Birgitte Schou, Henrik Højmark, Marianne Poulsen, Gitte Størup og Knud E. Bang e-conomic Opgave 10.6a Integreret økonomistyring i Café Tusindfryd 1
Indhold 30. juni: Klargøring af e-conomic... 3 1. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 5 2. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 10 3. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 14 4. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 16 10. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 20 12. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 23 16. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 25 18. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 27 19. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 28 30. august: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 29 31. august: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 30 30. november: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 33 31. december: Økonomistyring i Café Tusindfryd... 37 2
30. juni: Klargøring af e-conomic Julie Sommer har været arbejdsløs i nogle år. Hun har lige været på et kursus, der var arrangeret af fagforeningen. Der lærte hun om opstart af egen virksomhed, hvilket gav hende mod på at starte sin egen café. Caféen skal hedde Café Tusindfryd og ligge i Odense. Julie Sommer er gift med Kasper, der netop har arvet kr. 90.000 efter sin farfar. Han er villig til at indskyde beløbet i caféen. Julie Sommer har lejet nogle lokaler med inventar, der tidligere har været brugt til værtshus. I morgen d. 1. juli åbner Julie caféen, hvor du skal begynde at bogføre bilag. Men først skal du bestille en abonnementsaftale og indtaste caféens stamdata i e-conomic. a. Bestil en abonnementsaftale. Se instruks. Instruks: Bestil en abonnementsaftale Bed din underviser om et link til e-conomic. Følg linket og opret dig som bruger: Vælg virksomhedstype/kontoplan - her Service- og handelsvirksomhed Virksomhedsnavn: Indtast Cafe Tusindfryd Navn: Skriv dit for- og efternavn E-mail: Skriv din e-mail Sæt ü i Jeg har læst og accepterer abonnementsvilkårene Tryk på ikonet: Opret e-conomic-aftale. Du modtager nu en e-mail med brugeroplysninger. b. Log pa e-conomic. Se den e-mail, du har modtaget med brugeroplysninger. Tryk på ikonet Log på } Log på systemet med: Aftalenr.: Vises automatisk Bruger-ID: Vises automatisk Adgangskode: Skriv adgangskoden som angivet i e-mailen Tryk til sidst på ikonet Log på. Vigtigt: Normalt vil der nu poppe et hjælpevindue op (se til højre). Hvis det sker, så luk det ned ved at klikke på Vis mig ikke dette tip igen. Gå videre til opgave C. 3
c. Opret regnskabsår. Se instruks. Instruks: Opret nyt regnskabsår Klik på det orange tandhjul i toppen (Indstillinger) Vælg Alle indstillinger Vælg Regnskabsår under Regnskab i den lodrette menulinje Klik på Nyt regnskabsår I datofelterne Fra dato og Til dato indtastes regnskabsårets start- og slutdato. Gem. d. Rediger virksomhedens stamoplysninger. Se instruks. Instruks: Rediger virksomhedens stamoplysninger I topmenuen til højre vælges det orange tandhjul > indstillinger Vælg Alle indstillinger Klik på ikonerne og rediger evt. adresse, postnummer, by og bankoplysninger. Her kan du også ændre din e-mailadresse. Tryk på Gem. e. Tilføj logo. Se instruks. Instruks: Tilføj logo Hent Café Tusindfryds logo og gem det på skrivebordet. I topmenuens højre side vælges Indstillinger via det orange tandhjul. Klik på Tilføj logo Vælg billedfil og tilføj. Hvis du skal forsætte med at løse flere opgaver i e-conomic, behøver du naturligvis ikke logge af. Er du færdig for i dag, så følg instruks F for at logge af. f. Log af e-conomic Instruks: Log af e-conomic I topmenuen til højre vælges det orange tandhjul Klik på Log af. Den 1. juli åbner Julie caféen. Du skal bogføre stå for økonomistyring i e-conomic og registrere dagens bilag i bogholderiet for Café Tusindfryd. 4
1. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd Den 1. juli åbner Julie caféen. Du skal bogføre dagens bilag i bogholderiet for Café Tusindfryd. a. Registrer nedenstående bilag i kassekladden for den 1. juli. Se generel instruks herunder. Søg eventuelt støtte i de specifikke bogføringsinstrukser i minimanualen med bogførings-instrukser. Instruks: Registrering af bilag - generel Vælg fanebladet Regnskab i topmenuen Du står automatisk i Kassekladder - Daglig i venstremenuen Klik på: Ny postering midt i skærmbilledet Du kan bevæge dig mellem felterne med TAB-tasten. Rækkefølgen kan ændres under Redigér feltrækkefølge, hvor du også kan vælge at springe over nogle af felterne. Stil musen under kolonneoverskriften Gør følgende: Type Vælg Finansbilag. Bilag Bilagsnummeret anføres automatisk og fortløbende. Dato Her vises automatisk dags dato. Indtast 0107. Kontonr. Moms Debet/Kredit Valuta Modkonto Moms, modkonto Indtast kontonummer på den mindste af de konti, der skal anvendes. I rullemenuen til højre i feltet kan du vælge