Løn og Personale Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Rollebaseret Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist, hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 20 02 22 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato Dec.2012. Side 2
Indhold... 2 1. Indledning.... 11 Generelt.... 11 Forudsætninger... 11 Skærmbilleder... 11 Opgaver... 11 Om Naddon Løn... 12 2. Proces... 13 3. Generel opsætning... 15 Oprettelse af lønbruger... 15 4. Lønopsætning... 16 Generelt... 16 Faste lønarter... 20 ATP satser... 24 Integration... 25 Logo... 30 e-boks... 30 e-indkomst... 32 Ændringer i indberetning til eindkomst.... 33 Sundhedsforsikring... 34 Sundhedsforsikring:... 34 Sundhedsforsikring og -behandling:... 34 eindkomst opsætning - sundhedssikring:... 35 Lønstatistik for 2012... 36 Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto.... 37 Lønartsopsætning... 38 Opkrævninger fra FerieKonto... 38 Opgave kapitel 4... 39 5. Lønopsætning fortsat... 40 Redigere finanskonti... 40 Redigere eindkomst... 40 PBS opsætning... 40 Banker... 41 Rediger kommunekoder... 42 Side 3
DS/DA Lønoplysninger... 42 DS/DA Fraværsoplysninger... 43 Personaleopsætning... 45 Opgave kapitel 5... 45 6. Lønmodtageropsætning... 46 Pensionsgrupper... 46 Lønskala... 47 Procedure for oprettelse af lønskalaer... 48 Automatiske tillæg... 49 Finansgrupper... 50 Overenskomstkoder... 51 Statuskoder lønmodtager... 51 Opgave kapitel 6... 52 7. eindkomst... 53 e-indkomst typekoder... 54 eindkomst lønartsopsætning... 55 eindkomst barselsordninger... 56 eindkomst log... 57 Opgave kapitel 7... 58 8. Oprettelse af lønmodtagere... 59 Generelt... 60 Ansættelse... 63 Beskatning... 67 Integration... 68 Bankkonti... 71 Ferie/Fritvalg... 74 Generelt om orlovsfunktionen... 75 Orlovslønart ny fast lønart... 76 Udligning ved orlov... 76 Afslutning af orlov... 76 Pension... 77 eindkomst... 77 Funktionen Relaterede oplysninger... 79 Bemærkning... 80 Pensionsopsætning... 81 Daglig brug - pensionsberegninger... 81 Side 4
DS/DA Statistik... 82 Ændringer til lønoplysninger:... 83 Timesatser... 83 Billede... 84 Skattekort... 84 Opret lønperiode... 85 Lønsedler... 86 Genansættelser... 86 Personaleoplysninger... 86 Gentagelseskladde... 86 Finansopsætning... 87 Dimensioner... 87 Flyt lønseddel... 88 Opgave kapitel 8... 88 9. Lønartskortet.... 89 Generelt.... 89 Opsætning... 91 Integration... 94 Opsætning lønseddel... 96 Funktionen Relaterede oplysninger... 97 Lønartsposter... 97 Udv. Finanskontering... 98 Lønartstekster... 100 Dimensioner... 100 Opgave kapitel 9... 100 10. Lønkladde.... 102 Lønkladdehoved... 102 Lønkladdelinier... 103 Funktionen Handlinger... 104 Udskriv... 105 Funktionen Relaterede oplysninger... 105 Dimensioner... 105 Opdatér sats... 105 Fordél linjer... 105 Simulér lønseddel... 106 Regulering af bogført løn... 107 Side 5
Lønfinanskladde... 107 Opgaveliste løn... 108 Opgave kapitel 10... 109 Bog 2... 110 11. Løndannelse... 110 Oprettelse af lønperiode... 110 Skattekort... 112 Rekvirer skattekort... 114 Indlæsning af skattekort... 114 Lønkladde... 115 Lønartscheck... 115 Lønsedler i hovedmenu... 116 Orlov og lønkørsel... 117 Orlov start... 117 Orlov slut... 118 Funktionen Handlinger - Funktion... 119 Funktionen Handlinger - Udskriv... 120 Indtastning på lønseddel, timelønnede... 120 Lønsedler via Lønmodtagerkort... 121 Funktionen Relaterede oplysninger Medarbejder Lønsedler... 122 Knappen Funktion... 122 Funktion på lønsedler... 123 Funktionen Relaterede oplysninger Medarbejder Bogførte lønsedler... 125 Funktion på bogførte lønsedler... 126 Knappen Udskriv... 127 Funktionærer - eksempel... 127 Timelønnede - eksempel... 129 Samlet beregning af alle lønsedler... 130 Lønberegning, funktionærer... 132 Bogføring af lønseddel... 133 Bogføring af alle løndsedler på én gang... 133 Bogførte lønsedler via hovedmenu... 135 Funktionen Handlinger - Funktion... 137 Opgave kapitel 11... 138 12. Udskrift af lønsedler... 139 Udskrift på papir... 139 Side 6
