Intern Handel og Ompostering

Intern Handel og Ompostering August 2015

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1. Indledning... 4 2. Transaktionstyper i Intern Handel og Ompostering... 5 3. Kombinationstabel... 6 4. Intern Handel... 8 4.1. Afsender af Intern Handel... 8 4.1.1. Øverste del af skræmbilledet... 10 4.1.2. Konteringen... 11 4.1.3. Tilbagekald bilag... 13 4.1.4. Slet bilag... 15 4.2. Modtager af Intern Handel... 15 4.2.1. Modtagers godkendelse... 15 4.2.2. Modtager konteringen... 17 4.2.2.1. Funktionen Saml... 17 4.2.2.2. Funktionen SPLIT... 19 4.2.3. Videresend... 22 5. Omposteringer... 23 5.1. Afsender af Ompostering... 23 5.1.1. Tilbagekaldelse af Ompostering... 27 5.1.2. Slet Ompostering... 27 5.2. Modtager af Ompostering... 27 5.2.1. Modtagers kontering af Ompostering... 27 5.2.2. Videresend Ompostering... 27 6. Fremsøgning af igangværende OMPér... 28 7. Underretninger/workflow... 29 8. Noter og vedhæftning af fil... 30 10. Periodisering... 35 11. Færdige transaktioner... 35 11. Omkontering af omposteringer og Intern Handel... 37 12. Mest kendte fejlmeddelser i Intern Handel og Ompostering... 40 13. Genvejstaster... 41 Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 2 af 44

13. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål?... 42 Bilag 1: Oversigt over typer i Intern Handel og Ompostering... 43 Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 3 af 44

1. Indledning Intern Handel og Ompostering bruges til ompostering af ordinære driftsarter (14,15 og 16 arter), indtægtsfordeling og intern salg/køb af varer og tjenesteydelser. Indtægtsfordeling er fordeling af indtægter mellem fakulteterne og institutterne. Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx. Ompostering foregår pr. transaktion ved, at den pågældende transaktion fremsøges Transaktioner vedr. Kreditor, Debitor, Kassebilag, Anlæg, Moms og færdigbehandlet Interne Handler kan ikke omkonteres i Intern Handel og Ompostering. Det er altid sælger eller den der skal have ført en transaktion væk (krediteret beløbet), der er afsender i Intern Handel og Ompostering, og dermed starter en Intern Handel. Denne vejledning er lavet med skærmprint fra ØSS-Test. Billederne og felterne kan derfor se lidt anderledes ud end i ØSS. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 4 af 44

2. Transaktionstyper i Intern Handel og Ompostering Inden du påbegynder en transaktion (OMP) skal du tage stilling til, hvilken transaktionstype der skal benyttes. Der er defineret forskellige artskonti for hver transaktionstype. De mest brugte transaktionstyper er beskrevet her. Ved valg af transaktionstype skal du også tage stilling til om OMP en skal sendes til en anden eller om du selv skal lave hele transaktionen. Derfor er transaktionstyperne både med.egne omk. eller sendes Ompostering, Salg drift., Ompostering af ordinære driftsarter (Kreditor, Debitor, Anlæg, Intern Handel og moms transaktioner kan ikke omkonteres her) Salg fra driften til driften (UK 10, 11, 12 og 13). Arterne 86xxxx(indtægt) og 81xxxx(udgift) bruges her. (Oftest krediteres der på 86xxxx arterne og debiteres på 81xxxx arterne) Salg drift - m/ Inst. Omk Salg mellem drift, og på samme Instituts omkostningssteder. (OMP skal sendes til én på samme Institut) Arterne 85xxxx(køb & salg) bruges her. Salg TVÆRFAK Egne omk Salg projekt.. Int. billeje.. Indtægstfordeling.. Salg mellem drift og mellem Fakulteterne og inden for egne omkostnings steder. Hvor Afsender og Modtager sidder som medarbejder på 2 Fakulteter. Salg mellem drift og projekt. Arterne 76xxxx(indtægt) og 71xxxx(udgift) bruges her. Der kan ikke indtægtsføres på et projekt. (Der krediteres altid på 76xxxx arterne og debiteres på 71xxxx arterne) Billeje har sin egen transaktionstype, da der er flexfelter der skal udfyldes. Arterne bruges på samme måde som ved de andre transaktionstyper af Salg. Fordeling af indtægter mellem fakulteter og Institutter. Se oversigt over typer i Intern Handel og Ompostering på bilag 1 på side 45. Denne oversigt opdateres løbende. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 5 af 44

