Silkeborg Kommunes udbudspolitik 2007 2009

Udkast til Silkeborg Kommunes udbudspolitik 2007 2009 Sagsnr.: 07/20819 Dato: 10. oktober 2007 Politik for konkurrenceudsættelse af kommunale driftsopgaver, for konkurrenceudsættelsers afvikling og indhold samt for kommunens bud på andre myndigheders opgaver Indholdsfortegnelse: 1. INDLEDNING... 2 1.1. Mission, vision og indhold... 2 1.2. Handleplan til fremme af konkurrenceudsættelse... 3 2. POLITIK FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF KOMMUNENS DRIFTSOPGAVER 2007 2009... 4 2.1. Overordnet politik konkurrenceudsættelse af driftsopgaver... 4 2.2. Hvilke typer opgaver ønsker kommunen at konkurrenceudsætte? Og under hvilke forudsætninger?... 5 2.3. Servicepartnerskaber... 6 2.4. Inddragelse af organisation og medarbejdere ved konkurrenceudsættelse af driftsopgaver... 6 3. POLITIK FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSERS AFVIKLING OG INDHOLD 2007-2009... 7 3.1. Opgaver, som ikke efter lovgivningen skal annonceres eller udbydes... 7 3.2. Afgrænsning af opgaven og frit valg... 7 3.3. Processen ved en konkurrenceudsættelse... 8 3.4. Indholdet af konkurrenceudsættelsesmateriale... 10 3.4.1. Generelt om indholdet... 10 3.4.2. Krav til leverandørerne... 10 3.4.3. Krav til ydelsen... 11 3.4.4. Krav i relation til medarbejderne og arbejdsmiljø... 11 3.4.5. Andre krav... 13 3.5. Kommunalt vundne udbud... 14 4. POLITIK FOR BUD PÅ ANDRE MYNDIGHEDERS OPGAVER 2007-2009... 15 Bilag 1 Definitioner... 16 Bilag 2 Procedure for konkurrenceudsættelse i hovedtræk... 20 Afdeling: Fællesstaben Sektion: Byrådssekr., Juridisk Enhed Sagsbehandler: Anja Bergman Thuesen Dir. tlf.: 1311

1. INDLEDNING 1.1. Mission, vision og indhold Hvorfor en udbudspolitik? (Mission) Mission Missionen for Silkeborg Kommunes udbudspolitik er at opstille offentligt kendte hensigtsmæssige rammer for kommunens beslutninger om udlicitering, om indgåelse af servicepartnerskaber, om proces og indhold ved konkurrenceudsættelse samt om bud på andre myndigheders opgaver. Missionen er endvidere at udgøre en del af kommunens servicestrategi, jf. kommunestyrelseslovens 62 1. Visionen for udbudspolitikken Vision Det er Silkeborg kommunes vision, at udbudspolitikken angiver rammerne for en konkurrenceudsættelse, der sikrer en optimal og forsvarlig opgaveløsning under hensyn til pris, kvalitet og effektivitet og hermed er med til at skabe kvalitets- og effektivitetsudvikling. Herudover ønsker Silkeborg kommune, at udbudspolitikken udgør fleksible rammer, der bidrager til at forberede konkrete beslutninger om konkurrenceudsættelse. Hvad omfatter udbudspolitikken? I afsnit 2 om politik for konkurrenceudsættelse af kommunens driftsopgaver beskrives Silkeborg Kommunes holdninger til konkurrenceudsættelse af kommunens nuværende driftsopgaver, det vil sige konkurrenceudsættelser, som enten kan føre til en udlicitering eller til, at en kommunal udførende enhed udarbejder kontrolbud og vinder konkurrenceudsættelsen. I samme afsnit beskrives også Silkeborg Kommunes holdning til servicepartnerskaber, da dette redskab kan være et alternativ til (traditionel) udlicitering af driftsopgaver. I afsnit 3 om politik for gennemførelse af konkurrenceudsættelser beskrives Silkeborg Kommunes holdninger til processen for 1 Der er fastsat nærmere regler om bl.a. udbudspolitik i bekendtgørelse nr. 881 af 24. oktober 2002 om servicestrategi og opfølgningsredegørelse. Se også vejledning nr. 54 af 28. juni 2006 om servicestrategi og opfølgningsredegørelse. 2

