9. Statistik og indberetning

9. Statistik og indberetning

Indhold Statistik og indberetning... 3 Biblioteksafgiften... 3 Indberetning uden Taskebøger... 3 Korrekt biblioteksnummer... 4 Guiden til Biblioteksafgiften startes... 4 Biblioteksstatistik til UVM... 9 Sådan afvikles Biblioteksstatistik til UVM... 9 Om at rette generel materialebetegnelse... 10 Lokal statistik... 11 Cirkulationsstatistik... 11 Udlånsstatistik - klassevis... 13 Materialestatistik... 16 Materialestatistik for afdelinger... 16 Statistik kun som mellemtotaler... 19 Om at aflæse statistik... 20 9-2

Statistik og indberetning Dantek BiblioMatiks statistikfunktioner kan tjene både eksterne og interne formål. Internt vil man interessere sig for nuancerne i samlingens udnyttelse, da denne kan få indflydelse på fremtidige anskaffelser og andre dispositioner. Ekstern statistik er normalt defineret af krav fra myndigheder på både kommunalt og statsligt niveau. Det kommunale niveau kan forvente rapportering til brug ved en samlet fremstilling af det kommunale skole- eller folkebiblioteksvæsens status og udvikling. Staten forventer tilsvarende rapportering fra både kommunale skole- og folkebiblioteker. Styrelsen for Bibliotek og Medier under Kulturministeriet varetager den såkaldte Biblioteksafgift, der fordeler statens kulturstøtte til danske forfattere, illustratorer og oversættere. Den fordeles på grundlag af bl.a. beholdningstal fra de offentlige skole- og folkebiblioteker. Styrelsen for Bibliotek og Medier modtager også indberetninger om folke- og forskningsbibliotekernes udlånsaktiviteter og udarbejder statistik til brug for bl.a. politiske beslutninger. Undervisningsministeriets fagkonsulent for skolebibliotekerne indsamler tilsvarende oplysninger om samlinger og aktiviteter i de pædagogiske servicecentre (skolebibliotekerne). De interne formål handler om de rapporteringer, som Dantek BiblioMatik kan fremstille om tilvækst og afgang samt om materialernes brug eller mangel på samme, men også om udlånenes fordeling på samlingens skoler/afdelinger eller emnekredse og DK-5. De kommunale skolebiblioteker skal én gang årligt indberette til Biblioteksafgiften under Styrelsen for Bibliotek og Medier og til Undervisningsministeriet. Biblioteksafgiften Efter gældende regler (2010) skal det kommunale skolebiblioteksvæsen indberette sine skolebibliotekers beholdninger i form af faustnumre og tilhørende beholdningstal. Det forventes derfor, at alle registrerede materialer, hvortil der findes et landsdækkende faustnummer, er registreret med sådanne. Indberetningen skal dog ikke omfatte de såkaldte taskebøger, selv om disse er registreret med korrekt faustnummer. Kommunens skolebiblioteker bør aflevere indberetningen som én samlet fil, der da skal være opdelt skolevis. Filen eller filerne med indberetningen fremsendes til Styrelsen for Bibliotek og Medier efter nærmere retningslinjer. I 2010 skal dette foregå ved FTP-upload eller på cd, dvd, diskette eller USB-nøgle. Indberetning uden Taskebøger Fremgangsmåden er principielt den samme uanset om Dantek BiblioMatik anvendes som lokalsystem på den enkelte skole eller som fælles online system for et antal skoler. Før indberetningsdata produceres af Dantek BiblioMatik, skal man tage stilling til, om eventuelle taskebøger er registreret, sådan at man kan udelade disse fra indberetningen. Dantek BiblioMatik tilbyder en enkel fremgangsmåde. Man udelukker taskebøger på grundlag af materialernes opstilling i systemets afdelingsstruktur. Forudsætningen er blot, at de materialer som skal udelukkes er registreret til at hjemhøre et sted med navnet Taskebøger. Typisk vil fx taskebøger netop være opstillet i fx en afdeling med navnet "Taskebøger", "Bogdepot" eller lignende. 9-3

