Version 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet omsorgssystem til Holstebro, Lemvig, Skive, Struer og Varde Kommune. ID Spørgsmål Svar 1 Af bilag 2 kravspecifikation er der to krav-id, der er nummereret med krav-id 1.14 Det bedes bekræftet, at nedenstående krav, skal nummereres med krav-id 2.14. Krav-id: 1.14 Faglig dokumentation læger i afsnit 2 Krav Id 1.14 i afsnit 2, skal nummereres med krav 2.14 2 Af bilag 2 kravspecifikation er der 5 krav, hvor kravtype ikke er udfyldt. Kravtype bedes oplyst. Krav-id 2.28 Krav-id 9.22 Krav-id 9.35 Faglig dokumentation Arkitektur Datakonverteringen Krav-id 2.28 Kravtype:krav Krav-id 9.22 Kravtype:Info Krav-id 9.35 Kravtype:Info Krav-id 9.96 Kravtype:Info Krav-id 10.27 Kravtype:Krav Krav-id 9.96 Sikkerhedsrapporter Krav-id 10.27 Udarbejde selv-definerede breve og standardtekster 3 Det fremgår af Kontrakten, punkt 22 2. afsnit Brugsretten er tidsubegrænset med mindre andet udtrykkeligt er angivet i bilag 4. Henvisningen til bilag 4 er standard i K01 standardkontrakten og fastholdes derfor. Det bedes bekræftet, at henvisningen skal være til bilag 9. 4 Under 2.3.6 i udbudsdokumentet står der følgende: Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Det er korrekt at det kun er tro og love erklæringen der skal vedlægges. Dernæst præsenteres udelukkende kravet om udfyldelse af tro og love erklæring. Er det korrekt forstået at der ikke skal vedlægges yderligere dokumentation, så som regnskaber mv. til tilbuddet? 5 Vedr. Udbudsdokument - "opfyldelse af krav" Vil Udbudsgiver venligst oplyse ud fra Opfyldelsesgraderne OU og DOU skal være opfyldt ved ibrugtagningstidspunktet. Det 1
hvilken tidsmæssig forudsætning opfyldelsesgraderne "OU" og "DOU" skal angives? Er forudsætningen det tidspunkt, tilbuddet afgives (13082012) eller kundens ibrugtagningstidspunkt (iflg. den tilbudte tidsplan) 6 Er det alle kommuner der ønsker at arbejde med VUM? 7 Vedrørende optioner. Det anføres i Udbudsdokumentet at optioner hhv. indgår og ikke indgår i tilbudsvurderingen alt efter om der er tale om skal eller kan optioner. Gælder dette hvorvidt optionerne indregnes i prisen? 8 Tilbuddet bedes fremsendt i 6 eksemplarer til kommunen men en række bilag skal udfyldes specifikt til hver kommune.. Vil kommunen venligst præcisere, hvorledes de udarbejdede tilbud skal afleveres? gælder generelt for alle koder, at det er på ibrugtagningstidspunktet de skal være gældende. Pt. er der en kommune, men på sigt skal alle formentlig benytte det Der skal fremsendes 6 ens eksemplarer, dvs. med alle de 5 kommuners udgaver af hvert bilag Som et specifikt til hver hver kommune (de 5 eksemplarer) og eksemplar nr. 6 med alle de fem kommuners udgaver af hvert bilag? Som 6 ens eksemplarer, dvs. med alle de 5 kommuners udgaver af hvert bilag? Skal hver kommune have 6 bilag? 9 Der refereres til Målstyrings funktionalitet i krav 8.45 og krav 11.64 Vil kommunen venligst redegøre nærmere for den ønskede funktionalitet ifm. målstyringsfunktionaliteten? 10 Det fremgår af Holstebros hjemme side http://www.holstebro.dk/omsorgssystem- 6727.aspx at: Tilbuddet skal fremsendes på mail til:xxxxxx Der er forskellige fokusområder som skifter over tid. Så der skal være en generel mulighed for at arbejde med ledelsesinformation. Og mulighed for en individuel opsætning af blandt andet indikatorer. Det skal være muligt at følge en udvikling over tid. Det er udbudsdokumentets krav der er gældende. Dette fremgår dog ikke af udbudsdokumentet formelle krav for aflevering, hvor det anføres at tilbuddet skal afleveres i 6 eksemplarer (papir) og derudover elektronisk på CD, DVD eller 2
