Glostrup, den 5. september 2013 Referat Den 4. september 2013 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Afbud Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Afbud Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Grete Nielsen suppleant for GC Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Kasper Nørballe forvaltningsdirektør Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Afbud Susanne Andersen sekretær Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2011/12 4. Udlejningsstatistik (bilag 1) 5. Dialogmøde mellem GAA, PAB og ejendomsmestre den 26.08.2013 6. E-flyt 7. Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen (bilag 2 var eftersendt) 8. Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen 9. Retningslinjer for DV-planer 10. Forsikring 11. Fastprisaftale med Dong 12. Orientering om fugtskader (bilag 3a og 3b) 13. Kildevængets Børneinstitution 1
14. Uerholdelige fordringer 15. Tilskud/lån fra dispositionsfonden til forprojekt i Kildevænget (bilag 4a, 4b og 4c) 16. Bedre forrentning af GAA s midler 17. Moms på kapitalforvaltning 18. Byggeregnskab Bondehavevej 19. Værkstedshusene Marielyst 20. Status for renovering af Mørkhøjvænge 21. Nyt fra afdelingerne 22. Lukket punkt (bilag 5a og 5b) 23. Eventuelt Da 2 af bestyrelsens medlemmer ikke deltog i den første del af mødet foreslog Erik Andersen, at man ventede med at behandle dagsordenens punkt 5, 6 og 8 til alle var til stede, men i referatet behandles punkterne i rækkefølge i henhold til dagsordenen. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 12. juni 2013 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. 2
Organisationsbestyrelsen godkendte oplysningen om, at der ikke var kommet yderligere materiale. 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2011/12 Gladsaxe Kommune har ikke behandlet regnskaberne endnu. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen havde fået eftesendt brev fra Gladsaxe Kommune, hvor af det fremgik, at regnskaberne er taget til efterretning med følgende bemærkninger. Vedrørende Mørkhøjvænge er kommunen opmærksom på. at administrator har bemærket, at den delvise illikviditet er midlertidig for afdelingen. Henlæggelser til tab ved fraflytning samt istandsættelse ved fraflytning i afdeling Højebo, Kildevænget og Mørkhøjvænge er utilstrækkelige. Administrationen har efterfølgende forklaret at afdeling Mørkhøjvænge har fået godkendt kollektiv råderet, så der kan optages lån til dækning af tilgodehavender og at det jf. ny bekendtgørelse er dispositionsfonden der skal dække tab ved fraflytning, når udgifterne overstiger kr. 316 pr lejemål/år. Gladsaxe Kommune har taget dette til efterretning. 4. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 1. august 2013 vedlægges som (bilag 1). at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. 3
5. Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB På baggrund af tilbagemeldingerne fra ejendomsfunktionærerne på dialog mødet, skal organisationsbestyrelsen drøfte hvilke foranstaltninger, der skal iværksættes. at organisationsbestyrelsen får iværksat de nødvendige foranstaltninger. Det blev besluttet at administrationen følger op på de forhold som ejendomsmestrene bragte op på dialogmødet og kommer med en tilbagemelding til organisationsbesty relsen på hvorledes de konkrete problemer omkring IT og kommunikation er løst. Problemstillingerne tages op på de løbende ejendomsmestermøder. Det blev der ud over besluttet at der skal udarbejdes forretningsgange for: Skimmelsager. Beslutningskompetence og ledelsesmæssige snitflader mellem PAB, ejendomsmestre,afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen. 6. E-flyt Organisationsbestyrelsen har siden beslutningen om indkøb af E-flyt blevet orienteret om den manglende fremdrift på projektet. Dette er ikke acceptabelt. Organisationsbe styrelsen skal på baggrund af dialogmødet og administrationens oplysninger beslutte om projektet skal stoppes. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om hvorvidt der skal indføres E- flyt i GAA. 4
