Albertslund Boligselskab 16. december 2011 Referat fra selskabsbestyrelsesmøde 7. december 2011 kl. 17.00 Deltagere: Adm.: Karl Neumann, Lars Bremer, Kirsten Poulsen, Jeannette Nauta-Ridderstrøm, John Christiansen, Per Mogensen, Hans Holm, Dorte Nejrup, Kim Corlin, Flemming Jørgensen (Albertslund Kommune), samt 1. suppleant Bent Henriksen Annesophie Hansen og Tina Jepsen Afbud: Kay Åge Petersen Dagsorden 1. Formandens orientering 2. Administrationens orientering 3. Opfølgning siden sidste møde 4. Beslutning om forretningsgang for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne gældende for AB organisation i BO-VEST. 5. Artikler til årsberetning 2011 6. Håndtering af erhvervslejemål 7. Tomgangsboliger 8. Nye regler for byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter 9. Godkendelse af ansøgning til Landsbyggefonden om prækvalifikation af Albertslund Boligsociale Center 10. Ansøgning fra ABC/Syd 2020 om støtte fra AB s dispositionsfond til etablering af ventilation i mødestue 11. Råderetsordning i Miravænget og Nord 12. Mødekalender 2012 13. Indkøb af håndbøger til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne 14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen 15. Punkter til næste møde 16. Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Formandens orientering v/ Formand Karl Neumann Det indstilles, at bestyrelsen tager formandens beretning til efterretning. Karl Neumann roste bestyrelsen for en engageret og stor indsats i bestyrelsesarbejdet i det forløbne år. Den 9. november afholdt AB repræsentantskabsmøde. Stemningen var positiv og forslagene konstruktive. 1
Fyraftensmøde om budgetprocessen Der har overvejende være positive tilbagemeldinger fra afdelingerne i AB om budgetprocessen. John Christoffersen er fraflyttet kommunen. John sidder i beboerklagenævnet, hvor han er udpeget af kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Albertslund Boligselskab. Selvom han er fraflyttet boligselskabet, er han stadig valgt til beboerklagenævnet, da han er udpeget af kommunalbestyrelsen. Det er ikke en forudsætning, at man bor i kommunen. Karl Neumann vil kontakte John Kristoffersen for at høre, om han fortsat ønsker at sidde i beboerklagenævnet. 2. Administrationens orientering v/ Annesophie Hansen Præcisering og fortolkning af Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. vedrørende regnskabsindberetning: Gældende bekendtgørelse er BEK nr. 1307 af 15/11/2009: Ved ny lovgivning 2010 blev indrapportering af regnskab ifølge 71 ændret til 5 måneder efter årsafslutning (Bek. Nr. 506 af 10/05/2010). I den forbindelse blev vedtægterne for organisationerne ændret, således at de afspejlede, at indrapportering af regnskaberne skal foreligge 5 måneder efter årsafslutning. Dette skete med assistance fra BL s juridiske afdeling, Den 5. nov. 2010 blev der udsendt en ændring til bekendtgørelse (Bek nr. 1238 af 05/11/2010) 5. I 71, stk. 1, 1. pkt., ændres»5 måneder«til:»6 måneder«. 6. I 71, stk. 4, indsættes efter 1. pkt.:»foreløbig indsendelse sker inden 5 måneder efter regnskabsårets afslutning med mulighed for rettelser inden for yderligere 1 måned.«administrationens fortolkning af ændringen: Selv om perioden teknisk set er ændret tilbage fra 5 til 6 måneder, fremgår det af 71, stk. 4, at regnskaberne alligevel skal indsendes senest 5 måneder efter afslutning (som foreløbige). Mulighed for rettelser inden 1 måned er dog til stede, men det giver ingen mening at indrapportere et foreløbigt regnskab, hvis det ikke er endeligt og revisorgodkendt. Et foreløbigt regnskab kan være fejlbehæftet, ej afstemt eller umuligt at indrapportere i Landsbyggefondens system. Hvis disse regnskaber skal være valide og skal kunne bruges af andre, bl.a. i styringsdialogen er det væsentligt, at regnskaberne er endelige med revisors endelig godkendelse. Administrationen anbefaler, at denne ændring af bekendtgørelsen fortolkes og betragtes som en åbning og mulighed for, at man kan ændre i Landsbyggefondsindberetningen en måned efter 31. maj, hvis der skulle være behov for dette. 2
