timer, 365 dage om året. Man må aldrig møde en telefonsvarer. Responstiden ved krisehjælp er afgørende. Der skal være hurtig intervention og bør være en responstid på max. 3 timer. Omkring prisfastsættelse: Det skal være nemt. Bed om en pris på en rådgivningstime i stedet for en pris for forskellige typer pakker. Ved rådgivning forventer leverandør 2 altid at klienten møder i psykologens konsultation. Det er kun ved krisehjælp, at der er tale om kørsel. Leverandør 2 foretrækker separat afregning af kørsel og køretid. Hvilke tendenser ser I på markedet? Nogle leverandører underbyder/prisdumper, hvorved der gås på kompromis med kvaliteten, og potentielle tilbudsgivere undlader at byde på opgaverne. Om der skal hurtig krisehjælp til, er meget forskelligt fra situation til situation. Det skal leverandøren kunne vurdere. Der skal ske en debriefing inden for 24 timer (1-1½ time), mens opfølgende samtaler kan ske efter nogle dage. Gode råd til udbud? Forenkling. Undgå at evaluering af pris bliver uigennemskuelig. Sæt overliggeren højt i forhold til responstid. Vedhæftet er kravspecifikationer fra tidligere udbud i henholdsvis Esbjerg, Odense og Vejle kommuner. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle afgive 13

tilbud på opgaven, at kommentere på materialet; herunder positive dele, mangler og udfordringer. Esbjergs materiale pas på med at blande begreberne krisehjælp og psykologisk rådgivning. Krisehjælp er altid akut det giver ikke mening at bede om pris på ikke-akut krisehjælp. Odenses materiale - undlad at definere hvor mange psykologer der deltager i vagten. Leverandør 2 har ikke psykologer i vagten, men er tilknyttet et landsdækkende netværk af psykologer. Ikke relevant at definere antal psykologer i netværk. Der skal bare være det fornødne antal til at leverandøren kan leve op til kravspecifikationen. 4. Konkrete spørgsmål Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende i forhold til prissætningen på området? Krav til uddannelse. Undlad at bede om priser på pakker. Lav gennemskuelig prisevaluering. Er det ønskværdigt, at udbuddet opdeles i 2 separate delaftaler på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp, hvorved der i princippet er mulighed for 2 forskellige leverandører kan den brede del af markedet byde ind på begge delområder? Nej, det hænger sammen og vil være besværligt for brugerne, hvis de skal forholde sit til, hvilken leverandør de skal ringe til. Mulighed for at lade det være op til den enkelte kommune, hvorvidt der også bevilges psykologisk rådgivning til privatrelaterede emner? vil dette kunne håndteres? Det er synd hvis man ikke har det privatrelaterede med det relevante må være om det går ud over arbejdsindsatsen. Kan sagtens give besked om privatrelateret til de kommuner, der ønsker det. Hvor mange potentielle tilbudsgivere vurderer i, der er på markedet? Vil umiddelbart vurdere at der er ca. 10 på landsplan, som kan levere både rådgivning og krisehjælp og også har callcenter. Er det anbefalelsesværdigt at stille krav om uddannelses- og erfaringsbaggrund samt autorisation? Ja. Bør kræve mindst 3 års erfaring på markedet både af leverandøren og af den enkelte behandler. Det skal være autoriserede psykologer. I nogle tilfælde kan man bruge psykoterapeuter de skal dog have mindst 5 års erfaring. Det er et kvalitetsstempel at psykoterapeuter er medlem af psykoterapeutforeningen. 14

Referat Leverandør 3 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. Der stiles mod kontraktstart pr. 1. januar 2014. 2. Teknisk dialog formål og afgrænsning. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør Leverandøren kom med følgende input: Anbefaler at holde fokus på et beskæftigelsesrettet formål: At få folk tilbage i arbejde. Hvad kan/bør kræves i forhold til kvalitet? Anbefaler et netværk alene bestående af universitetsuddannede og autoriserede psykologer for at have et meget højt fagligt niveau. Anbefaler at der stilles krav om autorisation, og om viden om det omkringliggende samfund. Nogle psykologer har aldrig selv været ansatte og ved ikke ret meget om arbejdsmarkedet og dets ordninger, som f.eks. sygedagpenge mm. Anbefaler at man stiller krav om at psykologerne er opmærksomme på, hvordan den psykologiske behandling kan suppleres med behandlingsmetoder med fokus på klientens kropslige velbefindende, f.eks. fysioterapi og mindfullness. Det er ikke nødvendigvis et kvalitetsstempel at have det største netværk. Der er grænser for hvor stort netværket kan være, hvis man skal kvalitetssikre netværket i tilfredsstillende grad. Stil krav om at man matcher problemet med en psykolog med kompetence inden for det problem. Leverandøren bør afholde faglige arrangementer og kurser for deres psykologer for at sikre at de har den nyeste viden om stress, krise, sorg, osv. Anbefaler systematiske effektmålinger med henblik på at synliggøre den psykologiske behandlings effekt. Eventuelt stille krav om at bringe x % tilbage på normal-niveau efter endt behandlingsforløb. Visitation af sager er også et kvalitetsparameter. Anbefaler at der stilles krav til uddannelsesniveau (sundheds-/socialfagligt personale) for callcentermedarbejdere. Desuden anbefales det at stille krav til erfaringen (x antal års erfaring) med at tale med kriseramte og screene en psykologsag. Anbefaler at der stilles krav om fast kontaktperson gennem hele forløbet. Stil evt. krav om et beredskab af akut-telefonpsykologer, så man altid få en telefonisk samtale med en psykolog inden for ½ time, hvis der er krise. Der er forskel på timepriser alt efter hvornår på døgnet ydelsen leveres. Pris for callcenter er normalt inklusiv i prisen for psykologydelserne. 15