konkurrenceudsættelse og indholdet af konkurrenceudsættelsesmateriale, både i forhold til kommunens nuværende driftsopgaver og ved køb af andre tjenesteydelser, som ikke hidtil har været løst af kommunen selv. Med hensyn til køb af varer henvises til kommunens indkøbspolitik Konkurrenceudsættelse Et vigtigt begreb i udbudspolitikken er konkurrenceudsættelse. Konkurrenceudsættelse er et samlebegreb for: 1. EU-udbud 2. Annoncering 3. Direkte tilbudsindhentning Derudover indeholder udbudspolitikken et afsnit om kommunens bud på andre kommuners opgaver. Konkurrenceudsættelse et af redskaberne til effektivitets- og kvalitetsudvikling Konkurrenceudsættelse er kun ét muligt redskab til fremme af effektivitets- og kvalitetsudviklingen, som Silkeborg Kommune ønsker at benytte sig af. Der findes også en række interne, organisatoriske og styringsmæssige redskaber. Der henvises til kommunens servicestrategi i øvrigt. 1.2. Handleplan til fremme af konkurrenceudsættelse Silkeborg Kommune ønsker at sætte øget fokus på konkurrenceudsættelse både af kommunens driftsopgaver og eksternt løste opgaver på alle niveauer. Derudover har kommunen i sinde at iværksætte følgende initiativer: 1) Afholdelse af internt arrangement med overordnet orientering om reglerne for konkurrenceudsættelse, udlicitering og servicepartnerskaber. For direktører og afdelingschefer. 2) Afholdelse af interne kurser om konkurrenceudsættelse og udlicitering. For sektionsledere og øvrige medarbejdere. 3) Udarbejdelse af håndbog om konkurrenceudsættelse, som beskriver reglerne, kommunens procedurer samt udbudspolitikken. 4) Når regnskabstallene for 2007 foreligger, vil Silkeborg Kommune vurdere, om der er behov for yderligere tiltag for at øge graden af konkurrenceudsættelse af kommunens driftsopgaver. 3

2. POLITIK FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF KOMMUNENS DRIFTSOPGAVER 2007 2009 Dynamik i opgaveløsningen 2.1. Overordnet politik for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver Silkeborg Kommune har ikke lagt sig fast på en bestemt måde at udføre sine opgaver på. Kommunen overvejer løbende, hvordan opgaverne løses mest fordelagtigt set i forhold til økonomi, kvalitet, service osv. Det kan være ved in house-opgaveløsning, udlicitering eller servicepartnerskaber. Privatisering / selskabsdannelse kan også være en mulighed. Opgaverne skal med andre ord ikke løses in house for enhver pris. Der bør derfor løbende ske konkurrenceudsættelse af kommunens driftsopgaver, så det kan vurderes, hvordan opgaverne løses mest fordelagtigt. Desuden har KL og regeringen i aftalen om kommunernes økonomi for 2007 aftalt en målsætning om at øge andelen af konkurrenceudsatte opgaver til 25 % i 2010. Silkeborg Kommune stræber efter en Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU) på 25 i 2010. IKU omfatter: 1) Opgaver, som løses af private leverandører 2) Opgaver, som kommunen selv har vundet efter en konkurrenceudsættelse / et udbud. En opgave skal på den anden side ikke udliciteres eller indgå i et servicepartnerskab for enhver pris. Hvis opgaven kan løses økonomisk mest fordelagtigt in house, skal den løses in house. Kommunens egne enheder skal som udgangspunkt gives mulighed for at effektivisere deres opgaveløsning for at kunne byde på opgaverne, og hvis deres bud viser sig at være mest fordelagtigt, skal de kunne vinde opgaven. Med tiden kan det vise sig, at en bestemt måde at løse en opgave på alligevel ikke er den økonomisk mest fordelagtige. Eller forholdene kan ændre sig. Silkeborg Kommune låser sig ikke fast i tidligere beslutninger. Udliciterede opgaver kan hjemtages, servicepartnerskaber kan omskabes til udliciteringer, udliciteringer kan ændres til servicepartnerskaber, opgaver, som tidligere er blevet hjemtaget, kan blive udliciteret osv. 4

2.2. Hvilke typer opgaver ønsker kommunen at konkurrenceudsætte? Og under hvilke forudsætninger? Sagsforberedelse Silkeborg Kommune konkurrenceudsætter kun sagsforberedelse efter en nøje analyse af arbejdsgangene på området. Herunder foretages en vurdering af, at ulemperne ved en eventuel udlicitering ikke overstiger fordelene, f.eks. hvis sagsforberedelsen har en nøje sammenhæng med myndighedsudøvelsen. Silkeborg Kommune finder det generelt muligt at konkurrenceudsætte sagsforberedelse, som har karakter af konstatering af fysiske forhold eller kemiske / tekniske egenskaber Omsorgs- og sundhedsopgaver (kerneopgaver) Det er af den største betydning, at omsorgs- og sundhedsopgaver løses med en høj grad af professionalisme og service fra første dag. Jo tættere opgaven kommer på den enkelte borgers person eller privatliv, jo mere væsentlig er det. Borgerne må ikke blive forsøgskaniner i forhold til kommunale ydelser, som har så afgørende en betydning for deres tilværelse. Silkeborg Kommune har derfor ikke umiddelbart planer om i almindelighed at konkurrenceudsætte nye omsorgs- og sundhedsopgaver i perioden 2007-2009. Dog vil opgaver i form af hjemmehjælp og madservice fortsat blive løst af bl.a. eksterne leverandører efter godkendelsesordningen. Silkeborg Kommune udviser stor forsigtighed i forhold til konkurrenceudsættelse af omsorgs- og sundhedsopgaver, så en eventuel udlicitering ikke for borgerne kommer til at indebære usikkerhed omkring kvaliteten og stabiliteten i opgaveløsningen Hvis der på enkelte områder overvejes konkurrenceudsættelse af omsorgsopgaver i Silkeborg Kommune, vil det bygge på en nøje undersøgelse af markedets modenhed, herunder tidligere erfaringer fra andre kommuner. Kommunaltekniske og øvrige driftsopgaver Silkeborg Kommune er indstillet på at konkurrenceudsætte og eventuelt udlicitere kommunaltekniske opgaver og øvrige driftsopgaver, i det omfang det konkret findes hensigtsmæssigt. Silkeborg Kommune konkurrenceudsætter dog ikke opgaver, som har stor betydning for kommunens styring og ledelse. 5

