Nationalt udbud. Udbudsbetingelser. Etablering af en fælles afgørelsesportal på Fødevareministeriets område 11. december 2014.

Transkript

1 Nationalt udbud Udbudsbetingelser Etablering af en fælles afgørelsesportal på Fødevareministeriets område 11. december 2014 Side 0 af 10

2 Indhold 1. Introduktion Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Beskrivelse af den udbudte ydelse Den udbudte aftales omfang Tilbudsgivers egnethed... 4 Personlige forhold... 5 Arbejdspladsforhold... 5 Erklæring om tavshedspligt... 5 Oplysning om konsortiedannelse Evaluering af Tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen... 6 Den økonomiske formåen... 6 Den tekniske formåen Tildeling af kontrakt... 7 Tildelingskriterier Afgivelse af tilbud... 8 Tilbudsfrist... 8 Formkrav... 8 Sprog... 9 Afleveringssted... 9 Vedståelsesfrist... 9 Spørgsmål om udbuddet Meddelelse om ordretildeling Forbehold Side 1 af 10

3 1. Introduktion Udbuddet omhandler etablering og drift af en afgørelsesportal for afgørelser truffet af Fødevareministeriets Klagecenter. Fødevareministeriets Klagecenter er en selvstændig myndighed under Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Klagecenteret behandler ca klager årligt over afgørelser truffet af Fødevarestyrelsen og NaturErhvervstyrelsen. Det er vores vision, at vi vil være forbillede for klagebehandling i staten - med borgeren i fokus. Fødevareministeriet har i dag en afgørelsesportal med afgørelser truffet på Fødevarestyrelsens område. Fødevareministeriets Klagecenter ønsker at oprette en fælles afgørelsesportal med afgørelser truffet på både Fødevarestyrelsens og NaturErhvervstyrelsens områder. 2. Den ordregivende myndighed Fødevareministeriets Klagecenter Rentemestervej København NV Telefon I det følgende kaldet Ordregiver. Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Birgitte Stensgaard Madsen fkc@fkc.fvm.dk Henvendelser bør ske skriftligt via til fkc@fkc.fvm.dk For alle henvendelser skal der i emnefeltet angives: Side 2 af 10

4 Udbud af fælles afgørelsesportal. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson. 3. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på Fødevareministeriets Klagecenters hjemmeside. og på: www. udbud.dk Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Kontrakt Bilag 1 CSR Bilag 2 Kravspecifikation og Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 3 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 4 Erklæring om arbejdspladsforhold Bilag 5 Erklæring om tavshedspligt Bilag 6 om konsortiedannelse Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 4. Beskrivelse af den udbudte ydelse Der skal afgives tilbud på etablering og drift af en afgørelsesportal for afgørelser truffet af Fødevareministeriets Klagecenter. Tilbudsgiver er ansvarlig for etableringen og driften af portalen herunder for publicering og opbevaring af afgørelserne. Side 3 af 10

5 Fødevareministeriets Klagecenter ønsker en webbaseret løsning med en brugergrænseflade, der er udviklet til publicering og fremvisning af afgørelser. Derfor skal Tilbudsgiver kunne konvertere afgørelser i word-format til xml-format. De afgørelser, som i dag er publiceret på Fødevarestyrelsens afgørelsesportal, skal overføres til den nye portal ved etablering af den nye fælles portal. Disse afgørelser er i xml-format. Det drejer sig om ca. 590 afgørelser. Se evt. Det skal være en optionsmulighed, at Tilbudsgiver kan anonymisere afgørelserne for Klagecenteret, inden den efterfølgende publicering på afgørelsesportalen. Klagecenteret ønsker med etableringen at sikre åbenhed om Klagecenterets praksis for en bred kreds af interessenter med meget forskellige forudsætninger, hvorfor brugervenligheden er af afgørende betydning. Der skal være en effektiv fritekstsøgning, ligesom det skal være muligt at foretage præcise og målrettede søgninger på specifikke områder efter temaer. Der skal være en hjælpefunktion, som hjælper brugeren i forbindelse med søgning. Der skal være mulighed for at lave statistik på antal og kategorier af besøgende på portalen. Det skal kunne fremgå, hvis afgørelsen er principiel. Portalen skal have mindst følgende oppetider: På hverdage i tidsrummet mellem kl og skal være en oppetid på 99 % På hverdage i tidsrummet mellem kl. 17:00 og 2.00 og mellem kl og 8.00 skal være en oppetid på 96 %. Afgørelserne indeholder fortrolige oplysninger og skal opbevares i overensstemmelse med reglerne herfor, herunder persondataloven. Af bevillingsmæssige hensyn forbeholder Fødevareministeriets Klagecenter sig ret til ikke at indgå kontrakt. 5. Den udbudte aftales omfang Det forventes, at det skal publiceres ca afgørelser om året på portalen i 4 år. 6. Tilbudsgivers egnethed Side 4 af 10