Fanebladet Bogførte lønsedler:... 139 Fanebladet Indstillinger:... 140 e-boks dan lønsedler... 141 Dan PDF lønsedler til e-boks... 141 Overfør PDF-lønsedler til e-boks... 142 Udskriv kvitteringsfiler til eboks... 142 Opgave kapitel 12... 143 13. Overførsel til finans... 144 Overfør til finanskladde... 144 Bogførte lønsedler... 144 Bogførte lønseddellinier... 145 Indstillinger... 146 Bankoverførsel... 147 Bankoverførselsliste/Udb. Liste... 148 Opgave kapitel 13... 151 14. Eksterne indberetninger... 152 Månedlig indberetning... 152 Lønmodtagere... 152 Tilbageførsel... 153 Indstillinger... 153 Indstillinger... 154 Ændringer i indberetning til eindkomst... 154 Lønartsopsætning:... 155 Indberetning af sundhedssikring og sundhedsforsikring... 155 Sundhedsforsikring:... 156 Sundhedsforsikring og -behandling... 156 eindkomst opsætning - sundhedssikring... 157 Lønstatistik for 2012... 158 Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto... 158 Opkrævninger fra FerieKonto... 160 Afstem lønposter med finanskonti... 161 Bogførte lønsedler... 161 Bogførte lønseddellinjer... 162 Indberetning på virksomhedsnummer... 162 Overførsel af pensioner via PBS... 163 Indberetning arbejdsmarkedspension... 163 Side 7
DS/DA Lønstatistik... 164 Lønmodtagere... 164 Indstilllinger... 165 DS/DA Fraværsstatistik... 165 Lønmodtagere... 165 Indstilllinger... 166 Indberetning af barselsordninger... 166 Lønmodtagere... 166 Indstillinger... 167 Indberetning af A-skat m.v... 167 Bogførte lønseddellinier... 167 Indstillinger... 168 Opgaver kapitel 14... 168 15. Korrektion... 169 Korrektionskørsel... 170 Opgaver kapitel 15... 171 16. Fraværsregistrering... 172 Fraværsregistreringen i Naddon Løn... 172 Opgave kapitel 16... 173 17. Fratrædelse... 174 Fratrædelse af en medarbejder/funktionær:... 174 Generelt... 174 Feriepengeberegning for funktionærer ved fratrædelse... 174 Indeværende optjenings år... 175 Sidste optjenings år... 176 Forrige optjenings år... 176 Afregning... 177 Afregning til FerieKonto... 177 eindkomst afmeld skattekort... 178 Opgave kapitel 17... 179 18. Ferie og Fritvalgsberegninger (Søgnehelligdag)... 180 Feriedage mv.... 180 Lønmodtagere... 181 Indstillinger... 181 Fritvalgs(Søgnehelligdag) - skatteberegning... 182 Rette skyldige feriedage... 183 Side 8
Beregn ferietillæg... 183 Opgave kapitel 18... 184 19.Yderligere funktionalitet... 185 Gentagelseskladde... 185 Lønsedler tilføj standarddimensioner... 187 Åbningssaldi... 187 FerieKonto indberetning... 188 Feriekort... 189 Pensionsoversigt... 190 Ny nomenklatur DS/DA statistik... 191 Overfør lønlinjer til sagskladde... 192 Opgave kapitel 19... 192 20. Rapporter... 193 Bankoverførsel/Udb liste... 193 Beregning ferie/fridage... 193 Ferieliste... 193 Fraværsliste... 194 Fødselsdagsliste... 196 Kontoafstemning bogførte lønsedler... 197 Lønarter... 198 Lønkladde... 201 Lønmodtager/Lønartsliste... 201 Lønseddelkladde... 204 Lønseddel - simuleret... 205 Lønposter med finanskonti... 206 Medarbejder... 207 Medarbejder bemærkninger... 209 Medarbejderstamkort... 209 Månedens løntotaler... 210 Satsændring på lønseddellinier... 212 SH Skatteberegning... 213 Slet tomme lønsedler / linjer... 213 Opgaver kapitel 20... 214 Appendiks A. Opgaveløsning... 215 Opgave kapitel 4 eksempelvis løsning... 215 Opgave kapitel 5 eksempelvis løsning... 215 Side 9
Opgave kapitel 6 eksempelvis løsning... 215 Opgave kapitel 7 eksempelvis løsning... 216 Opgave kapitel 8 eksempelvis løsning... 216 Opgave kapitel 9 eksempelvis løsning... 218 Opgave kapitel 10 eksempelvis løsning... 218 Opgave kapitel 11 eksempelvis løsning... 219 Opgave kapitel 12 eksempelvis løsning... 220 Opgave kapitel 13 eksempelvis løsning... 220 Opgave kapitel 14 eksempelvis løsning... 221 Opgave kapitel 15 eksempelvis løsning... 221 Opgave kapitel 16 eksempelvis løsning... 222 Opgave kapitel 17 eksempelvis løsning... 222 Opgave kapitel 18 eksempelvis løsning... 223 Opgave kapitel 19 eksempelvis løsning... 223 Opgave kapitel 20 eksempelvis løsning... 223 Appendiks B. Yderligere opsætningsparametre... 224 Side 10
