Sagsnr. 04.04.00-P20-1-15 Godkendt af 25-06-2015 styregruppe Dato 22-6-2015 Ændret 02-08-2015 Sagsbehandler Mette Thiim Projektaftale Projekt Ansvarlig enhed Projektejer Projektleder Vandkulturhus Direktionen Per B. Christensen Mette Thiim Projektets baggrund Nærværende projektaftale er udarbejdet under forudsætning af, at Byrådet vedtager at gå videre med projekt Vandkulturhus. Projektaftalen er således et forslag til rammesætning af det videre projekt, herunder også organisering. Næstved Kommune ønsker at forbedre forholdene for idræts- og fritidsaktiviteter i form af en ny svømmehal til brug for både skolernes svømmeundervisning, klubbernes aktiviteter samt den almene offentlige adgang til tidssvarende faciliteter for motionister og andre besøgende. Erfaringer fra andre kommuner viser, at realisering af et anlæg indeholdende funktionalitet, som dækker både kommunens behov og som dertil kan drives kommercielt eventuelt vil kunne etableres som et OPP-projekt (Offentligt Privat Partnerskab). Der er således forventeligt tale om større anlæg med bade- og svømmefaciliteter end, hvad kommunen i givet fald selv ville kunne etablere. Der er til dato opført et sådant anlæg i: Randers (Water & Wellness Randers) Frederiksberg er under opførelse (Water & Wellness Frederiksberg) Holbæk har netop udsendt en prækvalifikationsbeskrivelse af et OPP-projekt til etablering af et Svømme- idræts og sundhedscenter Roskilde har vedtaget at renovere og udbygge Roskilde Badet, forventet åbning sommeren 2017 Århus overvejer at renovere et eksisterende svømmebad med henblik at udvide faciliteterne Det er vurderingen fra både juridisk rådgiver og fra potentiel entreprenør/developer, at der i Danmark er opland til et begrænset antal større vandanlæg af denne type. Det er vurderingen, at der maksimalt er opland og besøgende til ét yderligere vandland på Sjælland. Næstved er som den næststørste by i regionen og med sin centrale placering på Midt- og Sydsjælland en oplagt placering. Næstved har traditionelt et stort opland sydfra, hvor et besøg i et Vandkulturhus kunne tænkes kombineret med andre aktiviteter, fx besøg i Næstved Storcenter. Det er direktionens vurdering, at hvis Næstved Kommune vælger at udskyde projektet fx et år, vil det højest sandsynligt betyde, at der på det tidspunkt ikke længere er developer/investor interesse for at opføre denne type anlæg i Næstved, da det så må formodes at have fundet en anden placering. Side 1 af 8
Projektets effekt Beskriv projektets forventede effekt for brugere og/eller borgere. Opførelsen af et Vandkulturhus som OPP-projekt vil have flere forskellige typer af effekt. Her beskrives kort effekt for henholdsvis borgerne og kommunen. Opførelse af et vandkulturhus i Næstved vil have stor betydning for borgerne i kommunen: Kvaliteten af fritidstilbud højnes markant: En række borgere kører i dag til mere attraktive tilbud i henholdsvis Køge, Ringsted eller Nykøbing Falster. Et Vandkulturhus i Næstved forventes at vende denne trafik, da det må forventes at et vandkulturhus i Næstved vil blive både større og have flere faciliteter foruden at være af nyere dato De borgere, der i dag forbliver i Næstved og bruger de eksisterende faciliteter vil mærke et mærkbart kvalitetsløft i det tilbud, der vil være til rådighed Udbud af faciliteter forøges: Den private developer og driftsoperatør forventes at have interesse i at etablere en række relaterede tilbud i anlægget, som kan drives på kommerciel basis. Der vil typisk være tale om faciliteter, som det vil falde uden for kommunens område at kunne etablere og drive såsom: fitnesscenter, wellness-afdeling, café/restaurant og andre oplevelsesrelaterede funktioner. Kommunens