Spørgsmål og svar til udbuddet på levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud Skemaet indeholder alle, til dato, offentliggjorte spørgsmål og svar. For hver offentliggørelse indsættes en dato-overskrift for at sikre overskueligheden i dokumentet. Der vil således komme til at ligge en række spørgsmål og svar dokumenter, hvor det nyeste dokument altid vil indeholde samtlige spørgsmål og svar. Dato for første offentliggørelse 15.10.2013 Nummer Spørgsmål Svar 1 2 3 Udbudsmateriale side 10 (3.3) Henvender medarbejderne sig direkte til Rådgivningscenteret (Call Centeret) eller gennem led i den enkelte kommune? Udbudsmaterialet side 10-11 (3.4) Der oplyses, at der rekvireres 1-4 konsultationer af gangen af 1 times varighed. Gør dette sig gældende for alle kommuner og alle typer af sager? Er det muligt at rekvirere konsultationstimer ud over de 4 ved enkelte eller samtlige kommuner ifm. særligt udfordrende problemstillinger (eksempelvis svære stress sager)? 1 Det vil primært foregå gennem lederen. Ordregiver ønsker dog ikke at afskrive sig muligheden for, at medarbejderen selv kan ringe til callcenteret (efter aftale med lederen). Jf. udbudsmaterialets punkt 3.4.1, er udgangspunktet, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed (minimum 1 og maksimum 4). Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Dette gør sig gældende i alle typer af sager. Ja. Se svar på spørgsmål 2.
4 5 6 7 8 9 10 Foreligger der nogle tal på gennemsnitligt antal timer pr. sag dags dato (i samtlige eller enkelte af kommunerne)? Håndteres der sygesikringssager i kommunernes nuværende ordninger og forventes det, at tilbudsgiver kan håndtere disse? I skriver, at der i feltet beskrivelse af leverancen skal angives hvorvidt der er tale om psykologisk rådgivning eller krisehjælp fordelt pr. reference. Er der yderligere detaljerede forventninger til, hvad denne beskrivelse gerne må indeholde? (F.eks. overordnet information om typerne af henvendelser, ca. antal dækkede etc.) Er det korrekt forstået, at tilbudsgiver selv fastlægger disposition for indholdet i tilbuddet og at der således ikke foreligger nogen disposition fastsat af ordregiver? Vi forstår det som om bilag 1-6 samt 8 forventes vedlagt tilbuddet, men ønsker Ordregiver også bilag 10 vedlagt tilbuddet i 4 kopier med leverandør navn og underskrift? Rammeaftale, 16 Hvad menes med statistik på Rekvirent, herunder arbejdssted og organisationsplacering? (Forventes navn nævnt?). Enhver akut psykologisk krisehjælps opgave rummer altid et såkaldt engangs akutgebyr til den udførende psykolog samt honorar til driften af Call-centret. Akut gebyret varierer ligeldes efter tidspunktet på døgnet og weekend og helligdage. 2 Esbjerg: Gennemsnitsforbrug på 3 timer ved krisehjælp og 4 timer ved psykologisk rådgivning. Ikast-Brande: Gennemsnitsforbrug på 4 samtaler á 1 time. Middelfart: Gennemsnitsforbrug på 4 samtaler á 1 time. Vejle: Gennemsnitsforbrug på 3-5 samtaler á 1 time. Nej til begge dele. Nej. Der er ikke yderligere konkrete forventninger til, hvad den pågældende beskrivelse skal indeholde. Det er korrekt, ja. Afgørende er alene, at alle påkrævede oplysninger er indeholdt i tilbuddet. Bilag 10 skal ikke vedlægges tilbuddet, men udfyldes i forbindelse med evt. kontraktindgåelse. Navn på den leder, der har rekvireret ydelsen skal fremgå af statistikken. Navn på medarbejder skal ikke oplyses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver at afveje de forskellige elementer, når der skal afgives tilbud på timepris i tilbudsskemaet. Alle udbudsmaterialets krav skal indregnes i prisen. Enhver tilbudsgiver må forsøge at sætte en pris, der både tager højde for tilbudsgiverens forventede omkostninger og samtidig er konkurrencedygtig.
