Indkaldelse til bestyrelsesmøde Den 9. februar kl. 13.00, vi mødes kl. 12 og spiser medbragt frokost sammen. Det Grønlandske Hus (Avalaks kontor) Tilstedeværende: Taitsiannguaq Tróndheim, Pipaluk Lind, Marie-Louise Karlsen, Jonas Elgaard, Britt Nielsen, Nyoka Steenholdt, Avaruna Mathæussen. Ikke tilstedeværende: Hans Peder Kirkegaard, Agathe Møller, Kenneth Brimdal-Bengtson, Natuk Nielsen Dagsorden 1. Valg af referent: Taitsiannguaq og ordstyrer: Jonas E. 2. Godkendelse af dagsorden a. Godkendt 3. Godkendelse af referat fra mødet den 5. januar 2014 a. Gennemgang af arbejdsopgaver b. Referat fra sidst er ikke godkendt skal uddybes mere 4. Status på bestyrelsesarbejdet de sidste 3 måneder: Taitsi: Har manglet deltagelse og støtte og større engagering fra mange af bestyrelsesmedlemmerne. Bestemmelserne i møderne kan blive mere overholdt. Britt: Savner sammenhold i bestyrelsen. Der mangler et samlepunkt for alle og engagering. Ideer lukkes ned. Hun vil selv gerne være mere aktiv. Man skal holde fast på, at man har påtaget sig en opgave. Jonas: Vi kan have fællesspisning og social samvær. Pipaluk: Der har været dårlig stemning i bestyrelsen. Ubehageligt at være bestyrelsesmedlem. Folk er delt op i grupper. Vi har brug for lederrolle.
Nyoka: Vi mangler et overordnet styre og kendskab til hinanden. Nuka: Det et den bedste bestyrelse hun har været på Pip: Rent samarbejdsmæssigt kan vi løfte niveauet socialt og arbejdsmæssigt. a. Afstemninger Britt: Afstemninger behøver ikke at være en ultimatum. Nyoka: b. Forventninger til hinanden Til formanden: Tage ansvar og have overblik og være generelt torvholder. - Respektere hinanden - At have lyst til at arbejde. -Man læser referatet uanset om man er med til mødet eller ej. -Folk skal komme til tide c. FB Gruppe - Lad vær med at poste unødige ting, forstået på denne måde, at individuelle beskeder. -Informationer op til et møde kan vente til mødet - Vigtige nye informationer er bedst, hvis de har egen post. d. Mødetider: jf. punkt 4.b. Og aftal en færdigtidspunkt på mødet. 5. Meddelelser fra formanden Venter til næste møde 6. Meddelelser fra kassereren Vi har omsat for lidt over 5000 kr. Vi skal have klargjort hvilke ting vi bruger bugdettet på. 7. Meddelelser fra/til HB -Seminaret er aflyst pga. mangel af penge. -der er omkring 7000 kr i Avalaks konto. Folk betaler ikke kontingenter. -Kontingent og medlemssystemet bliver ordnet af PUK, Jonas og Kaali. Til HB: -HB skal være mere konsekvent ang. Medlemmer
- DUF støtter foreninger (tjek det ;)) - Foreslag til HB om at sætte kontingenten ned og evt. have årskontingent, så der ikke skal tages så mange indbetalinger på et år, og så det bliver mere simpelt for foreningerne og den enkelte. 8. Meddelelser fra DGH - Kirkekaffe d. 6/4 afholdes af Avalak København. Der stilles spørgsmål til om vi behøver at afholde kirkekaffe. Om vi kan nøjes med at gøre det en gang om året. Pipaluk Lind forklarer at vi har gjort klart over for husets andre foreninger, at vi har svært ved at afholde kirkekafferne, men vi holder det alligevel. Vi synes det er vigtigt at afholde nogle af husets arrangementer, også som en tak for at vi får gratis lokaler og leje og har et kontor. Kirkekaffe har før været sat på pause, men dette er ikke aktuelt nu, er der bred enighed om i bestyrelsen. - Nationaldagsudvalg til arrangering af nationaldagen kommer ud pr. mail hvis nogle skulle have lyst til at hjælpe til. Det er slået sammen med husets 40 års jubilæum, så det bliver et stort arrangement, hvor der bl.a. er tale om at lukke vejen af til dette. 9. Evaluering fra afholdte arrangementer a. Macho Mandag (20.01.14): Blev aflyst fordi der var 8 der havde sagt måske, men ingen var sikre. Det var aldrig nogen tilmelding pr. mail. Der var derfor enighed om at aflyse dette. b. Oscar (07.02.14): Festen var en succes. Der var rigtig mange mennesker og mange ikke medlemmer, der kom - hvilket var godt. Taitsi nævner dog at det er en god mulighed, at holde næste fest, kun for medlemmer, da det også giver en utryghed når der er så mange, bl.a. også fordi mange fik taget deres drikkevarer i løbet af aftenen. Det kan godt være festen bliver mindre, men formålet er at få flere medlemmer og gøre det mere eksklusivt. Jonas foreslår at have to separate prislister for medlemmer og ikke-medlemmer. Nuka foreslår det også kunne koste entré for ikke-medlemmer. Det er i hvert fald nogle muligheder, så der er nogle synlige fordele for medlemmerne.