borgere vil derfor med et OPP-projekt få adgang til flere faciliteter end i et scenarie, hvor kommunen selv opfører en ny svømmehal Ved etablering af et større vandland med flere forskellige bassiner og udfoldelsesmuligheder vil der potentielt kunne etableres en attraktion i området, som kan indgå i markedsføring af Sydsjælland i samspil med fx Bon-Bon land, Gavnø o. lign. Opførelse af et vandkulturhus som OPP-projekt vil have en række positive effekter for Næstved Kommune sammenlignet med et traditionelt kommunalt anlægsprojekt typisk i en totalentreprise: Kommunen forestår ikke anlægsprojektet, den private part bygger og finansierer byggeriet Kommunen betaler for brug af anlæg ved et fastsat driftstilskud beregnet på baggrund af den tid kommunen bruger faciliteter i anlægget. Ydelsens størrelse og løbetid er fastsat i OPP-kontrakten Det forventes, at der vil kunne opnås delvis deponeringsfritagelse for anlægget, så kommunen alene er forpligtet til at deponere beløb svarende til den forholdsmæssige del af byggeriet som kommunen anvender typisk beregnet i den kommunale brugstid som andel af den samlede åbningstid. Denne model er brugt i andre lignende byggerier, bl.a. Randers, og der vurderes derfor at være tale om en berettiget forventning Driften af anlægget forestås af en driftsoperatør, som vedligeholder og bemander anlægget. Kommunen har ingen forpligtelse og andel heri Ved opførelse af et vandkulturhus forventes lukning af et eller flere eksisterende svømmeanlæg i Næstved. Den forestående lovpligtige renoveringsudgift ift. vandkvalitet, kan dermed minimeres til de svømmehaller, som ønskes bevaret. Sidst men ikke mindst viser erfaring med OPP, at projekter opføres til tiden, til prisen og i en fornuftig holdbar kvalitet. Det skal bemærkes, at der på trods af de mange fordele anført ovenfor, alt andet lige også er ulemper eller risici forbundet med at vælge en OPP-model. Disse er beskrevet under afsnittet projektets forudsætninger og risici. Side 2 af 8
Projektets resultater Beskriv projektets konkrete resultater (fx leverede kurser, godkendt politik, ny vejstrækning) Projektets resultater vil være de trin, som tilsammen giver forudsætningerne for at opføre et vandkulturhus som OPP-projekt i Næstved Kommune. Ved flere af de indledende trin, vil der være mulighed/risiko for at projektet kan stoppes: Projektet skal levere: Indgåelse af kontrakt med byggeteknisk rådgiver vedr. OPP-projekt I samråd med rådgiver afgøre udbudsform for OPP-projekt, er det fx efter reglerne om konkurrencepræget dialog Aftale med Indenrigsministeriet om delvis deponeringsforpligtelse Afdækning af Næstved Kommunes finansielle risikovillighed samt ønsker til fx fremtidigt ejerskab af anlæg ved kontraktudløb ifm. indgåelse af OPP-kontrakt Funktionsbeskrivelse af vandkulturhus Udbud af OPP-projekt (stop mulighed) Forhandling og indgåelse af OPP-kontrakt. Den præcis proces vil afhænge af hvilken udbudsform der er valgt (Stop mulighed) Lokalplan til opførelsesområde Afdækning af behov for samlet kapacitet for svømmefaciliteter i Næstved,samt indstilling vedrørende lukning af eksisterende svømmebade i Næstved Kommune. Herunder eventuelle forslag til ombygning til alternativ brug samt afdækning af økonomi i dette. I samråd med rådgiver godkende at byggeriet lever op til den fastsatte funktionsbeskrivelse ved færdiggørelse Ved udarbejdelse af detaljeret tidsplan vil der være en række processer, som forløber parallelt. Ressourcer Beskriv det forventede ressourceforbrug, dvs. forventning om årsværk og budget til indkøb. Den forventede anlægssum skønnes at være størrelsesordenen, ca. 200 mio. kr. (til sammenligning kostede Randers i alt 