Haderslev Boligselskab Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Onsdag, den 13. august 2014 kl. 17.00 på Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 4 4 Markedsføring og synlighed... 4 5 Boligorganisationens afdelinger... 4 5.1 Orientering om driftsforhold... 4 6 Status på Servicecenter Haderslev... 6 7 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Erik Knutzen, medlem Finn Wohlert, medlem Kirsten Grauholm, medlem Kurt Blohm, medlem Tove Holm, medlem Lise-Lotte Schytt, medlem (afbud) Villy Brejning, medlem (afbud) Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Klavs Hedelund, Domea Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev (ref) Allan Bak Christensen, Servicecenter Haderslev (afbud) Udsendt den 27. august 2014
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 26. maj 2014. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Kaj Ringsted orienterede om følgende emner: Har haft fornøjelsen af at præsentere Søslangen for repræsentanter fra hhv. Wittenburg (tysk venskabsby) samt Lemvig, og begge delegationer tilkendegav begejstring over byggeriet og dets udformning. Der er ansøgt om 10 15 stk. udtjente computere ved BRF. BRF har bekræftet ansøgningen positivt, og der forventes modtagelse af et endnu ukendt antal computere. Computerne er tiltænkt NetCafe eller andet lokalt initiativ i afdelingerne mere herom når antal og tidspunkt for modtagelsen kendes. I forbindelse med afholdt Styringsdialogmøde d. 26. maj 2014 med Haderslev Kommune noterede kommunen følgende i referatet vedr. hhv. afd. 16-63 og 16-69. Haderslev Kommune opfordrede boligorganisationen til at overveje nærmere, hvilke muligheder boligorganisationen ser fremadrettet for organisationens ungdomsboliger. Denne formulering er tillige tiltrådt af Økonomiudvalgt, der på møde d. 16. juni 2014 vedtog følgende: Side 2 af 7
Boligorganisationen afdækker hvilke muligheder, der ses fremadrettet for organisationens ungdomsboliger, og at resultatet af denne undersøgelse fremsendes Haderslev Kommune, som tilsynsmyndighed. Bekymringen for førnævnte afdelinger deles til fulde med kommunen, dog findes beslutningen om, at Haderslev Boligselskab alene skal stå for afdækningen af fremtidig anvendelsesmuligheder uhensigtsmæssige, idet årsagen bl.a. - set fra Haderslev Boligselskab skyldes opførelsen nye ungdomsboliger, som gør, at ældre ungdomsboliger ikke er så attraktive længere - eksempelvis på grund af huslejens størrelse og beliggenhed. Der er fra Erik Knutzen stillet spørgsmål omkring modtagelsen af Byggeforretningsførerkontrakt for Søslangen, hvor der bl.a. spørges til: Årsagen til tidspunktet for fremsendelsen, driftsherrehonorar, driftog vedligeholdelseskurser, ydelseskataloget for nybyggeri, byggeregnskabets tilgængelighed, afsætningsbeløb (hvad er det), 1- årsgennemgang samt Domeas Risikofond. Der er modtaget kortfattet svar fra Jan Bojsen, som tillige har anmodet Domea BYG om besvarelse på fremsatte spørgsmål. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning samt besluttede, at indkalde kommunen til dialog omkring fremtidig anvendelsesmuligheder for organisationens ungdomsboliger primært afd. 16-63 og afd. 16-69. På mødet med kommunen deltager fra organisationen udover Kaj Ringsted og Jan Bojsen Domeas Regionsdirektør Erik Lønne Gottfredsen. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Kaj Ringsted orienterede om følgende emner: Domea s.m.b.a. har indgået aftale med inkassoselskabet Lindorff omkring inddrivelse af fraflyttede beboeres ubetalte flytteafregninger. Lindorff er et inkassoselskab, der arbejder grundlæggende anderledes med sagerne og lægger et stort arbejde i den indledende fase, før sagerne går i retten. Her er det en stor fordel, at de benytter sig af tidligere ansatte inden for revision, politi og bankvæsen, der alle har erfaring med inddrivelser. Denne tilgang betyder, at færre sager må sendes til retslig inkasso. Det giver mærkbare besparelser på fx advokatsalær og sagsom- Side 3 af 7
kostninger, lige som de fraflyttede beboere undgår en ubehagelig retssag. En vigtig del af aftalen er, at Lindorff i disse sager arbejder med no cure no pay. Det betyder, at boligafdelingerne ikke skal betale for inddrivelser, der ikke lykkes. I de tilfælde, hvor det alligevel er nødvendigt med retslig behandling af sagen, vil der stadig være besparelser at hente i samarbejdet med Lindorff, da bl.a. eventuelle nødvendige advokatsalærer er væsentligt lavere og Lindorffs honorar stadig kun opkræves, såfremt fordringen inddrives. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Der var intet fra nyt at berette om fra de kommunale repræsentanter. 4 Markedsføring og synlighed Opfølgning fra seneste møde. Hvilke ønsker/behov er der for annoncering? Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for annoncering. Det aftaltes, at der - a.s.a.p. - indkaldes til møde i tidl. nedsat markedsføringsudvalg for drøftelse af muligheder/synspunkter for den fremtidige markedsføring af Haderslev Boligselskab. Der er i budgettet 2014/2015 for organisationen afsat i alt ca. t.kr. 500 til markedsføring hvoraf t.kr. 250 afholdes via arbejdskapitalen og øvrige via kto. 513. Udvalget består af: Kaj Ringsted, Finn Wohlert, Ingrid Mailand, Tina Schmidt samt Jan Bojsen. Tilbud fra Dansk Biblioteks Reklame A/S vedr. annonce på biblioteksposer blev forkastet. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Orientering om driftsforhold Landsbyggefondssagen på Skovvænget/Brombærvej referat fra afholdt beboermøde den 18. juni 2014 er vedhæftet. Side 4 af 7