Politik for servicepartnerskaber 2.3. Servicepartnerskaber Silkeborg Kommune har ikke aktuelle planer om at indgå i servicepartnerskaber, men overvejer løbende i forbindelse med beslutninger om konkurrenceudsættelse, om opgaven kan være egnet til et servicepartnerskab. 2.4. Inddragelse af organisation og medarbejdere ved konkurrenceudsættelse af driftsopgaver I Silkeborg Kommune inddrages andre afdelinger, som måtte blive påvirket af en eventuel udlicitering (eller intern kontraktstyring), f.eks. som brugere af ydelserne, så tidligt som muligt i forbindelse med overvejelser om konkurrenceudsættelsen. I Silkeborg Kommune inddrages kommunens MED-organisation så tidligt som muligt i forbindelse med overvejelser om konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Se også bilag 2 Procedure for konkurrenceudsættelse i hovedtræk. 6

3. POLITIK FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSERS AFVIKLING OG INDHOLD 2007-2009 3.1. Opgaver, som ikke efter lovgivningen skal annonceres eller udbydes Når kontraktværdien er 300.000 500.000 kr., overvejer Silkeborg Kommune at indhente 2-3 tilbud (direkte tilbudsindhentning) eller annoncere, før der indgås kontrakt. Kommunen formulerer i så fald minimumskrav til ydelsen og eventuelt tildelingskriterier. Når kontraktværdien er på 500.000 kr. 1.570.203 kr. overvejer Silkeborg Kommune, om der i stedet for annoncering skal afholdes et EU-udbud, eller om dele af EU-udbudsreglerne skal bruges i forbindelse med annonceringen. Herunder om der bør opstilles vægtning af tildelingskriterierne. Når kontraktværdien af en bilag II A-tjenesteydelse er over 1.570.203 kr., afholder Silkeborg Kommune EU-udbud i overensstemmelse med reglerne herom. Når kontraktværdien af en bilag II B-tjenesteydelse er over 1.570.203 kr., overvejer Silkeborg Kommune, om der i stedet for annoncering skal afholdes et EU-udbud, eller om dele af EU-udbudsreglerne skal bruges i forbindelse med annonceringen. Der opstilles tildelingskriterier, og disse vægtes. 3.2. Afgrænsning af opgaven og frit valg Afgrænsning af opgaven Silkeborg Kommune foretager inden en konkurrenceudsættelse en forhåndsvurdering af opgaven for at afklare, i hvilket omfang opgaven overhovedet kan opdeles (f.eks. i geografiske områder eller delopgaver), uden at det går ud over sammenhængen i opgaveløsningen. På baggrund heraf konkurrenceudsættes opgaven på en sådan måde, at der opnås en rimelig konkurrence. Mindre leverandører tilgodeses, medmindre det er til hinder for, at der opnås en rimelig konkurrence. Frit valg / rammeaftaler Konkurrenceudsættelse giver mulighed for et friere valg, hvis der indgås 7

rammeaftaler. Dermed kan borgerne (eller kommunens enheder) vælge mellem flere forskellige leverandører, herunder evt. en kommunal enhed. Rammeaftaler med en privat leverandør og en kommunal enhed kan desuden give konkurrence, hvor der ellers ikke ville være det. Silkeborg Kommune vil understøtte det frie valg, hvor det er muligt inden for lovgivningens rammer. Når Silkeborg Kommune konkurrenceudsætter en opgave, vurderes det derfor samtidigt, om det frie valg skal understøttes yderligere. Er det tilfældet, konkurrenceudsætter kommunen opgaven, så den munder ud i indgåelse af rammeaftaler med eksterne leverandører og evt. også en egen udførende enhed. Silkeborg Kommune har i sinde at bibeholde det frie valg (godkendelsesordningen) på hjemmehjælpsområdet og madserviceområdet. 3.3. Processen ved en konkurrenceudsættelse Proceduren i hovedtræk Proceduren i en konkurrenceudsættelse er beskrevet i hovedtræk i bilag 2. En nærmere beskrivelse kan findes i Silkeborg Kommunes Håndbog i Konkurrenceudsættelse (under udarbejdelse). Proceduren benyttes ikke nødvendigvis ved direkte tilbudsindhentning, men benyttes altid ved EU-udbud og annoncering ved en kontraktværdi på mere end 500.000 kr. Proceduren kan fraviges, hvis der er særlige grunde til det. Initiativ Prækvalifikationsrunde Brugerundersøgelser Et forslag om konkurrenceudsættelse kan komme fra såvel politisk som administrativ side. I nogle tilfælde følger det af lovgivningen, hvis opgaven i forvejen løses af eksterne leverandører. Silkeborg Kommune gennemfører som udgangspunkt EU-udbud som begrænset udbud / annoncering med prækvalifikationsrunde. Hvis de tidsmæssige forhold er til hinder herfor, hvis markedet er præget af, at der kun er meget få potentielle tilbudsgivere, eller andre særlige forhold taler herfor, afholdes EU-udbud som offentligt udbud / annoncering uden prækvalifikation. Hvis ydelsen skal afsættes til kommunale enheder, inddrages disse enheder i forbindelse med udarbejdelse af konkurrenceudsættelsesmaterialet. Silkeborg Kommune overvejer, om det er relevant med inddragelse af berørte borgere eller brugere i forbindelse med udarbejdelse af konkurrenceudsættelsesmaterialet. 8