Det vil således sige at den første time er den dyreste og resten er til en betydelig lavere timetakst. Derfor et det vanskeligt at prissætte en general timetakst på akut psykologisk krisehjælp. Der ønskes ligeledes en pris som indeholder alle udgifter, kørsel, km penge osv. Dette er ligeledes vanskeligt at prissætte, da vi ikke har klarhed over hvor den rekvirerende kommunale enhed ligger?. Ofte er det HR/lederen som bestemmer om psykologen skal komme ud på en given arbejdsplads på et givent tidspunkt og derfor således villig til at betale køretid og kilometer for psykologen. Dette aftales altid med Call-centret forud. Det er også betydelige udgifter forbundet med om det er en gruppe på 2 personer, 20 personer eller op til 100 personer ved større katastrofer eller bombetrusler, dette vil enhver psykolog forlange mere for at håndtere, da sådanne forhold kræver specialist erfaring og derfor ikke noget enhver psykolog kan udføre. Også i forhold til administrative udgifter med krisehåndtering og eventuelt oprettelse af en krisetelefon til medarbejderne efterfølgende, samt efterfølgende debriefing af grupper og afrapportering af hændelsesforløbet til HR i forhold til den organisatoriske læring osv. Der er således rigtig mange elementer i at prisfastsætte sådanne opgaver som varier for hver sag og for at kunne komme med et godt tilbud til udbyder, ønkser vi svar på følgende: Der ønskes vejledning i hvorledes ovenstående elementer 3
skal kunne fastsættes i èn enkelt timepris eller at foretrække; en udvidelse af muligheden for fastsættelse af timeprisen indenfor: Akuttakst, kørselstid, kilometer pris, samt grupper 1.2 personer 2-10 personer og derover. Dato for anden offentliggørelse 23.10.2013 11 12 13 14 Hvor stor er andelen/antallet af sager, hvor der er behov for akut krisehjælp pr. år? Hvor stor er andelen/antallet af gruppesager pr. år, dvs. hvor der er mere end en person, der modtager psykologisk krisehjælp (akut eller ikke akut) i en sag? Hvor stor er andelen/antallet af tre-partssamtaler pr. år? I kravspecifikationen punkt 3.4. fremgår det, at leverandøren er forpligtet til at forsøge at levere ydelsen via en udpeget navngiven psykolog, hvis dette ønskes af rekvirenten. Vil dette krav kun gælde, hvis den pågældende psykolog vil acceptere leverandøres generelle betingelser i samarbejde med psykologer? I 2012 har andelen af krisehjælpssager udgjort ca. 15 % af det samlede antal sager i de deltagende kommuner. Ordregiver er ikke i besiddelse af statistik, der angiver antallet/andelen af gruppesager. Det vurderes, at mindre end 2 % af det samlede antal sager er gruppesager. Selvom der ikke specifikt kræves oplysninger herom i rammeaftalens 16, skal oplysninger om antallet af gruppesager fremgå af statistikken. Trepartssamtaler har ikke figureret på deltagerkommunernes tidligere aftaler, hvorfor ordregiver ikke er i besiddelse af statistik herom. Det forventes eksempelvis, at samtalerne kan bruges i sager vedr. stress eller samarbejdsproblemer, hvor lederen vil kunne informeres om mulige forandringer eller andet med henblik på at få medarbejderen tilbage i arbejde. Selvom der ikke specifikt kræves oplysninger herom i rammeaftalens 16, skal oplysninger om antallet af trepartssamtaler fremgå af statistikken. Vi forstår spørgsmålet, som om spørgeren tror, at der er tale om en navngiven psykolog, som leverandøren ikke i forvejen har samarbejde med. Det er ikke tilfældet. Det, vi ønsker, er at have mulighed for at bede om en bestemt af leverandørens psykologer, som der tidligere har været gode erfaringer med i den pågældende institution, eller i den pågældende slags sag. 4
15 16 17 18 19 20 I kravspecifikationen punkt 3.4.1 fremgår det, at der ved rekvirering af ikke-akut psykologisk bistand skal være skabt kontakt til ordregivers medarbejder indenfor 24 hverdagstimer. Menes her 24 hverdagstimer? Vil al rekvirering ske som ikke-anonyme henvendelser via en leder eller lignende? Dette spørgsmål er med tanke på kravet i punkt 3.4.2 om, at kommunen skal have besked, hvis en henvendelsesårsag viser sig at være udsprunget af private problemer, og den pågældende kommune ikke har valgt, at denne type sager skal dækkes af ordningen. Kan det oplyses hvor mange sager den økonomiske omsætning pr. kommune indeholder? Kan det oplyses hvilken fordeling der er på akutte og ikke akutte timer/sager pr. kommune? Kan det oplyses hvor mange arbejdsrelaterede og hvor mange private sager der er pr. kommune? Kan der oplyses en årsags fordeling på sag pr. kommune? 