NR. 43 LUDUS V1.1 DEN 16. NOVEMBER 2010 Tilbagemelding.dk Nedenfor finder du en vejledning i hvordan du kommer i gang med indberetning til Tilbagemelding.dk Indberetning fra LUDUS til Tilbagemelding.dk foregår på baggrund af oplysninger, som på den enkelte kursist er registreret på vinduet Uddannelse: Kursist >> Funktioner >> Uddannelse. Alle kursister i LUDUS, som følger en fuldtidsuddannelse (2HF, STX og STK), og som korrekt medtælles under System >> Aktivitetsberegning >> Aktivitet, fuldtid, har registreret oplysninger på kursistuddannelsen. Andre kursister i LUDUS, som IKKE følger en fuldtidsuddannelse, skal have oprettet en kursistuddannelse. Adgang til menupunktet Kursistuddannelse Skoler, som ikke udbyder fuldtidsuddannelse, har måske fjernet brugernes adgang til menupunkterne Kursist >> Funktioner >> Uddannelse og Kursist >> Opret kursistuddannelser Du kan genaktivere menupunkterne som DBA-bruger via System >> Sikkerhedsprofiler se evt. vejledningen via LUDUS >> System >> Produktinformation (hjemmesiden for LUDUS) >> Kursusmateriale >> Diverse >> Sikkerhedsadministration. Adgang til Tilbagemelding.dk Såfremt skolen ikke tidligere har indberettet til Tilbagemelding.dk, kan du på www.tilbagemelding.dk se hvordan du rekvirerer brugernavn og kodeord. Når du har modtaget brugernavn og kodeord skal disse registreres i LUDUS via Koder >> Institutioner
Find din skole nederst i vinduet og dobbeltklik på linjen. Indtast oplysninger om Brugernavn og Kodeord og tryk Gem. Tilbagemelding.dk årsagskoder Indberetning til Tilbagemelding.dk skal ske med særlige årsagskoder. Disse kan du hente via Koder >> Tilbagemelding.dk årsagskoder >> Funktioner >> Hent årsagskoder fra Tilbagemelding.dk Luk vinduet. Tilbagemelding.dk årsagskoderne skal nu knyttes til skolens udmeldelsesårsager via Koder >> Udmeldelsesårsager Dobbeltklik på en eksisterende udmeldelsesårsag Klik på -knappen ved feltet Tilbagemelding.dk 2
Vælg tilbagemelding.dk Årsag ved at klikke på den ønskede linje og klikke OK eller ved at dobbeltklikke på linjen. Klik på Gem og fortsæt til næste udmeldelsesårsag. Opret kursistuddannelse på kursister, som er under 25 år Du kan masse-oprette eller -ajourføre kursistuddannelse via Kursist >> Opret kursistuddannelser Du kan i vinduet indtaste relevante søgekriterier. Første gang du skal forberede indberetning til Tilbagemelding.dk, skal du derfor afgøre, hvor meget historik, du vil sende til Tilbagemelding.dk ved den første indberetning. Når du har indtastet søgekriterier, klikkes Søg. Kursisterne indlæses. Kursisternes undervisningstilmeldinger omdannes til kursistuddannelser. Listen viser, hvilke kursister, der mangler at få tilføjet en kursistuddannelse ud fra de 3
angivne søgekriterier. I dette eksempel vises de kursister, som i perioden 1. januar til 31. juli 2010 har været tilmeldt et undervisningsmodul. Listen er reduceret til kun at indeholde kursister, som pr. dags dato er under 25 år og som pr. 22. juni 2010 havde over 0 ugelektioner. Når der klikkes på en række i listen, vises nederst i vinduet en oversigt over undervisningstilmeldingerne på den valgte kursist. Oplysningerne i listen kan redigeres manuelt, inden der klikkes på Opret. Specielt for danskuddannelsen gælder dog, at oplysninger i kolonnerne: TMK, Har betalt og Timetalskrav ikke i øvrigt er relevante for uddannelsen. Der tilføjes ved masseoprettelsen derfor nogle defaultværdier. TMK refererer til