Notat vedrørende fordele og ulemper ved outsourcing af lønområdet. Indledning Det fremgår af direktionens notat fra november 2008, at der skal udarbejdes en rapport til kommunaldirektøren vedrørende fordele og ulemper ved outsourcing, andre kommuners erfaringer og skønnet gevinst ved det, herunder en konklusion i forhold til, hvad der er mest hensigtsmæssigt for Norddjurs Kommune. Der er til formålet nedsat en arbejdsgruppe bestående af Økonomichef Jørn Bo Jensen, HR-chef Grethe Hansen, lønkonsulenterne Berit Elkjær, Kathrine Nielsen og Anette B. Kjeldsen samt HR-konsulent Dagny Trans Arendt. Arbejdsgruppen har besøgt Greve Kommune, Odder Kommune samt Albertslund Kommune. Forud for besøgene er der udarbejdet en liste over de spørgsmål, som er stillet til kommunerne. Listen over spørgsmål er forinden forelagt for kommunaldirektøren i Norddjurs Kommune. Herudover er der indhentet oplysninger fra Lemvig Kommune om baggrunden for, at man har lavet udbud på lønfunktionen, samt hvad der er indeholdt i udbuddet. Nedenfor er der lavet en sammenfatning af de oplysninger som arbejdsgruppen har indhentet fra de fire kommuner. Efterfølgende er der lavet en sammenfatning af de råd, der er modtaget såfremt Norddjurs Kommune på et tidspunkt vælger at udlicitere lønfunktionen. Endelig fremgår arbejdsgruppens konklusion, samt hvilke tiltag der kan gøres for at sikre en god og effektiv løsning af opgaverne fremover. Lemvig Kommune Der har været kontakt til Lemvig Kommune v/hr-chef Else Marie Yderstræde. Kommunalbestyrelsen i Lemvig har i januar 2009 besluttet at udlicitere lønudbetalinger m.v. til Visma Services A/S, Odense. Baggrunden for udliciteringen har udelukkende været begrundet i spørgsmålet om medarbejderressourcer. HR-afdelingen i Lemvig Kommune er placeret i Thyborøn og det har været meget vanskeligt at skaffe den nødvendige kvalificerede arbejdskraft til den beliggenhed i en tid, hvor lønadministrationen er meget mere kompleks og individualiseret end nogensinde. Udbudsmaterialet har været meget omfattende og man havde Rambøll Management med som konsulent på opgaven. Udliciteringen omfatter også udskrivning af ansættelsesbreve og ændring af timetal. 1
Herudover udliciteres også afstemninger af mellemregningskonti, årsafslutning m/posteringer berigtigelse overfor SKAT, afregning af A-skat, AM-bidrag og hjemtagelse af refusioner, herunder dagpengerefusioner. Egentlige personaleadministrative opgaver, som overenskomstfortolkninger, forhandlinger med organisationer, lokal løndannelse, vanskelige personalesager og personaleudvikling er fortsat placeret i HR-afdelingen. Udliciteringen vil være udgiftsneutral for kommunen der er altså ikke indregnet en besparelse ved udliciteringen. Hensynet til fortsat sikker drift har været afgørende for, at Lemvig har valgt at udlicitere. Besøg i Odder og Greve samt Albertslund kommuner den 3. og 4. marts 2009. Odder Kommune. Odder Kommune har udliciteret lønfunktionen pr. 1. maj 2008 til Kommunedata. Udliciteringen er sket efter udbud, hvor der indgik tilbud fra KMD, Wisma Odense og Pricewaterhouse Coopers. Baggrunden var et ønske om at opnå besparelser og bedre kvalitet i opgaveløsningen (man havde forinden deltaget i et benchmarking-projekt som sandsynliggjorde, at dette var muligt). Underliggende lå der et akut behov for at sikre opgaveløsningen (ressourcer), idet 3 garvede lønmedarbejdere ud af en stab på i alt 7 skulle på pension. Alt omkring lønanvisning, ansættelsesbreve, afregninger og afstemninger m.v. er udliciteret. Der er dog visse opgaver, der fortsat ligger i kommunen