konto fra kontoplanen. Bemærk, at kontonavnet på den valgte konto hentes automatisk og vises til højre i skærmbilledet. I feltet moms anføres automatisk, hvis der knytter sig moms til kontoen. KMoms står for Købsmoms SMoms står for Salgsmoms Feltet står tomt, hvis der ikke knyttes moms til kontoen. Bemærk, at momsbeløbet automatisk beregnes og angives i det grå felt til højre. Hvis du skal registrere et bilag uden moms, skal du undertrykke momskoden og lade momsfeltet stå tomt. I feltet vises automatisk, hvilken type saldo (Debet eller Kredit) kontoen har som standard: Omkostninger: Debet Indtægter: Kredit Aktiver: Debet Passiver: Kredit Foretager du ikke ændringer i dette felt, registreres bilaget på denne side. Vær fx opmærksom på, at kreditnotaer kræver et skift. Indtast bogføringsbeløbet. Indeholder bilaget moms, skal du indtaste beløbet inklusive moms, da e-conomic selv løfter momsen af. Valuta står som standard til DKK - dvs. danske kroner. Indtast kontonummer på den anden konto, der skal anvendes. Bemærk at det grå felt til højre i skærmbilledet angiver kontonavnet på modkontoen. Her anføres automatisk den momskode, der knytter sig til modkontoen. Feltet vil typisk stå tomt. Her anføres kort bilagstekst og dækkende tekst eventuelt fakturanummer. 5
Stil musen under kolonneoverskriften Gør følgende: Klik på Gem & ny, hvis du skal registrere flere bilag - eller Gem, hvis du er færdig. Herefter placerer bilaget sig i kassekladden. Du kan altid vælge blyanten, hvis du ønsker at rette i posteringen. Du kan også vælge det røde kryds for helt at slette posteringen. Klik på Ny postering for at registrere et nyt bilag. Internt bilag: Julie Sommer indskyder kontant i forretningen Kr. 90.000 I alt lagt i kassen. Bankkvittering fra Jyske Bank A/S: Indsat kontant på Deres kassekredit Kr. 85.000 I alt taget i kassen. Internt bilag: Kontant varesalg udgør ifølge kasseterminal Kr. 1.180 Af beløbet udgør moms kr. 236,00 Regningen er betalt ved overførsel fra kassekreditten. Internt bilag, dankort-salg: Dagens dankortsalg Kr. 13.568 + moms Kr. 3.392 I alt Kr. 16.960 et er overført til kassekreditten. b. Udskriv og bogfør kassekladden. Se instrukser. Instruks: Udskriv kassekladde Fra Regnskab - Kassekladder - Daglig Klik på printerikonet Vælg printer (evt. pdf) Navngiv filen. 6
Instruks: Bogfør kladde Fra Regnskab - Kassekladder - Daglig Vælg Bogfør posteringer Bilagene forsvinder nu fra kassekladden, og posteringerne indgår i regnskabet. c. Udskriv en kasserapport for den 1. juli. Se instruks. Instruks: Udskriv kasserapport Fra Regnskab - Kassekladder - Daglig Klik på ikonet Kasserapport Klik på udskriv Vælg printer (evt. pdf) Navngiv evt. filen. d. Aflæs Cafe Tusindfryds likvide midler i kasserapporten pr. 1. juli. e. Udskriv en saldobalance pr. 1. juli. Se instruks. Instruks: Udskriv saldobalance Vælg Rapporter øverst Under Regnskab vælges Saldobalance i den lodrette menulinje Ved Fra Dato skrives dato efter formen dd mm aaaa Ved Til Dato skrives dd mm aaaa Hvis der ønskes udskrevet saldi på alle konti, skal fra og til konto ikke udfyldes. Alternativt er det muligt at afgrænse. Tast OK Vælg printerikon og udskriv til printer (evt. pdf). f. Aflæs saldoen på konto 1100: Nettoomsætning i saldobalancen. Café Tusindfryd ønsker at tilknytte lagerstyring til økonomisystemet, så man kan have overblik over lagerbeholdningen af forskellige varer. 7
g. Tilføj Lager som tillægsmodul og rediger varegruppe med lagertræk. Se instruks. Instruks: Tilvælg lagermodul I topmenuens højre side vælges Indstillinger via det orange tandhjul Vælg Alle indstillinger I venstremenuen vælges Abonnement Tillægsmoduler Ved hjælp af blyantsikon redigeres og tilvælges modulet Lager Bemærk, at der i topmenuen nu tilføjes endnu et ikon: Lager Instruks: Tilpas varegruppen varer m/moms Vælg Lager øverst Vælg Varer i venstremenuen Vælg Varegrupper Via blyantsikonet redigeres varegruppen til Varer m/lagertræk under Lager og kontonumre 12110 og 2100 tilføjes i felterne med navnene Varelager og Vareforbrug Gem Café Tusindfryd har blandt andet nedenstående varer i sortimentet. h. Opret følgende 4 varer i varekartoteket. Se instruks. Nr. Navn Salgspris Vejl. kostpris Enhed 101 Café Latte 20,00 10,00 stk. 102 Blåbærtærte 30,00 12,00 stk. 103 Cappuccino 20,00 10,00 stk. 104 Peanuts 45,00 25,00 stk. Instruks: Tilvælg lagermodul Vælg Salg øverst Vælg Varer i venstremenuen Vælg Varer Klik på ikonet Ny vare Felter markeret med * skal udfyldes Indtast entydigt varenummer under Nr. Under Varegruppe vælges 1: Varer m/moms Indtast Varenavn og eventuelt oplysninger under varebeskrivelse Indtast salgspris, vejledende pris og kostpris Via rullemenu vælges enhed Under adgang vælges Åben Klik på Gem eller Gem & Ny. 8