3. Kombinationstabel I kombinationstabellen kan du se, hvilken transaktionstype du skal bruge. Gå ind i ansvarsområdet Intern Handel og Ompostering decentral : Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 6 af 44

I Vis kombinationstabel kan du se de transaktionstyper og artskombinationer der er: Det er en meget lang liste. Du kan søge ved at trykke F7 udfylde et felt. F.eks. fra artskonto og trykke F8 Derved får du navnet på den transaktionstype og de kombinationsmuligheder der er for den pågældende artskonto. Navnene på arterne fremgår ikke her, men de kan ses i kontoplanen. http://regnforv.aau.dk/kontoplan/kontoplan?plan=artskonto Herefter er du klar til at gå i gang med at lave en OMP. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 7 af 44

4. Intern Handel Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx. 4.1. Afsender af Intern Handel Gå ind i ansvarsområdet Intern Handel og Ompostering - decentral For at starte en ny transaktion vælges Intern handel og ompostering Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 8 af 44

Klik i feltet Transaktionstype og tryk F9 eller på de små prikker, og dette vindue popper op: Du skal nu tage stilling til OMP ens transaktionstype. Det er vigtigt, at tage stilling til, om den skal laves inden for egne omkostningssteder eller sendes til en anden bruger. Ved transaktionstyperne.egne omk. sted laves alle linjerne færdige i en én arbejdsgang. Den er helt færdig, når der er trykket Start godkendelse/anvisning. Ved.sendes sendes OMP en til en anden bruger. Når du har valgt en transaktionstype, kan du se artskontiene for den valgte transaktionstype, ved at trykke på Vis Kombinationstabel. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 9 af 44

Transaktionstypen kan ændres ved at klikke i feltet Type og trykke F9. Typen kan ikke ændres efter, at der er tastet i linjerne. Derfor er det en mulighed, at slette alle linjer på OMPén, og efterfølgende ændre transaktionstypen. Se i pkt. 4.1.4 i denne vejledning, hvordan linjerne slettes. Transaktionstyperne Ompostering beskrives senere Se afsnit 5 om omposteringer. 4.1.1. Øverste del af skræmbilledet Feltet Dato i Finans udfyldes automatisk med dags dato. Alternativt er det muligt, at ændre datoen ved at skrive en dato eller trykke F9 og vælge datoen i kalenderen. Dato i Finans er afgørende for, hvilken periode OMP en bliver bogført i. Se afsnit 10 om periodisering i denne vejledning. Feltet Fakturadato udfyldes automatisk med dags dato, men kan som Dato i Finans overskrives. Det kan være en fordel, at bibeholde feltet med dags dato, da det på denne måde vil være nemt at se, hvornår en bilag er oprettet. Feltet Bilagsbeløb udfyldes automatisk og skal altid være 0. Feltet Beskrivelse kan udfyldes med en god forklaring. Det er dog ikke dette felt, som kommer med på diverse transaktionslister, men kan bruges til at give en evt. modtager en information. Feltet Modtager skal kun udfyldes, hvis transaktionen skal sendes til en anden bruger (transaktionstypen skal hedde Sendes ). Klik i modtager feltet og tryk F9 eller på de små prikker. Søg på navnet med % omkring og tryk Søg, som vist her under: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 10 af 44

4.1.2. Konteringen Der skrives 1 i Linjenr. Type udfyldes automatisk. Beløb udfyldes med (minus) foran, da det bliver ført i kredit hos Afsender. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 11 af 44

Feltet Konto udfyldes ved, at trykke F9 eller de 3 små prikker for at åbne konteringsvinduet og kontostreng indsættes: I Anviser skal du ALTID vælge dig selv. Det er vigtigt at bemærke, at listen indeholder attestationsberettigede på det valgte omkostningssted. I Beskrivelse udfyldes med en god forklaring. Denne forklaring kommer med på diverse transaktionslister. Herefter trykkes pil ned og der kan laves endnu en linje. Afsender kan lave alle de linjer der ønskes, beløbsfeltet, som automatisk summeres, overskrives blot med det ønskede beløb (i minus). Når Afsender ikke ønsker flere linjer, skal der laves én linje til modtager med det samlede beløb. Dette gøres også ved pil ned. Det samlede beløb udfyldes automatisk i beløbsfeltet. Der skal sættes et flueben i fetet Ompost. Linie (debetbeløb) - (som vist med rødt i ovenstående skærmbillede). Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 12 af 44