USB-sticks. Vil kommunen venligst præcisere afleveringsform? 11 Vil kommunen venligst redegøre for, hvorledes vurderingen foregår? Foretages vurderingen pr. kommune eller samlet for alle kommuner og hvorledes vægtes der mellem kommunerne? 12 På side 8 i udbudsdokumentet er der modstridende beskrivelser af om kategorien krav, skal opfyldes eller delvis opfyldes 13 I udbudsdokumentet henvises der i 2.4.2 til bilag 4a det er ikke med i udbudsmaterialet 14 Der er udfordringer i forbindelse med brugen af koder. Hvordan beskrives fx krav ID 9.25 15 Hvordan skal vi forholde os til kategorien info 16 Bliver spørgsmål der stilles i juni, besvaret i uge 27? 17 Skal der overføres pris for kan og skal optioner til bilag 3 18 I Bilag 13 skal der anføres priser på optioner. Hvis man ønsker at levere en forklarende tekst og beregning af de ønskede priser, hvor skal dette så gøres? Kan der vedlægges et uddybende bilag til bilaget? 19 - Er det hensigten med servicemål vedrørende svartider, at manglende opfyldelse skal kunne føre til flere samtidige boder? o I: Overskridelse af maksimale svartider pr. kalendermåned kan jf. punkt 1.1.2 føre til bod, såfremt det samlede antal point overstiger 15 point. Det bedes bekræftet, at der i medfør af denne bodsbestemmelse ved overskridelse af samtlige fejlkategorier maksimalt kan opgøres 21 point, og dermed samlet maksimalt kan føre til en bod på 120% af vedligeholdelsesvederlaget for den pågældende måned. Det fremgår, at Leverandøren skal stille værktøjer til rådighed for måling af disse svartider. Der ønskes svar på, om værktøjerne alene skal anvendes til de løbende Vurderingen foretages pr. kommune. Herefter samles vurderingerne til en samlet vurdering. Alle kommuner vægter med 1/5. Der kan ses bort fra de 2 sidste linjer i afsnit 4.1 på side 8 i udbudsdokumentet Der skal stå bilag 2 og ikke 4a. Kan beskrives med OU Det er det lavest rangerede krav af de 3 typer Der skal kun overføres pris på skal optioner Forklarende tekst skal som udgangspunkt noteres i bilag 2, ved kravene til de enkelte optioner. Beregning af priser og tekst i forbindelse med disse, kan anføres under skemaet i bilag 13. Ad.I Der kan i princippet opnås 40 point, men der indføjes i kontrakten at den maksimale bod er 100% af vedligeholdesesvederlaget for den pågældende måned. Værktøjerne er kun tiltænkt en rolle i forbindelse med de løbende målinger Ad.II De indgår i de løbende måneder således at der i tilfælde af overskridelser af svartiden på en specifik transaktion, vil overskridelsen kun medregnes 1 gang pr løbende måned. Grundlaget for beregningerne er er det værktøj som tilbudsgiver stiller til rådighed Proces i forbindelse med om 3
målinger, der opgøres pr. kalendermåned. forhold er udbedret: Som udgangspunkt anses forholdet o II: Det fremgår af punkt 1.1.2, at I forbindelse med konstatering af, om en svartid opfylder det aftalte servicemål for opfyldelsesgrad, skal der foretages mindst 10 målinger af svartiden for den pågældende transaktion. Opfyldelsesgraden beregnes som den andel af de foretagne svartidsmålinger for en bestemt transaktion, der opfylder den fastsatte svartid til brug for beregning af opfyldelsesgraden. Det bedes oplyst, om denne bestemmelse har sammenhæng med de løbende måneder, og givet fald hvorledes. Det fremgår endvidere af bestemmelsen En overskridelse af en maksimal svartid med mere end 10 % eller manglende opfyldelse af en opfyldelsesgrad med mere end 15 procentpoint indebærer, at Leverancen anses for