ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. november 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 27. oktober 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Åben del Sag 8868 Godkendelse af referat Sag 8869 Revisionsprotokol Sag 8870 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8871 Udlejningsforhold Sag 8872 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8873 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8874 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8875 Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8876 Bestyrelsesmøder 2017 Sag 8877 Afdelingsmøder januar / februar 2017 Sag 8878 Orientering fra administrationen Sag 8879 Kredsudvalget Sag 8880 Fritidsudvalget Sag 8881 BL orientering Sag 8882 Eventuelt Sag 8883 Næste møde Sag 8884 Øvrige datoer Lukket del Sag 8885 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8868 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 22. september 2016 er udsendt via mail den 29. september 2016. Godkendt. 8869 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8870 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 8871 Udlejningsforhold a. Nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp E-sag Folketinget har vedtaget nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp med ikrafttrædelse henholdsvis 1. juli og 1. oktober 2016. De nye regler forventes i 2017 i alt at berøre 60-70.000 borgere, hvoraf en stor del vurderes at bo i de almene boliger. 2
For yderligere information herom, henvises der til BL informerer nr. 42 af 30. august 2016 vedrørende Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer. På de seneste Organisationsbestyrelsesmøder har der været en dialog herom, og der har været enighed om at administrationen følger dette og orienterer Organisationsbestyrelsen løbende. Nu er vi ovre den 1. oktober 2016 og de nye regler at trådt i kraft, og det har været omtalt meget i medierne. Status er, at vi ikke umiddelbart har fået mange beboerhenvendelser herom, vi har foretaget den første rykkerkørsel og den har umiddelbart ikke givet flere rykkere, vi har gennemgået oversigten over boligstøtte, og den viser nogle ændringer i støtten fra september til oktober. På mødet blev der givet en yderligere orientering og der var en dialog herom med enighed om at følge det tæt. 8872 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov / TV-pakker B-sag Pr. 1. juli 2016 trådte ny lovgivning i kraft om valg af TV-pakker, hvorefter beboerne under hensyn til kontraktmæssige bindings- og opsigelsesperioder skal have mulighed for at fravælge tilbudte TV-pakker. For Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe medfører det, at beboerne ved stikledningsanlæg pr. 1. oktober 2017 skal kunne fravælge TVpakkerne, og for sløjfeanlæg er denne frist udskudt til 1. januar 2018. Organisationsbestyrelsens ad-hoc udvalg undersøger mulighederne for et generelt samarbejde med YouSee om ombygning og tilpasning af vores eksisterende coax- antenneanlæg samt tilbud om levering af TV-pakke. Ad-hoc udvalget har den 11. oktober 2016 holdt møde med YouSee, og boligselskabet vil efterfølgende blive tilbudt en samarbejdsaftale med YouSee, der skal danne rammen om aftalerne med boligafdelingerne. Samarbejdsaftalen danner rammen om følgende ydelser: Ombygning af sløjfeanlæg til stikledningsanlæg samt klargøring af eksisterende stikledningsanlæg til frit pakkevalg med fravalg Boligselskabet administrere fravalg samt grundpakke, mens beboerne hos You- See tilkøber mellem- samt fuldpakke samt enkeltkanaler Ombygning til Giga bredbånd via eksisterende coax-net (antenneanlægget) Foreningsbredbånd Foreningsrabat på ny TV-boks BB-only mulighed for bredbånd ved fravalg af TV-pakker. 3