5 Ja, der menes hverdagstimer. Således skal der ske henvendelse indenfor et døgn på hverdage. Det betyder, at hvis der f.eks. sker henvendelse til callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning en fredag kl. 11, skal medarbejderen kontaktes inden mandag kl. 11. Ja, som udgangspunkt vil det ske gennem en leder. Se dog også svar på spørgsmål 1. Tallene er tilgængelige for Esbjerg, Ikast-Brande og Vejle kommuner, hvor antallet af sager har været henholdsvis 142, 119 og 131. Se svar på spørgsmål 11. Tallene er tilgængelige for Esbjerg, Ikast-Brande og Vejle kommuner, hvor antallet af arbejdsrelaterede/private sager har udgjort henholdsvis 96/18, 84/17 og 105/12. Middelfart Kommune bevilger ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager. Tallene er tilgængelige for Esbjerg, Ikast-Brande og Vejle og fordeler sig som følger: Esbjerg: Arbejdsrelaterede problemstillinger: Funktionsproblemer: 6 Samarbejdsproblemer: 20 Stress/udbrændthed: 28 Voldsomme hændelser: 36 Angst/depression: 4 Fyring: 1
Privatrelaterede problemstillinger: Familiære problemer: 6 Voldsomme hændelser i fritiden: 4 Helbred: 8 Psykologisk krisehjælp: Voldsomme hændelser: 28 Ikast-Brande: Arbejdsrelaterede problemstillinger: Ansættelsesforhold: 5 Funktionsproblemer: 11 Kollegiale forhold: 2 Samarbejdsproblemer: 9 Stress/udbrændthed: 39 Voldsomme hændelser: 18 Privatrelaterede problemstillinger: Familiære problemer: 5 Samlivsophør: 2 Dødsfald: 3 Helbred: 3 Psykiske problemer: 2 Voldsomme hændelser i fritiden: 2 Psykologisk krisehjælp: Voldsomme hændelser: 18 Vejle: Arbejdsrelaterede problemstillinger: Ansættelsesforhold: 24 Kollegiale forhold: 7 Stress/udbrændthed: 22 Voldsomme hændelser: 5 Vold/trusler om vold: 47 6
21 22 23 24 25 26 27 Kan der oplyses årsags fordeling på hhv. akutte og ikke akutte sager pr. kommune? Kan det oplyses hvor mange medarbejdere pr. kommune udbuddet drejer sig om? Kan det oplyses hvor mange arbejdsrelaterede sager, pr. Kommune der er brugt mere end 4 timer på? Kan det oplyses hvor mange privat sager, der pr. kommune er brugt mere end 4 timer på? Skal tilladelsen fra Datatilsynet (lov nr. 429 af 31/05/200) være givet til os som udbyder, eller er det nok, at vores hosting-platform har den (ISEA3402 erklæring)? Kan det hænde at fakturaer med gruppe debriefinger skal være udspecificeret med timer på enkeltpersoner der har deltaget i debriefingen? Venligst bekræft at de afgivende priser i tilbudsskemaet er pr. time og ikke pr. sag. Privatrelaterede problemstillinger: Familiære problemer: 4 Dødsfald: 6 Helbred: 2 Psykologisk krisehjælp: Voldsomme hændelser: 14 Se svar på spørgsmål 11. Esbjerg: ca. 10.000 medarbejdere. Ikast-Brande: ca. 3000 medarbejdere. Middelfart: ca. 3700 medarbejdere. Vejle: ca. 10.000 medarbejdere. Antallet af timer forbrugt pr. sag kan desværre ikke defineres nærmere end som svar på spørgsmål 4. Antallet af timer forbrugt pr. sag kan desværre ikke defineres nærmere end som svar på spørgsmål 4. Tilladelse fra Datatilsynet skal være givet til den juridiske person/virksomhed, der afgiver tilbuddet. Nej. Dog skal der i tilfælde, hvor medarbejdere i gruppedebriefing efterfølgende har brug for individuelle, opfølgende samtaler, oprettes sag på disse. Det bekræftes hermed, at tilbud skal afgives i pris pr. time (jf. tilbudsskemaets celle K:10). 7
28 29 30 31 Vedr. krisehjælp. Der skal være mulighed for både personlige-og gr. samtaler. Hvem afgør behovet og må eller skal der oprettes en sag pr. skadelidt/modtager af hjælp? Fakturakrav om ordrenummer. Hvordan dannes/gives ordrenummer? Statistik s.17: organisations placering bedes tydeliggjort. I bilag 9 fremgår det under Statistik, at der skal leveres data på den samlede omsætning på aftalen. Menes der hermed det beløb, der er faktureret fra leverandøren til kommunen? Eller menes der noget andet og i så fald hvad? Ordregiver/den rekvirerende leder afgør behovet evt. i samråd med leverandøren/psykologen. Der skal oprettes én sag på gruppesamtalen. Se i øvrigt svar på spørgsmål 26. Ved evt. e-handel skal ordregivers e-handelssystems ordrenummer bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. I øvrige tilfælde bortfalder kravet om ordrenummer. Med organisationsplacering henvises til, hvor i organisationen den pågældende medarbejder/leder er placeret. Her skal angives afdelingsnavn og forvaltning/fagmed-niveau. Kravet om, at statistikken skal indeholde samlet omsætning på aftalen fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp, fremgår af rammeaftalens 16. Hermed menes det samlede beløb, der er faktureret kommunen fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp. 8