7. Budget 2012, herunder prisblad 2012 2. udkast. 8. Godkendelse af ny tidsplan for processen omkring dokumentationspakken. 9. Bilagssagen stillingtagen til det videre forløb. 10. om langtidsplaner. 11. PCB-strategi. 12. Bestyrelsens sammensætning. 13. Bestyrelseskonference og fyraftensmøde om drift: Forslag til program og datoer. 14. Fastsættelse af dato for fyraftensmøde om regnskabs- og budgetproces. 15. Henvendelser til bestyrelsen. 16. Punkter til næste møde. 17. Næste møde. Næste ordinære bestyrelsesmøde er den 30. marts 2011 kl. 16.30. Malervangen 1, Glostrup. 18. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsordenen Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. Dagsordenen blev godkendt. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Revisionsprotokol Der var ingen tilføjelser til revisionsprotokollen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Direktionens beretning Driftssamarbejder og driftsledere Der mange initiativer gang inden for driftssamarbejder og besættelse af driftslederstillinger. Hermed en kort status: 2
3702 AB Syd og VA 4 Nord har besluttet at fortsætte deres samarbejde omkring deling af en driftsleder, og stillingen er netop blevet besat pr. 1. april. VA 4 Række og 4 Syd fortsætter drøftelserne omkring en permanent løsning vedrørende deling af en driftsleder. 3704 AB Etagehusene og VA Kanalens Kvarter: Det er endnu uafklaret, om AB Etagehusene og VA Kanalens Kvarter vil fortsætte deres samarbejde. Efter flere rykkere har AB Etagehusene bekræftet, at de ønsker at fortsætte, mens Kanalens Kvarter endnu ikke har meldt tilbage. Indtil videre fortsætter den midlertidige løsning med 15 timers ekstern assistance samt assistance fra den centrale drift. Banehegnet, Blokland, Solhusene (Albertslund Øst) Banehegnets beboermøde har godkendt driftssamarbejdet, og de øvrige to afdelinger har emnet på forårets beboermøder. Hvis der opnås gokendelser fra alle parter, forventes det, at der kan ansættes en driftsleder ca. 1. juni. Galgebakken Driftsleder Kaj Agnershøj på Galgebakken afgik ved døden den 11. januar efter flere års sygdom. Stillingen som driftsleder er opslået. Oversigt over afsendte rykkere og udsættelser de sidste 3 år Administrationen har udarbejdet en oversigt over antal afsendte rykkere og antal udsættelser i AB, Tranemosegård og VA de sidste 3 år. Oversigterne er vedlagt. Antallet af rykkere er omtrent på samme niveau, hvorimod antallet af udsættelser er steget for især VA s afdelinger. Administrationen er ved at undersøge dette mønster nærmere og vil gå i dialog med de respektive kommuner for i fællesskab dels at afdække årsagerne til stigningen i udsættelser, dels at finde muligheder for at minimere antallet. Desuden forberedes en ansøgning om midler fra Socialministeriets nyligt oprettede pulje til gennemførelse af forsøg til forebyggelse af udsættelser. Fokusgruppe Bestyrelsen har nedsat en fokusgruppe i forlængelse af tilfredshedsundersøgelserne, som blev gennemført i 2010. Formålet med fokusgruppen er at uddybe kendskabet til afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med BO-VEST og ejendomskontorerne. Gruppen skal behandle tre temaer, som er tydelige i tilfredshedsundersøgelserne: Tilfredsheden med BO-VESTs service og ydelser, Tilfredsheden med ejendomskontorerne og Beboernes kendskab til BO-VESTs produkter. Fokusgruppen skal ligeledes udvikle konceptet for tilfredshedsundersøgelserne til brug for fremtidige undersøgelser. Fokusgruppen har afholdt sit første møde den 7. februar, og næste møde er planlagt til 7. marts. 3
