Analyse af sygefravær blandt ansatte i Randers Kommune samt forslag til handling Præsentation for Direktionen i Randers Kommune Torsdag d. 6. marts 28 Side 1 af 2
Indholdsfortegnelse Indledning og metode Omkostningerne ved sygefravær Håndtering af sygefravær snapshot af praksis Konklusion og anbefalinger Side 2 af 2
Indledning & Metode Vores analysemetode Kvantitativ analyse: Sygefraværet omfang og omkostninger Kommunens registrerede sygefravær i 27 fordelt på forvaltninger og sygefraværsperioder Kommunens omkostninger til sygefravær fordelt på direkte omkostninger, herunder løn til sygemeldte kommunale sygedagpengeudgifter indirekte omkostninger, herunder vikarudgifter, overarbejde eller overnormering Ovenstående er baseret på Randers kommunes egne oplysninger om bl.a. antal ansatte, arbejdstider, sygefravær og løn. Kvalitativ analyse: Kommunens håndtering af sygefravær Interviews af udvalgte repræsentanter for direktionen, stabsfunktioner med ansvar for sygefraværshåndtering, mellemledelsen, medarbejderne og de faglige organisationer (tillidsrepræsentanterne) Konklusion på sygefraværet i 27: Sygefraværets omfang og spredning i 27 Direktionens, mellemledelsens og medarbejdernes angivelse af de faktiske sygemeldings- og rehabiliteringsprocedurer Anbefalinger: initiativer til nedbringelse af sygefraværet Besparingspotentiale: besparingspotentiale ved igangsættelse af ovennævnte initiativer Hver interview-person beskriver hans/hendes opfattelse af: sygefraværssituationen på hans/hendes arbejdsplads, sygemeldingsprocesserne, rehabiliteringsprocesser- og muligheder og kultur, holdninger, lokal ledelse og andre bløde forhold, som har betydning for sygefraværet Side 3 af 2
Indledning & metode - Repræsentanter for Randers Kommune Side 4 af 2
Indholdsfortegnelse Indledning og metode Omkostningerne ved sygefravær Håndtering af sygefravær snapshot af praksis Konklusion og anbefalinger Side 5 af 2
Omkostningerne Hvordan så sygefraværet ud i 27? Årsværk 18 16 14 12 1 8 6 4 2 1-15 16-28 29- Periodelængde - dage Millioner kroner 11 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Indirekte omkostninger Sygedagpenge (efter statsfefusion) Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) 31 17 14 46 4 2 3 Dag 1-15 Dag 16-28 Dag 29- Periodelængde - dage Sygefraværet i Randers Kommune lå i 27 på 5,7%... og kostede Randers Kommune 154 mio. kr. Det svarer til: Gns. sygefravær på 21,4 dage pr. ansat Ca. 33 sygemeldte helårsansatte (årsværk) heraf var ca. 17 (~61%) sygemeldte i over 29 dage Hver medarbejder have i gns. 3 sygefraværsperioder Korttidsfraværet (1-15 dage) varede i gns. 2,5 dag Langtidsfraværet (29+ dage) varede i gns. 63 dage Det svarer til: Ca. 9 mio. kr. til løn under sygdom, + 14,3 mio. kr. til sygedagpenge (for medarbejdere der også boede i kommunen) + 5,5 mio. kr. (estimeret) til indirekte omkostninger (vikarer, overarbejde, etc.) Og det svarer til 22.268 kr. pr årsværk (heraf løn 12.918 kr.) Side 6 af 2
Omkostningerne Hvordan så det så ud pr. forvaltning? Sygefraværsprocent 7,% 6,5% 6,48% 6,% 6,% 5,71% 5,5% 5,45% 5,% 5,4% 4,78% 4,5% 4,% 3,5% 3,42% 3,% Social- & Arbejdsmarked - 115 medarb Kultur & Borgerservice - 288 medarb. Sundhed & Ældre - 2564 medarb. Børn & Skole - 3641 medarb. Miljø & Teknik - 378 medarb. Stabene - 172 medarb. Randers Kommune under ét Det er ikke unormalt, at sygefraværet er højst blandt medarbejdere med borgerkontakt og blandt de laveste uddannede I Sundhed & Ældreforvaltningen var fraværet særligt højt i Ældre og Psykiatri-områderne I Social & Arbejdsmarkedsforvaltningen var fraværet tilsvarende højt på Socialområdet I Børne- & Skoleforvaltningen var fraværet højt på Familieområdet Side 7 af 2
