360 Papirløse Møder - til ipad eller Tablet-PC

360 Papirløse Møder - til ipad eller Tablet-PC en effektiv, miljøvenlig og engagerede måde at få adgang til dagsordner og mødepapirer!

360 Papirløse Møder - til ipad og Tablet PC To unik papirløs løsning til private og offentlige virksomheder 360 Papirløse Møder til ipad og Tablet PC, er to unikke digitale løsninger til papirløs mødeadministration, som hjælper dig og din virksomhed med, at reducere papirkaosset, og derved enklere mødeadministration og lavere omkostninger. Samtidig får brugerne en mere fleksibel og mobil arbejdsdag. 360 Papirløse Møder til ipad og Tablet PC er hurtig at implementere og kan integreres med forskellige systemer til dokumenthåndtering og sagsbehandling. Politikere, embedsmænd og erhvervsledere, som er medlemmer af råd, nævn, udvalg eller virksomhedsbestyrelser, modtager ofte store mængder dokumenter forud for hvert møde. Med 360 Papirløse Møder fra Software Innovation kan deres arbejdsdag gøres nemmere samtidig med, at miljøbelastningen mindskes. Over årene har vi vænnet os til en arbejdsgang, hvor vi føler, at dokumenterne bedst håndteres, hvis de er på papirform: Så kan vi tage notater direkte på dem, de opfattes som lettere at læse, og vi kan let sortere dem logisk. Desværre har man samtidig måttet acceptere, at papirerne kan være svære at få overblik over. Det kan være svært at genfinde specielt indhold, og papirerne kan let glemmes eller beskadiges. Hvordan fungerer 360 Papirløse møder? Gennem brugervenlige applikationer til ipad og Tablet-PC er kan medarbejdere nu hente møder frem, navigere mellem dem og sagerne, læse og behandle sagsakter og dokumenter, forberede sig, markere og beslutte. Dokumentationen eksporteres fra virksomhedens sag- eller arkivsystem og struktureres så den er lette at navigere i. Derefter gøres den tilgængelig og kan downloades af enhver mødedeltager eller sagsbehandler. Det eneste en bruger har behov for, er en ipad eller en Tablet-PC med internetadgang og en konto på virksomhedens SharePoint-baserede distributionsserver. 360 Papirløse Møder til ipad og tablet-pc Software Innovation har skabt to varianter af papirløse møder en Tablet-PC version til dem, der foretrækker PC og fuld Microsoft OneNote funktionalitet og en ægte ipad-applikation 360 emeetings til dem, der fortrækker at bruge ipad og de multi-touch baserede muligheder som den giver. Værdien er: Mødedeltagere slipper for uoverskuelige papirstakke og vil samtidig være i stand til at fortsætte arbejdet på den traditionelle måde dog ikke længere med hånd skrevne noter på fysisk papir, men i stedet med noterne på digital form. Hurtig adgang til opdaterede møder, sager og dokumenter, som kan downloades fra internettet, samt at mødedeltagerne altid har let adgang til de gamle filer og noter. Sagsdokumenter er organiseret i notebooks eller bøger med en struktur og en indholdsfortegnelse baseret på dagsorden, de enkelte sager eller dokumenternes plads i disse. Sådanne strukturer er lette og intuitive at navigere i, og er derfor et godt alternativ til papirer. Alle dokumenter og noter kan også nemt deles med andre, ligesom alle noter fra tidligere møder altid er tilgængelige. Og data er selvfølgelig sikret mod bortkomst og misbrug, da ipads og Tablet-PC en indgår i virksomhedens daglige it-drift på samme vis som alle andre pc-arbejdspladser. Administrationen sparer tid og penge ved at undgå udarbejdelse, trykning, kopiering og forsendelse af det fysiske materiale. Hertil kommer bedre service til de mødeindkaldte, når dokumenterne løbende distribueres, i det øjeblik de er klar.

