Århus Kommune Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Projektafslutningsrapport Efterår 2010
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning...2 2. Projektets resultater...3 2.1 Intern forenkling og udfordring af lovregler...3 2.1.1 Arbejdsmiljøområdet...3 2.1.2 Dokumentation i den elektroniske omsorgsjournal...4 2.1.3 It...5 2.1.4 Køkken og café...5 2.1.5 Medicinhåndtering...6 2.1.6 Løn- og personaleadministration...7 2.1.7 Registreringer, målinger og indberetninger...7 2.1.8 Styrings- og ledelsesredskaber og tilfredshedsundersøgelser...8 2.1.9 Tilsyn og kvalitetssikring...9 2.1.10 Visitation...9 2.1.11 Økonomi og regnskab...10 2.2 Kulturændring i Sundhed og Omsorg...11 3. Forenklingsforslag, der ikke er gennemført...11 4. Sundhed og Omsorgs fortsatte forenklingsindsats...12 4.1 Fem veje til forenkling i Sundhed og Omsorg...12 1
1. Indledning Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg igangsatte i 2008 projektet Kontrolfri Zone. Som projektets navn antyder, har formålet været at omdanne Sundhed og Omsorg til en Kontrolfri Zone, hvor medarbejdere skånes for al unødig dokumentation og kontrol. Projekt Kontrolfri Zone blev igangsat på baggrund af den tiltagende mængde kontrol og dokumentation, der gennem de senere år har lagt mere og mere beslag på medarbejdernes tid. På sundheds- og omsorgsområdet har undersøgelser og erfaringer vist, hvordan det voksende bureaukrati ikke kun har taget medarbejdernes tid fra kerneopgaverne men også har svækket arbejdsglæden. Projektets mål har derfor været: At øge den tid, medarbejderne bruger med borgerne At styrke medarbejdernes arbejdsglæde Afbureaukratisering har været projektets overskrift. Projektet har realiseret målsætningerne om mere tid til kerneopgaverne og øget arbejdsglæde via: Forenkling af regler, dokumentation og arbejdsgange Udfordring af styringstilgangen gennem reduktion af kontrol og målinger - og vægt på tillid og råderum Den altafgørende drivkraft i projektet har været medarbejderne og deres forenklingsidéer. Medarbejderne ved, hvor skoen trykker - og derfor blev de bedt om at pege på forenklingsmuligheder. Medarbejdernes faglige organisationer blev også inviteret til dialog om afbureaukratisering. Medarbejdere og faglige organisationer bidrog med mere end 160 forenklingsforslag. Der er i projektet blevet gennemført 50 forskellige forenklingstiltag. Intern forenkling i Sundhed og Omsorg har udgjort den altovervejende del af projektet, men regeringens udfordringsret er også blevet benyttet. I alt blev 15 ansøgninger om regeldispensation sendt til regeringen. En kulturændring i Sundhed og Omsorg er måske projektets vigtigste resultat. Projektet har skabt øget bevidsthed om, at unødig kontrol og dokumentation skal undgås, og at regler og procedurer ikke skal være unødigt komplicerede. Projektet har desuden betydet, at arbejdsgange ikke længere følges pr. automatik. I dag reflekterer medarbejderne i højere grad end tidligere over, hvorvidt kontrol- og dokumentationskrav giver mening i forhold til kerneopgaverne. Projektet blev afsluttet sommeren 2010. Efter projektets afslutning arbejder Sundhed og Omsorg fortsat med forenkling og tillid. Forenkling og tillid er væsentlige elementer i Sundhed og Omsorgs nye strategi, hvor vigtige mål forsat er mere tid sammen med borgerne og arbejdsglæde. På internetsiden www.kontrolfri.dk kan interesserede læse mere om projektet. 2