Ydelserne vil sammen med priser og bindingsperioder indgå i de oplæg, der skal præsenteres for og godkendes af beboerne og sidenhen indgå i kontrakterne. Ved mødet den 11. oktober 2016 var YouSee ikke i stand til at fremvise samarbejdsaftalen samt detaljer i kontrakterne som binding, pakkepris o.s.v. for de enkelte boligafdelinger. Vi håber, til Organisationsbestyrelsesmødet, at kunne præsentere samarbejdsaftalen til organisationsbestyrelsens godkendelse. På mødet blev samarbejdsaftalen med priser fremlagt. Priserne er lidt højere end nu, da der ikke længere er kollektiv fuldpakke. På mødet var der en dialog herom, og der var enighed om, at det var en rigtig god samarbejdsaftale, som der arbejdes videre med. Godkendt. 8873 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8874 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan B-sag Resume af sagen På Organisationsbestyrelsesmødet den 26. marts 2015 godkendte Organisationsbestyrelsen, at der skulle arbejdes videre med helhedsplanen i afdeling Skoleparken - 1, hvor den foreløbige økonomi for den samlede helhedsplan på dette tidspunkt jf. det til Landsbyggefonden indsendte budget af november 2014 andragende kr. 378.341.000. Det blev endvidere under forudsætning af Landsbyggefonden og Gladsaxe Kommune godkendelser besluttet at organisationsbestyrelsen ville yde økonomisk støtte til sagen ved at bidrage med: at der gives driftslån på op til 8.787.000 kr. årligt i lånets løbetid til Skoleparken 1 og at lånet aftrappes med 9 kr. pr. m 2 /år efter 4 år, svarende til 165.870 kr. pr. år. at Skoleparken 1 fritages for indbetaling af pligtmæssige bidrag og udamortiserede ydelser i lånets løbetid (30 år). at der gives et lån til Skoleparken 1 på maksimalt 40.000.000 kr. fra dispositionsfonden til ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder. 4
at Skoleparken 1 samlet anvender minimum 11.780.000 kr. af egen trækningsret. at det gennemsnitlige huslejeniveau i Skoleparken 1 efter renoveringen og inklusiv modernisering vil udgøre ca. 1.022 kr. pr. m 2 /år (med en gennemsnitlig varmebesparelse på ca. 30 kr. pr. m 2 /år, vil stigningen svare til en husleje på 992 kr. pr. m 2 /år). Dette huslejeniveau er, ud fra de på nuværende tidspunkt, kendte økonomiske rammer. På Organisationsbestyrelsesmødet den 27. august 2015 blev der orienteret om, at rådgiverne har udarbejdet dispositionsforslag og revideret budgetoverslag, og at der er en del udfordringer med økonomien samt en del afklaringspunkter. På Organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2015 blev det som konsekvens af det reviderede dispositionsforslag og det deraf reviderede budget på kr. 457.213.934, besluttet at følge rådgivernes anbefaling om, at efteråret 2015 skulle bruges til at udarbejde alternative strategier. På Organisationsbestyrelsesmødet den 17. december 2015 blev det besluttet, at der fortsat skulle arbejdes videre med rådgivernes analysemodeller, således at disse sammen med anbefalingerne kunne forelægges på organisationsbestyrelsens møde i januar 2016. På Organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar 2016 blev det besluttet at følge administrationens og rådgivernes anbefaling om valg af model 4 (Teknisk nedrivning) eller 4A (Teknisk nedrivning og øget anvendelse af byggeretten), og at der skulle arbejdes videre med sagen, hvis konkretiseringen viste, at den valgte model 4A eller 4 kunne realiseres til et huslejeniveau der højst udgjorde kr. 1.180 pr. m 2 i 2015-niveau. På Organisationsbestyrelsesmødet den 28. april 2016, blev der orienteret om at Gladsaxe Kommunes Trafik- og Teknikudvalg på deres møde den 18. april 2016 havde behandlet sagen og tiltrådt at der gives en principiel godkendelse til, at der i forbindelse med en eventuel kommende renovering kan ske en teknisk nedrivning og genopførelse af det bevaringsværdige boligbyggeri Skoleparken. Der blev endvidere orienteret om, at behandlingen af nybyggeri var sket på et internt administrationsmøde i Gladsaxe Kommune. Den 18. april 2016 blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i Skoleparken 1. På mødet var der deltagelse af ca. 60% af lejemålene og mere end 90% af dem tilsluttede sig Organisationsbestyrelsens anbefaling om at arbejde videre med model 4 og 4A. På Organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2016, blev der orienteret om at dialogen med Gladsaxe Kommune om sagen fortsat var