Den der udfører kørslen af indberetningen må derfor først orientere sig herom på skolebiblioteket/skolebibliotekerne. Korrekt biblioteksnummer Et skolebiblioteks biblioteksnummer i Styrelsen for Bibliotek og Medier er sammensat således, ex 631903 Første ciffer, her 6 beskriver, at der indberettes fra et skolebibliotek. Folkebibliotekernes numre starter fx med 7. Næste tre cifre, her 319 - er kommunenummer. Sidste to cifre, her 00 - er betjeningsstedets identitetsnummer. 00 er kommuneniveau eller fx Pædagogisk Central. Et konkret skolebibliotek har fx biblioteksnummer med løbenummer 03 og dermed skolebiblioteksnummer: 631903 Tjek biblioteksnumrene Før indberetningen udføres bør man tjekke, at skolebibliotekets biblioteksnummer er korrekt. Start programmet Afdelinger. Det finder du i Dantek BiblioMatiks menu under Administrative værktøjer, Højreklik skolenavn > vælg Egenskaber. Tjek biblioteksnummer i feltet Nummer. Biblioteksnummer på 6 cifre indsættes i rubrikken Nummer. Guiden til Biblioteksafgiften startes Vælg: Dantek BiblioMatik > Statistikker > Biblioteksafgiften Nu startes Guiden Biblioteksafgiften Statistik, Klik: Næste 9-4

Vælg afdelinger vises med alle afdelinger og underafdelinger markeret. Her illustration fra et fællessystem for flere skoler. Skolernes interne afdelingsstrukturer kan være meget forskellige. Obs! Som udgangspunkt er samtlige afdelinger og underafdelinger afmærket til indberetning med flueben. Fællessystem med flere skoler Hvis man skal indberette for et fælles system af skoler (ikke folkebiblioteker), skal hver skole indberette sin del i en selvstændig sektion. Det er netop hvad du tilbydes i vinduets nedre del, hvor der er markering for Hver filial i en separat sektion. Fjern afmærkning for Taskebøger Hensigten er nu, at man åbner den eller de afdelinger, hvor eventuelle Taskebøger er placeret for at fjerne afmærkningen for den eller de afdeling(er), hvor sådanne materialer findes. Alle materialer i afdelinger med afmærkning (v i boksen) vil nemlig indgå i indberetningen. Husk at åbne hierarkiet helt ud. Åbn afdelingsstrukturer for at inspicere, klik + Fjern v-markeringen for den/de afdeling(er), hvis materialer betragtes som Taskebøger. Ses der et + ud for Taskebøger, skal du huske at åbne og derpå fjerne flueben ved alle underrubrikkerne. 9-5

Markeringen for skolens afdeling Taskebøger er fjernet. Klik: Næste Nu starter opbygningen af indberetningsfilen. Det kan tage et øjeblik, hvis der er mange skoler. Når indberetningen er beregnet, klikkes Næste 9-6

Vinduet Fillevering benyttes til at udpege, hvordan og hvortil indberetningsfilerne skal håndteres. Som det ses i øverste afsnit, er det ikke muligt at sende til Styrelsen for Bibliotek og Medier via e-mail, da Styrelsen for Bibliotek og Medier endnu ikke tilbyder den mulighed. 1. Vælg markeringen Send filerne til Dantek A/S via e-mail. Dantek får en kopi, men videresender ikke! 2. Klik boksen Jeg vil gerne have en kopi af e-mailen sendt til denne adresse: Skriv derpå din e-mail adresse eller måske skolens e-mail. Modtageren skal kunne gemme den medsendte fil på en diskette, en USB-nøgle, en dvd eller en cd, som skal leveres til Biblioteksstyrelsen. 3. Klik boksen Jeg vil gerne specificere en særlig afsender adresse : Skriv din eller din skoles e-mail adresse. 4. Klik boksen Jeg vil gerne specificere en specifik SMPT server (den server, som skal sende e-mailen) Obs! Når Dantek BiblioMatik driftsafvikles fra Dantek driftscenter, kan du benytte Danteks SMPT server (pr 2010) til at sende e-mailen. Server: 92.62.193.130 Port: 25 5. Klik knappen Udfør der kan gå lidt tid før du ser kvitteringen for udført opgave. 9-7