218 mio. kr. heraf vandland 178 mio. kr.). Det bemærkes, at anlægssummen ikke påhviler Næstved Kommune men entreprenør/developer i OPP-projektet. Næstved Kommune vil skulle afholde udgifter til egen løbende rådgivning. Det vil erfaringsmæssigt dreje sig om en rådgivende ingeniørvirksomhed, juridisk rådgivning samt finansiel rådgivning typisk v. revisionsfirma. Den samlede sum til rådgivning er skønsmæssigt anslået til ca. 4 mio. kr., hvilket svarer til, hvad Randers Kommune har brugt i deres projekt. Projektstyring fra kommunen anslås til løbende at være en ½-tids stilling for en medarbejder over hele perioden med størst arbejdsintensitet i planlægningsfasen. Omkostning til intern projektledelse omregnet i lønkroner anslås at udgøre samlet set 1 mio. kr. for hele projektperioden. Efter opførelse af vandkulturhuset vil der være en årlig driftsomkostning for Næstved Kommune for brug af anlægget. Størrelsen af denne vil være fastlagt i OPP-kontrakten. Forventet omkostning opstillet på budgetår i mio. kr.: 2015 2016 2017 2018 2019 SUM Rådgiverudgifter 0,6 3,0 0,75 4,25 Løn projektleder 0,2 0,4 0,2 0,2 1,0 Deponering 30,0* 10,0* 40,0 Drift (årlig) 5,5** 11,0** N/A SUM 0,8 3,4 30,95 15,7 11,0 Side 3 af 8
* Reserveret beløb, faktisk beløb til deponering vil bero på aftale med Social- og Indenrigsministeriet. Beløb deponeres i takt med opførelse og byggeomkostninger, jf. Vejledning nr. 9097 af 19/2-2012 om kommunens låntagning og meddelelse af garantier m.v. Fordeling over årene 2017/2018 er baseret på skøn. ** Beløb baseret på skøn, svarende til driftsomkostning i Randers. Faktisk beløb vil afhænge af indgået aftale i OPP-kontrakt. For 2018 er budgetteret med et ½ års driftsomkostning. Succeskriterier Beskriv de målbare succeskriterier mht. effekt, resultater og evt. ressourcer. For Næstved Kommune: Der indkommer relevant(e) bud på opgaven ved et udbud Der opnås aftale med Indenrigsministeriet om delvis deponeringsforpligtelse svarende til andel kommunalt brug/total åbningstid Funktionaliteten i et Vandkulturhus opfylder Næstved Kommunes ønsker (og mere til) Den fremadrettede driftsomkostning til anlægget for Næstved Kommune holder sig indenfor den politisk fastsatte ramme Den fremadrettede risikopådragelse for Næstved Kommune ved indgåelse af OPPkontrakt er gennemskuelig, synliggjort og holder sig indenfor et acceptabelt niveau For projektet generelt: Projektet holder sig indenfor tid, økonomi og fastsat kvalitet principielt vil det være uden betydning for Næstved Kommune om dette succeskriterium opfyldes, da det ingen konsekvenser har for kommunen af finansiel art, men det er alligevel godt at projektet vil kunne holde sig indenfor rammen Anlægget bliver en succes og kan løbe rundt for driftsoperatøren måltal ift. besøgende o.lign. vil være irrelevant for kommunen at beskrive, men det er alt andet lige i kommunens interesse, at driftsoperatøren får en fornuftig forretning ud af anlægget. Idet kommunen kan ifalde økonomisk forpligtelse i fald driftsoperatør går konkurs, jf. kontraktbestemmelser. Tidsfrister Angiv projektets tidsfrister (hvornår skal resultaterne være leveret?). Sammenlagt må der forventes ca. 1½ års forberedende arbejde og 1 års byggeperiode fra den endelige beslutning om igangsættelse projektet er truffet af byrådet. Tentativ tidsplan: Tidsperiode September 2015 Oktober november 2015 December februar 2016 Januar marts 2016 Januar december 2016 Marts oktober 2016 November marts 2017 April 2017 maj 2018 Opgave Byrådsbeslutning om igangsættelse af projekt Udbud af opgave som OPP-rådgiver for den offentlige part samt indgåelse af kontrakt Udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder funktionsbeskrivelse Dialog med Indenrigsministeriet samt forhåndsgodkendelse af delvis deponeringsfritagelse Lokalplan Udbud af OPP projekt (nøjagtig tidsplan afhænger af hvilken udbudsform der vælges) Projektering Anlægsfase Side 4 af 8
