Høringsmateriale vedr. udbud af specialkørsel for Aarhus Kommune Udkast til udbudsbetingelser side 1
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel... 3 Udbudsbetingelser... 4 1. Ordregiver... 4 2. Udbudsmateriale... 7 3. Retsgrundlag... 7 4. Udelukkelsesgrunde... 7 5. Udvælgelseskriterier... 8 6. Underleverandører... 9 7. Tilbuddets form... 9 8. Forbehold... 11 9. Alternative tilbud... 12 10. Henvendelser... 12 11. Aflevering og åbning af tilbud... 13 12. Evaluering af tilbud... 13 13. Meddelelse af resultatet... 14 14. Vedståelsesfrist... 14 15. Annullering af udbud... 15 16. Indgåelse af kontrakt... 15 17. Indhentelse af oplysninger om tilladelser og vogne... 15 side 2
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel Den udbudte kørsel Område Kørselstype Vogntyper i udbuddet Delaftaler og pakker Antal vogne Samlet antal køretimer i udbud Aarhus Kommune Kørsel til skoler med specialklasser, institutioner eller lign. for Aarhus Kommune, hvor der foreligger et fast kørselsmønster. Vigtige datoer vedrørende kontrakterne Kontraktstart 1. august 2016 Kontraktløbetid Forlængelsesmulighed 4 år Kontrakten kan forlænges 2 gange 12 måneder. Tildeling Tildelingskriterie Laveste pris Vigtige datoer i tilbudsfasen Sidste frist for modtagelse af spørgsmål1 Sidste frist for svar på spørgsmål / rettelsesblade Tilbudsfrist Forventet beslutning om tildeling Frist for indsendelse af dokumentation Forventet indgåelse af kontrakt Vedståelsesfrist Henvendelser vedrørende udbud Skriftlig henvendelse vedrørende dette udbud: Afregningssatser Prisniveau 1 Se endvidere udbudsbetingelsernes pkt. 11 Henvendelser. side 3
Tilbudt pris pr. time [Udfyldes efter tildeling] Udbudsbetingelser 1. Ordregiver Midttrafik udbyder specialkørsel i Aarhus Kommune (herefter benævnt Kommunen ). Ordregiveren i dette udbud er Midttrafik med hvem kontrakterne indgås. 2. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter specialkørsel for Aarhus Kommune. Den udbudte kørsel omfatter kørsel til skoler med specialklasser, institutioner, lokalcentre mm., hvor der foreligger et fast kørselsmønster. De omfattede kørselsordninger er: MBU: Kørsel med specialklasseelever mv., efter folkeskolelovens 26 MBU: Kørsel til/fra særlige dagtilbud, jf. servicelovens 32 (Lystruplund, Thorshavnsgade og Skovbrynet) MBU: Specialskoler, jf. folkeskolelovens 26 MSB: Merudgiftsydelser efter servicelovens 41 MSB: Voksenhandicap, jf. servicelovens 103 (Abildhus, Bøgeskovgård, Havkærparken, Karavana, Lyngåskolen/STU, Værkstedet Aarhus Nord) MSO: Lokalcenterkørsel, jf. servicelovens 79. Kørsel til visiteret aflastning og aktivitet. Kørsel til visiteret træning efter serviceloven. De enkelte borgere er alle visiterede til ordningen. Nogle borgere skal hjælpes ind og ud af vognen. Nogle borgere er desuden visiteret til en speciel service: Almindelige ganghjælpemidler Kørestolsbruger Borgere som medbringer en ledsager Borgere med behov for hjælp til/fra entredøren Håndaflevering 2.1. Målgruppe Kontrakterne omfattet af udbuddet er gældende for kørselsordninger under tre Magistratsafdelinger i Aarhus Kommune: MBU: Magistratsafdelingen for Børn og Unge MSB: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse MSO: Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg side 4
Selve planlægningsopgaven varetages af Aarhus Kommunes kørselskontor, der organisatorisk er placeret i Borgmesterens Afdeling. 2.2. Delaftaler og pakker Delaftale 1 - Stensager skolen Alle kørselspakker under deltale 1 vedrører primært kørsel til og fra Stensager skolen (MBU, Folkeskolelovens 26 og MSB, SEL 41). Udover denne kørsel kan kørselpakkerne omfattet af delaftale 1 indeholde kørsel omfattet af andre kørselsordninger omfattet af udbuddet. Der etableres X kørselspakker under delaftale 1. [ Pakningen af kørslen er endnu ikke tilstrækkeligt langt til, at der kan anføres noget om antallet af kørselspakker i delaftale 1. Dette vil fremgå af det endelige udbudsmateriale.] Der indgås kontrakt med én leverandør til at håndtere alle pakkerne under delaftale 1. Delaftale 2 - Langager skolen Alle kørselspakker under deltale 2 vedrører primært kørsel til og fra Langager skolen (MBU, Folkeskolelovens 26 og MSB, SEL 41). Udover denne kørsel kan kørselpakkerne omfattet af delaftale 2 indeholde kørsel omfattet af