Medarbejdermålinger High Performance Team Ledermålinger Salgskulturmålinger Bestyrelsesmålinger
intenz målinger Kulturmåling / Medarbejdermåling Kulturmålingen er intenz' værktøj til medarbejdermåling. Værktøjet viser entydigt sammenhængen mellem kulturen i virksomheden og virksomhedens evne til at skabe økonomiske resultater. Salgskulturmåling Igennem intenz mangeårige arbejde med udvikling af salgsorganisationer ved vi i dag, at forskellen i salgsresultater ikke kun kommer af de rigtige salgsværktøjer men i lige så høj grad af sælgerens drive og holdning til salg, virksomhedens brand og dens produkter. High Performance Team Er jeres ledere en gruppe af ledere eller en ledergruppe? Find ud af hvad der skal kendetegne jeres high performance team, hvor I står i dag og hvilken retning, I skal udvikle jer i for at skabe resultater i verdensklasse. 360 graders ledermåling Vores tilgang til ledermåling er at afdække oplevelsen af ledernes færdigheder på områder, der er afgørende for at skabe resultater i verdensklasse. Bestyrelsesmåling / Evaluering Målingen viser om der er enighed om mål og metode for bestyrelsesarbejdet og om kompetencernes udnyttes optimalt. Vidste du, at: intenz har mere end 10 års erfaring med målinger intenz har gennemført målinger i mere end 200 unikke nationale og internationale virksomheder. Mere end 150.000 respondenter inden for både den private og offentlige sektor har deltaget i intenz målinger Årligt deltager over 10.000 respondenter i intenz målinger. De fleste virksomheder genmåler hvert år, for at se udviklingen i resultatet intenz målinger er ikke bare en måling, men en proces, hvor ledere og medarbejdere bliver involveret i arbejdet med resultaterne, så ansvar og engagement for forbedringer lever i hele organisationen 2
Indhold Målinger Side 4 Kulturmåling (Medarbejdermåling) Side 4 Salgskulturmåling Side 6 High Performance Team Side 7 360 Graders ledermåling Side 8 Bestyrelsesmåling Side 9 Samarbejde med intenz Side 10 Koncept & Metode Side 11 Planlægning & Styring Side 12 Involvering af ledere og medarbejdere Side 14 Håndtering af organisationsstruktur Side 18 Dataindsamling (spørgeramme, svarskala, validitet, svarprocent m.m.) Side 19 Anonymitet Side 24 Rapporter Side 25 Bearbejdning af resultater og forankring Side 30 IT & Sikkerhed Side 33 Udvikling med intenz Side 34 Referencer Side 35 Målinger I intenz handler målinger om at identificere et udgangspunkt for udvikling samt at måle effekten af de indsatser, der gøres i dagligdagen. Man kan sige, at målingen er med til at besvare spørgsmålet: Er nutidens tanker, følelser og handlinger gode nok til at sikre fremtidens resultater? Vores målinger er handlingsorienterede værktøjer til at identificere og prioritere fælles indsatsområder i vores kunders organisationer samt indsatsområder i de enkelte enheder og afdelinger. Målingerne er værktøjer til at træffe beslutninger om ledelsesmæssige handlinger og ikke et mål i sig selv. 3
Kulturmåling / Medarbejdermåling Kulturmålingen er intenz' værktøj til medarbejdermåling. Værktøjet viser en direkte sammenhæng mellem måleresultatet og virksomhedens evne til at skabe bundlinje og vækst! Kulturmålingen er baseret på en helhedsvurdering af virksomhedens performanceevne på både det forretningsmæssige og det menneskelige område. Med målingen er det derfor muligt at få nøjagtig viden om følgende: Er din virksomheds indtjeningsevne tilstede? Hvad skal vi fastholde? Hvad skal vi udvikle på lang sigt? Hvad skal vi udvikle på kort sigt? Det er ikke nok at måle rigtigt, det er også det rigtige, der skal måles Alt for ofte er målinger baseret på at måle rigtigt, frem for at måle det rigtige. Det vil dog altid være op til fortolkning, hvad der er de rigtige områder at måle. Årsagen til at der er direkte sammenhæng mellem denne måling og din virksomheds evne til at skabe langsigtet lønsomhed, kan du læse om på næste side Processen efter målingen Det er sjældent en måling bliver foretaget for målingens skyld. Formålet med en måling er at skabe vedvarende forbedringer og en god langsigtet lønsomhed. Med andre ord det hjælper ikke at måle konditallet, hvis du ikke kommer i gang med løbetræningen efterfølgende. Det er indsatserne efter målingen der skaber forbedringerne ikke målingen. Som en del af processen involverer vi ledere og medarbejdere, hvor målet er: At forstå hvad der er målt og hvorfor At forstå hvad er en god score At få værktøjer til prioritering, planlægning og igangsætning af handlinger At skabe stærk motivation for igangsætning af og opfølgning på handlinger 4