2. Projektets resultater 2.1 Intern forenkling og udfordring af lovregler Kontrolfri Zone har resulteret i, at medarbejdere i Sundhed og Omsorg udsættes for mindre kontrol og dokumentation. Indberetnings- og registreringskrav er blevet afskaffet, og evaluering og opfølgning er gjort enklere. På flere områder er der indført forenklede regler og smidigere arbejdsgange. For borgerne betyder dette, at medarbejderne får mere tid til kerneopgaverne: At give pleje og omsorg. Omkring 50 forskellige konkrete forenklingstiltag er gennemført og flere er undervejs. Der er på flere områder igangsat udviklingsprocesser, hvor fokus er på forenkling. Det er primært Sundhed og Omsorgs interne arbejdsgange, der er blevet forenklet - men projektet har også udfordret lovregler. 15 af medarbejdernes forenklingsforslag blev omsat til ansøgninger til regeringens udfordringsret. Kun ganske få af disse ansøgninger blev dog imødekommet. Forenklingerne er gennemført indenfor alle opgaveområder i Sundhed og Omsorg, og består af en blanding af store og små forenklinger. Alle forenklinger er gennemført med afsæt i medarbejdernes forenklingsønsker. Medarbejderne blev spurgt: Er der dokumentations- eller kontrolkrav, du ikke kan se meningen med? Alle forslag store som små blev behandlet i projektet. I behandlingen af forslagene var bevisbyrden vendt om: En regel er unødvendig indtil det modsatte er bevist! Kontrolfri Zone har været en åben proces, hvor ingen områder har været hellige. Enkelte af de oplistede forenklinger er gennemført uafhængigt af Kontrolfri Zone (som led i andre udviklingstiltag), men er alligevel omtalt i rapporten, da forenklingerne berører forslag, som medarbejdere har meldt ind til Kontrolfri Zone. Nedenfor er forenklingerne oplistet inddelt efter opgaveområde. 2.1.1 Arbejdsmiljøområdet Flere forenklingsforslag fra medarbejderne omhandlede dokumentations- og kontrolkrav indenfor arbejdsmiljøområdet. En arbejdsgruppe undersøgte derfor mulighederne for forenkling af de administrative arbejdsmiljøopgaver. Gruppens arbejde resulterede i, at Sundhed og Omsorg via udfordringsretten søgte regeringen om dispensation fra lovreglerne om arbejdspladsbrugsanvisninger (APB). 3
Ansøgningen blev afvist, men resulterede i et møde mellem Arbejdstilsynet og Sundhed og Omsorg om, hvordan opgaven omkring APB kan løses så enkelt som muligt. Med afsæt i Arbejdstilsynets anbefalinger arbejder Sundhed og Omsorg nu videre med forenkling af APB. Sundhed og Omsorg gennemfører desuden en kvalitetsudvikling af hele arbejdsmiljøområdet. Kvalitetsudviklingsprojektet kortlægger mulighederne for, hvordan organisering og tilrettelæggelse af arbejdsmiljøopgaverne kan se ud i fremtiden. Projektet har i høj grad fokus på, hvordan opgaverne organiseres, tilrettelægges og løses så enkelt som muligt. Gennemførte forenklinger på arbejdsmiljøområdet Reduktion i omfanget af audits: Som led i arbejdsmiljøcertificeringen gennemføres audits på lokalcentrene. Omfanget af disse audits blev i 2008 reduceret. 2.1.2 Dokumentation i den elektroniske omsorgsjournal Mange medarbejdere fremsatte ønske om forenkling af dokumentationen i den elektroniske omsorgsjournal - og sendte dermed et tydeligt signal om, at der på dette område er et forenklingspotentiale. Kontrolfri Zone har derfor sat særligt fokus på, hvordan dokumentationen i journalerne kan gøres enklere. Der er igangsat en forenklingsproces, hvor der blandt andet har været afholdt en workshop om forenklingsmuligheder. Der følges nu op på de mange konstruktive forslag, som workshoppen resulterede i. Flere forenklingsidéer på dokumentationsområdet berørte lovregler, og disse forslag blev derfor omsat til ansøgninger til udfordringsretten. Sundhed og Omsorg søgte blandt andet dispensation fra reglerne om, at 12 helbredsmæssige problemområder altid skal beskrives