utilgængeligt fra det tidspunkt, hvor forholdet er skriftligt meddelt leverandøren, og indtil forholdet er afhjulpet. Sker der samtidig overskridelse af en maksimal svartid eller manglende opfyldelse af opfyldelsesgraden for flere forskellige transaktioner, betragtes det kun som en overskridelse. Det bedes oplyst på hvilket grundlag kommunerne beregner om der er tale om en overskridelse på mere end 10 procent eller manglende opfyldelse af en opfyldelsesgrad med mere end 15 procentpoint? Det bedes oplyst, hvorledes processen vil være ifm. kommunernes konstatering af, at forholdet er udbedret? som udbedret når leverandøren giver besked herom. Herefter tester kommunen uden ugrundet ophold om forholdet er udbedret. Hvis det viser sig at forholdet ikke er udbedret, genoptages tidsudregningen fra det tidspunkt hvor kommunen oprindeligt har meldt fejlen til leverandøren. 4
20 Der er såvel i punkt 1.1.2 og punkt 2.2 et afsnit vedr. måling af svartider. I begge tilfælde indeholder de to afsnit i det væsentlige samme indhold. Der er dog forskelle i størrelsen af overskridelsen af maksimal svartid (hhv. 10% og 50%) samt niveauet for opfyldelsesgrad (hhv. 15 procentpoint og 10 procentpoint). Det bedes oplyst, hvorledes dette skal forstås. 21 I Det fremgår af punkt 2.1, at Ved "tilgængelig drifttid" forstås den aftalte drifttid minus den tid, hvor systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til mangelfri driftsafvikling på grund af kategori A, B eller C mangler, jfr. bilag 7, eller hvor svartidskravene ikke er opfyldet. Det bedes oplyst, om mangelfri driftsafvikling på grund af kategori A, B eller C mangler, jfr. bilag 7 skal forstås således, at der som angivet i bilag 7 For hver gang det aftalte tidsinterval for en gennemført mangelafhjælpning for mangler kategoriseret som A, B eller C overskrides, reduceres driftseffektiviteten for den pågældende måned med [5] promille. For hver gang leverandøren [3] gange i en måned overskrider fristen for påbegyndt afhjælpning af kategori D- eller E-mangler, reduceres driftseffektiviteten for den pågældende måned med [3 promille. I forhold til kategori E mangler gælder dette dog kun, såfremt antallet af sådanne mangler overstiger [5], og at der ikke samtidigt sker yderligere fradrag i tilgængeligheden. 22 Det fremgår af punkt 2.1, at Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt drifttid. I bilag 7 kan leverandøren angive antallet af timer til forebyggende vedligeholdelse. Leverandøren er berettiget til at udføre op til [ ] timers forebyggende vedligeholdelse pr. kvartal for at undgå eller minimere risikoen for mangler eller konsekvenser af mangler. Det bedes bekræftet, at forebyggende vedligeholdelse omfatter begrebet Servicevinduer 23 Såvel manglende opfyldelse af svartider som manglende opfyldelse af driftseffektivitet kan føre til bod. Er det hensigten, at den samlede bod for såvel svartider som driftseffektivitet Svartid og opfyldelsesgrad skal være de samme i begge punkter. Den maksimale svartid skal være 20% og opfyldelsesgraden skal være 15% Korrekt forstået Forebyggende vedligeholdelse omfatter begrebet servicevinduer 5