Administrationen vurderer ikke, at denne bekendtgørelsesændring bør føre til ændringer i organisationernes vedtægter. Det kan nævnes, at vi heller ikke har fået nogen henvendelse fra BL med krav om at ændre vedtægterne på baggrund af bekendtgørelsesændringen. Orientering om dialogen mellem Etagehusene og BO-VEST Der vil på mødet blive givet en orientering omkring dialogen og de spørgsmål etagehusene har haft til BO-VEST. Status på billagssagen Administrationen giver en kort status på bilagssagen, herunder at rygter om, at politiet skulle have opgivet at rejse tiltale, er efterprøvet hos politiet og på det bestemteste afkræftet. Damgårdsarealet Det er aftalt med afdelingerne på Damgårdsarealet, at der skal ansættes en driftsleder. Samtidig reduceres der med en medarbejder. Der er en stilling ledig i Vest, der tilbydes medarbejderen fra Damgårdsarealet. Snevagt i afdelingerne De ejendomsfunktionærer, der var ansat før lokalaftalen fra 2008 trådte i kraft, har ret til at opsige deres forpligtigelse til at deltage i snevagten. Ved den seneste lokalaftale fik alle fremadrettet pligt til at deltage i snevagt i nødvendigt omfang. Vilkårene for allerede ansatte kunne ikke forringes, dog gik en del medarbejdere frivilligt over på den nye ordning. Det betyder, at medarbejdere, som er ansat før tidspunktet for lokalaftalen fra 2008, og som ikke er gået over på den nye ordning, kan opsige deres forpligtigelse til at deltage i snevagt dog skal de opsige med ½ års varsel. Nogle få medarbejdere har opsagt snevagten. Normalt planlægges snevagt af afdelingerne, og hvis ikke der er et tilstrækkeligt antal egne folk, der kan tage vagt, må der suppleres med eksterne ydelser. Administrationen følger situationen løbende og er opmærksom på at medvirke til at finde løsninger for afdelinger, hvor det måtte give problemer med dækning af snerydningsforpligtigelsen. Personalepolitik suppleres På baggrund af konkrete hændelser arbejder BO-VESTs administration på at supplere personalepolitikken, så det tydeligt kommer til at fremgå, at alle ansatte har pligt til at handle og afgive relevant vidneforklaring, når der f.eks. sker strafbare handlinger, som skal behandles i retten. Ændring af personalepolitikken vil efter behandling i VN blive forelagt BO-VEST bestyrelse. Albertslund årets energikommune Albertslund kommune er af Nordisk Ministerråd kåret til årets energikommune på baggrund af EUDP-projektet (Albertslundkonceptet). 3
Intensivering af helhedsplanerne BO-VEST har modtaget endnu et brev fra Landsbyggefonden, hvori der opfordres til, at arbejdet med helhedsplanerne i gårdhusene og Solhusene intensiveres. Gårdhusene i Albertslund Syd arkitektkonkurrence På Samrådsmøde den 5. oktober 2011 oplyste Borgmester Steen Christiansen, at Albertslund Kommune alligevel ikke fandt mulighed for at yde tilskud på 500.000 kr. til de samlede vederlag til deltagerne i arkitektkonkurrencen. Efter en drøftelse af baggrunden m.v. gav Borgmesteren dog tilsagn om, at forslaget ville blive genovervejet. Albertslund kommune har efterfølgende meddelt, at der nu er truffet beslutning om, at der ydes tilskud på 500.000 kr. Bl.a. på baggrund af det forventede reducerede budget for vederlag er antallet af deltagere i konkurrencen reduceret til fem. Udbudsbekendtgørelse er offentliggjort i EU-Tidende den 14. oktober 2011. Frivillighedsudvalg i BO-VEST BO-VEST har på bestyrelsesmøde den 26. oktober nedsat et frivillighedsudvalg. Udvalgets opgave er at udarbejde en frivillighedspolitik, herunder beskrive formål med, mål og indhold i en frivillighedspolitik. Udvalget skal også levere forslag til, hvordan det frivillige beboerarbejde kan udvikles samt anvise veje til rekruttering af frivillige. Udvalget sammensættes af følgende medlemmer: 3 repræsentanter for BO-VESTs bestyrelse (Vinie Hansen, Karl Neumann og Allan Nielsen). Desuden en fra hver organisationsbestyrelse (fra AB deltager Jeannette Nauta-Ridderstrøm), fra afdelingsbestyrelserne i AB deltager Winnie Duncan, Nord og Birthe Lauridsen, Etagehusene. Som en del af baggrundsmaterialet vil udvalget anvende