ANSØGNINGSSKEMA Mrk.: Ansøgning om projektstøtte til opkvalificering af koordinerende sagsbehandler. 1. Projektets navn og projektperiode Projektets navn: Styrket faglighed i koordinations- og sagsbehandlingsarbejdet et tværkommunalt kompetenceforløb Projektperiode Starttidspunkt: 12.01.2015 Sluttidspunkt: 01.09.2015 2. Ansøger CVR-/ SE-/ CPR-nummer: 29188416 Navn: Jobcenter Halsnæs Adresse: Rådhuspladsen 1 3300 Frederiksværk Telefon: 30537675 Fax: 47785401 Mobiltelefon: 30537675 E-mail: Annas@halsnaes.dk www-adresse: Projektets adresse: Rådhuspladsen 1 3300 Frederiksværk Projektansvarlig: Anna Søgaard Regnskabsansvarlig: Henriette Pichard Kontaktperson: (navn, titel, adresse, telefon, evt. telefax og E-mail) Lisbeth Jørgensen Teamleder Rådhuspladsen 1, 3300 Frederiksværk, tlf. 51675544 Ejerforhold: Kommunal (privat, kommunal, statslig eller anden virksomhed) Girokonto: (som et evt. tilskud skal overføres til) Pengeinstitut: (som et evt. tilskud skal overføres til) (navn, adresse, regnr. og kontonummer) Danske Bank 3400 Hillerød Reg. 4319 konto 10178770 3. Samarbejdspartnere i det ansøgte projekt, herunder evt. eksterne konsulenter (Bilag 1. Erklæring om samarbejde) Firma, kommune organisation mv.: Adresse: Marselisborg Center for Udvikling, Kompetence og Viden P.P. Ørums Gade 11, bygn. 1A 8000 Aarhus C
Telefon: 53387220 Telefax: E-mail: jpj@marselisborg.org 4. Økonomi Samlet budget for projektet: Det ansøgte tilskud: 3.946.816 kr. 3.946.816 kr. Ansøger skal supplere ansøgningsskemaet med et detaljeret budget, hvoraf samtlige udgifter og eventuelle indtægter skal fremgå. Budgettet skal være opdelt på kalenderår. 5. Andre tilskud Har ansøger søgt anden offentligt tilskud til gennemførelsen af projektet? Nationale tilskud: EU-tilskud: nej nej Hvis ja, hvilke: 6. Projektbeskrivelse Baggrund for projektet: På mange måder er formaliseringen og kravet til et øget tværfagligt samarbejde gennem de seneste reformer på beskæftigelsesområdet et kærkomment initiativ, som de fleste af vores sagsbehandlere på beskæftigelsesområdet bifalder. Udfordringen består imidlertid i, at det grundlæggende koordinationsarbejde i nogen grad er ukendt territorie for mange, hvorfor vi, den samlede ansøgerkreds, efterspørger opkvalificering. Vi vurderer, at vores koordinerende sagsbehandlere er udfordrede kompetencemæssigt i forhold til: Forståelse af de lovgivningsmæssige rammer for de øvrige forvaltningsområder i kommunen (særligt i forhold til service- og sundhedsloven) Indsigt i og forståelse for, hvordan der arbejdes i de øvrige forvaltninger herunder bestiller/udfører relationer uden for beskæftigelsesområdet Klarhed om hvilke krav og pligter, der følger med den koordinerende funktion Forståelse for den koordinerende sagsbehandlers rolle og funktion i forhold til iværksættelse af, opfølgning på og facilitering af fælles indsatser og tilbud Det koordinerende arbejde med borgeren i centrum, herunder bemyndigende inddragelse af borgeren og systematisk planlægning af indsatsen Klarhed om dokumentationskrav og behov i forhold til gennemførelse af indsatser initieret i andre lovgivninger Sikring af reel progression og fokus på ressourcer og mestring frem for hovedsagligt kompenserende ydelser Det er imidlertid ansøgerkredsens oplevelse og erfaring, at en ny rolle og funktion ikke indfases ved alene at gennemføre kursusdage med fokus på undervisning, oplysning og caseøvelser. Vi tror på, at opkvalificeringen i lige så høj grad skal indarbejdes i den daglige praksis, under vejledning og supervision. Derfor har ansøgerkredsen valgt at indgå samarbejde med Marselisborg for at gennemføre et kompetenceudviklingsforløb med lige dele opkvalificering og undervisning og konkrete supervisionsforløb med vores koordinerende sagsbehandlere.
