Spørgsmål og svar i forbindelse med prækvalifikationsrunden vedr. Udbud af Rammeaftale om Bistand til yderligere udvikling af mad- og måltidsområdet i Københavns Kommune. (EU-Udbud nr.: 2015/S 249-455227) Spørgsmål nr. 7-17 Spørgsmål modtaget til i forbindelse med prækvalifikationen samt svar herpå er nedenfor angivet i anonymiseret form: Nr. Spørgsmål Svar 7 Vi fortolker beskrivelsen vedr. hæftelse mellem konsortiepartnerne således, at hæftelsen er begrænset til rammeaftalen og beløbet for den/de relevante delaftale(r) som en konsortiepartner byder ind på, samt erhvervsansvar for evt. skader (se side 16, stk. 6.2.5 og Bilag A). Er dette rigtigt fortolket? Ja, det er rigtigt forstået. Heraf fremgår dog, Men hvilke dokumenter et konsortium skal fremsendes fremgår af prækvalifikationsbetingelserne pkt. 6.2.4. at Bilag D kan anvendes som en erklæring om fælles befuldmægtiget. Dette er en fejl. Det er Bilag A, som kan anvendes ved fremsendelse af erklæring om fælles befuldmægtiget. at Bilag D kan anvendes ifm. hver konsortiedeltagers fremsendelse af erklæring om udbudsdirektivets art. 45. Dette er også en fejl. Det er bilag B, som kan avendes ved fremsendelse af erklæring om udbudsdirektivets art. 45. 8 Er der derudover andre former for gensidige forpligtigelser ved at indgå i konsortiedannelser? 9 Hvis vi benytter os af konsortiumkonstruktion, skal man som vi forstår det udfylde Bilag A og derefter i Bilag E, referenceliste, hvor man angiver de relevante opgaver udført af konsortiet partner(e). Er Pkt. 6.2.4, stk. a) ændres, således at der henvises til Bilag A. Pkt. 6.2.4, stk. b) ændres, således at der henvises til Bilag B. Udgør Ansøger et konsortium bestående af flere konsortiedeltagere, vil konsortiedeltagerne over for Københavns Kommune - hæfte ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelsen af den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud. En af konsortiedeltagerne skal dog have fuld prokura i relation til samarbejdet med Københavns Kommune og skal således være ansvarlig for rammeaftalens opfyldelse på vegne af alle konsortiedeltager. Ja, det det er delvis rigtigt forstået. Konsortium Når ansøgning afgives af et konsortium, skal følgende 1
dette rigtigt forstået, således at Bilag F kun benyttes, hvis man bruger underleverandører og dermed opnår teknisk og/eller faglig formåen? fremsendes: a) Erklæring om fælles befuldmægtiget, jf. bilag A b) For hver deltager i konsortiet: Erklæring om udbudsdirektivets art 45, jf. bilag B c) For hver deltager i konsortiet skal fremlægges den i pkt. 6.2.2.1. nævnte dokumentation, jf. bilag C og bilag D. d) For hver deltager i konsortiet skal fremlægges den i pkt. 6.2.3.1 nævnte dokumentation, jf. bilag E. Er der fx 3 deltagere i et konsortium skal der fremsendes: 1 fælles bilag A 3 bilag B et for hver konsortiedeltager 3 bilag C et for hver konsortiedeltager 3 bilag D et for hver konsortiedeltager 1 fælles bilag E. Pkt. 6.2.5, stk. b) ændres, således at der vedr. dokumentation efter pkt. 6.2.1 henvises til Bilag B. Henvisning til andres ressourcer Ja, det er også rigtigt forstået, at Bilag F kun benyttes ved henvisning til andre økonomiske aktørers ressourcer, dvs. når Ansøger i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers ressourcer, men byder ind alene (i modsætning til Konsortium bestemmelsen). I så fald henvises til prækvalifikationsbetingelsernes pkt. 6.2.5 Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers ressourcer, hvor det fremgår hvilke dokumenter, som skal vedlægges ansøgningen på den aktør som Ansøger baserer sine ressourcer på. Ansøger skal, såfremt der henvises til andres ressourcer, vedlægge: 1. den krævede dokumentation for Ansøger selv, jf. prækvalifikationsbetingelserne pkt. 5.3. (dvs. bilag B, bilag C, og bilag D for ansøger selv) 2. Referenceliste i bilag E (en fælles referenceliste for Ansøger og tredjemand) 3. Erklæring i bilag F vedr. henvisning til andres ressourcer 4. dokumentation for anden økonomisk aktørs opfyldelse af egnethedskravene i prækvalifikationsbetingelserne pkt. 6.2.1 og 6.2.2 (Dvs. bilag B, bilag C, og bilag D for tredjemand) 2
10 Vil der i udbudsmaterialet blive lagt væk på eller givet særlige fordele, hvis en leverandør byder på alle delaftaler samlet, således at der opnås administrationsog koordineringsfordele for ordregiver? 11 Delaftale 1: Fødevarefaglige bistand i forbindelse med indkøbsaftaler Der henvises i beskrivelsen til et forbedringsarbejde i kommunen vedrørende indkøbsaftaler. I samme periode har kommunen ligeledes arbejdet målrettet med forpagtningsudbud for medarbejderkantiner, kulturhuse og sportsanlæg for at fremme mad- og måltidsområdet. Omfatter delaftale 1 ligeledes rådgivning og bistand i forbindelse med forpagtningsudbud for medarbejderkantiner, kulturhuse og sportsanlæg? 12 Delaftale 1: Fødevarefaglige bistand i forbindelse med indkøbsaftaler Ønskes der ligeledes bistand og rådgivning i processen med at finde løsninger for øget andel af lokale fødevarer i indkøbsaftalerne? 