Vederlag til afdelingsbestyrelsesmedlemmer På baggrund af en henvendelse fra et afdelingsbestyrelsesmedlem har administrationen udarbejdet notat om reglerne for vederlag til afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt om rådighedsbeløb. Notatet vedlægges. Administrationen vil i forbindelse med gå hjem-mødet for afdelingsbestyrelser om budgetproces 2012 formidle/udsende notatet til afdelingsbestyrelserne. Håndtering af sygefravær og afledte omkostninger BO-VESTs personalepolitik omfatter håndtering af sygefravær, herunder opfølgning ved omsorgssamtaler, anvendelse af mulighedserklæringer m.v. Personalepolitikken understøtter ønsket om, at der tages hensyn til både medarbejderens trivsel og BO-VESTs funktion, idet rammerne for håndtering af sygefraværet er skitseret. Personalepolitikken udtrykker også, at medarbejdere med en uhelbredelig eller livstruende sygdom får en positiv særbehandling. Administrationen forsøger at efterleve personalepolitikken og finder det rigtigt, at medarbejdere, som gør alt, hvad de kan, for at passe arbejdet, samtidig med at de kæmper med en sygdom, får optimale muligheder for at blive i jobbet så længe som muligt. De konkrete situationer skal naturligvis følges tæt for løbende vurdering af, om arbejdsstedet kan bære det sygefravær, der følger med sygdommen. Samtidig kan der i nogle situationer være så store økonomiske omkostninger f.eks. for en lille afdeling at der bør søges økonomisk dækning uden for afdelingens budget. Administrationen har opmærksomhed på at følge sådanne situationer tæt, og vil efter konkret vurdering foreslå løsninger til omkostningsdækning, herunder fra de tre boligorganisationers dispositionsfonde, hvis der er tale om relativt store omkostninger set i forhold til en afdelings lønbudget. Status på regnskaber Årsregnskabsprocessen er godt i gang, og de første regnskaber er afleveret til revisionen ifølge tidsplanen. Alle afdelingsregnskaber forventes at være endeligt afsluttet med revision den 28. februar. Herefter vil årsregnskaberne for organisationerne og BO-VEST blive endeligt afsluttet og afleveret til revisionen. Regnskaberne for de Boligsociale Helhedsplaner forventes endeligt afsluttet og revideret senest medio marts, tids nok til at blive indrapporteret til Landsbyggefonden ultimo marts. Unge fra Askerød til møde med statsministeren i starten af januar Som nævnt på bestyrelsesmødet i december var statsminister Lars Løkke Rasmussen den 14. december på et 3 timers hemmeligt besøg i Askerød, hvad de unge i Netcaféen havde at fortælle om deres situation. Som en udløber af denne kontakt blev de unge inviteret til møde på Marienborg med deltagelse af blandt andre 4
statsministeren, beskæftigelsesministeren og flere ledende erhvervsfolk med henblik på at afdække mulighederne for at løse de unges beskæftigelsesproblemer. Efter Marienborgmødet bragte Ekstrabladet den 6. januar en forsidehistorie om en af de unge, hvor de udrullede hans kriminelle fortid og stillede spørgsmålstegn ved det rimelige i, at netop han mødte statsministeren. BO-VEST blev samme dag kontaktet af Ekstrabladet, som ønskede en begrundelse for at pågældende person var blevet udvalgt. BO-VEST svarede, at vi som boligorganisation og socialt projekt ikke har kendskab til de unges præcise straffeforhold og straffeattester. Men de unge mennesker har aldrig lagt skjul på, at de for nogles vedkommende har en plettet straffeattest. Det er jo netop grunden til, at det er vanskeligt for dem at komme i arbejde, og præcis det, som mødet med statsministeren handlede om. Deltagerne i mødet repræsenterede et bredt udsnit af Askerøds unge, hvor nogle var studerende og andre uden uddannelse, og nogle havde rene straffeattester og andre plettede. Fælles for dem var, at de udtrykte ønske om forandring og ønske om job og uddannelse. I øvrigt blev der inden jul afleveret en liste til Statsministeriet med navnene på de unge, som deltog i mødet. Arbejdsmiljø i VA Gadekæret Driftsleder På VA s bestyrelsesmøde den 31. august 2010 blev der besluttet forskellige initiativer til forbedring af situationen i Gadekæret. Bl.a. er der etableret en midlertidig ordning, hvor Vinie Hansen og