Årsrapport 2009 for Side 1 af 11
1. Sammendrag s store udfordring i 2009 var at udarbejde og gennemføre en økonomisk handleplan for at bremse op for et betydeligt merforbrug. For første gang i hjemmeplejens historie har vi måttet afskedige medarbejdere, hvilket har haft en negativ indflydelse på arbejdsmiljøet og har bremset en del af den planlagte kompetenceudvikling. Handleplanen virker og medarbejderne begynder at se mere optimistisk på hverdagen. s leder har været sygemeldt sidste halve år af 2009, og anden leder er konstitueret. Sygeplejeteamet er samlet med en konstitueret leder. Alt sammen forhold, der påvirker hele virksomhed. I forlængelse af kommunens sundhedspolitik har det nyetablerede forebyggende team sat deres præg på hverdagen og haft kontakt til 10 % af s svageste brugere. De forebyggende medarbejdere har været kommunens repræsentanter i et projekt for kroniske lungepatienter, KOL. Medarbejderne i hjemmeplejen har bl.a. arbejdet med kost og ernæring, både for borgere og medarbejdere. har arbejdet med kommunens kvalitetskrav og har stort set indfriet resultatkravene for 2009. Der er således god sammenhæng med de politiske pejlemærker og virksomhedens resultatkrav samt den praktiske tilrettelæggelse og udførelse af arbejdsopgaverne. Hjemmehjælpen har overholdt budgettet for 2009 og har herudover indhentet hele det overførte underskud fra 2008. Hjemmesygeplejen har overholdt handleplanen for 2009 omfattende lønomkostninger. Der har været et merforbrug på driften, og hjemmesygeplejen går ud af 2009 med et underskud på 5,3 mio.kr. 2. Status over arbejdet med tværgående og decentrale resultatkrav Tværgående resultatkrav Sikkerhed, sundhed og trivsel: Virksomhederne arbejder målrettet med at fremme sikkerhed, sundhed og trivsel. Vi holder fokus på sikkerhed og forebyggelse af arbejdsskader og utilsigtede hændelser i dagligdagen. Vi arbejder med konstant højnelse af informationsniveauet herunder information om eksisterende tilbud til forbedring af livsstil og sundhed. Vi er meget opmærksomme på sygefraværet og arbejder målbevidst på at få sygemeldte tilbage tilbage i arbejde på bedst mulig vis. Sikkerhedsgruppen gennemgår indberettede arbejdsskader og i samarbejde med ledelsen udarbejdes handleplaner for at forebygge yderligere skader. APV er udfærdiget af alle medarbejdere og derudover bliver der lavet APV i alle borgernes hjem. Eventuelle problemer i APV bliver fulgt op i sikkerhedsgruppen og MED udvalget. Side 2 af 11
Forflytningskurser bliver gennemført for alle nyansatte og opfølgningskurser gennemføres for alle andre. Der er gennemført køretekniske kurser for personale, der bruger s biler. Der er udarbejdet og implementeret ny procedure for håndhygiejne i overensstemmelse med det skærpede krav til forebyggelse af bl.a. multiresistente bakterier. har uddannet en vægtstoprådgiver som deltager i projekt Vind over Vægten. Flere ansatte, bosiddende i kommunen, deltager i et Vind over Vægten - forløb. Introduktionsprogrammer er udarbejdet og bruges nu til alle nyansatte. udsender interne nyhedsbreve hver måned. Omsorgssamtaler og fraværssamtaler bliver gennemført hurtigt for at bestræbe et nedsat sygefravær og hjælpe sygemeldte medarbejdere stabilt tilbage i arbejde. Kompetenceudvikling: Virksomhederne arbejder systematisk med kompetenceudvikling. delvist indfriet da s budgetoverskridelse og handleplan for at indhente underskuddet har bevirket, at en stor del af den planlagte kompetenceudvikling ikke er gennemført. Som led i højnelse af hjemmesygeplejens kompetenceniveau samt effektivisering af hjemmesygeplejen er alle sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter fra oktober 2009 samlet i et sygeplejeteam, hvilket allerede ved udgangen af 2009 har givet et fagligt løft og en forbedret effektivitet. Der afholdes MUS samtaler og udarbejdes individuelle udviklingsplaner med alle medarbejdere en gang årligt. Der er daglig sparring i teamene. Der er gennemført kurser i sundhedsfaglig dokumentation for sygeplejersker, assistenter og områdeledere. En hjælper fra hvert team har gennemgået en ernæringsuddannelse med fokus på sufficient ernæring til ældre. Det forebyggende team har været med til fagligt at øge de respektive teams viden i forhold til konkrete borgere. Side 3 af 11
