Lukke-øvelser til dine processer En e-bog om at afslutte og samle op på processer
I denne e-bog får du tre øvelser, du kan bruge, når du skal afslutte en proces. Øvelserne har til formål at opsamle idéer og resultater fra processen samt vurdere, hvordan du skal arbejde fremadrettet. Afslutningsøvelserne er essentielle for, at læringen i en proces bliver ført ud i livet. Øvelserne kan meget vel indeholde aftaler om, hvem der tager ansvar for de første skridt i en ny retning. Her er tre øvelser, der hjælper med at afrunde og opsamle processer: 1. Det levende barometer 2. Kompetencekortet 3. Storyline God fornøjelse!
Det levende barometer Denne øvelse anvendes som slut- eller midtvejsevaluering på en proces. Formålet med øvelsen er, at deltagerne bliver afklaret omkring egne og andre deltageres opfattelser af det givne emne. Samlet tid: Cirka 1 / 2 time. 1. Brug cirka 5 minutter på at introducere øvelsen. To modsatte oplevelser af processen eller kurset skrives på en flipover. Det kan for eksempel være: Jeg kan gå direkte hjem og bruge læringen fra dette kursus Jeg har brug for mere øvelse, inden jeg går i gang Det er vigtigt, at deltagerne bliver gjort opmærksomme på den normale bevægelse i den hestesko, som de snart kommer til at stå i. Når de hører andres opfattelser, idéer osv. skal de huske at være åbne for at ændre holdning under øvelsen og dermed bytte plads i hesteskoen. Deltagerne kommer måske til at bytte plads flere gange i løbet af øvelsen. Det er også vigtigt at understrege, at den ene oplevelse hverken er bedre eller dårligere end den anden. 2. Et reb lægges på gulvet og formes som en hestesko. Hver ende illustrerer de modsatte oplevelser. Lav evt. også et eksempel på, hvordan en midterposition kan lyde. Deltagerne stiller sig nu der i hesteskoen, hvor deres oplevelse bedst passer for dem. 3. I 3-5 minutter forklarer deltagerne til deres sidemand, hvorfor de står, som de gør med begrundelser for deres oplevelser. Dermed får deltagerne sagt argumenterne højt og hører samtidig også en anden begrundelse for at stå næsten det samme sted.
4. Deltagerne mindes om at flytte plads, hvis de ændrer opfattelse, eller at overveje hvor de evt. skulle flytte hen, hvis de blev nødt til det. Deltagerne deles nu op i 3 grupper og mødefacilitatoren stiller sig i midten og spørger de tre grupper enkeltvis: Hvilke opmærksomheder optog jer i jeres pardialoger? 5. Mødefacilitatoren stiller derefter nogle refleksionsspørgsmål som: Hvad skulle have været anderledes på mødet for at rykke jer to pladser til højre? Hvis vi spurgte dem i midtergruppen, hvad de synes om dette, hvad tror I så, de vil fortælle? Hvis det ene ekstrem i stedet hed: Jeg har brug for mere praktisk viden, hvor ville I så stille jer? Øvelsen giver deltagerne mulighed for at høre andre perspektiver om emnet. Det stimulerer den enkelte og får rykket ved deres holdninger. Samtidig er øvelsen med til at lave en forventningsafstemning hos deltagerne. Det giver et samlet billede af gruppens holdninger, og af hvad der bør satses på i fremtiden.