Hvis du laver OMP en til dig selv, skal du også udfylde Konto og Anviser i modtager linjerne inden du trykker på Start Godkendelse/Anvisning. Her er der også mulighed for at lave flere linjer med plus beløb. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at afsenderlinjer og modtagerlinjer skal kobles sammen, ved at bruge saml/split funktionen. Det er kun MODTAGER der skral bruge saml/split. Se side 18 for kontering ved modtager. Der trykkes på Start godkendelse/anvisning, når OMP en er klar til afsendelse/færdigbehandlet. Denne pop up kommer efterfølgende Tryk OK. Herefter er transaktionen færdig for Afsender. Har du lavet OMPén til dig selv, er den færdigbehandlet. Den vil blive stående i Intern Handel, indtil den er overført til Kreditor GUI via nogle natkørsler i systemet. Det er vigtigt at være opmærksom på, om der er valgt korrekt periodisering, inden bilaget afsendes. Er OMPén sendt til en anden bliver der sendt en underretning og en workflow mail til denne om, at der ligger en OMP til behandling. OMPén er først færdigbehandlet når modtager har Modtaget og konteret den. Efterfølgende kan OMPén findes i Kreditor GUI. Se evt. afsnittet om færdigbehandlet OMPére på side 39. 4.1.3. Tilbagekald bilag Indtil modtager har Modtaget bilaget på arbejdslisten, har afsender, mulighed for, at tilbagekalde OMPén. Fremsøg OMPén som vist på side 14. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 13 af 44

Der trykkes på Tilbagekald. Der trykkes OK på denne pop up. Der bliver sendt en workflow mail til modtager om, at bilaget er tilbagekaldt. Bilag, hvor afsender og modtager er den samme, kan ikke tilbagekaldes. Inden bilaget kan rettes, skal det opdateres. Dette gøres ved, at fremsøge det på ny, ved at trykke F7, skrive OMP nr. i feltet Transaktions nr. og trykke F8. Herefter er det muligt at ændre modtager, beløb, kontering m.m. Transaktionstypen kan IKKE ændres. Hvis der er behov for en anden transaktionstype, skal bilaget slettes og der skal laves et nyt bilag. Se hvordan bilaget slettes i afsnit 4.1.4. Der trykkes igen på Start godkendelse/anvisning når rettelserne er lavet og der kommer igen en underretning og workflow mail ud til modtager. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 14 af 44

4.1.4. Slet bilag Bilaget slettes ved, at stå på transaktionsnr. og derefter trykke på være aktivt hos Afsender for, at det kan slettes. øverst i menulinjen. Bilaget skal Bemærk. alle linjerne skal være slettet inden selve OMPén kan slettes. Linjerne slettes ved, at stå på den enkelte linje og trykke øverst i menulinjen. 4.2. Modtager af Intern Handel Der kommer en workflow mail, når der er sendt et bilag til dig i Intern Handel og Ompostering. 4.2.1. Modtagers godkendelse Inden bilaget kan konteres, skal bilaget modtages, dette gøres via arbejdslisten i ansvarsområde Intern Handel og omp. decentral. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 15 af 44

Klik på linket (vist med rødt i ovenstående skærmbillede) I skærmbilledet kan du Modtage eller Afvise transaktionen. Skal OMPén afvises, skal der skrives en forklaring til afvisningen i kommentar feltet. Herefter afsendes en workflowmail til afsender, som herefter kan rette bilaget og derefter sende det igen. Ved at trykke på Modtag acceptere du bilaget og OMP en åbnes i skærmbilledet Intern Handel og Ompostereting. Bilaget er nu aktivt hos modtager og klar til kontering. Kommer bilaget ikke frem af sig selv, når der trykkes Modtag, kan det være nødvendigt selv at fremsøge bilaget. Dette gøres som vist på side 13 i denne vejledning. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 16 af 44