Medarbejdere fra hvert team har deltaget i en temadag i rehabilitering. Flere sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter har gennemgået et kompetenceudviklingsforløb i rehabilitering arrangeret i forbindelse med projekt Sammenhæng i livet med kræft. Kvalitet: Virksomhederne har styrket fokus på kvaliteten i opgaveløsningen. delvist indfriet. Der arbejdes kontinuerligt med sikring af kvaliteten i løsning af opgaverne men det kvalitetsløft, som ledelses- og kompetenveudvikling skulle give, har som følge af s budgetoverskridelse og de dermed nødvendige tiltag ikke været mulige i 2009. I 2010 vil vi genoptage arbejdet med en generel kvalitets- og kompetenceudvikling for både ledere og medarbejdere. Der er udarbejdet proceduremappe for alle nødvendige arbejdsgange, de bliver revideret en gang årligt. Der er blevet uddannet tre ressourcepersoner inden for sundhedsfaglig dokumentation og undervisning af sygeplejersker, assistenter og områdeledere er gennemført. Procedurer for nogle af de hyppigst anvendte sygeplejefaglige arbejdsgange er udarbejdet og arbejdet fortsætter i 2010. Decentrale resultatkrav - virksomhedsspecifikke Resultatkrav 4: Der er implementeret et økonomistyringssystem, som giver overblik og valide, sikre og tidstro tal og prognoser for aktivitet og økonomi. Vi arbejder med systematisk at generere valide tal fra omsorgssystemet. Dette har været problematisk både p.g.a. systemfejl, periodisk svigtende PDA ere og brugerfejl. Side 4 af 11
Vi har etableret og er i andet halvår af 2009 begyndt at implementere ressourcestyring og ledelseskontrol i virksomheden, og målet er, at lederen styrer den samlede økonomi sammen med økonomimedarbejderen samt holder månedlige driftsmøder med områdelederne og de enkelte teamkoordinatorer for at sikre en kvalificeret økonomistyring og en optimeret ressourceanvendelse. I andet halvår af 2009 har konstitueret leder af hjemmeplejen og økonomimedarbejder holdt økonomiopfølgning 2 gange hver måned og konstitueret leder og områdeledere har hver måned holdt økonomiopfølgning samt vurderet forholdet mellem økonomi, visiterede timer og behovet for genbesættelse af ledige stillinger. Resultatkrav 5: Udbygning af hjemmeplejens forebyggelsesindsats: Målgruppen er defineret og der er tilrettelagt og igangsat et tilbud. Det forebyggende team: Formålet med at etablere et team er at forbedre indsatsen over for borgere med kronisk sygdom eller risiko for at udvikle en. Formålet er, via en koordineret og sammenhængende tværfaglig indsats, at arbejde med tidlig opsporing for at forebygge funktionstab og dermed indlæggelser og indflytning i plejebolig. Målgruppen er fastlagt til svage borgere med kroniske sygdomme. Arbejdet har dels været at koordinere de komplekse forløb og dels arbejde med tidlig opsporing af nedsat funktionsevne. I samarbejde med Frederikssund Hospital og Frederikssund Kommune har de forebyggende medarbejdere været aktive i et projekt for kroniske lungepatienter, KOL. Teamets medarbejdere har etableret nye arbejdsgange og udvidet samarbejdet med samarbejdspartnere. For at arbejde med forebyggelse og understøtte kommunens arbejde med rehabilitering er der planlagt kompetenceudvikling for hjemmeplejes medarbejdere i tidlig opsporing. Dette måtte sættes i bero, da afskedigelserne blev en realitet. Teamet har været i kontakt med 90 af de svageste borgere, hvilket svarer til ca. 10 % af de borgere, der er tilknyttet. KOL-projektet inkluderede 22 borgere. Medarbejderne har i forbindelse med projektet uddannet sig som rygestopinstruktører, og de har deltaget i kommunens kompetenceforløb i rehabilitering. Side 5 af 11