i. Beregn bruttofortjenesten i kr. for hver af de fire varenumre. j. Beregn bruttoavanceprocenten for hver af de fire varenumre. k. Hvilket af varenumrene har den højeste bruttoavanceprocent? l. Hvilket af varenumrene har den laveste bruttoavanceprocent? m. Angiv lagerbeholdningen af de fire varenumre pr. 1. juli. Tip: Udskriv lageroptælling. Se instruks. Instruks: Udskriv lageroptælling Vælg Rapporter i topmenu Vælg Lager og Lageroptælling i venstremenu Vælg varenumre eller varegrupper og udfyld eventuelt datofelter Klik på OK 9
2. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Forklar udtrykkene: Debitor og kreditor. b. Hvad forstås ved en varekreditor? c. Opret kreditorgruppe med varekreditor. d. Opret nedenstående 4 varekreditorer i leverandørkartoteket. Se instruks. Instruks: Tilpas vareleverandørgruppe med lagertræk Vælg Lager øverst Vælg Vareleverandører Vælg Vareleverandørgrupper Via blyantsikonet redigeres 1: Varekreditor ved at sætte fire flueben ved Adgang fra Lager og Fordel på varer Instruks: Opret vareleverandør/varekreditor Vælg Regnskab øverst Vælg Søgning og lister i venstremenuen Vælg Leverandører Klik på ikonet Ny leverandør Felter markeret med * skal udfyldes Indtast entydigt leverandørnummer under Nr. (evt. 14220x) Under Gruppe vælges 1: Varekreditorer Indtast Leverandørnavn, Adresse og andre oplysninger Vælg Betalingsbetingelse fra rullemenuen Vælg Åben under Adgang Momszone: Indland Under fanen Referencer og betaling vælges Momskode: KMoms Valuta: DKK Klik på Gem eller Gem & Ny. Kreditornr. Virksomhedsnavn Adresse Betalingsbetingelser 142201 Øldepotet Bredgade 7, 7100 Vejle Løbende måned 30 dage 142202 Vineksperten Sølvgade 22, 5800 Nyborg Netto 8 dage 142203 Metro Sankt Hans gade 40, 8000 Netto 14 dage Aarhus C 142204 Kaffeleverandøren Sølvgade 7, 1050 Købehavn K Netto 8 dage e. Hvordan kan man af kontonummeret aflæse, at de fire netop oprettede kreditorer er af typen varekreditorer? 10
f. Hvorfor har varekreditorerne forskellige kontonumre? g. Angiv gælden til varekreditorerne pr. 2. juli. h. af de fire varekreditorer tilbyder de mest fordelagtige betalingsbetingelser (set med Café Tusindfryds briller)? i. Registrer følgende indkøb fra Kaffeleverandøren, se instruks. Instruks: Opret vareleverandørfaktura Bemærk, at lagermodulet skal være tilføjet og varegruppe og vareleverandørgruppe skal tilpasses med lagertræk. Vælg Lager i topmenuen Vælg Køb og Vareleverandørfaktura i venstremenuen Klik på Ny vareleverandørfaktura Klik på Tilføj Vareleverandør og vælg den rigtige vareleverandør fra listen Klik på Ny faktura Tilpas eventuelt dato, betalingsdato og type Husk at tilføje Kmoms (Købsmoms) i feltet Moms under Betingelser Anfør nummer på købsfaktura under feltet Fakturanr. Klik på Ny linje Vælg Varenr. fra rullemenuen, hvorved varenavn automatisk hentes Anfør Antal til registrering Det er muligt at angive rabat i feltet linjerabat Klik på Gem eller Gem og Ny Klik på ikonet Bogfør leverandørfaktura, hvor du også har mulighed for at tjekke fakturaen. Faktura nr. 511 fra Kaffeleverandøren 2. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 10 101 Café Latte 10,00 100,00 20 103 Cappuccino 10,00 200,00 I alt 300,00 + moms 25 % 75,00 Betaling 8 dage netto. 375,00 j. Angiv lagerbeholdningen efter varerne er modtaget. Tip: Udskriv lageroptælling. Se instruks. 11
Instruks: Udskriv lageroptælling Vælg Rapporter i topmenu Vælg Lager og Lageroptælling i venstremenu Vælg varenumre eller varegrupper og udfyld eventuelt datofelter Klik på OK k. Hvornår skal Cafe Tusindfryd betale Kaffeleverandøren? l. Udskriv en lageroptælling og kontroller, at varerne er lagt på lager. Se instruks. Instruks: Udskriv lageroptælling Vælg Rapport i den vandrette menulinje Vælg Lageroptælling under Lager i den lodrette menulinje Klik på OK m. Udskriv en kreditorsaldoliste og aflæs gælden til Kaffeleverandøren. Se instruks. Kontroller at gælden til Kaffeleverandøren svarer til købsfakturaens totalbeløb. Se instruks. Instruks: Udskriv kreditorsaldoliste Vælg Rapporter øverst Under Leverandører vælges Kreditorsaldoliste i venstremenuen Ved Fra Dato skrives dato efter formen dd mm aaaa Ved Til Dato skrives dd mm aaaa Hvis saldo ønskes udskrevet på alle konti, skal fra og til konto ikke udfyldes. Alternativt er det muligt at afgrænse. Tast OK Vælg printerikon og udskriv til printer (evt. pdf). 12
n. Opret endnu 3 varer i varekartoteket. Alle varerne hører til varegruppe 1. Nr. Navn Salgspris Vejl. kostpris Enhed 105 Bear beer 25,00 7,00 stk. 106 Dansk vand 15,00 3,00 stk. 107 Hvidvin - Alsace 70,00 35,00 stk. o. Registrer og bogfør endnu 3 købsfakturaer fra varekreditorer. Faktura nr. 77 fra Metro 2. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 30 104 Peanuts 25,00 750,00 15 102 Blåbærtærte 12,00 180,00 I alt 930,00 + moms 25 % 232,50 Betaling 14 dage netto. 1.162,50 Faktura nr. 53 fra Øldepotet 2. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 60 106 Dansk vand 3,00 180,00 90 105 Bear beer 7,00 630,00 I alt 810,00 + moms 25 % 202,50 Betaling Løbende måned + 30 dage. 1.012,50 Faktura nr. 213 fra Vineksperten 2. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 10 107 Hvidvin - Alsace 35,00 350,00 + moms 25 % 87,50 Betaling 8 dage netto. 437,50 p. Udskriv en lageroptælling og angiv lagerbeholdningen. q. Udskriv en kreditorsaldoliste og angiv gælden til varekreditorerne. r. Hvordan har de fire købsfakturaer samlet set påvirket momsregnskabet i Cafe Tusindfryd? 13
3. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd Det viser sig nu, at nogle af de indkøbte varer, Café Tusindfryd registrerede og modtog i går, var fejlbehæftede. Vineksperten har desværre sendt den forkerte årgang hvidvin for halvdelen af partiet. 5 stk. returneres. Endelig er der sendt en fejlleverance fra Øldepotets side, da der er leveret 30 øl for meget. a. Redegør for begrebet kreditnota. b. Registrer og bogfør nedenstående 2 kreditnotaer fra varekreditorerne. Se instruks. Instruks: Opret kreditnota fra vareleverandør/varekreditor Vælg Lager i topmenuen Vælg Køb og Vareleverandørfaktura i venstremenuen Klik på Ny vareleverandørfaktura Klik på Tilføj Vareleverandør og vælg den rigtige vareleverandør fra listen Klik på Ny faktura Tilpas eventuelt dato, betalingsdato og type Husk at tilføje Kmoms (Købsmoms) i feltet Moms under Betingelser Anfør nummer på kreditnota under feltet Fakturanr. Klik på Ny linje Vælg Varenr. fra rullemenuen, hvorved varenavn automatisk hentes Anfør Antal til registrering, men husk minus foran Det er muligt at angive rabat i feltet linjerabat, hvis der var rabat på den oprindelige faktura Klik på Gem eller Gem og Ny Klik på ikonet Bogfør leverandørfaktura, hvor du også har mulighed for at tjekke kreditnotaen. Kreditnota nr. 13 fra Øldepotet 3. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 30 105 Bear beer 7,00 210,00 + moms 25 % 52,50 262,50 Kreditnota nr. 21 fra Vineksperten 3. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 5 107 Returnerede varer Hvidvin - Alsace 35,00 175,00 + moms 25 % 43,75 218,75 14
c. Udskriv lageroptælling og angiv lagerbeholdningen efter kreditnotaerne er registreret i systemet. d. Udskriv en kreditorsaldoliste og angiv gælden til varekreditorerne pr. 3. juli. e. Hvordan har de to kreditnotaer samlet set påvirket momsregnskabet? 15
4. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Opret følgende 4 varedebitorer (kunder). Se instruks. Instruks: Opret kunde/varedebitor Vælg Salg øverst Vælg Kunder i venstremenuen Vælg Kunder Klik på ikonet Ny kunde Felter markeret med * skal udfyldes Indtast entydigt kundenummer under Nr. (fx 12210x) Under Gruppe vælges 1: Varedebitorer Indtast Kundenavn, Adresse og kontaktoplysninger Noter kundens e-mail, så kunden kan modtage faktura pr. mail Via rullemenu vælges Betalingsbetingelse Klik på Gem eller Gem & Ny Debitornr. Virksomhedsnavn Adresse Betalingsbetingelser 122101 RevisorHjørnet Bredgade 23, 5500 Netto 8 dage Middelfart 122102 Vinklubben Guldbergsgade 2A, 5800 Netto 14 dage Nyborg 122103 Hansen og Søn ApS Sankt Hans gade 124, Løbende måned 30 dage 8000 Aarhus C 122104 Kursuscentret Kongens Boulevard 30, 7400 Herning Til omgående betaling b. Hvilken af kunderne tilbydes de mest fordelagtige betalingsbetingelser (set med kundernes briller)? c. Hvilken betalingsbetingelse er den mest fordelagtige for Café Tusindfryd, der ønsker den bedst mulige likviditet? d. Kunden RevisorHjørnet har afgivet en ordre på 10 stk. Bear beer. Udskriv en lageroptælling og undersøg, om ordren kan efterkommes. 16
E. Opret salgsfaktura på baggrund af nedenstående ordre fra RevisorHjørnet. Se instruks. Instruks: Opret salgsfaktura til kunde Vælg Salg øverst Vælg Fakturering i venstremenuen Vælg Faktura Tilføj eventuelt logo til dine fakturaer, se instruks nedenfor Klik på ikonet Ny vare Klik på Tilføj kunde og vælg fra listen over kunder Redigér eventuelt kundeoplysninger og -betingelser med blyantsikonet Vælg Ny fakturalinje Indtast Varenr. og Antal for hver af varelinjerne Tjek fakturaen via ikonet Vis faktura Vælg Bogfør og send faktura Ordre fra RevisorHjørnet (122101) 4. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 10 105 Bear beer 25,00 F. Udskriv en lageroptælling og angiv beholdningen af de forskellige varenumre. Kontroller at varerne er trukket fra lageret. G. Udskriv en debitorsaldoliste og kontroller, at saldoen svarer til totalbeløbet pa den salgsfaktura, der er sendt til RevisorHjørnet. Se instruks. Instruks: Udskriv debitorsaldoliste Vælg Rapporter øverst Under Kunder vælges Debitorsaldoliste i venstremenuen Ved Fra Dato skrives dato efter formen dd mm aaaa Ved Til Dato skrives dd mm aaaa Hvis saldo ønskes udskrevet på alle konti, skal fra og til konto ikke udfyldes. Alternativt er det muligt at afgrænse. Tast OK Vælg printerikon og udskriv til printer (evt. pdf). 17