Tidsplan vil skulle kvalificeres løbende og vil være mere udtømmende efter bearbejdning i samarbejde med rådgiver. Projektets bidrag til politikker, strategier, fagudvalgsmål mv. Beskriv eventuel kobling til ovennævnte Næstved Byråd har i forrige byrådsperiode arbejdet med afsøgning af muligheder omkring etablering af et samlet projekt indeholdende træningshal, vandkulturhus og sundhedshus i ét, også kaldet Arena projektet. Nærværende projekt er videre afsøgning af muligheden for at realisere den del af Arena-projektet, som indeholder et vandkulturhus. Der er således allerede på nuværende tidspunkt budgetteret midler i budgetoverslagsårene til realisering af et projekt af denne karakter. De afsatte midler vil skulle dække en forventet deponeringsforpligtelse i forbindelse med projektet. Endvidere understøtter etablering af et vandkulturhus byrådets vision Mærk Næstved Godt liv for familien ved at bidrage til en række af målsætningerne for både godt liv og oplevelser, kultur og natur. Ekstern finansiering Angiv hvorvidt der søges om ekstern finansiering, se Kasse- og Regnskabsregulativet bilag 6.5. Der søges ikke om ekstern finansiering, men projektet forventes finansieret som et såkaldt OPP-projekt. Det betyder i kort form følgende fordeling af udgifter og forpligtigelser i projektet: Næstved Kommune: Indgår en såkaldt OPP-kontrakt med et konsortium bestående af entreprenør/developer, som opfører projektet; finansiel partner, som finansierer anlægget; og en driftsoperatør som efterfølgende drifter anlægget. Næstved Kommune forpligter sig alene til en årlig driftsydelse af en på forhånd aftalt størrelse, samt i en på forhånd aftalt årrække, fx 20, 25 eller 30 år. Driftsydelsen vil forventeligt være beregnet efter brugsandel af anlægget, fx i form af timer til skole- og foreningssvøm som andel af den samlede åbningstid; dette er en model brugt i andre lignende projekter. Næstved Kommune forestår ikke anlægsfinansiering af projektet. Dog vil der i den konkrete kontraktforhandling skulle forhandles en acceptabel risikodeling for de deltagende parter, dette indebærer dels en såkaldt exit-model, hvor det aftales, hvilken forpligtelse Næstved Kommune har til overtagelse af anlægget ved kontraktens udløb, om nogen. Dels må det forventes, at der i kontrakten indgår en fastlagt aftale om Næstved Kommunes mulighed for erhvervelse af aktivet i fald OPP-konsortiet går konkurs. Entreprenør/developer: Forestår projektering og byggeri af anlæg. Ved en eventuel fordyrelse af projektet i opførelsesfasen, vil det som udgangspunkt være en risiko som entreprenøren/developer bærer. Næstved Kommune har indgået hvad man kan kalde en fast pris aftale på den fremadrettede årlige driftsomkostning, som kommunen bidrager med, når projektet er færdigbygget og idriftsat. Er budgetoverskridelsen uhåndterbar for projektet, kan det dog alt andet lige være i kommunens interesse at genforhandle størrelsen af den årlige driftsydelse. Finansiel partner: Finansierer anlægssummen. Aftalen om finansiering og betingelser herfor indgås mellem entreprenør og finansiel part. Næstved Kommune er som sådan ikke berørt af aftalen. Dog vil det være i Næstved Kommunes interesse at både anlægssum og finansieringsomkostninger holdes på et så lavt niveau som muligt for at sikre et så solidt forretningsgrundlag som muligt for anlægget. Driftsoperatør: Indgår i OPP-konsortiet med ansvar for at forestå drift af anlægget i en på Side 5 af 8