Omkostningerne Hvorfor er der så stor forskel? Millioner kroner 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Social- & Arbejdsmarked Totalt: 17 mio. kr. 6 1 9 Kultur & Borgerservice Totalt: 3 mio. kr. 3 Sundheds- & Ældre Totalt: 38 mio. kr. 12 6 2 Totalt: 91 mio. kr. Børne- & Skole 32 6 53 Miljø- & Teknik Indirekte omkostninger Sygedagpenge (efter statsrefusion) Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) Børne- & Skoleforvaltningens sygefraværsomkostninger er størst 9,5 mio. kr. Det skyldes at det er Kommunens største forvaltning med 3.641 medarbejdere at lønniveau generelt er højere end i resten af kommunen Totalt: 4 mio. kr. 1 3 Totalt: 1 mio. kr. Stabene at den har en højere andel korttidssygemeldinger, hvor kommunen ikke får sygedagpengerefusion 1 Note: totalbeløbene kan pga. afrundinger afvige fra summen af de viste omkostningstyper Side 8 af 2
Omkostningerne Et snapshot af forvaltningernes sygefravær Sygefravær i Sundheds- & Ældreforvaltningen Sygefravær i Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Sygefravær i årsværk 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1-15 16-28 29 Periodelængde - dage Sygefravær i Kultur- og Borgerserviceforvaltningen Sygefravær i årsværk 25 2 15 1 5 1-15 16-28 29- Periodelængde - dage 6 Sygefravær i årsværk 5 4 3 2 1 Sygefravær i årsværk 8 7 6 5 4 3 2 1 Sygefravær i Miljø- & Teknikforvaltningen 1-15 16-28 29-1-15 16-28 29- Periodelængde - dage Sygefravær i årsværk 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Sygefravær i Børne- & Skoleforvaltningen 1-15 16-28 29- Periodelængde - dage Periodelængde - dage Side 9 af 2
Omkostningerne Hvordan er så omkostninger pr. årsværk? Kroner 3. 28.464 22.126 1.171 22.268 Indirekte omkostninger 2. 8.219 17.31 1.784 7.291 Sygedagpenge (efter statsrefusion) 1. 1.824 12.83 12.827 5.167 1.267 1.49 2.779 1.511 9.85 16.59 11.444 1.518 1.29 1.356 9.926 8.934 2.59 12.918 Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) Social- & Arbejdsmarked Kultur & Borgerservice Sundheds- & Ældre Børne- & Skole Miljø- & Teknik Stabene Randers Kommune Børne- & Skoleforvaltningen fylder stadig mest (højere løn, flere korte perioder uden statsrefusion) Kultur & Borgerservice, Miljø & Teknik og Stabene anvender stort set ikke vikarer o.l. (lave eller ingen indirekte omkostninger) Relativt mest langtidssygefravær i Sundhed & Ældre og Miljø & Teknik (høj sygedagpenge-andel) Relativt mest korttidssygefravær i Kultur & Borgerservice og til dels i Børn & Skole (høj lønandel) Side 1 af 2
Indholdsfortegnelse Indledning og metode Omkostningerne ved sygefravær Håndtering af sygefravær snapshot af praksis Konklusion og anbefalinger Side 11 af 2