Skal der udarbejdes kontrolbud? Organisatoriske ændringer m.h.p. kontrolbud Når en kommunal driftsopgave i Silkeborg Kommune ønskes konkurrenceudsat, udarbejdes som udgangspunkt et kontrolbud Silkeborg Kommune iværksætter de fornødne midlertidige organisationsændringer for at sikre, at den enhed, som afvikler konkurrenceudsættelsen (den bestillende enhed) er uafhængig af den enhed, som udarbejder kontrolbuddet (den udførende enhed). Medarbejderne gives indflydelse i forbindelse med placering på henholdsvis bestillersiden og udførersiden. Forberedelse til kontrolbud Den udførende enhed tilbydes den fornødne interne og eksterne bistand til at udarbejde kontrolbudet. Hvis der er behov herfor, får den udførende enhed en periode til at effektivisere og rationalisere sin opgaveløsning, inden konkurrenceudsættelsen igangsættes I så fald offentliggøres det, at der påtænkes gennemført en konkurrenceudsættelse, ligesom hovedtrækkene i det påtænkte serviceniveau og den overordnede kravspecifikation offentliggøres Omkostningskalkulationer Inddragelse af medarbejderne ved konkurrenceudsættelsen Silkeborg Kommune følger Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning om omkostningskalkulationer 2. Fastsættes på et senere tidspunkt bindende regler for omkostningskalkulationer, vil disse blive fulgt 3. I Silkeborg Kommune får kommunens MED-organisation ved konkurrenceudsættelse af kommunale driftsopgaver lejlighed til at udtale sig om selve konkurrenceudsættelsesprocessen i relation til spørgsmål, som har arbejds- eller personalemæssige konsekvenser, herunder navnlig spørgsmål om: Hvorvidt der skal udarbejdes kontrolbud Organisatoriske ændringer m.h.p. kontrolbud Forberedelsesperiode Bistand / ressourcer m.h.p. forberedelse og udarbejdelse af kontrolbud MED-organisationen skal have lejlighed til at drøfte spørgsmålene, inden den endelige politiske stillingtagen til disse spørgsmål. I Silkeborg Kommune får kommunens MED-organisation lejlighed til at udtale sig om det påtænkte konkurrenceudsættelsesmateriales tildelingskriterier, kontraktkrav m.v., i det omfang disse har arbejds- eller personalemæssige konsekvenser, herunder navnlig i forhold til: 2 Vejledning af 14. juli 2006. Vejledningen indgår i beskrivelsen af budget- og regnskabssystemet for kommuner. 3 Kommunen er bekendt med, at der påtænkes udarbejdet bindende regler for omkostningskalkulationer 9

Virksomhedsoverdragelse Supplerende krav i forbindelse med løn- og ansættelsesvilkår Krav til uddannelse og efteruddannelse Krav vedr. elev- / lærepladser Sociale klausuler og arbejdsmiljø Medarbejderindflydelse hos leverandøren MED-organisationen skal have lejlighed til at drøfte spørgsmålene, inden den endelige politiske stillingtagen til konkurrenceudsættelsesmaterialet. 3.4. Indholdet af konkurrenceudsættelsesmateriale 3.4.1. Generelt om indholdet Fokus på resultater og virkning Silkeborg Kommune fokuserer så vidt muligt på resultater og virkninger i stedet for ressourcer 4 og arbejdstilrettelæggelse, idet der dog tages de hensyn til personale og arbejdsmiljø, som fremgår af udbudspolitikken i øvrigt. 3.4.2. Krav til leverandørerne Økonomisk, kapacitetsmæssig og faglig formåen Silkeborg Kommune ønsker kun at kontrahere med eksterne leverandører, som har en reel mulighed for at udføre opgaven i overensstemmelse med serviceniveauet, kvalitetskravene, krav til leveringssikkerhed og eventuelle andre krav, der måtte være stillet. Silkeborg Kommune stiller relevante krav til leverandørens faglige formåen (Så vidt muligt som udvælgelseskriterium. Evt. (også) som kontraktkrav.) Silkeborg Kommune stiller relevante krav til leverandørens kapacitet og leveringssikkerheden (normalt som kontraktkrav) Silkeborg Kommune indhenter altid en tro og love-erklæring fra tilbudsgiverne om, at deres ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 100.000 kr. 5 samt om andre relevante forhold, som belyser deres økonomiske formåen m.v. (udvælgelseskriterium) Silkeborg Kommune sikrer, at leverandøren også under kontraktforholdets forløb overholder disse forudsætninger omkring økonomisk formåen (kontraktkrav) 4 Maskiner, personale, bygninger, udstyr og lign., som benyttes til at levere ydelserne efter kontrakten 5 Jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger 10