Astrid Hansen deltager i afdelingsbestyrelsernes møder. Sideløbende fungerer en driftsleder fra en anden afdeling som sparringspartner for Gadekærets driftsleder. Begge dele kørte planmæssigt i de 3 måneder, der var afsat. Efterfølgende har driftslederen i Gadekæret opsagt sin stilling og fratræder pr. 28. februar. VA drøftede situationen i Gadekæret på bestyrelsesmødet den 27. januar 2011 og besluttede, at Bestyrelsen besluttede, at der etableres en midlertidig 8 måneders driftslederordning, hvor der ansættes en driftsleder, som får support fra driftslederen i Hyldespjældet 15 timer pr. uge, samt der tilknyttes en arbejdsmiljøkonsulent til afdelingsbestyrelsen og afdelingen (merudgiften på initiativerne - op til 120.000 kr.- dækkes af VA s dispositionsfond). Ordningen evalueres inden sommerferien sammen med organisations- og afdelingsbestyrelsen med henblik på ansættelse af ny driftsleder. Det boligsociale projekt Med hensyn til det boligsociale projekt, hvor den ene medarbejder er sygemeldt på grund af arbejdsbetinget stress og den anden sagde sin stilling op pr. 31. december også på grund af arbejdsmiljøet - arbejdes der på en løsning, hvor der til det boligsociale projekt ansættes en medarbejder, der organisatorisk knyttes til Ishøj Kommune. 5
Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Halis Demir, byggeøkonom, 1.dec. Fratrædelser Boligafdelingerne: Benn Helmudt, ejendomsfunktionær, TMG afd. 13, 5. nov. Boligsociale: Bayan Gubrail, aktivitetsmedarbejder, Brøndby, 30. nov. Birgit Rasmussen, aktivitetsmedarbejder, VA Gadekæret, 31. dec. Administrationen: Rikke Kristina Schultz, kommunikationsmedarbejder, 31. dec. Camilla Severin Madsen, praktikant, Kommunikation, 31. dec. Flytninger Jan Gynther, ejendomsfunktionær, flyttet fra TMG Afd. 13 til TMG Afd. 1, 1. jan Birgit Rasmussen, aktivitetsmedarbejder, flyttet fra VA Gadekæret til ABC, 1. jan Henrik Schjøning, ejendomsfunktionær, flyttet fra VA Kanalen til AB Syd, 1. jan Torben Birkebæk, driftsleder, flytter TMG Afd. 13 til AB Syd/VA 4 Nord. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Der var følgende tilføjelser til beretningen: Ejendomsfunktionærer Der er konstateret en opsætningsfejl i lønsystemet, og denne fejl har betydet, at overtidssatser er beregnet for højt. Det er meget beklageligt, men der vil naturligvis blive tale om en lempelig tilbagebetalingsordning, som aftales individuelt. Nedskæringer i sygerefusion fra Kommunerne Kommunerne er begyndt at bortskære sygerefusion, flexordninger og andre tilskudsordninger med meget kort varsel, hvilket kan øge lønomkostningerne i boligafdelingerne brat. Bestyrelserne vil tage emnet op, når der tales styringsdialog med kommunerne. 6
Antenneadministration Der har været henvendelser til administrationen angående omkostninger i forbindelse med administration af antenne/tv-ydelser (pakkeskift o.lign.). Administrationen arbejder p.t. en anden fordeling. Driftslederstillingen i Gadekæret Der er netop ansat en ny driftsleder i Gadekæret. Der vil være 14 dages overlap mellem den gamle og den nye driftsleder. Bestyrelsen havde følgende kommentarer til direktionens beretning: Håndtering af sygefravær og afledte omkostninger Der ønskes et oplæg fra administrationen om håndtering af længere tids sygefravær og afledte omkostninger, blandt andet omhandlende en eventuel forsikringsordning. Det undersøges desuden, om - og hvordan - omkostningerne til sygefraværet kan dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Godkendelse af tekster til årsberetning 2010 På bestyrelsesmødet den 16. december godkendte bestyrelsen det udkast til indhold af årsberetningen, der blev fremlagt af administrationen. Processen har så efterfølgende været, at teksterne er blevet udarbejdet i første udkast, redigeret af kommunikationsafdelingen og korrekturlæst. Alle organisationsbestyrelsesmedlemmer og