Referat for Informations- og Spørgemøde 5. september 2012 Nationalmuseets udbud for Flytning og midlertidig opbevaring af museumsgenstande Referent: Rikke Ruhe (Nationalmuseet) Til stede fra Nationalmuseet: Steen Allan Weidemann, Bodil Taarnskov, Rikke Ruhe, Vibe Edinger Til stede fra Slotte og Kulturejendomme, SLKE: Kim Funk Til stede fra tilbudsgiverne: Firma Møbeltransport Danmark Møbeltransport Danmark Bryde Bryde WinDum Hillerød Møbeltransport Danish Art Transport by DHL Danish Art Transport by DHL LEMAN Iron Mountain 3x34 Navn Finn Nørager Christensen Jesper Kjer Rosenqvist Rene Bryde Jan Bryde Ole Kihlstrøm Mogens Kleberg Elisabeth Gram Christensen Jens Kristensen Søren Eltorp Henning Søder Baggrund: Nationalmuseet havde indbudt interesserede tilbudsgivere til et informations- og spørgemøde. Mødet blev gennemført således, at tilbudsgiverne først fik mulighed for at besigtige de lokaliteter Nationalmuseet skal fraflytte. Herefter var der mulighed for at stille spørgsmål til tilbudsmaterialet. Referatet gengiver spørgsmålene og indeholder Nationalmuseets præciseringer til udbudsmaterialet. Referatet vedlægges som bilag 1 til kontrakten. Spørgsmål og redegørelser ifølge med Udbudsbetingelserne for udbuddet Kim Funk, SLKE, gennemgik udbudsbetingelserne. 3. 2 Spørgsmål: Forsikringer og forsikringsbevis, og bemærkninger til karakteren af det bevis, der skal føres. Ikke vedlægges et diskvalificerende bevis, eks. NSAB 2000 Svar: Forsikringspolice anses for at være et bevis til opfyldelse af udbudsbetingelsernes afsnit 3.2 pkt. 4. Standardvilkår der regulerer transportydelsen anses ikke for et bevis. Tilbudsgiverne skal være meget opmærksomme på ikke at vedlægge egne eller branchespecifikke standardvilkår da disse med stor sandsynlighed ikke er i overensstemmelse med det udbudte grundlag, hvilket derved kan gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver kan nøjes med at føre bevis for de forsikringer, som er sædvanlige eller lovpligtige for de ydelser, som leverandøren skal erlægge under kontrakten. Ordregiver har blot nævnt de områder, som kunne komme på tale at føre bevis for, f.eks. erhvervsansvar-, transport- og brandforsikring. 1
Spørgsmål: Specifikation af forsikringsniveau/forsikringstyper. Skal udbyder i dette udbud have en særforsikring for Nationalmuseets genstande, eller, og hvordan, træder statens selvforsikring i kraft? Spørgsmål i forbindelse med tegning af forsikring: Nationalmuseet beder ikke om, at der tegnes særskilte forsikringer for transport eller opbevaring. Genstandene er i hele processen omfattet af museets selvforsikring. Svar: I henhold til kontraktens punkt 22 skal leverandøren have en forsikringsdækning, som er sædvanlig eller lovpligtig for de ydelser, som leverandøren skal erlægge under kontrakten. Eksisterer der en standard forsikring for branchen antages denne at være udtryk for sædvane. Det er ikke Nationalmuseets intention at der skal tegnes eller indhentes tilbud på særforsikring hverken i forhold til transportydelsen eller opbevaringsydelsen som en del af tilbuddet. Spørgsmål vedr. graden af dokumentation for tilbudsgivers økonomiske formåen. Årsregnskaber/revisorpåtegning beskrives Udbudsbetingelsernes afsnit 3 blev gennemgået. Udbudsbetingelserne er vedlagt en tro- og loveerklæring, som kan bruges som dokumentation for afsnit 3.1 pkt. 1, 2 og 3. Afsnit 3.2 pkt. 4 kan tilbudsgiver nøjes med at føre bevis for sædvanlige eller lovpligtige forsikringer og ikke nødvendigvis føre bevis for både erhvervsansvar-, transport- og brandforsikring. Afsnit 3.2 pkt. 5 Fremlæggelse af virksomhedens balance herunder egenkapital eller uddrag heraf. Bemærk soliditetsgraden skal min. være på 5 %. Afsnit 3.2 pkt. 6 Erklæring om generel omsætning i højest de seneste tre år. Bemærk: Mindstekravet er en generel omsætning på min. 10 mio. kr. over 3 år. Afsnit 3.3 pkt. 7. Referencer for de sidste 3 år vedlægges tilbuddet. Bemærk at mindstekravet er min. 1 relevant reference inden for både flytning og for opbevaring. Afsnit 3.3 pkt. 8. Oplysninger om underleverandører og andel. Vi vil naturligvis gerne kende underleverandøren og vide hvad denne påtænkes at skulle udføre. 