aktivitetsindberetning til Undervisningsministeriet, som ikke anvendes i forbindelse med danskuddannelsen. Kolonnerne Har betalt og Timetalskrav refererer til Statens Uddannelsesstøtte, som heller ikke anvendes i forbindelse med danskuddannelsen, som ikke er en SUberettiget uddannelse. Kolonnen Startdato foreslås i listen som den tidligst mulige dato på det aktuelle undervisningsmodul. Hvis kursisten er tilmeldt efter denne dato, foreslås kursistens tilmeldingsdato. Kolonnen Slutdato foreslås i listen som den senest mulige dato på det aktuelle undervisningsmodul (dvs. undervisningsperiodens slutdato). Uddannelsen, som oprettes på kursisten, vil få den foreslåede startdato og slutdato, med mindre datoerne redigeres inden der klikkes Opret. Rækkerne i listen bliver vist med forskellige farvekoder. Klik på Hjælp for at se disse. Ved oprettelse af SU-berettigede uddannelser skal du være særlig opmærksom på kolonnerne yderst til højre i vinduet: Har betalt og Timetalskrav. Hvis du ikke selv er SU-medarbejder, så spørg denne om hvilke værdier, der skal tilføjes. Når du har foretaget evt. nødvendige redigeringer af oplysningerne i vinduet, skal du 4
markere de kursister, som du ønsker, der skal oprettes kursistuddannelse til. Tryk herefter Opret. Der kvitteres for oprettelsen med denne meddelelse. Klik OK, hvorefter du kan lukke vinduet. Funktionen Kursist >> Opret kursistuddannelser kan desuden anvendes til at ajourføre kursisternes uddannelser. Det vil sige, hvis undervisningen på kursistens undervisningsmodul er gennemført, og kursisten efterfølgende er tilmeldt et nyt undervisningsmodul, så kan det fremsøges via menupunktet og kursistens uddannelse kan ajourføres. Du kan også oprette uddannelse på en enkelt kursist af gangen. Hvis du typisk arbejder med kursister af en enkelt fagtype (uddannelsestype), kan du med fordel udfylde fanebladet Kursist uddannelse i brugerindstillingerne. Det gør du via System >> Brugerindstillinger... Indtast CØSAFormåls-koden på den uddannelse du typisk arbejder med. Klik OK. Du får derved den fordel, at hver gang du vil oprette en kursistuddannelse, foreslås den i brugerindstillingerne gemte uddannelse. Du kan oprette uddannelse på en enkelt kursist via Kursist >> Funktioner >> Uddannelse 5
Oplysningerne i ramme 1 foreslås, hvis du har udfyldt fanebladet Kursist uddannelse i brugerindstillingerne som beskrevet ovenfor. Du kan selv taste CØSAFormåls-koden på den aktuelle uddannelse. Oplysningerne er obligatoriske, for at der kan gemmes. Oplysningerne i ramme 2 skal udfyldes med Startdato og Slutdato for den aktuelle uddannelse. Betaler/Henviser udfyldes som udgangspunkt med UVM (Undervisningsministeriet). Særligt for danskuddannelsen skal den ændres til DU efterfulgt af tabulering ud af feltet. Tilskudsmærke udfyldes som udgangspunkt med UNDER (alm. undervisning på fuld tid). Du kan bruge -knappen til at finde mulige tilskudsmærker. Særligt for danskuddannelsen udfyldes dette med koden ENORD. Oplysningerne i ramme 2 er obligatoriske, for at der kan gemmes. Oplysningerne i ramme 3 udfyldes af den enkelte skole efter behov. Oplysningerne i ramme 4 kan udfyldes på SU-berettigede uddannelser. Alternativt vil kursisten komme med i den efterfølgende SU-kørsel på LUDUS Web. Hvis du ikke selv er SU-medarbejder, så spørg denne om hvilke værdier der skal tilføjes. Klik Gem og Luk vinduet. Udmeld kursister Hvis en kursist afbryder uddannelsen, skal der registreres