Udkast til høring EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud På levering af Materialer til tandbehandling til KomUdbud November 2013
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 4 1.2 Udbudsansvarlig... 5 1.3 Udbuddets omfang... 5 1.4 Indgåelse af rammeaftalen... 5 2. Udbudsbetingelser... 6 2.1 Udbudsform... 6 2.2 Formkrav... 6 2.3 Sprog... 6 2.4 Ejendomsret... 6 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 2.6 Tilbudsfrist... 7 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 7 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 7 2.9 Vareprøver... 7 2.10 Afprøvning... 8 2.11 Aftalegrundlag... 8 2.13 Alternative tilbud... 8 2.14 Konsortier... 8 2.15 Ordregivers forbehold... 8 2.16 Tilbudsgivers forbehold... 9 2.17 Aktindsigt... 9 2.18 Ordregivers e-handelssystem... 9 2.19 Serviceattest... 10 2.20 Udvælgelseskriterier... 10 2.21 Tildelingskriterium... 11 3. Kravspecifikation... 12 4. Rammeaftale... 20 1 Parterne... 20 2 Rammeaftalens grundlag... 20 3 Rammeaftalens omfang... 20 4 Rammeaftaleperiode... 21 5 Optioner... 21 6 Kontakt mellem parterne... 21 7 Bestilling af varer... 21 8 Levering og leveringsbetingelser... 22 9 Følgeseddel... 22 10 Returvarer... 22 11 Fakturering... 23 12 Priser... 24 13 Prisregulering... 24 14 Betalingsbetingelser... 25 15 E-handel... 25 15.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger... 25 15.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger... 26 Side 2/58
16 Bonus til ordregiver... 26 17 Bonusudbetaling til tredjemand... 27 18 Statistik... 27 19 Underleverandører... 27 20 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 27 21 Tredjemandsrettigheder... 27 22 Forsinkelse... 28 23 Mangler... 28 24 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring... 29 25 Garanti og reklamation... 29 26 Konkurs m.v.... 29 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 29 28 Ændring af produktsammensætning... 29 29 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen... 30 30 Ændringer i rammeaftalen... 30 31 Lovvalg og afgørelse af tvister... 30 32 Offentlige påbud... 31 33 Ekstraordinær opsigelse... 31 34 Miljø... 31 35 Etik og socialt ansvar... 31 36 Underskrift... 32 Bilag 1 Tilbudsliste... 33 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse... 34 Bilag 3 Tro og love erklæringer... 35 Bilag 4 - Referenceliste... 37 Bilag 5 Aktindsigt... 38 Bilag 6 - Tidsplan... 39 Bilag 7 Konsortieerklæring... 40 Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger... 42 Bilag 9 E-handelssystemspecifikke bilag... 55 Bilag 10 Vurderingskriterium i hht. tildelingskriteriet Kvalitet... 55 Bilag 11 Leveringssikkerhed... 56 Bilag 12 Tilbudt rabat på køb af øvrigt sortiment... 57 Bilag 13 Kommunespecifikt underskriftsark... 58 Side 3/58
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af materialer til tandbehandling til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart, d. 01.04.2014 Området skal e- handles se pkt. 2.18 Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Herning Holstebro X X Ikast-Brande X X Kolding Lemvig X Middelfart X X Odense X X Randers X X Silkeborg X X Svendborg Sønderborg X X Vejle Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af www.komudbud.dk. Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger bilag 8. Side 4/58
Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Fredericia Kommune og Aarhus Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia Kontaktperson: Steffen Kaas Rasmussen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 01.04.2014 til 31.03.2016. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 7.5 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1- tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets afsnit 4. Rammeaftale. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i afsnit 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Side 5/58
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysisk(e) eksemplar(er). Supplerende materiale som varekatalog skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal bilag 1 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på nationalsprog. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Steffen Kaas Rasmussen, pr. e-mail: steffen.rasmussen@fredericia.dk, med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2013 levering af materialer til tandbehandling senest den 15.01.2014. Side 6/58