ved hver borger. I ansøgningen foreslog Sundhed og Omsorg, at medarbejderne kun dokumenterer de forhold, der er relevante for den pågældende borger. Ansøgningen blev godkendt dog under betingelse af, at det dokumenteres, at man har forholdt sig til alle punkterne. Gennemførte forenklinger af dokumentation i omsorgsjournalen Forenkling af dokumentationen i forbindelse med influenzavaccine: Tidligere var det et krav, at det skulle dokumenteres, hvis en borger ikke ønskede influenzavaccinen. Nu er der alene krav om, at det påføres medicinskemaet i journalen, når en borger har fået vaccinen. Det skal ikke længere dokumenteres, hvis en borger har takket nej til vaccinen, og det skal ikke dokumenteres, at borgeren er blevet tilbudt vaccinen. Forenkling af dokumentationen af de ydelser, som borgerne modtager: Tidligere fik borgere i plejeboliger tildelt hjælpen i specifikke ydelser, som blev dokumenteret i borgernes journaler. Ved indførslen af visitation i plejeboliger er de specifikke ydelser samlet i færre indsatser, hvilket har lettet dokumentationen af ydelser. 4
Forenkling af dokumentationen af akutte og ekstra besøg: Der skal ikke som tidligere oprettes indsatsområder til dokumentation af akutte ekstrabesøg hos borgere med henblik på afregning. Lokalcentrene får nemlig ikke længere særskilt betaling for akutte ekstra besøg afregningen af disse indgår i en generel afvigelsesprocent. Forenkling af dokumentationen ved visitation til bolig: Når en borger visiteres til en plejebolig blev der tidligere i borgernes journal oprettet et indsatsområde, hvor der skulle skrives supplerende oplysninger hver tredje måned. Nu skal der kun skrives, når der er nye oplysninger. Forenkling af dokumentationen af indsatsområder: En ny dokumentationsvejledning beskriver, hvordan indsatsområder i journalen skal anvendes. Vejledningen har skabt klarhed over, hvornår der skal oprettes indsatsområder, hvilket har medført forenkling i forhold til brugen af indsatsområder. 2.1.3 It En del forenklingsforslag har omhandlet dobbeltregistreringer og snitflader mellem forskellige IT-systemer. I udviklingen af IT-området i Sundhed og Omsorg arbejdes der på at skabe bedre sammenhænge mellem de forskellige IT-systemer. Andre styrende principper for udviklingen af IT-området er: Kun nødvendig dokumentation, Digitale arbejdsgange overalt, hvor det giver mening og Ingen dobbeltindtastninger. Gennemførte forenklinger på IT-området Følgende forenklinger er iværksat på IT-området: Forenkling af arbejdsgange i relation til oprettelse af identer og autorisationer til medarbejdere til IT-systemer: Et nyt system kaldet SAFIR har lettet arbejdsgangene forbundet med autorisering af medarbejdere til afdelingens IT-systemer. 2.1.4 Køkken og café En stor del af køkkenernes dokumentations- og kontrolopgaver udspringer fra Fødevarekontrollen. Undervejs i Kontrolfri Zone mødtes repræsentanter fra Sundhed og Omsorg og Fødevareregion Nord og drøftede, hvordan lokalcentrenes køkkener kan forenkle deres egenkontrol. Dette resulterede i, at køkkenerne på flere lokalcentre fik anvist forenklingsmuligheder i egenkontrollen. Gennemførte forenklinger på køkkenområdet Afskaffelse af kravet om opdatering af caféprofiler : Tidligere har lokalcentrenes caféer årligt opdateret caféprofiler med blandt andet oplysninger om antal kunder i caféerne. Nu er det ikke længere et krav, at caféprofilerne skal opdateres. 5