Kompetencekortet Denne øvelse kan anvendes til grupper eller teams i afslutningen eller midten af en fælles opgave. Øvelsen har en evaluerende karakter og passer godt til projektarbejde, teamudvikling og samarbejdsprocesser. Formålet med øvelsen er at give deltagerne et indblik i de kompetencer, som gruppen har benyttet sig af i forbindelse med en opgave. Gennem feedback bliver deltagerne opmærksomme og udfordret på egne blinde vinkler. Samlet tid: Cirka 1 1 / 2 time. 1. Inden øvelsen starter, har mødefacilitatoren hængt en række flipovers op på væggen, så der er én for hver deltager. Sæt 5 minutter af til at introducere øvelsen. Deltagerne bliver bedt om individuelt at overveje tre spørgsmål i cirka 5 minutter: Hvilke af mine kompetencer har jeg trukket på i denne opgave? Hvor matchede de perfekt? Hvilke kompetencer opdagede/udviklede jeg undervejs? 2. Deltagerne går enkeltvis op og skriver på deres flipover, som nu udgør deres kompetencekort. Når deltagerne har udfyldt kompetencekortene, introduceres næste fase, hvor de skal præsentere deres individuelle flipovers. 3. En deltager præsenterer sit kompetencekort i 2 minutter. Under præsentationen overvejer de andre følgende spørgsmål: Hvilke konkrete eksempler kan du komme i tanke om, som viser nytten af X s kompetencer? Hvilke kompetencer har X glemt eller ikke set? Og hvor oplevede du det? Spørgsmålene rammesætter det anerkendende perspektiv og gruppen af lyttere noterer løbende deres overvejelser på post-its. Gruppen giver feedback i 3-5 minutter som for eksempel: Jeg er enig i, at du er god til at overbevise investorer. Det viste du så sent som i går Her synes jeg, at du er alt for ydmyg. Du arbejder meget effektivt med dokumentation af projektet Post-its klistres løbende op på deltagerens kort. Det er vigtigt at holde sig for øje, at feedbacken holdes i den anerkendende tone. Med otte deltagere tager præsentation og feedback cirka 1 time.
4. Tag en efterfølgende dialog om, hvordan man fremadrettet kan bruge kompetencekortet til forbedringer og forandringer i arbejdet med lignende opgaver. Dette kan for eksempel gøres ud fra følgende spørgsmål: Hvilke muligheder får I øje på, hvis kompetencekortene bliver en integreret del af projektet? Hvordan kan kompetencekortet bidrage til at nå projektets samlede mål? Afsæt gerne 10 minutter til denne afslutning. Øvelsen giver deltagerne energi og glæde gennem den anerkendende tilgang. Kortlægningen af kompetencer er med til at danne et overblik over, hvilke idéer der kan få kommende projekter til at lykkes.
Storyline Denne øvelse anvendes til at skabe en hurtig og effektiv deling af idéer blandt mange mennesker, der berøres af samme problemstilling. Formålet er at lade alle komme til orde og give et overblik over, hvad gruppen samlet set mener. Denne øvelse er en hurtig måde at strukturere og videndele på. Samlet tid: 1 time. 1. Brug cirka 10 minutter på at introducere øvelsen. Deltagerne skal samle pointer ind fra den proces, de lige har været igennem. Her kan der træde nogle vigtige ting frem, der måske ville være blevet glemt. Formålet er at skabe en rød tråd igennem forløbet. 2. Store plancher lægges ud på gulvet, der er navngivet med processens forskellige dele (for eksempel formiddag den 2. maj, midtvejs workshop etc.). Antallet af plancher afhænger af gruppens størrelse og forløbets type. Det er vigtigt at lægge vægt på, at der ikke er et rigtigt eller forkert svar. Det vigtigste er deltagernes lyst, inspiration og erfaringer. 3. Deltagerne fordeler sig ved de plancher, de vil arbejde med. Det er vigtigt, at der er mindst to personer ved hver planche, da vi husker bedre gennem dialog. Grupperne skal ikke være større end fem deltagere pr. gruppe, da alle skal have taletid.
4. Der arbejdes i grupper i 20-30 minutter, hvor deltagerne gennemtænker pointer fra den del af forløbet, som de har valgt at arbejde med. Pointerne kan for eksempel være en teoretisk pointe om feedback, teamwork eller anerkendende sprogbrug. Deltagerne skriver opmærksomhederne på plancherne for eksempel ved hjælp af skrift eller tegninger. Husk at sørge for mange tuscher ved plancherne, så flest mulig kan skrive og tegne samtidigt. Når deltagerne er færdige, sættes plancherne op på væggen i kronologisk rækkefølge, så de danner en storyline. 5. Plancherne fremvises i cirka 15 minutter. Deltagerne går sammen 2-3 personer og kigger på de forskellige plancher. Én person fra hver gruppe står ved de respektive plancher og fortæller. Brug gerne en klokke eller lignende til at markere skift mellem plancherne.
Bogens øvelser er med til at sikre et godt udbytte af de møder og processer, du har ansvar for. Vil du tage endnu et skridt i arbejdet med processer, så udbyder vi Danmarks mest eftertragtede uddannelse til Proceskonsulent. Se mere på attractor.dk/proces Du kan også læse de første to e-bøger om åbne- og ordneøvelser her.