Sådan laver du et miniudbud Håndværkerydelser
Miniudbud Som indkøber skal du gennemføre et miniudbud, hvis arbejdet/leverancen overstiger en værdi på 50.000 kroner ekskl. moms, eller hvis du skal have udført arbejde på time- eller dagsbasis. For at lave et miniudbud skal du hente miniudbudsmaterialet og tilbudslisten under fanen Boligorganisationer og undermenuen Miniudbudsmateriale. Begge dokumenter skal redigeres af dig, før de sendes til de leverandører, som er omfattet af rammeaftalen og dermed har krav (og pligt til) på at deltage i konkurrencen. 2
Klik åbn for at få miniudbudsbetingelserne frem. 3
Oplysninger om bestiller TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne 4
Oplysning om den overliggende rammeaftale TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Du vælger én håndværkerydelse og ét distrikt 5
Udfyld miniudbudsbetingelserne TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Her beskriver du den konkrete opgave, som der skal konkurreres om. Opgaven skal være så præcist beskrevet, at håndværkeren kan afgive sine priser Der kan også vedlægges eventuelle bilag i mailen (tegninger m.v.) 6
Udfyld miniudbudsbetingelserne TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Her afkrydser du, om tilbudslistemodellen skal være efter en af 3 modeller: Varekurv, Forsimplet eller Fuld. Se nærmere herom nedenfor under TRIN 2. 7
Skal AB92 være gældende? TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Her vælger du om - og hvordan - AB92 skal være en del af aftalen med den vindende håndværker. Vælger du AB92 til med tilføjelser og fravigelser, skal du udfylde de gule celler i AB92. AB92 og udfyldelsen af AB92 gennemgås til sidst i vejledningen. 8
Udfyld tidsplanen i miniudbudsbetingelserne TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Dernæst udfylder du en tidsplan for miniudbudsprocessen i miniudbudsbetingelserne og det efterfølgende arbejde. Det er især vigtigt, at tilbudsfristen oplyses præcist og gerne med et klokkeslæt (kl. 12:00 eksempelvis). Du bør ikke fastsætte frister på weekendeller helligdage. 9
Miniudbudsbetingelsernes øvrige dele TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Resten af miniudbudsbetingelserne skal ikke udfyldes men indgår som standardbetingelser. Hvad med materialer? Alle priser i den nye og gamle tilbudsliste er eksklusiv primære materialer. Du kan dog vælge selv at levere materialerne eller kræve materialerne leveret af håndværkeren. Materialepriser opgøres sådan: Håndværkerens materialepriser må ikke overstige laveste markedspris (på en offentligt tilgængelig prisliste), hvis materialet ikke er omfattet af en anden AlmenIndkøb rammeaftale om materialer. Hvis materialet er omfattet af en rammeaftale, kan leverandøren maksimalt fakturere enhedspriser svarende til priserne heri. 10
Tilbudslisten TRIN 2: Forbered tilbudslisten Når du har udfyldt miniudbudsbetingelserne, skal du redigere tilbudslisten til leverandørerne. Du skal markere med grønt, hvilke felter, der skal udfyldes af tilbudsgiverne. Dvs. hvor de skal give nye priser (eller fastholde deres oprindelige priser) 11
Tilbudslisten TRIN 2: Forbered tilbudslisten Priserne i den nye tilbudsliste kan ikke overstige priserne i den gamle tilbudsliste (medmindre AB92 er vedtaget). Tilbudslisten skal forberedes på forskellige måder alt efter, hvad der skal bestilles. 12
Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen TRIN 2: Forbered tilbudslisten 1) Varekurv-modellen: Hvis du kender enhedsmængderne på fastprisydelserne på forhånd og skal ikke bruge time-/dagspriser. Eksempel: 30 vinduer er slået i stykker i et alment boligbyggeri. Bestilleren behøver derfor 30 enheder af tilbudslistens punkt: Udskiftning af vindueselement under 120x140 cm inkl. bortskaffelse af gammelt vindue, pr. vindue (ekskl. pris for vindue) 13
Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen TRIN 2: Forbered tilbudslisten 1) Varekurv-modellen: Du skal markerede de fastprisydelser, du har brug for, med grøn i kolonnen Pris. Så ved tilbudsgiverne, hvad de skal oplyse pris på: 14
Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen TRIN 2: Forbered tilbudslisten 1) Varekurv-modellen: Herefter skal du udfylde en mængde for de håndværkerydelser, du har brug for. Kolonnen med mængder er markeret med gul, og du skal erstatte standardmængden, som allerede er udfyldt i listen, med den mængde, du behøver: 15
Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen TRIN 2: Forbered tilbudslisten 1) Varekurv-modellen: Nederst i arkene finder du rækken A. YDELSER TOTAL Når du får de udfyldte tilbudslister retur skal du kontrollere denne række. Den håndværker, der tilbyder den laveste sumtotal, vinder miniudbuddet. 16
Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet TRIN 2: Forbered tilbudslisten 2) Forsimplet tilbudsliste: Hvis du kender enhedsmængderne på fastprisydelserne på forhånd og skal bruge time-/dagspriser. Eksempel: 30 vinduer er slået i stykker i et alment boligbyggeri. Herudover skal der udføres et stykke tømrerarbejde, som ikke er på tilbudslisten. Bestilleren behøver derfor en pris på 30 enheder af tilbudslistens punkt: a) Udskiftning af vindueselement under 120x140 cm inkl. bortskaffelse af gammelt vindue, pr. vindue (ekskl. pris for vindue), samt b) en timesats og timemængde for lærling/svend/mester 17
Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet TRIN 2: Forbered tilbudslisten 2) Forsimplet tilbudsliste De fastprisydelser, du har brug for, skal du markere med grøn i kolonnen Pris. Så ved tilbudsgiverne, hvad de skal oplyse pris på: 18
Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet TRIN 2: Forbered tilbudslisten 2) Forsimplet tilbudsliste Her skal du udfylde en mængde for de fastprisydelser, du har brug for. Kolonnen med mængder er markeret med gul, og du skal erstatte standardmængden, som allerede er udfyldt i listen: 19
Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet TRIN 2: Forbered tilbudslisten 2) Forsimplet tilbudsliste Herefter skal du fjerne mængderne for time-/dagsprisydelser, så tilbudsgiverne kan give en pris og mængde (tidsforbrug). Både kolonnerne Pris og Mængde markerer du med grøn for de time-/dagsprisydelser, du ønsker en pris på. Så ved håndværkerne, hvad de skal udfylde: 20
Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet TRIN 2: Forbered tilbudslisten 2) Forsimplet tilbudsliste: Nederst i arkene finder du rækken A. YDELSER TOTAL og B. TIMEPRISER/C. TILLÆG - TOTAL Når du får de udfyldte tilbudslister retur, skal du kontrollere denne række. Den håndværker, der tilbyder den laveste sumtotal, vinder miniudbuddet. 21
Tilbudslisten MODEL 3, Fuld TRIN 2: Forbered tilbudslisten 3) Fuld tilbudsliste Hvis du behøver nye priser på alle priser (både fastpris og time- /dagsprisydelser). 22
Tilbudslisten MODEL 3, Fuld TRIN 2: Forbered tilbudslisten 3) Fuld tilbudsliste Du markerer alle poster i arket med grøn i kolonnen Pris. Så ved tilbudsgiverne, hvad de skal oplyse pris på: Du må ikke ændre i mængderne. 23
Tilbudslisten MODEL 3, Fuld TRIN 2: Forbered tilbudslisten 3) Fuld tilbudsliste Nederst i arkene finder du rækken A. YDELSER TOTAL og B. TIMEPRISER/C. TILLÆG - TOTAL Når du får de udfyldte tilbudslister retur, skal du kontrollere denne række. Den håndværker, der tilbyder den laveste sumtotal, vinder miniudbuddet. 24