ander kørselsordninger omfattet af udbuddet. Der etableres X kørselspakker under delaftale 2. Der indgås kontrakt med én leverandør til at håndtere alle pakkerne under delaftale 2. [Pakningen af kørslen er endnu ikke tilstrækkeligt langt til, at der kan anføres noget om antallet af kørselspakker i delaftale 2. Dette vil fremgå af det endelige udbudsmateriale.] Delaftale 3 - Kaløvig skolen Alle kørselspakker under deltale 3 vedrører primært kørsel til og fra Kaløvig skolen (MBU, Folkeskolelovens 26). Udover denne kørsel kan kørselpakkerne omfattet af delaftale 1 indeholde kørsel omfattet af andre kørselsordninger omfattet af udbuddet. Der etableres X kørselspakker under delaftale 3. Der indgås kontrakt med én leverandør til at håndtere alle pakkerne under delaftale 3. [Pakningen af kørslen er endnu ikke tilstrækkeligt langt til, at der kan anføres noget om antallet af kørselspakker i delaftale 3. Dette vil fremgå af det endelige udbudsmateriale.] side 5
Delaftale 4 øvrig kørsel Denne delaftale bliver en blanding af forskellige kørselstyper og der etableres X kørselspakker, som tilbudsgiverne kan byde ind på enkeltvis. Kørselspakkerne kan indeholde flg. kørselsordninger: Øvrig SEL 41 minus Stensager og Langager Særlige dagtilbud (Lystruplund, Thorshavnsgade og Skovbrynet) (MBU, Folkeskolelovens 26 og MSB, SEL 41) Øvrig MBU: o Specialklasser, høre tale mm. o Sproghenviste elever o Elever til tale-/høreundervisning o Øvrig individuelt baseret kørsel o Børn i kørestole Voksenhandicap kørsel til og fra voksenhandicap institutioner (Abildhus, Bøgeskovgård, Havkærparken, Karavana, Lyngåskolen/STU, Værkstedet Aarhus Nord), MSB SEL 103 Ældre kørsel kørsel til og fra lokalcentre, MSO SEL 79 Der indgås kontrakt med en leverandør pr. kørselspakke på delaftale 4. [Pakningen af kørslen er endnu ikke tilstrækkeligt langt til, at der kan anføres noget om antallet af kørselspakker i delaftale 3. Dette vil fremgå af det endelige udbudsmateriale.] 2.3. Forbehold for ændringer i kørselsomfanget inden driftsstart De enkelte kørselspakker indeholder et cirkatal for, hvor mange timer pakken forventes at have, ekskl. kørsel mellem vognens hjemsted og første og sidste tur, samt eventuel tomkørsel mellem ture. Kørselspakkerne er beskrevet ved en fiktiv start og slutadresse for hver tursegment. Kørselspakkerne er lavet på grundlag af statistik fra 2015, hvilket betyder at der kan ske ændringer, der vil få indflydelse på de enkelte pakker inden driftsstart. Der vil være en kontinuerlig udvikling i kørselsomfanget i løbet af kontraktperioden inden for alle delaftaler. Udviklingen skyldes en naturlig variation i over tid i antallet af borgere, der skal køres til en given skole/institution, f.eks. ved afgang/tilgang af borgere, institutions/skoleskift, adresseændringer, ændrede ringe-/mødetider, ændret antal institutioner, ændrede behov osv. samt virkningerne af lovændringer, byrådsbeslutninger, beslutninger i folketinget mv. Beskrivelsen af det nuværende kørselsomfang skal derfor alene opfattes som vejledende / forventet, og der er således ingen garanti for et faktisk tilsvarende kørselsomfang. Midttrafik tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, der kan ændre grundlaget for udbuddet, f.eks. lukninger af skoler, lokalcentre, udliciteringer mv. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dette kan medføre, at side 6
hele eller dele af delaftaler bortfalder. Forældre kan desuden til enhver tid vælge at køre deres barn selv. 3. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af: Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel (herefter benævnt Nøgleoplysninger ): Indeholder summariske oplysninger om bl.a. væsentlige datoer vedr. kontrakten og tilbudsfasen og oversigt over de udbudte pakker. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og Nøgleoplysninger, har Nøgleoplysninger forrang. Udbudsbetingelser med tilhørende bilag: Indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren og anvendes i forbindelse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakter. Kontrakt med bilag: Fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Midttrafik og leverandøren reguleres. Det er et bindende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten. Pakkebeskrivelser Spørgsmål og svar: Spørgsmål og svar offentliggjort i overensstemmelse med tidsplanen. Se frister under Nøgleoplysninger. 