Organisationsbestyrelsen besluttede at stemme om, hvorvidt den tidligere beslutning om at indføre E-flyt i GAA skal fastholdes: 6 stemte for 3 undlod at stemme På denne baggrund besluttede organisationsbestyrelsen at fastholde beslutningen om E-flyt. Organisationsbestyrelsen henstillede til administrationen, at administrationen sørger for den nødvendige support og administrationen kunne i den for bindelse oplyse, at denne support p.t. ligger hos Dennis Schultz og Henrik Madsen. 7. Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen På baggrund af den gennemførte medarbejdertilfredshedsundersøgelse i GAA, har administrationen udarbejdet en handlingsplan (bilag 2). Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen skal forelægges alle ansatte i GAA. Med udgangspunkt i de problemstillinger ejendomsfunktionærerne har tilkendegivet, vil administrationen gennem en dialog med ejendomsmestrene, og udarbejde konkrete tiltag til løsning af disse. at organisationsbestyrelsen godkender handlingsplanen. Organisationsbestyrelsen godkendte den udarbejdede handleplan og henstillede til administrationen om at tage fat i de punkter, hvor besvarelserne lå under 4 i undersøgelsen. Punktet tages op på næste møde i organisationsbestyrelsen med henblik på en kort orientering om forløbet, og om tidsplanen i handlingsplanen holder. 8. Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen Organisationsbestyrelsen har på GAA dagen lavet en midtvejsevaluering af administrationen. Som udgangspunkt for en dialog med administrationen fremlægger organisationsbestyrelsen de punkter / problemstillinger der ønskes en drøftelse om. 5
at der afholdes et særskilt møde, hvor administrationens ydelse til GAA gennemgås, med henblik på at få en fælles opfattelse af denne til alles tilfredshed. Med udgangspunkt i de forhold der kom op på GAA dagen og notat fra GAA-dagen blev følgende besluttet: at prøve at lade driftschefen deltage i møderne i organisationsbestyrelsen et halvt år. at driftschefen ved næste ejendomsmestermøde præciserer, at ejendomsmestrene fremover skal anfører leverandør og materiale på de rekvisitioner/ fakturaer der skal bogføres samt at ejendomsmesteren konterer korrekt og sikrer, at penge som er øremærket til et bestemt formål også bruges til dette formål samt at driftschefen ved budgetkontrollen sikrer, at man ikke tager pengene fra en forkert konto. Desuden skal der på næste møde drøftes fakturagebyrer. at sikkerhedsudvalget, som hedder arbejdsmiljøudvalget skal fungere med GAA s repræsentant, selv om den sikkerhedsrepræsentant som er valgt holder op. Driftschefen skal fremover sikre, at denne oplysning formidles videre til PAB s sikkerhedsgruppe, som styres af driftschef Mikkel Selander, og som holder 2 møder om året. Der udsendes referat af disse møder. at sikre, at ventelisteproblematikken fungerer og at organisationsbestyrelsen gør administrationen bekendt med konkrete henvendelser fra beboere, som ikke har fået en korrekt behandling i udlejningen, således at der kan blive fulgt op på sagen. Endelig blev det besluttet, at der arbejdes videre med punkterne fra GAAdagen. 6