Budopfordring TRIN 3: Kontakt håndværkerne Du må kun indbyde de leverandører, der findes på www.almenindkoeb.dks aftaleliste i dit område - og du skal indbyde dem alle. For at finde listen klik på AFTALER under fanen boligorganisationer 25
Vælg rammeaftale, geografi og kategori TRIN 3: Kontakt håndværkerne 26
Budopfordring TRIN 3: Kontakt håndværkerne Du skal nu rette kontakt til håndværkerne. Kontaktoplysninger indhenter du via www.almenindkoeb.dk Henvendelsen sker samtidigt til de relevante leverandører pr. e-mail. E- mailen skal indeholde 1) Miniudbudsbetingelserne, 2) Den nye tilbudsliste, og 3) AB92, hvis denne er gældende for arbejdet. 27
Håndværkerne afgiver tilbud TRIN 4: Tilbudsfasen Håndværkerne skal nu forberede deres tilbud på baggrund af miniudbudsbetingelserne og tilbudslisten (og eventuelt AB92), som du har udfyldt og fremsendt. Du skal besvare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt og alle tilbudsgivere skal have en kopi af spørgsmålet og svaret på samme tid. 28
Tilbudsvurdering TRIN 5: Tilbudsvurdering Du skal vurdere de tilbud, der modtages inden tilbudsfristen. Du skal afvise for sent indkomne tilbud og tilbud, der ikke indeholder en tilbudsliste. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris, vinder kontrakten. Hvis der mangler prisoplysninger i tilbudslisten, skal du lægge priserne i tilbudsgiverens oprindelige tilbudsliste til grund. Hvis priserne er højere end håndværkerens priser i den gamle tilbudsliste, kan du lægge de gamle priser til grund i stedet. Hvis tilbudsgiver eksempelvis har glemt at aflevere en ny tilbudsliste, skal du afvise hans tilbud. Hvis tilbudsgiver afleverer supplerende dokumenter (f.eks. standardforbehold eller forudsætninger for arbejdet, har du ret og i visse tilfælde pligt til at afvise tilbuddet. 29
Underretning af tilbudsgivere TRIN 6: Underretning Hvis du beslutter at annullere miniudbuddet, skal du begrunde det. Begrundelsen må ikke være usaglig. Følgende er eksempler på saglige begrundelser: a) De indkomne priser var ikke konkurrencedygtige nok. b) Mængden af indkomne tilbud gav ikke det fornødne konkurrencegrundlag. c) Finansiering til opgaven blev ikke godkendt. d) Der var fejl i opgavebeskrivelsen eller opgavebeskrivelsen var uhensigtsmæssig. e) Arbejdet har vist sig mere omfattende end forventet. 30
Underretning af tilbudsgivere TRIN 6: Underretning Følgende er eksempler på usaglige begrundelser: a) Vi har ikke tillid til lavestbydende. b) Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi den anden tilbudsgiver er lokal. c) Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi vi har dårlige erfaringer med lavestbydende. 31
Underretning af tilbudsgivere TRIN 6: Underretning Når du har fundet den vindende tilbudsgiver, skal alle tilbudsgivere underrettes skriftligt og samtidigt, eventuelt pr. mail. Tilbudsgiverne skal alle oplyses om de samlede totalpriser, herunder hvem der var billigst. Hvis du afviser en tilbudsgiver pga. fejl (f.eks. manglende tilbudsliste eller priser), skal det begrundes. 32
Eventuel standstill periode TRIN 7: Standstill periode Når underretningerne er udsendt, skal du som udgangspunkt afvente en standstill periode på 10 kalenderdage, før du må indgå aftalen og sætte arbejdet i gang. Standstill perioden regnes fra dagen efter underretningen. Falder den sidste dag på en weekend- eller helligdag, udløber fristen dog først ved udgangen af den næste hverdag. (Eksempel: Sidste frist er en søndag: Fristen udløber ved udgangen af mandag) 33
Arbejdet sættes i værk TRIN 8: Kontraktindgåelse Efter standstill perioden kan arbejdet sættes i værk. 34
Lidt mere om vedtagelse af AB92 TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Følgende afsnit har kun betydning ved større entrepriser, hvor AB92 skal gælde: 35
