IndFak Modtager manual
1. Modtagerens arbejdsopgaver... 3 1.1 Indledende forklaring til IndFak... 3 1.1.1 Indkøbsprocessen... 3 1.1.2 Varemodtagelse... 4 1.1.3 Fakturaprocessen... 4 1.1.4 Opsamling... 4 1.2 Login... 5 1.3 Personlige forside... 5 1.4 Personlige indstillinger... 6 1.4.1 Opsætning... 6 1.4.2 Automatisk kontering... 7 1.4.3 Skift adgangskode... 7 1.4.4 E mail notifikationer... 8 2. Søge dokumenter... 8 2.1Søg ordre... 9 2.2 Søg fritekst... 9 3. Foretage varemodtagelse... 10 3.1 Delvis varemodtagelse... 12 3.1.1 Modtagelse af den resterende del af ordren... 13 3.1.2 Negativ varemodtagelse... 14 2
1. Modtagerens arbejdsopgaver En modtager bekræfter modtagelsen af de bestilte varer på en ordre. Varemodtageren anvendes typisk af en central modtager i organisationen i de tilfælde hvor rekvirenten ikke selv håndterer varemodtagelsen. Registrering af varemodtagelse i IndFak er en forudsætning for, at der senere kan matches en faktura med ordre. Derfor er det vigtigt, at du får registreret al varemodtagelse i systemet, så den videre proces omkring betaling kan fortsætte automatisk. 1.1 Indledende forklaring til IndFak Velkommen til IndFak! Du skal nu til at anvende IndFak, som et redskab til at løse nogle af dine arbejdsopgaver. IndFak anvendes primært til at håndtere Statens elektroniske indkøb og fakturahåndtering. For at du kan opnå den største forståelse for IndFak, vil dette indledende afsnit forsøge at forklare, hvordan IndFak fungerer; set fra et helikopterperspektiv. IndFak er et system, som er bygget op om nogle fastlagte processer, hvor der indgår nogle roller. En rolle tildeles en bruger, for at denne kan udføre en del af processen. En rolle fx en indkøber rolle giver altså brugeren rettigheder til at udføre nogle fastdefinerede opgaver. Det er muligt for en bruger at få tildelt flere roller, og brugeren kan således udføre flere opgaver. I de nedenstående afsnit vil indkøb og fakturahåndterings processerne i IndFak forklares ud fra et overordnet perspektiv. 1.1.1 Indkøbsprocessen I IndFak er det muligt at afsende en ordre til leverandøren. Inden ordren afsendes, så vil en række roller skulle ind over. Det ser derfor sådan ud: En bruger med rollen rekvirent har et behov. Rekvirenten opretter en rekvisition og sender den til en indkøber. En bruger med rollen indkøber behandler rekvisitionen og det er nu brugerens prokura, som afgør om rekvisitionen skal sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Der behøver altså ikke være en bruger med disponent rolle inde over en rekvisition. Hvis en bruger har rollerne rekvirent og indkøber, så kan brugeren selv oprette rekvisitionen, behandle den og lade sin prokura afgøre om rekvisitionen sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Brugeren skal have rollerne rekvirent og indkøber fordi rekvirent rollen udtrykker, hvem der har behovet. 3
1.1.2 Varemodtagelse Når den afsendte ordre modtages, så er det vigtigt at varemodtagelsen registreres i IndFak. Da det var brugeren med rollen rekvirent som havde behovet, så vil det også være denne bruger, som skal registrere varemodtagelsen i IndFak. Da det ikke altid er brugeren med rollen rekvirent, som forestår varemodtagelsen, så er det også muligt for en bruger med rollen varemodtager at registrere varemodtagelsen i IndFak. Det er vigtigt for fakturaprocessen, at ordren er registreret som varemodtaget i IndFak. 1.1.3 Fakturaprocessen I IndFak vil en faktura forsøge at matche med den varemodtagne ordre. Hvis faktura og ordre matcher med hinanden og der ikke er nogen difference mellem ordre og faktura, så kan fakturaen autogodkendes og sendes til bogføring i Navision. Såfremt der er en difference mellem ordre og faktura, så kan fakturaen ikke autogodkendes, men skal manuelt godkendes af en bruger med disponent rollen. Hvis en ordre ikke er afgivet i IndFak, men fx over telefonen, så kan fakturaen ikke finde ordren i IndFak, og der kan derfor ikke skabes et match mellem faktura og ordre. Fakturaen skal derfor behandles med følgende roller: En bruger med rollen Fakturafordeler vil finde den modtagne faktura i IndFak, og videresende den til en bruger med rollen rekvirent. Brugeren med rollen rekvirent vil skulle bekræfte varemodtagelsen på fakturaen, og sende den videre til en bruger med rollen disponent, som skal godkende fakturaen inden den bogføres i Navision. 1.1.4 Opsamling Formålet med ovenstående afsnit har været at give et overordnet indblik i hvordan IndFak fungerer. Hvis du ønsker en mere udtømmende forklaring af den enkelte brugers arbejdsopgaver og muligheder i IndFak, så henvises der til brugermanualen for den enkelte rolle. 4
1.2 Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 5
Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 1.4 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 1.4.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre. 6
1.4.2 Automatisk kontering Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du opleve, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. NB: Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes. 1.4.3 Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 7
1.4.4 E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Søge dokumenter Under Søgning navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx. være en faktura eller en ordre, som du tidligere har behandlet. Det er muligt for systemadministratoren at afgøre, om du skal have mulighed for at søge efter dokumenter, som dine kollegaer har behandlet. 8