Måleområder Måleområderne i kulturmålingen er udvalgt og udviklet på baggrund af analyser af meget succesrige virksomheder og hvad der har sikret dem vedvarende succes. Analysen Built to Last, som på dansk hedder Skabt til Succes, kortlægger fælles-trækkene for nogle af de mest succesrige virksomheder i verden. Virksomhederne performer som gruppe 15 gange bedre end aktiemarkedet generelt, og 6 gange bedre end deres stærkeste konkurrent. Principielt gør de ikke noget, der er forskelligt fra andre virksomheder. Det er omfanget af det, de gør, der er unikt. Gennem denne kulturmåling får I en vurdering af, i hvor høj grad I lever op til de bedste. Samtidig giver målingen et nøjagtigt og præcist billede af virksomheden, og et grundlag for at sætte handlinger i gang vel at mærke de rigtige handlinger på de rigtige områder. Der er i alt 11 måleområder, som vi har delt op i 3 hovedområder: Kernen Business Drivers People Drivers Kernen indeholder virksomhedens mission, vision og værdier. Business Drivers omfatter kategorierne; økonomi, marked, produkter og forretningssystem. People Drivers omfatter kategorierne; organisation, ledelse, team og individ. For at sikre at måleresultatet er nemt at forstå for hele organisationen, vises resultatet i en enkel og visuel model, der er nem at forstå. Enkel fordi alle måleområder og hovedresultater står på en side. Nem at forstå fordi målingen omfatter en virksomhed som helhed. 5
Salgskulturmåling Hvilken kultur er nødvendig for at opnå de ønskede salgsresultater? Hvad skal sælgerne tænke, føle og gøre, for at de rigtige indsatser gennemføres med rette kvalitet og effektivitet? Igennem intenz mangeårige arbejde med udvikling af salgsorganisationer ved vi, at forskellen i salgsresultater ikke udelukkende kommer af at anvende de rigtige salgsværktøjer, men i lige så høj grad af sælgerens drive og holdning til salg, virksomhedens brand og dens produkter. Grundholdningen i intenz salgsudvikling er nemlig, at en markant differentiering fra konkurrenterne ikke handler om pris og udvikling, men om sælgernes adfærd og påvirkning. Udgangspunkt og udvikling Vi tror på, at de bedste udviklingsprocesser starter med et godt, solidt udgangspunkt. Dette udgangspunkt skabes i intenz salgskulturmåling. Målingen tilpasses den enkelte salgsorganisation og tager udgangspunkt i sælgernes holdninger og adfærd inden for følgende områder: Virksomhedens brand i form af mission, vision, image og værdier Business Drivers i form af resultatfokus, salgsfærdigheder, produktstolthed og kommunikation, salgseffektivitet People Drivers i form af korpsånd, udvikling, salgsledelse, teamspirit og individuel motivation Målingen giver salgsledelsen et enestående billede af salgskulturen og derfor det mest nøjagtige udgangspunkt for en udviklingsproces. Måling af effekt Sammen med resultatmål, indsatsmål og nu også kultur eller adfærdsmål får salgsledelsen mulighed for at følge og påvirke de faktorer, der påvirker resultatet mest. Så uanset om I er i starten, i gang med eller færdig med et udviklingsforløb for jeres sælgere, kan intenz værktøj til måling af salgskulturen bruges som et værktøj til udvikling af sælgere og dermed skabe en positiv indflydelse på virksomhedens resultat. 6
High Performance Team Er jeres ledere en gruppe af ledere eller en ledergruppe? Find ud af hvad der skal kendetegne jeres High Performance Team, hvor I står i dag og hvilken retning, I skal udvikle jer i for at skabe resultater i verdensklasse. En af forudsætningerne for at nå de mange ambitiøse mål i en virksomhed er, at teams fungerer fantastisk og det kalder vi High Performance Teams eller Winning Teams. Tænk blot på hvor mange forskellige ledelsesteams der findes direktion, salg, produktion, logistik og administration. Og under disse ledelsesteams ligger der igen et hav af teams. Det gode gamle spørgsmål Er vi en ledergruppe eller en gruppe af ledere? er stadig aktuelt, men fokus må nu være at vokse fra at være en ledergruppe til at blive et High Performance Team. Overvej et kort øjeblik følgende: Hvis du skulle give en karakteristik af et team, der arbejder i særklasse som er unikke, fordi de er sammen og som inspirerer og udvikler hinanden til storslåede resultater hvad er det så, de kan og gør? Rent forståelsesmæssigt kan man sige, at; i en gruppe af ledere giver 2 + 2 = 3 i en ledergruppe giver 2 + 2 = 4 i et team giver 2 + 2 = 5 i et HPT giver 2 + 2 = 8 eller mere HPT-målingen viser, om jeres lederteam er et High Performance Team ved at måle på områderne i modellen inden for: Fælles kerne High Performance Autentisk Muskertérånd Kompetencer Relationer 7
360 Graders ledermåling Der er nok kun få, der i dag sætter spørgsmålstegn ved, om der er sammenhæng mellem god ledelse og virksomhedens resultater. Paradokset er, at lederne ofte rekrutteres for deres faglige færdigheder og ikke for deres ledelsesmæssige færdigheder. Det gør, at vi ofte mister en god specialist og får en dårlig leder. Men ledelse er netop at skabe resultater gennem andre, og det viser sig at være udfordringen for mange. Lederen vurderes i 360 graders ledermålingen på alle vigtige områder i forhold til ledelsesopgaven nemlig lederens evne til at sikre at: Mission, vision og værdier efterleves blandt medarbejderne Medarbejderne er resultatorienterede, kundeorienterede, innovative, kvalitetsbevidste og effektive Medarbejderne udvikles målrettet Der samarbejdes effektivt og medarbejderne trives intenz' 360 graders ledermåling er derfor en måling på lederens evne til at skabe de rette tanker, følelser og handlinger hos medarbejderne vel at mærke de rette i forhold til at nå virksomhedens mål og resultater. Leders leder Lederkollega Lederkollega Medarbejder Medarbejder Medarbejder 8