h. Hvor stort et beløb har Café Tusindfryd til gode hos RevisorHjørnet? i. Hvornår forfalder fakturaen til betaling? j. Registrer tre salgsfakturaer svarende til de tre ordrer fra kunderne. Ordre fra Vinklubben (122102) 4. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 5 105 Bear beer 25,00 Ordre fra Hansen og Søn ApS (122103) 4. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 5 106 Dansk vand 15,00 10 103 Cappuccino 20,00 Ordre fra Kursuscentret (122104) 4. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 7 101 Café Latte 20,00 5 102 Blåbærtærte 30,00 k. Udskriv lageroptælling og angiv lagerbeholdningen af de forskellige varenumre. l. Udskriv debitorsaldoliste og angiv tilgodehavendet til de forskellige debitorer. m. Angiv forfaldsdatoen for fakturaerne til kunderne. N. Hvordan påvirker de salgsfakturaerne Cafe Tusindfryds momsregnskab? 18
o. Undersøg posteringerne og transaktioner pa debitorkonto Hansen og Søn ApS. Se instruks. Instruks: Vis posteringer og transaktioner pa debitorkonto Vælg fanebladet Faktura i den vandrette menulinje Vælg Debitorkartotek i den lodrette menulinje Vælg ikonet Posteringer pa konto i linjen med den pågældende debitor Vælg ikonet Vis transaktioner. p. Angiv transaktionerne vedrørende faktura nr. 3 pa de forskellige konti. q. Af netbank fremgår det, at Kursuscenteret har overført kr. 362,50 til Cafe Tusindfryds kassekredit. Registrer betalingen. Se instruks. Overført via netbank fra Kursuscentret Betaling af faktura nr. 4 kr. 362,50 et er overført til kassekreditten. Instruks: Registrer betaling fra kunde Under Regnskab Kassekladder Daglig vælges Kundeindbetaling under Type. Stil musen under kolonneoverskriften Gør følgende: Fakturanr. Kundenr. Debet/Kredit Indtast fakturanummer på bilaget, der skal betales eller vælg ikonet Udlign Faktura. Udlign med fuldt beløb Ryd. Udlign valgte. Kundenummeret fremgår automatisk. Feltet angives som standard til Kredit, fordi virksomhedens tilgodehavende hos kunden mindskes (eller forsvinder) ved betalingen. et fremgår automatisk. Indtast fakturabeløbet inklusive moms. Modkonto I dette tilfælde vælges fx konto 12310, 12320 eller 14210. Moms, modkonto I dette tilfælde knyttes ingen momskode til modkontoen. Indtast en dækkende bilagstekst, fx. betaling af fakturanr. r. Udskriv en debitorsaldoliste og kontroller, at tilgodehavendet til Kursuscentret er udlignet. 19
10. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd Den 2. juli registrerede Café Tusindfryd to købsfakturaer fra og henholdsvis Kaffeleverandøren og Vineksperten. Begge leverandører tilbød betalingsbetingelsen 8 dage netto. Den 3. juli modtog Café Tusindfryd en kreditnota fra Vineksperten. a. Hvornår forfalder de to fakturaer til betaling? b. Udskriv en kreditorsaldoliste pr. 10.07 og kontroller, at fakturaerne fra Kaffeleverandøren og Vineksperten er forfaldet til betaling. Tip: Udskriv alternativt kreditorkontokort for kreditorerne. Se instruks. Instruks: Udskriv kreditorkontokort Vælg Rapport i den vandrette menulinje Vælg Kreditorkontokort under kreditorer i den lodrette menulinje Indtast ønsket periode i felterne til dato og fra dato Vælg kreditor(er) i felterne fra kreditor og til kreditor via rullemenu Klik på OK. c. Registrer betalingerne til Kaffeleverandøren og Vineksperten. Se instruks på næste side. Overført via netbank til Kaffeleverandøren Betaling af faktura nr. 511 kr. 375,00 et er overført fra kassekreditten. Overført via netbank til Vineksperten Betaling af faktura nr. 213 kr. 218,75 Kreditnota nr. 21 er modregnet. et er overført fra kassekreditten. 20
Instruks: Registrer betaling til kreditor Under Regnskab Kassekladder Daglig vælges Lev.Betaling som Type Stil musen under kolonneoverskriften Fakturanr. Leverandørnr. Debet/Kredit Gør følgende: Indtast fakturanummer på bilaget, der skal betales eller vælg ikonet Udlign Faktura. Udlign med fuldt beløb Ryd. Udlign valgte. Leverandørnummeret fremgår automatisk. Feltet angives som standard til Debet, fordi virksomhedens gæld til leverandøren mindskes (eller forsvinder) ved betalingen. et fremgår automatisk. Indtast fakturabeløbet inklusive moms. Modkonto I dette tilfælde vælges fx konto 12310, 12320 eller 14210. Moms, modkonto I dette tilfælde knyttes ingen momskode til modkontoen. Indtast en dækkende bilagstekst, fx. betaling af fakturanr. d. Udskriv en kreditorsaldoliste og kontroller, at Kaffeleverandøren og Vineksperten ikke længere er pa listen. e. Opret to nye leverandører i kreditorkartoteket. Kreditornr. Virksomhedsnavn Adresse Betalingsbetingelser Boulevarden 77, 142205 Storkøb A/S 8600 Silkeborg Til omgående betaling Øgaderne 9, 142206 Kødengros I/S 9000 Aalborg Netto 8 dage f. Opret to nye varer i varekartoteket. Nr. Navn Salgspris Vejl. kostpris Enhed 108 Muffin 20,00 7,00 stk. 109 Chips 30,00 12,00 stk. g. Udskriv en saldobalance og aflæs den beregnede saldo pa kassen. h. Ved lukketid er kassebeholdningen optalt til kr. 6.200,00. Hvor stor er kassedifferencen? 21