Lempelse af kravet om fødevarehygiejneuddannelse: Tidligere skulle medarbejdere og frivillige, der alene opvarmer tilberedt mad, gennemføre en certifikatuddannelse i fødevarehygiejne af tre dages varighed. Sundhed og Omsorg har via udfordringsretten udfordret disse lovregler, og Fødevarestyrelsen har på den baggrund ændret deres fortolkning af lovreglerne: Medarbejdere og frivillige, der kun opvarmer mad, kan nu nøjes med et basiskursus af en dags varighed. Afskaffelse af smagspaneler : Tidligere var der på lokalcentrene nedsat smagspaneler, som hvert kvartal vurderede lokalcenter-caféernes mad og svarede på spørgsmål om deres tilfredshed med maden. Resultaterne indgik i Sundhed og Omsorgs ledelsesinformationssystem. Smagspanelerne er nu afskaffet ud fra en vurdering af, at det ikke var den mest hensigtsmæssige metode til vurdering af brugernes tilfredshed. Afskaffelse af madkort : Tidligere skulle lokalcentrenes caféer registrere de borgere, som har ret til at købe maden til pensionistpris, og udlevere madkort til disse borgere. Madkortene er nu afskaffet. 2.1.5 Medicinhåndtering Kontrol- og dokumentationskrav udspringer fra flere niveauer: Fra lovgivning, fra den centrale forvaltning og fra det enkelte lokalcenter. Kontrolfri Zone har derfor arbejdet med afbureaukratisering på alle niveauer fra intern forenkling til udfordring af lovregler. Sundhed og Omsorg har blandt andet benyttet udfordringsretten til at ansøge om dispensation fra regler omkring medicinhåndtering. Gennemførte forenklinger på medicinområdet Forenkling af dokumentation af medicinliste (i hjemmeplejen): Sundhed og Omsorg benyttede udfordringsretten til at ansøge om dispensation fra reglerne om, at hjemmesygeplejersken skal udarbejde en total medicinliste hos borgere, der modtager dosisdispenseret medicin og samtidigt får sidedispenseret medicin. Ansøgningen blev imødekommet med det svar, at forenklingen kan iværksættes indenfor lovgivningens rammer. Hjemmesygeplejerskerne skal således ikke udarbejde en samlet medicinliste i de situationer, hvor de alene hjælper borgeren med den sidedispenserede medicin. Dette er en lempeligere fortolkning end den, Sundhed og Omsorg tidligere er blevet præsenteret for. Fokus på kerneydelsen: Vi skræller alle unødvendige lag af, så vi kan komme ind til kerneydelsen. Forenkling af egenevalueringen af medicinhåndtering: Tidligere blev medicinselvevalueringen gennemført 2 gange årligt. Nu gennemføres evalueringen i stedet en gang årligt. 6
2.1.6 Løn- og personaleadministration Løn- og personaleadministration var et af de områder, hvor der blev peget på mange forenklingsmuligheder. På baggrund af medarbejdernes forenklingsidéer er der gennemført en række forenklinger. Herudover er der igangsat et udviklingsarbejde, der har fokus på at forenkle de administrative sagsgange i relation til uddannelsessøgendes praktikforløb i Sundhed og Omsorg. Gennemførte forenklinger på løn- og personaleområdet Afskaffelse af tjenestetidsopgørelser på lokalcentrene: Hidtil har alle medarbejdere hver måned udfyldt og afleveret et tjenestetidsskema. Det er nu frivilligt for lokalcentrene om de vil anvende tjenestetidsopgørelserne. For afdelingerne i forvaltningen er det dog fortsat nødvendigt at anvende tjenestetidsopgørelserne. Afskaffelse af indberetning af teamscore : Tidligere skulle de enkelte teams indberette en score. Dette krav er nu afskaffet. Forenkling af sagsgangen ved midlertidige ansættelser: Tidligere skulle der indsendes en medarbejderafgang til Lønhuset, som står for lønadministrationen. Medarbejderafgang skal ikke længere indsendes til Lønhuset ved midlertidige ansættelser. Forenkling af indberetning af ansættelsesudvalgs sammensætning til Ligestillingsudvalget: Tidligere skulle indberetningerne foretages løbende hen over hele året. Nu gennemføres indberetningerne kun i januar måned. Referater fra lokalcentrenes MED-udvalgsmøder skal ikke længere sendes ind til forvaltningen: Tidligere var det et krav, at referater fra lokalcentrenes lokale medarbejderudvalgsmøder skulle indsendes til forvaltningen. Dette krav er afskaffet. 