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på www.komudbud.dk senest d. 20.01.2014. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil blive afholdt spørgemøde den 08.01.2014 kl. 9.00-11.00 på følgende adresse: Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia. Bekræft venligst antallet af deltagere senest den 05.01.2014 til Steffen Kaas Rasmussen på steffen.rasmussen@fredericia.dk 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud levering af materialer til tandbehandling og Må kun åbnes af indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 27.01.2014 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia Att: Steffen Kaas Rasmussen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 6 måneder fra afgivelsen af tilbuddet. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af tildelingskriteriet kvalitet af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed til ordregiver, jf. afsnit 2.10. Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbud på den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt, hvor dette er anført i bilag 1 - tilbudsliste samt bilag 10. Vareprøverne skal mærkes med varegruppe, varenr., og linjenr. så det stemmer overens med oplysningerne i tilbudslisten, jf. bilag 1. Mærkningen må så vidt muligt ikke indeholde firmanavn. Side 7/58
Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. 2.10 Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder indtil tidspunktet for tildeling. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning, men der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Eventuelle overskydende produkter skal afhentes af tilbudsgiver efter nærmere anvisning på tilbudsgivers egen regning. 2.11 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode. 2.13 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.14 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse. 2.15 Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Side 8/58
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. 2.16 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at gennemgå udbudsmaterialet med omhu og til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav, jf. bilag 8, kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.17 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver, der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. 2.18 Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e- handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, bilag 9. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens 15 E-handel. Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens 26 Bod. Side 9/58
2.19 Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. 2.20 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger, bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse skal udfyldes. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens revisorpåtegnede årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde, der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4 - Referenceliste. o Minimumskrav: 3 sammenlignelige referencer. Side 10/58
2.21 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Pris Samlede vægtning i procent 60 % Varegrupperne vægter følgende: 1. Aftryk og cementering 3 % 2. Sprøjter og kanyler 10 % 3. Desinfektion og sterilisation 3 % 4. Engangsartikler 10 % 5. Røntgen 5 % 6. Fyldninger 25 % 7. Instrumenter 10 % 8. Rodbehandling 5 % 9. Præparation og pudsning 15 % 10. Laboratorie-teknik 2 % 11. Profylakse 10 % 12. Legetøj 2 % Tilbudsgiver skal udfylde tilbudsliste, jf. bilag 1. Kvalitet - Vurderes ud fra afprøvning af vareprøver. Kriterierne fremgår i bilag 10. 20 % - Tandlægefagligt personale vil objektivt vurdere de i bilag 10 oplistede vareprøver. Leveringssikkerhed - Vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af bilag 11, som skal benyttes. 20 % Side 11/58
3. Kravspecifikation 3.1. Aftalens omfang Materialet til tandbehandling, herunder 1. Aftryk og cementering 2. Sprøjter og kanyler 3. Desinfektion og sterilisation 4. Engangsartikler 5. Røntgen 6. Fyldninger 7. Instrumenter 8. Rodbehandling 9. Præparation og pudsning 10. Laboratorie-teknik 11. Profylakse 12. Legetøj Der ønskes tilbud på et sortiment jf. bilag 1 - tilbudsliste af varer til de kommunale tandplejer. Klinikkerne i de enkelte kommuner arbejder efter forskellige arbejdsmetoder og principper, derfor er der også forskel på, hvilke materialer, der bruges på klinikkerne. 3.2. Tilbudslisterne Der ønskes tilbud i henhold til tilbudslisten. Tilbudslisten skal udfyldes elektronisk, der må ikke ændres i tilbudslisten. Tilbuddet skal gives ud fra tilbudsgiverens listepris ekskl. moms. I tilbudslisten skal listeprisen og nettoprisen oplyses. De varenumre som anføres i tilbudslisten skal være ens med de varenumre, der senere bruges i det fremtidige E-handelskatalog. Hoved og underlinjer Der er i tilbudslisten nogle linjer, som er nævnt flere gange, men hvor der ikke er omsætningstal på alle linjer, se eksempel: Beskrivelse Forbrug Eks. På forskellige producent Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk greb, Zendium kasse med min. 100 stk. 100 a. Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk Oral-B tandbørster greb, kasse med min. 100 stk. b. Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk Colgate greb, kasse med min. 100 stk. De ovenstående ekstra varelinjer pr. varebeskrivelse er udarbejdet for at sikre et bredt sortiment. Tilbudsgiver skal tilbyde materialer på samtlige linjer i tilbudslisten. Materialerne, som tilbydes i hovedlinjen og de enkelte stående underlinjer skal være forskellige varemærker. Materialerne som tilbydes i de understående linjer må ikke være ens med de ovenstående. Side 12/58