Bestyrelsesmåling Ingen tvivl danske bestyrelsesmedlemmer er dygtige mennesker med en stærk integritet og stærke, sunde holdninger og meninger. Desværre udnyttes kompetencerne ikke altid optimalt i bestyrelsesarbejdet. I de fleste tilfælde kan bestyrelsesarbejdet blive meget bedre. Der er udarbejdet anbefalinger til godt bestyrelsesarbejde og Corporate Governance, og et af elementerne her er en årlig vurdering af bestyrelsens arbejde. I European Corperate Governance Evaluation (ECGE) har vi i et skandinavisk samarbejde udviklet et værktøj til bestyrelsen med følgende formål: At selvevaluere bestyrelsens arbejde på en kvalitativ måde At give inspiration til dialog i bestyrelsen At være katalysator for udvikling af bestyrelsens arbejde og samarbejde At inspirere til at minimere bestyrelsens risici Læs mere på http://www.ecge.dk/ 9
Samarbejde med intenz Vores indgangsvinkel til arbejdet med organisationsudvikling er baseret på vores filosofi om, at virksomheder og organisationer, når alt kommer til alt, er mennesker og stort set alt, hvad der sker, er baseret på menneskelig adfærd. intenz er ikke bare et navn, men et udtryk for vores målsætning om at intensivere menneskelig adfærd og organisationers performance, så de til enhver tid kan leve op til de krav, et omskifteligt samfund stiller. Centralt er, at virksomhedens kultur er stærk og rustet til disse krav at organisationen tænker, føler og gør det rigtige. Kernekompetence Vores kernekompetence i intenz er kulturudvikling. At forbedre kulturen det man tænker, føler og gør i virksomheden. Når vi flytter mennesker til en stærkere kultur, er det for at nå virksomhedens mål på en bedre måde. Det er det, vi brænder for, og det vi er gode til. Denne tilgang og de enkelte begreber: Fra tanke til plan fra plan til handling fra handling til resultat - bringer intenz helt i front som mange virksomheders valg af samarbejdspartner. 10
Koncept & Metode intenz skræddersyer enhver måling efter virksomhedens behov og situation. Det er vores erfaring, at et virksomhedstilpasset koncept, herunder spørgeramme, bliver bedst, såfremt den tager udgangspunkt i en velafprøvet og valideret tematisk struktur. Vi sikrer succes med målingen gennem følgende trin: Planlægning og projektstyring Planlægningsværktøjer Involvering af ledere og medarbejdere Måleprocessen Fra måling til resultater Fra strategi og mål til individet Håndtering af organisationsstruktur Dataindsamling Validitet og reliabilitet Svarskala Opfølgning på svarprocenter Anonymitet Rapporter Bearbejdning af resultatet og forankring Lederens Toolbox Elektronisk HR-platform IT & Sikkerhed Vidste du, at: Lave svarprocenter skyldes ofte, at der ikke er blevet arbejdet med resultatet fra tidligere målinger! intenz gennemfører målinger på alverdens sprog og i mange forskellige lande! 11
Før planlægningsmødet Organisationsplan / struktur Kendskab til mission, vision, værdier Planlægningsmøde (3 timer) Procesplan Praktisk gennemførelse Datoer & deadline for aftaler og praktik Tilpasning af spørgeramme Organisationsstruktur / Rapporter Lederworkshop I Commitment til processen Hvorfor måle? Hvad skal der ske? Din rolle som leder Hvordan informere medarbejdere? Måling Invitationer udsendes pr. mail eller brev intenz support Opfølgning og status på svarprocent Udarbejdelse af elektroniske rapporter (PDF) Lederworkshop II Bearbejdning af resultatet (1+1 dag) Præsentation af resultat Forståelse for resultat Prioritering af handlinger Handlingsplan Next step Lederworkshop III Forankring og opfølgning (1 dag) Sparring på individuelle resultater Præsentation af forankringsværktøjer Træning i brug af forankringsværktøjer Opfølgning Planlægning & Styring Vores mange års erfaring med gennemførelse af målinger har gjort, at vi har struktureret planlægningsarbejdet ned til mindste detalje, så gennemførelsen af målingen er så enkel og tidsbesparende for de involverede som overhovedet muligt. På et indledende planlægningsmøde beslutter vi i fællesskab, hvordan processen skal se ud. Herunder tidsplan, information, praktiske opgaver, samt involvering af ledere og medarbejdere. 12
Planlægningsværktøjer 13