Silkeborg Kommune stiller relevante krav til garantistillelse (kontraktkrav) 3.4.3. Krav til ydelsen Billigst eller økonomisk mest fordelagtigt Udgangspunktet for kommunens konkurrenceudsættelser er, at opgaverne skal løses økonomisk mest fordelagtigt. Kommunens strategi er derfor: o Ved konkurrenceudsættelse første gang sænkes omkostningerne for den samme eller højere kvalitet o Ved konkurrenceudsættelse igen forhøjes kvaliteten med uændrede eller lavere omkostninger Kommunen ønsker dog billigst mulig opgaveløsning, hvis der kan og bør stilles præcise krav til kvalitet m.v. Kvalitet som tildelingskriterium / underkriterium Silkeborg Kommune opstiller så vidt muligt objektive tildelingskriterier om kvalitet Opstilles subjektive kriterier, vurderes og karaktergives tilbudsgivernes svar i anonymiseret form I konkurrenceudsættelsesmaterialet redegøres altid tydeligt for, hvordan kvalitetskriterierne vil blive bedømt, og med hvilken vægt de vil indgå, hvis der sker vægtning i det konkrete tilfælde. Kvalitet som kontraktkrav I kontrakten stiller Silkeborg Kommune de fornødne krav til ydelsernes kvalitet. Silkeborg Kommune overvejer, om det er hensigtsmæssigt og muligt at stille krav om forbedringer af kvaliteten i løbet af kontraktperioden, herunder om leverandøren skal indbydes til at deltage i kvalitetsforbedringsprojekter. Kvalitetssikring Silkeborg Kommune forbeholder sig ret til, at der kan foretages alle relevante undersøgelser af kvaliteten, men kommunen tilrettelægger det konkrete kvalitetssikringsarbejde efter dialog med leverandøren. Silkeborg Kommune forbeholder sig ret til at foretage undersøgelserne selv eller ved en ekstern part. Men i det omfang, det er muligt og hensigtsmæssigt, overlades udførelsen af de konkrete undersøgelser til leverandøren. 3.4.4. Krav i relation til medarbejderne og arbejdsmiljø Medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår Ved udlicitering eller indgåelse i servicepartnerskaber, hvor der vil ske 11

overdragelse af medarbejdere fra kommunen til en ekstern leverandør, overvejer Silkeborg Kommune, om der skal stilles vilkår om bedre rettigheder for medarbejderne end dem, som følger af virksomhedsoverdragelsesloven, f.eks.: o Virksomhedsoverdragelsesloven gælder i længere tid end overenskomstperioden o Lønnen kan ikke sættes ned i kontraktperioden, uanset den kollektive overenskomst udløber og erstattes af en anden med lavere lønsats o Medarbejdere må ikke afskediges i en bestemt periode alene p.g.a. arbejdsmangel o Medarbejderne kan komme tilbage til kommunen, hvis de afskediges p.g.a. arbejdsmangel o Medarbejderne kan optages i en jobbank i kommunen Silkeborg Kommune overvejer alternative muligheder for medarbejdere, som ikke ønsker at blive overdraget, ex. mulig omplacering til anden stilling i kommunen, fratrædelsesaftale eller lign. Ved udbud, hvor tjenestemænd er blandt de berørte medarbejdere, afgøres det i samråd med den enkelte tjenestemand, om tjenestemanden skal udlånes, omplaceres eller fratræde med opsat pension og overenskomstansættes ved den eksterne leverandør. Medarbejdernes kompetencer Sociale klausuler, arbejdsmiljø og medarbejderindflydelse Silkeborg Kommuner stiller relevante krav til uddannelse og efteruddannelse af de medarbejdere, som udfører opgaven med henblik på at sikre kvaliteten i opgaveudførelsen. Kommunen henviser i kontraktmaterialet til eventuelle lovgivningsmæssige krav. (Så vidt muligt tildelingskriterium. Evt. i stedet kontraktkrav.) Silkeborg Kommune ønsker aktivt at medvirke til, at der er et godt arbejdsmiljø hos den eksterne leverandør, herunder at der er et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø. Silkeborg Kommune ser positivt på sociale klausuler og overvejer at indsætte sådanne klausuler i forbindelse med konkrete konkurrenceudsættelser. Sociale klausuler med henblik på optagelse af udsatte grupper på arbejdsmarkedet overvejes, hvis det er forsvarligt og rimeligt i forhold til opgaven. Der tages udgangspunkt i de krav, som kommunen selv efterlever i forhold til den pågældende opgave eller tilsvarende opgaver. (Kontraktkrav) Silkeborg Kommune stiller udtrykkelige krav om, at lovgivningens regler om arbejdsmiljø, arbejdspladsvurderinger og sikkerhedsorganisation overholdes. Herunder stilles krav om grøn smiley fra Arbejdstilsynet i det omfang, den pågældende branche er blevet gennemgået af tilsynet. 12

