Referat Best. møde. Gårdlaug Skydebanegade karré Øst. d. 20. juni 2011 Ref. Best. møde. Skydebanegade Øst Kareéns Gårdlaug d. 20. juni 2011 TID OG STED: Kl 19:00-22:50 Skydebanegades beboerlokale. TIL STEDE: Fra Bestyrelsen: Allan Krog Hørup Christensen - AB Skydebanen, Cicéla Falk - Absa. 48/ Sdr Blvrd.16, Kia Bergstrøm Gentz -Istedgade 49-51B, Titte Søkensen - Sdr Blvrd. 18-20, Sara Shacham - Sdr. Blvrd. 22-24 Suppleant: Henrik Nedergaard - Absa. 36-44 IKKE TIL STEDE: Jørgen Fyhn - Istedg. 47 / Absa. 34 ORDSTYRER: Henrik Nedergaard REFERENT: Sara Shacham DAGSORDEN: 1. Ordstyrer 2. Godkende og underskrive referat fra GF d. 18 April 2011 3. Godkende referat fra bestyrelsesmødet d. 26 Maj 2011 4. Post/E-Mail. gaardlaug-oest@skydebanen.dk og bestyrelsen@din-gaard.dk 5. Legepladser v. Allan 6. Gårdens Fremtid v. Allan, Cicéla og Sara 7. Forrtningsgangen i bestyrelsen v. Cicéla 8. Beboermøde v. Allan 9. Evt. 10. Dato for næste Bestyrelsesmøde Bilag: Udsatte punkter samt actionliste Ad. 2 Godkendelse af referat fra Generalforsamlingen d. 18. april 2011 Der blev vedtaget, at personnavne ændres til navnene på de enkelte foreninger, da det er disse der repræsenteres. Kia Kontakter Wind med de sidste ændringer til referatet, og det endelige referat ligger klar hos formanden d. 15. august. Referatet skal ligge klar til underskrift ved mødet d. 22. august. Ad. 3 Godkendelse af referat fra Bestyrelsesmøde d. 26. maj 2011 Referat godkendt med tilføjelser herunder: Formandsvalg: Allan - A/B Skydebanen og Kia - Istedgade 49-51B stillede op til stillingen som formand. Allan blev genvalgt ved afstemningsresultat 3-2. 3 foreninger; Absalonsgade 48/Sdr. Blvrd. 16, Sdr Blvrd. 22-24, samt A/B Skydebanen stemte for Allan. 2 Foreninger; Sdr Blvrd. 18-20, samt Istedgade 49-51B stemte for Kia. Ad. 4 Post/E-mail gaardlaug-oest@skydebanen.dk og bestyrelsen@din-gaard.dk Spørgsmål fra Absalonsgade 38-44, ang. pasning af haverne. Hækken bliver vedligeholdt af Gårdlauget på ydersiden mod gården samt i højden. Henrik mente at de selv skulle varetage pasningen af selve haverne, men ville undersøge det nærmere i sin forening.
Brev fra beboer med bekymring for gården. Vedkommende udtrykte bekymring over gårdens nuværende tilstand, og dens fremtidige skæbne. Da vedkommende ikke syntes at gården bliver passet pg plejet som tidligere. Formand kontakter vedkommende herom. Ny faktura for indkøb af kupler á kr. 2400,- godkendt. Titte kontakter forsikringselskab angående evt. erstatningsmulighed for ødelagte kupler i anlægget. Kontoudtog v. Cicéla: Stigning af Revisor på kr. 1500,- skyldes statens nye momsregel fra 2010 om betaling af moms for revision og administration. Barsel betales pr. kvartal. Der er en stigning i 2011 á kr. 206,25,- Dette betales bagud og er afhængig af ATP Kontoudtog sendes måndesvis d. 20. i indestående måned, da adgang til kontibevægelser for bestyrelsesmedlemmer ikke er mulig. Regninger til betaling sendes af administrator til Kasseren, cc formanden, via mail til godkendelse inden betaling. Regninger og udgifter gennemgåes til hvert møde. Køb foretaget af andre medlemmer krydstjekkes med køber inden godkendelse. Ekstraudgift fra administratpr på kr 603,- er rykkergebyr for indbetaling af bidrag som administrator ligger ud for. Disse betales retur via regninger til de respektive foreninger, som ikke har betalt til tiden. Spørgsmåltegn omkring betaling til JKE: manglende faktura fra maj måned. Faktura fra juni måned er fremsendt, samt betalt i maj. Samt at beløbet fra Juni måned var højere end det aftalte ifølge kontrakten. Cicéla spørger administrator om dette. Manglende indbetaling af bidrag til Gårdlauget på kr 11.000,- tilbage fra april, endnu ikke betalt. Wind bedes kontakte os ved fremtidige manglende betalinger, så vi er klar over dette. Ad. 5 Legepladser v. Allan Grundet fejl i Stenbroens tilbud, og deraf et meget større beløb end budgeteret er der indhentet nyt tilbud fra andet firma - UNO. Det blev aftalt at vi ønsker at vi ønsker tilbudet fra UNO. - underskrives i uge 31. Grundaftale med UNO foreligger via mail, men der ønskes en kontrakt. Allan aftaler med UNO at de udarbejder en kontrakt der sendes til Wind til gennemgang for accept. Og derefter underskrives af 3 betyrelsesmedlemmer så at arbejdet ikke bliver yderligere udsat. Undersøges hos admiistrator: Ansvarsforsikring undersøges hos administrator. Der blev aftalt at vi i fremtiden, ved større udgifter, har administrator med ind over for at sikre os det juridiske, forsikring, samt måndesbalance (så vi ikke går i minus) Arbejdet med sandkasserne vil foregå i uge 31. Der sættes ophæng i infoskabene. Der skal tages før og efterbilleder i området hvor arbejdet med sandkasserne udføres og i de områder hvor maskiner, etc. vil befinde sig. Stenbroen vil stadig være interesseret i at lave trappen/dækket over bakken i 2012.