4. Retsgrundlag Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (EU-direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004, jf. bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011). 5. Udelukkelsesgrunde En tilbudsgiver kan blive udelukket fra udbuddet, såfremt særlige forhold fordrer det, jf. pkt. 5.1, pkt. 5.2 og pkt. 5.3. 5.1. Tro og love erklæring vedr. artikel 45 Tilbudsgivere skal afgive en tro og love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i én af de i direktiv 2004/18/EF artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a- d anførte situationer. Befinder tilbudsgiveren sig i én af disse situationer, vil tilbudsgiveren blive udelukket fra deltagelse i udbuddet. Erklæringen skal udfyldes og underskrives sammen med Følgebrevet, når tilbuddet afsluttes og indsendes via udbudshjemmesiden. 5.2. Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige side 7
Tilbudsgiver skal i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudforretninger og om ændring af visse andre love, jf. LBK nr. 336 af 13. maj 1997, afgive en tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen indeholder et samtykke til, at Midttrafik kan indhente oplysninger hos SKAT om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden moms eller skattegæld, eventuelle afdragsordninger mv. Erklæringen skal udfyldes og underskrives sammen med Følgebrevet, når tilbuddet afsluttes og indsendes via udbudshjemmesiden. 5.3. Tro og loveerklæring om beskyttelse på arbejdspladsen Tilbudsgiver skal ligeledes afgive en erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen, jf. udbudsdirektivets art. 27. Erklæringen skal udfyldes og underskrives sammen med Følgebrevet, når tilbuddet afsluttes og indsendes via udbudshjemmesiden. Tilbudsgiver skal overholde forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt i Danmark, jf. Udbudsdirektivet art. 27. Tilbudsgiver kan indhente de relevante oplysninger på følgende hjemmesider: Oplysninger om skatter og afgifter findes på SKATs hjemmeside: http://www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: http://www.mst.dk Oplysninger beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk 6. Udvælgelseskriterier 6.1. Vedrørende tilbudsgivers personlige forhold 6.2. Tro og loveerklæring om blank børneattest Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver har indhentet en blank (negativ) børneattest på alle chauffører beskæftiget med den udbudte kørsel. Indhentningen af blank (negativ) børneattest sker i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister 36. side 8
Erklæringen skal udfyldes og underskrives sammen med Følgebrevet, når tilbuddet afsluttes og indsendes via udbudshjemmesiden. 7. Underleverandører Såfremt tilbudsgiveren agter at benytte underleverandører til udførelse af væsentlige dele af opgaverne omfattet af kontrakten, skal de under pkt. 5 og pkt. 6 nævnte erklæringer udfyldes for samtlige disse virksomheder. Udskiftning af underleverandører efter tilbudsfristen kan ikke ske uden forudgående godkendelse fra Midttrafik i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. 8. Tilbuddets form Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Midttrafik være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise tilbuddet i dets helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver følger anvisningerne i udbudsbetingelserne og udfylder de ønskede tilbudsblanketter og uploader disse sammen med det udfyldte og signerede følgebrev. 8.1. Elektronisk tilbudsafgivelse Udbuddet afvikles elektronisk, og tilbud skal derfor afgives elektronisk. Andre former for tilbud accepteres ikke. For at kunne afgive elektronisk tilbud skal tilbudsgiver tilmelde sig udbuddet på udbudshjemmesiden, hvorved tilbudsgiver får tildelt brugernavn. Derudover skal den udbudsansvarlige hos tilbudsgiveren have digital signatur. Ved tilmelding til udbuddet modtager tilbudsgiveren automatisk en digital signatur, der kan anvendes ved afgivelsen af tilbuddet. Har tilbudsgiver tidligere (fra september 2013 eller senere) deltaget i udbud af flextrafik eller specialkørsel via udbudshjemmesiden, skal tilbudsgiver blot tilmelde sig dette udbud via udbudshjemmesiden. Dette gøres ved at logge sig ind på udbudshjemmesiden med samme brugernavn og adgangskode, som der er blevet brugt ved tidligere udbud. Den digitale signatur fra tidligere udbud kan også genbruges. Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de udfyldte tilbudsblanketter sammen med følgebrevet, der skal signeres. Det bemærkes, at de under pkt. 5.1, 5.2, 5.3 og 6.2 omtalte erklæringer udfyldes ved signeringen af følgebrevet. side 9