2.1.7 Registreringer, målinger og indberetninger Der er som oftest en god grund til, at forskellige registrerings- og dokumentationskrav er indført. Kontrolfri Zone har i behandlingen af de mange forenklingsforslag vejet de forskellige hensyn op mod hinanden. De hensyn, der har vejet tungest, er tid til borgerne og arbejdsglæde. Gennemførte forenklinger af registreringer, målinger og indberetninger: Afskaffelse af tidsregistreringer i hjemmeplejen: Kravet om, at medarbejdere i hjemmeplejen skal registrere komme- og gåtider er fjernet. Før skulle social- og sundhedsmedarbejderne i hjemmeplejen ved besøg hos borgerne registrere både ankomst og tidspunktet for, hvornår de forlod borgernes hjem. Registreringen foregik på PDA en (= Personal Digital Assistant = lille håndholdt pc). Forenkling af klageindberetninger: Fremover skal lokalcentrene ikke indberette klager kvartalsvist. Visse klager skal dog fortsat indberettes løbende. 7
Forenkling af registrering af frivillige: I forbindelse med opgørelsen af antal frivillige på lokalcentrene var der tidligere krav om at de frivillig skulle inddeles i undergrupper. Dette krav er afskaffet. Afskaffelse af indberetning af ambulering på skema (ambulering handler om, at en borger, der ikke selv er i stand til at finde hjem, forlader plejeboligområdet): Hidtil har lokalcentrene udover dokumentationen i den elektroniske omsorgsjournal skulle indberette antal ambuleringer til det kommunale tilsyn. Det kommunale tilsyn vurderer nu, at indberetningerne ikke længere er nødvendige, da lokalcentrenes målrettede indsats har betydet et markant fald i antallet af ambuleringer. Forenkling af administrationen ved brugerrådsvalg: I forbindelse med valg til brugerråd på lokalcentrene skal der udarbejdes både en kandidatliste og en valgbog. De to dokumenter indeholder de samme oplysninger. Ved fremtidige brugerrådsvalg skal lokalcentret i tilfælde af fredsvalg kun udfylde det ene af dokumenterne. 2.1.8 Styrings- og ledelsesredskaber og tilfredshedsundersøgelser Udgangspunktet for Kontrolfri Zone har været, at afbureaukratisering ikke alene handler om at forenkle regler og arbejdsgange. Afbureaukratisering kræver også en ændring af hele styringstilgangen, idet styringstilgangen baseret på fx evalueringer, kontrakter og målinger medvirker til at skabe dokumentations- og kontrolkrav. Gennemførte forenklinger Forenkling af budgetmål: Antallet af effektmål i budgettet er reduceret, og antallet af indikatorer, der følges op på, er ligeledes reduceret. Afskaffelse af resultatkontrakter: Tidligere blev der indgået resultatkontrakter med områdechefer i Sundhed og Omsorg. Det er besluttet, at resultatkontrakterne ikke længere anvendes. Brugertilfredshedsundersøgelser blandt hjemmehjælpsmodtagere er reduceret i omfang: Tidligere blev brugertilfredshedsundersøgelserne blandt borgere, der modtager hjemmehjælp gennemført en gang årligt. Nu gennemføres undersøgelserne hvert andet år. Afskaffelse af krav om brugerrådsundersøgelser: Der er ikke længere krav om at brugerrådsundersøgelserne gennemføres med henblik på opfølgning på budgetmål. Der er kontrolentusiaster på alle niveauer. På Christiansborg, i byrådssalene og i afdelingsledelserne. Det er en kultur, vi skal have ændret på. Det bliver nødvendigt at tage et opgør med målstyringslogikker og managementmetoder, der lover overblik og kontrol, som sad man i et moderne cockpit. I sidste ende er det medarbejderne og borgerne, der lider under disse kontrolentusiasters illusion om en perfekt, styrbar og målbar verden. Rådmand Dorthe Laustsen 8