Jan Bojsen orienterede kort om afholdt beboermøde i afd. 1625 den 18. juni 2014, hvor beboerne gav tilsagn om, at der må arbejdes videre på projektet. Der er fra afd. bestyrelse udtrykt mangler i forhold til beboerinddragelse i projektet indtil videre, hvortil Jan Bojsen lovede, at der a.s.a.p. vil blive indkaldt til møde med Domea BYG, rådgivere og bestyrelsen for afstemning af forventninger. Orientering om afd. 50002 Ejsbøl børnehave. Jan Bojsen orienterede kort om verserende sag og kunne tillige oplyse om, at der torsdag d. 14. august 2014 ville blive afholdt møde med kommunen for afklaring opfølgning på sagen vil ske på næste organisationsbestyrelsesmøde. Jan Bojsen orienterede tillige om kommunens opsigelse af driftsaftale se indsatte uddrag af mail af d. 27. juni 2014: Haderslev Kommune opsiger hermed driftsaftalen fra 2012 mellem kommunen og Haderslev Boligselskab afd. 1611, v/domea s.m.b.a., Naffet 2, 6100 Haderslev, til udløb 30. juni 2015. Opsigelsen er besluttet i Udvalget for Børn og Familiers møde 25. juni 2014, sag 8. Domeaprisen som bl.a. er givet til nogle beboere i afd. 1626 - Braineparken for deres arbejde med at få etableret et hobbyrum på den tidligere tankstation. Lars Kruse orienterede om afd. 1626 s modtagelse - på vegne af initiativtagerene Jack Holdt, John Weber, Niels Hoffbeck og Thomas Hoier - af Domeaprisen på kr. 10.000 til indkøb af værktøj i forb. med, at benzintanken er udvidet med hobbyrum, hvor beboerne kan låne værktøj og få hjælp til småreparationer. Orientering om handlingsplaner for Haderslev Boligselskabs fredede ejendomme. Disse er udfærdiget på foranledning af Kulturstyrelsen og betalt af denne. (Kopier af handlingsplanerne kan tilsendes). Jan Bojsen orienterede kortfattet om udarbejdede handlingsplaner til forslag for vedligeholdelse af afdelingens fredede ejendomme. Aktuelt er der udarbejdet forslag til følgende adresser i afd. 1627: Christiansfeldvej 4 A og B. Klostret 23 25. Badstuegade 16. Side 5 af 7
Slotsgade 23 og 31. Slotsgrunden 2. Planerne vil blive drøftet med afdelingsbestyrelsen samt overordnet søgt indarbejdet i kommende DV-planer. Omkring tilvejebringelse af den fornødne økonomi blev der kort drøftet mulighederne for evt. midler fra div. fonde. Bestyrelsen tog ovenstående orienteringer til efterretning. 6 Status på Servicecenter Haderslev Drøftelse af fremtidige lokaler, kommende driftsfællesskab (der fremsendes et oplæg inden mødet) samt potentielle sammenlægninger af afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til ovennævnte. Jan Bojsen orienterede omkring tanker og idéer i forhold til udsendte forslag til fremtidig organisering på Servicecenter Haderslev. I udgangspunktet modtog bestyrelsen forslaget positivt, dog besluttedes det at lade forslaget gennemgå drøftelse i hurtigtarbejdende udvalg inden fremsendelse til afdelingsbestyrelser samt medarbejdere. Til udvalget valgtes Kaj Ringsted, Finn Wohlert, Erik Knutzen samt Jan Bojsen. Fællesmøde med afd. bestyrelser afholdes d. 3. september 2014, kl. 19.00 på Hotel Harmonien, mens møde med personalet afholdes fredag d. 5. september 2014, kl. 10.00, Fælleshuset, Skovvænget 52 A bestyrelsen er velkommen ved begge møder. Herefter ny drøftelse vedr. forslag til fremtidig organisering på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Under punktet blev tillige Kundechefens mulige snitflader tidl. behandlet med formandsskabet - til organisationer udover Haderslev Boligselskab samt Haderslev Ældreboligselskab drøftet. Drøftelsen afstedkom, at bestyrelsen ønsker beregningsmodel til gennemgang på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde, hvor forventet økonomi samt personaleressourcer for følgende 2 modeller ønskes oplistet: Servicecenter bestående af Haderslev Boligselskab samt Haderslev Ældreboligselskab. Side 6 af 7
Servicecenter bestående af Haderslev Boligselskab, Haderslev Ældreboligselskab, Domea Vojens samt Boligselskabet Futura Fredericia. Endvidere kort drøftelse vedr. potentielle afd. sammenlægninger samt placering af kommende Servicecenter, hvor bestyrelsen v/ Kaj Ringsted og Finn Wohlert samt Jan Bojsen har besigtiget mulige lokaler punktet genoptages på næstkommende møde. 7 Eventuelt Under punktet blev følgende drøftet: Forsikringsforhold på Bid af bølgen, afd. 16-73 Jan Bojsen undersøger med besked til afdelingsbestyrelsen. Status på LBF-sager for afd. 16-27 og afd. 16-51 - Jan Bojsen undersøger ved Domea BYG. Separering af kloakker Allan Bak Christensen er obs. herpå. Nyt møde planlagt til afholdelse: Onsdag d. 18. september 2014, kl. 17.00 på Hotel Harmonien. For referatets godkendelse: den - 2014 Kaj Ringsted, formand Side 7 af 7