Efter et øjeblik får du en kvittering for den afsendte indberetning. Du kan nu åbne mailboksen for den bruger, hvortil du sendte, se ovenfor punkt 2. De vedhæftede filer kopieres til et transportmedie til Styrelsen for Bibliotek og Medier.. 9-8

Biblioteksstatistik til UVM Kommunale skolebiblioteker indberetter årligt mange forskellige oplysninger om skolebibliotekernes samlede aktiviteter samt materiale- og materielforsyning. Oplysningerne publiceres bl.a. fra Undervisningsministeriets hjemmeside (www.uvm.dk). Dantek BiblioMatik bidrager til denne indberetning med oplysninger om den samlede materialebestand, det samlede antal udlån og nettotilvæksten i det foregående kalenderår. I henhold til ministeriets anvisninger skelnes der mellem undervisningsmidler og andre undervisningsmidler. Den første kategori betragtes som tekst-baserede informationer, mens den anden kategori omfatter andre midler fx video, genstande, lydbånd etc. Statistikken fra Dantek BiblioMatik bygger på, at der ved oprettelsen af de bibliografiske poster er anvendt korrekte generelle materialebetegnelser, da disse benyttes som grundlag for indberetningen til Undervisningsministeriet. Se vejledning til eventuelle rettelser nedenfor. Sådan afvikles Biblioteksstatistik til UVM Bemærk, at statistikken kan afvikles samlet for alle deltagende skolebiblioteker, fællesbiblioteker mv. Man kan også vælge at få fremstillet en statistik for et enkelt skolebibliotek. Start optælling af Biblioteksstatistik til UVM fra Materialevedligeholdelse: Vælg: Funktioner > Biblioteksstatistik til UVM Du ser Dantek BiblioMatik guide til UVM statistik, klik Næste Systemet foreslår forrige år som afgrænsning af statistikperiode, klik Næste Markér de biblioteker som skal indgå i statistikken og marker bibliotekstype, klik Næste Vælg placering af filen med statistikken, fx Desktop (Skrivebord) - klik Næste Du ser en oversigt med de valgte forudsætninger for statistikkørslen, klik Udfør Afvent at statistikken færdiggøres. Klik Luk og resultatet vises. Vælg eventuelt at udskrive resultatet. 9-9

Om at rette generel materialebetegnelse Nogle lokale bibliografiske poster med lokale faustnumre beskriver fejlagtigt ikke præcist tekst, levende billeder, genstande m.v. Ved indberetning af biblioteksstatistik til UVM vil sådanne materialer formelt blive optalt forkert. På tilsvarende måde vil sådanne materialer i ElevWeb blive vist som om de er tekst (ikon: En bog med T). For at opnå korrekt indberetning (og korrekt visning i ElevWeb mv.) vil man skulle ændre den generelle materialebetegnelse for alle lokalt oprettede poster, som ikke er tekst. Det gøres ved hjælp af Materialevedligeholdelse, hvor man kan fremfinde alle poster med lokale faustnumre og derpå ændre egenskaber på relevante poster m.h.t. som minimum: Kode for generel materialebetegnelse. Det kan du gøre sådan: Søg i Materialevedligeholdelse på en lokal titel som, du ved, har lokalt Bemærk de første tre cifre i det lokale faustnummer. Første ciffer vil være 9, fx 981 Klik Rens (X i værktøjslinjen). Skriv de tre cifre i rubrikken Faust nummer klik Søg (eller tast blot ENTER). Afvent at alle posterne fremfindes det tager et øjeblik der kan jo være mange! Bemærk hvordan posterne med lokale faustnumre fremvises i stigende faustnummerorden (se eksempel ovenfor) Når du møder en post, som ikke er tekst, højreklikker du titlen. Tast eventuelt e for at åbne Egenskaber. Ændr nu som minimum Kode for generel materialebetegnelse til den korrekte. Klik OK Vælg næste post til rettelse Obs! Arbejdsgangen kan i høj grad udføres blot via tastaturet. Vær opmærksom på, at et standardtastatur har en tast, som modsvarer højreklik på musen. Tasten findes typisk som tredje tast til højre for mellemrumstasten. Den er illustreret med en lys og en mørk menu samt en pil. Du kan nu arbejde sådan: Med piletasterne (typisk Ned pil) udpeger du den post, som du vil opdatere. Tast nu Højreklik-tasten og derpå bogstavet e (som er genvejen til Egenskaber). Klik (med musen) rubrikken for Kode for generel materialebetegnelse. Tast derpå første bogstav i betegnelsen, fx g for genstand. Nu vælges genstand i listen. Tast ENTER for OK og du er klar til næste rettelse. Samlet set kun ét klik! 9-10