Involvering af ledere og medarbejdere Alt for ofte ender målinger på hylden ubrugte! Det er ærgerligt, fordi en måling er et effektivt og enkelt lederværktøj. Med enkle værktøjer og motivation til processen medvirker intenz til, at ledere og medarbejdere har det rette fokus på arbejdet med målingen før, under og efter dataindsamlingen. Når vi gennemfører en måling, lægger vi meget vægt på processen omkring målingen ikke mindst processen med ledelsen er altafgørende for, hvor godt målingen bliver implementeret. Før planlægningsmødet Planlægningsmøde (3 timer) Der er en række aktiviteter, som går forud for målingen, aktiviteter i forbindelse med selve målingen samt aktiviteter efter målingen. Inden målingen motiveres lederne til at deltage konstruktivt i processen. Vi skaber en dyb forståelse hos lederne for, hvorfor det er vigtigt at måle, samt hvad de kan bruge målingen til. Ydermere får lederne input til, hvad deres rolle er og hvordan de kan sikre medarbejdernes engagement i processen. Undervejs i målingen følger vi op på lederne og holder dem orienteret om, hvordan deltagelsen er i deres afdeling dette gøres for at sikre en høj svarprocent. Efter målingen får lederne en grundig instruktion i, hvordan måleresultatet skal læses og forstås og får ydermere værktøjer til at vurdere egne resultater i forhold til andre hvad er en god score, og hvad er en dårlig score? Næste skridt er, at lederne danner sig et overblik over resultatet af målingen for herefter med udgangspunkt i vores enkle planlægningsværktøjer at prioritere og planlægge de aktiviteter, der skal gøres for at forbedre måleresultatet. At involvere medarbejderne i processen er altafgørende for den fortsatte succes. For nogle ledere kan det imidlertid kræve en ekstra indsats og forberedelse for at gå ind i dialogen med medarbejderne. Derfor har vi udarbejdet en køreplan til ledernes dialog med medarbejderne, ligesom vi træner og motiverer lederne til denne dialog. Lederworkshop I Commitment til processen Måling Lederworkshop II Bearbejdning af resultatet (1+1 dag) Lederworkshop III Forankring og opfølgning (1 dag) 14
Måleprocessen Forarbejde Lederworkshop I Forståelse for koncept Måling Lederworkshop II Bearbejdning af resultat Lederworkshop III Forankring Projektgruppe Spørgeramme tilpasses til virksomhedens mission, vision og værdier (MVV) og kultur i øvrigt Rapportkrav og demografi Detailplan Værdier Hvorfor definerede vi MVV? Hvad ønsker vi at opnå? Gjorde vi det? Måling Hvorfor måle? Hvad får vi ud af det? Hvad får du ud af det? Hvad skal ske? Hvad skal du gøre? Hvordan informere medarbejdere? Opsætning Invitation til deltagere Måling Support Rapporter Præsentation af resultat Forståelse af resultat Hvor langt er vi fra den ønskede kultur? Prioritering af handlinger Handlingsplan Next step Individuelle sparring med lederne Præsentation af forankringsværktøjer Træning i forankringsværktøjer Opfølgning 15
Fra måling til resultater I II III IV V VI Igangsætning og fælles forståelse Måle det rigtige Resultatet -forstået -accepteret -værdioplevet Involvering af organisationen i resultatet Aktiviteter gennemføres Forbedret måleresultat Planlægning og commitment Besvarelse Forstå resultat Sparring Prioritering Dialog og involvering Sikre ønsket fremtid med lederne 16
Sammenhæng mellem strategi og mål til individet Overordnet Resultat total Resultat afdeling Individ Strategi og mål Den enkelte leder/medarbejder Strategien afstikker den ønskede retning Strategien fastlægger overordnede mål Strategien har sammenhæng til mission, vision og værdier Målingen viser, om den nødvendige energi, vilje og adfærd er til stede i organisationen for at nå strategi og mål Målingen viser, hvor det er nødvendigt at forbedre aktiviteter overordnet Målingen giver organisation et samlet motivations- og energiløft Målingen skaber enighed om prioritering af aktiviteter Målingen viser, om den nødvendige energi, vilje og adfærd er tilstede i den enkelte afdeling Målingen viser, hvor det er nødvendigt at forbedre aktiviteter i afdelingen Målingen giver afdelingen et samlet motivations- og energiløft Målingen skaber enighed om prioritering af aktiviteter Involvering sikrer forståelse og commitment til strategi og mål hos den enkelte Involvering sikrer vilje, energi og engagement Involvering sikrer, at alle ved, hvordan de kan bidrage til at målingen forbedres og strategien nås Involvering sikrer, at aktiviteter bliver gennemført 17
