Referat Bestyrelsesmøde, nr. 03/2015 Mødedato: Mandag den 11. maj 2015, kl. 14. Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Mogens Hvid, MH (næstformand) - Ulf Harbo, UH (suppleant) - Inger Kirstine Andersen, IKS - Jytte Schmidt, JS - Max Varnum Pedersen, MVP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: Bjarne Bøhl Pedersen, BBP Dagorden 03.1 Strategisk udvikling, strategiseminar 03.2 Kvartalsrapportering 03.3 Orienteringssager til eventuel drøftelse 03.4 Meddelelser fra formanden 03.5 Underskrivelse af referat fra sidste møde. 03.6 Eventuelt. Mødet blev indledt med en kort præsentation af hensyn til de nye bestyrelsesmedlemmer. 1
03.1 Strategisk udvikling, strategiseminar Bestyrelsen har primo 2013 godkendt en strategiplan for AquaDjurs as. Strategiplanen udstikker pejlemærkerne for selskabets langsigtede udvikling, og er planlagt ajourført i 2015 med fokus på planperioden 2016-20. Strategiplanens helhedsplan 2013-2015 har primært været rettet internt med andre ord på forhold vi selv kan gøre noget ved. Fokus er udvikling og tilpasning af virksomheden til de ændrede rammebetingelser, hvor prislofter og herunder arbejdsrutiner og kultur har været omdrejningspunkterne. Et centralt element i bestyrelsens arbejde er selskabets strategiske udvikling. Bestyrelsen afholder i juni måned et strategiseminar med fokus på den kommende planperiode. Strategiplan AquaDjurs as, version 01/2013. Strategiseminar, tanker til program. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og afstemmer forventninger til og udbytte af strategiseminariet den 15.6.2015. Bestyrelsen kan tilslutte sig tankerne bag og oplægget til program for strategiseminariet den 15.6.2015 med enkelte supplementer. Program med relevant baggrundsmateriale udsendes forud for seminariet. 03.2 Kvartalsrapportering I henhold til forretningsordenen og årshjulet redegør direktionen kvartalsvis for perioderegnskabet og herunder forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Kvartalsrapporteringen er bygget op omkring selskabets tre bundlinjer, jf. strategiplanen; økonomi, kunder & miljø samt organisation. Kvartalsrapport 01/2015. 2
Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter kvartalsrapport 01/2015 og tager kvartalsrapporten til efterretning. Bestyrelsen tog kvartalsrapport 01/2015 til efterretning. 03.3 Orienteringssager til eventuel drøftelse 03.3.1 Forsikringsforhold Med reference til bestyrelsens beslutning på bestyrelsesmøde den 8.12.2014 har AquaDjurs indgået en aftale med forsikringsmægler firmaet RTM. Samtidig er der sket en nytegning af samtlige af selskabets forsikringer. Forsikrings porteføljen er suppleret med en netbankforsikring, ligesom der er sket en gennemgang og revurdering af selskabets dækninger i forhold til bygningsmasse etc. En samlet revideret oversigt er vedlagt som bilag. 03.3.1 Spildevandsstruktur Djursland Med reference til strategiplanen samt orientering på bestyrelsesmødet den 25.3.2015 er der i et samarbejde mellem Syddjurs Spildevand og AquaDjurs igangsat en overodnet økonomisk analyse i forhold til visionerne for den fremtidige spildevandsstruktur på Djursland. Der tages afsæt i 4 scenarier: Scenario 0; nuværende planstruktur med 5 renseanlæg på Djursland. Scenario 1; to renseanlæg på Djursland Boeslum og Fornæs. Scenario 2; et renseanlæg på Djursland Fornæs. Scenario 3; et renseanlæg på Djursland nyt fælles anlæg ved Glatved. Den økonomiske analyse vil give nogle pejlemærker i forhold til de fremadrettede visioner, og vil sammen med en en række andre parametre indgå i grundlaget for den videre proces. 