Bog 1 1. Indledning. Generelt. Naddon Løn og personale er et integreret lønsystem til Microsoft Dynamics NAV. Med Naddon Løn og Personale kan man: a. Håndtere løn, pensioner, skat, orlovsperioder mv. direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Overføre og afstemme direkte til finanskonti. c. Automatisk styre medarbejder anciennitet og evt. overenskomsttillæg. d. Elektronisk overførsel af løn og pension til pengeinstitutter i ind- og udland samt overførsel via PBS og indberetning til Skat, Feriekonto og PensionsService. e. Udlæse medarbejderes lønsedler til e-boks. f. Få hjælp direkte via veludbygget Webhjælp. g. Danne og udskrive lønsedler og årsoplysningssedler. h. Danne og udskrive rapporter vedr. lønudgifter, timeforbrug, statistikker mm. i. Integrere til Ressourcer og Sager (forudsætter licens hertil). j. Integrere til Naddon Bank (forudsætter Licens hertil) Forudsætninger For at benytte Naddon Løn og Personale forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt at Naddon Løn og Personale-udvidelsesobjekter er installeret. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og bekendt med Økonomistyring (Kladder) samt har kendskab til almindeligt lønbogholderi. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Dette letter en senere brug af undervisningsmaterialet som opslagsværk. Som opsætning for filstier <server><filsti> er der i materialet brugt C:\NLKursus\ Opgaver Opgaverne er nummereret i relation til kapitelnumre og findes sidst i respektive kapitler. Systemets arbejdsdato skal være 27-01-11. Der skal til opgaverne oprettes følgende foldere: C:\Barsel C:\BETAL C:\PBSPension C:\PDFlønsedler C:\Skat I kursusopsætningen er de alle oprettet under C:\NLKURSUS Side 11
Om Naddon Løn Figur 1.1 (Afdelinger Naddon Løn Opsætning Om Naddon Løn) Dette vindue viser bl.a., hvilken version af Naddon Løn og Microsoft Dynamics NAV man kører på. Vinduet er vigtigt i forbindelse med opdateringer og supportsituationer. Vinduet lukkes med klik på OK. Side 12
2. Proces Lønmodulet er delt op i en række forretningsgange. Nogle sættes op af leverandøren. Disse skal efterfølgende tilpasses den enkelte kunde. Andre er alene udført af kunden i det daglige arbejde med lønadministrationen. Herunder er vist opdelingen af kursusmaterialet. Naddon Løn leveres med leverandøropsætning Generel lønopsætning (Kapitel 3) Leverandøropsætningen tilrettes virksomhedens data, eks. kontoplan, medarbejdersammensætning Lønopsætning (Kapitel 4 & 5) Virksomheden definerer sammen med leverandøren lønmodtageropsætning herunder e-indkomst Lønmodtageropsætning (Kapitel 6) Virksomheden opretter lønmodtagerne Lønmodtageroprettelse (Kapitel 7) Virksomhedens opretter evt. ekstra lønarter samt lønkladde. Lønartskortet og lønkladden (Kapitel 9 & 10) Naddon Løn er klar til beregning og udbetaling af den første løn. Løndannelse (Kapitel 11) Dannelse af lønsedler til medarbejderne Udskrift af lønsedler (Kapitel 12) Overførsel til Finans samt bankoverførsel Overførsel til Finans (Kapitel13) Side 13
Indberetning af skat, AER, AES, Pensioner, barsel, sygdom, statistik mm Eksterne indberetninger (Kapitel 14) Korrektion af lønsedler, Fraværsregistrering, Fratrædelse, Ferie og Fritvalgsberegninger, Yderligere funktionalitet samt ekstra Rapporter. (Kapitel 15-20) Ved gennemgangen af Naddon Løn vil man se, at samme funktion kan opnås flere steder fra eksempelvis direkte fra menuen eller fra knapper på skærmbilleder. Så vidt muligt er disse forskellige indgangsvinkler til funktionen samlet i de respektive kapitler. Side 14