Afdeling 2 Håndtering af organisationsstruktur Med udgangspunkt i organisationsstrukturen, udarbejdes de demografiske variable til målingen. Disse bruges til, efter dataindsamlingen er slut, at trække det totale resultatet ud af målingen samt resultater på enhedsniveau. Organisationsstrukturen kan foruddefineres, så medarbejderne ikke selv skal svare på deres tilhørsforhold. Der laves en liste som denne i Excel, hvor hver række indeholder tilhørsforhold for den enkelte medarbejder. Total Navn E-mail Org. niveau Afdeling Underafd. Leder Team Hans Hansen hans@org.dk Leder Produktion Ove Ovesen Niels Nielsen niels@org.dk Medarbejder Produktion Maskiner Hans Hansen Team A Mads Madsen mads@org.dk Medarbejder Salg Erik Eriksen Jens Jensen jens@org.dk Medarbejder Salg Erik Ekiksen Team A Erik Eriksen erik@org.dk Leder Salg Ove Ovesen Tanja Jensen tanja@org.dk Leder Udvikling Ove Ovesen Chefer Ledere Medarbejdere Trine Hansen trine@org.dk Medarbejder Udvikling Tanja Jensen Team A Egon Hansen egon@org.dk Medarbejder Udvikling Tanja Jensen Fordele ved foruddefinering af organisationsstrukturen Ved foruddefinering af organisationsstrukturen, skal medarbejderen hverken bruge tid på eller forholde sig til, hvor han / hun hører til. Derved sikrer, vi at medarbejderne placeres i de rigtige enheder, som fx afdeling, leder osv. Derudover er der mulighed for at oplyse, hvilken leder medarbejderen skal tænke på i sin besvarelse. 18
Dataindsamling Internettet, papir eller en kombination? I dag er der mange metoder til at indsamle data i forbindelse med undersøgelser. I intenz kan vi håndtere alle typer. Indsamlingen af data sker ved hjælp IT systemet Survey-Xact, hvori der problemfrit kan gennemføres målinger med op til 50.000 respondenter. Systemet kan håndtere et ubegrænset antal sprog. Systemet er webbaseret og kan håndtere e-mails, login-breve og rykkermails. Det er ligeledes åbent for besvarelser 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage og det er muligt at lukke for besvarelsen undervejs, med henblik på at fortsætte besvarelsen senere. intenz giver support til respondenter, der har brug for hjælp til gennemførelse af besvarelse. Alle data, både organisationsstruktur, spørgsmål og besvarelser, kan eksporteres i Excel-format til andre systemer. Indsamling af data ved hjælp af papirskemaer sker ved scanning af skemaer og indlæsning direkte i Survey-Xact. 19
intenz standardspørgeramme Validitet og reliabilitet Spørgerammen er den væsentligste brik i selve målingen. Det er her, man skal leve op til de krav, der er stillet gennem formuleringen af de bagvedliggende mål og hypoteser for analysen. Vi tilpasser altid den gennemtestede standardspørgeramme til den enkelte kunde og selve formuleringen af spørgsmål sker i tæt samarbejde med kunden. Dette sikrer, at spørgerammen bliver så vedkommende og nærværende som muligt for respondenterne. Vi sikrer altid, at målingen måler, hvad den skal, og at det er muligt at tolke svarene efterfølgende. Kort sagt skal spørgerammen være valideret, hvilket vil sikre, at spørgsmålene fungerer efter hensigten: At de er forstået entydigt af alle respondenter At svarene tolkes entydigt, dvs. at de måler det, vi ønsker At respondenterne kan og vil svare på dem At spørgsmålene dækker de ønskede emner Validering af spørgerammer kan strække sig fra meget simple kvalitative afprøvninger og tests til omfattende matematiske/statistiske afprøvninger og beregninger som fakta- og itemanalyser. Valideringen af de spørgerammer, som intenz udarbejder, kan derfor foretages med forskellig intensitet afhængig af kravene til målingen. Som minimum vil spørgerammen dog altid være kvalitativt valideret. 20
Spørgerammen som danner udgangspunkt for den måling, der skal gennemføres hos jer er udviklet og tilpasset over en lang årrække. Sammensætning af spørgsmål ud fra de enkelte kategorier blev foretaget første gang i 2000. På det tidspunkt bestod spørgerammen af 189 spørgsmål. Vi så på et tidspunkt et behov for at minimere antallet af spørgsmål men stadig bevare samme forklaringskraft. Derfor gjorde vi to ting. For det første indledte vi et samarbejde med professorer på London School of Economics, hvor vi i fællesskab tilpassede spørgsmålene, opstrammede formuleringerne og valgte et sæt af 144 spørgsmål. Spørgsmålene blev udvalgt efter hvor sikker, man kan være på at de reelt afspejler det, man ønsker at vurdere. Samtidig blev spørgerammen tjekket op imod gældende praksis for kvantificering af menneskers subjektive opfattelse af en given situation. For det andet gennemførte vi statistiske analyser, der efterfølgende bragte spørgerammen ned fra de 144 til 100 bruttospørgsmål. Validiteten og Reliabiliteten blev i denne forbindelse testet for alle spørgsmål igennem analyser og fokusgrupper. Validitet i den sammenhæng betyder, at de enkelte spørgsmål forklarer den kategori hvori de indgår altså at sammenhængen i spørgsmål i de enkelte grupper er entydig. Reliabilitet betyder, at man kan forvente at medarbejderne svarer ærligt og reelt på spørgsmålene altså at hvis man spurgte dem igen, ville de svare det samme. Udover de statistiske overvejelser bag spørgerammen, har vi endvidere vurderet dem i forhold til forskellige kulturelle opfattelser i mere end 30 lande fordelt i alle verdensdele. Dette medførte også ændring af spørgsmål for at sikre en troværdig spørgeramme. Sidst men ikke mindst er spørgerammen blevet gennemgået med mere en 200 unikke virksomheder og over 150.000 respondenter har besvaret den. Dette giver en yderligere sikkerhed for at resultatet er troværdigt og anvendeligt. 21