I løbet af aftenen blev der pludselig solgt hele chipsposer. Aftalen var at sælge dem i kopper og dette skal overholdes. Bestyrelsen var glade for at sælge chipsene, og synes det skal være sådan fremover. Også mere hygiejnisk. Snak om at der bør være en garderobe til de større fester. Vi skal dog skrive at det er på eget ansvar, så vi ikke står til regnskab for evt. mistet ting. Nuka nævner at baren var rodet og generelt området med garderoben og bag baren var meget rodet. Taitsi nævner at de havde ryddet op mens de stod der. Der var mange mennesker og derfor virkede det rodet. Også når man samlede dåser. Det konkluderes dog, at der var mange mennesker, og at man sagtens kan rydde op under en barvagt. Der skal kun stå de to personer under vagt bag baren, ikke flere. Det vil hjælpe at rydde op bag baren og evt. gå op på kontoret med dåser løbende. Der har været lidt problemer med barskift hvor nogle ikke ville stå i baren selvom de stod på. Dette skal ikke gentage sig. Klap på skulderen til Taitsi for at holde styr på underholdningen. Ingen uden for bestyrelsen må være alene på kontoret, og man låner ikke sit kort ud til ikke-bestyrelsesmedlemmer. Da der var musik/film quiz var det sjovt for dem der var med, men knap så sjovt for dem der ikke var med. Festen døde lidt i den anden ende, så det skal vi være obs på til en anden gang, evt. have musik kørende i den anden ende eller lignende. Generelt var det en god fest og god stemning. Folk hyggede sig og underholdningen var god. Stor ros til at alle kom klokken 17 og der var god tid til at pynte op og gøre klar til festen. Der var tvivl om hvem der skulle tælle kassen op, da Pipaluk ikke var der til sidst, og folk per automatik var gået ud fra Pipaluk ville gøre det. Der diskuteres til mødet hvem der egentlig tæller kassen op, og hvis ansvar det er at tælle kassen op. Pipaluk gør det klart at hun ikke vil stå til ansvar for at tælle kassen op, og der diskuteres til mødet, at det så skal være helt klart hvem der gør det og hvordan. Der skal være
1000 kr. i kassen og 700 kr. ligges til side til Abdel i en kuvert. Resten af pengene lægges ligeledes i en kuvert nederst i kassen. Hvis IKKE pengene ligges i døgnbox, skal der gives besked til Pipaluk som så gør det. Pengekassen bør måske gemmes et andet sted, da mange andre udenfor bestyrelsen også ved hvor den ligger. Når man står til ansvar for noget. f.eks. kassen eller en barvagt e.l. skal man stå ved dette. Det nytter ikke noget at drikke sig i hegnet, når man har et ansvar for et arrangement. Man skal vente på at alle er færdige med at rydde op. Det er en fællesopgave. Kassen skal tælles lige så snart baren lukker, så der ikke sidder én tilbage, som Taitsi gjorde den her gang. Evt. afslutte festen med en øl og snak om hvordan det lige er gået gå backstage efter festen. Men alt i alt fed fest. 10. Kommende arrangementer a. Overblik over arrangementer året frem og lokalereservationer: - Dette punkt tages til næste møde hvor der forhåbentlig er flere deltagere. b. Bankoaften og fastelavn: - Foreslåes at banko og fastelavn afholdes sammen i weekenden d. 8.-9. marts. Helst lørdag. Lokale skal først bookes, dette gør Britt. Indtil videre springer Nyoka ud i at være tovholder. Britt spørger huset om de evt. vil sponsorere kakao og boller eller lignende. Videre planlægning til næste møde. c. Paintball m.m. arrangement (01.03.14): - Taitsi spørger om vi skal holde noget bagefter. Pubcrawl kommer på tale. Taitsi er tovholder for selve eventhall arrangementet. Det besluttes at vi arrangerer pubcrawl med underholdning på vejen til de forskellige pubs. Vi tager fra bestyrelsen shots med, som kan tages på gaden, før vi går ind de forskellige steder. Først og fremmest skal invitationen ud, og selve arrangementet diskuteres igen til næste møde. Nuka er tovholder på pubcrawl.