de 2 publikationer om frivillighed, der for nylig er udgivet af Albertslund Boligsociale Center. Publikationerne vedlægges. Frivillighedshåndbogen, De frivilliges ABC Frivillighedsstrategi, Samarbejdet med de frivillige Styringsdialog Mødedatoen for det kommende dialogmøde med Albertslund Kommune er fastsat til den 11. januar 2012. I mødet deltager Vinie Hansen og Karl Neumann foruden administrationen. Det indstilles, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Kopimaskiner Der er indgået forlig vedrørende leasingkontrakt på kopimaskiner, der er indgået i den tidligere AB administration. Administrationen udarbejder en redegørelse, der vil blive udsendt til bestyrelsen. Bestyrelsen tog administrationens orientering til efterretning. 4
3. Opfølgning siden sidste møde - Aktionsliste vedlægges. Der var følgende rettelser til aktionslisten:. Fjernes: - Fyraftensmøde omkring sammenlægning af bestyrelser slettes fra listen. Tilføjes: - Kvalitetssikring og gennemgang af langtidsplaner tema bestyrelsesmøde i 2012. - Afklaring af budgettering til B-ordningen forår 2012 Aktionslisten blev taget til efterretning. 4. Beslutning om forretningsgang for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne gældende for AB-organisation i BO-VEST I bestræbelserne på at opnå ensartede regler og procedurer har administrationen udarbejdet en forretningsgang for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne. På organisationsbestyrelsesmødet i oktober, blev der aftalt en tilføjelse til forretnings gangen. Tilrettet forretningsgang vedlægges. Formålet med forretningsgangen er at sikre: - en jævn huslejeudvikling over årene for tidligere års overskud og underskud - ensartet administration og håndtering af overskud og underskud i boligafdelingerne på grundlag af principper, der er enkle at forklare. Forretningsgangen har været behandlet i BO-VEST bestyrelse, hvor det blev besluttet, at forretningsgangen først drøftes i organisationsbestyrelserne og derefter bringes op i BO-VEST bestyrelse igen. Forretningsgangen har været behandlet på sidste organisationsbestyrelsesmøde i Albertslund Boligselskab, hvor det blev besluttet, at forretningsgangen behandles på næste møde igen med den ønskede tilføjelse til forretningsgangen. Indstilling FU indstiller, at bestyrelsen drøfter forretningsgang for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne og beslutter, om AB vil godkende eller forkaste forslaget. VA har forkastet forslaget, mens Tranemosegård har godkendt forslaget uden tilføjelser. Bestyrelsen drøftede forretningsgangen. Forretningsgangen blev godkendt med følgende rettelse til punkt 3: Hvis der er et overskud efter udligning af et eventuelt underskud, tager afdelingen stilling i det enkelte tilfælde. 5. Godkendelse af artikler til årsberetning 2011 Artikler til den fælles årsberetning 2011 er klar i udkast til godkendelse af bestyrelsen. Artikler vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender artikeludkastet til årsberetningen. 5
Karl præsenterede beretningen. Den fælles årsberetning for AB, VA og TMG, indeholder både egne og fælles artikler. Bestyrelsen drøftede årsberetningen og godkendte artiklerne. 6. Håndtering af erhvervslejemål I en række afdelinger under såvel VA, AB og Tranemosegård er der erhvervslejemål. Erhvervslejekontrakterne er indgået på forskelligt tidspunkt og har forskellig karakter. Der er tilsvarende forskellige bestemmelser i kontrakterne vedr. huslejeregulering. Der har de senere år været tilbageholdenhed fra administrationens side i forhold til at regulere huslejen, uanset at der kontraktmæssigt har været mulighed for dette. Årsagen til dette er en kombination af flere ting, herunder en opfattelse af, at det mange steder ville være svært at fastholde erhvervslejerne, hvis lejen sættes op. Desuden har opgaven med erhvervslejemål ikke været præcist forankret i organisationen, dvs. det har ikke været klart, hvor ansvaret for at forholde sig til regulering af huslejen var placeret, herunder håndtering af beslutningsgange. Boliggruppen er for nylig begyndt at varsle