13 Delaftale 2: Etablering, drift og vedligehold Det fremgår ikke tydeligt af beskrivelsen vedr. Urbane haver i København, hvorvidt målgruppen er afgrænset til børn og unge. Er der en sådan afgrænsning for opgaven? 14 Delaftale 2: Etablering, drift og vedligehold I overskriften for opgaven indgår ordet etablering. Dækker dette over, at de afsatte ressourcer skal dække anlægsomkostninger for etablering af pilothaver, eller vil der være andre midler, der dækker denne post? Ansøger skal alene basere sig på andres økonomiske ressourcer (økonomiske eller tekniske/faglige egnethed) såfremt Ansøger ikke selv kan opfylde Ordregivers minimumskrav. Det følger derfor ikke automatisk at anvendelsen af en underleverandør også betyder, at Ansøger baserer sig andre økonomiske aktørers økonomiske eller tekniske/faglige ressourcer. Nej, der vil ikke i tilbudsmaterialet, som efter prækvalifikationen fremsendes til de prækvalificerede, blive lagt vægt på eller givet særlige fordele, hvis en leverandør byder på alle delaftaler samlet. Nej, delaftale 1 omfatter ikke rådgivning og bistand i forbindelse med forpagtningsudbud for medarbejderkantiner, kulturhus og sportsanlæg. Københavns Kommune har arbejdet målrettet med at sikre økologi i forbindelse med indgåelsen af forpagtningsaftaler. Dette ligger i forlængelse af opgaven vedr. økologiomlægning, jf. beskrivelsen af delaftale 4 i prækvalifikationsbetingelserne pkt. 3.1.4: bistand til sikring af økologimål i forpagtningsaftaler primært på kultur- og fritidsområdet samt Nej, den form for bistand og rådgivning er ikke en del af den udbudte ydelse og ønskes således ikke. Det skal præciseres at målgruppen for delaftale 2 vedr. Urbane Haver er afgrænset til børn og unge. Dette følger af bilag 4 til Borgerrepræsentationens beslutning vedr. mål og krav i forbindelse med ny aftale (2015-0023209) Ja, de afsatte ressourcer forventes at dække anlægsomkostningerne ved etablering af pilothaver, som demonstrerer hvorledes Københavns Kommune kan arbejde videre med urbane haver. 15 Delaftale 2: Etablering, drift og vedligehold Det undervisningsmateriale og de værktøjer, som 3
Ydelsen omfatter udarbejdelse af undervisningsmateriale og værktøjer. Sådanne materialer er allerede udviklet og anvendes aktivt af eksisterende aktører. På hvilke måder adskiller det ønskede materiale sig fra det eksisterende? 16 Delaftale 2: Etablering, drift og vedligehold Der står at man kan bruge bilag E som reference ark. Da delaftale 2 fordrer at referencerne er byhaver mm. Kan der så suppleres til referenceskemaet med en PDF på eksempelvis tre a4-sider pr. refence? Eller er der et maksimumkrav på mindre sider pr. reference? 17 Ved ansøgning om prækvalifikation med ansøgning om forskellige konsortie deltager afhængig af Del aftale, accepteres en samlet upload, hvis det tydeligt fremgår hvilken delaftale der ansøges for pr. konsortie? udarbejdes til Københavns Kommune, skal være egnet til brug for Københavns Kommune. Det er således ikke et krav, at der udarbejdes helt nyt materiale, hvis der allerede eksisterer noget, som kan tilpasses Københavns Kommune. I henhold til prækvalifikationsbetingelserne pkt. 6.2.3.2 skal Ansøger vedlægge mindst 1 reference, som omfatter: en kort beskrivelse af leverancen på maksimalt 100 ord leverancens varighed leverancens økonomiske værdi, jf. svar på spørgsmål 6 offentliggjort d. 21.01.16. modtageren af leverancen med angivelse af kontaktoplysninger Hver reference skal indeholde en beskrivelse, som må være på maksimalt 100 ord. Hermed skal det præciseres at dette betyder, at Ordregiver kun læser de første 100 ord af beskrivelserne for hver reference. Det er ikke et krav at Bilag E anvendes og Ansøger kan derfor godt supplere referenceskemaet med en PDF. Såfremt der i Bilag E Reference under kolonnen Kort beskrivelse af leverancen vil Ordregiver starte med at læse denne før evt. supplerende beskrivelser i PDF. Ordregiver vil alene læse de første 100 ord pr. reference. Ansøger skal klart og tydeligt i ansøgningen angive hvilken juridisk person, der ansøger, jf. prækvalifikationsbetingelserne pkt. 6.1. Udgør Ansøger et Konsortium, skal det være netop de juridiske personer, som konsortiet består af, der tilsammen ansøger om prækvalifikation til den eller de delaftaler, som nævnes i referencelisten, jf. bilag E. Såfremt spørgsmålet går på, at 2 forskellige grupper af konsortiedeltagere ønsker at ansøge om prækvalifikation til en eller flere delaftaler, er der tale om 2 konsortier, som hver især skal oploade en ansøgning om prækvalifikation til den eller de delaftaler, som det enkelte konsortium ønsker at blive prækvalificeret til. Hvert konsortium, der ansøger om prækvalifikation, er nemlig separate ansøgere, som hver for sig skal evalueres i forhold til den enkelte konsortiums 4
opfyldelse af egnethedskravene og som derfor skal oploade hver sin ansøgning om prækvalifikation. 5