Håndtering Hvordan er arbejdspladsernes reelle praksis? Hvem melder man sig syg til? Hvordan følger ledelsen op? Hvilke muligheder er der for at hjælpe? MEGET forskelligt MEGET forskelligt MEGET forskelligt - nogle en medarbejder er syg - driftsplanlæggeren - en kollega - nærmeste leder - hurtig kontakt, 2-4 dage - eller op til 1-2 uger - en kollega holder kontakt - skelner ml. arb.relateret og private grunde - skelner ml. somatisk og psykisk sygdom - medarbejderen ringer selv - er villig til at betale - er ikke villig, fordi det er en samfundsopgave og hvordan? - man ringer ind - samarbejder med jobcenter - man sender en mail/sms - samarbejder med personaleafdeling - samarbejder med andre, netværk Der er ikke noget enslydende regelsæt - og ingen enslydende praksis! og det betyder at direktørerne nok har holdninger til det, men ikke har udarbejdet retningslinjer og slet ikke kender ikke praksis! at lederne er usikre på deres rolle og deres muligheder for at hjælpe de føler at de står meget alene at medarbejderne er usikre på ledernes hensigt og reelle omsorg både når de tager kontakt - og når de ikke tager kontakt Side 12 af 2
Indholdsfortegnelse Indledning og metode Omkostningerne ved sygefravær Håndtering af sygefravær snapshot af praksis Konklusion og anbefalinger Side 13 af 2
Konklusion Situationen i Randers bekræfter vores erfaring Det er vores erfaring at sygefravær ikke kun skyldes sygdom det skyldes også personlige problemer i privatlivet ikke altid kan diagnosticeres som traditionelle psykisk eller somatiske lidelser det skyldes også ofte utilstrækkelig ledelse, mistrivsel eller en uhensigtsmæssig indstilling til at gå på arbejde MEN uanset hvad, så er resultatet det samme: fravær fra arbejdspladsen, behov for erstatningsarbejdskraft og øgede omkostninger Det synes situationen i Randers Kommune også at bekræfte: mange arbejdspladser har været præget af dønningerne fra kommunesammenlægningerne mange decentrale ledere har manglet personaleledelsesmæssige værktøjer eller evner til omstillingsprocessen medarbejdere har følt usikkerhed om jobindhold og perspektiv og har oplevet et nyt arbejdspres, der måske ikke har været reelt OG derfor har man formentligt nogle steder fundet sammen i en fælles identitet, der er baseret på frustration og afmagt Side 14 af 2
Konklusion Falck Healthcare konkluderer Vores konklusion er at sygefraværet i Randers Kommune har et omfang og et mønster, der muliggør en væsentlig reduktion at der er brug for en flerstrenget indsats Side 15 af 2
Konklusion Falck Healthcare anbefaler Vi anbefaler en flerstrengede indsats: 1. Igangsættelse af et Projekt Aktiv Arbejdsmedicin i samarbejde med Falck Healthcare AM (se næste side) 2. Genopretning af kommunens fælles værdier og håndtering af sygefravær, herunder forebyggende initiativer til oplevet bedre ledelse, hvilket bl.a. inkluderer øget sparring fra topledelse og stabe omkring alternativ udnyttelse af økonomisk ramme fortsættelse og forstærkning af centrale initiativer omkring fælles politik om sygefraværshåndtering øget synlighed og kommunikation af fravær og fraværsårsager (hjulpet af ny og bedre statistik) generel opprioritering af decentral personaleledelse, inklusive øge de faglige og menneskelige kompetencer 3. Generel forebyggende sundhedsfremme og adgang til akut behandling, hvilket bl.a. inkluderer generelle og kollektive sundhedstilbud, herunder motion, massage, fysioterapi, kiropraktik og psykologhjælp stillingtagen til arbejdsgiverbetalt diagnostik i det private sundhedsvæsen ved ventetid i det offentlige bedre adgang til sund kost i arbejdstiden Side 16 af 2