medlemmer af BO-VESTs bestyrelse har omkring den 10. februar modtaget et helt sæt artikler til gennemlæsning og kommentering. De organisationsbestyrelsesmedlemmer, der ikke er medlem af BO- VESTs bestyrelse, er blevet bedt om at sende deres kommentarer til deres formand eller et andet BO-VEST-bestyrelsesmedlem, som så vil fremføre kommentarerne på bestyrelsesmødet den 16. februar. På bestyrelsesmødet vil alle artikler blive kommenteret og drøftet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de vedlagte tekster til årsberetning 2010. Bestyrelsen godkendte udkastene til årsberetningstekster med følgende kommentarer: 7
Læsevejledning Der ønskes en læsevejledning til beretningen. Den sendes til bestyrelsen til godkendelse. Martin Kristiansen tilretter teksterne ifølge bestyrelsens kommentarer og mailer dem til bestyrelsen i slutningen af februar. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem godkender teksterne pr. mail. 5. Ny organisationsstruktur Der fremlægges på bestyrelsesmødet et oplæg til ny organisationsstruktur for BO-VEST. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender oplægget til ny organisationsstruktur. Vinie Hansen oplyste, at Danny Andersen har meddelt, at han ønsker at fratræde stillingen som direktør af helbredsmæssige årsager. Bestyrelsen har med beklagelse taget meddelelsen til efterretning. Danny Andersen forbliver i BO-VEST, så hans store viden og kompetencer stadig kan komme boligadministrationen til glæde. Samtidig vil bestyrelsen sætte gang i en proces med ansættelse af ny direktør ved hjælp af et rekrutteringsbureau og eksternt stillingsopslag. I perioden frem til ny direktør er fundet varetager Danny Andersen direktørstillingen i samarbejde med den øvrige ledergruppe. Ovennævnte meddelelse udsendes den 17. februar til organisationsbestyrelser, afdelingsbestyrelser, samarbejdspartnere og medarbejdere. Desuden lægges den på hjemmesiden. Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af Vinie Hansen, Dorthe Larsen og Karl Neumann, en medarbejder fra administrationen, en fra ejendomskontorerne samt en fra ledergruppen. 6. Budgetkontrol 2010 Der henvises til vedlagte kommentarer til budgetkontrollen Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. 8
Bestyrelsen kommenterede følgende: Revisionsomkostninger, side 1, konto 521 Revisionsomkostningen for Humlehusene for 2005 og 2006 bør konteres hos VA. De øvrige 3 år konteres hos BO-VEST. Den ekstra revision af AB-afdelingernes 2009-regnskaber bør betales af BO-VEST, da det skyldes en fejl i BO-VEST. Bestyrelsen anmodede om, at der i 2012 lægges tid ind i regnskabsprocessen, således at afdelingsbestyrelserne kan få ureviderede regnskaber til godkendelse. Dette beskrives i økonomiafdelingens plan for regnskabsproces 2012. Bestyrelses- og forretningsføreransvarsforsikring, side 3, konto 502 Udgifter til bestyrelses- og forretningsføreransvarsforsikring deles mellem mødeudgifter og kontorholdsudgifter. Personaleudgifter, side 3,note 3, konto 511 Det præciseres i noterne til regnskabet, hvad opnormeringerne er. Kontorholdsudgifter, side 4, konto 513, note 4 Udgifter og refusion i forbindelse med kurser forklares tydeligt i noterne til regnskabet. Bestyrelsen ønskede omkostningerne til årsberetning uddybet. Bestyrelsen anmodede om, at budgetkontrollerne fremover kvalificeres således, at de viser et estimeret forbrug for året, inkl. disponeret, periodiseret og forventet forbrug. Desuden skal væsentlige afvigelser fokuseres. Bestyrelsen tog herefter budgetkontrollen til efterretning. 7. Budget 2012, herunder prisblad 2112 2, udkast Bestyrelsen behandlede første udkast af budget og prisblad 2012 på et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 19. januar. 9