Ad. 7 Gårdens Fremtid v. Allan, Cicéla og Sara Der blev diskuteret: For og imod - indefra/udefra Bekymring omkring det formelle Økonomien i fremtiden Arbejdsopgaver - kontra timer Udfra dette omfangsrige emne blev følgende spørgsmål, problematikker stillet. Spørgsmål fra Absalonsgade 36-44 mht. arbejdsopgaver: Forpligtigelse til at skabe passage ved snevejr,fra skraldeskur til port, skal undersøges med funktionærene i ejendommene. Hvem? Spørgsmålet om beskæring af træer over 1 1/2 meter SKAL foretages af professionel blev taget op. Reglerne undersøges af Allan som kontakter 3F. samt spørgsmålet om timesedler, planlægning uge for uge, samt om vi er forsikrede som arbejdsgiver. Der blev udtrykt bekymring for uforudsete udgifter, og om disse evt. vil overskride budget for 2011. Opdaterede udgifter til Dataløn samt Gårdlauget som arbejdsgiver. - forpligtigelser, og udgifter. Sara kontakter Wind ang. dette. Priser på værktøj, maskiner og arbejdstøj undersøges. Priser undersøges af Allan. Sara vil gerne hjælpe. Uforudsete udgifter for 2012. Dataløn, reperationer etc. ønskes i fremtidig planlægning. Der ønskes en god kontinuerlig kontakter, samt arbejdsplaner med den ansatte. I form af en til flere kontaktpersoner, og en der står for opfølgning og guidning i samarbejde med ansatte. Ad. 8 Forretningsgangen Udsættes. Et særskilt møde afholdes for udarbejdelse af dette. Ad 9. Beboermøde Planlægning udskudt Ad. 10 Eventuelt Ny kontaktperson for JKE ønskes. Tages op på næste møde Gården har fået en hjemmeside - www.din-gaard.dk hvor alle beboere kan gå ind og følge med i Gårdlaugets arbejde, samt læse referater fra møder, nyheder og frem for alt kontakoplysninger på bestyrelsen, hvis beboere ønsker at kontakte Gårdlauget. Manglende nøgler til infoskabe: Titte får lavet nye nøgler til erstatning og til dem som mangler at få nøgler. Muligheden for en vedtægtsændring så alle repræsentanter sidder i Gårdlaugets Bestyrelse fra 2012 Dato for næste møde: Et ekstra møde, grundet hastesager, bliver aftalt til d. 5. juli kl. 19:00. Efterfølgende møde bliver efter sommerferien d. 27. august kl 19:00.
