LO Faglige Seniorer Regnskabsprogrammet FRIDAG Kom godt i gang Baggrund Februar 2012 TBL Regnskabsprogrammet Fridag er et lille regnskabsprogram til frivillige foreninger.. Programmet kan ikke håndtere moms overfor Skat. Er I momsregistreret kan I således ikke bruge Fridag. Fridag er bygget op på en Microsoft Access Database startende med Access 97 og overført til den nyeste Access 2007. Dé der ikke har Microsoft Office 2007 med Access installeret kan køre programmet fuldt lovligt med en Runtime version af Access, der følger med pakken til Fridag. I serien af programmer er der et tilhørende medlemsprogram. INSTALLATION Programmet kan afvikles på PC'er med Windows XP, Windows Vista eller Windows 7. Skal det køre sammen med Windows 10, så skal der laves nye genveje på skrivebordet. Kontakt i så fald sekretariatet. Installationsvejledningen til Fridag (og medlemsprogrammet) er medsendt separat. Følg venligst denne. Den kan også findes på programmets hjemmeside: www.losenior.dk/fridag. OBS! Når programmet/programmerne er installeret ligger de i mappen C:\Access97 og henholdsvis Regnskab og Medlem! Det skal de! Programmerne kan IKKE køre hvis du forsøger at placere dem andre steder på din computer! Problemer (med installationen)? Hvis du af ene eller anden grund har problemer med installationen af programmet Fridag (eller Medlem), så ring gerne til sekretariatet, der vil være dig behjælpelig med at få foretaget en korrekt installation hos dig. Vi ved bl.a., at der skal laves en ændring i Microsoft Access makroindstillinger, hvis du har Access installeret på din computer i forvejen. Ring så hjælper vi med installationen. Har du derimod problemer med at bruge programmet, da beder vi dig om først at kigge på programmets hjemmeside (www.losenior.dk/fridag) og så om du kan finde en løsning dér. Kan du ikke det så send evt. en e-mail til info@losenior.dk og vi vil kontakte dig. God fornøjelse! LO Faglige Seniorer, Islands Brygge 32 D, 2300 København S Tlf. 35 24 64 12 email: info@losenior.dk - www.losenior.dk
Start Fridag Initial og Kodeord Du starter programmet ved at dobbeltklikke på genvejen Genvej til Fridag Reegnskab, som ligger på dit skrivebord. Har du ikke denne genvej, så kan du selv lave en, Gør sådan: Højreklik på filen Fridag2007.Acc.Accdb i mappen C:\Acces97\Regnskab og vælg Send til Skrivebord (opret genvej) Regnskabsprogrammet er beskyttet med et Initial og en Kodeord. Initial: NY Adgangskode: NY Vælg det regnskab du vil arbejde med fra listen og indtast derefter initial og kodeord. Kort tid efter vises hovedmenuen og du er i gang. Inden du går i gang for alvor SKAL du oprette et nyt regnskab, som bliver det du bogfører i fremover. Men du må gerne kigge i de andre standarder først. Inden du starter bogføringen opret nyt regnskab eller ret kontoplan Med Fridag følger der et standardregnskab, der er oprettet så det passer til de fleste klubber eller sektioner. Du kan åbne standardregnskabet og gennemse kontoplanen for at se om opbygningen er noget for dig. Eller du kan vælge at lave dit helt eget regnskab fra scratch. Vælger du at lave dit eget regnskab, så kan du enten bruge standardregnskabet som udgangspunkt eller lave et helt nyt tomt regnskab og starte helt fra bunden af. Klik så den sorte prik står ud for Opret nyt Regnskab op klik på Fortsæt. Vælg mellem: Tom kontoplan Standardkontoplan med brutto regnskab eller Standardkontoplan med netto regnskab og indtast et navn til dit regnskab. OBS! Lad være med at bruge specialtegn eller de danske Æ Ø Å navnet på dit regnskab. Regnskabets navn behøver heller ikke at indeholde årstal da du vil komme til at bruge dette regnskab så længe du vælger at bruge Fridag! Klik på OK og dit nye regnskab er oprettet og vises på listen over dé regnskaber du kan vælge mellem, når du starter programmet. Side 2