Tilbuddet afgives på dansk og i danske kroner, ekskl. eventuel moms og afgifter. 8.2. Vilkår for afgivelse af timepriser Delaftale 1, 2 og 3 For delaftalerne 1, 2 og 3 skal der afgives tilbud på samtlige pakker omfattet af de pågældende delaftaler. Der skal afgives én timepris pr. delaftale, der skal være gældende for alle pakker omfattet af de delaftaler, der afgives tilbud på. Der kan ikke afgives tilbud på en del af en delaftale. Tilbud må ikke være afhængig af andre juridiske personers tilbud. Den tilbudte timepris pr. delaftale vil også være gældende ved Midttrafiks udnyttelse af option på indsættelse af ekstra vogne i delaftalen, jf. pkt. 8.4 Der skal desuden afgives en timepris pr. delaftale for anvendelse af en ledsager på vognen. Leverandøren afregnes for ledsagerens tid i vognen sammen med borgeren pr. påbegyndt time. I pakkebeskrivelserne er det anført, hvilke pakker der udbydes med ledsager, således at tilbudsgiveren kender det forventede omfang heraf. Den tilbudte timepris for ledsager skal desuden være gældende ved Midttrafiks udnyttelse af option på indsættelse af ledsager, jf. pkt. 8.4 på flere vogne end angivet i pakkebeskrivelserne. Delaftale 4 Der skal afgives en selvstændig timepris på hver pakke, som der bydes på. Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være afhængige af andre juridiske personers tilbud. 8.3. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet, inkl. eventuelle ændringer heraf i løbet af udbudsprocessen. Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for beregning af ædnringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser herom. 8.4. Optioner Option på indsættelse af ekstra vogne Obligatorisk option i delaftale 1, 2 og 3 I delaftale 1, 2 og 3 udbydes der en obligatorisk option på indsættelse af ekstra vogne i de enkelte delaftaler, hvis der skulle opstå et behov for at øge kapaciteten i den enkelte delaftale. Optionen omfatter indsættelse af op til 10 % ekstra vogne målt i forhold til det udbudte antal vogne på den enkelte delaftale. side 10
Leverandøren er forpligtet til at indsætte en ekstra vogn med et varsel på en en kalendermåned. Ved aktivering af optionen oplyser Midttrafik leverandøren om, hvor lang en periode den ekstra vogn skal indgå i driften. Perioden vil have en minimumlængde på 6 måneder. Leverandøren er forpligtet til at udføre kørsel med ekstra vogne efter Midttrafiks anvisninger, og der afregnes for denne kørsel til samme timepris som for den delaftale, hvor den/de ekstra vogn(e) indsættes. Frivillig option i delaftale 4 I delaftale 4 udbydes der en frivillig option på indsættelse af en ekstra vogn i hver pakke. Tilbudsgiveren bestemmer selv, om han ønsker at afgive tilbud på optionen under hver enkelt delaftale. Vælger tilbudsgiveren at afgive tilbud på optionen, vil tilbudsgiveren være forpligtet til at indsætte en ekstra vogn til udførelse af kørsel efter Midtrafiks anvisninger. Leverandøren er forpligtet til at indsætte en ekstra vogn med et varsel på en en kalendermåned. Ved aktivering af optionen oplyser Midttrafik leverandøren om, hvor lang en periode den ekstra vogn skal indgå i driften. Perioden vil have en minimumlængde på 6 måneder. Leverandøren er forpligtet til at udføre kørsel med ekstra vogne efter Midttrafiks anvisninger, og der afregnes for denne kørsel til samme timepris som for den delaftale, hvor den/de ekstra vogn(e) indsættes. Option på indsættelse af ledsager Obligatorisk option i delaftale 1,2 og 3 I delaftale 1, 2 og 3 udbydes der en obligatorisk option på indsættelse af en ledsager på bestemte vogne, hvis der skulle opstå behov for dette i den enkelte delaftale. Optionen omfatter indsættelse af op til 10 % ekstra ledsagere målt i forhold til det i pakkebeskrivelserne samlede antal anførte ledsagere i den enkelte delaftale. Leverandøren er forpligtet til at indsætte en ledsager på en bestemt vogn med et varsel på en kalendermåned. Ved aktiverungen af optionen oplyser Midttrafik leverandøren om, hvor lang en periode ledsageren skal indgå i driften. Perioden vil have en minimumlængde på 6 måneder. Leverandøren er forpligtet til at indsætte en ledsager efter Midttrafiks anvisninger, og der afregnes herfor til samme timepris som for den delaftale, hvor ledsageren indsættes. 9. Forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanketten. side 11