positiv, og udmeldingen var, at Økonomiudvalget ultimo juni 2016 vil give en principiel godkendelse af nybyggeriet. Der blev endvidere orienteret om at, der afholdes fokusgruppemøder med beboerne, byggeudvalgsmøder og bygherremøder samt at afdelingsmødet, hvor det endelige projekt skal godkendes af beboerne, afholdes medio oktober 2016. Den 4. oktober 2016 behandlede Økonomiudvalget i Gladsaxe Kommune sagen, dagsordenspunkt, bilag og brev, som udsendtes med dagsordenen. Økonomiudvalget principgodkendte Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxes projekt vedr. renovering og nybyggeri i afdeling Skoleparken 1, og afsatte de nødvendige midler, under forudsætning af Landsbyggefondens godkendelse af renoveringssagen. Gladsaxe Kommune meddelte at de imødeser den videre dialog om projektets gennemførelse, og at det supplerende materiale til skema A fremsendes til endelig behandling og godkendelse af sagen. 5
Den 13. oktober 2016 godkendte et stort flertal (80%) af lejerne i afdeling Skoleparken 1 gennemførelse af helhedsplanen omfattende nedrivning til sokkel og genopførelse af den eksisterende bebyggelse samt supplerende nybyggeri. Til orientering herom udsendtes med dagsordenen, plancher til mødet, udkast til referat/nyhedsbrev og artikel fra Gladsaxe Bladet uge 40+42. Økonomi Det samlede anlægsbudget for renoveringen udgør kr. 457.213.934. Den årlige leje vil efter renoveringen andrage kr. 1.148 pr. m 2 /år, med en forventet besparelse på varmen på kr. 52 pr. m 2 /år. Hertil kommer tillæg for private kældre på kr. 100 pr. kælder m 2 /år. Nybyggeriet består af 36 store almene 4-rums familieboliger på omkring 108 m 2 fordelt på i alt 3.888 m 2 nyt boligareal. Det samlede anlægsbudget for nybyggeriet udgør ca. kr. 91.951.000. Nybyggeriet udføres inden for det lovbestemte rammebeløb for opførelse af almene boliger og huslejen vil andrage ca. kr. 1.150 pr. m 2 /år. Finansieringen af de nye boliger sker ved at kommunen betaler 10% i grundkapital, lejerne betaler 2% i indskud samt at der optages et realkreditlån på 88% af opførelsessummen, der betales som en del af huslejen (kapitaludgifter). Det indstilles: at Organisationsbestyrelsen godkender afdeling Skoleparken 1 beslutning om at gennemføre helhedsplanen omfattende nedrivning til sokkel og genopførelse af den eksisterende bebyggelse samt supplerende nybyggeri inden for den ovenstående økonomiske ramme, med tilhørende Skema A ansøgning. at der gives driftslån på op til 8.787.000 kr. årligt i lånets løbetid til Skoleparken 1 og at lånet aftrappes med 9 kr. pr. m 2 /år efter 4 år, svarende til 165.870 kr. pr. år. at Skoleparken 1 fritages for indbetaling af pligtmæssige bidrag og udamortiserede ydelser i lånets løbetid (30 år). at der gives et lån til Skoleparken 1 på maksimalt 40.000.000 kr. fra dispositionsfonden til ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder. at Skoleparken 1 samlet anvender minimum 11.780.000 kr. af egen trækningsret. at det gennemsnitlige huslejeniveau i Skoleparken 1 efter renoveringen og inklusiv modernisering vil udgøre ca. 1.148 kr. pr. m 2 /år (med en gennemsnitlig varmebesparelse på ca. 52 kr. pr. m 2 /år, vil stigningen svare til en husleje på 1.096 kr. pr. m 2 /år). Dette huslejeniveau er, ud fra de på nuværende tidspunkt, kendte økonomiske rammer. at der opføres nybyggeri bestående af 36 store almene 4-rums familieboliger på omkring 108 m 2, inden for det lovbestemte rammebeløb for opførelse af almene boliger og huslejen vil andrage ca. kr. 1.150 pr. m 2 /år. Sagens gennemførelse kræver endvidere Gladsaxe Kommunes og Landsbyggefondens endelige godkendelse. Godkendt. 6