Vælg dit regnskab og indtast Initialer (ny) og Kodeord (ny) og du er i gang! Slette et regnskab Hvis du for sjov har oprettet et regnskab, eller af anden grund har behov for at slette et regnskab, så er det meget nemt. Find mappen C:\Access97\Regnskab og klik på filen med det regnskab du vil slette. Tast derefter Delete-tasten og regnskabet bliver slettet! Men det bliver altså slettet!!! Så du skal være sikker i din sag! Alle filer med *.dui som efternavn er regnskaber. Stamdata: Inden du er klar til at bogføre skal du have udfyldt stamdata. Det gør du ved at klikke på knappen Stamdata i hovedmenuen. Afdelings nr. og navn vælger du selv, men det er smart at bruge det klubnummer du har hos os samt klubbens navn. Det du taster ind kommer med på dine udskrifter. Regnskabsperiode er 01-01 og 31-12 i det år du vil starte med at bruge Fridag. Tager du Fridag i brug i 2010 er regnskabsperioden således: Start: 01-01-2010 Slut: 31-12-2010 Begræns bogføringsperiode skal være den samme som regnskabsperioden. Konto for Egenkapital v/ Årets start: Denne konto skal være oprettet i din kontoplan under passiver inden du kan vælge den her i stamdata. Konto for Års-afslutning: Denne konto, som indeholder årets resultat, skal være oprettet i din kontoplan under passiver inden du kan vælge den her i stamdata. Budgetform: Vælg mellem årsbudget eller månedsbudget. De fleste vil nok køre med årsbudget til at starte med og så, når man bliver mere fortrolig med Fridag kan man køre ned på månedsbudget. Ved årsbudget indtaster du eet tal for årets budget for en post. Ved månedsbudget skal du indtaste 12 gange for én post en gang for hver måned. Central kontingent: Bruges ikke for tiden. Er tidligere brugt til at sammenkæde kontingentbetalinger fra medlemssystemet så de nemt kunne bogføres hér i Fridag. Nederst vises et enkelt afkrydsningsfelt, hvor du kan bestemme om du vil have Stamdata vist hver gang du starter Fridag. Side 3
Klar til bogføring, næsten først skal åbningsbalancen tastes ind Nu varer det ikke så længe... Men inden du kan begynde at bogføre dine bilag, så skal Fridag vide, hvilke saldi du starter med i kassen, på din bankkonto o.s.v. Gør det samme for alle dine passiver. Rent faktisk så skal Fridag have alle dine aktiver og alle dine passiver at vide, som de var på det tidspunkt du vil begynde at bruge Fridag. Typisk vil det være tallene i årsregnskabet fra året før du starter Fridag. Hvis du f.eks. vil tage Fridag i brug 1. januar 2010, så skal du indtaste alle dine aktiver og passiver pr. 31. december 2009 i Fridag. Det sker i bilagskladden. Vælg dato 01-01-2010 og bilag 1. Indtast derefter alle dine aktiver på de rigtige konti som én line for hvert aktiv. Resultatet skulle gerne være, at summen af dine aktiver og passiver er 0 og dermed kan du bogføre dem. Klik på knappen Bogfør. Er saldoen ikke 0 er der en indtastningsfejl et sted. Ret den! Og klik på Bogfør igen. Pyh Ha Nu er dine åbningstal bogført. Så er du klar til at bogføre dine indtægter og udgifter i årets løb. Det sker ligeledes i bilagskladden. Bogføring De fleste felter til bogføring af et bilag i bilagskladden giver sig selv, indtil du når til plinie og modkonto. Plinie Skal du kun bruge, hvis du arbejder med Projekter i Fridag. Plinie bruges til at du kan vælge hvilken projekt linie det aktuelle bilag skal knyttes an til. Læs mere om projekter i den gamle manual der ligger i C:\Access97\Regnskab Modkonto En modkonto er dér hvor du vil modpostere et bilag. Hvis du f.eks. har udgifter til køb af frimærker for 125,00 kroner så bogfører du dem på en driftskonto, f.eks. kontoen for Frimærker og fragt og modkontoen skal så være den konto, hvor du tog pengene fra, f.eks. kassen eller bankkontoen. Modkonto oprettes i kontoplanen ved at tildele kontoen et bogstav i kontoplanen. Det er en god idé at give Kassen, banken og girokontoen (eller en ekstra bankkonto) modkontobogstaverne: K B G da saldi på disse konti løbende vises nederst til høres i bilagskladden. Dermed kan du altid tjekke over til dit bankkontoudtog eller giroudtog om saldoen stemmer. Saldo = 0 så kan du bogføre Når den samlede saldo af dine indtastninger i bilagskladden er 0, så kan du bogføre bilagene. Hvis saldoen ikke er 0 får du en fejlmeddelelse, og der er en indtastningsfejl som du skal rette. Når bogføringen gennemføres får du tilbudt at udskrive en bogføringsjournal. Du kan vælge at udskrive denne til din printer eller lande være. Side 4