i. Er der for lidt eller for meget i kassen? j. Registrer kassedifferencen i kassekladder daglig. k. Udskriv og bogfør kassekladden. l. Udskriv en saldobalance og kontroller, at kassedifferencen fremgår, og at kassebeholdningen svarer til den optalte pa kr. 6.200. 22
12. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Af netbank fremgår det, at vores kunde RevisorHjørnet har overført kr. 312,50 til Cafe Tusindfryds kassekredit. Registrer betalingen i kassekladde daglig. Overført via netbank fra RevisorHjørnet Betaling af faktura nr. 1 kr. 312,50 et er overført til kassekreditten. b. Udskriv et debitorkontokort for RevisorHjørnet for perioden 01.07 12.07. Kontroller betalingen af den forfaldne faktura. Se instruks. Instruks: Udskriv debitorkontokort Vælg Rapport i den vandrette menulinje Vælg Debitorkontokort under debitorer i den lodrette menulinje Indtast ønsket periode i felterne til dato og fra dato Vælg debitor(er) i felterne fra debitor og til debitor via rullemenu Sæt ved Vis konti med 0-saldo Klik på OK. c. Udskriv en debitorsaldoliste og kontroller, at RevisorHjørnet ikke længere fremgår af listen over kundetilgodehavender. d. Aflæs tilgodehavendet til kunderne og angiv saldo. e. Opret to nye kunder i debitorkartoteket. Debitornr. Virksomhedsnavn Adresse Betalingsbetingelser Voldgraven 27, 122105 Outlet Shoes 3400 Hillerød Løbende måned + 30 dage Torveboden 30, 122106 Byens Mode 5000 Odense C Til omgående betaling f. Opret salgsfaktura til Byens Mode, der har afgivet nedenstående ordre. Ordre fra Byens Mode (122106) 12. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 7 101 Café Latte 20,00 5 102 Blåbærtærte 30,00 23
g. Hvor stort et beløb skal Byens Mode betale? (aflæs på fakturaen) h. Hvornår skal Byens Mode betale fakturaen? i. Registrer og bogfør betalingen af fakturaen. Overført via netbank fra Byens Mode Betaling af faktura nr. 5 kr. 281,25 et er overført til kassekreditten. j. Udskriv debitorkontokort for Byens Mode. Kontroller, at saldoen til kunden er udlignet. k. Udskriv lageroptælling og angiv lagerbeholdningen af de forskellige varenumre. 24
16. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Registrer betalingen pr. 16. juli 2014 til Metro. Overført via netbank til Metro Betaling af faktura nr. 77 kr. 1.162,50 et er overført fra kassekreditten. b. Udskriv en kreditorsaldoliste og angiv galden til Øldepotet. c. Hvornår forfalder fakturaen fra Øldepotet til betaling? d. Udskriv et kreditorkontokort for Øldepotet for perioden 01.07 16.07. Se instruks. Instruks: Udskriv kreditorkontokort Vælg Rapport i den vandrette menulinje Vælg Kreditorkontokort under kreditorer i den lodrette menulinje Indtast ønsket periode i felterne til dato og fra dato Vælg kreditor(er) i felterne fra kreditor og til kreditor via rullemenu Klik på OK. e. Registrer købsfaktura fra Storkøb. Faktura nr. 612 fra Storkøb A/S 16. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris I alt 50 108 Muffin 7,00 350,00 20 109 Chips 12,00 240,00 I alt 590,00 + moms 25 % 147,50 Til omgående betaling 737,50 f. Udskriv en kreditorsaldoliste og kontroller, at saldoen pa Storkøb A/S svarer til fakturaens beløb. 25
g. Registrer betalingen til Storkøb A/S. Overført via netbank til Storkøb A/S Betaling af faktura nr. 612 kr. 737,50 et er overført fra kassekreditten. h. Udskriv en kreditorsaldoliste og kontroller, at saldoen pa Storkøb A/S er udlignet. 26
18. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Af netbank fremgår det, at Vinklubben 18. juli har overført kr. 156,25 til Cafe Tusindfryds kassekredit. Registrer betalingen. Overført via netbank fra Vinklubben Betaling af faktura nr. 2 kr. 156,25 et er overført til kassekreditten. b. Bogfør en salgsfaktura på baggrund af nedenstående ordre. Ordre fra Outlet Shoes (122105) 18. juli Antal Varenr. Varebetegnelse Enhedspris 2 108 Muffin 20,00 5 109 Chips 30,00 c. Udskriv en debitorsaldoliste og kontroller at saldoen på Outlet Shoes svarer til fakturabeløbet og at Vinklubben ikke længere er pa listen over kundetilgodehavender. d. Angiv lagerbeholdningen af udvalgte nedenstående varenumre. 27
19. juli: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Kunden Outlet Shoes har kontaktet Café Tusindfryd for at reklamere over varerne, som de netop har modtaget, jf. faktura nr. 6 af 18.07. Outlet Shoes ønsker at returnere 3 af poserne med chips. Forklar begrebet kreditnota? b. Registrer og bogfør kreditnota til Outlet Shoes. Se instruks. Instruks: Opret kreditnota til kunde Vælg Salg øverst Vælg Fakturering i venstremenuen Vælg Faktura Klik på Tilføj kunde og vælg fra listen over kunder Redigér eventuelt kundeoplysninger og -betingelser med blyantsikonet Vælg Ny fakturalinje Indtast Varenr. og Antal for hver af varelinjerne, men husk minus foran antal Tjek fakturaen via ikonet Vis faktura (kreditnota) Vælg Bogfør og send faktura (kreditnota) c. Angiv lagerbeholdningen efter bogføringen af kreditnotaen. d. Udskriv en debitorsaldoliste pr. 19.07 og angiv Cafe Tusindfryds tilgodehavende hos Outlet Shoes. e. Hvornår forfalder tilgodehavendet hos Shoes Outlet til betaling? f. Hvordan påvirker kreditnotaen Cafe Tusindfryds momsregnskab? 28