3. Generel opsætning Ved implementering af Naddon Løn leverer leverandøren en række data til tabeller til brug for løndannelse. Eksempelvis faste lønarter. De indlæste værdier kan ses i Afdelinger Løn Opsætning: - Lønopsætning (faste lønarter) - Kommuner - Typekoder (til brug for opsætning af e-indkomst) - Lønarter - delvist Derudover er dansk postnummertabel indlæst. Oprettelse af lønbruger Især i flerbrugerinstallationer kan det være nødvendigt at fastlægge, hvem der har særligt ansvar for lønområdet (Naddon Løn) og som skal modtage Naddon Løns meddelelser, aldersopdateringer mv. Figur 3.1 (Afdelinger Opsætning Programopsætning Brugere - Brugeropsætning) Brugen af funktionen forudsætter, at der er oprettet brugere i Microsoft Dynamics NAV. I det følgende bliver kun de felter berørt, som har med oprettelsen af lønbruger at gøre: Felt Bemærkning Bruger-id Lønbruger I dette felt indsættes bruger-id et ved opslag med Ctrl-N efterfulgt af F4. Afmærkning af dette felt sikrer, at kun den eller de pågældende brugere får aldersopdatering, automatiske rapporter mv. første gang dagligt, Microsoft Dynamics NAV startes. Side 15
4. Lønopsætning Den lønopsætning, som leverandøren har indlæst, skal tilpasses den enkelte virksomheds sammensætning af medarbejdere, kontoplan mm. I dette kapitel ser vi nærmere på Lønopsætningsskærmbilledet. De øvrige skærmbilleder, der omhandler opsætning, forklares i kapitel 5. Generelt Hvert enkelt faneblad i Lønopsætning gennemgås i det efterfølgende. Side 16
Figur 4.1 (Afdelinger Naddon Løn Opsætning - Lønopsætning) Felt Bemærkning Feriedage pr. år Feriefridage pr. år Ferie % timelønnede Ferietillægsprocent Ansattes årlige antal feriedage. Feltet bruges bl.a. i forbindelse med beregning af feriedage ved lønkørsel og ved feriepengeberegning ved fratrædelse samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriedage. Ansattes årlige antal feriefridage. Feltet bruges i forbindelse med beregning af feriefridage ved lønkørsel samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriefridage. Feriepengeprocent for timelønnede medarbejdere. Ferietillægsprocenten for funktionæransatte, som har ferie med løn. Timer pr. feriedag Her angives det antal arbejdstimer, der skal til for at udløse 1 feriedag. Beregningen er 52 uger x 37 timer = 1924 timer / 25 feriedage. Resultatet 76,96 svarer til 2,08 feriedag pr. måned. AM-bidragsprocent Trækprocent Den procentsats, der er gældende for arbejdsmarkedsbidraget. Her angives den bruttotrækprocent, som Skat har fastlagt ved manglende skattekort (55 % - 2012 jf. Kildeskatteloven). Side 17
AM-bidrag Arbejdsgiver DA barsel pr. måned Procenten for arbejdsgivers arbejdsmarkedsbidrag. Pr. 1. januar 2000 sættes den til 0 (nul). Pr. 1. juli 2005 blev det via overenskomst besluttet at virksomheder under DA skal indbetale til DA Barsel. I dette felt indtastes satsen for månedslønnede. DA barsel pr. 14 dage DA barsel pr. time DA barsel, max. bidrag Timer pr. måned Timer pr. uge Timer pr. dag ATP og barsel timer pr. måned ATP og barsel timer / 14 dage Grænse / kørselsgodtgørelse Her angives indbetalingen for 14 dags lønnede. Indbetaling til barselsfond pr. time. Det maximale årlige bidrag til barselsfonden, er i 2012 819,60 per fuldtidsmedarbejder. Naddon Løn standser selv trækket af bidrag, når grænsen nås. Her angives det gennemsnitlige månedlige timetal for månedslønnede, p. t. 160,33 timer. Værdien findes ved at gange ugentlig arbejdstid (37 timer) med 52 uger (= 1924 timer) og dividere resultatet med 12 (måneder). Her angives den ugentlige arbejdstid. Den gennemsnitlige daglige arbejdstid, f. eks. 7,4 (timer). Her indtastes det antal timer pr. måned, som vil udløse maksimalt ATP- og barselsbidrag. Her angives antallet af timer pr. 14 dage. Her angives den skattemæssige grænse mellem henholdsvis høj (max 20000 km/årligt) og