Administrationshonoraret var i første udgave af budgettet kr. 2.745 ekskl. moms. Administrationshonoraret i 2. udgave før diverse ønsker er kr. 2.728 ekskl. Moms. Dette svarer til en stigning på 3,9% i forhold til budget 2011. Budgetudkastet er efterfølgende rettet til efter bestyrelsens ønsker og kommentarer: Følgende ændringer er sket: Konto 502, note 2, Kurser og konferencer: Budgettallet ændret til kr. 35.000, svarende til ca. forbruget i 2010. Konto 511, note 3, Social Sikring: Budgettallet er ændret til kr. 410.000. Konto 513, note 4, Kantine: Her er indføjet en ny linje: Personaleudgifter og arrangementer kr. 300.000. Denne budgetpost er fratrukket Kantine. Stigning fra 2011 er på baggrund af realiseret tal for 2010. Kontoen er nedreguleret med kr. 58.000. Konto 513 Abonnementer m.m.: Kontoen er ikke ændret. Der er tale om abonnementer til IT og andre serviceaftaler/medlemsskaber. Ønske: BO-VEST-blad Derudover er der efter bestyrelsens ønske udarbejdet budget på et BO-VEST-blad. Som det fremgår af vedlagte overslag, vil det koste ca. 80.000 kr. pr. blad ekskl. moms. Beløbet omfatter udarbejdelse af artikler, layout og trykning. Uddannelse/driftsledere Bestyrelsen ønskede en beregning på, hvad det vil koste at styrke den systematiske uddannelse af driftsledere til et minimums BO-VEST-niveau, herunder evt. sidemandsoplæring og netværk mellem grupper af driftsledere, samt udarbejdelse af en systematisk beskrivelse af driftslederens funktioner. Det foreslås at organisationen styrkes ved en justering af organisationen, herunder oprettelse af en HR/Personalefunktion, som vil kunne sikre udvikling og fastholdelse af driftsledernes og øvrige medarbejderes - kompetencer. Systematisk introduktion af nyansatte kan udbygges og videndeling systematiseres. Endelig vil en større viden om ansættelsesret, overenskomster m.v. være hensigtsmæssig for at sikre et højt fagligt niveau i forhold til ansættelser, afskedigelser, udarbejdelse af lokalaftaler og korrekte lønudbetalinger. En sådan funktion vil frigøre ressourcer hos driftsområdechefen og andre chefer og ledere, således at der bliver mere tid til ledelsesmæssig opfølgning og udvikling af værktøjer til styring i driften. Samarbejdet mellem 10
ejendomskontor og afdelingsbestyrelser kan også udvikles ved at der vil være bedre mulighed for at sætte ressourcer ind til målrettet at styrke og udvikle samarbejde hvor der måtte være behov. En styrkelse af organisationen vil også give bedre mulighed for at ledelse og andre nøglemedarbejdere kan prioritere tid til at deltage i arrangementer med beboerdemokratiet, herunder Kreds 9 og 2. Det foreslås, at der afsættes 700.000 kr. ekstra til løn og personaleomkostninger samt 150.000 kr. ekstra til kurser m.v. Ønske: Miljøudvalg Sekretariatsfunktionen for miljøudvalget forslås fortsat besat af en medarbejder i Drifts-afdelingen, da det er vigtigt at bevare miljøkompetencen i BO-VEST. Vi foreslår, at BO-VEST og VA fremover ophører med EMAS- certificering, idet vi har opnået den viden og kompetence, som det er muligt med nuværende EMASmedlemskab. PRISBLADET Prisblad 2012 er ændret på følgende punkter: Råderet Råderetssager under 10.000 kr. fritages for betaling. Dette er allerede indført med virkning fra 1. januar 2011. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budget 2012 samt prisblad 2012. Bestyrelse kommenterede følgende: EMAS-certificeringen ophører allerede fra 2011. Pengene anvendes til andet miljøarbejde. Uddannelsen til driftsledere ønskes afholdt inden for de ordinære kursusudgifter. BO-VEST-bladet fremlægges som et særskilt forslag til repræsentantskabet. Omkostningen på 80.000 kr. pr. blad tjekkes. Der lægges 300.000 kr. ind til styrkelse af organisationen. 11