30. august: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Registrer betalingen pr. 30. august til Øldepotet. Overført via netbank til Øldepotet Betaling af faktura nr. 53 kr. 750,00 et er overført fra kassekreditten. b. Udskriv en kreditorsaldoliste og kontroller at gælden til Øldepotet er udlignet. c. Af netbank fremgår det, at Hansen og Søn ApS den 30. august har overfort kr. 343,75 til Cafe Tusindfryds kassekredit. Samtidig har også Outlet Shoes overført kr. 125,00. Registrer betalingerne. Overført via netbank fra Hansen og Søn ApS Betaling af faktura nr. 3 kr. 343,75 et er overført til kassekreditten. Overført via netbank fra Outlet Shoes Betaling af faktura nr. 6 kr. 125,00 Kreditnota er modregnet. et er overført til kassekreditten. d. Udskriv en ny debitorsaldoliste og kontroller, at Cafe Tusindfryd ikke har penge til gode hos kunderne. 29
31. august: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Registrer lønsedler for to medarbejdere for august måned samt virksomhedens ATP-bidrag i fanen Bogføring under Kassekladde Daglig. Se instrukser næste side. Lønseddel til Christina Werslev: Bruttoløn for august 2014 kr. 10.500,00 - ATP kr. 90,00 Bidragsgrundlag kr. 10.410,00 - AM-bidrag kr. 833,00 A-indkomst kr. 9.577,00 - A-skat kr. 2.728,00 I alt udbetalt fra kassekreditten kr. 6.849,00 Lønseddel til Sara Bøttcher: Bruttoløn for august kr. 22.500,00 - ATP kr. 90,00 Bidragsgrundlag kr. 22.410,00 - AM-bidrag kr. 1.793,00 A-indkomst kr. 20.617,00 - A-skat kr. 6.647,00 I alt udbetalt fra kassekreditten kr. 13.970,00 Internt bilag: Arbejdsgiverens ATP-bidrag for august kr. 360,00 30
Instruks: Registrering af lønseddel Stil musen under kolonneoverskriften i Kassekladder - Daglig Kontonr. Moms Debet/Kredit Modkonto Moms Gør følgende: Indtast kontonummer på den mindste af de konti, der skal anvendes, her 4100. Feltet moms står tomt, da der ikke knyttes moms til Personaleomkostninger. Konto 4100: Lønafregning er en omkostning. Derfor vises automatisk Debet i feltet Debet/Kredit. Indtast bogføringsbeløbet her bidragsgrundlaget Klik på ikonet Fordeling. Der skal modposteres På i alt 5 konti: 4200: ATP-bidrag her debiteres ATP-bidraget 14230: Skyldigt ATP-bidrag. Her krediteres skyldigt ATP-bidrag 14240: Skyldig AM-bidrag: Her krediteres skyldig AM-bidrag 14250: Skyldig A-skat. Her krediteres skyldig A-skat 14210: Kassekredit. Her krediteres nettolønnen I bunden af skærmbilledet kan du følge med i, hvor meget, der er til fordeling og til rest. Er bilaget bogført korrekt, er resten 0, fordi der er debiteret og krediteret lige store beløb. Klik på OK. Vælg blank momskode. Indtast fx. Christina Werslev, august Klik på OK, hvorefter bilaget placerer sig i kassekladden. Instruks: Registrering af virksomhedens ATP-bidrag Stil musen under kolonneoverskriften i Kassekladder - Daglig Gør følgende: Kontonr. Moms Debet/Kredit Indtast kontonummer på den mindste af de konti, der skal anvendes, her 4200. Feltet moms står tomt, da der ikke knyttes moms til ATP-bidrag. Konto 4200: ATP-bidrag er en omkostning. Derfor vises automatisk Debet i feltet Debet/Kredit. Indtast bogføringsbeløbet Modkonto Indtast konto 14230. Moms Vælg blank momskode. Indtast fx. ATP-bidrag for august Klik på OK, hvorefter bilaget placerer sig i kassekladden. 31
b. Udskriv og bogfør kassekladden for den 31. august. c. Udskriv en saldobalance pr. 31. august. d. Angiv summen af virksomhedens personaleomkostninger i august måned. 32
30. november: Økonomistyring i Café Tusindfryd a. Registrer nedenstående bilag i kassekladden for den 30. november. Se generel instruks herunder. Søg eventuelt støtte i de specifikke bogforingsinstrukser i minimanualen med bogføringsinstrukser Kontoudskrift fra Jyske Bank A/S: Hævet i kassen kr. 5.000,00 et er indsat på kassekreditten. Internt bilag: Julie Sommer hævet kontant til privatforbrug kr. 25.000,00 et er trukket på kassekreditten. Regning fra Fuglsang Dagblad: Salgsannoncer i forbindelse med julefrokoster kr. 4.500,00 + moms kr. 1.125,00 I alt udbetalt fra kassekreditten kr. 5.625,00 Internt bilag, kontant varesalg: Varesalg udgør ifølge kasseterminal kr. 1.180,00 Af beløbet udgør moms kr. 236,00. et er lagt i kassen. Internt bilag, dankort-salg: Dagens nettoomsætning kr. 83.500,00 + moms kr. 20.875,00 I alt kr. 104.375,00 et er overført til kassekreditten. 33
Faktura fra Dagrofa: Leveret øl og sodavand mv. til videresalg kr. 8.460,00 + moms kr. 2.115,00 I alt kr. 10.575,00 et er betalt ved overførsel fra kassekreditten. Lønseddel til Christina Werslev: Bruttoløn for november kr. 10.500,00 - ATP kr. 90,00 Bidragsgrundlag kr. 10.410,00 - AM-bidrag kr. 833,00 A-indkomst kr. 9.577,00 - A-skat kr. 2.728,00 I alt udbetalt fra kassekreditten kr. 6.849,00 Lønseddel til Torsten Carlsen: Bruttoløn for november kr. 11.000,00 - ATP kr. 90,00 Bidragsgrundlag kr. 10.910,00 - AM-bidrag kr. 873,00 A-indkomst kr. 10.037,00 - A-skat kr. 2.842,00 I alt udbetalt fra kassekreditten kr. 7.195,00 Internt bilag: Arbejdsgiverens ATP-bidrag for november kr. 360,00 34