3.3 Hvis entreprisen udføres i et konsortium, skal det anføres hvem der tegner konsortiet samt er sekretariat for konsortiet. Det skal i øvrigt anføres hvem der er hovedleverandør og garant for ydelsen, og hvem der er underleverandører, hvis denne konstruktion anvendes. 4.2 Tilbudsgiver må ikke ændre i prisbilaget (Kontraktens bilag 3), eller skrive felter/nye ydelser til i prisbilaget. Der må kun ændres i prisbilaget ved indsættelsen af beløb i de med gult markerede felter. Alle andre ændringer i prisbilaget fra tilbudsgivers side anses for at være diskvalificerende. 2
Spørgsmål og redegørelser ifølge med Kravspecifikation for udbuddet Spørgsmål vedr. beregning af antal genstande/pakkede enheder for det samlede projekt. Det blev understreget, at de i kravspecifikationen anførte tal for paller, enkeltgenstande og volumen er skønnede og vejledende. Flytteopgaven anses først for tilendebragt, når alle museumsgenstande, uanset antal/volumen, er flyttet fra de nuværende magasinfaciliteter. Redegørelse for stabling af pallecontainere. Den overvejende del af genstandsnumrene pakkes i pallecontainere. Der må ikke stables mere end to pallecontainere ovenpå hinanden ved opmagasinering i tilbudsgivers magasinfacilitet af hensyn til museumsgenstandene. Der må ikke stables en pallecontainer ovenpå en palle med flyttekasser/andre kasseformater. Spørgsmål vedr. magasineringsfaciliteternes beliggenhed og antal. Nationalmuseet stiller ikke andet krav til magasineringsfaciliteternes beliggenhed, end at de skal befinde sig indenfor Danmarks grænser. Nationalmuseet stiller ikke krav om, at alle museumsgenstande skal befinde sig i den samme magasinfacilitet, så længe alle tilbudsgivers magasinfaciliteter lever op til minimumskravene i kravspecifikationen. Spørgsmål vedr. bemanding af tilbudsgivers magasinfacilitet, og varsling af besøg. Nationalmuseet har ikke noget krav til en fast bemanding af magasinfaciliteten i dagtimerne. Ved uvarslede kontrolbesøg/samlingsrevisioner med ekstern deltagelse giver Nationalmuseet tilbudsgiver et varsel senest kl. 14.00 dagen før et påtænkt kontrolbesøg. Ved varslede kontrolbesøg mindst en uge før kontrollens udførelse. (Jfr. Krav 52) Spørgsmål vedr. adgang til tilbudsgivers magasinfacilitet. Nationalmuseet accepterer at museumsgenstandene opbevares i lokaler, som også benyttes til andre formål/af andre kunder. Dog skal lokalerne leve op til kravspecifikationens krav om registrering på personniveau af al adgang til magasinrum, som rummer Nationalmuseets genstande. (Jfr. Krav 37) Der stilles ikke krav om at evt. andre kunders materiale i samme magasinfacilitet skal være frosset, idet rummet skal monitoreres for skadedyr vha. klisterfælder (Jfr. Krav 44). Spørgsmål vedr. eftersyn af den enkelte genstand inden flytning. Nationalmuseet forlanger ikke nogen individuel, detaljeret tilstandsvurdering af hver enkelt museumsgenstand sammen med tilbudsgivers medarbejdere inden flytning. Genstandene flyttes som de står pakket eller som de står placeret direkte fra Nationalmuseets magasinfacilitet. Hvis udvalgte genstande kræver specialpakninger eller en helt særlig håndtering, aftales dette mellem Nationalmuseet og udbyder. Spørgsmål vedr. indretning af tilbudsgivers køretøjer. Skal alle anvendte køretøjer have stødabsorberende vægge? Svar: Alle genstande skal fragtes, så risikoen for skade på dem minimeres mest muligt. I udgangspunktet forudsættes det sikret ved, at indersiden af transportrum er dækket med stødabsorberende materiale, jf. krav 25. Hvor dette ikke er muligt (f.eks. ved meget store genstande, der skal fragtes med blokvogn eller lignende) skal risikoen for skade på tilsvarende vis minimeres. Spørgsmål vedr. udseendet på tilbudsgivers køretøjer. Tilbudsgivers køretøjer skal fremstå anonyme, dvs. uden synlig reklame for, at tilbudsgiver transporterer for Nationalmuseet. Køretøjerne må gerne fremstå med tilbudsgivers sædvanlige logo, kontaktoplysninger, bemalinger mv. (Jfr. Krav 23) 3