Udfyldelse af AB92, hvis den er gældende TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Stk. 5. Vedståelsesfristen for licitiationstilbud er 20 arbejdsdage fra licitationsdagen. Vedståelsesfristen for andre skriftlige tilbud er 20 arbejdsdage fra tilbuddets datering. Tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud i [antal] Arbejdsdage fra tilbudsfristens udløb i forbindelse med miniudbud. Du vælger i givet fald først, hvor lang tid tilbudsgiverne skal være bundet af deres tilbud under 3, stk. 5 i AB92 med fravigelser og tilføjelser. 36
Udfyldelse af AB92, hvis den er gældende TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Forsikring 8 Stk. 1. Bygherren tegner og betaler sædvanlig brand- og stormskadeforsikring fra arbejdets påbegyndelse, indtil mangler, der er påvist ved afleveringen, er afhjulpet. På entreprenørens anmodning skal denne og eventuelle underentreprenører medtages som sikrede på forsikringspolicen. Forsikringen skal omfatte samtlige entreprenørers arbejde på den bygning eller det anlæg, entrepriseaftalen vedrører. Ved om- eller tilbygning skal forsikringen dække skade på arbejdet samt på den bygning eller det anlæg, der er genstand for om- eller tilbygning. Uden at Leverandørens ansvar og forpligtelser derved begrænses, tegner og betaler Kunden senest på Ikrafttrædelsesdatoen sædvanlig all-risk forsikring inkl. storm og brand der omfatter: - skade på entreprisen, - skade på Bygherres eventuelle bestående bygninger mv. inkl. huslejetab og eventuelle forøgede byggerenter. Forsikringen omfatter Leverandørens og dennes underleverandørers arbejder på den/de bygning(er) og anlæg, som Kontrakten vedrører. Forsikringen dækker ikke Leverandørens maskiner, materiel eller lignende (f.eks. stilladser, værktøj og køretøjer). Selvrisikoen er [indsæt beløb] per skade, og er en del af Kontrakten som betales af Leverandøren, såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har forårsaget den begivenhed, som udløser selvrisikoen. Ved opstået skader skal dette straks af Leverandøren meddeles Kunden. Du vælger dernæst størrelsen på den selvrisiko, som du skal tegne for sædvanlig brand- og stormskadeforsikring. Det er håndværkeren, som betaler selvrisikoen, og du vil få dyrere tilbud, jo højere selvrisikoen fastsættes. 37
Udfyldelse af AB92, hvis den er gældende TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Stk. 3. Entreprenøren og eventuelle underentreprenører skal have sædvanlig ansvarsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Entreprenøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringen er i kraft. Leverandøren og dennes eventuelle underleverandørers og leverandører skal i Kontraktens løbetid opretholde sædvanlig ansvarsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Disse forsikringer skal have dækningssummer per skadesbegivenhed på minimum DKK [Indsæt beløb] for tingskade og minimum DKK [Indsæt beløb] for personskade, dog maksimalt [Indsæt beløb] i [Indsæt forsikringsperioden/per skade]. Herefter skal du under 8, stk. 3 beslutte mindste- og maksimalkravene til leverandørens forsikringsdækningssummer. 38
Udfyldelse af AB92, hvis den er gældende TRIN 1: Forbered miniudbudsbetingelserne Byggemøder 19 Stk. 1. Bygherren eller tilsynet indkalder til byggemøder og udarbejder mødereferater, der snarest muligt sendes til de entreprenører, bygherren har kontraheret med. Leverandøren skal holde byggemøder med Kunden hver [indsæt uge/ 2. uge/ måned] i byggeperioden i henhold til hovedtidsplanen efter forudgående aftale. Endelig skal du oplyse, hvor tit der skal afholdes byggemøder. 39