fra bestyrelsesmøde den 16.03.2016 Deltagere: Lars Bang (LB) Dan Skovgaard Larsen (DS) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Louise Bak (LO) Susanne Markussen (SM) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Revisor Helle Lorenzen (HL) og controller Jonna Ranch Jensen (JJ) deltog under punkt 2. Afbud: Torben Bugge (TB)og Lena Søllingvraa Walters (LW) Fraværende uden afbud: Jakob Nielsen (JN) Dagsorden: Punkt 1. Underskrivelse af referat fra mødet den 14.12.2015 Bilag 1 fra bestyrelsesmøde den 14.12.2015 et blev underskrevet Punkt 2. Regnskab og årsrapportering for 2015 Sagsfremstilling Revisor Helle Lorenzen gennemgår årsrapport og revisionsprotokollat for 2015. Revisor udsender snarest muligt de to bilag direkte til bestyrelsesmedlemmerne Bilag 2 Årsrapport for 2015 eftersendes
Bilag 3 Indstilling Revisionsprotokollat eftersendes Godkendelse af årsrapporten LB indledte med, at årsrapporten er et flot stykke papir, som fortæller noget om overblik, vision, robusthed og løfteevne. HL gennemgik hovedtrækkene i årsrapport og protokollat. Der er tale om et fint regnskab uden påtegning og en målrapportering uden bemærkninger. Antal årsværk pr. 100 årskursister er ændret fra 14,0 i 2014 til 13,0 i 2015, en af årsagerne til det gode resultat. Tilsvarende er kursist/lærer ratio steget fra 9,5 til 10,1. Der har været en nedgang i de samlede lønninger trods aktivitetsstigning. Omkostningerne har været stigende på undervisningsområdet og faldende på ledelse og bygninger. Trods en udgift på over 3 mio. kr. til en finansiel omlægning, som har givet et større råderum, slutter året med et overskud på 2,5 mio. kr., hvilket revisoren betegnede som imponerende. Omkostningerne pr. årskursist er faldet fra 91.100 kr. i 2014 til 87.500 kr. i 2015. Soliditetsgraden (egenkapital/samlede aktiver) er steget til 37,6, fordi balancen er slanket. Finansieringsgraden (langfristet gæld/anlægsaktiver) er faldet kraftigt til 21,5 grundet mindre gæld og likviditetsgraden (omsætningsaktiver/kortfristet gæld) er faldet til 69,2, fordi vi har solgt vores værdipapirer. Disse nøgletal betegnede revisoren som liggende på et pænt niveau. I protokollen er der givet to anbefalinger: -I øjeblikket har rektor og økonomichef enefuldmagt til konti i Sparekassen Kronjylland. Overførsler bør godkendes af to. -Vi afstemmer ikke helt som det står beskrevet i regnskabsinstruksen enten skal vi ændre regnskabsinstruksen, for praksis fungerer fint, eller også skal vi følge regnskabsinstruksen. HL påpegede en god økonomistyring, idet resultatet ligger tæt på estimat 2. Der har fra rigsrevisionens side været fokus på rejseomkostninger
og repræsentation, og der er nu kommet retningsliner fra ministeriet, som er meget stramme. Skolen har en praksis med at man ved samkørsel kan få høj takst det skal skrives ind i vores retningslinjer eller der gives en bemyndigelse i de konkrete tilfælde. Vi har en fin dokumentation i forhold til skat. Det er ikke konstateret, at skolen rutter med pengene. Produktiviteten er blevet bedre end forventet, hvilket blandt andet skyldes større holdkvotienter. Der er et begrænset antal medarbejdere i økonomifunktionen, hvilket kræver en særlig opmærksomhed. LB spurgte til krydset ved væsentlige anbefalinger i forbindelse med IT-sikkerhed på det administrative område. HL forklarede, at det skal opfattes som en bemærkning om, at vi endnu ikke har fået revisorerklæring fra IT fællesskabet. Den skal vi rykke for. Regnskabet blev godkendt af bestyrelsen, og LB sluttede af med at rose Jonna for hendes indsats i forbindelse med økonomi og regnskab. Punkt 3. Prognose for økonomi 2016-2020 Sagsfremstilling Arbejdet med den økonomiske prognosemodel for de kommende 5 finansår viser, at det kan lade sig gøre at få økonomien til at hænge sammen trods de bebudede besparelser. På mødet gennemgås vedlagte bilag over de forudsætninger, vi foreløbigt har lagt ind for de kommende år. Budget 2016 er vedtaget og hensigten med punktet er at sandsynliggøre, at økonomien også kan hænge sammen i 2017 2020. Der er flere måder at sikre denne sammenhæng på, og den endelige fastlæggelse af effektiviseringer vil ske i tilstrækkelig god tid forud for de konkrete budgetter for de kommende år. Som en væsentlig del af økonomien indgår ledelsens bud på investeringer i den samme årrække. Bilag 4 Bilag 5 Forudsætningerne for prognose 2016-2020 Investeringer på bygningsområdet 2010-2026