Målgruppen: Primær målgruppe er koordinerende sagsbehandlere, som enten har borgere i ressourceforløb eller arbejder med aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, som er psykisk sårbare samt fagkonsulenter og team-/afdelingsledere. Sekundære målgrupper er 1) de øvrige koordinerende sagsbehandlere i jobcentrene, 2) de koordinerende sagsbehandleres samarbejdspartnere inden for social- og sundhedsområderne, 3) de borgere, som er slutbrugere af den helhedsorienterede indsats. Antal deltagere angives nedenfor: Projektets organisering (styregruppe, projektledelse, interessenter mv.): Projektets mål: a. Hvad er målgruppens udbytte og projektets samlede resultat? b. Hvilke resultater og hvilken læring forventer projektet kan overdrages til andre? Operationalisering af projektets mål- Kommune Koord. sagsbehandlere Fagkonsulenter Afdelingsledere Syddjurs 12 2 1 Morsø 8 1 1 Struer 14 2 Ringkøbing-Skjern 20 2 Fredensborg 15 1 Lemvig 13 2 Ringsted 17 1 3 Halsnæs 15 2 Køge 10 4 1 Kalundborg 11 2 2 Gribskov 15 2 2 Allerød 15 2 Sorø 12 1 1 Nyborg 8 1 1 Lejre 11 1 2 Norddjurs 20 1 Total 216 17 24 Vi etablerer et fælles forum for kvalitetssikring bestående af jobcentercheferne fra de 16 ansøgende jobcentre. Vi bruger forummet til indledende Kick Off møde, hvor vi forventningsafstemmer forløbet. Forummet mødes igen i forbindelse med projektets evaluering. Dernæst etablerer vi i det enkelte jobcenter en tværgående styregruppe, som ud over jobcentrets relevante ledere kan bestå af ledere fra henholdsvis social- og sundhedsområdet. Styregruppen fastsætter rammer for, hvordan det tværgående samarbejde om de fælles borgere udmøntes. Eksempelvis koordinationsmodeller, aftaler på ledelsesniveau, aftaler om ressourcetræk m.m. Jobcenter Halsnæs forestår den overordnede projektledelse i samarbejde med Marselisborg. a. Målgruppens udbytte og projektets samlede resultat: Det overordnede mål er: At 257 medarbejdere er bedre rustet til at håndtere udfordringerne med de udsatte ledige og hjælpe dem i processen med at opnå eller bevare tilknytningen til arbejdsmarkedet Projektets resultatmål: At 90 pct. af de deltagende koordinerende sagsbehandlere oplever at have fået tilført kompetencer til at arbejde med borgerinddragelse i det koordinerende arbejde At 90 pct. af de deltagende koordinerende sagsbehandlere oplever at have fået øget kendskabet til lovgivning, visitation og praksis på relevante kommunale forvaltningsområder At 90 pct. af de deltagende koordinerende sagsbehandlere oplever styrkede kompetencer ift. til den koordinerende rolle, herunder kompetencer ift. relationel koordinering At 90 pct. af de deltagende koordinerende sagsbehandlere anvender tillærte teknikker og redskaber i deres daglige arbejde På længere sigt vil resultatet af projektet bidrage til kortere varighed i borgernes forløb. b. Resultater og læring, der kan overdrages til andre Resultater i form af produkter og redskaber fra de deltagende jobcentre samles og videreformidles til brug for andre jobcentre og kommuner. Konkret udarbejdes en trin-for-guide til bedre koordination og samarbejde om de udsatte borgere. Projektet indledes med en baseline måling af de deltagende kommuners oplevelse af deres tværgående samarbejde. Målingen sættes op som et online spørgeskema, der undersøger medarbejdere og lederes holdninger, tilgange samt kompetencer på tre kategorier:
