UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Afskedigelsesprocessen Hvad kan jeg forvente af UCL, og hvad er mine rettigheder og pligter? Ved besparelser, organisationsændringer og opgavebortfald HR og Kommunikation, Jura og Forhandling Februar 2016
Indhold 1. Introduktion og processen kort fortalt... 3 2. Orientering af LSU/HSU og lokale TR... 3 3. Afdelingsmøde og indkaldelse til varslingssamtale... 4 4. Varslingssamtale og høring... 4 5. Efter høringsperioden... 5 6. Opsigelsesperioden længde og fratrædelsesgodtgørelse... 5 7. Orientering om afskedigelse til faglig organisation og evt. lokal forhandling... 5 8. Arbejde i opsigelsesperioden eller fritstilling... 6 9. Psykologhjælp og konsulentbistand... 6 10. Orientering af kolleger... 6 11. Ledige stillinger i UCL... 6
1. Introduktion og processen kort fortalt Denne pjece har til formål at give dig et overblik over, hvilken proces der går i gang ved forestående afskedigelser af personale, når afskedigelserne er begrundet i besparelser eller organisationsændringer, eller når opgaver bortfalder. Processen har tre trin og er særlig for denne type afskedigelser, der ansættelsesretligt betegnes afskedigelser begrundet i institutionens forhold. 1. trin: Orientering og inddragelse af HSU/LSU. University College Lillebælts (UCL) ledelse orienterer på LSU / HSU om de påtænkte afskedigelser og inddrager eventuelt organisationerne i en drøftelse af tidsplanen for den konkrete proces og for, hvordan den enkelte enhed skal orienteres, og hvordan de, der skal have opsigelsesvarsel, konkret skal indkaldes til varslingssamtale. 2. trin: Varslingssamtale og høring. Hvis du er blandt dem, der skal have et opsigelsesvarsel, vil din nærmeste leder indkalde dig til en varslingssamtale. Her får du udleveret et brev vedrørende den varslede afskedigelse. Brevet kaldes et partshøringsbrev. Du får herefter ca. 14 dages høringsfrist, hvor du kan komme med en udtalelse til den varslede afskedigelse. I denne periode har UCL en forpligtigelse til at genplacere dig i relevante, ledige stillinger, hvis du har de kvalifikationer, stillingen kræver. 3. trin: Endelig afgørelse og perioden efter. Efter høringsperioden vil ledelsen træffe beslutning om at effektuere afskedigelsen eller ej. Hvis den effektueres, vil du modtage et brev, som enten bliver sendt eller udleveret til dig personligt. Du skal i perioden herefter fortsat arbejde for UCL indtil sidste arbejdsdag, som vil være angivet i brevet om afskedigelsen. Bemærk, at der er særlige situationer, hvor processen er anderledes på grund af særlige regler, fx ved masseafskedigelser og afsked af tillidsvalgte. 2. Orientering af LSU/HSU og lokale TR Ledelsen skal orientere LSU om beslutningen om, at det er nødvendigt at skære ned på personalet begrundet i UCL s forhold. På LSU/HSU-mødet har medarbejderrepræsentanterne mulighed for at blive hørt om den konkrete proces og eventuelt komme med forslag til at undgå de påtænkte afskedigelser. Ledelsen vil ofte inddrage medarbejderrepræsentanterne i en drøftelse af den konkrete proces herunder hvordan varslingssamtalerne bedst afvikles, og hvordan der kan tages det nødvendige hensyn til den enkelte. Det er ledelsen, der har beslutningskompetencen til ud fra de fastsatte kriterier (se Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse, indsæt link) at vurdere og udvælge, hvilke medarbejdere der skal afskediges. Bemærk, at ledelsen ikke må involvere medarbejderrepræsentanter i beslutninger om, hvem der konkret skal have opsigelsesvarsel.
3. Afdelingsmøde og indkaldelse til varslingssamtale Når LSU/HSU er orienteret om de påtænkte nedskæringer, skal ledelsen fastlægge en proces for, hvordan den berørte afdeling skal orienteres, og hvordan de, der skal have opsigelsesvarsel, skal indkaldes til varslingssamtale. Som medarbejderrepræsentanter har de lokale tillidsrepræsentanter en særlig rolle i forhold til at støtte planlægningen af en proces, der viser hensyn både over for dem, der skal have opsigelsesvarsel, og de medarbejdere, der ikke skal varsles. Typisk vil ledelsen afholde et orienterende møde i den berørte afdeling få dage efter det orienterende HSU/LSU-møde. På grund af den usikkerhed, personalereduktioner skaber, tilstræber UCL, at processen tidsmæssigt strækker sig over en kort periode. Varslingssamtalerne bør holdes i samme uge som det nævnte afdelingsmøde, hvor medarbejderne har fået at vide, hvor mange der skal afskediges. UCL har ikke fastlagt regler for, hvordan du som medarbejder får at vide, at du er blandt dem, der får varsel om opsigelse. Processen planlægges af ledelsen, eventuelt i samråd med tillidsrepræsentanten, så den passer til de lokale forhold og individuelle hensyn. 4. Varslingssamtale og høring Påtænker ledelsen at afskedige dig, skal du indkaldes til en varslingssamtale. Der vil være flere måder, du kan blive indkaldt til en varslingssamtale på, afhængigt af situationen og hensynet til dig. De typiske situationer er: Du får indkaldelsen et par dage inden mødet, så du har mulighed for at inddrage din tillidsrepræsentant eller faglige organisation og lade én derfra være din bisidder på mødet. Alle medarbejdere i den berørte enhed får besked på, at de skal åbne deres arbejdsmail på et bestemt tidspunkt, fx mellem kl. 8.00 og 8.15 en given dag. Skal du til varslingssamtale, vil du i dette tidsrum modtage en mail med tid og sted for samtalen. I denne situation vil ledelsen på forhånd have aftalt med tillidsrepræsentanten, at denne vil være til stede i nærheden af mødelokalet, så du har mulighed for at få en bisidder med til varslingssamtalen. Du er naturligvis også velkommen til at medtage en anden bisidder efter eget valg. UCL vil ligeledes sørge for, at der er en krisepsykolog til stede, som står til rådighed hele dagen for alle berørte medarbejdere, men primært for dem, som har modtaget et partshøringsbrev. På mødet deltager din nærmeste leder og en af UCL s HR-juridiske konsulenter. UCL anbefaler, at du tager en bisidder med til mødet, jf. ovenstående. Ved denne samtale vil du få udleveret et partshøringsbrev, hvori begrundelsen for den påtænkte afskedigelse er beskrevet. UCL skal fastsætte en rimelig frist for aflevering af høringsvar. Fristen står i høringsskrivelsen og er typisk 14 dage efter varslingssamtalen.