visse ansættelsesbreve, barselsfond, feriekortudbetaling m.v. Udbudsmateriale blev lavet ved hjælp af konsulentfirmaet Rambøll Management. Indberetning til KMD sker fra de respektive arbejdspladser til KMD via en LPA-portal. Tidligere indberettede man til lønafdelingen på papir, som herefter foretog den elektroniske indberetning. Kommunen udmeldte umiddelbart efter aftaleindgåelsen med KMD, at man på papiret sparede 100.000 kr. på udliciteringen. HR-chefen oplyser, at denne besparelse efterfølgende er anvendt til ekstraydelser i forbindelse med lønadministrationen. Udliciteringen opleves som en meget stor forandring af de decentrale og centrale ledere. Nogle steder har det betydet, at man har udvidet antallet af sekretærtimer (ca. 2 stillinger). Det er ikke mernormeringer, men timer, der tages fra fagområderne. Der er ikke i Odder ansat en kontaktperson som bindeled mellem KMD og kommunen, hvilket man har fortrudt. 2
Lønmodtagerne skal rette henvendelse til deres ledere, hvis der er problemer med lønnen. Lederne retter herefter henvendelse til KMD. Hvis ikke problemet løses ad denne vej retter lønmodtagerne henvendelse til personalefunktionen i Odder HR-chefen og de øvrige medarbejdere i denne afdeling bruger megen tid på at udrede lønsedler o.a. Denne tid går naturligvis fra HR-opgaverne. Odder Kommune har samtidig konstateret, at undervisningen og vejledning af lederne har været en større opgave end forventet. Det oplyses, at der har været mange startproblemer og at det eksempelvis er rigtig svært at få alt ind i kontrakten. Der anvendes således løbende mange ressourcer på at afklare med KMD, hvilke opgaver der er med i kontrakten. KMD udfører udelukkende de opgaver, der fremgår af kontrakten. Resten må klares af andre i den kommunale administration. Den fleksibilitet man tidligere oplevede i forhold til den kommunale lønadministration er væk. Såfremt der konstateres fejl fra aftaleenhederne i kommunen og fejlen medfører, at der skal ske en acontoudbetaling, skal kommunen betale 335 kr. pr. udbetaling. Arbejdspladserne påføres denne udgift. Samtidig er risikoen for at noget går galt blevet større. Man har f.eks. konstateret problemer med indberetning af refusioner i VIRK.dk, hvilket har medført tab af refusioner for kommunen. Når vi spørger til det positive ved outsourcingen svarer HR-chefen: Jeg kan sove roligt om natten i forhold til, at jeg har sikret driftssikkerheden på området. Odder kommune lagde megen vægt på, at de medarbejdere, der skulle overføres til KMD ikke skulle til Odense eller Aalborg. Dette har imidlertid betydet, at disse medarbejdere nu sidder alene i Skejby og ikke som en del af et større fagligt miljø. Det faglige niveau er dermed ikke øget. Greve Kommune. Udliciteringen af lønadministrationen påbegyndtes 1. maj 2005. Rambøll Management var tilknyttet som konsulenter til opgaven. Greve Kommune har valgt at udlicitere lønanvisningen, ansættelsesbreve, afregninger og afstemninger m.v. til KMD. 3
Baggrunden var en politisk beslutning, der nok var ideologisk, men også præget af ønsker om besparelser og bedre kvalitet. Endelig var der også her sårbarhed i forhold til at skaffe de tilstrækkelige medarbejderressourcer til at sikre driften. Greve Kommune oplyste på tidspunktet for udliciteringen, at kommunen sparede 1 mio. kr. årligt. Det er lidt vanskeligt at få defineret, hvorledes denne besparelse er opnået. HR-chefen tilkendegiver, at man efterfølgende har konstateret udgifter, som ikke indgik i denne beregning. Det er udgifterne til konsulentfirmaet, ekstraordinære prisstigninger