LOKALT FÆLLES sætninger a. Hvordan kan projektets målsætninger måles? Projektets plan: a. aktiviteter b. tidsplan De udsatte borgere Øvrige fagområder og samarbejdspartnere Koordination i praksis Ved projektafslutning gennemføres målingen igen med henblik på at godtgøre, at ledere og medarbejdere har oplevet en reel forandring og opkvalificering jf. målsætningerne. MODUL 1 Borgerinddragelse og progression Bemyndigende samtaleteknikker Sagsbehandler- skridt Arbejdet med Borgerens Plan Dokumentationsarbejde i en tværgående indsats TILPASNING Lokal rammesætning og oversættelse Rammesættende møde med det enkelte jobcenter, hvor tilrettelæggelse af det øvrige forløb sammensættes med afsæt i lokale behov Behov Udfordringer Strategi MODUL 2 Lovgivning og forvaltningspraksis Lovgivning ( SEL, LAS, LAB, SUL) Introduktion til forvaltnings-forståelse og sammenhænge på tværs Dokumentationsforpligtelser, visitation Lokal tilpasning og implementering Koordination i lokal praksis fokus med afsæt i lokale behov, f.eks. Mapping Koordinations-hierarkier Koordinations-modeller Serviceniveauer Redskabsudvikling MODUL 3 Koordinationsmetoder og -teknikker Koordinations-teknikker og forståelse: Relationel koordinering Fælles mål Værdien af de forskellige fagligheder Koordination i praksis (roller, ansvar og metode) Supervisionsdage On the job training : Medarbejderne modtager 2 x supervision med fokus på anvendelse af samtaleteknikker og de udviklede redskaber Brush up på undervisning Afklaring af lokale forhold Screening af lokale udfordringer og behov baseret på survey fra Marselisborg SUPERVISION OG LÆRING Læringsmøde Afslutningsvis afholdes læringsmøde med kredsen af koordinerende sagsbehandlere og samarbejdspartnere TIDSPLAN 2015 Januar Styregruppemøde Baselinemåling Februar-april Fælles kompetenceudvikling (modul 1, 2, 3) Udsendelse af survey Opsamling på survey April-maj Lokal ramme-sætning og oversættelse Lokal tilpasning og implementering Maj-juni Supervision Brush up på undervisning Læringsmøde Juli Afsluttende styregruppemøde Slutmåling Trin for trin guide til styrket koordinerende sagsbehandling Som ovenstående model viser, så omfatter ansøgningen dels fælles kompetenceudvikling for de koordinerende sagsbehandlere i ansøgerkredsen, og dels lokal oversættelse af det tillærte. FÆLLES KOMPETENCEUDVIKLING Undervisningsdagene giver opkvalificering på flere niveauer: 1. I arbejdet med inddragelsen af borgeren og skabelsen af empowerment og progression i borgerens forløb 2. Konkret i sagsbehandlingen ift. at skabe overblik samt sikre opfølgning og dokumentation på tværgående indsatser 3. I forhold til koordinationsmetoder og samarbejde på tværs af organisationen Modul 1: Rollen som koordinerende sagsbehandler i forhold til borgerne Rollen som koordinerende sagsbehandler for de mest udsatte aktivitetsparate borgere og borgere i ressourceforløb er andet og mere end blot en uddelegering af opgaver til andre fagprofessionelle. Den koordinerende sagsbehandler skal via samtalerne evne at bemyndige og motivere borgerne til gradvist at tage større ejerskab i eget forløb. Der skal skabes sammenhæng og overskuelig i borgerens forløb, og indsatsen skal afstemmes og tilpasses til den enkelte borgers behov for koordination. Derfor introduceres deltagerne til evidensbaserede samtaleteknikker, som understøtter en borgerinddragende tilgang, der både synliggør den enkelte borgers ressourcer og samtidig understreger personens autonomi og frie valg. Konkret undervises der i: Samtaleteknikker, som på én gang bemyndiger og motiverer borgerne: Anerkendende aktiv lytning (nøgleord, spejling, åbne spørgsmål) Bemyndigende samtalestyring (Gamemastery) Samtaleteknikker og metoder, der understøtter sagsbehandleren i at sætte mål og delmål sammen med borgeren: Kaptajn-spørgsmål SMART-mål Arbejdet med borgerens plan
