Referat Bestyrelsesmøde, nr. 02/2015 Mødedato: Onsdag den 25. marts 2015, kl. 13.00. Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Jørgen Vest Rasmussen, JVR (næstformand) - Jytte Schmidt, JS - Inger Kirstine Andersen, IKS - Bjarne Bøhl Pedersen, BBP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Søren Peter Nielsen (revisionsfirmaet EY), pkt. 02.1 - Kitsie Lund, KML (adm. chef), pkt. 02.1 - Ulrik Christensen (tekn. Chef), pkt. 02.1 - Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud - Max Varnum Pedersen, MVP - Helle Plougmann, HP Dagorden 02.1 Revisionsprotokollat og årsrapport 2014 02.2 Strategisk udvikling, servicemål 02.3 Afdrags- og abonnementsordning 02.4 Intern overvågning, årsberetning 2014 02.5 Orienteringssager til eventuel drøftelse 02.6 Meddelelser fra formanden 02.7 Underskrivelse af referat fra sidste møde. 02.8 Eventuelt. 1
02.1 Revisionsprotokollat og årsrapport 2014 I samarbejde med selskabets revisor er der udarbejdet udkast til revisionsprotokollat samt årsrapport for 2014. I tilknytning til sagen bemærkes, at revisionen afgiver en påtegning på årsregnskabet uden forbehold samt en udtalelse til ledelsesberetningen uden bemærkninger, idet der i øvrigt henvises til sagens bilag. Gennemgangen suppleres med en kort begrebsforklaring og redegørelse i forhold til over- og underdækning samt beskatningsforhold. Revisionsprotokollat. Årsrapport 2014 (udkast). Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender revisionsprotokollat samt udkast til årsrapport 2014. Revisionsprotokollatet skal underskrives af bestyrelsen, mens årsrapporten, i den endelige udgave, bliver fremsat til behandling på generalforsamlingen. Nøgletal offentliggøres efterfølgende på selskabets hjemmeside. Revisionsprotokollat samt årsrapport 2014 blev godkendt og underskrevet. Bestyrelsen indstiller årsrapporten til godkendelse på generalforsamlingen. Årsrapportens nøgletal offentliggøres på selskabets hjemmeside efter generalforsamlingen. 02.2 Strategisk udvikling, servicemål Den strategiske udvikling er et gennemgående tema for bestyrelsens arbejde. På bestyrelsesmøde nr. 06/2014 blev det konkluderet, at folkesundhed og forsyningssikkerhed har højeste prioritet, mens ambitionerne i forhold til bl.a. parametrene kundetilfredshed og serviceniveau fremadrettet øges. Der er iværksat flere initiativer i forhold til kundetilfredshed og serviceniveau; ændret telefonbetjening og opsætning af eksisterende hjemmeside samt implementering af Envidrift til registrering af driftsrelaterede kundehenvendelser. 2
Oplagte muligheder i forhold til ambitionerne omkring kundetilfredshed og serviceniveau kunne være fokus på øget kendskabsgrad, etablering af en SMS service samt indførelse af elektroniske vandmålere. Øget kendskabsgrad Kundeundersøgelse via bl.a. brancheforeningen har vist, at kendskabsgraden til vand- og spildevandsselskaberne er relativt begrænset. Med henblik på at øge kendskabsgraden kan pressedækningen øges med fokus på selskabets aktiviteter, adfærdsregulerende tiltag etc. (tillknyttet journalist). En øget kendskabsgrad vil styrke kundernes bevidsthed og kan dermed være med til at udvikle selskabets fremadrettede servicetiltag. En væsentlig forudsætning herfor er, at kunderne kender selskabet. Som supplement til en en øget og systematisk pressedækning kan der suppleres med en facebook, der typisk rammer andre målgrupper end aviser etc. Facebook er en kommunikationsplatform for korte opdateringer og pleje af relationer. Brugerne af facebook forventer, at få svar på eventuelle spørgsmål, hvorfor der skal afsættes de nødvendige ressourcer hertil. SMS service AquaDjurs forsyner omkring 17.000 spildevandskunder samt 1.600 kunder med rent drikkevand spredt over et stort geografisk område. Med henblik på forbedring af kundeservicen vil der kunne indføres en SMS service til brug i forbindelse med servicemeddelelser ved f.eks. beredskabshændelser, ledningsbrud, afbrydelser af vandforsyningen etc. Elektroniske vandmålere AquaDjurs vand har i dag et relativt stort vandtab, hvilket bl.a. hænger sammen med befolkningstætheden samt forbrugssammensætningen med relativt mange sommerhuse til to af vandværkerne (sommerhuse med et et uforholdsvis lille vandforbrug). Registerring af vandforbrug sker i dag via analoge vandmålere, hvilket betyder, at kunderne selv forestår aflæsning og indberetning af vandforbrug til AquaDjurs. En meget stor del af kunderne tjekker ikke løbende deres vandmåler, og bliver derfor i tide ikke opmærksomme på et eventuelt forhøjet vandforbrug forårsaget af brud eller et løbende toilet etc. Med henblik på forbedring af kundeservicen vil der kunne indføres områdesektioneringer af ledningsnettet forsynet med elektronisk overvågning, kombineret med elektroniske vandmålere hos den enkelte kunde. Kunderne vil herved få mulighed for at følge deres eget forbrug lettere, ligesom AquaDjurs får mulighed for at varsko kunder i tilfælde af unormalt forbrugsmønster og opdage lækager. 3