4.2.2. Modtager konteringen Modtager skal altid bruge funktionerne Saml eller Split uanset om afsender har lavet 1 eller flere linjer. (Dog ikke for transaktionstyperne med ompostering, se afsnittet Ompostering side 25). Anvendelsen af Saml og Split betyder, at afsenderlinjerne kobles sammen ed modtagerlinjerne. Saml-funktionen bruges f.eks., når: Afsender og modtager har 1 linje hver Afsender har flere linjer, som modtager vil have konteret samlet i 1 linje Split-funktionen bruges f.eks., når: Afsender har 1 linje, som modtager vil have delt i flere linjer Saml og Split funktionerne kan bruges flere gange i samme OMP, hvis der er flere linjer. 4.2.2.1. Funktionen Saml Linje 3 er modtagers linje og det kan ses ved, at der er flueben i Ompost. Linie. Modtagers linje(r) skal kobles sammen med Afsenders linjer, enten ved Saml eller Split. Ønsker Modtager kun én linje skal Saml funktionen bruges. Det gøres ved at stille markøren i Omposteringslinjen (linje 3 i dette tilfælde) og derefter trykke på Saml. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 17 af 44

Ovenstående pop up kommer frem og der sættes flueben i de linjer, der skal samles med den valgte ompost.linje. Hvis Afsender kun havde en linje skal Saml funktionen også anvendes. Der trykkes OK. Klik i feltet Konto. Tryk på F9 eller på de 3 små prikker for at åbne konteringsvinduet og kontostreng indsættes (vist med rødt i ovenstående eksempel) I Anviser skal du ALTID vælge dig selv. Beskrivelse udfyldes med en god forklaring. Du kan også rette i beløbet og lave flere linjer ved, at bruge pil ned. Bilagstotal skal dog altid være 0. Det er vigtigt, at hver enkelt modposteringslinje og ompost.linje også stemmer overens. Laves der f.eks. 2 modtagerlinjer og der i forvejen er 2 afsenderlinjer, skal saml-funktionen også anvendes. Her er det nødvendigt, at stå på en modtagerlinje ad gangen og trykke Saml. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 18 af 44

Nederst i skærmbilledet kan man nu se at linjerne er koblet sammen: Tryk på Start Godkendelse/Anvisning Tryk OK. Transaktionen er nu færdigbehandlet. Den får status Behandlet. Den vil blive stående i Intern Handel indtil den bliver overført i Kreditor. Overførelsen sker om aften. 4.2.2.2. Funktionen SPLIT Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 19 af 44

Ønsker Modtager, at få den første linje splittet op i flere linjer, skal Split funktionen bruges. Inden funktionen anvendes, skal afsendes modtagerlinje slettes (i ovenstående tilfælde linje 4). Det gøres ved at stille markøren i linjen, der skal deles op og trykker på Split/Saml Ovenstående pop up skrives, hvor mange linjer, der ønskes, at OMPén skal splittes til og trykker OK. Systemet laver nu det ønskede antal linjer, som automatisk markeres som modtager linjer, hvilket kan ses ved, at der er flueben i Ompost. Linie. Linjerne udfyldes med beløb og kontering samt anviser. Ønsker modtager f.eks. efterfølgende, at splitte linjen til 3 i stedet for 2, gentages processen og der skrives 1 i spiltboksen. Derefter laver systemet 1 linje mere. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 20 af 44

Nederst i skærmbilledet kan man nu se, at Afsenders linje 1 er koblet sammen med Modtagers linje nr. 5 og 6. De restende linje konteres nu også med en Saml eller Split funktion. Det er vigtigt, at alle linjer er koblet sammen med hinanden. Der trykkes på Start Godkend/anvisning og denne boks kommer frem: OMPén er nu færdigbehandlet og kan efter natkørslerne ses i Kreditor. Se afsnittet om færdigbehandlede OMPer på side 39. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 21 af 44

4.2.3. Videresend Har du modtaget (accepteret) et bilag fra arbejdslisten og efterfølgende opdager at det ikke er til dig, har du mulighed for at videresende bilaget ved at trykke på Videresend Dette vindue poper up og du kan søge på en bestemt person, ved at skrive noget af navnet i søgefeltet og trykke Søg og efterfulgt af OK Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 22 af 44

