Referat fra bestyrelsesmøde nr. 149, mandag den 3. juni 2013 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: bilag 1. Godkendelse af referat nr. 149 af 13. maj 2013. 2. Revisionsprotokollat side 617. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi 8. Indkomne punkter. 9. Udvalg. 10. Afdelinger. 11. Personale. 12. Bydelsprojekt 3 i 1. 13. FF & FU samarbejde. 14. Evt. 15. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 148 af 13. maj 2013 Beslutning: Godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 617. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Ingen Debatpunkter: Ad 4 Hvilke ønsker vi at reklamere for? Avis, telefonbøger, blade mv. Hvordan ønsker vi at s billede skal være ud ad til? Hvilke foreninger mv. ønsker vi at støtte i? Sagsbehandling: Der er i alt brugt kr. 131.154 i perioden 1.10 2005 til 2013, gns. pr. år ca. kr. 17.000. Bestyrelsen udtrykte at annoncer i telefonbøger gerne fremadrettet må fylde mindre og sponsorater skal støtte lokalt og være målrettet til unge mennesker i s boligområder. Sponsorater på mere end kr. 2.000 skal godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen pointerede at det er vigtigt, at er synlig når et godt formål støttes. Nye retningslinjer udarbejdes af målsætningsgruppen. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager EL orienterede: Status på materialet til Landsbyggefonden vedr. Stengårdsvej. Der er aftalt møde med Kuben på torsdag. I første omgang arbejdes der med 10 opgange (tilgængelighed), hal og miljøarbejder. Første spadestik på Tovværksgrunden og næste step. Opstartmøde med alle håndværkere er afholdt selve byggeriet går i gang om en uges tid. side 2
Oplæg til hvordan en mere systematisk tilgang og afrapportering til hovedbestyrelsen omkring byggesagerne kan foregå. El spurgte ind til hvad det er bestyrelsen ønsker, ud over det der bliver orienteret om i dag. Bestyrelsen oplyste, at såfremt budget, tidsplan, arbejdsmiljø og evt. kommunikation med beboere fremgår af byggemødereferater så er referatet ok som afrapporteringsdokument til bestyrelsen, samtidig med de enkelte byggesager gennemgås af projektchefen på bestyrelsesmødet. Bestyrelsen ønskede at arbejdsklausuler skal indgå i udbudsmaterialet fremadrettet. EL undersøger hvilke muligheder der findes (BL). Samtidig undersøges partnerskabsaftaler med henblik på de store projekter der forberedes på Stengårdsvej og om de evt. skal indgå i de fremtidige projekter. Status på idéoplæg til nyt bydelshus på Stengårdsvej samt fondsansøgninger (PS). Sagsfremstilling/behandling: PS nævnte punkter som indgår i beskrivelsen som er udarbejdet i samarbejde med Esbjerg Kommune. Der er rigtig meget fokus på projektet fra Esbjerg Kommunes side. Teknisk afdeling arbejder med at færdiggøre Elektronisk syn. Status på udfordringer og afslutning. El oplyste at projektet er gået lidt i stå på grund af tidspres. For at komme videre er der indgået dialog med Årstiderne, som er et arkitektfirma der har meldt ud at de skal bruge ca. 1 uge på at få elektronisk syn til at køre. Det forventes at starte op inden længe. Ad 6 Udlejningssituationen PS orienterede: Tomgang generelt. Thulevej 81 anvendes til genhusning (rotteproblem i afd. 5). Mellemvangsalle 3a er lejet ud fra midt i juni. Kælder i Havnegade er lejet ud til Ingeniøerne. Kridthusgrund: Der er kontakt til et projektfirma som er interesseret i ca. 4000 m2- kontrakt er sendt til advokat. Der er yderligere kontakt til en mulig køber det informeres der om på næste best. møde. Kvaglundparken 4. Der skal investeres i et ventilationsanlæg hvis lokalerne skal udlejes til restaurant. Fyrparken 10: PS orienterede om interesseret køber. Ad 7 Økonomi Lene orienterede: Møde med Nordea. Orientering om Repo (investeringsmulighed, når renten er lav). Bestyrelsen tilkendegav at Repo er ok. Økonomi omkring ny hjemmeside. Profil af firmaet InCom. behandles under pkt. 8. Status på investeringer Alm. Brand 3,31% p.a. og Nordea 1,6% p.a., udviklingen følges. side 3