Midttrafik accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder men ikke begrænset til formuleringer i kontrakten, kravspecifikationen. Sådanne forbehold indebærer, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt. Midttrafik er berettiget til at se bort fra tilbud med forbehold for ikkegrundlæggende elementer. Midttrafik er imidlertid også berettiget til at tage tilbud med sådanne forbehold i betragtning. Vælger Midttrafik at tage tilbuddene i betragtning, vil forbeholdene blive prissat af Midttrafik og værdien tillagt evalueringsprisen, hvorefter de vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene. Såfremt forbeholdene ikke kan prissættes, betyder dette, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Eventuelle forbehold skal fremføres skriftligt og tydeligt på listeform på tilbudsblanketten (Bilag A), og for hvert forbehold angive stedet (punkt og side) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. 10. Alternative tilbud Midttrafik accpterer ikke alternative tilbud. 11. Henvendelser Alle henvendelser til Midttrafik forud for tilbudsafgivelsen skal ske via udbudshjemmesiden. Spørgsmål skal indsendes via menupunktet Send spørgsmål i rubrikken Spørgsmål i menupunktet til venstre på udbudshjemmesiden. Spørgsmål, der fremsendes senest 9 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 hele kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Fristen fremgår af Nøgleoplysninger. Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet (f.eks. afsnit og sidenummer), som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål besvares via udbudshjemmesiden. Svar på spørgsmål offentliggøres i anonymiseret form på udbudshjemmesiden under menupunktet Spørgsmål og svar. Eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil ligeledes blive meddelt via udbudshjemmesiden. side 12
12. Aflevering af tilbud Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de udfyldte bilag og anden relevant dokumentation til udbudshjemmesiden. Der er først afgivet tilbud, når følgebrevet er underskrevet (signeret elektronisk). Det anbefales, at tilbdusgiverne navngiver bilagene/dokumenterne på en logisk og genkendelig måde, således at det er muligt at identificere dokumenterne efter de er blevet uploadet. 12.1. Aflevering af tilbud Fristen for, hvornår tilbuddet senest skal afgives, fremgår af Nøgleoplysninger. Tilbud, der fremkommer efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. 13. Evaluering af tilbud 13.1. Tildelingskriterie Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Laveste pris beregnes på følgende måde: Laveste pris beregnes på baggrund af det antal køreplantimer, der fremgår under den enkelte pakke, samt den tid, der medgår til kørsel mellem henholdsvis vognens hjemsted og rutens fiktive start- og slutsted (tomkørsel), som er nævnt i de enkelte pakker. Tomkørsel bliver beregnet på baggrund af den tilbudte timepris pr. pakke. Følgende beregningsformel anvendes: P = (KPT + TK) x TP P = pris pr. uge inklusiv tomkørsel KPT = Ugentlige køreplantimer pr. pakke (se pakkebeskrivelserne) TK = Ugentlig tomkørsel i timer fra/til vognens hjemsted TP = Tilbudt timepris angivet af tilbudsgiver pr. pakke på tilbudsblanketten Tomkørsel (TK) opgøres på baggrund af en beregning i Midttrafiks IT-system (p.t. Planet) af afstanden mellem vognens hjemsted og den fiktive kundeadresse, som er nævnt i de enkelte pakker. Tomkørsel (TK) udregnes af Midttrafik efter modtagelse af tilbud på baggrund af det af tilbudsgiver angivne hjemsted for de enkelte vogne. side 13