5. Omposteringer Ompostering foregår pr. transaktion ved, at den pågældende transaktion fremsøges. Transaktioner vedr. Kreditor, Debitor, Kassebilag, Anlæg, Moms og Intern Handel kan ikke omkonteres her. Kreditortransaktioner skal omkonteres i Ompostering af Kreditorfakturaer. Se vejledning til Kreditor omposteringer http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/5984 Transaktioner vedr. Debitor, Anlæg, Moms, Kassebilag og Intern Handel skal laves på et omkonteringsbilag som sendes til Bogholderiet sammen med kopi af transaktionslisten. Omposteringsbilaget kan findes på Økonomiafdelings hjemmeside: http://www.okonomi.aau.dk/blanketter/ Omposteringer skal omkonteres i Omkontering af kreditorfakturaer. Se hvordan på side 41 i denne vejledning. 5.1. Afsender af Ompostering Vælg transaktionstypen Ompostering... Du skal tage stilling til, om den skal laves til dine egne omkostningssteder eller sendes til en anden bruger. Tryk herefter på Søg i Finans. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 23 af 44

Udfyld de felter du har oplysningerne på og tryk Søg og pop up med Annullér kommer frem. Hvis du trykker på Annullér stopper du søgningen. Undlad at trykke på den, medmindre du vil stoppe din søgning. Ovenstående er et eksempel på en rejseafregning. Det kan være en god ide, at udfylde konto også, da dette vil gøre søgningen hurtigere. Ved udfyldelse af konto-felterne er det værd at være opmærksom på, at hele kontostrengen skal indsættes, da systemet ikke kan finde ud af, at søge i intervaller eller på blanke felter. Markér den ønskede linje med et flueben i venstre side og tryk Omposter valgte Såfremt linjen tidligere er omposteret, kan den ikke vælges. Dette vil fremgå nederst i skærmbilledet: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 24 af 44

Systemet kan fejlagtigt tro, at en transaktion allerede er omkonteret, selv om den blot er valgt på en anden OMP. Kendes denne OMP ikke eller er den slettet, kan der laves et versurbilag på transaktionen, som sendes med en begrundelse til bogholderiet. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 25 af 44

Hvis postering skal sendes til anden konterer Linje 1 og 2 laves automatisk. I linje 1 udfyldes Anviser med dit navn. Hvis OMPén er til en anden, udfyldes modtagerfeltet (se evt. forklaring side 18) og der trykkes på Start Godkendelse/Anvising. Her kan Afsender kun lave 1 linje. Hvis ompostering skal godkendes af dig selv. Udfyld hele linje 2 med Konto og Anviser inden du trykker på Start Godkendelse/Anvisning. Her skal anviser også være dig selv. Der kan laves flere linjer med plus beløb, ved at rette i beløbet og bruge pil ned til få flere linjer. Se evt. afsnit 5.2 i denne vejledning for at lave modtagerdelen. Det er vigtigt, at der foretages korrekt periodisering (se side 38). Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 26 af 44

5.1.1. Tilbagekaldelse af Ompostering Bilaget kan tilbagekaldes på samme måde som en Intern Handel (se side 14). 5.1.2. Slet Ompostering Bilaget kan slettes på samme måde som en Intern Handel (se side 15). 5.2. Modtager af Ompostering Modtageren af en ompostering skal som ved andre OMP er modtage den via arbejdslisten (se side 16) 5.2.1. Modtagers kontering af Ompostering Modtageren påfører kontering og sætter sig selv på som anviser. Modtager har mulighed for at lave alle de linjer der ønskes, ved at bruge pil ned. Der trykkes Start Godkendelse/Anvisning. 5.2.2. Videresend Ompostering En ompostering kan, på samme måde som en Intern Handel, videresendes (se side 24). Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 27 af 44

6. Fremsøgning af igangværende OMPér Gå ind i Intern Handel og Ompostering : Der kan søges på igangværende OMP er ved at trykke F7 og indtaste enten OMP nr. eller brugernavn (Bogstaverne skal være med stort) og trykke F8. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 28 af 44

Herved kan du se, hvor bilaget er aktivt og hvilken status det har. Dine afsendte bilag vil stå som aktiv hos dig, indtil Modtager har Modtaget (accepteret bilagt). Har du søgt på dit brugernavn kan du have flere bilag. Du kan bladre i dem, ved at bruge pil op og ned. 7. Underretninger/workflow Der sendes en workflow mail til modtager om, at der nu er en OMP til behandling. Efter 14 dage bliver der sendt en påmindelse i en workflow mail til modtager om at OMP skal behandles. Efter endnu 14 dage bliver OMP afvist pga. time-out. Der bliver sendt en workflow mail til Afsender, om at den nu er afvist. Afsender skal ALTID tage stilling til, hvad der skal ske med en afvist OMP. Der kommer en underretning til Afsender, når modtager har færdigbehandlet en OMP. Der kommer også en underretning til modtager, når bilaget er tilbagekaldt af Afsender. Der kommer også en underretning til Afsender, når bilaget er videresendt. Hver den 20. i måneden kommer der en alert ud til Afsendere af OMP er. I alerten er der oplyst de OMP er som endnu ikke er færdigbehandlede, hvilket ikke nødvendigvis betyder, at være OMPérne stadig er aktive ved afsender. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 29 af 44