Resultatkrav 6: Der er registreret og fulgt op på utilsigtede hændelser/nærved fejl/fejl. De registrerede utilsigtede hændelser bliver opgjort og registreret kvartalsvis. Derefter bliver de drøftet i sikkerhedsgruppen samt diskuteret med relevante medarbejdergrupper og bliver fulgt op af f.eks. nye procedurer, undervisning af personalet eller indskærpelse af procedurer. Langt de fleste registrerede utilsigtede hændelser omhandler fejl omkring medicinering. Sygeplejegruppen har ultimo 2009 iværksat målrettede tiltag for at årsagsforklare og forebygge denne type utilsigtede hændelser. Resultatkrav 7: Generering af faktisk BTP for hjemmesygeplejen. Den faktiske BTP for hjemmesygeplejen blev i foråret udregnet til 21% Målet er en BTP på 35 %. Den samling af sygeplejen i et team, der blev foretaget pr.1. oktober 2009 øger mulighederne for en effektivisering af hjemmesygeplejen og BTP ultimo 2009 ligger på 27 %. Resultatkrav 8: Indførsel og implementering af ressourcestyringsværktøj for hjemmesygeplejen. Vi har etableret, og er i sidste kvartal af 2009 begyndt at implementere ressourcestyring og ledelseskontrol i hele virksomheden, og målet er at lederen styrer den samlede økonomi sammen med økonomimedarbejderen samt holder månedlige driftsmøder med områdelederen for sygeplejeteamet for at sikre en kvalificeret økonomistyring og en optimeret ressourceanvendelse. I andet halvår af 2009 har konstitueret leder af hjemmeplejen og økonomimedarbejder holdt økonomiopfølgning 2 gange hver måned og konstitueret leder og områdeleder for sygeplejen har holdt økonomiopfølgning samt en vurdering i forhold til både økonomi og visiterede timer af behovet for genbesættelse af ledige stillinger. Side 6 af 11
Resultatkrav 9: Antallet af visiterede timer er fastlagt og valideret. Vi arbejder systematisk på at generere valide tal fra omsorgssystemet. Dette er problematisk både pga. systemfejl, periodisk svigtende PDA er og brugerfejl. Vi står stadig overfor en række udfordringer i forhold til at generere brugbare tal, blandt andet pga. opgaveglidningen mellem hjemmehjælpen og hjemmesygeplejen. Der foretages en månedlig opgørelse over nøgletal for både visiterede, planlagte og udførte timer og disse tal gennemgås ligeledes månedligt med området og visitationen. Resultatkrav 10: s interne vikarkorps udbygges så brug af eksterne vikarer kun finder sted i særlige tilfælde. s interne vikarkorps, Flyverteam, var primo 2009 udbygget så medarbejderne fra Flyverteam dækkede fravær og restferie i de øvrige teams. Målet var at flyverne dækkede 10 % hvilket svarer til 5 stillinger. P.g.a. besparelser som følge af budgetoverskridelsen er der ikke genbesat ledige stillinger i Flyverteam, så teamet ultimo 2009 er reduceret. Der har ikke været anvendt eksterne vikarer i 2009 i hjemmehjælpen og kun enkelte eksterne sygeplejevikarer i november 2009, da influenza - epidemien toppede. Resultatkrav 11: Faktisk BTP for hjemmehjælpen i foråret 2009. Den faktiske BTP for hjemmehjælpen er genereret og følges nu tæt. BTP en ligger på 44 48 %, målet for 2010 er en BTP på ca. 50 %. Nøgletal for visiterede, planlagte og udførte timer samt fordelingen mellem personlig pleje og praktisk hjælp følges månedligt i samarbejde med visitationen og området. Side 7 af 11