360 Papirløse Møder til ipad (360 emeetings) en online løsning med multi-touch og en levende brugergrænseflade ipad en har sat en helt ny standard for brugeroplevelse ved at læse dokumenter på skærmen. Med sine unikke muligheder for touch-baseret navigation og skarpe skærm, bliver det nemt og naturligt at læse digitale dokumenter. 360 Papirløse møder til ipad, 360 emeetings, er en ægte ipad applikation - 360 emeetings, som giver dig mulighed for at pege, klikke og navigere i sager. Dokumenter kan overføres til lokal lagring i applikationer som GoodReader, ibooks og lignende. Startbilledet i 360 emeetings er designet som en bogreol, hvor brugerens mødebøger er gemt. Hver enkel mødebog indeholder et møde. Indholdsfortegnelsen vises når mødebogen åbnes dvs. at dagsordenen med sager bliver synlig. Under hver enkelt sag ligger dokumenter og bilag som med et touch kan åbnes for gennemgang og download. Med 360 emeetings kan brugeren også søge i møder og dokumenter, registrere egne notater på sager og dele disse med andre mødedeltagere. Det er endvidere også muligt at lave fritekstsøgning i både sager og dokumenter. For at brugeren skal kunne navigere i møder og sager, kræves det at løsningen til ipad har adgang til distributionsserveren hvor møder, sager og dokumenter publiceres. Dokumenterne kan downloades til offline adgang i det format de er publiceret i. For at læse, tage notater eller understrege i dokumentteksten, kan brugeren benytte sig af andre integrerede ipad-apps f.eks. GoodReader, EverNote, ibooks og lignende. Idet 360 emeetings er baseret på opkobling til distributionsserveren betyder det, at dagsordenen, sager og dokumenter automatisk opdateres. God funktionalitet og brugervenlighed Til forskel fra f.eks. løsninger som arbejder med store mødedokumenter i PDF-filer og derefter distribueres til mødedeltagerne, er 360 emeetings en ipad-app med god funktionalitet og høj brugervenlighed. 360 emeetings har mange fordele: Brugeroplevelsen: 360 emeetings følger de samme brugerprincipper som andre apps i App Store måtte følge, med udgangspunkt i at brugeren kan genkende sig selv i arbejdet med møder, dagsordener, sager og dokumenter. Struktur og Navigation: Brugeren kan nemt navigere og søge sig frem gennem mødet, sagen og dokumentet på en struktureret og organiseret måde, og får dermed et hurtigt overblik over al information. Altid opdateret information: Ændringer i filer indebærer ikke at de skal distribueres igen. Brugeren har altid adgang til den seneste opdaterede version af sager og dokumenter, da de er publiceret på en SharePoint-database på serveren. Det betyder også, at brugerne altid har backup af informationen. Søg og historik: Brugeren kan nemt lave fritekstsøgning i møder, sager, dokumenter og kommentarer, og får dermed hurtig adgang til den ønskede information. Eftersom informationen lagres på en server, er informationen tilgængelig over tid, og det er altid muligt at søge og bladre tilbage til gamle møder og sager. Deling af kommentarer: Brugerne kan registrere kommentarer på sager og dokumenter og dele dem med andre. Filhåndtering 360 emeetings kan håndtere mange unikke typer af filer (ikke kun PDF), f.eks. billeder og film. Idet de enkelte dokumenter kan publiceres, bliver download af filerne hurtig, og adgangen til opdateret information let. Adgangskontrol: De enkelte brugeres adgang kan begrænses, så de kun får adgang til dele af løsningen (f.eks. forskellige styrelser og udvalg) med tilhørende information. Det er også muligt at kombinere det med Device Management-løsninger for yderligere at sikre, at informationen ikke kommer i forkerte hænder. Sikkerhed: Ved at have adgang til elektroniske dokumenter i emeetings, i stedet for at printe dokumenter ud, og medbringe dem fysisk, reduceres risikoen også for at dokumenter og information kommer i forkerte hænder. I emeetings kan brugere guides gennem tre godkendelser for at få adgang til mødebogen og dokumenter, ved at tilføje løsningen til det interne netværk, bruge VPN-forbindelsen for at få adgang, og etablere password på ipad en. Muligheder med SharePoint: Da informationen publiceres via et SharePoint-site, åbnes der op for fremtidig funktionalitet, koblet til denne platform. Herunder muligheder for samarbejde i grupper, distribution, varsling, drift via skyen etc.