8. Noter og vedhæftning af fil Både på Afsender og Modtager siden kan der tilføjes noter eller filer. Vedhæfter Afsender en note på en OMP, kan denne ses af Modtager i underretningen. Klik på ikonet og vedhæftningerne kommer frem: Skal der vedhæftes en fil eller indskrives en tekst til en OMP, gøres dette ved at trykke på ikonet, som er markeret med rødt i nedenstående eller : Dette billede kommer frem: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 30 af 44

Pil evt. ned for at lave en ny linje. Feltet Kategori udfyldes med Note til omposteringsbilag. I Titel og Beskrivelse kan der indskrivesen en valgfri tekst f.eks.: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 31 af 44

Skal der blot indskrives en tekst, kan dette gøres i ovenstående skærmbillede. Skal der derimod vedhæftes en fil, bruges tab-tasten til dette billede kommer frem: I stedet for Kort tekst skrives der Fil og denne pop-up kommer frem: Vent med at trykke Ja Først skal filen uploades. Nedenstående vindue åbner sig, det kan dog være gemt bagved andre skærmbilleder. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 32 af 44

Tryk på Gennemse og finde filen du vil vedhæfte. Tryk Afsend når filen er fundet. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 33 af 44

Ovenstående bekræftelse kommer og vinduet kan lukkes. Herefter kan der trykkes der Ja til nedenstående: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 34 af 44

10. Periodisering Når der er to perioder åbne i systemet vil denne boks komme frem, når der trykkes Start godkendelse/anvisning : Boksen spørger, om det er den korrekte periode, som der er valgt for OMPén (dato i Finans). Vælges der Ja går OMPén videre i processen. Vælges der Nej vil det igen være muligt at ændre dato i Finans i bilaget. Udfyldes der ikke noget i feltet Dato i Finans ved oprettelsen af bilaget, vil systemet automatisk vælge dags dato. 11. Færdige transaktioner De færdigbehandlede transaktioner bliver overført til Kreditor dagen efter og endnu en dag efter er de overført til hovedbogen og dermed QlickView. En transaktion skal være færdigbehandlet af både afsender og modtager for, at blive overført til Kreditor og hovedbogen. En OMP der er overført til Kreditor kan søges frem i Decentral forespørgsel Kreditor GUI : Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 35 af 44

Vælg Faktura efterfulgt af Fakturaer : Tryk F7 og indtast OMP nr. og tryk F8. Faktura nr. = OMP nr. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 36 af 44

11. Omkontering af omposteringer og Intern Handel Ompostering af f.eks. en rejseafregning, som er lavet i Intern Handel og Ompostering, kan godt omkonteres igen. Dette skal dog ske i Omkontering af kreditorfakturaer. OMP en søges frem på samme vis som en kreditorfaktura, dog med OMP-nr., som faktura nr.: Her er det vigtigt, at det KUN er linje nr. 2 der kasseres. Linje nr. 1 er tilbageførslen på den allerede konteret transaktion, som i dette tilfælde er en rejseafregning. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 37 af 44

Linje 2 kasseres: Der laves en ny linje på den kontostreng, hvor udgiften ønskes placeret: Efterfølgende kan det tjekkes om posteringerne er som ønsket ved at trykke på Alle konteringer Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 38 af 44

Er der tale om en Intern Handel som skal omkonteres (typisk arterne 86xxxx/81xxxx, 76xxxx/71xxxx og 85xxxx), skal der sendes en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk med oplysninger om, hvilken OMP der skal omkonteres og hvad der skal ændres på den. Interne Handler skal omkonteres på denne måde, hvis: - den skal føres tilbage (altså, at en OMP, aldrig burde være lavet eller, der er valgt forkert transaktionstype, til at starte med). - der skal ændres omkostningssted (egen omk. sted), art eller analysenummer på OMP en. - Hvis OPM en skulle have været sendt til andet omkostningssted (laves ny OMP er for at lave videresalget) Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 39 af 44