Med ovennævnte ændringer bliver stigningen i administrationsbidraget fra 2011 til 2012 på 4,97 %. Bestyrelsen anmodede om se endnu en udgave 3 af budgettet på næste bestyrelsesmøde. 8. Godkendelse af ny tidsplan for processen omkring dokumentationspakken Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 19. januar en model og en proces for udfyldelse af skemaerne. Processen er, at administrationen udfylder skemaerne og sender dem til kommentering i afdelingsbestyrelserne, hvorefter de behandles i organisationsbestyrelserne og til slut i BO-VESTs bestyrelse. Administrationen blev bedt om at udarbejde en ny tidsplan for processen, og der foreslås følgende: Tidsplan for styringsdialogen basseret på regnskaber fra 2009 - Administrationen udarbejder skemaer for alle boligafdelinger februar 2011 - De udfyldte skemaer udsendes til afdelingsbestyrelsernes kommentarer marts 2011 - Skemaerne behandles på bestyrelsesmøder i april: Tranemosegård: 7.4.2011, VA: 14.4.2011 og AB: 26.4 2011 - Styringsdialog med kommunerne kan afholdes om 2009-regnskaberne fra maj 2011. - Albertslund Kommune har meddelt, at de ikke ønsker styringsdialog om 2009- regnskaber. Dialogen om 2009-regnskaberne afholdes i Ishøj Kommune 16.2.2011. Styringsdialog basseret på regnskaber fra 2010 - Økonomiafdelingen kommenterer alle afdelingers økonomital i juni og juli 2011 - Økonomital- og kommentarer sendes til afdelingsbestyrelsernes kommentarer i august 2011 - Skemaerne behandles/godkendes af organisationsbestyrelserne september - Styringsdialog med kommunerne om 2010 tal fra oktober. Som status på forløbet indtil nu kan oplyses, at oplysningsskemaerne er ved at blive udfyldt af administrationen. Det første om VA s afdeling Gadekæret er færdigt og den 7. februar sendt til Ishøj Kommune. Vinie Hansen, Gadekærets afdelingsbestyrelsesformand, repræsentanter fra administrationen samt driftslederen er inviteret til styringsdialogmøde i kommunen den 16. februar, hvor afdelingens forhold skal drøftes med udgangspunkt i skemaet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender den reviderede tidsplan. 12
Bestyrelsen ønskede, at de udfyldte skemaer udsendes til afdelingsbestyrelsernes kommentarer senest i uge 9. Bestyrelsen godkendte den reviderede tidsplan for processen omkring dokumentationspakken. 9. Bilagssagen - stillingtagen til det videre forløb. Politiet er i gang med efterforskningen af bilagssagen og har i starten af februar indhentet yderligere oplysninger i administrationen. Det må dog forudses, at der går lang tid, inden sagen er endeligt afklaret, herunder den specifikke betydning for økonomien i afdelingerne. I forbindelse med regnskaberne for de fire berørte bestyrelser, vil afdelingsbestyrelserne sammen med formand og næstformand for AB og VA blive inviteret til en gennemgang af regnskabsudkastene. Denne gennemgang vil omfatte en orientering om, hvordan administrationen foreslår regnskaberne håndteret set i lyset af sagen, herunder foreløbig forventning til erstatning/forsikring, når sagen er tilendebragt. Administrationen indstiller, at der ikke foretages yderligere undersøgelser i sagen, med mindre politiundersøgelsen afdækker nye forhold. Bestyrelsen besluttede, at der ikke foretages yderligere undersøgelser i sagen, med mindre politiundersøgelsen afdækker nye forhold. 10. om langtidsplaner Udarbejdelse af langtidsplaner - lovkrav og tidligere praksis Lovbekendtgørelsen vedrørende drift af almene boliger mv. stiller krav til at der udarbejdes en vedligeholdelsesplan for alle almene afdelinger, som afdækker behovet for vedligeholdelse i den periode langtidsplanen som dækker. Langtidsplanen skal som minimum udarbejdes over en 10-årig periode, som dækker de kommende planlagte vedligeholdelsesarbejder jf. 53, stk. 3. De tre boligorganisationer har tidligere haft forskellige traditioner for længde af denne periode på vedligeholdelsesplanen. VA og AB har anvendt en 16-årig tidshorisont, mens Tranemosegård har anvendt en 10-årig horisont. 13