forhånd aftalt årrække (kontraktens løbetid), til en på forhånd aftalt kvalitet. Projektets forudsætninger og risici Beskriv væsentlige forudsætninger og/eller risici som kan forsinke projektets gennemførsel. OPP projekter fungerer anderledes end almindelige anlægsopgaver, hvor kommunen er bygherre. Projektets realisering forudsætter derfor, at Næstved Kommune kan acceptere en række givne forudsætninger i et OPP-projekt. Dertil vil projektets risici variere over de forskellige faser i projektet. Nedenfor er forudsætninger og risici beskrevet ud fra faserne: Forberedelse, udbud, byggeperiode og drift. Forberedelse: Mulighedens vindue forpasses. Der formodes at være plads til ét yderligere vandland på Sjælland. Der eksisterer aktiviteter af lignende karakter om end i noget mindre forhold i hhv. Køge, Ringsted og Nykøbing Falster. Potentiel developer tilkendegiver, at Næstved meget vel kunne være en ideel placering set ift. byens størrelse og opland. Men bliver et byggeri et andet sted på Sjælland en realitet, vil det fjerne forretningsgrundlaget for opførelse af et vandkulturhus i Næstved. Høje rådgiverudgifter. OPP-projekter er generelt kendetegnet ved at have høje rådgiverudgifter. Det skyldes det relativt komplicerede udbudsforløb samt et stort kontraktmæssigt arbejde forud for projektets igangsættelse. Til gengæld er risici i projektet fordelt således, at kommunen ikke har nogen økonomisk risiko fx ved forsinkelse af byggeri, fordyrelse af byggeri eller lignende. Udbudsfasen: Der indkommer ingen bud. Det er usikkert hvilke interesserede aktører, der er i markedet både hvad angår financier, entreprenør/developer og driftsoperatør. I tilfælde af, der ingen bud kommer, vil de forudgående rådgiveromkostninger være spildte. Der kommer kun ét bud. Det vurderes sandsynligt, at der p.t. kun er én mulig byder i markedet, i fald projekt og udbud struktureres på samme måde som fx Randers. Herved mister konkurrenceelementet betydning for prisen. Afslag på delvis deponeringsfritagelse. I så fald vil kommunen skulle deponere svarende til den fulde anlægssum. Det vurderes at være overvejende sandsynligt, at en aftale kan forhandles på plads med Social- og Indenrigsministeriet efter samme principper som for Randers projektet, men det er ikke givet. Mindre indflydelse på arkitektonisk løsning. Forudsætningen i et OPP-projekt er, at byggeriet defineres efter et såkaldt funktionsudbud. Kommunen definerer på forhånd hvilke funktioner, der skal være til stede i byggeriet, men ikke hvordan det skal se ud eller hvordan opgaven skal løses. kompleks opgave. Næstved Kommune har ikke tidligere indgået OPP aftaler. Der er derfor ingen organisatorisk erfaring med opgaven. Byggeperiode: Entreprenør/Developer går konkurs i anlægsperioden. Næstved Kommune er alt andet lige ikke økonomisk involveret i anlæg af vandkulturhuset. Næstved Kommune vil i tilfælde af en konkurs kunne vælge ikke at gøre noget og lade konkursboet indgå aftale om salg af det ikke færdiggjorte anlæg til ny developer. Det værst tænkelige scenarie vil være, at der ikke kan findes en køber, hvorved der står et ikke fuldført anlæg i kommunen. Lukning af eksisterende svømmeanlæg. Beslutning om at finansiere kommunens driftsomkostning til det nye vandkulturhus ved lukning af eksisterende faciliteter, kan afstedkomme lokal utilfredshed og debat. Driftsfase: Driftsoperatøren af anlægget går konkurs. Hvis det viser sig ikke at være en rentabel forretning, kan det ende med at driftsoperatøren ikke kan drive anlægget. Der vil typisk ved indgåelse af OPP-kontrakt være indgået aftale om en mulig overtagelsespris for Side 6 af 8