til KMD, uddannelse af alle ledere. Samtidig er der flyttet opgaver til fagområderne, som betyder, at der er gået ressourcer fra det faglige arbejde. Endelig kan det konstateres, at Greve Kommunes lønafsnit havde en forholdsvis høj normering før KMD overtog opgaven. I Greve er der ansat en koordinator, som bl.a. tager sig af kontakten mellem kommunen og KMD, ligesom pågældende tager sig af de henvendelser, der kommer fra medarbejdere og ledere om udredning af fejl o.l. I Greve har man fortsat løbende dialog med KMD for at få afklaret indholdet i kontrakten. Arbejdsgangene er de samme som i Odder indberetning sker direkte fra arbejdspladserne via LPA-portal. Også i Greve har det været en stor mundfuld for lederne m.fl. og der er stadig behov for udformning og vedligeholdelse af diverse manualer og vejledning. Det tilkendegives i Greve, at de positive effekter af outsourcingen er: Effektivisering og digitalisering LPA-portalen rummer alle oplysninger (også arkiv) Lavere fejlprocent Decentralisering af ansvaret for løndata til lederne Som i Odder tilkendegav man, at det har været et meget stort arbejde at få udliciteringen etableret, og at der stadig bruges mange ressourcer på at få den til at fungere optimalt. Albertslund Kommune Albertslund Kommune har udliciteret til KMD fra 1. januar 2009. Ligesom i Odder og Greve kommuner har strategien været at alt lønarbejde skulle udliciteres. Baggrunden var at kommunen ikke kunne tiltrække de nødvendige medarbejderressourcer. I Albertslund anvendte man KL som konsulenter på udbudsmaterialet. 4
Albertslund sparer ikke penge på udliciteringen, tværtimod. De samlede merudgifter ved udliciteringen er ikke opgjort. Oplysningen har ikke været efterspurgt. Der forelå også tilbud fra Wisma Odense, men det var Albertslunds opfattelse, at dette firma ikke har de tilstrækkelige kompetencer til at varetage opgaven. I Albertslunds har man i modsætning til i Odder og Greve udarbejdet et udbudsmateriale i meget brede vendinger. Dette betyder, at man nu anvender en del ressourcer på at drøfte med KMD, hvad der er indeholdt i kontrakten. Den juridiske chef samt økonomichefen anvender en ugentlig formiddag sammen med KMD på disse drøftelser. Herudover er der et månedligt statusmøde med KMD. Man har i kommunen beholdt en medarbejder som controller/kontaktperson til KMD, ligesom to tjenestemænd i en overgangsperiode på 1½ år skal være med til at sikre et tilfredsstillende forløb. Indberetning sker via LPA-portalen og det er indtil videre også her blevet opfattet som en væsentlig ændring af ledernes opgaver. Der er ikke afsat ekstra ressourcer på arbejdspladsniveau. Generelle råd! Arbejdsgruppen har modtaget følgende råd såfremt kommunen på et eller andet tidspunkt vælger at udlicitere lønopgaven: Hvis man skal udlicitere er det en god ide, at man forinden har adskilt HR/personale og de funktioner, der skal udliciteres, således at der er klarhed her. Man skal være meget grundige omkring udfærdigelse af udbudsmateriale så man undgår diskussioner bagefter. Det er vigtigt at få solgt ideen til kommunens ledere. De skal også være klar til at få flere opgaver. Sørg for tilstrækkelig grundig uddannelse af lederne og andre, der skal indberette løndata. Der vil være et stort løbende behov. Det er vigtigt med grundige og detaljerede vejledninger omkring anvendelse af LPAportalen og alle de retningslinier, aftaler m.v., som lederne skal agere inden for. 5