(Kontraktkrav) Silkeborg Kommune overvejer altid at stille krav om, at leverandøren har eller arbejder på at opnå en anerkendt arbejdsmiljøcertificering / krone smiley fra Arbejdstilsynet (kontraktkrav). Silkeborg Kommune søger ved enhver konkurrenceudsættelse af sikre medarbejderne indflydelse ved en ny arbejdsgiver (kontraktkrav). Elever på social- og sundhedsuddannelserne Pædagogstuderende I det omfang der udliciteres opgaver, hvor kommunen er forpligtet til at ansætte elever på social- og sundhedsuddannelserne eller hidtil har haft praksis for at gøre det stiller Silkeborg Kommune krav om, at den private leverandør løfter denne opgave i samme omfang som kommunen (kontraktkrav). I det omfang der udliciteres opgaver, hvor kommunen er forpligtet til at tage pædagogstuderende ind eller hidtil har haft praksis for at gøre det stiller Silkeborg Kommune krav om, at den private leverandør løfter denne opgave i samme omfang som kommunen (kontraktkrav). 3.4.5. Andre krav Grønne klausuler Silkeborg Kommune stiller relevante krav om miljøvenlige midler, metoder m.v. i forbindelse med konkurrenceudsættelse (Så vidt muligt som udvælgelseskriterium. Evt. også som kontraktkrav.) Forvaltningsretlige garantier Silkeborg Kommune henviser til regler om tavshedspligt og andre forvaltningsretlige regler, som eventuelt måtte gælde direkte efter lovgivningen (kontraktkrav). Hvor det er relevant i forhold til opgaven, stiller Silkeborg Kommune endvidere supplerende forvaltningsretlige krav, så udliciteringen ikke indebærer en forringelse af borgernes retssikkerhed (kontraktkrav). Silkeborg Kommune beskriver altid klagereglerne, så der ikke kan opstå tvivl om borgernes muligheder for at klage over leverandøren eller ydelserne (kontraktkrav). Hjemtagnings- og overdragelsesklausuler Silkeborg Kommune tager i forbindelse med konkurrenceudsættelsen stilling til overtagelse af bygninger, udstyr, lejeaftaler og andre aktiver og rettigheder i tilfælde af, at der senere sker hjemtagning af opgaven eller overdragelse til andre leverandører. Silkeborg Kommune tager også stilling til håndtering af personoplysninger ved hjemtagning eller overdragelse til andre leverandører. 13

Silkeborg Kommune medtager bestemmelser, som sikrer mod sikkerhedsopsigelser, f.eks. i form af bestemmelser, der forpligter den nuværende eksterne leverandør til tidligt at afklare med en eventuel ny leverandør (eller kommunen selv i tilfælde af hjemtagelse), om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. 3.5. Kommunalt vundne udbud Kontraktstyring Hvis kommunens kontrolbud viser sig økonomisk mest fordelagtigt (eller billigst, hvis dette tildelingskriterium er anvendt), annulleres konkurrenceudsættelsen, og der indgås ikke kontrakt med nogle af tilbudsgiverne. Herefter skal opgaven løses af kommunens selv (den udførende enhed) i overensstemmelse med kontrolbudet. Hvis et kontrolbud vinder, løses opgaven fremover ved intern kontraktstyring af den udførende enhed. Kvalitet, leveringssikkerhed, service over for kommunen m.v. Den udførende enhed skal leve op til de samme krav til kvalitet, leveringssikkerhed, service over for kommunen (den bestillende enhed) m.v., som hvis en ekstern leverandør havde vundet konkurrenceudsættelsen. Silkeborg Kommune udfører som udgangspunkt kontrol på samme måde, som hvis der var tale om en ekstern leverandør. 14

4. POLITIK FOR BUD PÅ ANDRE MYNDIGHEDERS OPGAVER 2007-2009 Silkeborg Kommune kan byde på andre myndigheders opgaver i det omfang, der er tale om en opgave, som kommunen ville kunne udføre for sig selv 6. Silkeborg Kommune er positiv over for at byde ind i andre offentlige myndigheders konkurrenceudsættelser. Det forudsættes, at arbejdet falder inden for afdelingens / institutionens naturlige arbejdsområde, og der er tale om en opgave, som afdelingen / institutionen normalt varetager Det forudsættes desuden, at der ikke er tale om aktiviteter, som indebærer en økonomisk eller lign. risiko for Silkeborg Kommune. Endelig forudsættes det, at udførelsen af arbejdet ikke betyder, at afdelingen / institutionen får problemer med at varetage opgaver, som den skal udføre for Silkeborg Kommune. 6 Der er nærmere regler herfor i lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber (lov nr. 548 af 8. juni 2006) 15