Bilag: udsatte Punkter Udsatte punkter der skal samles op på fremadrettet Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den : tidligere møder UDSATTE PUNKTER PUNKT OPRETTET AF PUNKTET TAGET OP DEN 1. Tømningsfrekvens af skrald, storskrald, pap i skur Syd Henrik Afventer 1. Datoer for beboerarbejds weekender. Kia Afventer 1. Hjemmeside med CMS Simple System Hnerik & Cicéla Afventer 1. Udarbejdelse af forretningsgang, ansvar og roller Cicéla 20. juni 2011 1. Gårdlaugets mål og mening - Udarbejdelse hvem og hvornår. Titte & Cicéla Afventer 1. Planlægning af fremdrift: Behov, ønsker & økonomi Cicéla Afventer 1. Kontor til Gårdlauget og Bestyrelse Cicéla Afventer 1. Aftaler og tegninger for ejendommenes fællesarealer og gårdens brug af faciliteter (El og vand). Cicéla Afventer Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den 02.05.2011 UDSATTE PUNKTER PUNKT OPRETTET AF PUNKTET TAGET OP DEN 1. Mødefrekvens for Gårdlaug og beboermøder. Cicéla Afventer 1. Datoer for beboerarbejds weekender. Kia Afventer 1. Valg af ny kontaktperson til JKE. (P.t. Kia) Kia Afventer 1. Dato for næste Generalforsamling Allan Afventer Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den 26.05.2011 UDSATTE PUNKTER PUNKT OPRETTET AF PUNKTET TAGET OP DEN Udarbejdelse af forretningsgang, ansvar og roller Cicéla 20. juni 2011 Mangler der nogle punkter, så lad os få dem på listen Actionliste: Actionliste hvem arbejder med opfølgning på diverse punkter. Opgave Tovholder Deadline Status Infotavler: I skabene skal der Allan 19.05.2011 Lukket hænge; gårdregler, gartnerens plan, referat, kontaktinfo til bestyrelse, aktuelt. Bestyrelsens kommunikation: til gårdens brugere: Henrik eftersøger et domainenavn (danadministration?) Antal lejligheder: i ejendommene Opgørelse over (Allan har kontakt til resterende ejendomme) Henrik Ikke fastsat Åben Allan Ikke fastsat Åben
Forretningsgang: Kia fremsender administrationsaftale til resten af bestyrelsen. Elastik i budgetlægningen: 5 års Fremtidsbudget bygges op. Kia 26.05.11 Åben Cicéla Ikke fastsat Åben Kontoudtog: Wind anmodes om at fremsende kontoudtog hver måned fra 21`nde i Cicéla 26.05.11 Lukket første månede 1 til 20`nde i næste måned til gaardlaug-oest@skydebanen.dk Ansvarsforsikring: Wind kontaktes for beskrivelse af ansvarsforsikring for bestyrelse, evt. hvad det koster. Titte 26.05.11 Ny deadline 20 Juni 2011 Åben Glascontainer: Henrik undersøger med Vesterbo Henrik Ikke fastsat Åben Affaldsproblemer: igen. Henrik tjekker med Vesterbos ejendomsfunktionærer hvad der er aftalt. Punktet tages op på næste gårdslaugsmøde. Tegninger over gården: Findes der? Henrik spørger KAB Ellers prøv Boliga Barsel: Cicéla undersøger hvordan dette beregnes og budgeteres. Legepladser: Kontrakt og tidspunkt for begyndelse indhentes til næste møde. Absa. 46 - Altanprojekt: Henrik Ikke fastsat Åben Cicéla Ikke fastsat Lukket Allan 20 Juni 2011 Lukket Sara 20 Juni 2011 Lukket Kontakte Administrator om kontaktperson i bestyrelsen, og kontakte Thomas fra Absalonsgade 46. vedrørende kontaktperson og råd omkring. før/efter billeder etc. Forsikring: Ansvarsforsikring Titte 20. Juni 2011 Åben klar til næste bestyrelsesmøe Konti: Cicéla 20. juni 2011 Lukket Cicéla hører Administrator om det er muligt at kasserer kan få adgang til at se Netbanks kontibevægelser. Uden direkte adgang til konti. Samtidig vil hun aftale med Erika at hun via mail får tilsendt kopier af fremtidige faktureringer.
Ændringer til GF referat: Kia Kontakter Wind med de sidste ændringer til referatet, og det endelige referat ligger klar hos formanden d. 15. august. Referatet skal ligge klar til underskrift ved mødet d. 22. august. Kia 15. juli 2011 Åben De små haver: Pasning af de små haver. Hvem har Ansvaret? Forsikring: Erstatning af ødelagte glaskupler muligt? JKE - Manglende faktura: Henrik 27. august 2011 Åben Titte 27. august 2011 Åben Cicéla 27. august 2011 Åben Kontakt adm. ang. dette. Hvad er der sket? 3F: regler og spørgsmålet om timesedler, planlægning uge for uge, samt om vi er forsikrede som arbejdsgiver. Allan 27. august 2011 Åben Snerydning: Hvem? ikke fastsat Åben Forpligtigelse til at skabe passage ved snevejr,fra skraldeskur til port, skal undersøges med funktionærene i ejendommene. Dataløn + Gårdlaug som arbejds giver: Opdaterede udgifter til Sara 27. august 2011 Hvis muligt 5. juli 2011 Dataløn samt Gårdlauget som arbejdsgiver. - forpligtigelser, og udgifter. Udgifter til maskiner, Allan og Sara 27. august 2011 værktøj og arbejdstøj: Hvis muligt 5. juli 2011 Hvor meget og hvad koster det ca.? Skønnet beløb ud fra priser på markedet. Manglende Nøgler til Infoskabe: Der laves nye kopier Åben Åben Titte Ikke fastsat Åben