Ingen. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kommer med forslag til mulige fremadrettede tiltag i forhold til kundetilfredshed og serviceniveau. Såfremt bestyrelsen ønsker at investere yderligere ressourcer heri, bør det ske via et servicemål med henblik på indarbejdelse i selskabets fremadrettede prisloft. Med afsæt i tidligere beslutning om at øge ambitionerne i forhold til kundetilfredshed og serviceniveau besluttede bestyrelsen, at selskabet skal ansøge om tillæg til miljø- og servicemål for prisloft 2016 relateret til de beskrevne aktiviteter. I forhold til temaet øget kendskabsgrad suppleres med en kundeundersøgelse relateret til AquaDjurs. 02.3 Afdrags- og abonnementsordning Folketinget har i januar måned 2015 vedtaget lov om afdragsordninger ved påbud om forbedret spildevandsrensning (afdragsordning) samt drift og vedligeholdelse af anlæg til spildevandshåndtering (abonnementsordning). Afdragsordning (skal) Hensigten er, at ejendomme, der ikke selv kan finansiere opfyldelse af påbud om forbedret spildevandsrensning, skal have hjælp i form af tilbud om etablering og en tilhørende afdragsordning fra områdets spildevandsselskab. Det er kommunalbestyrelsen der træffer afgørelse om retten til tilbud om afdragsordning. I så tilfælde skal spildevandsforsyningsselskabet, efter ejendomsejerens anmodning, fremsende et tilbud om etablering og afdragsordning for betaling. Afdragsordningen gælder dels for det åbne land (ikke ret mange tilbage i Norddjurs) samt dels for nye ejendomme der tilsluttes kloak i henhold til spildevandsplanen (Ring, Søby, Ginnerup), men ikke separatkloakering i eksisterende forsyningsområder. I regi af brancheforeningen Danva er der igangsat udarbejdelse af paradigme materiale til brug for den praktiske håndtering. Abonnementsordning (kan) Spildevandsselskaber vil kunne tilbyde ejendomsejere at stå for drift og vedligeholdelse af ejerens spildevandsanlæg, mod at ejendomsejeren løbende betaler udgifterne hertil. Ordningen er bl.a. mundet på kommuner, der står foran 4
store separeringsprojekter, hvor grundejere kan have problemer med at finansiere udgifterne til den interne separering. Ordningen afføder en række juridiske forhold, der aktuelt ikke er afklaret. Ingen. Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og anbefaler at AquaDjurs følger udviklingen. Principper for implementering af afdragsordningen tages op til drøftelse, når den første henvendelse forelægger, mens abonnementsordningen indtil videre ikke tilbydes. Bestyrelsen besluttede, at principper for implementering af afdragsordningen tages op til drøftelse, når den første henvendelse forelægger, mens abonnementsordningen indtil videre ikke tilbydes. 02.4 Intern overvågning, årsberetning 2014 Selskabet skal i henhold til vandsektorloven etablere et program for intern overvågning med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der skal medvirke til at selskabet ved aftaleindgåelse forvalter kundernes / borgernes penge bedst muligt. Overvågningsprogrammet skal sikre, at vandselskabets aftaler indgås på markedsvilkår. Det betyder ikke at alle selskabets aftaler skal udbydes, men at selskaberne skal have undersøgt markedet inden aftaleindgåelse. Med andre ord at indkøb er sat i system og effektiviseret. Som led i den interne overvågning skal selskabet årligt indsende en årsberetning med tilhørende revisorerklæring til Forsyningssekretariatet. Jf. overvågningsprogrammet for AquaDjurs as, sker der en halvårlig afrapportering til bestyrelsen med status for og revurdering af aftaler med længere løbetid. I tilknytning til sagen bemærkes, at revisionen forventes at give en anmærkningsfri revisorerklæring i forhold til den interne overvågning i AquaDjurs. Program for selskabets interne overvågning, ajourført februar 2014. Årsberetning 2014 intern overvågning, AquaDjurs. Halvårsrapportering, 2. halvår 2014. 5
Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og tager årsberetning 2014 samt halvårsrapportering, 2. halvår 2014 for den interne overvågning til efterretning. Årsberetningen offentliggøres efterfølgende på selskabets hjemmeside. Bestyrelsen tog årsberetning 2014 samt halvårsrapporteringen for den interne overvågning til efterretning. Årsberetningen offentliggøres på selskabets hjemmeside. 02.5 Orienteringssager til eventuel drøftelse 02.5.1 Vejviseren 2015 Fokuspunkterne for det kommende år fremgår af Vejviseren for 2015, der indgår som bilag til sagen. 02.5.2 Vandsamarbejde Vest, status Bestyrelsen har på temamøde den 27.1.2015 besluttet, at fortsætte i Vandsamarbejde Vest og dermed indgå i stiftelse af et fælles selskab. I den mellemliggende periode har vandværkerne i Auning, Vivild, Hevring og Holbæk truffet samme beslutning. Endelig beslutning i Øster Alling forventes truffet den 26.3.15 på en ekstraordinær generalforsamling. 02.5.3 AquaDjurs og aktieselskabsbenævnelse Affødt af en kundehenvendelse er selskabet blevet opmærksom på, at aktieselskabsbetegnelsen i dag ikke anvendes korrekt. Det fremgår af selskabsloven, at aktieselskaber skal benytte betegnelsen aktieselskab eller forkortelsen A/S. Forkortelser som f.eks. as kan ikke anvendes. Ændringerne indarbejdes fremadrettet i selskabets forretningspapirer, herunder elektroniske meddelelser samt på selskabets hjemmeside etc. 02.5.4 Udvikling i rentemarkedet Affødt af udviklingen i rentemarkedet har der været en forespørgsel til Kommunekredit omkring muligheder for refinansiering af selskabets fastforrentede låneportefølge. Konklusionen er, at en eventuel refinansiering samlet set ikke vil give vil give en økonomisk besparelse. Renteaftalen i forhold til selskabets daglige bankforretninger tager afsæt i et tillæg / fradrag til Nationalbankens Indskudsrentebevis (NIB), der således i praksis er referencerenten. Med afsæt i den aktuelle rentesituation med en negativ NIB, er der indgået en aftale med banken, der betyder, at der lægges en nedre grænse for referencerenten på -0,25 %. 6
02.5.5 Anlægsplan vandforsyning, opfølgning Selskabet har modtaget formel henvendelse fra en ny forbruger i Georgsmindeområdet, der skal forsynes i 2015. Herudover behandles aktuelt yderligere en henvendelse. Med reference til takststrategien og herunder bestyrelsens tidligere behandling af sagen vedrørende Georgsminde, kan der blive behov for låneoptagning til finansiering. Direktør og bestyrelsesformand bemyndiges til at igangsætte nødvendige tiltag, såfremt der bliver behov herfor. 02.5.5 Ren besked, arbejdsmiljø i AquaDjurs I AquaDjurs har vi stort fokus på arbejdsmiljø og arbejdshygiejne. Arbejdsopgaverne spænder vidt og de forskelligartede opgaver stiller forskellige krav i forhold til arbejdsmiljø og hygiejne. Som et supplement til personalehåndbogen er der udarbejdet en informationspjece; Ren besked, arbejdsmiljø i AquaDjurs. Pjecen er forankret i arbejdsmiljøorganisationen og sendes nu til høring i respektive teams. Vejviseren 2015. Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der blev i tilknytning til sagen kort orienteret om en igangsat økonomisk analyse relateret til den fremtidige spildevandsstruktur på Djursland. En analyse der gennemføres i et samarbejde mellem Syddjurs Spildevand og AquaDjurs. 02.6 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Dialogmøde med Erhvervsudvalget. Jubilæumsudvalg, status. Generalforsamling 2015. Ingen. 7
Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. Ad. Jubilæumsudvalg, status Arrangementet gennemføres den 4.9.2015 og det foreløbige indhold tager afsæt i; morgenmøde, skolearrangement (orienteringsløb, fodbold ell. lign.), reception, åbent hus og festaften for medarbejdere og bestyrelse. Budgetgrundlag DKK. 150.000. Der blev stillet forslag om flytning af skoleaktiviteter til et særskilt arrangement Skolernes dag. 02.7 Underskrivelse af referat fra sidste møde Referatet fra dialog- og temamøde afholdt den 27.1.2015 er fremsendt pr. mail og der er ikke indkomne bemærkninger. Referatet blev underskrevet. 02.8 Eventuelt Sygeorlov Der er indkommet en anmodning om sygeorlov fra et af bestyrelsens medlemmer. Bestyrelsesformand og direktør tager kontakt til suppleanten. Kommende møder etc.: - Dialogmøde Vandcenter Djurs (formandsskab og direktør), torsdag den 9. april. Kl. 15.30 (opfølgning på møde november 2014). - Generalforsamling AquaDjurs, mandag den 13. april, kl. 15.00. - Bestyrelsesmøde, mandag den 11. maj, kl. 13.00. - Strategiseminar, mandag den 15. juni 2015 (dagsarrangement) 8