Bilag 1 Definitioner Begreb Annoncering Definition og karakteristika Simpel procedure for konkurrenceudsættelse, hvor flere private leverandører via annoncering indbydes til at afgive tilbud på at løse en opgave (tjenesteydelse) når opgavens værdi overstiger 500.000 kr. Annoncering er relevant, hvis: Bilag II A-tjenesteydelser Bilag II B-tjenesteydelser Billigst a) Der er tale om en bilag II A-ydelse, hvis værdi ligger under tærskelværdierne b) Der er tale om en bilag II B-ydelse (bilag II B-udbud) Vedligeholdelse og reparation Landtransport Lufttransport Postbesørgelse Teletjenester Forsikring, bank- og investeringstjenesteydelser Edb-tjenesteydelser FoU-tjenesteydelser Regnskab, revision og bogholderi Markeds- og opinionsundersøgelser Managementkonsulentydelser Arkitektvirksomhed Reklamevirksomhed Bygningsrengøring og ejendomsadministration Forlags- og trykkerivirksomhed Kloakering og affaldsbortskaffelse Hotel, restauration, kantine o. lign. Jernbanetransport Søtransport Hjælpetransporttjenester, fx rejsebureau Juridiske tjenester Personaleudvælgelse og rekruttering Sikkerhedstjenester Undervisning og erhvervsuddannelser Sundheds- og socialvæsen Sport, fritid, kultur (radio/tv) o. lign. Alle andre ydelser, som ikke er omfattet af bilag II A Et tildelingskriterium efter udbudsdirektivet. Her er kravene til kvalitet, leveringssikkerhed, service over for kommunen m.v. nøje fastlagt, og tilbudsgiverne kan derfor ikke konkurrere på disse faktorer. De kan kun konkurrere på prisen. Den mest simple procedure for konkurrenceudsættelse, hvor kommunen retter direkte henvendelse til flere 16

Direkte tilbudsindhentning EU-Udbud eksterne leverandører og indbyder dem til at afgive tilbud på at løse en opgave. Særlig nøje reguleret procedure for konkurrenceudsættelse, hvor flere eksterne leverandører indbydes til at afgive tilbud på at løse en opgave (tjenesteydelse). En tjenesteydelse, som er omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, skal formelt set i udbud, men der er ikke tale om et EU-udbud, idet bilag II B-ydelser kun er omfattet af visse af udbudsreglerne. Den type udbud (bilag II B-udbud) er omtalt under Annoncering ovenfor. Intern kontraktstyring Udbud fører evt. til udlicitering, jf. nedenfor. Intern kontraktstyring er ikke en juridisk bindende kontrakt, men en organisatorisk og styringsmæssig indretning, hvor roller, opgaver og ansvar skal være tydeliggjorte, og hvor de politiske mål og krav til udvikling og ydelser skal være præciseret. Konkurrenceudsættelse Samlebegreb for EU-udbud, annoncering og direkte tilbudsindhentning. Kommunen modtager flere tilbud på, hvad det vil koste at lade en privat leverandør løse en opgave (tjenesteydelse). Det kan være en tjenesteydelse, som ville kunne løses af kommunens egne medarbejdere. Det kan også være en tjenesteydelse, som ikke kan løses af kommunens egne medarbejdere f.eks. revisionsopgaven. Konkurrenceudsættelsen fører evt. til udlicitering, se nedenfor. Men hvis opgaven ikke i forvejen har været løst af kommunen, vil der ikke ved konkurrenceudsættelsen ske en udlicitering. Konkurrenceudsættelsesmateriale Kontrolbud (eget bud) Det materiale, som de eksterne leverandører (og evt. også en kommunal enhed) afgiver deres tilbud på baggrund af. Er der tale om et EU-udbud, kaldes materialet for udbudsbekendtgørelse og udbudsmaterialet. At den offentlige myndighed på lige vilkår med de private leverandører deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Myndigheden giver således tilbud på sit eget udbud og kan vinde opgaven. Kontrolbudet kan gives ud fra den nuværende opgaveløsning. Men den kan også gives ud fra forudsætninger om fremtidige effektiviseringer, forbedringer af kvaliteten eller lign. Et kontrolbud er ikke et tilbud, da kommunen ikke kan give tilbud til sig selv. Formelt er der altså ikke tale om, at kommunen selv vinder et udbud. Er kontrolbudet det bedste kan ordregiver benytte det som begrundelse for at annullere udbudsforretningen og 17