16-årige langtidsplaner i det fælles system Efter at administrationen har igangsat udarbejdelsen af vedligeholdelsesplaner i et webbaseret Drift og vedligeholdelsessystem (DV-Web,) er der rent administrativt valgt en 16-årig tidshorisont. Dette valg med en tidshorisont på 16 år skyldes, at den enkelte boligafdeling således har en længere årrække til at fordele de kommende planlagte vedligeholdelsesudgifter over. Dermed er huslejeudviklingen set med administrationens øjne i højere grad mere jævnt fordelt og mindre sårbar over for forestående større arbejder end ved valg af en 10-årig periode. Vedligeholdelsesplanen vil endvidere for budget 2012 indeholde en liste over samtlige aktiviteter/bygningsdele for den enkelte boligafdeling for at skitsere det reelle behov for vedligeholdelse baseret på en årlig tilstandsvurdering af boligafdelingen. Det er derfor administrationens klare holdning, at det ved at indføre ovennævnte tiltag sikres, at alle afdelinger får kvalitetssikret deres langtidsplaner. Samtidig vil alle budgetter for boligafdelingerne fremadrettet i langt højere grad bliver retvisende, da de skitserer alle de arbejder, som er det er vurderet nødvendigt dels at få prissat, dels at få og udført inden for langtidsplanens periode. Administrationen indstiller, at bestyrelsen: 1. anbefaler AB, Tranemosegård og VA, at det for budget 2012 og fremadrettet fastsættes, at tidsperioden skal være fælles for alle vedligeholdelsesplaner, som udarbejdes under BO-VEST og skal strække sig over en 16-årig periode. 2. anbefaler AB, Tranemosegård og VA, at alle vedligeholdelsesplaner/afdelingsbudgetter, som udarbejdes i forbindelse med budget 2012 skal indeholde behovet for vedligeholdelse i den periode, som vedligeholdelsesplanen dækker. Dette er for at sikre tilstrækkelige henlæggelser og for at sikre, at den fornødne likviditet er til stede, når behovet opstår. Hvis man af hensyn til huslejeudviklingen i dialogprocessen fjerner nogle arbejder fra vedligeholdelsesplanen eller fra driftsbudgettet i øvrigt, skal dette markeres med en tydelig bemærkning i det budget, der omdeles til beboerne. Samtidig bør afdelingsbestyrelserne i samråd med administrationen fremlægge en plan, for at få vedligeholdelsesbehovet finansieret fremadrettet. Organisationsbestyrelserne skal i forbindelse med godkendelse af afdelingsbudgetterne orienteres, hvis arbejder fjernes fra vedligeholdsplanen - eventuelt på et særligt kommentarblad til budgettet. Kommentarbladet sendes til Kommunen sammen med budgettet og indgår hermed som en del af den dokumentationspakke, der danner grundlag for styringsdialogen. 3. anbefaler AB, Tranemosegård og VA, at der for boligafdelinger, hvor det aktuelle vedligeholdelsesbehov for visse aktiviteter /bygningsdele først kan fastlægges efter nærmere undersøgelser, skal ske en budgetlægning der i afdelingsbudgettet fra 14
2012 modsvarer omkostningerne til en sådan forundersøgelse. Efter gennemførelse af undersøgelserne primo 2012, bør budgetterne for 2013 indeholde fyldestgørende vedligeholdelsesplaner baseret på undersøgelsernes udfald dette også for afdelinger, som ikke allerede har mulighed herfor. Bestyrelsen besluttede at følge administrationens indstilling. 11. PCB-strategi Danny Andersen vil på mødet orientere om de seneste anbefalinger inden for PCB m.v. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Anita Kjeldsen oplyste, at der er nedsat en PCB-arbejdsgruppe sammensat af blandt andre Sundhedsministeriet, Kommunernes Landsforening, Boligselskabernes Landsforening samt en række fagorganisationer/virksomheder, der skal arbejde med analysemetoder, fastsættelse af normtal, afhjælpning m.v. BO-VEST afventer denne arbejdsgruppes arbejde, før der iværksættes yderligere initiativer ud over de undersøgelser, der foretages i forbindelse med renoveringer - og ud over allerede igangsatte undersøgelser. I Tranemosegård er der f.eks. truffet aftale med et firma om at udføre PCB-undersøgelser i dele af Afd. 13. Bestyrelsen tog orienteringen efterretning. 12. Bestyrelsens sammensætning AB foreslår, at hver af de nuværende boligorganisationer repræsenteres af minimum to medlemmer i BO-VEST bestyrelsen, hvoraf en udpeges, og en vælges på repræsentantskabsmødet. Administrationen indstiller, at forslaget drøftes af bestyrelsen, og at administrationen undersøger de juridiske forhold i forbindelse med forslaget. Bestyrelsen drøftede forslaget fra AB s bestyrelse. Det blev besluttet at undersøge forslaget nærmere. Emnet tages op på næste møde. 15