For at sikre en optimal læring på dagen, sammensættes undervisningen af oplæg, som suppleres af praksisnære caseøvelser, hvor sagsbehandlerne får lejlighed til at afprøve teknikkerne. Modul 2: Lovgivning, forvaltningsforståelse og god koordinerende sagsbehandling Den koordinerende sagsbehandling er afhængig af, at sagsbehandleren har et godt indblik i både egen og de øvrige fagområders lovgivning og visitationspraksis. Jo bedre sagsbehandlerne er til at navigere i den kommunale forvaltningspraksis, jo mere kvalificeret vil sagsbehandlingen blive. Der undervises blandt andet i: Lov om aktiv beskæftigelsesindsats: I LAB-lovs regi drejer undervisningen sig særligt om målgrupperne for den koordinerende sagsbehandling (LAB 2,3, 2,13 samt 68a), tilbud og aktiviteter (kapitel 9B-12), samt den grundlæggende intention med den koordinerende funktion ( 18 a og 68a). Serviceloven Inden for Serviceloven vil der primært være foranstaltninger og indsatser, som typisk anvendes over for de fælles borgere. Eksempelvis bostøtte/skp ( 85) og den opsøgende variant ( 99). Hertil kommer botilbud ( 107-108), beskyttet beskæftigelse ( 103-104) og endelig for de unges vedkommende efterværn ( 76). Hertil kommer handleplaner ( 140). I Sundhedsloven drejer det sig om behandling af misbrug ( 141-142) samt psykologbehandling ( 69 og 72) og til de fysiske skavanker vil det være genoptræning og fysioterapi ( 140-140a). Forvaltningsforståelse Forståelsen for og evnen til at kunne navigere på tværs af de kommunale siloer hænger tæt sammen med om de koordinerende sagsbehandlere har viden om: BUM-organisering og finansieringsmodeller Serviceniveauer og kvalitetsstandarder De forskellige kompetenceprofiler Modul 3: Koordination Med afsæt i lovgivningens intentioner, defineres og afgrænses koordination indledningsvist som begreb og metode i en kommunal kontekst således at alle deltagere har en fælles forståelse for, hvordan koordination anvendes her. Koordination og forskelle på tværs Som koordinerende sagsbehandler skal man i koordinationen have blik for, at de forskellige retningslinjer ikke altid passer ind under LAB-lovens opfølgnings- og dokumentationskrav. Undervisningen stiller skarpt på, hvor sagsbehandlerne skal være opmærksomme og eventuelt indgå særaftaler med samarbejdspartnere ift. at overholde lovgivningens dokumentationskrav: Ret og pligt vedrørende opfølgning på tilbud og indsatser forskelle mellem LAB og andre lovgivninger Ret og pligt i forhold til dokumentation af tilbud og indsatser på tværs af lovgivningerne Endelig vil der være (lokale) forskelle på, hvilke procedurer og arbejdsgange der er i forhold til at iværksætte og bestille indsatser i de forskellige forvaltningsområder, ligesom deltagelse i koordinationsmøder vægtes og prioriteres forskelligt fra område til område. Til at håndtere koordinationen introduceres Relationel koordinering som konkret metode til det tværgående samarbejde om de fælles borgere. Metoden anvendes optimalt: når parterne oplever en gensidig afhængighed af hinandens opgaveløsning, når der er en høj grad af uforudsigelighed i forløbet, og
når der er tidspres Relationel koordination er en evidensbaseret metode, som fremhæver 7 væsentlige egenskaber ved vellykket og effektiv koordination, som samtidig øger arbejdsglæden i organisationer: 1. Fælles mål frem for isolerede målsætninger 2. Fælles viden om hvordan krydsende opgaveløsninger påvirker hinanden 3. Gensidig respekt og forståelse for, at min opgaveløsning er en del af en helhed 4. Problemløsende kommunikation frem for placering af ansvar 5. Hyppig og afpasset kommunikation 6. Rettidig kommunikation 7. Korrekte informationer Undervisningen veksler mellem begrebsliggørelse og introduktion af metoder, som medarbejderne efterfølgende arbejder med at omsætte i deres funktion og rolle som koordinerende sagsbehandler. LOKAL IMPLEMENTERING OG FORANKRING Vi vurderer, at sagsbehandlere ligesom andre fagprofessionelle har svært ved reelt at omsætte tillært viden fra kompetenceudviklingsforløb til konkret anvendt praksis. Vores erfaring er, at tillærte kompetencer og teknikker pludselig kan være abstrakte og svært omsættelige, når den professionelle står i en hverdagssituation, og kompleksiteten i borgerforløbene folder sig ud. Uddannelsesdagene i dette projekt giver et stærkt fundament og en klar referenceramme for sagsbehandlerne i det daglige arbejde, men når læringen skal indlæres i den konkrete praksis