Der følges op på punkterne på næste bestyrelsesmøde. 9. Retningslinjer for DV-planer Organisationsbestyrelsen ønsker tidspunktet for markvandringerne fastlægges. Ligeledes ønskes DV-planerne udsendt til beboerne som bilag til budgetterne. På afdelingsmødet skal de større arbejder der igangsætte fra DV-planen i det kommende budgetår nævnes. Større ændringer i den godkendte DV-plan skal forelægges på et nyt afdelingsmøde. at organisationsbestyrelsen godkender proceduren. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende proceduren, således at tidsplanen for markvandringerne fastlæggelse efter udspil fra den enkelte afdelingsbestyrelse, normalt i november, december og januar. Inden markvandringerne skal driftschefen foretage en bygningsgennemgang sammen med ejendomsmesteren, så driftschefen kan komme med et udkast til DV-plan inden markvandringen med afdelingsbestyrelsen. Ved hvert afdelingsbestyrelsesmøde skal driftschefen udlevere budgetkontrol, så afdelingsbestyrelsen kan se, om man har brugt midlerne som forudsat. Hvis driftschefen ikke deltager i mødet, skal ejendomsmesteren lave budgetkontrol. Fremover udsendes DV-planen til alle beboerne, men større ændringer i DV-planen skal fortsat forelægges beboerne på et afdelingsmøde. (Administrationen og Erik Andersen vil komme med et oplæg til, hvad større ændringer er). 10. Forsikring Det er aftalt med Willis, at der holdes møde med ejendomsmestrene, så snart forsik ringerne er underskrevet. Willis vil på mødet redegøre for de ændringer der er lavet. 7
at oplysningen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 11. Fastprisaftale med Dong Administrationen har undersøgt muligheden for at få en fastprisaftale på fællesarealernes elforbrug med Dong for hele GAA. I dag betaler GAA mellem kr. 380 og 400 pr. MWh. En MWh koster med en fastprisaftale der løber 3-5 år d.d. kr. 328, hvilket vil kunne give afdelingerne en besparelse på ca. kr. 60 pr. MWh. at organisationsbestyrelsen godkender, at der bliver lavet en fastprisaftale. Organisationsbestyrelsen anførte, at priserne kan gå op og ned, og besluttede på den baggrund, at bede PAB undersøge prisniveauet i andre el-selskaber til næste organisationsbestyrelsesmøde. 12. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 3a og 3 b). at orienteringen tages til efterretning. Erik Andersen gennemgik sine bemærkninger til de fremsendte bilag og kom med præciseringer til de enkelte sager. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8
13. Kildevængets Børneinstitution Organisationsbestyrelsen har drøftet en eventuel anden anvendelse af lejemålet. Gladsaxe Kommune har nu meddelt, at de senest med udgangen af oktober måned vil komme med en endelig udmelding om, hvorvidt kommunen vil købe ejendommen. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen afventer svar fra kommunen om overtagelse af ejendommen. Organisationsbestyrelsen drøftede og vedtog det næste udspil som drøftet på formødet i december 2012, hvis kommunen ikke ønsker at overtage ejendommen. 14. Uerholdelige fordringer Punktet blev ikke drøftet på organisationsbestyrelsesmødet den 12. juni 2013, da organisationsbestyrelsen besluttede, at udskyde emnet til september mødet. Administrationen har i forbindelse med administration af andre boligorganisationer undersøgt muligheden for at indgå en samarbejdsaftale om overvågning af uerholdelige fordringer. Administrationen har lavet en samlet samarbejdsaftale med Intrum Justitia, hvilken administrerede boligorganisationer kan komme med i. Der er ikke nogen udgifter for den enkelte boligorganisation, da det årlige serviceringshonorar på kr. 2.500 bliver betalt af administrationen (FA09/PAB) og derfor ikke skal betales enkeltvis af de boligorganisationer, der bliver tilmeldt under denne aftale. De beløb der bliver inddraget i forbindelse med en overvågningssag, bliver delt med 38 % til Intrum og 62 % til boligorganisationen. Beløbene vil på dette tidspunkt være afskrevet som tab i tidligere regnskab, og vil derfor blive indtægtsført som en ekstraordinær indtægt. 9