pr. måned maksimalt udgør det månedlige vedligeholdelsesvederlag? 24 Der ønskes beregningseksempler på, hvorledes udbyder forestiller sig forskellige scenarier fører til bod med tilhørende bodsberegning. 25 I bilag 14 angives antallet af brugere for hver kommune. I bilag 2, krav-id 12.1 anføres, på baggrund af fem oplistede brugertyper, at leverandøren skal angive den samlede pris for uddannelse af brugere opdelt i hold med op til 20 deltagere. Er antallet af brugere, der udgør grundlaget for beregningen, lig med det i bilag 14 angivne antal? Eller indeholder brugerantallet i bilag 14 flere medarbejdertyper end de oplistede i bilag 2, krav-id 12.1? Hvis ja, hvad er så de korrekte antal for hver kommune? Kan kommunerne i givet fald oplyse antal fordelt på de oplistede brugertyper: Ønsket om opstilling af beregningseksempler anses ikke som et spørgsmål og besvares derfor ikke. Spørgsmål til scenarier beskrevet af tilbudsgiver bliver besvaret. Antallet i bilag 14 er det maksimale antal brugere der kan uddannes. Tallet bliver formentlig lavere, men kommunerne har endnu ikke taget stilling til hvordan uddannelsen af brugerne skal foregå, hvorfor krav- ID 12.1 har kravtypen option. - Myndighedsbrugere - Sygeplejersker - Plejeboligmedarbejdere - Administrative brugere - Planlæggere 26 Udbudsdokument afs. 4.3 Under afsnit 1 henvises til Bilag B. Dette Bilag synes ikke at være med udbudsmaterialet. Henvises der til tro og love erklæringen? 27 Kontraktens pkt 10.4 Der synes ikke at være mulighed for at angive de løbende licensafgifter i Bilag 4 og/eller bilag 7. Bilag 7 dækker Vedligeholdelsesafgiften. Kan Ordregive oplyse hvor Tilbudsgiver skal oplyse den Løbende Licensafgift? 28 Kontraktens pkt. 3 - Afklaringsfase Ønsker den enkelte kommune at gennemføre Afklaringsfase, i stedet for én samlet Afklaringsfase som primært skal afdække funktionaliteten der skal leveres jf. Bilag 2, der er fælles for alle de 5 kommuner. Kan oplyses i bilag 4 pkt. 2.1 Der gennemføres afklaringsfase for hver kommune 29 Bilag 1 - Tidsplan Ordregiver overlader det til 6
Tilbudsgiver skal udarbejde en detaljeret tidsplan til hver af de deltagende kommuner. Kan Ordregiver oplyse i hvilken takt den enkelte kommune skal startes op i forhold til de 4 andre kommuner. tilbudsgiver at komme med et bud på tidsplan, hvilket også indebærer et bud på opstart af de deltagende kommuner 30 Bilag 2 - Kravspecifikation Krav id 9.35, der mangler kravtype - hvilken krav type er der tale om? 31 Bilag 8 - Prøver Ønsker den enkelte kommune at gennemføre Overtagelsesprøver, i stedet for én samlet Overtagelsesprøve dækkende funktionaliteten der skal leveres jf. Bilag 2, der er fælles for alle de 5 kommuner. 32 Aflevering af tilbud Ønsker Ordregiver følgende dokumenter retur i forbindelse med Tilbudsgivers aflevering af de 5 tilbud: Kontrakt, Bilag 8, Bilag 12 og Bilag 14 med underbilag? 33 Kontraktens pkt. 1 Ordregiver bedes specificere, hvad der skal forstås ved kvalificerede fejl jf. kontraktens punkt 1 under definitionen af mangler. 34 Kontraktens pkt. 4 Ordregiver bedes oplyse, hvorvidt leverandøren er berettiget til vederlag, hvis kunden vælger at benytte sig af sin udtrædelsesadgang jf. kontraktens punkt 4. I bekræftende fald bedes ordregiver tillige oplyse om vederlaget skal angives i bilag 5, som normalt ved K01-kontrakt. 35 Kontraktens pkt 18 Ordregiver bedes oplyse om kontraktens punkt 18, 1. afsnit, skal forstås således, at reduktion i vederlaget for vedligeholdelse, jf. punkt 16.2.2, tillige er omfattet af den beløbsmæssige ansvarsbegrænsning, så erstatning samt eventuelt bodsbeløb og reduktion af vedligeholdelsesvederlag er begrænset til kontraktsummen? 36 Kontraktens pkt 18 Ordregiver bedes bekræfte, at indirekte tab i kontraktens punkt 18 tillige omfatter tabt avance og mistede besparelser. Se spørgsmål 2 Den enkelte kommune ønsker at gennemføre individuel overtagelsesprøve Bilag hvor tilbudsgiver ikke tilføjer tekst eller andet, skal ikke nødvendigvis med retur. Fejl der er kategoriserede som fejl i forhold til fejlkategorier i bilag 7. Leverandøren er ikke berettiget til vederlag, hvis kommunerne benytter sig af udtrædelsesadgangen. Bekræftet 37 Bilag 10 - Servicemål Korrekt, se evt. spørgsmål 19. 7