mener vi, at der er behov for primært tre tiltag: Tilpasning til lokal kontekst Lokal brush-up eller uddybning On-the-job-training Tilpasning til lokal kontekst Erfaringsmæssigt findes der i de enkelte kommuner en række strukturelle knaster, der vanskeliggør et smidigt koordinationsarbejde. Det kan være uklare kommunikationsveje og metoder, uklare visitations- og bestillingsprocedurer, Uafklarede forventninger til opfølgning og dokumentation, manglende adgang til systemer og oplysninger. Derfor vil hvert enkelt jobcenter i samarbejde med Marselisborg sætte fokus på: Hvilke forudsætninger, der skal være tilstede lokalt for at styrke muligheden for koordination på tværs Hvilke umiddelbare udfordringer, der findes i den enkelte kommune Hvilke tiltag og indsatser, der skal gennemføres for at give sagsbehandlerne handlemulighed På baggrund af den afklarende dialog kan der eksempelvis udarbejdes arbejdsgange, gennemføres tværsektorielle aftaler for møder, koordinationsmodeller- og hierarkier (herunder stratificeringer) m.v. samt udarbejdelse af organisationsdiagram til smidig kontakt. Lokal brush-up eller uddybning Mens det grundlæggende opkvalificeringsforløb giver sagsbehandlerne de fundamentale redskaber, metoder og kvalifikationer til at arbejde som koordinerende sagsbehandlere, vil opkvalificeringsbehovet være forskelligt fra jobcenter til jobcenter. Derfor gennemføres der en lokal undervisningsdag, hvor der enten er mulighed for generel brush-up eller uddybning af emner og temaer, som jobcentret vurderer, der vil være yderligere behov for. On-the-job-training Der hvor opkvalificeringen virkelig skal stå sin prøve er via individuelle sparrings- og supervisionsforløb. Ændringen fra én arbejdsmetode- og tilgang til en ny kræver, at sagsbehandlerne får mulighed for at få rådgivning, vejledning og observation på deres sagsarbejde, og hvor den gen-
nemførte undervisning bringes direkte i anvendelse, og hvor sagsbehandlerne får mulighed for at drøfte forskellige sagsforløb med underviserne og socialfaglige eksperter. Derfor gennemføres der individuel sagssparring og supervision på samtlige deltagende koordinerende sagsbehandlere. Sparringen og supervisionen gennemføres over to dage hvor medarbejderne får minimum én times sparring pr. gang. Hertil kommer læringsmøde. Sparringen vil være centreret om følgende emner: Samtaleteknik Sagsflow herunder næste sagsbehandlingsskridt Tværgående koordination Dokumentation Projektets metoder: Ansøgers kompetence i forhold til målgruppen og projektmålet: Sparringsseancerne gennemføres ud fra følgende systematik: Sagsbehandler præsenterer sagerne, borgerens case, hvilke forudgående skridt samt hvilke forventninger der er til kommende skridt. Sparringspartner giver feedback med udgangspunkt i undervisningsmateriale og coachende metode for at sikre kobling mellem det tillærte fra undervisningsdagene Sparringspartner opstiller sammen med sagsbehandler tre temaer, som sagsbehandler skal arbejde med til næste sparringsseance Som illustreret i nedenstående figur, så er arbejdsformen i opkvalificeringen en kobling mellem en cirkulær proces og dialektikken mellem de enkelte elementer i læringsprocessen. På undervisnings- og supervisionsdagene vil vi løbende inddrage de særskilte elementer i undervisningen. Afprøvning Refleksion Redskaber Teori Opkvalificering Supervision Praksisviden Forløbet indeholder teori på uddannelsesdagene vedr. empowerment, relationel koordination m.m. og samtidig supplereres dagene med praksisviden fra jobcentrene og fra Marselisborg. Forløbet indeholder supervision og sagssparring, hvor der bl.a. indarbejdes redskaber vedr. samtaleteknikker, lovgivningsoversigter m.m. Metodisk arbejder vi efter aktionslæring, Forankring: a. Hvordan bliver metoder, erfa- hvor læringen foregår i en vekselvirkning mellem uddannelse, afprøvning og supervision, således at metoder, redskaber, viden