Der kan i tilbudslisten i de enkelte varelinjer være forskel på om der skal bydes på 2, 3 eller 4 linjer. Bemærk om linjen starter med et angivelsesbogstav (a, b, c..). Det er valgt ud fra, hvor det er nødvendigt for det tandfaglige personale og have flere valgmuligheder. Omsætningstallet (forbrug pr. år) skal forstås som samlet for de linjer, som hører sammen (hovedlinjen og a, b ) Der oplyses, at omsætningstallene i tilbudslisten er på baggrund af indsamlet statistik fra år 2012. Omsætningstallene skal betragtes som bedste skøn. Udfyldelse af tilbudslisten. Tilbudsgiver skal i beskrivelsesfeltet beskrive: materialets navn, beskrivelse af materiale og indhold i pk, evt. yderligere beskrivelse ved sæt. Pakningsstørrelse er til at tilbudsgiver kan angive hvor mange stk. der er i pk. Også gerne gram Ved måleenhed er det vigtigt, at der kun står et tal (ikke en udregning). Måleenhed kan være det samme som pakningsstørrelse, men i de tilfælde pk er f.eks. flere kapsler af en bestemt mængde skal den samlet mængde skrives her. Se evt. eksemplet i tilbudslisten øverst. Hvis ikke mængde fremgår af beskrivelsen af varelinjen i tilbudslisten, skal tilbudsgiver afgive tilbud ud fra mindste mængde, dvs. leverandørens mindste pakningsstørrelse som angivet i deres katalog, men det skal anføres konkret, hvor andet ønskes ifølge tilbudslisten. Dette skyldes, at hvis ordregiver har vurderet, at et eksempelvis storkøb er relevant, så er det anført, at der skal afgives tilbudspris ud fra en større og nærmere defineret mængde. 3.3. Øvrigt sortiment Ved tilbudsafgivelsen kan tilbudsgiver vælge at tilbyde en rabatsats, der tilbydes for det øvrige sortiment indenfor den enkelte varegruppe. Hvis der tilbydes en sådan rabatsats, skal det anføres i bilag 12. Der gøres dog opmærksom på, at ordregiver ikke er forpligtet til at købe øvrigt sortiment hos den vindende leverandør, (men i vurderingen heraf vil indgå den rabatsats, som den vindende leverandør tilbyder). - tandbehandling 3.4. Kvalitetsniveau Materialerne, som tilbudsgiver skal tilbyde i tilbudslisten, skal have kvalitetsniveau 1. Kvalitetsniveau 1 er materialer som er af den bedste og nyeste kvalitet på markedet samt materialer, som er gennemprøvet og testet (se specifikke krav til testning under punkt 3.6). Kvalitetsniveau 2 er materialer, som er ældre materialer og nye materialer, som ikke er gennemtestet ved uvildigt institut samt materialer som forlænger/vanskeliggør tandlægernes arbejdstid og patientens behandlingsforløb. 3.5. Service Leverandøren skal stille gratis konsulentbistand (gælder såvel personligt fremmøde efter behov som telefonisk) til rådighed ved opstart af kontrakten og ved indkøring af nye materialer samt opstart af e- handel. Leverandørens forpligtelse i denne forbindelse ophører først, når den enkelte kommune/klinik er indkørt på tilfredsstillende vis. Leverandøren skal have minimum 1 konsulent ansat med en relevant tandfaglig uddannelse som tandlæge, tandplejer eller evt. klinikassistent. Side 13/58
I kontraktperioden skal det være muligt telefonisk eller via mail indenfor rimelig tid at stille spørgsmål vedr. produkterne til den tandfaglige medarbejder. Leverandøren skal derudover løbende stå til rådighed med konsulentbesøg i kontraktperioden. Løbende konsulentbesøg aftales altid i forvejen med Tandplejens hovedklinik og ikke med de enkelte klinikenheder. Der må ikke stilles krav om køb af varer ved konsulentbesøg. De enkelte kommuner skal i specielle tilfælde have mulighed for at have direkte kontakt til - samt afholde temamøder med producenten (konsulent) via den valgte leverandør. 3.6. Levering Leveringstiden er dag-til-dag levering, når bestilling er afgivet indenfor leverandørens seneste bestillingstidspunkt dagen før. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Ordregiver har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget. Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen, eller varen ikke kan leveres. Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning, gælder dog ikke ved klinisk sterile varer. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen. 3.7. Miljø- og sikkerhedsmæssige krav til materialerne Materialerne skal opfylde de nedennævnte krav: Materialerne skal følge de gældende love, regler og standarder på området, bl.a. EU s direktiv nr. 93/42 EØF for medicinske udstyr. Materialerne skal alle være CE mærkede Faremærkninger, sikkerhedsblade, arbejdshygiejniske anvisninger og produktbeskrivelser skal medfølge materialerne og skal være på dansk. Leverandøren forpligter sig til at holde Tandplejen i de enkelte kommuner ajour med ændringer af bekendtgørelser, retningslinjer, standarder m.v. indenfor området. Leverandøren er løbende i kontraktperioden forpligtet til at videreudvikle deres sortiment, og være proaktive ved information om nye materialer. Side 14/58