Samarbejdsaftalens øvrige punkter (inkasso, reminder service m.m.) er nogle boligorganisationen kan trække på, hvis man skulle ønske dette. I dag kører alt inkasso gennem advokat. at organisationsbestyrelsen godkender oplægget og bemyndiger administrationen til at indgå samarbejdsaftale med Intrum Justicia. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende oplægget og bemyndiger administrationen til at indgår en samarbejdsaftale mellem GAA og Intrum Justicia. (ikke PAB) 15. Tilskud/lån fra dispositionsfonden til forprojekt i Kildevænget Baggrund I forbindelse med at GAAs afdelinger er blevet tilmeldt Gladsaxe Kommunes projekt Klima Klar, har Kommunen tilbudt at koble afdeling Kildevænget sammen med en uvildig rådgiver, der kan hjælpe afdelingen med at kortlægge ejendommens muligheder og potentiale ift. energirenovering og LAR. LAR Gladsaxe Kommune har tilbudt at komme ud og kigge på Kildevænget med henblik på at komme med et overordnet ideforslag til, hvor man kan gribe ind og hvilke tiltag man kan lave (materiale til mødet vedhæftet som bilag 4b og 4c). Ideforslaget vil Gladsaxe Kommune betale. Gladsaxe Kommune har allerede fået lavet en georadarundersøgelse i området i forbindelse med, at de (miljøafdelingen) skulle bruge et grundlag til at give nedsivningstilladelse til Kildevængets naboer i Kildeparken. Georadar-undersøgelsen giver en ide om hvor god nedsivningesevnen er i jorden. Kildevænget skal i den forbindelse have foretaget nogle jordbundsprøver og analyser, som kan lægge til grundlag for et LAR projekt, for at kunne vurdere om projektet er muligt. Disse prøver vil koste ca. kr. 50.000 at få foretaget inklusiv rådgivning. 10
Hvis resultatet af disse test er positive, skal der kobles en ekstern rådgiver på projektet der kan udarbejde et forslag der kan godkendes på et afdelingsmøde i Kildevænget. Med den erfaring der er fra lignende projekt i Marielyst vurderes det, at dette arbejde vil koste ca. kr. 150.000. Energibesparende tiltag og renovering Gladsaxe Kommune kobler en uvildig rådgiver på Kildevænget, der hjælper afdelingen med at afklare ejendommens potentiale og ser efter muligheder, der kan tilgodese både energibesparelser, løsninger af drifts- og vedligeholdelsesproblemer, forbedre indeklimaet og øge ejendommens værdi. Efter den indledende kortlægning vil afdelingen stå med: En konkret vurdering af ejendommens potentiale for energibesparelser baseret på en helhedsvurdering, der tager højde for både økonomi, energi og sociale forhold. Konkrete løsningsforslag Budgetoverslag, tilbagebetalingstider og forslag til finansiering. Gladsaxe Kommune tilbyder at finansiere den uvildige rådgivning i kortlægningsfasen på højst kr. 100.000. Hvis afdelingen vælger at opsige samarbejdet før overdragelse af løsningsforslag, skal der betales halvdelen (kr. 50.000) af de faktiske omkostninger til den gennemførte rådgivning tilbage til Gladsaxe Kommune. Så kan midlerne komme ud at arbejde i andre projekter. Efterfølgende implementering af løsningsforslag fra kortlægningen skal afdelingen selv finansierer. Eksempel på energiaftale mellem Gladsaxe Kommune og AB Gladsaxe, vedlægges som (bilag 4a). Projektet. LAR Projektet er opdelt i tre faser, hvor af første fase er at få lavet de indledende undersøgelser, der skal fortælle om der er mulighed for at gå videre med et egentlig LAR projekt. Projektets anden fase er at få lavet et skitseprojekt der beskriver forslag til LAR løsninger, dimensionering af anlæggene, budgetoverslag, projektering, myndighedsbehandling og beboerinddragelse med henblik på fremlæggelse og godkendelse på et afdelingsmøde. Projektets tredje fase er gennemførsel af projektet. 11