12. Mest kendte fejlmeddelser i Intern Handel og Ompostering Dette afsnit er udarbejdet som en hjælp til, at finde en løsning på evt. fejlmeddelelser i Intern Handel. Fejlmeddelse: Betydning: Løsning: Der er valgt en transaktionstype, som hedder Sendes og der er ikke sat en modtager på bilaget. Der sættes en modtager på bilaget: Linjerne på bilaget er ikke koblet sammen ved hjælp af saml/split-funktionerne. Løsning kan findes i pkt. 4.2.2 i denne vejledning. Den valgte art, kan ikke bruges i den valgte transaktionstype. Der skal vælges en art, som fremgår af kombinationstabellen eller en anden transaktionstype. Der er ikke valgt en modtagerlinje, altså er der ikke sat hak i Ompost. Linie Der sættes hak i Ompost-linie på modtagers linjer: Typen Int. Billeje er valgt, og fleks felterne er ikke udfyldt Klik på feltet der er markeret med rødt. Herefter skal felterne med gult udfyldes. Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 40 af 44

13. Genvejstaster Genvejstaster i ØSS kan findes her: Følgende lister kommer frem: Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 41 af 44

De mest anvendte genveje er dog: Knap Vis kombinationstabel Søg i Finans Start godkendelse/anvisning Tilbagekald Videresend Saml/Split Kopierer feltet fra linjen ovenfor Kopierer hele linjen ovenfor Gør felterne søgbare Søg på det indtastede (bruges efter F7) Gem Genvejstaster Alt + k Alt + n Alt + g Alt + b Alt + d Alt + s F3 F4 F7 F8 F10 13. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål? Ved spørgsmål til Intern Handel og Ompostering kan følgende kontaktes: Lene Østergaard Pedersen lep@adm.aau.dk 9940 9517 Malene Kjær Kappel mkj@adm.aau.dk 9940 9522 Elsebeth Jensen eje@adm.aau.dk 9940 2425 Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 42 af 44

Bilag 1: Oversigt over typer i Intern Handel og Ompostering OVERSIGT OVER TYPER I INTERN HANDEL OG OMPOSTERING Navn på type Anvendelsesområder Sendes til en Arter anden bruger? Erstatninger Ja 199011 Indt.fordeling Nej eget omk Indt.fordeling Ja sendes Int. Billeje - Sendes Ja 854022/854022 864021/814021 864022/814022 Int. Billeje eget omk. Omkontering eget omk. Ompostering - sendes Omk. art 141015 eget omk. Omk. art 141015 - Sendes Salg drift eget omk. Salg drift sendes Salg drift Sendes Inst. Omkontering af rejseafregninger, udlægsrapporter, kassebilag mv., hvor du selv har attestation til alle omkostningssteder der anvendes. OBS! Kreditorfakturaer kan ikke omkonteres her! Omkontering af rejseafregninger, udlægsrapporter, kassebilag mv., hvor modposten skal behandles af en anden bruger. OBS! Kreditorfakturaer kan ikke omkonteres her! Omkontering af oplysningspligtige rejseudgifter. Transaktionen der skal omkonteres skal søges frem. OBS! Kreditorfakturaer kan ikke omkonteres her! Omkontering af oplysningspligtige rejseudgifter. Transaktionen der skal omkonteres skal søges frem. OBS! Kreditorfakturaer kan ikke omkonteres her! Salg fra driftkonto til driftskonto. Her er altså IKKE tale om projekter. Salg fra driftkonto til driftskonto. Her er altså IKKE tale om projekter. Salg fra driftkonto til driftkonto inden for instituttet. Her er altså IKKE tale om projekter. 761041/711041 Nej 854022/854022 864021/814021 864022/814022 761041/711041 Nej Ja Ordinære drift arter Ordinære drift arter Ja 141015 Ja 141015 Nej Ja Anden på samme institut 85xxxx/85xxxx 81xxxx/86xxxx 854xxx/854xxx Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 43 af 44

Salg projekt eget omk. Salg projekt sendes Salg TVÆRFAK Egne omk Salg fra drift til projekt. Nej 76xxxx/71xxxx Salg fra driftkonto til driftskonto. Her er altså IKKE tale om projekter. Salg fra driftskonto til driftskonto mellem fakulteterne og inden for egne omkostningssteder. Ja Nej 76xxxx/71xxxx 86xxxx/81xxxx Vejledning i Intern Handel om Ompostering Side 44 af 44