Klagebehandling er også en væsentlig del af kvaliteten i et netværk. Alle klager skal tages alvorligt og følges op med uddybende samtale med psykologen og en efterfølgende skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag der er taget. Man kan evt. stille krav til sagsbehandlingstiden ved klager, at den f.eks. skal behandles inden for 5 dage. Anbefaler at leverandør skal være godkendt af Datatilsynet til at kunne håndtere CPR-numre. Der skal stilles krav om håndtering af sikker post. Hvad kan/bør kræves i forhold til service? Stil krav til responstiden, og hvor langt man skal køre til psykologen (max. X km kørsel for at komme dertil). Callcenteret skal kunne afklare, om der er tale om akut krisehjælp eller rådgivning og ikke visitere akut krisehjælp, hvis der reelt kun er behov for psykologisk rådgivning inden for x antal dage. Anbefaler krav om sagsstyringssystem, så der kan styres på de enkelte kommuners aftale og rapportering/dokumentation. Medarbejderen skal kunne skifte psykolog, hvis ønsket. Stil krav om statistik antal, type, afdelinger, muligheder for forebyggende indsats, etc. Stil krav om mulighed for aktiv inddragelse af klientens leder/arbejdsplads i forhold til klientens tilbagevenden til arbejdspladsen.en sådan trepartssamtale kan afholdes til samme takst som psykologisk rådgivning. Stil krav om tilgængelighed. Stil krav om gode åbningstider. Der skal være døgnberedskab hele året. Stil krav til at ydelserne løbende udvikles i takt med de nye tendenser på markedet. Stil krav om sammenhæng til øvrige af kommunens tilbud, hvis der ønskes koordinering hertil. Hvilke tendenser ser I på markedet? Telefoniske ydelser bruges mere og mere fleksibilitet i tid og sted samt anonymitet. Tendens til digitalisering (netbaseret selvtest, f.eks. stresstest, webkonsultationer med psykolog, hotline til her og nu-gode råd) Stigende fokus på forebyggelse. Aktiv feedback (herunder involvering af arbejdsgiver). Gode råd til udbud? 16

Rimelig tid til besvarelse. Klare definitioner af f.eks. akut krisehjælp og psykologisk rådgivning kontra erhvervspsykologisk rådgivning. Klare evalueringsmål. Giv mulighed for supplerende løsningsmuligheder. Beskriv hele udbudsprocessen, inkl. tidsplan. Kræv en klar implementeringsplan inkl. tidsplan fra leverandørens side i deres tilbud. Vedhæftet er kravspecifikationer fra tidligere udbud i henholdsvis Esbjerg, Odense og Vejle kommuner. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle afgive tilbud på opgaven, at kommentere på materialet; herunder positive dele, mangler og udfordringer. 4. Konkrete spørgsmål Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende i forhold til prissætningen på området? Kvalitet og service hvad vil I have? Kvaliteten af selve psykologydelsen må I ikke gå på kompromis med, at det skal være autoriserede psykologer. Er det ønskværdigt, at udbuddet opdeles i 2 separate delaftaler på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp, hvorved der i princippet er mulighed for 2 forskellige leverandører kan den brede del af markedet byde ind på begge delområder? Det bør ikke deles op. En god leverandør på området bør kunne byde ind på begge dele. Det vil formentlig være de samme der byder ind uanset om I deler det eller ej. De store spillere på markedet kan byde på begge dele. Mulighed for at lade det være op til den enkelte kommune, hvorvidt der også bevilges psykologisk rådgivning til privatrelaterede emner? vil dette kunne håndteres? Det kan styres i et sagsstyringssystem, så det fremgår om den pågældende kommune har privatrelaterede årsager med i aftalen. Det er muligt at give tilbagemelding om privatrelaterede årsager, hvis den enkelte kommune har behov for det. Hvor mange potentielle tilbudsgivere vurderer i, der er på markedet? Afhængigt af hvilke krav, der stilles og geografi, vurderes der at være 3-5 potentielle tilbudsgivere. Er det anbefalelsesværdigt at stille krav om uddannelses- og erfaringsbaggrund samt autorisation? Anbefaler et netværk bestående af kun universitet½suddannede og autoriserede psykologer for at have et meget højt fagligt niveau. 17