lav kørselsgodtgørelse. Naddon Løn giver en advarsel om skift til lav sats ved indtastning af kørselsgodtgørelse, hvis den angivne grænse overskrides. Barsel.dk pr. måned Her indsættes det beløb, virksomheden skal betale pr. måned for månedslønnede fuldtidsansatte. Som hovedregel er alle private virksomheder omfattet af ordningen, medmindre virksomheden fx bidrager til DA-barsel. Barsel.dk pr. 14 dage Barsel.dk pr. time Barsel.dk, max. Bidrag pr. år Opret lønperioder Her angives indbetalingen for 14 dages lønnede til barsel.dk Indbetalingen til barsel.dk for løsarbejdere. Her angives det maksimale bidrag til barsel.dk pr. år pr. medarbejder. Naddon Løn standser selv trækket, når grænsen nås. I dette felt kan man vælge, om Naddon Løn skal oprette næste lønperiode Ved postering eller Manuelt for hver ny periode. Naddon Løn er indrettet således, at lønperioderne oprettes auto- Side 18
matisk med differentiering mellem medarbejdernes forskellige lønterminer (månedsløn, 14 dages løn osv.). Det giver den letteste administration. Dog skal første lønperiode oprettes manuelt, dels når Naddon Løn tages i brug første gang, dels når der oprettes en ny medarbejder. DS arbejdssted DA arbejdssted Tillad neg. fritvalgssaldo TimeBeskedLønart Timer før besked Dette felt bruges i sammenhæng med næste felt, Timer før besked. Hvis man har brug for at få en besked, når der er brugt et bestemt antal timer på en lønart, indtastes lønarten her og det antal timer, der skal til for at udløse beskeden, i Timer før besked. Lønseddelbemærkning 1 & 2 Her angives virksomhedens generelle arbejdsstedskode ifølge Danmarks Statistik. Denne kode vil blive anvendt på den enkelte medarbejder, medmindre dennes tilsvarende, individuelle kode er angivet på lønmodtagerkortet. En eventuel kode på Lønmodtagerkortet vil med andre ord overstyre den generelle. Samme som ovenfor, men beregnet til Dansk Arbejdsgiverforening. Et i dette felt gør, at Naddon Løn tillader en medarbejders Fritvalgssaldo (Søgnehelligdagssaldo) at blive negativ, f.eks. i forbindelse med søgnehelligdage i foråret, hvor medarbejderen ofte ikke har kunnet nå at optjene tilstrækkeligt med fritvalgstimer. Se ovenfor. Hvis man ønsker at sætte en bemærkning på lønsedlerne, f.eks. en påmindelse om at aflevere nyt skattekort, skrives den her og vil blive indsat på lønsedlen. Denne bemærkning kan også indsættes ved anfordring af udskrift af lønseddel på fanebladet Indstillinger. Regulering af ferieb. Løn funktionærer %fradrag af månedsløn v/ferie funktionærer Afmærkning af dette felt vil regulere feriepenge- og ferietillægsberegningen for funktionærer i lønperioder, hvor der har været afholdt ferie. I dette felt angives den procent pr. afholdt feriedag som feriepengeberegningen skal reduceres med (jf. Ferielovens kapitel 2, stk. 8 er det 4,8 %). Forudsætningen for korrekt virkemåde er, at der indsættes en linie på lønsedlen med antal afholdte feriedage i perioden. Der skal anvendes lønarten, angivet i feltet Feriedage i Lønopsætning, Faste lønarter og antallet skal angives som negativt tal i feltet Antal på lønsedlen. Side 19
Faste lønarter Figur 4.2 (Afdelinger Naddon Løn - Opsætning - Lønopsætning) På dette kort sættes de faste lønarter ind, som Naddon Løn skal bruge i forbindelse med lønkørsler og lønberegninger. Naddon Løn leveres med disse lønarter installeret og opsat, og det vil være en fordel ikke at ændre på disse koder, da dette kan vanskeliggøre support fra Leverandøren. Lønarter mindre end (<) 205 er forbeholdt virksomhedens egne behov ud over de arter, der er fastlagt af Leverandøren. Felt Bemærkning Ferieberettiget løn Al ferieberettiget løn samles på den angivne lønart. Lønarten er en såkaldt beregnings lønart, idet beregningen af feriepenge sker fra summen her. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved lønberegning. Optjente feriepenge Alle beregnede feriepenge samles på denne lønart. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning. Grundfradrag feriepenge Det fradrag, som man har ved afregning af feriepenge. Lønarten angives her, men fradraget beregnes ud fra medarbejderens personfradrag og de regler, som er udstukket af ToldSkat. Hvis feriepengene beregnes for en hel måned, anvendes 3,25 dagsfradrag, for 14-dage 1,5 dagsfradrag og for en uge eller mindre 0,75 Side 20