erhvervslejemål på baggrund af konkrete henvendelser fra bl.a. afdelingsbestyrelser. Lejemålene er varslet efter konkret gennemgang af betingelserne i lejekontrakterne og efter dialog med bl.a. afdelingsbestyrelsen i de afdelinger lejemålene ligger i. Administrationen finder at huslejefastsættelse for erhvervslejemål fremadrettet bør ske sideløbende med huslejefastsættelse for boligerne, således at det bliver en integreret del af beslutningsprocessen vedrørende afdelingsbudgetterne, herunder behandling på afdelingsmødet i afdelingen og efterfølgende godkendelse af afdelingsbudgetterne i organisationsbestyrelserne. Organisationsbestyrelserne vil hermed have anledning til at foretage risikovurdering i forhold til lejeniveauet og udlejningssikkerhed. Her erindres om, at det er boligorganisationens dispositionsfond, der dækker eventuelt lejetab. Denne procedure forventes at kunne gennemføres fra og med budgetterne for 2013. Der kan anlægges forskellige betragtninger på, om lejen skal være fastsat ud fra et princip om omkostningsbestemt leje, eller om det skal være markedsleje. Uddrag af lovgivningen vedr. erhvervsleje: Lov om almene boliger 45, stk. 3. Fastsættelse af lejens størrelse ved lejeaftalens indgåelse og lejens regulering i lejeperioden for lokaler, der udelukkende anvendes til andet end beboelse, sker efter reglerne i lov om leje af erhvervslokaler m.v. 6
Driftsbekendtgørelsen Her defineres lejefastsættelsen i 77.. Leje for hus eller husrum, der anvendes til andet end beboelse, fastsættes til den leje, der er sædvanlig for tilsvarende lejemål i kvarteret eller kommunen med hensyn til beliggenhed, art, størrelse, kvalitet, udstyr og vedligeholdelsestilstand. Lov om leje af erhvervslokaler m.v. 9. Fastsættelse af lejens størrelse ved lejeaftalens indgåelse og lejens regulering i lejeperioden sker efter parternes aftale. Stk. 2. Er lejens størrelse ikke aftalt, anses den for at udgøre det beløb, der svarer til markedslejen for det pågældende lejeforhold, jf. 13, stk. 1, 2. og 3. pkt.. 13. Hver part i lejeforholdet kan i lejeperioden forlange lejen reguleret til markedslejen, hvis den gældende leje er væsentligt lavere eller væsentligt højere end markedslejen. Ved markedslejen forstås den leje, som en kyndig lejer og en kyndig udlejer på varslingstidspunktet ville aftale for det pågældende lejeforhold, blandt andet under hensyntagen til vilkår, lokalernes beliggenhed, anvendelse, størrelse, kvalitet, udstyr og vedligeholdelsestilstand. Ved tvister om størrelsen af den fremtidige leje finder reglen i retsplejelovens 344 om rettens fri bevisbedømmelse anvendelse. Stk. 2. Kravet om regulering af lejen kan dog tidligst få virkning 4 år efter lejeperiodens begyndelse og tidligst 4 år efter ikrafttræden af en vilkårsændring i medfør af 14. Krav om lejeforhøjelse kan tidligst få virkning 4 år efter det tidspunkt, hvor en lejeforhøjelse efter stk. 1 sidst er trådt i kraft. Krav om lejenedsættelse kan tidligst få virkning 4 år efter det tidspunkt, hvor en lejenedsættelse efter stk. 1 sidst er trådt i kraft. Stk. 3. Ved aftalte væsentlige ændringer af vilkårene for lejeforholdet, herunder lejens størrelse, kan krav om regulering af lejen tidligst få virkning 4 år efter det tidspunkt, hvor vilkårene for lejeforholdet ændres, hvis parterne har aftalt dette i forbindelse med indgåelse af aftalen om vilkårsændringer. Administrationen gennemgår lejekontrakterne for mulighed for lejeregulering og varsler sådanne reguleringer efter dialog med respektive afdelingsbestyrelser. Dette forventes at kunne ske, så alle erhvervslejemålene er gennemgået og varslet til lejeregulering i løbet af foråret 2012. Den endelige huslejeregulering godkendes af AB bestyrelsen sammen med et forslag til principper for den fremtidige huslejedannelse. Oversigt over erhvervslejemål i AB er vedhæftet. Administrationen indstiller: 1. at bestyrelsen godkender, at reguleringen med virkning for 2012 sker ved, at administrationen gennemgår erhvervslejekontrakterne i den kommende tid for mulighed for lejeregulering. Dette sker inden for rammerne af gældende erhvervslejekontrakter og efter dialog med respektive afdelingsbestyrelser. Den endelige huslejeregulering godkendes af AB s bestyrelse. 7