2.1Søg ordre I Søg ordre kan du søge efter et specifikt ordrenummer. Du kan også forsøge at fremsøge ordren ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Du har også mulighed for at vælge, om du vil søge efter en ordre, som er ikke disponerede, hvilket betyder, at en disponent ikke har godkendt ordren, inden den er sendt til leverandøren. Ligeledes har du mulighed for, at vælge om du kun ønsker at søge på ordrer, som er oprette af dig. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg fritekst Under fanen Søg fritekst kan du søge på indhold i fx. ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx. blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste dette i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype, du ønsker at søge efter fx. en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 9
3. Foretage varemodtagelse Som Varemodtager i IndFak skal du søge ordrerne frem i din organisationsenhed. Her kan man indtaste det ordrernummer, som kan findes på følgesedlen for leverancen. Hvis du ikke har noget ordrernummer kan du søge alle ordrer frem, som venter på at blive modtaget. I ordrerstatus vælger man Hos leverandør eller Bekræftet af leverandør og klikker Søg uden at indtaste andre oplysninger. Når man har fundet den rette ordre i systemet klikker du på ordren for at kunne varemodtage. Du skal klikke på fanen Søgning. Her angiver du så enten ordrenummeret eller en statusbetegnelse. Du kan også vælge at påføre flere kriterier i din søgning for at præcisere søgeresultaterne. Når den rigtige ordre er fundet frem, klikker du på denne for at åbne ordren. Såfremt du ikke har ordrenummeret, så kan du søge på følgende ordresstatus: Hos leverandøren Ordren er afsendt til leverandøren, men leverandøren har ikke bekræftet ordren. Bekræftet af leverandøren Ordren er afsendt til leverandøren, og leverandøren har bekræftet ordren. 10
Øverst har du mulighed for, at angive en note til varemodtagelsen. Noten vil kunne læses af brugerne, som senere har med betalingen at gøre. Ligeledes kan rekvirenten og indkøberen læse din note. Du skal nu registrere varemodtagelsen. Dette gøres ved at angive antallet af varer du ønsker at registrere i feltet Modtaget nu. Når antallet af varer er indtastet, skal du klikke på knappen Bekræft varemodtagelse. Nu skifter ordren status Fuldt modtaget. Vær opmærksom på at hvis det kun er en delleverance, som du har modtaget, så skriver man det faktiske antal modtagne varer, selv om det ikke er alle varer, som kan modtages. Herefter klikker du på knappen Bekræft varemodtagelse, og varerne er nu modtaget. Hvis en ordre kun er delvist varemodtaget skifter ordreren status fra Hos leverandør til Delvist varemodtaget. Er der uoverensstemmelse mellem de varer, du har modtaget, og de varer der står på den elektroniske ordre, skal du tage kontakt til den rekvirent, der har afgivet bestillingen. Det er herefter rekvirentens opgave at klare uoverensstemmelserne med leverandøren. 11
NB: Det er vigtigt, at varemodtagelsen registreres på ordren i IndFak, da registreringen er en forudsætning for, at der automatisk kan matches en faktura med en ordre! Det gælder også for fakturaer, som skal matche med en delleverance på ordren. Husk at registrere al varemodtagelse i IndFak! Når du har bekæftet varemodtalelse på ordren, modtager du en bekræftelse på din skærm i IndFak. 3.1 Delvis varemodtagelse Såfremt du ikke kan registre en fuldvaremodtagelse, fordi du reelt kun har modtaget en del af en leverance, har du mulighed for at registrere dette. Anvend sammen fremgangmåde som ovenstående til at finde ordren. I feltet Modtaget nu er mulighed for at angive det antal du reelt har modtaget. 12
På ovenstående skærmbillede har vi indtastet at vi på nuværende tidspunkt har modtaget 3 stk. af den ene vare og 0 stik. af den anden. For at registrere denne varemodtagelse, skal du klikke på Bekræft varemodtagelse. Herefter modtager du en bekræftelse på den delvise varemodtagelse. Når du har registret en delvis varemodtagelse, er det muligt at skabe match mellem faktura og ordre på den del, som nu er registreret som varemodtaget i IndFak. 3.1.1 Modtagelse af den resterende del af ordren Når du modtager den sidste del af ordren, skal dette også registreres. Søg ordren frem ved at følgende den tidligere viste metode. Øverst i skærmbilledet kan du se varemodtagelseshistorikken. Du har mulighed for at annullere varemodtagelse, hvis du fortryder hele varemodtagelsen. Klik Annullere varemodtagelse for at gøre dette. Hvis du ønsker at registre den sidste del af varemodtagelse, skal du kontrollere antallet i Modtaget nu og herefter klikke Bekræft varemodtagelse. Husk at indsætte en dato i Modtaget dato. 13
Hvis fx leverandøren har meddelt, at du ikke vil modtage den resterende del af ordren, kan du klikke Luk varemodtagelse, for at angive at ordren nu er lukket. Når du har lukket varemodtagelsen vil det ikke være muligt at opnå match mellem faktura og ordren på den del som ikke er modtaget. 3.1.2 Negativ varemodtagelse Hvis du har lavet en fejl i varemodtagelse, så har du mulighed for at angive en negativ varemodtagelse, og herved fratrække en del af det antal som allerede er registreret varemodtaget. I feltet Modtaget nu kan du angive det antal som du ønsker af fratrække. Anfør antallet med en bindestreg foran fx 1. Klik herefter Bekræft varemodtagelse. Herved vil du have fratrukket 1 stk. fra det antal som tidligere blev registreret. 14