2.1.9 Tilsyn og kvalitetssikring En del medarbejdere udtrykte til Kontrolfri Zone ønske om forenkling af de forskellige tilsynsbesøg, der gennemføres i lokalcentrenes plejeboligenheder. Sundhed og Omsorg søgte derfor via udfordringsretten om dispensation fra reglerne om det kommunale tilsyn. Ansøgningen har endnu ikke modtaget et svar. Til gengæld har Folketinget som led i regeringens afbureaukratiseringsplan vedtaget en lovændring, der forenkler reglerne om det kommunale tilsyn. På baggrund af lovændringen udarbejdes der nu et nyt koncept for det kommunale tilsyn. Det nye koncept vil tage hensyn til lovændringen, der indebærer en forenkling af tilsynets intensitet og indhold. Gennemførte forenklinger indenfor tilsyn Forenkling af opfølgning på tilsyn: Der er fastsat procedurer for iværksættelse af tids- og handleplaner for opfølgning på embedslægetilsynets og det kommunale tilsyns anbefalinger. Procedurerne er nu forenklet, idet der ikke er krav om tids- og handleplaner, når tilsynets vurdering af en plejeboligenhed falder indenfor de to bedste kategorier. Forenkling af kvalitets- og udviklingsmødet: Tilsynet deltager ikke længere i kvalitets- og udviklingsmøderne. Forenkling af kvalitetssikringsbesøg: Kvalitetssikringen af hjemmeplejen gennemføres ikke længere som deciderede kvalitetssikringsbesøg, men foregår i forbindelse med revurderingen af den visiterede hjælp. 2.1.10 Visitation Projektet Kontrolfri Zone har arbejdet med forenkling af sagsgange ved visitation. Arbejdet har resulteret i flere forenklinger og har samtidigt været anledning til et forsøg med en ny sagsgang. Lokalcentrene Syd gennemførte i samarbejde med Visitation Syd i 2009 et forsøg, hvor en ny sagsgang i relation til ændringer af bevillinger af bleer blev afprøvet. På baggrund af forsøgets resultater arbejdes der videre med forenkling af sagsgangen ved visitation til denne type hjælpemidler. Gennemførte forenklinger indenfor visitation Visitation til sygeplejeydelser er forenklet: Tidligere var det alene visitationskontorerne, som kunne visitere til sygeplejeydelser. I 2009 blev denne arbejdsgang ændret sådan, at hjemmesygeplejerskerne i lighed med visitationen også kan visitere til sygeplejeydelser. Forenkling af sagsgangen ved bevilling af kompressionsstrømper og brystproteser: Sagsgangen er forenklet sådan, at der ikke som tidligere skal genansøges, når en bevilling skal fornys. Der er nu tale om løbende bevillinger på disse områder. 9
Forenkling af sagsgangen ved visitation til personlige hjælpemidler: Arbejdsgangen ved bestilling af inkontinenshjælpemidler (bleer), brystproteser og kompressionsstrømper er yderligere forenklet sådan, at det ikke længere er nødvendigt, at der sendes et ansøgningsskema til visitationskontoret. Det er tilstrækkeligt, at der dokumenteres i borgerens journal, indhentes mundtligt samtykke fra borgeren, og sendes en besked elektronisk til visitationskontoret. Før skulle der sendes et ansøgningsskema, dokumenteres i journalen og sendes elektronisk besked. Forenkling af den administrative sagsgang ved boligvisitation: Sagsgangen ved boligvisitation er forenklet i de situationer, hvor en borger, der er visiteret til en plejebolig, ønsker at flytte til en anden kommune. Det er nu visitationskontoret, der printer, samler og sender sagens dokumenter til den anden kommune. Før var denne konkrete opgave delt mellem både visitationskontoret og lokalcentret. Det er fortsat lokalcentrets opgave at dokumentere og opdatere oplysninger i borgerens journal. 