Du kan få bogførings-journalen udskrevet senere under menupunktet Andre udskrifter fra hovedmenuen. Årsafslutning så du er klar til et nyt år Når du er færdig med et års bogføring, og har fået dit regnskab gennemgået af klubbens bilagskontrollanter, så skal du årsafslutte, så du er klar til at bogføre næste års bilag. Udskriv først regnskab og evt. kontoudtog Det er en god idé at du udskriver dit årsregnskab og dine kontokort til papir inden du årsafslutter. Du kan gøre det senere men da du har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet i 5 år, så er det måske en god idé at gøre det nu. Men ved aldrig, om der sker noget med PC eren eller om I skifter kasserer midt i det hele. Så gør dig selv den tjeneste, at udskrive årsregnskabet og dine kontokort på papir, når du er færdig med et års regnskab og inden du årsafslutter. Selve årsafslutningen Du udfører Årsafslutningen ved at klikke på knappen Årsafslutning i hovedmenuen. Årsafslutningen nulstiller dine indtægter og udgifter, og fører resultatet over på din egenkapital. Herefter retter den bogføringsperioden under Stamdata og dermed er du klar til at bogføre dine bilag i det nye år. Mere skal der ikke til. Men du skal huske at årsafslutte når du er klar til det. Udforsk selv Fridag: Nu kan du selv klikke dig rundt omkring i Fridag. Du vil typisk komme ind til Andre udskrifter ofte, da det er der du udskriver dit regnskab og andre lister. Side 5
Bilagskladden Kontoindhold Projektindhold Andre udskrifter Afdeling stamdata Kontoplan Er stedet, hvor du indtaster dine bilag i årets løb og får bilagene bogført. Bruges til at vise dig bogføringen på én konto ad gangen. Dér kan du vælge en anden konto eller vælge at udskrive det viste. Bemærk: Når du har flere års posteringer inde i Fridag, så kan du ændre datoen til en dato tilbage i tiden, og få vist hvad der blev posteret dengang. Hvis du arbejder med projekter i Fridag er det her du vil kunne få vist resultatet på et projekt ad gangen. Her kan du få alverdens udskrifter med dit regnskab, regnskab med budget, journalkopi, regnskab fra tidligere års o.s.v. Her indtastes og vedligeholdes stamdataene for jeres klub. Afdelings nr. og navn er dét, der bliver vist på dine udskrifter. Du kan skrive hvad som helst her det er det der bliver vist på udskrifterne. Det er her du bygger dit regnskab op. Du kan oprette nye konti efter behov, eller slette konti, der aldrig kom i brug. BEMÆRK: Du kan IKKE slette en konto, når der først er bogført på den! Aflur opbygningen af kontoplanen ved at åbne et af standardregnskaberne. Her fremgår tydeligt, hvordan Fridag tæller de enkelte konto-intervaller sammen for at få et gruppe-resultat, et års-resultat og aktiver og passiver i alt o.s.v. Art er enten U I A eller P. Afd bruges til at kunne lave et mere kompakt regnskab, hvis man har mange konti i sin kontoplan. Projekt bruges, når er skal arbejdes med projekter. Mtast er navngivningen af en modkonto, f.eks. K for kassen, B for bank og G for giro. Når du bogfører bilag i bilagskladden kan du bruge bogstaverne, når du skal angive bilagets modkonto. Fra nr. Til nr. er angivelse af, fra hvilken og til hvilken konto Fridag skal tælle sammen. Årsbudget er det budgettal, der er tilknyttet den pågældende konto. Projekter Budget Sikkerhedskopi Her opretter du et eller flere projekter. Her indtaster du dine budgettal på de enkelte konti. Her tager du sikkerhedskopi til diskette! Dog ikke p.t. da den kun kan kopiere til en diskette, som de færreste PC'ere er udstyret med. I stedet kan du manuelt tage kopi af alle de filer der ender på *.DUI i mappen C:\Access97\Regnskab. Denne fil / disse filer indeholder nemlig dine regnskabsoplysninger og det er nok at tage kopier af dem, - da du jo har installationsfilerne på dit USB-stik eller på den Cd-rom du modtog sammen med denne vejledning. Side 6