Lokal statistik Dantek BiblioMatik tilbyder statistiske data optalt og vist/udskrevet med udgangspunkt i både låneraktivitet og materialernes karakteristika og brug. Der kan indhentes statistiske data via flere indgange til Dantek BiblioMatik: Cirkulationsstatistikker viser systemets hovedtal om lånere, udlån, for gamle og reservationer fordelt på filialer (skoler), afdeling, arbejdsstation og operatør. Via Lånerregistrering > Opsætning af Lånergrupper - her kan den aktuelle udlånsaktivitet specificeres. Via Materialeregistrering > Opsætning af materialegrupper > Afdelinger - kan materialernes brug og mængder specificeres afdelingsvis på udlån, klassifikation og emner. Cirkulationsstatistik Den løbende daglige aktivitet og årets aktivitet kan følges ved at aktivere og eventuelt udskrive Dantek BiblioMatiks "Cirkulationsstatistikker" - som er systemets 'triptællere'. Statistikkerne optæller aktiviteten fra seneste skoleårs start, altså 1. august. Du kan åbne vinduet "Dantek BiblioMatik Cirkulationsstatistikker" fra Windows proceslinjen ved at klikke ikonet, som symboliserer et søjlediagram med en foranstillet lup. Du finder ikonet (typisk) nederst til højre i proceslinjen. Efter et øjeblik (data skal lige opdateres) åbner vinduet med cirkulationsstatistikker. Du kan ændre vinduets størrelse ved at trække i hjørner eller sider. Vinduet er opdelt under fire overskrifter: - Antal betjente lånere - Antal lån - Antal for gamle lån - Antal reservationer 9-11

Antal betjente lånere og antal lån kan aflæses fra flere vinkler. Lodret: Bibliotek - er det samlede væsen. Filial - er skoleniveauet. Statistik starter pr. 1. Juli Afdeling - er hovedafdelingen på skolen. Arbejdsstation - er den aktuelle computerarbejdsplads. Vandret: I dag - er dagens aktivitet (skal eventuelt opdateres, se nedenfor) Total - er aktiviteten for år til dato Operatør - er aktiviteten I dag og År til dato for den operatørrolle, der aktuelt er logget ind på Dantek BiblioMatik. Antal for gamle lån og Antal reservationer: Her vises den aktuelle situation for det samlede væsen og for den aktuelle filial (skole). Opdater og udskriv Statistikker opdateres automatisk ca. hvert femte minut. Du kan fremtvinge en opdatering af tallene ved at højreklikke på vinduet og vælge "Opdater". Cirkulationsstatistikker udskrives ved at vælge muligheden "Udskriv". 9-12

Udlånsstatistik - klassevis Du kan følge, hvordan udlånet af almindelige udlånsmaterialer fordeler sig på skolens klasser og andre lånergrupper. Statistikken kan vises for indeværende skoleår, med tidligste startdato 1. august. Almindelige udlånsmaterialer er de materialer, som i Materialevedligeholdelse er knyttet til grupper under Almindelig udlånstid typisk indgår derfor ikke klassesæt og taskebøger i denne statistik, den vedrører lånernes brug af bibliotekets almindelige tilbud. Obs! Vær opmærksom på, at også skolens computere mv.v til udlån via skolebiblioteket kan være registreret sådan, at de indgår i statistikken. Forudsætning Før statistik kan vises, skal du blot én gang udpege jeres Klasse eller måske skolenavnet for at for at få statistik på samtlige lånegrupper, som elever, lærere, SFO eller hvad I måtte have oprettet af grupper. 1. Start Udlånsskranke 2. Åbn menuen Funktioner 3. Vælg Bestem klasser og grupper 4. Åbn hierarkiet for din skole, sæt flueben i Klasse (eller bare skolenavnet så er alle med) 5. Klik OK Dantek BiblioMatiks klassestatistik kender nu Klasse-gruppen, hvis klassetrin skal indgå i statistikken. Du kan herefter fremstille en udlånsstatistik, se nedenfor hvordan. Udskriv statistik for klasser Start Udlånsskranke Åbn menuen Funktioner Vælg: Udskriv statistik for klasser og grupper Sæt flueben ud for din skole Klik Udskriv 9-13