2.1.11 Økonomi og regnskab I flere tilfælde er det lykkedes at forenkle sagsgange ved at finde smartere måder at løse opgaverne på gennem anvendelse af IT. Gennemførte forenklinger indenfor økonomi og regnskab Afskaffelse af indberetning af oplysninger om borgere fra andre kommuner: Tidligere blev oplysninger om tidsforbrug på borgere fra andre kommuner indberettet manuelt på skemaer. Oplysningerne anvendes til at opgøre refusionen, som Sundhed og Omsorg modtager fra borgernes egne kommuner. I dag hentes oplysningerne elektronisk via journalen, og refusionen opgøres ud fra en døgntakst. Forenkling af borgernes betaling af maden i plejeboliger: Tidligere betalte beboere i plejeboliger forskellige beløb afhængigt af, om de havde købt hovedret og biret eller kun biret. Nu betaler alle borgere samme beløb uanset, hvordan deres kost er sammensat. Forenkling af sagsgangen ved afregning af madydelser: Bedre snitflader mellem ITsystemer har medført en forenkling af afregningen. Afskaffelse af registrering af afvigelser: Tidligere registrerede lokalcentrene afvigelser i leveringen af den tildelte hjælp (fx når den visiterede hjemmehjælp ikke blev leveret, fordi borgeren har aflyst hjemmeplejens besøg). Registreringen af disse afvigelser er nu afskaffet (dog skal afvigelser for borgere med midlertidig hjemmehjælp fortsat registreres). Forenkling af sagsgangen ved afregning af ydelser ved korttidsophold: Tidligere blev der ofte foretaget efterregulering i afregningen til lokalcentre, der havde modtaget borgere på korttidsophold. En ny IT-løsning sikrer, at ydelserne automatisk stopper, og derfor er efterreguleringen nu minimeret. 10
2.2 Kulturændring i Sundhed og Omsorg Kontrolfri Zone har resulteret i en lang række forenklinger i Sundhed og Omsorg, men projektets vigtigste resultat er måske en kulturændring. Forenkling og tillid er blevet sat på dagordnen, og der er sat fokus på, at unødig kontrol, dokumentation og registrering skal undgås. Projektet har skabt øget bevidsthed om, at opgaver og arbejdsgange altid skal vurderes ud fra, om de tager unødig tid fra kerneopgaverne. Projektet har også medvirket til et opgør med meningsløs og overdreven kontrol. Projektet har afskaffet en række kontrolkrav, og har skærpet bevidstheden om, at kontrolkrav skal give mening i forhold til kerneopgaverne. Gennem projektet blev der givet klare meldinger om, at styring og ledelse i Sundhed og Omsorg skal være baseret på tillid og råderum. Kontrolfri Zone har samtidigt medvirket til at styrke en kultur med åbenhed og tillid som bærende principper. Der er med projektet sendt et klart signal om, at det er legalt at undre sig højlydt. Det har resulteret i, at medarbejdere og ledere i højere grad end tidligere stiller spørgsmålet: Er denne arbejdsgang hensigtsmæssig? Og er den nødvendig? Der reflekteres i højere grad over administrative konsekvenser af nye tiltag. Denne bevidsthed er et afgørende værn mod, at nyt bureaukrati indføres i fremtiden. 