Send Datafil (ftp) Ved at klikke af hér får du mulighed for at sende din regnskabsfil hér til sekretariatet så vi bedre kan hjælpe dig, hvis der opstår behov for det. Årsafslutning Fortryd Årsafslutning Denne knap skal du bruge når du er helt færdig med et regnskab og klar til at begynde på et nyt år. Denne knap kan du bruge hvis du fortryder en årsafslutning, f.eks. hvis der lige skulle bogføres et par ekstra bilag. Fortryd årsafslutningen bogfør dine bilag og lav årsafslutningen igen. BEMÆRK: Du kan kun fortryde årsafslutningen, hvis du endnu ikke har bogført i det nye år. Overfør efterposter Nulstil alt Bruges til at overføre efterposteringer til et nyt års regnskab. Via denne knap får du en menu, hvor du kan nulstille de enkelte dele af Fridag. Du kan f.eks. vælge kun at nulstille projekter eller bogføringen men gerne vil beholde din kontoplan. OBS! Vær opmærksom på, hvad du gør, hvis du bruger dette menupunkt. Tag evt. en sikkerhedskopi af din datafil inden du går i gang! Tilpasning Knappen bruges til at vælge om NumLock knappen på en bærbar altid skal være aktiv mens du bruger Fridag hvilket er det mest praktiske. OBS! Det er et kendt problem at NumLock knappen kan tænde og slukke lidt på må og få i Microsoft Access på de bærbare computere. Det er der desværre ikke noget at gøre ved! Så hold øje med, hvad di skriver på skærmen, når du bruger Fridag på en bærbar PC er. Afslut program Skift regnskab Du skal bruge denne knap for at afslutte Fridag. Det skal til, fordi Fridag kopierer nogle data mellem filerne ved afslutning. Med denne knap kan du skifte mellem dine regnskaber uden at forlade Fridag. Du kan med andre ord oprette så mange regnskaber, som du har lyst til, - men du kan kun arbejde i eet regnskab ad gangen. Mere læsestof: Når du har installeret Fridag så ligger der en ældre manual i mappen c:\access97\regnskab, som du er velkommen til at bladre i og måske bliver skrap til at benytte alle finesserne i programmet. Du er også velkommen til at besøge programmets hjemmeside på www.losenior.dk/fridag Her vil du kunne læse mere om programmet, måske finde løsninger på spørgsmål, og det er også hér du kan tjekke om der er kommet opdateringer til programmet og hvordan de i givet fald downloades og installeres hos dig. Side 7
Må jeg give programmet videre til andre? Ja, det er du velkommen til. Programmet er som nævnt lavet i en Access-database. Det betyder, at de der har Microsoft Office med Access 2007 på deres Pc ere kører programmet fuldt lovligt. De der ikke har Access kan ligeledes køre programmet fuldt lovligt ved at installere den medfølgende Microsoft Access2007 runtime. Er man glad for programmet kan man altid sætte en donation ind på LO Faglige Seniorers konto i Arbejdernes Landsbank: Reg. Nr: 5301 Konto: 918885 Ansvarsfraskrivelse det med småt: Fridag leveres / downloades fra hjemmesiden som det er og forefindes. Jeg og LO Faglige Seniorer påtager os intet ansvar for din brug af programmet på din eller andres PC'er, og fraskriver os ansvar for skade på din PC er eller dit regnskab som helhed. Regnskabsprogrammet Fridag er gennemtestet og har kørt siden 1994 på en række PC'er landet over. Det er som nævnt programmeret i Microsoft Access 2007-database så der skulle ikke være nogen grund til bekymring for dig at bruge programmet. Rigtig god fornøjelse med Fridag og medlemsprogrammet. Torben Borre Larsen / februar 2012 - tbl@losenior.dk Side 8