dagsfradrag. Optjente sygeferiepenge Afregnede feriepenge A-skat af feriepenge AM af feriepenge SP-bidrag af feriepenge Nettoferiepenge Sygedagpenge Optjent fritvalg Fritvalg forskud Fritvalg netto Fritvalg overskud Gruppeliv Orlovslønart Når en medarbejder har fået sygedagpenge, skal der beregnes syge-feriepenge. Dette skal ske på en separat lønart. Lønperiodens afregnede feriepenge samles på denne lønart. Beskatning mv. af feriepenge sker fra denne lønart, som indsættes automatisk på lønsedlen. Da beskatningen af feriepengene sker i forbindelse med lønkørslen, vil denne beskatning indgå som en del af den samlede skat. Man kan derfor se på denne lønart, hvor meget beskatningen af feriepengene udgør. Dette felt og denne lønart tjener det samme formål som angivet ovenfor, blot for arbejdsmarkedsbidragets vedkommende. Det samme her. SP er dog suspenderet for tiden, så lønarten vil ikke optræde på lønsedlen. Her samles de beskattede nettoferiepenge, klar til udbetaling. Lønart til udbetaling af sygedagpenge. Sygedagpenge skal angives på sin egen lønart, da der skal beregnes syge-atp og sygeferiepenge. Optjente fritvalgspenge samles på denne lønart (fritvalg er afløseren for Søgnehelligdag. Hvis der udbetales forskud på fritvalgspengene (Naddon Løn kan håndtere negativ fritvalgssaldo, hvis det afmærkes i feltet Tillad negativ Fritvalgssaldo på fanebladet Generelt) Den angivne lønart vil indeholde netto fritvalgspenge (Optjent fritvalg minus forskud) pr medarbejder. Et eventuelt overskud af fritvalgspenge samles her pr. medarbejder og udbetales herfra ved årsskifte eller fratræden. Dette felt bruges i integration med Løngrupper og Medarbejderløngrupper. Det viser lønarten for gruppelivspræmien. I dette felt indsættes koden på den lønart, der bruges ved udligning af pensioner udbetalt under f.eks. forældreorlov, hvor der ikke udbetales løn. Lønarten træder i stedet for eksempelvis lønart 249, Ovf. til konto, da der netop ikke udbetales nettoløn i disse tilfælde. Arbejdsmarkedspension, Firma Her er angivet den lønart, der bruges til arbejdsgiverandelen af arbejdsmarkedspensionen (214). Når denne og de efterfølgende pensionslønarter skal angives Side 21
her, skyldes det dels, at der er knyttet bestemte kodestykker i Naddon Løn til behandling af pensioner, dels at lønarterne også kan bruges i Medarbejderløngrupper og anvende den automatik, der ligger der. Bemærk også, at det er bestemte lønarter, der bruges i standardopsætningen: Arbejdsmarkedspension: 214 og 215 Alm. pension: 216 og 218 Ekstra pension: 223 og 224 Kapitalpension: 217 og 219 Det er ligeledes vigtigt, at man i opsætningen på den enkelte medarbejder bruger de relevante felter til den specifikke pension, da f.eks. arbejdsmarkedspension også indeholder overenskomstkode, hvad almindelig pension ikke gør. Arbejdsmarkedspension, medarb. Pension, firma Pension 2, firma Lønarten til medarbejderens andel af arbejdsmarkedspensionen. Lønarten til firmaandelen af ordinær pension. Dette felt er beregnet til de tilfælde, hvor der er en aftale om et kontant pensionsbeløb udover den procentuelle, der er angivet i Pension, firma. Man opretter i så tilfælde en lønart til formålet og indsætter den i dette felt. Pension, medarbejder Ekstra Pension, firma Ekstra pension, medarbejder Kapitalpension, firma Kapitalpension, medarbejder ATP medarbejderbidrag Syge ATP ATP samlet bidrag Afregning af Medarbejderens andel af pension. Dette felt bruges i de tilfælde, hvor firmaet har en aftale med medarbejderen om en pension udover den ordinære pension. Medarbejderens andel af ekstra pension. Lønarten til firmaets andel af en aftalt kapitalpension. Medarbejderens andel af kapitalpension. Lønarten for medarbejderens andel af ATP (1/3). ATP af sygedagpenge. Indgår i det samlede ATP-bidrag. Lønarten for det samlede ATP-bidrag. Lønarten bruges til den årlige afregning af ferietillæg for funk- Side 22