360 Papirløse Møder - til ipad og Tablet PC For Tablet-PC gælder en offline løsning med komplet Microsoft OneNote funktionalitet Løsningen er baseret på Microsoft Office OneNote 2007 og er ved afvikling på en Tablet-PC gjort yderligere brugervenlig. Med en Tablet-PC kan brugeren læse dokumenter i stående A4-format og bruge computeren som en notesblok ved at skrive direkte på skærmen med en elektronisk pen. Sager og dokumenter er arrangeret i strukturerede mapper med indholdsfortegnelse, baseret på sagernes og dokumenternes placering i selve dagsordnen af mødet, simpel og intuitiv struktur der gør det nemt for brugerne at navigere. Løsningen indeholder ligeledes en række funktioner til at optage og skrive kommentarer, oprette links til andre dokumenter eller eksterne websider, tilføje screenshots, billeder og referencer. Deltagerne får dermed et effektivt redskab til at forberede sig til møderne. Desuden kan sager og dokumenter udveksles elektronisk med andre. Det betyder, at deltagerne under mødet kan dele noter med andre i deres gruppe, da noterne samtidig kan ses i det samme dokument. Der er også understøttelse af blandt andet lyd og video. Der er også mulighed for konvertering af de håndskrevne noter til søgbar tekst og der er tilføjet funktionalitet, der automatisk tager backup af brugernes egne noter. Funktionelle forskelle Selv om de grundlæggende funktioner langt hen af vejen er de sammen for begge løsninger, så er der også nogle forskelle mellem ipad og Tablet-PC løsninger: Løsningen til ipad For at kunne navigere i møder og sager kræver ipad-løsningen internetadgang til distributionsserveren, hvor møder, sager og dokumenter publiceres. Herefter kan selve dokumenterne imidlertid downloades til offline brug i præcis det format de ren faktisk publiceres. For at læse, tage noter eller lave understregninger i dokumentteksten kan der benyttes andre integrerede programmer såsom ipad applikationen GoodReader, EverNote eller ibooks. Løsningen til Tablet-PC Løsningen til Tablet-PC er baseret på brugen af Microsoft OneNote, hvilket betyder, at hele mødet er samlet i en OneNote Notebook, der efterfølgende downloades fra distributionsserveren. Både struktur og dokumenter er derfor også tilgængelige offline på et hvilket som helst tidspunkt. Opdateringer håndteres ved hjælp af efterfølgende download af enkeltsager. Hvordan distribueres mødedokumenter? I princippet kan ethvert sag- eller arkivsystem, som har en Møde/udvalg -funktionalitet generere, input til 360 Papirløse Møder. Dette skyldes at oprettelsen af dagsorden og mødedokumenter sker på grundlag af en XML-fil. Ethvert system, der kan eksportere information om dagsordner, sager og tilhørende sagsdokumenter til et filområde, kan derfor være et grundsystem for 360 Papirløse Møder. I praksis vil det være mødesekretæren eller lignende profil som producerer mødeinformation og eksportere det til en server. Benyttes et servermodul, som følger med installationen af 360 Papirløse Møder til at generere en OneNote Notebook for Tablet-PC eller en SharePoint-site struktur til ipad-versionen. Ved hjælp af 360 MS OneNote adapter, Microsoft OneNote og Tablet-PC tilbyder Software Innovation en løsning, der kan realisere en effektiv, papirløs behandling af sager i råd, nævn og udvalg. Sikre løsninger Idet information og dokumenter er lagret på en SharePointserver i skyen, er det muligt at styre adgangen til al information, som publiceres. Med brugen af https-protokollen sikrer vi også, at kommunikationen mellem server og ipad er krypteret. Sikkerheden kan øges yderligere ved at placere serveren indenfor en firewall, så emeetings kun kan tilgås via en VPN-forbindelse. Det er også muligt at forhindre, at brugerne kan downloade dokumenter lokalt på deres ipad. Skulle brugeren være så uheldig at få stjålet sin ipad, vil der dermed ikke ligge nogen 360 data på enheden. At løsningen er baseret på internetadgang til distributionsserveren betyder også, at dagsorden, sager og dokumenter automatisk opdateres.