beholde opgaven selv. Kvalitetskrav Leveringssikkerhed Rammeaftale Kvalitetskrav er indholdsmæssige krav til ydelserne (resultatet) eller virkningen af de ydelser, som ifølge serviceniveauet skal ydes. Leveringssikkerhed er et spørgsmål om, hvor ofte og hvor meget fristen for levering af ydelserne overskrides. En rammeaftale er en aftale med en leverandør om, at denne leverer en bestemt ydelse, såfremt den efterspørges af kommunen eller borgerne. Der er ikke noget krav om, at kommunen eller borgerne skal aftage ydelsen. Der kan evt. indgås rammeaftaler med flere eksterne leverandør, eller der kan være valgfrihed mellem eksterne leverandører og kommunen selv (frit valg). Servicepartnerskaber Serviceniveau Tildelingskriterier Rammeaftalen kan være indgået efter et EU-udbud eller anden konkurrenceudsættelse. Kan også være en godkendelsesordning, hvor alle, der kan opfylde visse krav, kan indgå rammeaftale (f.eks. som på hjemmehjælpsområdet) Partnerskab til løsning af offentlige serviceopgaver. Det kan f.eks. være vedligeholdelse og renovering af eksisterende bygninger eller sagsforberedende skridt i forbindelse med byggesagsbehandling. Partnerskab er en samarbejdsmodel mellem det offentlige og private virksomheder, hvor partnerne vælger hinanden på baggrund af komplementære innovations- og samarbejdskompetencer. Formålet er at varetage serviceopgaver og udvikle ydelser og processer med afsæt i fælles målsætninger og ved brug af økonomiske incitamenter. Partnerskab bygger på et udbud og indgåelse af en kontrakt på grundlag af en åben kravspecifikation, som fastlægger de overordnede krav til ydelser og resultater. (Partnerskaber m.h.p. at projektere, bygge, vedligeholde, drive og finansiere en bygning, f.eks. en skole eller lign., kaldes Offentligt-privat Partnerskab. Er ikke omfattet af denne udbudspolitik.) Serviceniveauet er et spørgsmål om, hvilke ydelser der skal tilbydes til borgerne eller kommunen. (Kaldes også i nogle sammenhænge for kvalitetsstandard, f.eks. i forbindelse med hjemmehjælp.) Kriterier rettet mod opgaveløsningen. De kriterier, som tilbudsgiverne kan konkurrere på. Anvendes ved vurderingen af det enkelte tilbud. Er der flere tildelingskriterier, skal kommunen normalt på forhånd angive en vægtning af kriterierne. Der findes to typer tildelingskriterier: 1) Mest fordelagtigt 2) Billigst 18

Udlicitering Der kan opstilles underkriterier. En opgave (tjenesteydelse), som ville kunne løses af kommunens egne medarbejdere, løses i stedet af en privat leverandør mod betaling. Opgaven løses på kommunens vegne. Byrådet har fortsat det endelige ansvar for, at opgaven udføres inden for lovgivningens rammer. Leverandøren har ansvaret for den konkrete udførsel af opgaven. Opgaven kan ikke frit trækkes tilbage, idet udførelsen sker efter en kontrakt. Udvælgelseskriterier Mindstekrav rettet mod tilbudsgiveren, herunder mod dennes økonomiske, tekniske og faglige formåen, erfaring, effektivitet og pålidelighed. Opfylder tilbudsgiveren ikke udvælgelseskriterierne, kommer tilbudet ikke i betragtning (uanset dets indhold). Økonomisk mest fordelagtig Et tildelingskriterium efter udbudsdirektivet. Med økonomisk mest fordelagtig menes i Silkeborg Kommune, at opgaverne løses inden for det politisk besluttede serviceniveau, med den størst mulige kvalitet, leveringssikkerhed og service over for kommunen m.v. til den lavest mulige pris. Der kan være fastlagt visse krav til kvalitet og leveringssikkerhed, men tilbudsgiveren kan konkurrere på mere kvalitet, mere leveringssikkerhed og på service over for kommunen m.v. 19

Bilag 2 Procedure for konkurrenceudsættelse i hovedtræk Tidsmæssigt perspektiv En konkurrenceudsættelse er en omfattende proces, navnlig når der er tale om et EUudbud, eller hvis der påtænkes udarbejdet kontrolbud. Der vil normalt gå ½ - 1 år fra beslutningen om en konkurrenceudsættelse er truffet, og til der kan indgås (intern eller ekstern) kontrakt med vinderen af konkurrenceudsættelsen. Hvis en kommunal udførende enhed skal have mulighed for at forberede sig på konkurrenceudsættelsen (FASE 2A), vil der kunne gå endnu længere tid. FASE 1 POLITISK AFKLARING Der opstår på det politiske eller administrative plan den tanke, at en bestemt opgave kan og bør konkurrenceudsættes. Det kan f.eks. fremgå af udbudspolitikken, men kan også blive overvejet og besluttet løbende. Der kan evt. blive foretaget en forundersøgelse for at vurdere, om det er lovligt og / eller hensigtsmæssigt at udlicitere eller konkurrenceudsætte en bestemt opgave. Fase 2 igangsættes normalt efter en politisk beslutning. FASE 2 AFKLARING AF FORUDSÆTNINGER 1. Nedsættelse af arbejdsgruppe Der nedsættes en administrativ arbejdsgruppe med deltagelse af ledelsen, af medarbejdere med praktisk kendskab til opgaven, af en medarbejder med juridisk indsigt samt evt. medarbejdere fra andre berørte afdelinger. Evt. ekstern bistand inddrages, hvis det findes nødvendigt. Kan der blive tale om personalereduktioner, udarbejdelse af kontrolbud eller virksomhedsoverdragelse, deltager en medarbejder fra Organisation og Personale. 2. Arbejdsgruppens opgaver: 1) Analyserer opgaverne, herunder den nuværende arbejdstilrettelæggelse og sammenhængen med andre opgaver 2) Analyserer hensigtsmæssigheden af konkurrenceudsættelsen og kommer med forslag til afgrænsning af opgaven, kontraktlængde og mulighed for frit valg 3) Kommer med forslag til formen for konkurrenceudsættelsen (direkte tilbudsindhentning, annoncering eller EU-udbud, åben for alle tilbudsgivere eller begrænset, evt. rammeaftale) 4) Vurderer, om der er behov for ekstern bistand i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation m.v. 20