d. Kirkekaffe (06.04.14): Der skal findes folk. Tages op igen til næste møde. e. Fællesspisning og film (25.02.14): Jonas er tovholder. Der laves simpelt mad og ses en film. Kun for medlemmer. Koster 15 kr. for mad og chips og der sælges sodavand. Der stemmes om tre forskellige film på aftenen. Den med flest stemmer ser vi. Britt booker lokale. 11. Evt. 1. Diskussion om bagatelgrænse til biografture og lignende: Jonas nævner at 8 mennesker måske er ret meget, når vi ikke har flere medlemmer. Vi tager det op igen til næste møde hvor det diskuteres igen. 2. Diskussion om retningslinjer for senest udmelding for events: Tages under retningslinjer til næste møde når formand er til stede. 3. Fællestræf planlægning: Pipaluk har kigget efter hytter. Har skrevet til de to hytter der blev nævnt sidst under mødet d. 5. januar, hun afventer svar. 4. Diskussion om budgetter for kommende arrangementer: Tages under retningslinjer til næste møde når formand og andre er til stede. 5. Marie-Lousie Nuka Jensen Karlsen er blevet Informationskoordinator! 6. Paalo Bisgaard har hjulpet til i nærmest alle arrangementer i dette bestyrelsesår og der snakkes om at inddrage ham i bestyrelsesarbejdet og hvis han vil, inviteres han til næste møde d. 22/2-14. Næste møde: Lørdag d. 22. februar kl. 13.00 med aftensmad og hygge (fest) efterfølgende. Arbejdsopgaver: Avaruna: - Flytte referatet der ligger inde i DB -> dagsorden, til referater Pip:
- Skal købe 2 flasker Gajol til HB - Indkøber chokolade og rødvin til revisor - Undersøg bookning af hytte til fællestræffet - Hjælper Jonas med madlavning d. 25/2 Britt: - Overføre restpenge fra tøseaften - Booke ajamut til fastelavn og banko d. 8. marts - Booke mødelokale og frokoststuen til d. 25/2 - Spørge om sponsorater til huset til fastelavn Jonas: - Tovholder for Fællesspisning & Film. Laver invitation og sender ud. - Kigge på en ansøgning til Carlsberg ang. sponsorering af drikkevarer, og spørger evt. Kenneth til råds. (Carlsberg fonden støtter kun faglige arrangementer, forslag om at søge til Carlsberg- Fundraiser) ansøgning skal sendes fra 1. marts - Kigge på referat nr. 5 sammen med Agathe Taitsi: Kontakt Paint Ball Arena snarest book nu Tovholder for Eventhall event d. 1. marts. Laver invitation og sender ud snarest. Nuka: - Tovholder for pubcrawl d. 1. marts - Skriver invitation til fastelavn og banko med Nyoka Nyoka: - Tovholder for fastelavn & banko. Skriver invitation sammen med Nuka. Agathe: - Kigge på referat nr 5 med Jonas og uddybe. Kenneth: - Retningslinjer skal klargøres (inkl. forventningsafstemning).