5. Efter høringsperioden Er du ikke kommet med høringssvar inden for fristen, og vurderer ledelsen, at sagen er tilstrækkelig oplyst, vil du ved høringsfristens ophør modtage en skriftlig afskedigelse. Er du kommet med høringssvar, og vurderer ledelsen at dit høringsvar ikke giver anledning til en anden vurdering af den påtænkte afskedigelse, vil du ligeledes modtage en skriftlig afskedigelse ved høringsfristens ophør. Er du kommet med høringssvar, og vurderer ledelsen, at dit høringsvar giver anledning til en anden vurdering af den påtænkte afskedigelse, vil du blive oplyst om, hvilke konsekvenser det har. Eventuelt vil høringsfristen blive forlænget, så sagen kan blive bedre belyst. 6. Opsigelsesperioden længde og fratrædelsesgodtgørelse Når du er overenskomstansat, er dit opsigelsesvarsel bestemt af, hvor mange år du har været ansat, og kan ses i nedenstående skema. Fratrædelse sker ved udgangen af måneden. Ansættelsestid Indtil 5 måneder Indtil 2 år og 9 måneder Indtil 5 år og 8 måneder Indtil 8 år og 7 måneder Herefter Opsigelsesvarsel 1 måned 3 måneder 4 måneder 5 måneder 6 måneder Har du været ansat uafbrudt i 12 år inklusive opsigelsesperioden, har du ret til 1 måneds løn som fratrædelsesgodtgørelse. Ved 17 års uafbrudt ansættelse inklusive opsigelsesperioden har du ret til 3 måneders løn som fratrædelsesgodtgørelse. Disse beløb vil blive udbetalt sammen med den sidste månedsløn, du modtager fra UCL. 7. Orientering om afskedigelse til faglig organisation og evt. lokal forhandling Modtager du en afskedigelse ved høringsfristens ophør, er UCL overenskomstmæssigt forpligtet til at orientere din forhandlingsberettigede organisation om afskedigelsen. Har du været ansat mere end 5 måneder, kan din faglige organisation inden for en frist på 1 måned efter afskedigelsen kræve en lokal forhandling, hvis organisationen mener, at afskedigelsen ikke er rimeligt begrundet i UCL s forhold.
8. Arbejde i opsigelsesperioden eller fritstilling Selv om du er afskediget, har du stadig pligt til at udføre dit arbejde som normalt i både høringsfase og opsigelsesperiode. Under særlige forhold kan der aftales fritstilling i opsigelsesperioden. Det vil som udgangspunkt være din tillidsrepræsentant eller faglige organisation, der kan tage initiativ til en forhandling med ledelsen om dine vilkår i opsigelsesperioden. 9. Psykologhjælp og konsulentbistand En afskedigelse kan have store personlige konsekvenser. UCL vil derfor tilbyde dig psykologhjælp via Crecea, som vi har en aftale med, og som kan formidle kontakten mellem dig og en psykolog. Du har som udgangspunkt mulighed for 3 konsultationer. Med henblik på at begrænse de negative virkninger af en afskedigelse tilbyder UCL en personlig samtale med en HR-konsulent i forhold til jobsøgning og eventuelt udarbejdelse af en personprofil. Ønsker du dette, kan du kontakte HR og Kommunikation via postkassen hr@ucl.dk 10. Orientering af kolleger UCL kan ikke uden din accept meddele dine kolleger, at du er blevet opsagt. For at undgå unødig forvirring, er det en god idé, at du sammen med din nærmeste leder drøfter, hvordan dine kolleger skal orienteres. 11. Ledige stillinger i UCL Der kan forekomme situationer, hvor mangel på bestemte typer af medarbejdere kan begrunde stillingsopslag, selv om der er varslet afskedigelser. I høringsperioden vil HR og Kommunikationschefen afdække beskæftigelsesmulighederne i hele UCL. Lederne skal derfor vurdere, om de har kendskab til, om der nu eller i nær fremtid vil blive en stilling ledig inden for dit fagområde. Hvis du opfylder stillingens krav, vil du blive tilbudt stillingen, og den varslede afskedigelse vil ikke blive effektueret. Dette forudsætter at stillingen ikke har været opslået eller er i opslag, da der derved vil være andre ansøgere og at UCL er forpligtet til at ansætte den bedst kvalificerede. Samme situation vil opstå, såfremt flere af de varslede medarbejdere opfylder den givne stillings krav. I opsigelsesperioden har du ret til at komme til jobsamtale til opslåede stillinger, du har søgt på internt eller eksternt opslag i UCL, og hvor du opfylder stillingens krav. Er du inviteret til jobsamtale uden for UCL, vil du få den fornødne frihed fra arbejdet til at tage til samtalen. Omfanget skal aftales med din nærmeste leder.