ferietillæg Feriedage tionærer. Se Periodiske aktiviteter. Administration af medarbejdernes feriedage. Rapporten Beregning af ferie-/feriefridage, der køres i starten af hvert ferieår, indsætter medarbejdernes saldo på denne lønart. Ved afvikling af ferie noteres forbruget af feriedage på denne lønart på lønsedlen med negativt fortegn, hvorved saldoen altid vil være medarbejderens tilgodehavende ferie. Feriefridage Spec. Pension Arbejdsmarkedsindkomst Arbejdsmarkedsbidrag Særligt Pensionsbidrag Syge SP-bidrag Arbejdsgiverbidrag Trækpl. indkomst Grundfradrag Reduktion grundfradrag Dagsfradrag A-skat Afholdt ferie, funktionærer Det samme gælder her for feriefridagenes vedkommende som ovenstående. Angiv lønart for ekstra pension (medarbejder løngrupper). I forbindelse med lønberegning angives medarbejderens arbejdsmarkedsindkomst på denne lønart. Lønarten for AM-bidraget. Lønarten for det særlige pensionsbidrag (SP). Gælder ikke mere og vil blive fjernet i en fremtidig version af Naddon Løn. Lønarten for den SP, der er beregnet på baggrund af sygedagpenge. Arbejdsgiverens AM-bidrag. Dette bidrag er nulstillet for tiden. Trækpligtig indkomst (efter AMBI) = den A-skattepligtige indkomst. Den her angivne lønart indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning med lønmodtagerens periodefradrag. I forbindelse med afholdelse af ferie skal der ske reduktion i grundfradraget, da fradraget allerede er anvendt ved afregning af feriepengene. I de tilfælde ved f.eks. ansættelse eller fratrædelse, hvor grundfradraget bliver for stort i forhold til perioden, kan man med fordel bruge lønart 9231. Denne lønart indsætter medarbejderens dagsfradrag på lønsedlen, hvorefter man angiver antallet af dage. Samtidig sættes grundfradraget ud af kraft. Lønarten for A-skat. Hos funktionærer, som afholder ferie med løn, skal der reduceres for den afholdte ferie i de optjente feriepenge ved at indtaste antal feriedage på denne lønart. Gør man det ikke, vil medarbejderen optjene feriepenge af den afholdte ferie, hvilket er i strid med ferieloven. Side 23
Skyldige feriepenge DA barselsordning Barsel.dk ordning Bruttoindkomst (eindkomst) Udbetalt kontant Lønarten bruges i forbindelse med funktionen Ret skyldige feriedage og anvendes af de virksomheder, der selv administrerer medarbejdernes feriepenge (modsat Feriekonto). Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen DAbarsel. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen barsel.dk. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Bruttoindkomst til brug for eindkomst. Lønarten for kontant udbetaling af løn. Hvis der på medarbejderen er valgt Kontant/check i feltet Afregningsform, vil denne lønart komme i anvendelse. Udbetalt kontooverførsel Lønarten for udbetalt løn overført til medarbejderens konto. Hvis der på medarbejderen er valgt Ovf. Til Konto i feltet Afregningsform, vil denne lønart blive brugt. I forbindelse med overførsel til bank kontrolleres medarbejderne for bankregistrerings- og kontonummer. ATP satser Figur 4.3 (Afdelinger Naddon Løn Opsætning - Lønopsætning) På dette faneblad indsættes de 4 forskellige ATP-satser, nemlig A, B, C, D og E-bidrag samt øvrige faktorer, der er bestemmende for ATP-bidragets størrelse. Om en medarbejder skal betale ATP efter A-, B-, C- D- eller E-sats afhænger af, om virksomheden er privat eller offentlig arbejdsgiver samt af den pågældende overenskomst. Vær ligeledes opmærksom på, at pr. 1. januar 2006 flyttedes en stor del af de funktionærer, der hidtil har betalt ATP-bidrag efter B-satsen, over til C-, D- eller E-sats. Side 24