Svarskala statistik og metode I forbindelse med besvarelsen af de udsagn, der indgår i en standardmåling i intenz, bliver respondenterne bedt om at tage stilling til graden af enighed og vigtighed for hvert udsagn. Vi anvender en 5-punkts-skala (Lichert skala), fordi denne skala i vid udstrækning giver respondenterne mulighed for at variere deres svarafgivelse. Dette skaber grundlag for større variation i det endelige datagrundlag der indsamles, og øger dermed sandsynligheden for at få retvisende resultater. For den anvendte enighedsskala gælder det, at svarpunkterne over det neutrale midterpunkt repræsenterer positive svarpunkter, mens svarpunkter under det neutrale midterpunkt repræsenterer negative svarpunkter for et givent udsagn. Respondenten svarer ud fra betragtninger om enighed, hvorefter denne vurdering omkodes til værdier således at: Meget enig = 5 Enig = 4 Både / og = 3 Uenig = 2 Meget uenig =1 Ved ikke = 0 Hvert udsagn vurderes herudover af respondenterne med hensyn til graden af vigtighed. Vigtighed er også baseret på en 5-punktsskala dog i tilpasset form. For den anvendte skala gælder det, at svarpunkterne kun befinder sig på og over det neutrale midterpunkt. Det vil sige: Meget vigtig = 5 Vigtig = 3 Mindre vigtigt = 1 På trods af kun 3 svarmuligheder anvendes samme værdiskala (1-5) Dette skyldes igen ønsket om en større variation i datamaterialet. Samtidig er der også en metodemæssig betragtning bag skalaen. Vurderingen mindre vigtig repræsenterer en meget lav oplevelse af vigtighed hos medarbejderen og derfor et lavt commitment til temaet i udsagnet. Dette omsat til værdier bør derfor repræsentere en meget lav score (1). Vurderingen vigtig repræsenterer en mere eller mindre neutral opfattelse hos respondenten. Det vurderes som vigtigt, men der mangler stadig commitment, derfor vurderes dette til en middel score (3). Før man kan tale om at en oplevelse af vigtighed reelt resulterer i commitment fra medarbejderen, bør denne svare, at det er Meget vigtigt dette værdisættes derfor til en høj score (5). Endvidere bunder valget af kun 3 svarmuligheder på vigtighed i modsætning til 5 svarmuligheder på enighed, et ønske om at skabe variation i besvarelsen fra spørgsmål til spørgsmål. To helt identiske skalaer kan medføre den risiko, at respondenten har svært ved at skelne de 2 skalaer visuelt og forståelsesmæssigt, og dermed svarer det samme på enighed og vigtighed. 22
100% Opfølgning på svarprocenter Vi har god erfaring med at sikre en høj svarprocent i de målinger, vi gennemfører. Dette gøres gennem relevante og vedkommende spørgerammer og spørgsmål, grundig indledende kommunikation til respondenterne, løbende opfølgning på om respondenterne har svaret og elektroniske e-mailpåmindelser til dem, som ikke har svaret. Men vigtigst af alt skaber vi motivation og giver virksomhederne de nødvendige værktøjer, så resultaterne fra målingen bliver brugt konstruktivt til at skabe forbedringer og forandringer, hvilket er den bedste måde at skabe motivation til fremtidige målinger i organisationen. Vi beslutter sammen med jer, hvad målet for svarprocenten skal være. Og vi vil altid være ambitiøse på jeres vegne, så målet må gerne være 100%. 23
Anonymitet Vi garanterer 100% anonymitet i vores målinger. intenz oplyser udelukkende OM den enkelte medarbejder har svaret, så vi sikrer en høj svarprocent, og udleverer under ingen omstændigheder HVAD den enkelte medarbejder har svaret. Færre end 3 besvarelser = Ingen rapport Enhver besvarelse er altså 100% anonym. Der skal være minimum 3 medarbejdere i en enhed, før rapporten for enheden kan genereres. Anonymitet og baggrundsvariable Man skal have for øje, at mange baggrundsspørgsmål kan være med til at skabe usikkerhed og utryghed om anonymiteten blandt medarbejderne. Vi informerer derfor altid grundigt om, hvordan og hvorfor baggrundsspørgsmålene anvendes i målingen og tager en dialog om etik og moral i forbindelse med behandlingen af de oplysninger, som fremkommer i målingen. 3 eller flere besvarelser = rapport Vi kan i enhver undersøgelse garantere den enkeltes anonymitet. Dette kan fx gøres formelt i form af skriftlige garantier, og er naturligvis altid med udgangspunkt i vores etik. Hvorfor er grænsen sat ved 3? I rapportsystemet kan respondentgrænsen defineres af intenz. Dermed bliver grænsen fleksibel. Grænsen kan dog ikke være under 3 respondenter i en rapport, da dette er intenz etiske grænse for at sikre respondenterne fuld anonymitet. Dvs. at når respondentgrænsen er defineret, kan der ikke trækkes resultater ud fra rapportsystemet med antal respondenter under respondentgrænsen. I mange analyser sættes grænsen ved 5 eller 6 respondenter. Men mange organisationer har teams eller grupperinger på under 4 medarbejdere, og lederne i de teams vil således ikke få et tilstrækkelig brugbart værktøj at arbejde med. Derfor sætter intenz som udgangspunkt en grænse ved 3. 24