Brugereksempel: Den mobile politiker Heidi er politiker og sidder i kommunalbestyrelsen. Hun har en travl hverdag og deltager i mange møder i forskellige udvalg. Som politiker læser Heidi store mængder af sagsdokumenter hver eneste uge som forberedelse til møderne. Tidligere havde hun altid en bunke sagspapirer i tasken, som hun tog frem til møderne, i toget på vej på arbejde og på hjemmekontoret. Men for nyligt fik alle politikere hver deres ipad, med adgang til løsningen 360 emeetings. Siden har Heidi kun arbejdet digitalt med sagspapirer og mødeforberedelser og det har gjort Heidis arbejde meget mere overskudeligt og produktivt. Når Heidi sidder i toget på vej til kommunalbestyrelsesmøde, vil hun kigge en sidste gang på sagsdokumenterne, før dagens møde starter. Hun tænder ipad en og på få sekunder får hun adgang til app en 360 emeetings. Her går hun ind på dagsordenen og finder de tilhørende sagsdokumenter frem. Heidi tilføjer nogle noter til de sager, som hun skal huske til mødet. Hun tilføjer også et forslag til ny afgørelse på en sag, som hun allerede ønsker at dele med de andre deltagere. Til selve mødet bruger hun 360 emeetings på sin ipad til at følge dagsordenen og læse de sagsdokumenter, hun har behov for undervejs. Hun kan også skrive notater og kommentarer på de andre deltageres forslag - og ikke mindst kan hun finde information fra tidligere møder og relevante dokumenter fordi 360 emeetings gør alle de publicerede sager og bilag søgbare. Papirbunkerne, som tidligere lå spredt rundt omkring, er nu historie. Heidi er blevet mere effektiv, og hun har fået et bedre grundlag for at tage beslutninger og bidrager samtidig med at passe på miljøet. Løsningerne er hurtige at implementere og kan integreres med forskellige systemer til dokumenthåndtering og sagsbehandling Hvad siger vores kunder? Et årligt forbrug på 1.615.000 A4-ark og en miljøforurening på 113 tons CO2 årligt er historie nu, efter byrådet i Bergen er gået over til papirløs håndtering af politiske sager i 360 via Tablet-PC. Vidar Aspunvik systemkoordinator Bergen kommune. Overgangen til elektronisk sagsbehandling er gået over alle forventninger, og de fleste brugere er meget glade for at arbejde direkte på Tablet-PC i stedet for at skulle beskæftige sig med stakke af papir. Løsningen er intuitiv nem at bruge, uanset alder og IT-kompetanser, og vi har fra dag ét været i stand til at gennemføre papirløse møder. Vidar Aspunvik systemkoordinator Bergen kommune. Kreditudvalget i Sparebanken Vest behandler nu alle sager elektronisk ved hjælp af Tablet PC, 360 og OneNote. Vi har opnået gode effekter i forbindelse med mere effektiv distribution, forberedelse og gennemførelse af møderne. Pål Nielsen Business Development Sparebanken Vest Tilgængelighed, søgbarhed og effektivitet for politikere og administration vil være den største gevinst for brug af Tablet-PC i Sarpsborg kommune. Paal Nilsen Sarpsborg Kommune Vi har lanceret 360 Papirløse møder i bestyrelsen. Nu skal byrådet og andre råd og udvalg også tage det i brug. Politikerne får hver deres Tablet PC, så de altid kan downloade de opdaterede sagsdokumenter og notere direkte på skærmen. Løsningen er blevet utrolig populær. For hvert papirløse møde i byrådet vil kommunen spare 16.000 kr. i trykomkostninger. Paal Nilsen, Sarpsborg Kommune Papirløse politikere vil give Sarpsborg kommune store besparelser. Hver repræsentant får i dag et kilo papir til hvert møde.

Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S Nærum Hovedgade 10 2850 Nærum +45 45 58 88 88 www.software-innovation.dk info@software-innovattion.dk