Efter et øjeblik vises statistikken i Word. På side 1 ser du elevantal i klasserne (lige nu) og antal udlån i perioden. På side 2 vises et nedlagt søjlediagram med udlånenes fordeling på klasser/grupper. Statistikken medtager de grupper, som du valgte ved opsætning af forudsætninger Dobbeltklik på diagrammet, og højreklik derpå for at vælge mellem andre diagramtyper. Du kan selv ændre statistikdiagrammets størrelse ved at trække i hjørnerne. Dobbelt-klik i diagrammet og højre-klik, så kan du også selv vælge diagramtype. 9-14

Vælg selv periode og klasser Du kan tilsvarende vælge at udskrive statistikken for et andet tidsinterval indenfor det aktuelle skoleår. Du kan også vælge, kun at lade statikken omfatte udvalgte klasser. Åbn da hierarkiet under skolenavnet og sæt flueben ved de klasser, der skal med i statistikken før du klikker Udskriv. Diskussion af statistikkens anvendelse Forskellige forhold kan påvirke klasseudlånsstatikken så den giver et misvisende billede at lånernes eget brug af skolebiblioteket. Eksempelvis: Læreren er tilmeldt klassen som låner. Klassesæt kan ved en fejl være registret som Normalt udlån under Almindeligt udlån Taskebøger kan ved en fejl være registret som Normalt udlån under Almindeligt udlån Stort udlån i de små klasser skyldes jo også, at bøgerne er tynde. osv. Udlån af skolens computere kan indgå! 9-15

Materialestatistik Materialestatistik for afdelinger Materialestatistik kan iagttages via systemets program til Materialevedligeholdelse. Statistiske data sorteres efter materialernes tilknytning til systemets afdelinger og klassifikation. På den måde kan man fx iagttage både beholdning og forskellig aktivitet (tilvækst, afgang, reservationer..) for fx underafdelingen "Billedbøger" i filialen (skolen). Man kan også få en samlet og omfattende fremstilling af beholdning og aktivitet for alle filialens (skolens) underafdelinger. Statistikkerne detaljeres på klassifikation (DK-5) eller emneord. Sådan finder du materialestatistikkerne 1. I Materialevedligeholdelse vælges fra menulinjen: Funktioner > Opsætning af materialegrupper > Vælg fanen Afdelinger eller højreklik en afdeling og vælg Åbn 2. Åbn den underafdeling eller filial (skole) hvis statistik skal iagttages og måske udskrives (gennem Word). 3. Højreklik underafdeling eller filial (skole) og vælg rapporttype. Obs! Optælling af statistikken kan tage lidt tid bl.a. afhængig af antal underafdelinger og antal materialer. Vælg rapporttype Der tilbydes tre rapporttyper - se beskrivelser nedenfor. Udskriv udlån og materialer grupperet efter klassificering Udskriv udlån grupperet efter klassificering Udskriv udlån grupperet efter emneord 9-16