Leverandøren skal overholde sin oplysningspligt og må ikke tilbageholde brugbar oplysninger om materialerne. Leverandøren må ikke sælge materialer, som ikke lever op til gældende lovgivning. De steder hvor der findes europæiske eller danske standarder, skal materialerne være testet i forhold til relevant harmoniseret standard af anerkendt uvildigt institut. Materialerne skal minimum have halvdelen af holdbarheden tilbage, når det leveres til klinikkerne Ved uoverensstemmelse om materialerne opfylder de opstillede krav, vil den afgørende vurdering ske ud fra udbyders tandlægefaglige vurdering. Materialerne skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø Der skal på forlangende fremsendes Datablade i kontraktperioden, gerne elektronisk. De nedennævnte krav er specielle krav til de enkelte varegrupper. Specielle krav til de enkelte varegrupper: Varegr. 1 Aftryk og Cementering Alle fyldningsmaterialer skal have været på markedet i mindst tre år. Der skal med tilbuddet fremsendes produktspecifikation og videnskabelig dokumentation i form af kliniske undersøgelser. Krav til Aftryksmateriale Der skal være nøjagtig gengivelse. Det skal være stabilt og må ikke kunne deformeres permanent. Det skal være uafhængigt af temperatur efter afbinding. Der skal være en passende arbejdstid og rimelig afbindingstid. Varegr. 2 Sprøjter og Kanyler Injektionskanyler skal være glatte og med godt skær. Varegr. 3 - Desinfektion og sterilisation Krav til autoclaveposer/autoclavefolie: Skal være dampgennemtrængelig med bakterietætpapir på den ene side og plast på den anden side. Varegr. 4 Engangsartikler Krav til mundbind: Det skal være af blødt og hudvenligt materiale. Høj bakteriefiltrering over 98 %. Det skal være frit for allergene stoffer. Krav til afspritningsstykker: De skal være slidstærke og fnugfri. Side 15/58
Vatruller skal være fri for klor. Sug skal være uden skarpe kanter. Varegr. 5 Røntgen Hygiejneovertræk skal være vandtætte. Varegr. 6 Fyldninger Alle fyldningsmaterialer skal have været på markedet i mindst tre år. Der skal med tilbuddet fremsendes produktspecifikation og videnskabelig dokumentation i form af kliniske undersøgelser. Plastmaterialerne, flowplasten og bondingmaterialerne skal kunne arbejde sammen. Materialerne skal være biokompatible 1. Krav til universal komposit: - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Lav polymerisationskontraktion: <2,0 volumen % - Polymerisationsdybde: mindst 2 mm - Lav termisk ekspansion - Høj bøjestyrke - Høj slid- og trykstyrke - Elasticitetsmodul på mindst 8 GPa - Gode håndteringsegenskaber(lang arbejdstid, formbar konsistens, ikke klæbende) - God æstetik - God røntgenkontrast 2. Krav til mikrohybridplast: - Lyspolymeriserende - Ekstra høj æstetik - Farvestabilitet - Modellerbart - Højglanspolering v/enkel arbejdsgang - God røntgenkontrast 3. Krav til flydende komposit: - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Gode fysiske og mekaniske egenskaber - Let flydende uden at løbe - God røntgenkontrast Side 16/58
4. Krav til glasionomer - Gode mekaniske egenskaber - God røntgenkontrast - Lyspolymeriserende 5. Krav til Fosforsyregel 35-38 % - Let at applicere præcist - Let at fordele i kaviteten - God tiksotrop konsistens - Ikke danne luftblærer 6. Krav til Bondingmaterialer - Lyshærdende - Høj bindings- og trækstyrke 7. Krav til fissurforseglingsmaterialer - Let at applicere - Passende viskositet - God bindings- og trækstyrke - Slidresistent - Biokompatibelt 8. Krav til kompomer - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Gode fysiske og mekaniske egenskaber - God røntgenkontrast - God fluorafgivelse Varegr. 7 Instrumenter Overordnede krav til instrumenter Ergonomiske Lette Arbejdende del af høj kvalitet Korrosionsresistente Rengøringsvenlige Skal tåle at komme i dentalopvaskemaskine Vedr. spejle: Den reflekterende del på spejlene skal ligge helt i overfladen for at undgå refleksioner. Vedr. plastinstrumenter: Overfladen på den arbejdende del skal være ikke-klæbende. Varegr. 8 Rodbehandling Krav til rodfyldningspasta Vævsvenligt Side 17/58