Energibesparende tiltag og renovering Når Kommunen er færdig med kortlægningsfasen, vil administrationen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, se på hvilke tiltag der kan/skal igansættes som led i den almindelige vedligeholdelse eller reel energirenovering i Kildevænget. Når eventuelle forslag er gennemarbejdet skal de indstilles til godkendelse på et afdelingsmøde. Økonomi LAR Udgangspunktet for projektet er, at arbejdet kan udføres for de tilbagebetalte tilslutningsafgifter der gives fra Nordvand. For at komme til frem til et egentligt projekt der kan stemmes om, er det nødvendigt at fase et og to sættes i gang. Disse faser er anslået til at koste kr. 200.000. Kildevænget skal altså bruge kr. 200.000 til at kvalificere et projekt der kan komme til afstemning på afdelingsmødet. Energibesparende tiltag og renovering Gladsaxe Kommune tilbyder at finansiere alle omkostninger til kortlægningsfasen kr. 100.000. Det er dog under forudsætning af at kortlægningen bliver bragt til ende, ellers vil Gladsaxe Kommune kræve halvdelen kr. 50.000 tilbagebetalt af afdelingen. Under forudsætning af at Kildevængets afdelingsbestyrelse på deres bestyrelsesmøde den 2. september vælger at gå videre med nedenstående projekter indstilles det at, afdeling Kildevænget får et tilskud fra GAAs dispositionsfond på i alt kr. 250.000 til de indledende undersøgelser af to projekter: 1. Igangsætning af LAR projekt fase et og to. 2. Igangsætning af arbejdet med at kortlægge ejendommen med henblik på at finde energitiltag- og renovering. Hvis projekterne bliver en realitet, vil disse tilskud betragtes som et lån, der tilbagebetales af projektets midler. 12
Organisationsbestyrelsen drøftede, hvilke omkostninger det ville have for GAA at få undersøgt gennemførelsen af LAR-projektet, og godkendte indstillingen under forudsætning af, at de kr. 50.000 til forundersøgelsen bliver finansieret af Nordvand eller Gladsaxe Kommune. Afdelingsbestyrelsen i Kildevænget havde på sit bestyrelsesmøde besluttet ikke at gå videre med Gladsaxe Kommunes tilbud om at kortlægge afdelingen med henblik på energirenovering, da de ikke var blevet bekendtgjort med de økonomiske konsekvenser. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende indstillingen, hvis Kildevængets bestyrelse skulle ændre deres beslutning, når de kender vilkårene herfor. 16. Bedre forrentning af GAA s midler GAA har en del frie midler. Hvis disse henstår på den normale driftsbankkonto er ren ten tæt på 0 %. Pt. er renten på 0,2 % p.a. PAB har derfor løbende placeret overskydende likviditet på aftaleindlån, dvs., at likviditeten bindes for op til 3 måneder ad gangen. Herved opnås en rente på omkring 0,4 % p.a. Et større afkast kan opnås ved at placere de frie midler i obligationer. I dag har GAA placeret 16 mio. kr. i Nordea forvaltning. Denne portefølje har givet et gennemsnitligt afkast i de 2 seneste regnskabsår på 3,2 % p.a. Det kan oplyses, at PAB s porteføljer hos Nykredit (almene investeringsbeviser) de seneste regnskabsår har givet et gennemsnitligt afkast på 5,0 % mod Danske Capital, som har givet 4,2 % p.a. Med baggrund i en forsigtig vurdering, kan GAA s frie likviditet opgøres til 12 mio. kr. Ved frie likviditet forstås de midler, som ikke skal anvendes til løbende drift. Det indstilles derfor: at GAA placerer 12 mio. kr. i Nykredits Investeringsforening, Almene boliger, korte eller mellemlange. Herved opnår GAA en spredning af sine midler på to porteføljer, med lidt forskelligt tilgange og strategier. Endvidere er en investeringsforening ikke momspligtig. 13