2. at fastlæggelse af lejereguleringer for erhvervslejemålene fra og med budgetterne for 2013 bliver en integreret del af budgetprocessen. Konkret stillingtagen til, hvilket princip lejen fastsættes efter (omkostningsbestemt leje eller markedsleje) forelægges AB s bestyrelse. Erhvervslejemålene blev gennemgået og drøftet. Bestyrelsen godkendte administrationens indstilling og godkendte, at administrationen gennemfører de varslede stigninger. Fra budget 2012 indarbejdes erhvervslejemålstigningerne i afdelingernes budget. Det drøftes med de konkrete afdelingsbestyrelser om lejen på erhvervslejemål skal reguleres i forhold til markedsbestemt eller omkostningsbestemt leje. 7. Tomgangsboliger Fremover vil administrationen på hvert bestyrelsesmøde fremlægge en oversigt over tomgangslejemål i afdelingerne. Formålet er at få en klar styring med eventuelle tomgangsboliger, som vil kunne belaste dispositionsfonden. Desuden er formålet at sikre, at boliger der skal anvendes til andet formål, ikke står i tomgang i en længere periode. Administrationen vil på mødet gennemgå de aktuelle tomme boliger. Det indstilles, at bestyrelsen tager gennemgangen til efterretning. Status på ledige lejemål i AB Boliger: O Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Blommegården: Lejetab: 1. juli 15. juli 2011. 3.081 kr. Lejetab pga. træghed, hvor boligen har været i tilbud i flere omgange. Kærgården: Lejetab: 1. oktober 15. november 2011. 11.298 kr. Lejemålet har tidligere været udlejet som erhvervslejemål til lægepraksis, men der var ingen erhvervslejre til at overtage lejemålet. Derfor er det ombygget til almindelig bolig. Bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning. 8
8. Nye regler for byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter Med virkning fra den 1. juli 2011 er lovgivningen ændret, så der nu er obligatorisk byggeskadeforsikring for renoveringsprojekter støttet af Landsbyggefonden. Endvidere er der indført en frivillig ordning for andre renoveringsprojekter. Ny ordning om obligatorisk byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter Renoveringsarbejder, der gennemføres med støtte fra Landsbyggefonden i henhold til trækningsretten ( 90), renoveringsstøtteordningen ( 91) og den almindelige driftsstøtteordning ( 92, stk. 1 og 3), er omfattet af obligatorisk dækning fra Byggeskadefonden. Ordningen gælder ligeledes for sager, der har fået tilsagn før den 1. juli 2011, men hvor arbejdet endnu ikke er påbegyndt. Ændringen medfører, at der skal indbetales et bidrag på 1 % af anskaffelsessummen til Byggeskadefonden. Bidraget indgår i opgørelsen af de støtteberettigede udgifter. Dækningen medfører bl.a., at der gennemføres 1- og 5- års eftersyn på Byggeskadefondens foranledning. Samtidig med indførelse af de nye regler er der indført særlige krav til elektronisk indberetning af skema A, B og C og krav til specifikation af udgifter, der skal opdeles i bygningsdele. Ny ordning om frivillig byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter Lovændringen medfører, at andre renoveringsprojekter end dem, der er omfattet af den obligatoriske ordning, kan omfattes af Byggeskadefondens forsikringsdækning af byggeskader. Der skal i hvert tilfælde søges om dækning, og der skal i givet fald indbetales et bidrag på 1 % af den samlede anskaffelsessum. Omfattes renoveringsprojektet af Byggeskadefonden gælder nogenlunde de samme regler for elektronisk indberetning med budgetter opdelt i bygningsdele. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der i budgetter for alle større renoveringsprojekter indarbejdes bidrag til Byggeskadefonden. Dette gælder både støttede sager, hvor det er obligatorisk, samt nye ustøttede sager. Bestyrelsen godkendte at der i alle LBF-støttede sager og i alle større renoveringsprojekter i øvrigt, indarbejdes bidrag i budgettet til Byggeskadefonden. 9. Albertslund Boligsociale Center (ABC): Godkendelse af ansøgning til Landsbyggefonden om prækvalifikation af ABC Landsbyggefondens procedure for forlængelse af boligsociale projekter er ændret således, at boligorganisationen i første omgang skal ansøge om at blive prækvalificeret til at udarbejde en endelig boligsocial helhedsplan. Ansøgningen om at blive prækvalificeret må højst fylde 5 sider. Ansøgningen om at blive prækvalificeret skal både godkendes af boligorganisationens bestyrelse og af kommunen. 9