Spørgsmål vedr. medarbejdernes arbejdstøj. Nationalmuseet stiller ikke andre krav til tilbudsgiveres medarbejderes arbejdstøj end de alment gældende krav til sikkerhedsudstyr og påklædning på arbejdspladsen. Dog skal tilbudsgivers medarbejdere bære handsker, når de håndterer Nationalmuseets genstande. Spørgsmål vedr. ABA-anlæg for magasinfaciliteten. Er det acceptabelt at have rørføringer/sprinkleranlæg i selve magasinrummet, hvis vandet i systemet afbrydes? (fr. Krav 36) Et sprinkleranlæg med rørføring direkte i magasinrummene bør ikke være vandfyldt af hensyn til risikoen for lækager. Derfor skal rørene tømmes for vand inden genstandene opmagasineres. Spørgsmål vedr. kurérkørsel. Tilbudsgiver skal stille med de medarbejdere, som er nødvendige for pålæsning på Nationalmuseet og aflæsning på magasinfaciliteten ved enhver transport. Tilbudsgiver kan som minimum stille med en medarbejder/chauffør, da Nationalmuseet altid vil have en medarbejder med i lastbilen under transport som kurér. Hvis tilbudsgiver stiller med flere medarbejdere ved en transport, skal tilbudsgiver som hovedregel sørge for ekstra plads til kureren i lastbilen, men der kan undtagelsesvis laves aftale om at kuréren følger lige efter transporten i eget køretøj. Nationalmuseets projektleder/e skal varsles en uge før, hvis en transport undtagelsesvist ikke kan rumme plads til Nationalmuseets kurér i tilbudsgivers lastbil/køretøj. Nationalmuseet afholder alle udgifter til kurerens hjemtransport fra tilbudsgivers magasinfacilitet efter endt aflevering af en transport. (Jfr. Krav 22, Krav 23) Spørgsmål vedr. overdækning ved vejrlig. Tilbudsgiver skal etablere vejrligsoverdækning. Der blev på mødet umiddelbart identificeret 5 steder på Nationalmuseets magasinfacilitet, hvor dette er nødvendigt: Ved gavlporten og 1.sals liftplacering, Andelsmagasinet. Ved gavlportene på Vognmagasinet, ved skydeportene på Ræveskuret og ved gavlporten i Lethallen. (Jfr. Krav 27 og udbuddets billedmateriale) Spørgsmål vedr. snerydning. Nationalmuseet er ansvarligt for snerydning, så området er tilgængeligt for transport og håndtering ved evt. vinteropgaver. Spørgsmål vedr. liftetablering, 1. sal på Andelsmagasinet. Bygningen er bevaringsværdig, men ikke fredet. Der kan etableres lift til 1.salen ved at udtage et vindue og et stykke murværk. Nationalmuseet foretrækker af lave dette indgreb på bagsiden af bygningen af hensyn til bygningens facade, og træffer den endelige afgørelse på baggrund af en anbefaling fra Nationalmuseets arkitekt, efter at leverandørens ønsker har været inddraget. Nationalmuseet afholder alle udgifter til etablering af åbningen med anvendelig, indvendig læssevej og alarmerede porte. Nationalmuseet afholder også udgifter i forbindelse med en evt. retablering af murværket efterfølgende. Tilbudsgiver leverer lift/flyttegrej, når adgangsvejen skal tages i anvendelse. (Jfr. Udbuddets billedmateriale) Spørgsmål vedr. frysning og skadedyrsdesinfektion. Alle genstande og pakkeenheder fra Nationalmuseet skal som hovedregel desinficeres ved frysning, inden placering på tilbudsgivers magasinfacilitet. I særlige tilfælde kan anden type desinfektion aftales og udføres i samråd med Nationalmuseets konserveringsfaglige personale. Genstandene skal optø i et døgn før de må transporteres/flyttes til påpladssætning, da de er særligt sårbare og skrøbelige i frossen tilstand. (Jfr. Krav 42, Krav 43) 4
Spørgsmål vedr. beregningsgrundlag for fryseydelse. Fryseydelsen beregnes i antal kubikmeter, og fryseydelsen inkluderer korrekt håndtering ifølge med kravspecifikationen fra og med indpakning, frysning og optøning i minimum et døgn efter frysning. Spørgsmål vedr. opstartstidspunkt/deadline. Nationalmuseet arbejder løbende med fotografering, klargøring og pakning af museumsgenstandene. Det forventes, at tilbudsgivers håndterings-, flytte- og magasineringsopgaver løses løbende i kontakt med Nationalmuseets projektledere. Det forventes, at de første læs er klar til transport og opmagasinering fra april 2013. Det forventes, at Nationalmuseet afslutter pakning og tømning af magasinet i løbet af 4. kvartal 2013. 5