03.3.2 Vandsamarbejde Vest, Djursland Med reference til strategiplanen samt bestyrelsens beslutninger på dialog- og temamødet den 27.1.2015 har alle deltagende vandværker formelt besluttet, at fortsætte i samarbejdet, og dermed igangsætte planlægningsfasen for etablering af ny kildeplads og nyt vandværk med tilhørende forbindelsesledninger (Øster Alling afventer dog en ekstra-, ekstraordinær generalforsamling). Den nedsatte bestyrelse har igangsat indgåelse af aftaler i forhold til advokat og teknisk bistand. Der henvises til informationsfolder omkring Vandsamarbejde Vest, vedlagt som bilag. Selskabskonstruktionen med private vandværker og et offentligt vandselskab under vandsektorloven er tilsyneladende ikke anvendt tidligere i Danmark, hvilket rejser en række praktiske spørgsmål og udfordringer. Aktuelt er der en forespørgsel hos Naturstyrelsen i forhold til den valgte selskabsform for 3
Vandsamarbejde vest. Da der er tale om en ny konstruktion er sagsbehandlingstiden længere end normalt. Under hensyntagen til øvrige vandværker og den samlede proces, fortsætter planlægningsarbejderne parallelt med de formelle afklaringer. AquaDjurs har tilbudt at udføre en række opgaver for bestyrelsen under Vandsamarbejde Vest, Djursland. Der tages afsæt i afregning på basis af tidsforbrug og timerater på niveau med rater anvendt i andre sammenhænge. 03.3.3 Spildevandsslam Med reference til kvartalsrapporten er der uændret problemer med overholdelse af kravværdier for udbringning af spildevandsslam på landbrugsjord, hvorfor slammet afhændes til anden side. Tidligere undersøgelser har lokaliseret kilden og afledte merudgifter til slamhåndtering afdækkes økonomisk. Virksomheden påregner at etablere et forrenseanlæg og der er igangsat en VVM undersøgelse (tidshorisonten for etablering af nødvendige tiltag er usikker). 03.3.4 Fremtidens renseanlæg, Fornæs Med reference til tidligere orientering er udredningsarbejdet i forhold til visions- og udviklingsplan for fremtidens renseanlæg på Fornæs igangsat. Der er indgået aftale med en ekstern samarbejdspartner, der bistår med opgaven. Målsætningen er at præsentere visionerne for fremtidens renseanlæg i forbindelse med 25 års jubilæet på Fornæs den 4.9.2015. 03.3.5 Benchmarking AquaDjurs deltager løbende i benchmarking (sammenligninger) med andre vandselskaber med henblik på udvikling af selskabet. Henover foråret deltager AquaDjurs i en klynge benchmarking sammen med en række sammenlignelige vandselskaber; Assens Forsyning, Favrskov Forsyning, Mariager Fjord Vand, Vejen Forsyning og Tønder Forsyning. 03.3.6 AquaTour 2015 Med reference til Vejviseren 2015 og som led i organisationsudviklingen har selskabets medarbejdere i april måned deltaget i en to dages studietur med fokus på teambuilding, forandringsledelse og pumpeteknik. 19 ud af selskabets 23 medarbejdere deltog, idet alle var inviteret. Forsikringsoversigt AquaDjurs. Informationsfolder Vandsamarbejde Vest, dateret februar 2015. 4
Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 03.4 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Møde Norddjurs Vandråd. Dialogmøde Vandcenter Djurs. Regionalmøde Danva. Jubilæumsudvalg, status. Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. 03.5 Underskrivelse af referat fra sidste møde Referatet fra bestyrelsesmøde afholdt den 25.3.2015 er fremsendt pr. mail og der er ikke indkommet bemærkninger. Referatet blev underskrevet. 03.6 Eventuelt Kommende møder etc.: - Strategiseminar, mandag den 15. juni (kl. 9-16). - Dialogmøde Syddjurs Spildevand, august dato endnu ikke lagt fast. - Bestyrelsesmøde, onsdag den 9. september, kl. 13.30. Af arbejdsmæssige hensyn flyttes mødeopstart for kommende bestyrelsesmøder til kl. 13.30. 5