Bestyrelsens godkendelse af den vedlagte ansøgning om prækvalifikation af ABC er en del af denne proces. Når Landsbyggefonden godkender ansøgningen om at blive prækvalificeret, påbegyndes udarbejdelsen af den egentlige boligsociale helhedsplan. Endeligt udkast til ansøgning om prækvalifikation af ABC Overslagsbudget for boligsocial helhedsplan ved ansøgning om prækvalifikation Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender udkastet til ansøgning om prækvalifikation. Der er kommet nye regler for, hvordan man ansøger om boligsociale projekter. Nu skal der i første omgang udarbejdes en prækvalifikation med henblik på at forlænge projektet i ABC, hvorefter den endelige ansøgning udarbejdes. Det nuværende projekt udløber ved udgangen af 2012. Bestyrelsen godkendte udkastet til ansøgning om prækvalifikation. 10. Ansøgning fra ABC/Syd 2020 om støtte fra AB s dispositionsfond til etablering af ventilation i aktivitetslokale i Kanalens Kvarter Som en del af Syd2020-budgettet er der planlagt, at der skal etableres et fælles mødested for afdelingerne i Albertslund Syd. Der er nu fundet et egnet lokale i Kanalens Kvarter 72, hvor der kan etableres et aktivitetslokale med mulighed for fællesspisning og andre beboeraktiviteter eller undervisning som omdrejningspunktet. Desuden kan lokalet rumme beboerhobbys/aktiviteter f.eks., smykkeværksted, maleværksted eller andre kreative aktiviteter. Indretningen af lokalet beløber sig til ca. 900.000 kr., hvoraf de 500.000 kr. udgør omkostninger til etablering af ventilationsanlæg. Da der er i Syd2020-budgettet kun er afsat 400.000 kr. til etablering af et aktivitetslokale, ansøger Albertslund Boligsociale Center AB s og VA s organisationsbestyrelse om dækning af ventilations-omkostningerne via et tilskud på 250.000 kr. fra hver af de to organisationers dispositionsfonde. Desuden søges om støtte på 30.000 kr. fra hhv. VA og AB til dækning af drift i 2012, da de 6 involverede afdelinger først kan nå at få afsat midler til driften i deres budgetter for 2013. Notat vedr. etablering af fælles aktivitetslokale i Kanalens Kvarter nr. 72., ABC, nov. 2011 Kommissorium for Syd2020 delprojekt Mødesteder i Albertslund Syd, Albertslund Kommune 10. sept. 2008 10
Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen principgodkender 250.000 kr. fra AB s dispositionsfond til dækning af udgifterne til etablering af et ventilationsanlæg i et aktivitetslokale i Kanalens Kvarter 72 i regi af ABC og Syd 2020, samt 30.000 kr. til drift af lokalet i 2012. Bevillingen sker under følgende forudsætninger: - De 6 afdelingsbestyrelser skal senest 15. dec. tilkendegive, at de vil anbefale beboermøderne, at driftsudgifterne deles mellem afdelingerne fra 2013. - AB Etagehusene stiller lokalet gratis til rådighed til formålet. Administrationen har drøftet sagen med BL, som har meddelt, at en model, hvor et beboermøde godkender en samarbejdsaftale over en årrække, og hvor dispositionsfonden bevilliger midler til klargøring af lokalet til aktiviteter, ses flere steder - også på tværs af boligorganisationer. Det vurderes således ikke som værende et problem. Det betyder, at VA 5 skal godkende en sådan samarbejdsaftale på deres ekstraordinære beboermøde i januar, hvorefter dispositionsfondsmidlerne kan udløses og ventilationsarbejdet kan påbegyndes. Afdelingerne i Kanalens Kvt. har holdt et fælles bestyrelsesmøde, hvor de drøftede et udkast til samarbejdsaftale. Kommunen skal have endelig besked på om afdelingerne er indstillede på samarbejdet senest den 17. december. Det gælder både de seks afdelinger i området og de to i Kanalen. Det lader det pt. til, at alle er. Bestyrelsen besluttede, at give 250.000 kr. i tilskud fra trækningsretten under forudsætning af, at VA s dispositionsfond også bidrager til projektet. 