Organisationsbestyrelsen besluttede at lade administrationen undersøge, hvor lang tid midlerne bliver bundet (opsigelsesvarsel). Punktet blev udsat til næste bestyrelsesmøde med henblik på en afklaring af spørgsmålet. 17. Moms på kapitalforvaltning Når kapitalforvaltningsaftaler (porteføljepleje) indgås kan man vælge at aftale fast honorar eller man kan vælge at aftale variabel pris, dvs. porteføljeforvaltningen af lønnes med kurtage efter hver handel (både køb og salg). Det var PAB s opfattelse, at aflønning efter kurtage kunne skabe tvivl om porteføljeforvalteren kun handler for at øge sin egen indtjening. PAB har derfor anbefalet porteføljeaftaler med fast pris, det såkaldte PM-gebyr. Som følge af de nye EU-regler, er der med virkning fra 1. juli 2013 pålagt moms på honorar for kapitalforvaltning, dvs. på PM-gebyret. Momsen er ikke pålagt kurtage (handelsomkostninger). GAA betaler i dag kr. 40.000 i porteføljehonorar, hvilket efter de nye regler inklusiv moms, vil stige til kr. 50.000. PAB har derfor spurgt Nordea om GAA s aftale kan konstrueres således, at der beta les momsfri kurtage, men aldrig mere end det nuværende PM-gebyr på kr. 40.000. Nordea har regnet sig frem til følgende model: Den historiske og forventede omsætning i porteføljerne er ca. 0,7 om året. Dette for deler sig på ca. 0,5 % på køb af obligationer (primært geninvestering) og 0,2 på salg af obligationer. Med den omsætning der forventes i porteføljerne skal kurtagesatsen således være 0,35 bp ved både køb og salg. For at sikre, at GAA ikke kommer til at betale mere end i dag (hvis omsætningen i porteføljerne er højere end forventede) så lægges der et loft (svarende til beløbene ovenfor) på betalingen af kurtage i porteføljen. Det vil sige, at når max kurtagebeløbet rammes, så vil handler i den resterende del af året være fri for kurtage. 14
Det er PAB s opfattelse, at denne model imødekommer ønsket om kun at betale momsfri kurtage og ikke PM-gebyr at aftalen med Nordea om porteføljeforvaltning ændres, således at der betales 0,35 % i kurtage af handler, dog maksimalt kr. 40.000. Organisationsbestyrelsen godkendte at følge indstillingen, således at der maksimalt må handles for kr. 40.000. 18. Byggeregnskab Bondehavevej På grund af sommerferien har administrationen ikke modtaget revisors svar på de på sidste organisationsbestyrelsesmøde stillede spørgsmål. at organisationsbestyrelsen afventer revisors tilbagemelding. Organisationsbestyrelsen besluttede at bede administrationen sørge for, at Rene Hattens foretager en revisionsmæssig påtegning på selve byggeregnskab dateret den 5. marts 2013 og forelagt bestyrelsen på mødet den 12. juni 2013. 19. Værkstedshusene Marielyst Der blev på bestyrelsesmødet den 12. juni 2013 spurgt ind til, hvordan PAB administrerer ventelisten til værkstedshusene, her under om der kunne stilles særlige krav til at stå på denne. Det blev foreslået at PAB skulle undersøge mulighederne for at man skal være momsregistreret for at kunne stå på denne venteliste. 15
PAB har undersøgt ovenstående og i den forbindelse erfaret at der ikke er en særlig venteliste til værkstedshusene, men at alle der står skrevet op til et rækkehus i Marielyst, får dem tilbudt. I tilbuddet bliver ansøgerne oplyst at for at kunne komme i betragtning til dette tilbud, kræves dokumentation for at man er momsregistreret. at organisationsbestyrelsen fastholder at administrationen ved udlejning af værkstedshusene på udlejningstidspunktet skal kræve dokumentation for, at lejer er momsregistreret. Organisationsbestyrelsen besluttede at fastholde, at administrationen ved udlejning af værkstedshusene skal kræve dokumentation for, at lejer er momsregistreret. 20. Status for renovering af Mørkhøjvænge På organisationsbestyrelsens møde den 12. juni 2013 blev det vedtaget en finansieringsplan under punkt 8, men Landsbyggefonden (LBF) har ved mail af 19.august 2013 afvist den fremsendte finansieringsmodel. Dette betyder, at kapitaltilførsel og investeringstilskud på i alt kr. 2.680.000 bortfalder. Samtidig betyder det, at med den af organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet Mørkhøjvænge godkendte huslejeforhøjelse på max 47 kr. pr. m 2, skal finansieres af GAA med kr. 2.860.000, hvis sagen skal gennemføres med ovenstående husleje stigning. For at have det komplette beslutningsgrundlag har administrationen efterfølgende bedt LBF om, at udarbejde en beregning på, hvad GAAs andel af den løbende drifts støtte fra dispositionsfonden vil være, i den af LBF udmeldte finansieringsmodel. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16
Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Den kollektive råderet for opsætning af nye køkkener er iværksat. Byggesagen kører planmæssigt. Afd. 2, Ved Stadion Den nye ejendomsmester er ved at rydde op på kontoret og i rutinerne på ejendommen. Afd. 3, Bakkely 8-3-91-10 Dametøj, Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejemålet er opsagt til fraflytning 30.11.2013. 8-3-94-14 Chokoladeæsken, Sandra Roksi, Bagsvære Hovedgade 135. st. th. har opsagt lejemålet til fraflytning 31.12.2013. Betingelser for genudlejning af ovennævnte lejemål er følgende: Afdelingsbestyrelsen kan ikke acceptere: spillemaskiner/spillehal cykler både salg og reparation kemikalier tilberedning af mad. Afdelingsbestyrelsen kan acceptere liberalt erhverv så som: ejendomsmæglere klinikker fod/negle m.v. kontorer af alle slags. 8-3-67-4 Lægekonsultation Lægen har gjort indsigelse over, at det nyrenoverede toilet/badeværelse ikke er handicap egnet. 17
Kommunen har indkaldt til besigtigelse af det renoverede toilet/badeværelse den 27.08.2013. Efter besigtigelsen var kommunens konklusion bl.a., at lejligheden er registreret som en beboelseslejlighed og ikke en erhvervslejlighed. Administrationen vil få en erhvervsadvokat til at se på sagen. 1 års gennemgang på badeværelserne er ved at være afsluttet. Afd. 4, Marielyst 8-4-570-12 Gladsaxevej 130. st. 7 Der har været en del forespørgsler om evt. opdeling af lejemålet i 2 mindre lejemål og/eller nedsættelse af lejen. Nedsættelse af lejen med kr. 500 det første år har ikke givet resultat. Ifølge telefonisk forespørgsel hos EDC er m 2 -lejen for lejemålet højere end markedslejen for tilsvarende erhvervslejemål. Der er modtaget byggetilladelse vedrørende altanerne og taget på butikkerne. LAR projektet er godt i gang, og der skal være informationsmøde for de beboere, der har en have, hvor vi skal etablere afvanding fra tagnedløb. Afd. 5, Kildevænget Der foretages en indregulering af varmesystemet. Det skulle betyde en bedre varmekomfort i den kommende fyringssæson. Gladsaxe kommune deltager i afdelingsmødet den 2. september 2013 for at orientere om et eventuelt LAR-projekt i Kildevænget. Afd. 6, Mørkhøjvænge Den nye ejendomsmester er ved at rydde op på kontoret og i rutinerne på ejendommen. Den kollektive råderet for opsætning af nyt køkkener er i fuld gang. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution DV-planen for børneinstitutionen er gennemgået efter sidste bestyrelsesmøde, hvilket har betydet at der er sat af til nye aktiviteter og at henlæggelserne der efter er sat op. 18
Afd. 8, Bondehavevej Der er desværre konstateret væggelus i en bolig. Boligen er nu færdigbehandlet og frikendt for væggelus. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tage oplysningerne til efterretning. 22. Lukket punkt (bilag 5a og 5 b ) 23. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 4. december 2013 kl. 16.45. Der holdes formøde onsdag den 27. november 2013. På formødet vil organisationsbestyrelsen blive orienteret af en medarbejder fra BL. På næste bestyrelsesmøde vil administrationen forelægge udkast til gaveregulativ for organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne i GAA. 19