Der er i forbindelse med samlingen af sygeplejen et reduceret behov for administration i de øvrige teams, hvilket medfører en bedre udnyttelse af personaleressourcerne i alle teams. 3. Status over arbejdet i virksomheden i øvrigt Virksomhedens egne mål for 2009. Kontinensklinikken blev åbnet i uge 9 og kontinenssygeplejerskerne nåede at udrede 10 kvinder over 40 år og vejlede endnu flere inden, klinikken som følge af budgetoverskridelsen og handleplan måtte lukkes igen i uge 23. To medarbejdere fra alle teams har deltaget i et kompetenceudviklingsforløb i rehabilitering mhp. øget fokus på at tænke i helheder på relevante tilbud til hjemmeplejens borgere og en optimering af samarbejdet med forløbskoordinatorerne. har i samarbejde med Slagteriskolen i Slagelse gennemført et enkelt kursus for social- og sundhedshjælpere i ernæring. Som følge af handleplanens tiltag måtte efterårets kursus aflyses. Kurserne tages op igen og planen er at gennemføre 2 kursusforløb i 2010 Det endelige mål er, at der i hvert team er 2-3 nøglepersoner med speciel viden om ernæring til ældre og til småtspisende. De medarbejdere, der udfører forebyggende besøg til borgere over 75 år har arbejdet målrettet med deres fokuspunkter for 2008-2009, faldforebyggelse og opmærksomhed på egen medicin. Den første opgørelse viste, at en tredjedel af alle borgere over 75 har været faldet inden for det sidste halve år. Det har været relevant at sætte fokus på det. Der har været arrangeret to eftermiddage med ældres sikkerhed og hvad de selv kan gøre for at forebygge fald. P.g.a. de mange udfordringer både i forbindelse med indhentning af det økonomiske underskud og i forbindelse med konstituering af leder samt med ændring i flere funktioner som følge af samlingen af sygeplejen, er den planlagte udarbejdelse af stillingsbeskrivelser for alle funktioner ikke gennemført. Ledelsen af hjemmeplejen har påbegyndt arbejdet med at definere de mål og værdier, der skal være grundlæggende for ledelsen fremover, men arbejdet er som følge af de ovenfor nævnte udfordringer ikke færdiggjort endnu. Pga. færre opgaver blev Rengøringsteamet nedlagt pr. 1. april 2009 og medarbejderne overført til andre teams. Som følge af hjemmeplejens budgetunderskud blev der i andet kvartal udarbejdet en handleplan for indhentning af dette underskud i løbet af 2009 og 2010. Handleplanen medførte afskedigelse af 14 medarbejdere, midlertidigt ansættelsesstop og ingen brug af eksterne vikarer. Vagtplaner er ændret for bedre udnyttelse af ressourcerne og brugen af over- og merarbejde er forsøgt reduceret. Det var svært at rekruttere ferievikarer. Medarbejderne har skulle vænne sig til ændrede arbejdsgange og hyppige ændringer i den daglige planlægning. Samtidig blev det meste af den ønskede og planlagte undervisning og kompetenceudvikling aflyst. Alt dette medførte uro i hele organisationen, angst for nye afskedigelser og dermed et påvirket arbejdsmiljø. Arbejdet med at kvalificere økonomistyring og optimere ressourcestyring og samtidig stabilisere organisationen og genoprette arbejdsglæden og det gode miljø har fyldt meget i 2009. Side 8 af 11
Pga. behovet for effektivisering af hjemmesygeplejen og en bedre udnyttelse af ressourcerne valgte vi i tæt samarbejde med området pr. 1. oktober at samle alle sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter i et team med egen områdeleder. Sygeplejerskerne har i de år, de har været placeret i de øvrige teams, selv ønsket at blive samlet for at have mulighed for faglig sparring og kompetencedeling i hverdagen. Allerede i november 2009 mærkedes et fagligt løft og en forbedring af BTP en. 4. Foreløbigt regnskab Regnskab 2009 Budget 2009 Forbrugspct. 