Rapporter intenz leverer afdelingsrapporter til alle ledere og mere dybdegående rapporter til direktionen og HR (Organisatoriske niveauer, anciennitet, Business units, afdelinger, teams etc.) Fra dataindsamlingssystemet kan data eksporteres på alle niveauer i gængse fil-formater. Den normale tidsramme for levering af rapporter i elektronisk format er 14 dage. Såfremt der er særlige forhold, aftales en passende tidsramme. intenz står for levering af de elektroniske rapporter, men kan også stille et rapporteringsmodul til rådighed, hvor virksomheden selv kan trække rapporterne allerede dagen efter endt dataindsamling. I følge vores erfaring giver rapporter med en stærk og klar visuel profil en klar fordel i forståelse af resultatet. Samtidig giver det et hurtigt overblik, det gør det nemt at give resultater videre i organisationen og det er nemt at se resultatforbedringer. intenz specialudviklede rapporteringsmodul, er designet til at udarbejde netop enkle og visuelle rapporter. Alle rapporter kan trækkes ud i særlige formaterede PDF og Excel rapporter. Interne benchmark og udviklingsrapporter kan også rapporteres fra modulet. Alle PDF-rapporter kan nemt indsættes i PowerPoint til evt. øvrige præsentationer af resultatet. 25
Standardrapporter Performancechartet giver overblikket. Her angiver farver og tal totalscoren samt kategoriscorerne Rapporten leveres i PDF Specifikationerne giver dybden i resultatet. Her vises enigheds- og vigtighedsscorerne på hvert spørgsmål, fordelt på kategorier. Endvidere vises spredningen på enighedsscorerne og antallet af respondenter, der har besvaret i rapporten samt pr. spørgsmål. Kommentarrapporten viser de kommentarer, der er afgivet i besvarelserne. Rapporten leveres i PDF Performancechart Rapporten leveres i PDF og Excel Specifikationer Kommentarer 26
Intern Benchmark Rapport til Direktionen og HR Den interne benchmarkrapport kan sammenligne resultatet på alle demografiske variable. Det kan fx være sammenligning af lande, afdelinger, ledere osv. Rapporten giver Direktionen og HR et hurtigt overblik over, hvor virksomhedens nøgleressourcer udnyttes bedst. Rapporten leveres i PDF (dataarket leveres både i PDF og Excel) 27
Udviklingsrapporter ved flere målinger Udviklingsrapporterne giver mulighed for at sammenligne resultatet op mod sidste års resultat eller tidligere resultater. Organisationen kan sammenligne fremgang, stilstand og tilbagegang på alle demografisk variable. Fx på det samlede resultat, på afdelinger, ledere, organisatorisk niveauer osv. Performancechartet leveres i PDF. Specifikationerne leveres i PDF og Excel. Performancechart Sammenlignet over tid Specifikationer Sammenlignet over tid 28
Specialudviklede rapporter Har I særlige ønsker eller behov for specialudviklede rapporter, drøfter vi det sammen allerede på det indledende planlægningsmøde. Tilbud gives efter omfang og antal. 29
Bearbejdning af resultatet og forankring At involvere medarbejderne i det videre arbejde med processen er altafgørende for at skabe synlige varige forandringer. Et samarbejde med intenz om en måling er derfor ikke bare en måling, men også et implementeringsforløb. Vi er drevet af at udvikle mennesker. Det stiller krav ikke kun til målingen, men i høj grad til implementeringen. Med intenz får du også værktøjer til udvikling og motivation af topledelse og mellemledere, samt værktøjer der sikrer forståelse, motivation og færdigheder til at arbejde videre med resultatet. Måleprocesserne følges derfor altid op af tæt dialog med ledere og medarbejdere oftest med det formål at besvare følgende spørgsmål: I hvilken grad er medarbejderne engageret i virksomheden? I hvor høj grad er der overensstemmelse mellem vores beskrevne kultur (mission, vision, værdier) og den reelle kultur? Hvordan sikrer vi en kultur, der skaber de bedst mulige resultater? Hvor bør der sættes ind for at sikre den hurtigste og størst mulige effekt Lederens toolbox De ledere der ønsker at gøre en ekstra indsats og forberedelse for at gå ind i dialogen med medarbejderne kan anvende vores Toolbox med værktøjer til dialog, planlægning og definering af indsatsområder, når medarbejderne skal involveres. Ligesom vi træner og motiverer lederne til opgaven. Lederens Toolbox er designet til at kunne anvendes sammen med intenz elektroniske HR-platform ilog. 30
Lederens Toolbox Guide til ledere Prioritering & Planlægning Driver Thinking Dialogværktøjet Kulturspillet Driver Planner Ønsket fremtid 31