11. Råderetsordning i Miravænget og Nord Kollektiv råderet i 3714 Miravænget På efterårets beboermøde i Miravænget besluttede beboerne at ændre den eksisterende ordning vedr. kollektiv råderet på køkkener og badeværelser. Samlet til køkken og badeværelse kan der maksimalt bruges det beløb som lovgivningen foreskriver på den individuelle råderet. I 2011 er beløbet kr. 114.144,-. Der kan maksimalt bruges 2/3 af beløbet til enten køkken eller bad. Det resterende beløb kan anvendes til det andet rum. Afdelingen yder ikke tilskud i forbindelse med kollektiv råderet Huslejestigningen som følge af råderet må maksimalt være på 12 % af huslejen. Afskrivningsperioden for både køkken og bad er som hidtil 20 år. I forbindelse med fraflytning af en bolig kan ejendomskontoret beslutte, at der skal udskiftes køkken / bad i boligen via den kollektive råderet. Det sker kun, hvis ejendomskontoret vurderer, at det vil være forholdsmæssigt dyrt for afdelingen at vedligeholde det eksisterende køkken / bad. 11
Der vedlægges referat fra beboermøde og forslag om råderet, der blev godkendt på beboermødet. Kollektiv råderet i 3708 AB Nord På efterårets beboermøde i AB Nord besluttede beboerne at indføre kollektiv råderet på køkkener. Der kan maksimalt bruges kr. 90.000,-. Afdelingen giver et tilskud på kr. 45.000,-, og huslejestigningen bliver derfor beregnet på maksimalt kr. 45.000,-. Ved maksimal udnyttelse af ordningen vil det give en huslejestigningen på kr. 511,- pr. måned i 10 år. (rentesats 6,5% p.a.). I forbindelse med køkkenudskiftningen stilles der krav om, at el-installationerne skal opdateres, så de opfylder nuværende lovgivning. Afdelingen har afsat kr. 12.700.000,- på kto. 116733 i år 2017 til dækning af afdelingens andel i forbindelse med køkkenudskiftningerne. Afdelingens likviditet betyder, at der er plads til at begynde udskiftningen nu. Der vedlægges referat fra beboermøde og langtidsplan. Administrationen anbefaler, at AB s bestyrelse tager beboermødernes beslutning i Miravænget og Nord til efterretning. Miravænget: Hans fremlagde råderetsordningen for Miravænget. Der blev stillet spørgsmål til forvaltningen af råderetsordningen. Det blev besluttet, at lovgivningsgrundlaget fremlægges på næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen godkendte råderetsordningen for Miravænget. Nord: Kirsten Poulsen fremlagde råderetsordningen for Nord. Bestyrelsen godkendte råderetsordningen for Nord og drøftede de forskellige holdninger og forskelle i boligafdelingerne. Eskebuen har også haft en ændring i deres råderetsordning. Administrationen sørger for, at denne kommer på næste bestyrelsesmøde. 12. Mødekalender 2012 Udkast til mødeplan vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender mødeplanen. Med en enkelt rettelse blev mødekalenderen godkendt. 12
13. Indkøb af håndbøger til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne På repræsentantskabsmødet den 9. november 2011 blev det aftalt, at bestyrelsen vil drøfte, om der skal indkøbes håndbog om boligafdelingernes økonomi og håndbog om almene boliger i et eksemplar til alle afdelingsbestyrelser og til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Den samlede udgift til håndbøgerne er 15.000 kr. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender køb af bøgerne. Bestyrelsen godkendte køb af bøgerne. 14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Ingen. Annesophie Hansen redegjorde for henvendelse fra Etagehusene, omkring indkøb af låsesystemer. Drøftes på næste møde. 15. Punkter til næste møde Lovgrundlag for kollektiv råderet Henvendelse fra Birthe Lauritsen Låsesystemer Styringsdialogen 16. Eventuelt Lars Bremer meddelte, at han ønsker at træde ud af AB s bestyrelse til repræsentantskabet i maj. Der skal findes en ny kandidat til AB s bestyrelse og lægges en strategi for, hvem AB vil opstille til BO-VEST bestyrelse. Referent: Tina Jepsen 13