13. Bestyrelseskonference og og fyraftensmøde om drift: Forslag til program og datoer Bestyrelsen besluttede møde den 16. december, at der skal være en nærmere drøftelse af driftslederens rolle og ejendomskontorets funktioner, dels på en bestyrelseskonference, dels på et fyraftensmøde for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Administrationen foreslår, at bestyrelseskonferencen holdes en aften i juni måned, f.eks. torsdag den 9. juni 2011. Forslag til program er vedlagt. Fyraftensmødet foreslås planlagt på baggrund af resultatet af bestyrelseskonferencen. Fyraftensmødet kunne evt. bestå i præsentation af et lille katalog med eksempler på de produkter, som afdelingsbestyrelser kan forvente at få fra driftslederne, herunder budgetkontrol m.v. Dette materiale kunne efterfølgende indgå som en del af den Håndbog for beboerdemokrater, som det planlægges at udarbejde på et senere tidspunkt. Fyraftensmødet foreslås afholdt sidst i august eller først i september. Datoen fastsættes som en del af mødekalenderen for efteråret. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender programmet for bestyrelseskonferencen Bestyrelsen godkendte det udsendte programudkast til bestyrelseskonferencen. Alle driftslederne inviteres med. Datoen for konferencen blev fastsat til onsdag den 15. juni 2011. Fyraftensmødet holdes i slutningen af august eller starten af september. Datoen fastsættes præcist i forbindelse med planlægningen af bestyrelsesmøder i den kommende periode. 14. Fastsættelse af dato for fyraftensmøde om regnskabs- og budgetproces I lighed med sidste år vil der blive afholdt et fyraftensmøde for afdelingsbestyrelsesmed-lemmer, hvor økonomichefen gennemgår den kommende budgetproces, og hvor der bliver mulighed for at evaluere forårets regnskabsproces. Administrationen foreslår, at mødet holdes den 28. april. Administrationen indstiller, at bestyrelsen fastsætter dato for fyraftensmøde om regnskabs- og budgetprocessen. 16
Bestyrelsen besluttede, at der holdes fyraftensmøde om budgetprocessen den 28. april kl. 18.00-20.00. På mødet evalueres regnskabsprocessen. 15. Henvendelser til bestyrelsen - Henvendelse fra Ole Elkær, Albertslund, om læserbrev fra familie i Bjørnens Kvarter i Figenbladet, VA 4 Rækkes beboerblad, samt i Albertslundpostens netavis i januar 2011, om mangler i prøvehusene. Der arbejdes på et svar, som udleveres på bestyrelsesmødet. - Læserbrev af Jan Saltoft, Andersen i Albertslundposten om tilskrivning af energibesparelser, 3. jan 2011. - Svar fra Vinie Hansen og Karl Neumann, Albertslundposten, 1. febr. 2011 - Svar fra Jan Saltoft Andersen på Vinie Hansens og Karl Neumanns læserbrev, Albertslundposten, 8. febr. 2011 - Henvendelse fra en beboer i Gadekæret, til administrationen om bl.a. økonomien i Gadekæret, 8 febr. 2011. Der arbejdes på et svar, som udleveres på bestyrelsesmødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager henvendelser og svar til efterretning. Administrationens svar til familien i Bjørnens Kvarter og beboeren i Gadekæret blev omdelt på mødet. Bestyrelsen tog henvendelser og svar til efterretning. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16. Punkter til næste møde - Planlægning af repræsentantskabsmødet - Bestyrelsens sammensætning - Budget 2012-3. udgave 17. Næste møde Næste ordinære bestyrelsesmøde er den 30. marts 2011. 17