en udmeldingsdato på kursistuddannelsen, før afbruddet kan indberettes til Tilbagemelding.dk. Det gøres via Kursist >> Undervisning >> Udmeld fra alle moduler. Angiv udmeldelsesdato og udmeldelsesårsag og forhold dig til de to nederste felter i vinduet. Klik OK. Der kvitteres med meddelelsen Klik OK og Luk vinduet. Kursisten bliver herved udmeldt fra al igangværende og evt. fremtidig undervisning, eksamen og får tilføjet udmeldelsesdato og udmeldelsesårsag på kursistuddannelsen. Hvis kursisten allerede er blevet udmeldt fra undervisningen, skal udmeldelsesdatoen også registreres på kursistuddannelsen. Det gøres via Kursist >> Funktioner >> 6
Uddannelse, hvor der angives en udmeldelsesdato og en udmeldelsesårsag. Gem og Luk vinduet. Skolen kan have en procedure, hvor det er medarbejder X, som udmelder kursisterne fra undervisningen og medarbejder Y, som indberetter til Tilbagemelding.dk. Herved kan det være svært for medarbejder Y at vide, hvilke kursister, som er blevet udmeldt fra undervisningen. Via menuen Kursist >> Udmeld kursistuddannelser kan du fremsøge kursister, som har en aktiv kursistuddannelse, men som ikke længere er tilmeldt undervisningsmoduler. Indtast søgekriterier og klik Søg. 7
Hvis du vil se flere oplysninger om en kursist i listen, kan du markere denne og vælge Funktioner >> Åbn kursist Du kan eksportere listen til HTML- eller CSV-format ved at klikke på E-knappen øverst i vinduet. Hvis du vil tilføje udmeldelsesdato på kursistuddannelsen, kan du markere udvalgte kursister i listen og vælge Funktioner >> Udmeld fra uddannelse Angiv udmeldelsesårsag. Udmeldelsesdatoen sættes automatisk efter følgende regler: 1. Hvis kursisten er udmeldt fra blot ét undervisningsmodul, sættes udmeldelsesdatoen på uddannelsen til seneste udmeldelsesdato fra undervisningsmodulerne. 8
2. Hvis kursisten ikke er udmeldt fra nogle undervisningsmoduler, sættes udmeldelsesdatoen til sidste undervisningsdato. 3. Hvis kursisten ikke har nogle undervisningstilmeldinger, sættes udmeldelsesdatoen til dags dato. Det er pt. ikke muligt at angive en anden udmeldelsesdato. Klik OK. Der afsluttes med en kvittering for gennemførelsen af uddannelsen. Klik OK, hvorefter listen opdateres og de udmeldte kursister forsvinder fra denne. Luk vinduet. Indberetning til Tilbagemelding.dk Du udtrækker data til Tilbagemelding.dk via System >> Udtræk >> Tilbagemelding.dk I feltet I perioden fra: angives startdato for den periode, der skal udtrækkes for. I feltet til: angives slutdato for den periode, der skal udtrækkes for. Standard sættes dagsdato, og der kan ikke tastes en senere dato end denne. I feltet Institution: angives hvilken institution, der udtrækkes for. Dermed udtrækkes kursister, der har denne institutionskode i afdelingsfeltet på uddannelsen. Hvis der angives samme institutionskode som angivet i systemindstillingerne i LUDUS Sikkerhedsadministration, så medtages også kursistuddannelser, hvor afdelingsfeltet er tomt. I feltet Kursist alder <: angives den alder, som kursister, der udtrækkes oplysninger for, skal 9