Felt Bemærkning ATP pr. måned (Abidrag) Arbejdsgiver ATPfaktor ATP udregnes af beskæft. grad I dette og i de næste 2 felter angives, hvor meget der brutto skal indeholdes i A-bidrag i ATP, henholdsvis pr. måned, pr. 14 dage og pr. time. Her angives arbejdsgiverens andel af det samlede ATP-bidrag (2/3). Ved afmærkning af dette felt vil ATP en blive udregnet efter medarbejdernes beskæftigelsesgrad, som angivet i felt Beskæft. (%) på faneblad Generelt på Lønmodtagerkortet. Samtidig kan feltet ATP-beregning stilles til 1/1 på medarbejderen, idet beskæftigelsesgraden vil styre ATP. OBS! Dette gælder kun månedslønnede funktionæransatte! ATP pr. md. B-sats ATP pr. md. C-sats ATP pr. md. D-sats ATP pr. md. E-sats ATP pr. md. F-sats I dette og i de næste 2 B-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter B-satsen. I dette og i de næste 2 C-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter C-satsen. I dette og i de næste 2 D-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter D-satsen. I dette og i de næste 2 E-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter E-satsen. I dette og i de næste 2 F-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter F-satsen. Integration Figur 4.4 (Afdelinger Naddon Løn Opsætning Lønopsætning - Integration) Side 25
Felt Bemærkning SE-nr. Hvis en virksomhed udover sit CVR-nummer har et eller flere SE-numre, angives SE-nummeret for løn mv. her. Nummeret medtages på lønsedler, årsoplysning mv. Er feltet tomt (= at virksomheden kun har ét CVR/SE-nr.), bruges CVR-nr. fra Finans, Virksomhedsoplysninger. Benyt ressourcepriser Automatisk opret af ressource Tillæg ved mgl. Kostpris Udvidet finanspostering Konto skyldig løn Streg i CPR-nr. Genansættelse på samme nr. Bruges til at indsætte kostprisen på ressourcen (= medarbejde-ren) i stedet for satsen på lønarten. Hvis man eksempelvis på en timelønnet medarbejders kort angiver et ressourcenummer (feltet Ressourcenr på fanen Statistik) med en tilhørende Enhedskode, og hvor der på ressourcekortet i modulet Ressourcer er beregnet kostpris for medarbejderen, så vil denne kostpris blive anvendt i stedet for satsen på den valgte lønart. Denne funktion gør, at medarbejderens løn kun skal vedligeholdes et sted. Ved afmærkning af dette felt vil Naddon Løn automatisk ved op-rettelse af medarbejdere oprette ressourcer med samme nummer og navn. Hvis man bruger Benyt ressourcepriser, anvendes dette felt til at angive omkostningstillægsprocenten på ressourcen, hvis der på denne kun er angivet købspris. Udvidet finanskontering. På hver enkelt lønart angives hvilken finanskonto, der skal posten overføres til ved Overførsel til finans. Der kan imidlertid være brug for, at der fordeles til andre konti for de forskellige medar-bejdergrupper. Se eventuelt mere om dette i Kapitlet Lønartskort. Her indtastes nummeret på den statuskonto i finanskontoplanen, hvor skyldig løn skal bogføres. Feltet har betydning ved periodi-sering, hvor der er forskel på Bogføringsdato og Afregningsdato ved Overførsel til finans f.eks. ved forudlønnede medarbejdere. For indsættelse af stregen i CPR-nummeret automatisk. Man kan altså indtaste CPR i én køre, hvorefter Naddon Løn indsætter bindestregen. Normalt finder genansættelse i Naddon Løn sted på nyt nummer, men ved markering af dette felt kan genansættelse ske på med-arbejderens tidligere nummer. Dette har særlig betydning ved virksomheder med meget sæsonbetonet og skiftende arbejde, f.eks. fiskeindustri og gartnerier. Hvis man bruger Genansættelse på samme nummer, angives en genansat medarbejders start- og slutdato i vinduet Genansættel-se under knappen Medarbejder på Lønmodtagerkortet. Side 26