Indstilling At bestyrelsen tager den viste prognose til efterretning. At bestyrelsen godkender den overordnede plan for bygningsmæssige investeringer for 2016-2020, såfremt de konkrete budgetter og likviditeten giver tilstrækkeligt med plads til disse økonomiske anlæg. BV gennemgik bilaget med forudsætningerne for prognose 2016-2020 og fremhævede, at de valgte forudsætninger indgår som led i en proces, hvor medarbejderne skal være med til at tegne forskellige scenarier, før vi laver de konkrete budgetter år for år. Papiret viser, hvordan vi kan få økonomien til at hænge sammen i 2016 og 2017. For de næste tre år mangler der endnu nogle valg, således at der bliver plus på bundlinien. Det kunne gøres med yderligere justeringer på normeringen; men der kunne også tænkes andre muligheder, fx bedre fastholdelse. Det er der tid til at arbejde med, og der kunne meget vel forekomme ændrede forudsætninger på flere områder inden vi når til budget 2018, som ikke er tænkt med et underskud. Investeringsplanen blev også gennemgået med en bemærkning om den voksende afskrivning på bygningsområdet. LB lagde vægt på, at vi får sendt et fornuftigt og realistisk signal til personalet. Vi skønner antal kursister og dermed antal ansatte. Vi kunne nok sige, at vi ofte har budgetteret forsigtigt. Det er vigtigt, at man ikke får en pessimistisk udmelding. Godt at vi ikke går efter underskud heller i 2018-2020. NY bemærkede, at vi endelig ikke unødvendigt skal oparbejde overskud vi skal bruge pengene på undervisning. Selv en mindre effektivisering i 2016 er en kvalitetsforringelse. Godt at vi kan ændre forudsætningerne hen ad vejen, hvis der viser sig ændringer til det positive. NY repeterede for bestyrelsen, at vi tidligere har sparet 5 % på HF-lærernes forberedelse, hvorefter vi fik overskud. Fortsat vækst i fjernundervisning, en kommende HF reform og karakterkrav blev nævnt som eksempler på, hvad der kunne ændre vores forudsætninger på både HF og AVU. BV argumenterede for en gennemgribende udskiftning af ventilationssystemet. Der skal under alle omstændigheder udskiftes for et anseeligt beløb. Ved at vælge det fulde udtræk til
godt 5 mio. kr. forbedres indeklimaet i klasselokalerne, hvilket er blevet påtalt ved alle kursisttilfredshedsundersøgelser. Endvidere giver det en større sikkerhed mod røg i kanalsystemet i tilfælde af brand. LB gav udtryk for tilfredshed med, at vi har valgt at medtage ventilationsrenovering på det niveau i planen. Det bliver et stort indgreb, som skal planlægges nøje. Det blev foreslået, at vi kunne bytte rundt på rækkefølgen af ventilation og kontorombygning, og dette skal nu vurderes og ses i sammenhæng med manglende kontorpladser og støjudfordringer. Afslutningsvis blev det fastslået, at papiret med forudsætninger er et procespapir vi har styr på 2016 og 2017, og vi sigter selvfølgelig også efter en balancedrift i de efterfølgende år. Punkt 4. KTU efteråret 2015 Sagsfremstilling Vi har gennemført en ekstra kursisttrivselsundersøgelse på HF2 i november måned, og resultatet er meget tilfredsstillende, idet der er fremgang på alle indsatsområder. LW gennemgår på mødet de vigtigste resultater og handleplaner. Bilag 6 Handleplaner for KTU efterår 2015 Indstilling Bestyrelsen tager gennemgangen til efterretning MJ forklarede, at vi på grund af beskedne resultater fra 2014 for HF2 valgte at lave en ny KTU ultimo 2015 for denne afdeling. Resultatet er meget tilfredsstillende, og samlet set ligger vi nu på landsgennemsnittet for HF2. Vi scorer godt på, at lærerne er godt forberedte, er opdaterede på deres fag og bedre til at koordinere afleveringstidspunkter. Lærerne er gode til at samarbejde om undervisning og til at skabe variation i undervisningen. De fysiske forhold bliver kritiseret, især vedrørende borde og stole, som vi udskiftede umiddelbart efter. Der påtales igen dårligt indeklima. Vi scorer negativt m.h.t. oplevelsen af manglende konsekvens overfor ustabile kursister.