være under. Det vil sige, at hvis der her angives 25, så udtrækkes oplysninger for kursister som er 24 år eller derunder. Feltet Vis data før afsendelse: markeres, hvis du vil se oplysningerne i en liste, inden der indberettes. Feltet Vis resultat af indberetning: markeres, hvis du vil se Tilbagemelding.dk s kvittering på indberetningen. Klik OK. Såfremt du har markeret Vis data før afsendelse vises nu en oversigt over data, som vil blive sendt til Tilbagemelding.dk, når du klikker Fortsæt. Såfremt du har brug for at kontrollere oplysninger for kursisterne i listen, kan du, ved klik på E-knappen øverst i vinduet, eksportere listen i HTML- eller CSV-format. Du kan så klikke på Luk. Du indberetter på den måde ikke noget til Tilbagemelding.dk, men kan senere fortsætte med indberetningen, efter at du eventuelt har foretaget ændringer i kursisternes oplysninger. Gem værdierne fra udsøgning, så du kan gendanne udtrækket. Når du er sikker på, at kursisterne i oversigten skal indberettes til Tilbagemelding.dk, klikkes Fortsæt. Såfremt du har markeret Vis resultat af indberetning, afsluttes indberetningen med kvittering fra Tilbagemelding.dk, hvor du kan se status på indberetningen. 10
Hvis du har spørgsmål til værdierne i kolonnen Status, kan der rettes henvendelse til Tilbagemelding.dk. Luk vinduet. Ingen dobbeltindberetning til Tilbagemelding.dk Hvis du bliver i tvivl om, hvorvidt du har fået indberettet en kursist til Tilbagemelding.dk, kan du gentage udtrækket. Der tjekkes for, hvorvidt kursister har ændret status i den periode der indberettes for. Hvis der ingen ændringer har været, gives denne besked. Der sker således ikke dobbeltindberetning til Tilbagemelding.dk Historik på indberetning til Tilbagemelding.dk Hvis du ønsker at kontrollere status for indberetninger til Tilbagemelding.dk for en enkelt kursist, kan det ske via Kursist >> Funktioner >> Uddannelse >> Tilbagemelding.dk historik Kolonnen Ændret angiver, hvorvidt der er sket ændring på kursistens uddannelse. Hvis der således angives Ja i kolonnen, skal der ske genindberetning. Status efter indberetning til Tilbagemelding.dk Status: Optaget En kursist får status Optaget, når startdatoen på kursistuddannelsen er dags dato eller passeret. 11
Status: Afbrudt En kursist får status Afbrudt, når der er angivet en Udmeldingsdato på kursistuddannelsen. En fremtidig udmeldingsdato kan indberettes, når den er gemt på kursistuddannelsen. Udmeldelsesårsager, som er tilknyttet Tilbagemelding.dk Årsagskoder, vil blive indberettet til Tilbagemelding.dk. Såfremt udmeldelsesårsagen er blank eller ikke knyttet til Tilbagemelding.dk årsagskode, bliver der indberettet årsag: Ukendt til Tilbagemelding.dk. Status: Gennemført En kursist, som IKKE følger en fuldtidsuddannelse, får status Gennemført, når slutdatoen på kursistuddannelsen er passeret. Såfremt kursisten optages på et nyt undervisningsmodul, skal der oprettes en ny kursistuddannelse til denne. Herefter kan der ske genindberetning til Tilbagemelding.dk, hvor kursisten så igen vil få status Optaget. Såfremt du ikke ønsker, at kursisten skal indberettes med status Gennemført og derefter med Optaget, skal den eksisterende kursistuddannelse forlænges manuelt. En kursist som følger en fuldtidsuddannelse (2HF, STX, STK) får status Gennemført, når der er udstedt et bevis. Såfremt kursisten ikke består, skal der registreres en udmeldelsesdato på kursistuddannelsen. Status: I risiko for at afbryde uddannelsen En kursist får status I risiko for at afbryde uddannelsen, når der på kursistuddannelsen er angivet en startdato i Funktioner-menuen Frafaldstruet på uddannelsen. Startdatoen på Frafaldstruet på uddannelsen skal være dags dato eller passeret. Kontakt Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 3614 7070 eller e-mail-adressen sc-ludus@csc.com. 12