Næstved Kommune, hvis det skulle ske at driftsoperatøren går konkurs. Det kan fx være en aftale om 80,70, eller 60 % af anlægssummen, evt. faldende over tid. Dette er indarbejdet som mulighed for Randers Kommune i OPP-kontrakten vedr. Randers Water and Wellness. Lang bindingsperiode. En OPP-kontrakt bygger på en lang relation mellem parterne i et byggeprojekt med henblik på at sikre bedre totaløkonomi i et projekt. Det medfører, at kommunen binder sig for en på forhånd fastsat årlig driftsomkostning i fx 20, 25 eller 30 år afhængig af kontraktens løbetid. Ved vigende kommunal anvendelse af anlægget kan det blive en dårlig forretning. Det vurderes dog ikke sandsynligt. Lavere frihedsgrad ift. ændring af brugsret. I kontraktperioden er der indgået aftale om en fastlagt tidsramme for kommunens brug. Ønsker kommunen ændringer heri vil det bero på en forhandling og altså ikke være en beslutning kommunen umiddelbart kan træffe selv. Ingen frihed ift. serviceniveau. I kontraktperioden kan kommunen ikke beslutte at ændre på det aftalte serviceniveau i anlægget og dermed heller ikke på den økonomiske forpligtelse i form af den årlige driftsomkostning. Herved afskriver kommunens sig mulighed for fx at indføre besparelser ved drift af anlægget. Ved godkendelse af det videre arbejde med projektet, skal der udarbejdes en uddybende risikoanalyse. Projektets organisering og rollefordeling Beskriv hvem der har hvilke roller i projektet. Byrådet er indledningsvist besluttende myndighed ved igangsættelse af projekt Vandkulturhus. Herefter overgår den løbende styring og opfølgning til en styregruppe, som sørger for jævnligt at orientere Kulturudvalg, Økonomiudvalg og Byråd om fremdrift i projektet. Projektet er forankret hos Kulturudvalget, som løbende får forelagt orienteringssager om projektet. Kulturudvalget udfylder i forhold til denne opgave rollen som bedømmelsesudvalg ved vurdering af indkomne bud, samt byggeudvalg i byggeperioden. Projektet er administrativt forankret hos Direktionen med Per B. Christensen som referencedirektør. Herunder er der nedsat en administrativ styregruppe: Per B. Christensen, Direktør og formand for styregruppen Tomas Therkildsen, kommunaldirektør Steen Andersen, Centerchef Center for Økonomi og Analyse Kim Christoffersen Dawartz, Centerchef for Center for Kultur og Borgerservice Tyge Wanstrup, Centerchef for Center for Trafik og Ejendomme Mette Thiim, Chefkonsulent og Projektleder Overdragelse til drift Beskriv væsentlige forhold mht. projektets overdragelse til drift, herunder også økonomi. Idet projektet tænkes gennemført som et OPP-projekt, er idriftsættelse af bygningen et anliggende internt i OPP-konsortiet, dvs. fra entreprenør/bygherre til driftsoperatøren. Næstved Kommune formodes at skulle godkende byggeriet ved afslutning i forhold til de aftalte standarder og faciliteter, den præcise procedure herfor vil blive klarlagt senere i projektet. Næstved Kommune har alene en rolle som bruger af anlægget og erlægger betaling for brug af anlægget i henhold til aftaler indgået i OPP-kontrakten. Principielt er Næstved Kommune uden rolle i både anlæg og drift af vandkulturhuset, men alene bruger af anlægget. Der skal dog være opmærksomhed på de potentielle forpligtelser Side 7 af 8
Næstved Kommune kan pådrage sig ved fx konkurs i enten anlægs- eller driftsfase. Disse forpligtelser forhandles i forbindelse med kontraktindgåelse. Der skal være opmærksomhed på, at Næstved Kommune ved indgåelse af OPP-kontrakt forpligter sig til en årlig ydelse i en fastsat årrække på fx 20, 25 eller 30 år frem i tiden. Det skal bemærkes, at Næstved Kommune derved afskriver sig styringsmulighed ift. at justere på serviceniveau og omkostninger til drift af vandkulturhus. Side 8 af 8