3. Forenklingsforslag, der ikke er gennemført Der er gennemført ca. 50 forenklingstiltag, men projektet modtog over 160 idéer til forenklinger. Der er altså mange af medarbejdernes forenklingsønsker, der ikke er gået i opfyldelse. Hvorfor er det kun en tredjedel af forenklingsforslagene, der er blevet gennemført? Formålet med Kontrolfri Zone har ikke været at afskaffe al dokumentation og kontrol. Formålet har været, at vi i Sundhed og Omsorg kun arbejder med meningsfuld og nyttig dokumentation og kontrol. Vi forenkler fortsat og flere forenklingsforslag er på vej til at blive gennemført. For flere forenklingsforslag gælder det, at det ikke var muligt at gennemføre forslagene i projektperioden, da de pågældende forenklinger fordrer langsigtede løsninger. Andre forenklingsforslag er ikke gennemført, da Sundhed og Omsorgs ansøgninger til udfordringsretten har fået afslag. En del forenklingsforslag er ikke gennemført, da det i projektets behandling af forslagene blev konkluderet, at de foreslåede forenklinger ikke var hensigtsmæssige. I behandlingen af forslagene blev der tilvejebragt argumenter for og imod de forskellige kontrol- og dokumentationskrav. Det, der er nødvendigt for nogle, er unødvendigt for andre og der er ikke enighed om, hvad der er overflødigt og hvad der giver mening. 11
Internetsiden www.kontrolfri.dk indeholder en liste med samtlige forenklingsforslag, hvoraf det fremgår, hvilket udfald, hvert enkelt forslag har resulteret i. De medarbejdere, der har indsendt forenklingsidéer til projektet, kan her se, hvilket svar, deres forslag har fået. 4. Sundhed og Omsorgs fortsatte forenklingsindsats Afslutningen på projektet Kontrolfri Zone er ikke afslutningen på etableringen af en Kontrolfri Zone i Sundhed og Omsorg. Projektet Kontrolfri Zone har derimod været indledningen på en proces, hvor fokus er på kerneopgaverne, på afskaffelse af unødig kontrol og dokumentation og på råderum og tillid i forhold til medarbejderne. Mere tid med borgerne og øget arbejdsglæde er centrale mål i Sundhed og Omsorgs nye strategi for fremtiden. Med afsæt i strategiens ledetråde vi er sammen med borgerne og slip medarbejderne fri har indsatsen for at skabe forenkling, råderum og tillid forsat høj prioritet. 4.1 Fem veje til forenkling i Sundhed og Omsorg Det handler om at stoppe op, når man møder dokumentations- og kontrolkrav, der tager unødvendig tid fra kerneopgaverne og spørge: Er dette hensigtsmæssigt set i forhold til vores kerneopgaver? Denne rapport afrundes med 5 veje til forenkling, som har været grundlæggende principper for fremgangsmåden i projektet Kontrolfri Zone og som kan anvendes i den fortsatte forenklingsindsats. 12
5 veje til forenkling 1. Er opgaven meningsfuld i forhold til vores kerneopgaver? Vi skal bruge tiden sammen med borgerne. Derfor skal vi forenkle tidskrævende regler og arbejdsgange samt fjerne unødig kontrol og dokumentation. Husk, at de regler, der giver mening for dig, måske ikke giver mening for andre. 2. Kan det ikke forsvares, skal det ikke bevares Vurdér dokumentations- og kontrolkrav ud fra devisen: Det er unødigt - med mindre det modsatte er bevist. Arbejdsgange skal ikke følges pr. automatik men skal løbende vurderes ud fra, hvad der giver mening i forhold til kerneopgaverne. 3. Vurdér de administrative byrder, når nye tiltag igangsættes Gør det klart, hvilke administrative byrder, der følger med ved igangsættelse af nye arbejdsgange. Afvej den administrative byrde med gevinsten og overvej, hvordan tingene kan gøres på den mindst bureaukratiske måde. 4. Mere tillid og mindre kontrol I Sundhed og Omsorg skal ledelse være baseret på tillid og råderum. Vi skal gøre op med nulfejlskultur og feljfindertyranni. Enkeltstående fejl skal ikke føre til nye kontrol- og dokumentationskrav. Medarbejdere skal ikke programmeres, men have råderum til at udfolde faglighed og ansvar og sund fornuft. 5. Sig det Sundhed og Omsorg har givet alle medarbejdere en udfordringsret: Bruger du tiden på kontrolog dokumentationskrav, der ikke giver mening, eller oplever du arbejdsgange og regler, der er unødigt besværlige, skal du sige det. Forandringen starter ved én selv. 13