Konklusioner Det fremgår af de fire ovenstående kommuners erfaringer, at det er vanskeligt om ikke umuligt at spare penge ved at udlicitere lønnen. Den væsentligste årsag til at udlicitere har været, at man ikke kan skaffe de tilstrækkelige kvalificerede medarbejdere. Det er forbundet med ikke uvæsentlige ulemper at give opgaven fra sig man mister centralt følingen med, hvorledes tingene håndteres. Det er forbundet med et meget stort arbejde at gennemføre processen, samt at afklare snitflader og gråzoner både før og efter. Der er ingen vej tilbage hvis man først har lagt opgaverne ud er det meget, meget vanskeligt om ikke umuligt at tage den tilbage igen. Medarbejderne vil ikke opleve den samme service i forhold til deres ansættelsesforhold, idet det ofte er vanskeligt for deres leder at udrede deres problemer. Lederne vil opleve at skulle være langt mere selvkørende de vil ikke opleve den service og nærhed, som der er i forhold til kommunens lønkonsulenter. Den hjælp man får er skemalagt fleksibiliteten og elastikken forsvinder. Man skal være sikker på, at alle decentrale ledere er klar til denne opgave. Også de 10-15 % som ofte har det vanskeligt med administrative opgaver. Der vil være nogle gråzoner, hvor der er risiko for at noget falder på gulvet. Samtidig er der øget risiko for fejlmuligheder, idet leverandøren ikke forholder sig kritisk til de indberetninger, som kommer fra kommunerne. Endelig vil det ikke være muligt, at indhente en evt. fremtidig effektiviseringsgevinst ved digitalisering af opgaverne. Hvad er alternativet til at udlicitere lønopgaven? Nedenstående forslag er udarbejdet med fokus på sikker drift i forbindelse med overgang til ny lønberegner, muligheden for på sigt at styrke HR-området og muligheden for i et vist omfang at digitalisere opgaveløsningen. Hvis der skal frigøres ressourcer i HR/personalefunktionen til de egentlige HR og personaleopgaver er det nødvendigt at overflytte opgaven med udstedelse af ansættelsesbreve fra HR/personalefunktionen til lønfunktionen. Ansættelsesbreve ligger i dag primært hos HRkonsulenterne, der bruger en forholdsmæssig stor del af deres normerede tid til denne opgave. Hvis lønkonsulenterne skal overtage opgaven med udstedelse af ansættelsesbreve er det nødvendigt, at andre opgaver falder væk. 6
Dette kan understøttes af et Kommunedataprogram KMD Opus korrespondance, som ud fra indlagte skabeloner kan generere ansættelse efter indberetning af stamdata (Det undersøges hvad systemet koster). Indførelse af OPUS giver herudover nogle nye muligheder for at skabe frie ressourcer hos lønkonsulenterne til denne opgave. Der findes en portal, som kan anvendes af de decentrale arbejdspladser til direkte indberetning. Arbejdsgangen er i dag, at de decentrale enheder indsender oplysninger på papir til lønkonsulenterne, som så foretager indberetning. De enheder som anvender Zealand Care indberetter dog selv disse oplysninger. Det drejer sig om handicapområdet, psykiatriområdet, plejeområdet og genoptræningsområdet. Rent praktisk betyder dette, at der i forbindelse med implementering af OPUS til rollebaseret indgang tages en generel beslutning om, at visse indberetningsopgaver lægges ud til de decentrale enheder. Det forventes i øvrigt, at denne omlægning alligevel vil blive foreslået, som den naturlige arbejdsgang i dette system. Der er endvidere i forbindelse med implementering af OPUS igangsat arbejdsgangsanalyser i forhold til både lønfunktionen og personalefunktionen, således at mulighederne for rationaliseringer bliver gjort synlige og kan tjene som grundlag for de beslutninger, der skal tages i forhold til lønkonsulenternes opgaver og løsning af disse. Med venlig hilsen arbejdsgruppen 7