MJ gennemgik kort handleplanerne. Vi arbejder med en ny fastholdelsesmodel, hvor teamlæreren er tættere på arbejdet, og vi arbejder med kommunikation om konsekvens af manglende studieaktivitet. LO nævnte, at det er et problem i forhold til resten af klassen, hvis nogle kommer og går og forstyrrer de øvrige. Vi vil bygge videre på det sociale samvær i kursistrådet. Det er ofte i valgfagene og HFE at det er svært at få det sociale til at fungere. NY fremhævede vigtigheden af et godt socialt sammenhold fra starten der er en tendens til, at kursisterne har svært ved at acceptere hinandens forskelligheder. LB rundede af med, at vi ikke skal have kursister, der ikke indfrier forventningerne; men omvendt ville det være godt, hvis man kunne opøve en forståelse for, at det kan være nødvendigt at behandle kursisterne forskelligt. Punkt 5. Nyt medlem i bestyrelsen Sagsfremstilling Dan Skovgaard Larsen forlader desværre bestyrelsen på grund af jobskifte. Indstilling Punktet behandles som lukket punkt. Bestyrelsen træffer beslutning om nyt bestyrelsesmedlem efter Dan Skovgaard Larsen gældende efter nærværende martsmøde Den nye erhvervschef i Favrskov Erhvervsråd, Søren Asp Mikkelsen, bliv nyt bestyrelsesmedlem efter Dan Skovgaard Larsen. LB takkede Dan for indsatsen igennem årene og ønskede held og lykke fremover med Dans nye job. Punkt 6. Sygefravær 2015 Sagsfremstilling Samlet set har der været et sygefravær på knapt 3 % i 2015. Der har siden 2014 været en reduktion i sygdom for pedeller, rengøringspersonale og blandt HF-lærerne, til gengæld en stigning i sygefravær for sekretariatet og AVU-lærerne.
Langtidssygdom udgør samlet ca. halvdelen af det samlede sygefravær. Bilag 7 Sygefravær 2015 Indstilling Orienteringen tages til efterretning BV kommenterede kort det udsendte bilag. Niveauet er forbedret i forhold til 2014, og det er ikke alarmerende. LB spurgte tillidsrepræsentanterne, om man med dette pæne billede også kan tolke, at det tegner et billede af et godt arbejdsmiljø. Det er opfattelsen - der har ikke været problemer som følge af arbejdet. NY gjorde opmærksom på, at det var positivt med de gode tal. Men at det ikke betød at Hf lærernes arbejde ikke var belastende, med bl.a. skæve arbejdsbelastninger Punkt 7. Orienteringspunkter Sagsfremstilling -status på søgning -status på ansættelsesproces -referater fra kursistrådsmøder Bilag 8 fra kursistrådsmøder den 14.12.15, 6.1.16 og 3.2.16 MJ fortalte om det aktuelle søgetal til HF2. Det ligger lige nu på 164 mod 179 sidste år til gengæld skal kun 10 til optagelsesprøve mod 45 sidste år, så måske har vi mere stabile kursister i år. Vi forventer i hvert fald de 6 klasser som budgetteret. STX er gået frem i Randers, og HTX og HHX er gået lidt tilbage. I morgen er der ansættelsessamtaler vedrørende stillingen som økonomi- og administrationschef og på fredag samtaler vedrørende stillingen som uddannelsesleder. MJ er optimistisk med hensyn til at holde planen med tiltrædelse pr. 1. juni. Der er lige ansat en ny sekretær i reception og studieadministration/avu. Monica er uddannet administrationsbachelor og starter i morgen. Der var 450 ansøgere.
Punkt 8. Punkter på næste bestyrelsesmøde: - Nye ledere og nyt medlem af bestyrelsen - Økonomiopfølgning - Strategiopfølgning - Studie- og ordensregler - Personalepolitik - Status på søgning og ansættelser/afskedigelser - mødeplan for næste skoleår
Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Louise Bak Mette Jespersen Jakob Nielsen