Gode biologiske og mekaniske egenskaber. Adækvat arbejdstid Rimelig afbindingstid Varegr. 9 Præparation og Pudsning Krav til komposit gummi polerer Effektiv højglanspolering v/enkel arbejdsgang. Krav til cylinderformede diamanter til kavitetspræparation: Stor holdbarhed. Krav til pudsediamanter: Stor holdbarhed. Alle pudsediamanter skal være autoklaverbare. Varegr. 10 - Laboratorie teknik Ingen specifikke krav. Varegr. 11 Profylakse Krav til tandbørster: For alle str. tandbørster er det gældende, at de skal have et godt skaft at holde på. De skal ligge godt i hånden også på den voksne, der evt. skal hjælpe med tandbørstningen. De skal alle have bløde, tætsiddende børster og må ikke indeholde Bisfenol A. Tandbørsterne skal være med afrundede børstehår For solotandbørster til apparatur og implantater stilles flg. krav: Bløde tætsiddende hår Tilspidset facon Bajonetbøjet overgang til børstehoved For solotandbørste til almindeligt brug stilles følgende krav: Fra blød til medium. Tætsiddende børster. Afrundet facon. For engangstandbørste stilles flg. krav: Kompakt børstehoved Krav til tandtråd Må ikke flosse Krav til tandpasta Må ikke indeholde triclosan Side 18/58
Må ikke indeholde propylparaben Må ikke indeholde sodium lauryl sulfat Indhold af så få parfumestoffer som muligt Må ikke indeholde glimmer og lign. Indhold af mildt slibemiddel Krav til Pudsepasta Skal indeholde flour Skal have en ensartet og blød konsistens Varegr. 12 Legetøj Alle produkter skal til enhver tid leve op til reglerne i EU s direktiv 88/378/EEG vedr. legetøj, herunder være CE mærket. Side 19/58
4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af materialer til tandbehandling ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Middelfart Kommune Holstebro Kommune Århus Kommune Fredericia Kommune Esbjerg Kommune Randers Kommune Lemvig Kommune Sønderborg Kommune Odense Kommune Ikast-Brande Kommune Silkeborg Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX XXXX] Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Side 20/58
Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af materialer til tandbehandling er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftaleen er gældende fra den 01.04.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.03.2016. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk, se dog udbudsmaterialet punkt 2.3. 7 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail, telefon, telefax, ved besøg. Se bilag 8 - Kommunespecifikke bilag. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Side 21/58
Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr. 8 Levering og leveringsbetingelser Leveringstiden er dag-til-dag levering, når bestilling er afgivet indenfor leverandørens seneste bestillingstidspunkt dagen før. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Ordregiver har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget. Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen, eller varen ikke kan leveres. Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning, gælder dog ikke ved klinisk sterile varer. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 10 Returvarer Udbyder har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. Side 22/58
11 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Side 23/58
Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Priser angives altid med to decimaler. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.04.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra 01.01.2014 til 01.01.2015. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia, att: Steffen Kaas Rasmussen. Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer. Side 24/58
Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til steffen.rasmussen@fredericia.dk inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se 15 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette udbud skal tilbudsgiver sikre, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. 11. 15 E-handel Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger. 15.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger I udbudstidsplanen er der afsat halvanden måned fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver: Fremsende excel-ark til Fredericia Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Side 25/58
Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Fredericia Kommune. Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner eller efter aftale til Fredericia Kommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Fredericia Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excelarkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af Fredericia Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excelark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn, mængdeangivelse pr. leveringsenhed, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: http://gs1denmark.net.dynamicweb.dk/default.aspx?areaid=1 15.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer med mindre andet er aftalt samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord. Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. 16 Bonus til ordregiver Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag. Side 26/58