intenz elektroniske HR-platform (ilog) For intenz har gennemførelsen af medarbejdermålinger altid taget udgangspunkt i vores fokus på at give den enkelte leder en indsigt i sine medarbejders engagement og fokus. Dette fokus, kombineret med vores erfaring i udviklingen af organisationer gør, at vi tilbyder en kvalitet hvor nøgleord som enkelthed, anvendelighed og indsigt er kendetegnende. Derfor har vi i lederens toolbox fokuseret specielt meget på udviklingen af støtteværktøjer til organisationens forståelse for målingen. Disse værktøjer er alt fra opgaver til lederens forberedelse, kommunikationsværktøjer, dialogværktøjer, værktøjer til forståelse af resultater og mange flere. Alle værktøjer i lederens toolbox kan gøres tilgængelige i intenz elektroniske HR-platform ilog. ilog der anvendes til aktivitetsaftaler i forbindelse med medarbejdermålinger samt ved medarbejdersamtaler giver mulighed for at gennemføre planlægningsaktiviteter. Platformen fungerer ved at: 1. Alle rapporter gøres tilgængelige for lederen i ilog efter personligt login 2. Andre guides, vejledninger og værktøjer kan ligeledes gøres tilgængelige 3. Lederen gennemlæser sine rapporter 4. Lederen anvender et vurderingsskema til at opsummere sine fokusområder. Vurderingsskemaet følger strukturen fra spørgeskemaet 5. Fra vurderingsskemaet udvælges de temaer, der skal medtages i handlingsplanen 6. ilog genererer automatisk en handlingsplan, der indeholder de temaer, afdelingen har valgt 7. Lederen udarbejder sin handlingsplan, der kan gøres tilgængelig for andre 8. Lederen udvælger evt. nøgleord, der knytter sig til handlingsplanen 9. HR kan efterfølgende lave statistikaktiviteter 10. Rapporter og handlingsplaner er tilgængelige indtil og ved næste måling ilog kan udvides, så det også kan anvendes til medarbejdersamtaler. På denne måde kan processen med medarbejdermåling og planlægning af forbedringer kædes sammen med gennemførelsen af medarbejdersamtaler og en synergi mellem de to områder realiseres. Vores erfaring på dette område omfatter for en række virksomheder udvikling af et MUS-værktøj, der tager udgangspunkt i virksomhedens medarbejdermåling. 32
IT & Sikkerhed intenz har indgået et samarbejde med SurveyXact, som leverer drift af dataindsamlingssystemet af samme navn Survey-xact. SurveyXact opretholder et driftsmiljø, der giver intenz A/S adgang til systemet. Det betyder at SurveyXact foretager alle nødvendige opdateringer af dataindsamlingssystemet. Denne drift inkluderer hardware, web-server, databaseserver, programlicenser, backup, internetforbindelse, trafik, overvågning, håndtering af nedbrud og løbende opdatering af disse ydelser. SurveyXact følger god sikkerhedspraksis, og lever op til anerkendte standarder for IT-sikkerhed. Driftsikkerhed Driftsmiljøet står i et SKAFOR 30-sikret serverrum Driftsmiljøet har dobbeltsikret nødstrømsanlæg med redundant UPS og dieselgenerator Driftsmiljøet har redundant gigabit internetforbindelse Driftsmiljøet har redundant aircondition, der sikrer ~30 % relativ luftfugtighed Driftsmiljøet har fuldautomatisk aspirationsanlæg, der sporer røgudvikling Driftsmiljøet har fuldautomatisk Inergen brandslukningsanlæg Driftsmiljøet har vand-sensor under gulv Driftsmiljøet har døgnovervågning af strøm-, vand- og brandalarmer Der er en sekundær web-server til rådighed hvis den primære skulle gå ned Alle data opbevares i en replikeret Microsoft SQL database server Der etableres overvågning af tilgængeligheden af løsningen Datasikkerhed Der tages dagligt backup af alle data til off-site backup server samt til tape Der tages én gang i timen backup af alle ændringer lavet i databasen siden sidste daglige backup til off-site backup server 33
Udvikling med intenz STRATEGI Mission, vision, værdier Procesoptimering Lean, forandringskultur Toplederudvikling Strategi High Performance Team LEDERUDVIKLING Værdibaseret ledelse Ledelse og prioritering af ledertid Målstyring på resultater, indsatser og effektivitet Samtaler, kommunikation og coaching Mennesker og drivkraft Planlægning og strategi ORGANISATIONEN GENERELT Kvalitet og effektivitet Kommunikation og samarbejde Mennesker og drivkraft medarbejdere Work Life Balance SALGSUDVIKLING Key Account Management Salgslederudvikling Salgstræning 34
Gebr. Heinemann Retail 35
Filosofi Vores indgangsvinkel til arbejdet med organisationsudvikling er baseret på vores filosofi om, at virksomheder og organisationer, når alt kommer til alt, er mennesker og stort set alt, hvad der sker, er baseret på menneskelig adfærd. intenz er ikke bare et navn, men et udtryk for vores målsætning om at intensivere menneskelig adfærd og organisationers performance, så de til enhver tid kan leve op til de krav, et omskifteligt samfund stiller. Det er afgørende, at virksomhedens kultur er stærk og rustet til disse krav at organisationen tænker, føler og gør det rigtige, og det er her, vi har vores kernekompetence. Akkurat som gartnerne på billedet er vores opgave at luge ud i dårlige tanker, følelser og holdninger, og samtidig plante fundamentet til en forbedret kultur med den drivkraft og intensitet der skal til for at nå virksomhedens mål. Så kan lederne fokusere på deres vigtigste opgave, nemlig at holde processen i gang og sikre fortsat motivation. Med andre ord vi anlægger haven I skal bare passe den!