Ad 8 Indkomne punkter Status ny hjemmeside. Orientering om kontrakt, mødestruktur/arbejdsgang og tidsplan. PS orienterede: Møde med InCom i dag har resulteret i, at der arbejdes videre med indgåelse af kontrakt 50% af investeringen skal betales forud. Medarbejder fra Mentor deltager som rådgiver ved indgåelse af kontrakt. PS oplyste, at han har kontaktet AAB i Vejle som opfordrede til, at der i hele implementeringsprocessen indgår en ekstern rådgiver for at undgå der bruges alt for mange timer og penge (det overvejes pt.). Tilrettet kontrakt fra InCom forventes i løbet af denne uge. Som projektet er beskrevet nu vil den samlede investering for som minimum udgøre en halv million kr., samtidig stiger de årlige udgifter væsentlig. Orientering fra borgmestermødet den 30. maj 2013 CPA orienterede omkring 59 problematikken. PS gennemgik debat omkring affaldshåndtering og pointerede at målet er at skakterne skal lukkes. Orientering omkring afholdt trafikmøde med Esbjerg Kommune ang. parkering på Jagtvej (ESB). Kommunen opsætter skilte med parkering forbudt, hvilket sikkert vil resultere i at beboerne i ESB så parkerer på Nellikevej. er inviteret til et møde omkring byplanlægning i Esbjerg den 4. juni. Ad 9 Udvalg Nyt fra redaktionsudvalget. Der er møde på torsdag. Trappenyt er udgivet. Nyt fra fritidsudvalget. Der er indkaldt til møde d. 11/6 Kun 35 personer har meldt sig til turen til Haunstrup. Nyt fra rejseudvalget Erik Grøn og PS kører til Hamburg i næste uge for at detailplanlægge studieturen. Ad 10 Afdelinger Afholdt møde med afd. 81 og 82. Der var kun deltagere fra afdeling 81 da best. medlemmer fra afdeling 82 kom til en låst dør. Der er arrangeret et nyt møde den 17. juni med afd. 82. Status på bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Generalforsamling i Bramming Boligforening og Nybo er afholdt og det gik meget fint. Kunst/udsmykning på Park Kollegiet. Atriumgård er ved at være færdig. Der bliver købt borde, stole og musikanlæg m.m. til fælleslokalet. Udvendig bliver der opsat forcuslys med spot på navnet. På væg indvendig/dør udføres grafitti. side 4
Ad 11 Personale Personalehåndbogen er under revidering. 90%. Arbejdsmiljøhåndbogen er under revidering. 60%. Kursuskatalog for ejendomsfunktionærer er under udarbejdelse. 80%. Senere vil kontorfunktionærerne indgå Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 Landsbyggefonden har gennemgået reguleringskontiene. Dette har ikke givet anledning til bemærkninger og p.t. har overskud på regnskabet af erlagte timer. Ad 13 FF og FU samarbejde Status EKF. Ekf er nedlagt. Resterende økonomiske midler fordeles mellem boligforeningerne. Status ny fælles hjemmeside. Orientering om mødestruktur/arbejdsgang og tidsplan. EAB og B32 kører deres hjemmeside med DAB derfor er det ikke muligt at lave en aktiv hjemmeside i fællesskab. Der bliver dog lavet en fast fælles hjemmeside, hvor der linkes ud til boligforeningerne. Ad 14 Evt. Alle var enige i, at repræsentantskabsmødet til næste må være en onsdag eller torsdag. PS finder dato til næste bestyrelsesmøde. Ad 15 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse: Mandag d. 1. juli 2013 (fastholdes). Mandag den 9. september 2013. Onsdag den 9. oktober 2013. Fredag/lørdag d. 8 og 9 november 2013 er der kredsweekend i Billund. Mandag den 11. november 2013. Onsdag den 11. december 2013. 19. 21. september 2013. Studietur til Hamburg. side 5