Konklusion Falck Healthcares Projekt Aktiv Arbejdsmedicin Formålet med et projekt Aktiv Arbejdsmedicin er at afdække arbejdsevnen hos den enkelte medarbejder gennem en medicinsk diagnose Hver medarbejder får en tydelig og systematisk opmærksomhed at coache medarbejderen til en tilbagevenden til sit arbejde, til et nye arbejde eller til en revalidering Hver medarbejder følges og støttes før, under og efter arbejdsevnevurderingen af en koordinator, som hjælper ham/hende med at følge den aftalte handlingsplan, så det aftalte mål om endt sygemelding opnås at udvikle en organisation, Randers Kommune som er i stand til varigt at holde sit sygefravær på et acceptabelt lavt niveau Alle nødvendige organer i Kommunen samles om at etablere strukturer som sikrer fælles målopfyldelse og det gør vi ved at kombinere vores medicinske kompetence med kvalificeret ledelseskompetence at facilitere en effektiv koordinering mellem kommunen som arbejdsgiver og kommunen som myndighed Projektorganisation DET ER VIGTIGT, at det bliver en åben proces, som er forankret i både Kommunens direktion og i fagforeningerne Side 17 af 2
Konklusion Falck Healthcares Projekt Aktiv Arbejdsmedicin Projekt for varig reduktion af sygefravær 1. Projektledelse 2. Rehabiliteringskoordinering 3. Arbejdsevnevurdering: TEAM MØDE Handling og afslutning af sygeforløb Beslutning om arbejdsevne Chef/medarbejder/TR/FHC Organisation Individets sygemelding ophører ved at: - vende tilbage til jobbet - finde andet arbejde - revalidering Besparelse Mere effektive rehabiliteringsprocesser og omkostningsstyring Ændringer i organisation for varigt at holde sygefraværet på lavt niveau Side 18 af 2
Konklusion Potentiale ved et Projekt Aktiv Arbejdsmedicin Mio. kroner 35 3 25 2 Akk. projektomkostninger Akk. sparede omkostninger til sygemeldte Forudsætninger for beregning: Projektdeltagerprofil: Sygemeldt over 5 uger i 27 Over 5 sygemeldinger i 27 15 19 projektdeltagere 1 5 jun-8 aug-8 okt-8 dec-8 feb -9 apr -9 juni -9 aug -9 okt -9 dec -9 feb -1 Gns. projektperiode pr. individ på 8 måneder Projektstart juni 28 En samlet projektperiode på 18 måneder Mio. kroner Periodelængde - dage 35 3 25 2 15 1 Projektets nettobesparelser Estimeret besparelsespotentiale: Break even i marts 29; de samlede besparelser overstiger nu projektomkostningerne Samlede projektomkostninger på 1,7 mio. kr. Samlede besparelser på 32 mio. kr. 5-5 jun-8-1 aug-8 okt-8 dec-8 feb -9 apr -9 juni -9 Periodelængde - dage aug -9 okt -9 dec -9 feb -1 Projektperiodens forventede afslutning Side 19 af 2
Konklusion Potentiale ved Projekt Aktiv Arbejdsmedicin Mio. kroner Omkostninger til korte sygeforløb (1-15 dage) Omkostninger til lange sygeforløb (15+ dage) Omkostning er i alt Besparelsespotentiale år 1 Direkte omkostninger: Løn til sygemeldte 46,3 43,3 89,6 17,6 Direkte omkostninger: Sygedagpenge til ansatte med bopæl i kommunen - 14,3 14,3 3,6 Indirekte omkostninger 16,8 33,7 5,5 1,8 Totalt 63,1 91,3 154,4 32, 15 % reduktion af sygefravær i perioden 1-15 dage 2 % reduktion af sygefravær i perioden 16-28 dage 25 % reduktion af sygefravær i perioden over 29 dage I alt en reduktion af sygefraværet i Randers Kommune med ca. 2 % (vores svenske erfaringer viser et gennemsnitligt potentiale på knap 3%) Det svarer til en reduktion af sygefraværet fra 5,7% til 4,5% - eller i alt 57 årsværk! Side 2 af 2