77.861.927,06 73.052.063,00 106,58 Ovenstående angiver foreløbige regnskabstal 2009. Samlet set er er kommet ud af 2009 med et merforbrug på 4,8 mio. kr. Hjemmehjælp: Hjemmehjælpen er gået ud af 2009 med et mindre forbrug på 250.000 kr. Budgettet til hjemmehjælpen består af et fast budget og en aktivitetsbaseret del. Budgettet til alle faste omkostninger for hele året er tildelt ved årets begyndelse. Trods et mindre forbrug i 2009 på det faste budget, er der fortsat afholdt udgifter, hvortil budgettet ikke er tilpasset. Mindre -forbruget kan forklares af stram styring, minimering af udgifter til kompetenceudvikling af medarbejdere samt kraftig nedskæring af indkøb generelt. Budgettet til den aktivitetsbaserede hjemmehjælp er tildelt hver måned med en 1/12 af det hos Visitationen afsatte budget til den kommunale Hjemmehjælp. Grundlaget har været de visiterede timer. Det udmeldte budget for 2009 har været fastholdt, men forudsætningerne blev primo 2009 ændret fra en BTP på 54 % til 50 % og en forudsætning om et antal visiterede timer på 2960 pr. uge. I 2009 er aktivitetsniveauet faldet til ca. 2550 timer pr. uge i gennemsnit. Som følge heraf skulle hjemmehjælpens adfærd tilpasses aktivitetsniveauet og som opfølgning på årsrapporten 2008, blev der i marts 2009 udarbejdet en toårig handleplan, som skulle sikre en budgetoverholdelse i 2009 samt nedbringelse af et overført underskud fra 2008 på 5,9 mio. kr., heraf 2,9 mio. kr. til hjemmehjælpen og 2,9 til Sygeplejen. Det betød at i foråret måtte afskedige medarbejdere i både hjemmehjælpen og sygeplejen for at tilpasse normeringen til det faldende aktivitetsniveau. Samtidigt er der sket en adfærdsændring på flere områder. Der er ikke brugt eksterne vikarer i Hjemmehjælpen i 2009 og der har været fokus på overarbejde/merarbejde og en kraftig reducering af uddannelse af medarbejdere. Det betyder, at Hjemmehjælpen har overholdt budgettet for 2009 og herudover har indhentet hele det overførte underskud fra 2008. Handleplanen er 2-årig. Sygeplejen: Sygeplejen er gået ud af 2009 med et underskud på kr. 5,3 mio. kr. heraf vedrører de 4,6 mio. kr. løn, hvilket er fuldt ud som forventet i oprindelig handleplan ( 2,9 vedrører overført underskud fra 2008) og de resterende ca. 700.000 vedrører øvrig drift. Sygeplejen er ikke aktivitetsbaseret, og har ved årets begyndelse fået tildelt hele årets budget. Som ovenfor nævnt, blev der i begyndelsen af 2009 også lavet en 2-årig handleplan for sygeplejen, der skal sikre en mindskning af merforbruget. Dette har betydet at Sygeplejen har været i stand til at overholde handleplanen i 2009. Side 9 af 11
Merforbruget vedr. øvrig drift, kan blandt andet forklares af udgifter til kald af assistance fra beredskab vedr. løft og nødkald, hvortil vi ikke har tildelt budget. Forbruget i 2009 udgør kr. 300.000. Endvidere er der ikke tildelt budget til afholdelse af til udgifter til køb af pda er, samt drift, vedligeholdelse og forbrug heraf. Dette gør sig også gældende for beklædning, hvor vi har et budget på kr. 17.000 kr. men den reelle udgift udgør kr. 180.000. I december 2009 blev budgettet centralt fra, nedskrevet med kr. 130.000 vedr. såkaldte besparelser på indkøb beregnet på baggrund af forbrugstal for 2008. Først i december 2009 er dette meldt ud via nyhedsbrev til ledere. Det medfører en forringelse af vores regnskabsresultat, som vi ikke har haft mulighed for at tage højde for. Forebyggelse: Forebyggelsesområdet er gået ud af 2009 med et mindre -forbrug på kr. 273.989. En af forklaringerne på dette er, at en af forløbskoordinatorerne er ansat på 32 timer/ uge og at de resterende 5 timer/ uge bl.a. er brugt i sygeplejen til at arbejde med rehabilitering. 5.Oversigt over bilag + bilag Ingen bilag. Side 10 af 11