og kompetencer indlejres i den lokale praksis. Ud fra aktionslæringen indgår der løbende refleksion over afprøvede metoder, og konkret afholdes læringsmøder, der dels muliggør løbende tilpasninger og dels muliggør vidensopsamling til udvikling af guide, der kan anvendes i de ansøgende samt i øvrige jobcentre. Ansøgerfeltet består af 16 forskellige jobcentre, men med det til fælles, at vi alle arbejder struktureret med at videreudvikle den koordinerende sagsbehandlerfunktion og rolle, samt at vi alle har stor erfaring med at anvende opkvalificering som direkte redskab til at blive bedre koordinerende, mere helhedsorienterede i sagsbehandlingen, øge større kendskab til beslægtede lovgivninger m.m. Vi har valgt at samarbejde med Marselisborg grundet: At Marselisborg har en mangeårig erfaring i at gennemføre opkvalificering i jobcentrene At Marselisborg har udviklet implementeringsgrundlag samt kompetenceudvikling målrettet de koordinerende sagsbehandlere gennem projekter i 28 kommuner At Marselisborg har konsulenter, der kan gennemføre undervisning på højt teoretisk og fagligt niveau og dels har socialfagligt uddannede konsulenter, som kender praksis, selv arbejder koordinerende i Marselisborgs Rehabiliteringscentre, og som derfor vil kunne oversætte kompetenceudviklingen til lokal drift gennem supervisionsforløb At Marselisborg kan udvikle produkter, der vil sprede erfaringerne ud til øvrige jobcentre a. Resultaterne bliver dokumenteret ud fra spørgeskemaundersøgelse for de deltagende sagsbehandlere jf. afsnittet om målsætninger, dernæst udarbejdes der redskaber og produkter, samt vidensopsamling om erfaringerne, som samles i en pakke målrettet de ansøgende jobcentre.
ringer og resultater dokumenteret? b. Er der indgået aftale med andre om overdragelse af projektets resultater? c. Hvordan sikres at projektets resultater, kan genanvendes efter projektets afslutning? b. De ansøgende jobcentre har indgået aftale med samarbejdspartnere i kommunerne på beslægtede områder som social- og sundhedsområdet. Ansøgerne har pt. ikke indgået aftaler med andre jobcentre og kommuner der efter projektets afslutning skal indføre metoder og redskaber c. Men, projektet vil munde ud i en trin-for-guide til bedre koordination og samarbejde om de udsatte borgere. Trin-for-trin guiden indeholder erfaringer fra jobcentre med forskellige organiseringer, prioriteringer og rammevilkår, og vil således kunne anvendes bredt over hele landet Antal deltagere i projektet: 257 deltagere (216 koordinerende sagsbehandlere, 17 fagkonsulenter, 24 ledere) modtager undervisning. Hertil kommer samarbejdspartnere i social- og sundhedsområderne, som deltager i den lokale tilpasning. Resumé (Maks. ½ side): I dette projekt vil 257 koordinerende sagsbehandlere, fagkonsulenter og ledere blive bedre rustet til at håndtere udfordringerne med de udsatte ledige og hjælpe dem i processen med at opnå eller bevare tilknytningen til arbejdsmarkedet. Projektet indeholder for det første et fælles kompetenceudviklingsforløb, hvor medarbejderne modtager undervisning i forhold til: At arbejde med inddragelsen af borgeren og skabelsen af empowerment og progression i borgerens forløb At skabe overblik samt sikre opfølgning og dokumentation på tværgående indsatser i sagsbehandlingen At mestre relevante koordinationsmetoder og øge samarbejde på tværs af den samlede kommunale organisation For det andet indeholder projektet et lokalt supervisionsforløb, hvor de tillærte teknikker, metoder og redskaber fra undervisningen oversættes til konkret praksis i det enkelte jobcentre gennem supervisionsdage, sparringsdage og læringsmøder. Endelig indeholder projektet udvikling af en trin for trin guide, som vil kunne anvendes af landets øvrige jobcentre. 7. Underskrift Undertegnede ansøger erklærer, at ovennævnte oplysninger og oplysningerne i diverse bilag er rigtige Dato: Underskrift