8875 Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt torsdag den 11. oktober 2016. Fra afdelingerne var i alt tilmeldt 17 deltagere (repræsenterende 12 afdelinger). Til mødet kom 16 deltagere, idet 2 havde meddelt afbud, og en kom uden tilmelding. 8876 Bestyrelsesmøder 2017 B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. Følgende datoer er således aktuelle for året 2017: Januar - torsdag den 19. januar 2017 (3. torsdag) Februar - torsdag den 23. februar 2017 Marts - torsdag den 09. marts 2017 (ekstraordinært) Marts - torsdag den 09. marts 2017 (Repræsentantskabsmøde) Marts - torsdag den 23. marts 2017 April - torsdag den 27. april 2017 Maj - torsdag den 18. maj 2017 (3. torsdag) Juni - torsdag den 22. juni 2017 August - torsdag den 24. august 2017 September - torsdag den 28. september 2017 Oktober - torsdag den 26. oktober 2017 November - torsdag den 23. november 2017 December - torsdag den 14. december 2017 (2. torsdag) Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2017 indstilles godkendt. Godkendt. 7
8877 Afdelingsmøder januar / februar 2017 E-sag Ved skrivelse af 13. oktober 2016 til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 4 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned 2017. Frist for returnering af skema er fastsat til den 17. november 2016, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmødet den 24. november 2016. 8878 Orientering fra administrationen a. Effektiviseringspotentialer B-sag Over de næste år skal der generelt set i den almene sektor spares 1,5 mia. kr. på omkostninger til driften svarende til ca. 8%. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe ønsker derfor at igangsætte en proces til optimering af boligselskabet og i den forbindelsen har selskabet bedt BL og Rambøll om support af denne effektivisering. Analysen og identifikation af initiativer vil tage udgangspunkt i hele organisationen, men der vil blive lagt ekstra fokus på driften. Projektet vil blive gennemført gennem en tæt involverende proces med interviews med beboerdemokrater, ledende medarbejdere og ansatte. Projektet vil have fokus på de mest værdiskabende og lettest implementerbare løsninger. På mødet blev oplægget gennemgået af en konsulent fra BL/Rambøll. Herefter var der en være dialog om oplægget herunder om processen og inddragelse. Der var enighed om at igangsætte processen. Følgegruppen fra Organisationsbestyrelsen er Ryno Scheil, Finn Sørensen, Majbrit Jørming, Kjell Hansen og Palle Nielsen. 8
8879 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 28. september 2016. Referat herfra udsendes via mail den 3. oktober 2016 og blev tillige udsendt med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes den 8. december 2016. b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 29. oktober 2016 E-sag Program for afdelingsbestyrelseskonference, som afholdes lørdag den 29. oktober 2016, er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter den 29. september 2016 med tilmeldingsfrist tirsdag den 21. oktober 2016. Der er pt. 81 tilmeldte 73 afdelingsbestyrelsesmedlemmer og 8 fra administrationen. 8880 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 26. september 2016. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste møde afholdes den 31. oktober 2016. 9
8881 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 46 af den 10. oktober 2016 vedrørende Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager?. BL-politik Udsendt den 5. oktober 2016 * BL-politik nr. 20 Ny ejendomsbeskatning * BL-politik nr. 21 Spørgsmål om politiindsatsen i boligområder * BL-politik nr. 22 Ny ejendomsbeskatning II * BL-politik nr. 23 Ny ejendomsbeskatning III 8882 Eventuelt O-sag På mødet var der en kort dialog om følgende: Adgang til administrationen nu hvor Høje Gladsaxe Centerets kerne er lukket. Mødet med Byrådet opfølgning på indskudslån. Skema A+B+C hvad betyder disse gennemgang på et af de nærmeste møder. 10
8883 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 24. november 2016 kl. 16.30, hvor der er spisning efter mødet. 8884 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. oktober 2017 udsendes den 20. oktober 2016. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 27. oktober 2016 udsendes den 3. november 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. november 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. november 2016. 11
Lukket del 8885 E.ON sagen / LKV anlæg E-sag Status på mødet. 12
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x 13