6 Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at Tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring vedrørende tro og love erklæring om gæld til det offentlige på over kr., hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 4. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal angive arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27, hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 5. Erklæring om tavshedspligt Det datagrundlag som Tilbudsgiver skal bearbejde er at betragte som fortroligt, og må ikke komme uvedkommende til kendskab. Tilbudsgiver skal afgive tro og loveerklæring vedrørende tavshedspligt. Hvilket sker ved anvendelse af bilag 6. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder fra tilbudsfristen. Oplysning om konsortiedannelse Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Det er ikke påkrævet, at hver enkelt økonomisk aktør opfylder ovenstående krav men alene, at sammenslutningen gør, hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 7. Tilbud fra sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, samt solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Side 5 af 10

7 7. Evaluering af Tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, der vedrører den eller de relevante delaftaler, der afgives tilbud på, præsteret indenfor de seneste 2 regnskabsår. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at Tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af erklæring fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium, vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring. Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste på de fem mest betydningsfulde leverancer, indenfor det relevante område eller indenfor beslægtede områder i forhold til leverancen. Leverancen skal beskrives for så vidt angår type, mængde, kvalitet og leveringstidspunkt. Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og Ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium skal Tilbudsgiver fremsende fem referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Såfremt Tilbudsgiver fremsender mere end fem referencer, vil Ordregiver udelukkende forholde sig til de fem øverste på listen. Side 6 af 10

8 Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt Tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil Ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte Tilbudsgivers referencer, og såfremt referencerne ikke har en for Ordregiver tilfredsstillende tilbagemelding, ikke at tage Tilbudsgivers tilbud i betragtning. Ordregiver vil bede referencerne om at besvare 2 spørgsmål og vægte dem på en skala mellem 1-5, hvor 5 er meget tilfredsstillende og 1 er ikke tilfredsstillende. Ordregiver vil spørge om: Den generelle tilfredshed med samarbejdet? Tilfredsheden med ydelsen? Giver en af Tilbudsgivers referencer mellem 1-2 på begge spørgsmål, vil Ordregiver være berettiget til, ikke at tage Tilbudsgivers tilbud i betragtning. Eventuel reduktion af mængden af tilbudsgivere Fødevareministeriets Klagecenter forbeholder sig ret til at reducere antallet af tilbudsgivere. Som udgangspunkt vil der kun blive evalueret tilbud fra de fem tilbudsgivere, der samlet set har den bedste økonomiske- og tekniske formåen. Dette vurderes samlet set på baggrund af en sammenligning mellem økonomiske nøgletal og udtalelser fra referencer. 8. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige bud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent Funktionalitet 40 % Kvalitet og leveringssikkerhed 30 % Pris 30 % Funktionalitet Funktionaliteten vurderes på baggrund af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, idet der vil blive lagt vægt på brugervenlighed og effektive søgefunktioner. Side 7 af 10

9 Kvalitet og leveringssikkerhed Kvalitet og leveringssikkerhed vurderes på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan denne vil honorere de stillede krav. Særligt vægtes maks. antal brugere på portalen ved samtidig honorering af mindstekrav om oppetid, samt beskrivelsen af leverandørens håndtering af datasikkerhed. Pris Ordregiver vil beregne den laveste samlede pris for hele leverancen. Det vil sige en beregning af, hvad Ordregiver skal betale for etablering og drift af afgørelsesportalen, herunder udgifter til anonymisering. Laveste pris vil opnå maksimumpoint, og de øvrige tilbud vil opnå point ved en forholdsmæssig beregning i forhold til laveste pris. 9. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Den 15. januar 2015 kl Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud. Formkrav Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer (1 original og 3 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for Tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Tilbuddet skal indeholde: Bilag 2 Kravspecifikation og Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 3 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Side 8 af 10

10 Bilag 4 Erklæring om arbejdspladsforhold Bilag 5 Erklæring om tavshedspligt Bilag 6 om konsortiedannelse Udkast til tidsplan Tilbudsgivers beskrivelse af de økonomiske forudsætninger Tilbudsgivers beskrivelse af de tekniske forudsætninger Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring. Sprog Tilbud skal være på dansk, dog kan eventuelle regnskabsoplysninger, og tekniske dokumenter leveres på engelsk. Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev) til: Fødevareministeriets Klagecenter Rentemestervej København NV Danmark Att: Birgitte Stensgaard Madsen Mrk: må ikke åbnes Etablering af en fælles afgørelsesportal på Fødevareministeriets område. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for Tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Birgitte Stensgaard Madsen fkc@fkc.fvm.dk Spørgsmål, der stilles senere end den 9. januar 2015, vil alene blive besvaret i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Side 9 af 10

11 Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på Fødevareministeriets Klagecenters hjemmeside: Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. 10. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil Ordregiver kontakte såvel den Tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de Tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt i uge 11 i Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet, og Ordregiver forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 6 måneder. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 11. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud medfører, at Ordregiver må betragte tilbuddet, som et tilbud indeholdende forbehold. Herunder også uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet. Tilbud med forbehold, udover branchemæssige forbehold, vil altid blive afvist som ukonditionsmæssigt. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor Tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Side 10 af 10

12 Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Side 11 af 10