Både afsnit 1.1.2 og 2.2 indeholder bestemmelser omkring svartider og måling af samme. Kan Ordregive oplyse om dette er korrekt? 38 Bilag 2 - Kravspecifikation I krav 9.57 indikerer overskriften at det er et krav at der integreres til både KMD Vagtplan og Silkeborg Løn. I feltet "Beskrivelse" rettes kun krav imod KMD Vagtplan. En uddybning ønskes heraf. 39 Kontraktens pkt. 15.4 Det er anført, at garantiperioden er 1 år efter bestået driftsprøve, hvilket afviger fra den almindelige standard i brancen og dansk rets almindelige regler i øvrigt, idet garantien angår det der er leveret på tidspunktet for risikoens overgang. Endvidere giver det anledning til tvivl om, hvad der gælder i forhold til garanti i perioden fra overtagelsesdagen og frem til bestået driftsprøve. På baggrund heraf bedes ordregiver overveje at ændre punkt 15.4 til at garantiperioden løber fra overtagelsesdagen. 40 Kontraktens pkt 16.1.1 En maksimering af dagsbodsbeløbet til 25% af kontraktsummen medfører en væsentlig forøgelse af leverandørens risiko i forhold til den almindelige markedsstandard. Odregiver bedes overveje at ændre punkt 16,1,1 så det er i overensstemmelse med almindelig K01- vilkår, som lyder på 10%? 41 Kontraktens pkt. 16.2.2 og Bilag 10, pkt. 1.1.2 Vedr. reduktion af vedligeholdelsesvederlaget og bod for manglende overholdelse af SLA. a. Der er ikke fastsat en begrænsning for det beløb, leverandøren risikerer at komme til at udrede under disse bestemmelser, hvilket vil udgøre en væsentlig risiko for leverandøren og vil kunne være uforholdsmæssig byrdefuld for leverandøren. Ordergiver bedes overveje det rimelige i at fastsætte en begrænsning svarende til den almindelige markedsstandard, hvorefter leverandørens samlede ansvar for bod og reduktion af vedligeholdelsesvederlag for manglende overholdelse af servicemål i en given måned er 25% af det månedlige Overskriften er korrekt. Der skal beskrives integration til både KMD Vagtplan og Silkeborg Løn. Pkt. 15.4 præciseres således at garantiperioden løber fra overtagelsesdagen og frem til 1 år efter bestået driftsprøve. Det fastholdes at alle dagsbodsbeløb for forsinkelse ikke kan overstige 25% af kontraktsummen. Ad. A: Se svar på spørgsmål 19, hvor det tilkendegives at den maksimale bod ikke kan overstige 100% af vedligeholdelsesvederlaget på måneds- og årsbasis. Ad. b: Kommunerne fastholder den beskrevne model for konsekvenser af manglende overholdelse af servicemål. 8
vedligeholdelsesvederlag, og 15% af det årlige vedligeholdelsesvederlag for et givent år. b. Derudover forekommer det ikke rimeligt, at overskridelse af svartider medfører bod, og samtidig har indflydelse på beregningen af driftseffektivitet, Derved straffes leverandøren to gange for én fejl. Ordregiver bedes overveje at ændre dette således overskridelse af svartider alene har én konsekvens enten i form af bod eller ved indregning i driftseffektiviteten og dermed reduktion af vedligeholdelsesvederlaget. 42 Kontraktens pkt. 27 Ordregiver bedes venligst bekræfte, at "underleverandører" ikke omfatter virksomheder, der en del af leverandørens globale organisation, således overladelse af kontraktens opfyldelse til selskaber, der er koncernforbundne med leverandøren, kan ske uden kundens samtykke. Bekræftet 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 9