Instruks: Registrering af bilag - generel Vælg fanebladet Regnskab i den vandrette menulinje Du står automatisk i Kassekladder - Daglig i den lodrette menulinje Klik på: Ny postering midt i skærmbilledet Du kan bevæge dig mellem felterne med TAB-tasten. Rækkefølgen kan ændres under Redigér feltrækkefølge, hvor du også kan vælge at springe over nogle af felterne. Stil musen under kolonneoverskriften Type Bilag Dato Kontonr. Moms Debet/Kredit Valuta Modkonto Moms, modkonto Gør følgende: Vælg Finansbilag. Bilagsnummeret anføres automatisk og fortløbende. Her vises automatisk dags dato. Indtast dato i formen dd mm åååå. Indtast kontonummer på den mindste af de konti, der skal anvendes. I rullemenuen til højre i feltet kan du vælge konto fra kontoplanen. Bemærk, at kontonavnet på den valgte konto hentes automatisk og vises til højre i skærmbilledet. I feltet moms anføres automatisk, hvis der knytter sig moms til kontoen. KMoms står for Købsmoms SMoms står for Salgsmoms Feltet står tomt, hvis der ikke knyttes moms til kontoen. Bemærk, at momsbeløbet automatisk beregnes og angives i det grå felt til højre. Hvis du skal registrere et bilag uden moms, skal du undertrykke momskoden og lade momsfeltet stå tomt. I feltet vises automatisk, hvilken type saldo (Debet eller Kredit) kontoen har som standard: Omkostninger: Debet Indtægter: Kredit Aktiver: Debet Passiver: Kredit Foretager du ikke ændringer i dette felt, registreres bilaget på denne side. Vær fx opmærksom på, at kreditnotaer kræver et skift. Indtast bogføringsbeløbet. Indeholder bilaget moms, skal du indtaste beløbet inklusive moms, da e-conomic selv løfter momsen af. Valuta står som standard til DKK - dvs. danske kroner. Indtast kontonummer på den anden konto, der skal anvendes. Bemærk at det grå felt til højre i skærmbilledet angiver kontonavnet på modkontoen. Her anføres automatisk den momskode, der knytter sig til modkontoen. Feltet vil typisk stå tomt. Her anføres kort bilagstekst og dækkende tekst eventuelt fakturanummer. Klik på Gem & ny, hvis du skal registrere flere bilag - eller Gem, hvis du er færdig. Herefter placerer bilaget sig i kassekladden. Du kan altid vælge blyanten, hvis du ønsker at rette i posteringen. Du kan også vælge det røde kryds for helt at slette posteringen. Klik på Ny postering for at registrere et nyt bilag. 35
b. Udskriv og bogfør kassekladden. Se instrukser. Instruks: Udskriv kladden Fra Regnskab - Kassekladder - Daglig Klik på printerikonet Vælg printer (evt. pdf) Navngiv filen. Instruks: Bogfør kladde Fra Regnskab - Kassekladder - Daglig Vælg Bogfør posteringer Bilagene forsvinder nu fra kassekladden, og posteringerne indgår i regnskabet. c. Udskriv en saldobalance pr. 30.11. Instruks: Udskriv saldobalance Vælg Rapporter øverst Under Regnskab vælges Saldobalance i den lodrette menulinje Ved Fra Dato skrives dato efter formen dd mm åååå Ved Til Dato skrives dd mm åååå Hvis der ønskes udskrevet saldi på alle konti, skal fra og til konto ikke udfyldes. Alternativt er det muligt at afgrænse. Tast OK Vælg printerikon og udskriv til printer (evt. pdf). d. Angiv saldoen på salgsfremmende omkostninger og privatforbrug. 36
31. december: Økonomistyring i Café Tusindfryd I forbindelse med regnskabets afslutning skal der registreres nogle bilag og foretages nogle afslutningsposteringer. a. Registrer nedenstående bilag. Internt bilag: Overførsel af privatforbrug kr. 25.000,00 et overføres til konto for egenkapital. Internt bilag: Perioden vareforbrug modposteres på varelageret kr. 57.000,00 Internt bilag: Momsregnskabet afsluttes: Købsmoms overføres kr. 3.888,75 Salgsmoms overføres kr. 25.055,25 ene overføres til konto for momsafregning. b. Udskriv og bogfør kassekladden. c. Udskriv en saldobalance. d. Udskriv en resultatopgørelse. Se instruks. Instruks: Udskriv resultatopgørelse Vælg Rapporter i topmenuen Under Regnskab vælges Resultatopgørelse i den lodrette menulinje Skriv Fra dato på formen dd mm åååå Skriv Til dato på formen dd mm åååå Vælg OK Udskriv evt. til printer (eller pdf) ved at vælge printerikonet Navngiv filen hensigtsmæssigt, hvis du vælger at gemme den. e. Angiv periodens bruttofortjeneste og bruttoavanceprocent. 37
f. Angiv periodens resultat. g. Udskriv en balance. Se instruks. Instruks: Udskriv balance Vælg Rapporter i den vandrette menulinje Under Regnskab vælges Balance i den lodrette menulinje Skriv Fra dato på formen dd mm åååå Skriv Til dato på formen dd mm åååå Vælg OK Udskriv evt. til printer (eller pdf) ved at vælge printerikonet Navngiv filen hensigtsmæssigt, hvis du vælger at gemme den. h. Angiv bevægelserne i egenkapitalen. 38