Vælg periode, detaljering og sortering Der skal vælges mellem tre muligheder: Medtag underafdeling - markering betyder, at alle eventuelle underafdelinger også medtages. Du kan også vælge at få vist en statistik kun som mellemtotaler, det er en komprimeret oversigtsform. Se nedenstående afsnit om dette. Tidsperiode - udpeg den periode, som statistikkens tal skal omfatte. Åbn listen og find datoer i kalenderen. Sortering af udlånsstatistik - sorteringen vedrører kolonnerne i resultatet fx sådan at klassificeringer med få materialer ses først mens klassificeringer med mange ses sidst. Statistikken beregnes og udskrives Først ses Windows timeglas mens data opsamles, efterfølgende åbner bjælken "Rapportopbygning", hvor data placeres i Word. Til slut optræder Word-dokumentet - se eventuelt i Windows proceslinen. Rapporten gennemses i Word Når statistikken er beregnet og rapporten formateret i Word, kan den gennemses. Hver af bibliotekets underafdelinger vil optræde som et selvstændigt afsnit i rapporten. Indenfor underafdelingen detaljeres på klassifikation eller emneord. Under hver underafdeling optræder en "Opsummering". 9-17

Rapporternes indhold Udskriv udlån og materialer grupperet efter klassificering Kolonnerne er: Klassifikation - dk5. Manglende klassifikation ses som tom linje. Antal udlån - målt i antal ekspeditioner. % af udlån - i den aktuelle rapport. Tilvækst - antal enheder i perioden. Afgang - antal enheder i perioden. Reserv. - reserveringer i perioden. Antal materialer - antal enheder i samlingen. % af materialer - i den aktuelle rapport. Udskriv udlån grupperet efter emneord Kolonnerne er: Emneord. Manglende emneord ved titler i underafdelingen ses som tom linje. Total antal udlån - målt i antal ekspeditioner i perioden. % af udlån - i den aktuelle rapport. Total antal materialer - antal enheder i samlingen. % af materialer - i den aktuelle rapport. Filialens (skolens) samlede bestand med tilvækst og afgang i perioden Når filialen (skolen) er udpeget i Afdelinger højreklikkes. Vælg rapporttype og afgræns perioden. Nederst i rapporten ses den samlede opsummering. Obs! Første år med Dantek BiblioMatik vil samtlige materialer optræde som tilvækst. 9-18

Statistik kun som mellemtotaler Du kan vælge at udskrive statistik kun som mellemtotaler. Det er en komprimeret oversigtsform, hvor kun de væsentligste oplysninger medtages. I eksemplet herunder har skolebiblioteket et sted kaldet Mediedepot. Her højre-klikkes og der vælges tidsperiode for statistikken fx seneste år. 9-19

Om at aflæse statistik Når du åbner en afdeling (fx i afdelingerruden i venstre side), kan du efterfølgende højreklikke en bestemt afdeling og der få tilbudt tre muligheder for udskrift af statistik. I afdelinger-ruden kan du åbne en afdeling Højreklik-menuen tilbyder nu tre muligheder for Udskrift af udlån.. Herfra kan du hente detaljestatistik. Vær opmærksom på, at en statistik vedrører begivenheder, som har fundet sted. Statistikken er ikke nødvendigvis udtryk for et øjebliksbillede, hvis ikke du netop vælger dags dato som statistikperiode. Dags dato vil vise situationen som den var kl. 23.59 dagen før, da statistikken er til dato. Ændringer udført i dag kan først aflæses korrekt i statistikken i morgen! Kolonnernes tal (og statikkens kolonner) aflæses således: Total antal udlån: Antal udlån af afdelingens materialer i statistikperioden. Flyttes et materiale til afdelingen fra en anden afdeling flytter materialets udlånstælling med. Tilvækst: Antal materialer i afdelingen som har registreringsdato indenfor den valgte periode. Tilvækst vedrører ikke, hvor længe materialet hat været placeret i afdelingen, men hvor længe det har været registreret i Dantek BiblioMatik. Afgang: Afgang svarer til kassation, altså antal materialer som helt er fjernet (slettet) fra systemet i statistikperioden (men ikke flyttet). Reserv.: Antal opfyldte reserveringer som i statistikperioden har været gennemført på afdelingens materialer. 9-20

Antal materialer: Antal materialer som har registreringsdato indenfor statistikperioden. Antal materialer repræsenterer derfor kun det aktuelle antal enheder i afdelingen såfremt periodens slutdato er dags dato og først kl. 23.59! Hvis du vil kende det aktuelle antal materialer i afdelingen ses dette allerede i højre rude, når du markerer afdelingen. Du kan også trække Afgang fra Antal materialer. 9-21