13.2. Bud på flere pakker, end tilbudsgiver har vogne til En tilbudsgiver kan kun tildeles kontrakt på én pakke pr. vogn. Såfremt en tilbudsgiver står til at vinde flere pakker med samme vogn, bestemmer ordregiver, hvilken pakke vognen skal tildeles. Hvis tilbudsgiveren har afgivet den laveste pris på flere pakker, end han kan vedstå, tildeles han de pakker, hvor der er størst difference til næstlaveste tilbud. Hvis flere tilbud på samme pakke har samme laveste pris, vil kontrakten blive tildelt ved lodtrækning. For hver pakke vil der blive indgået en selvstændig kontrakt. 14. Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbuddet. I underretningen til tilbudsgivere vil de vindende tilbudsgivere og disses samlede tilbudssum blive oplyst. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at deres tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, før stand-still perioden er udløbet uden klager over udbuddet. Meddelelse om reslutatet af udbuddet vil endvidere blive offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældnede regler. 14.1. Tildelingsliste Midttrafik vil udarbejde en tildelingsliste med oplysninger om vindende tilbudsgivere, pakkenumre og tildelingspriser. Tildelingslisten offentliggøres på www.midttrafik.dk. Der kan ikke kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang. 15. Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende indtil den dato, der er oplyst i Nøgleoplysninger. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrakt med en anden tilbudsgiver. side 14
16. Annullering af udbud Indtil kontraktindgåelsen forbeholder Midttrafik sig mulighed for at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pakker), såfremt Midttrafik finder, at der er en saglig grund hertil. Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Midttrafik ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagelsen i udbuddet. 17. Indgåelse af kontrakt Kontrakten underskrives elektronisk på en kontraktside i Ethics af både vindende tilbudsgiver og Midttrafik. 18. Indhentelse af oplysninger om tilladelser og vogne 18.1. Indsendelse af dokumentation for tilladelser Tilbudsgivere, som får tildelt kontrakt, skal være i besiddelse af gyldig EP/OST-tilladelse, fællesskabs-, bustilladelse eller taxatilladelse til alle afgivne tilbud, der ønskes idriftsat fra kontraktstart. Forhåndsgodkendelser accepteres ikke. Dokumentationen for ovennævnte tilladelser skal være Midttrafik i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger. Som dokumentation skal tilbudsgiveren indsende et oplysningsskema, som vil være tilgængeligt på kontraktmodulet efter tildelingen. Oplysningsskemaet skal returneres med anførelse af tilladelsestype, tilladelsesnr., udløbsdato og udstedende myndighed samt registreringsnr., dato for 1. indregistrering og dato for 1. ibrugtagning på den vogn, der skal knyttes til tilbuddet. Oplysningsskemaet skal returneres elektronisk i regnearks-format (eksempelvis Excel) til flexudbud@midttrafik.dk. Midttrafik forbeholder sig ret til på forlangende at få fremsendt kopi af gyldige tilladelser, samt kopi af gyldige registreringsattester eller anden relevant dokumentation for alle vogne, der udfører kørsen for Midttrafik. 18.2. Procedure ved manglende overholdelse af frist Tilbudsgivere som ikke overholder fristen for indsendelse af dokumentation kan miste deres kontrakt, medmindre andet er aftalt med Midttrafik. Venter tilbudsgiveren på levering af vogn(e), kan registreringsnr. mv. efter nærmere aftale med Midttrafik eventuelt tillades indsendt senere, dog senest en måned efter udløbet af ovennævnte frist. side 15
Såfremt en tilbudsgiver mister kontrakten, kan kontrakten herefter blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris. Såfremt der ikke kan indgås kontrakt med den tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris, Midttrafik tilbyde kontrakten til tilbudsgiveren med det tredje laveste bud og så fremdeles, indtil Midttrafik har fundet en tilbudsgiver at indgå kontrakt med eller indtil Midttrafik vurderer, at det ikke længere er fordelagtigt at indgå kontrakt. Tilbudsgivere, der får tildelt kontrakt efter fristen for indsendelse af dokumentation, jf. Nøgleoplysninger, skal senest 5 arbejdsdage efter fornyet tildeling indsende de krævede dokumenter. Hvis denne frist ikke overholdes kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud. Indenfor de sidste 7 kalenderdage op til driftsstart er Midttrafik berettiget til at sætte en dokumentationsfrist på ned til 24 timer. Såfremt denne frist ikke overholdes, kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud. side 16