TILBUDSINDHENTNINGSMATERIALE UDBUDSBETINGELSER Indkøb af online jobannoncering Side 1 af 10
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING... 3 1.1 OM ONLINE JOBANNONCERING, REGION SYDDANMARK... 3 1.2 UDBUDDETS FORMÅL OG OMFANG... 3 1.3 TILBUDSINDHENTNINGSMATERIALETS BESTANDDELE... 4 2 GENERELLE BETINGELSER... 5 2.1 ORDREGIVER... 5 2.2 UDBUDSFORM OG BETINGELSER FOR DELTAGELSE... 5 2.3 UDFORMNING AF TILBUD... 5 2.4 SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 5 2.5 AFLEVERING AF TILBUD OG TILBUDSFRIST... 6 2.6 TJEKLISTE FOR TILBUDDET... 6 2.7 FORBEHOLD... 7 2.8 KONTRAKTENS KARAKTER... 7 2.9 VEDSTÅELSESFRIST OG MEDDELELSE OM RESULTAT... 8 2.10 ALTERNATIVE TILBUD... 8 2.11 ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE OM UBETALT FORFALDEN GÆLD TIL DET OFFENTLIGE... 8 3 TILDELINGSKRITERIER... 8 3.1 UNDERKRITERIER OG VÆGTNING... 8 4 BEHANDLING AF TILBUD MV.... 9 5 FORTROLIGHED... 9 6 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 10 Side 2 af 10
1. Indledning 1.1 Om online jobannoncering,, herefter kaldet regionen, inviterer herved interesserede tilbudsgivere til at byde på kontrakt/kontrakter om online jobannoncering. Organisatoriske forhold i ledes af 41 folkevalgte politikere og har ansvar for fire forretningsområder: Sundhed, Social, Psykiatri og Regional Udvikling med tilhørende administrative stabe. Der bor ca. 1,2 mio. borgere i, og regionen beskæftiger ca. 25.000 medarbejdere. Ydelserne, som regionen er ansvarsbærende overfor, dækker mange forskellige fagområder, som til dagligt involverer og påvirker borgernes hverdag. For at kunne løse regionens forskellige opgaver er det nødvendigt for regionen at kunne tiltrække ansøgere inden for mange forskellige faggrupper ved at jobannoncere til en bred skare af potentielle ansøgere. Læs mere om på www.regionsyddanmark.dk. 1.2 Udbuddets formål og omfang Formålet med dette udbud er at indhente tilbud fra leverandører, der kan tilbyde online jobannoncering til en bred målgruppe indenfor regionens mange forskellige faggrupper. Det drejer sig således om alle regionens ledige stillinger, undtagen lægestillinger. At kunne annoncere ledige job er en nødvendig og vigtig del af s strategi og fremtidige position. Det gælder både positionen som offentlig driftsorganisation og forvaltning samt som attraktiv arbejdsplads for kommende og nuværende medarbejdere. Annoncering dækker i denne henseende således jobannoncering. Derfor består det indeværende tilbudsmateriale af en aftale vedrører online jobannoncering. Regionen forventer at opslå omkring 2200 jobannoncer pr. år eks. lægestillinger. Antallet af jobannoncer kan variere fra år til år, hvorfor regionen heller ikke kan sikre tilbudsgiverne et nærmere angivet minimumsforbrug. Top 10 over opslåede stillinger på s jobportal www.job.regionsyddanmark.dk i 2011 og 2012: Top 10 stillingsopslag fordelt på stillingskategorier 1 2011 2012 1. Sygeplejerske Sygeplejerske 2. Lægesekretær Lægesekretær 3. Kontor og administration Kontor og administration 4. Bioanalytiker Bioanalytiker 5. Pædagogisk personale Fysio- og ergoterapeut 6. Fysio- og ergoterapeut Sundhedsjob 7. Psykolog Sosu-personale 8. Service personale Pædagogisk personale 9. IT Psykolog 10. SOSU-personale IT 1 Lægestillinger udtaget. Side 3 af 10
Online jobannoncering For at kunne imødekomme de rekrutteringsudfordringer som regionen står over for, er det et væsentligt aspekt, at regionen kan synliggøre ledige stillinger til en bred, men defineret, skare af målgrupper inden for de fire forretningsområder; Sundhed, Social, Psykiatri og Regional Udvikling samt administration (jf. pkt. 1.2). Som del af s employer brandingstrategi ønskes derfor en central jobannoncering, der kan understøtte to formål: 1) det skal være nemt for ansøgerne at finde s ledige stillinger, og 2) Regionens ledige stillinger skal besættes hurtigst muligt med de bedst kvalificerede ansøgere. Regionens online jobannoncering publiceres fra regionens til hver en tid gældende fælles e- rekrutteringssystem; På nuværende tidspunkt hedder systemet HR Manager, og tilbudsgiver skal som minimum kunne hente jobannoncer herfra. Alle regionens stillinger publiceres ligeledes fra e- rekrutteringssystemet til regionens jobportal job.regionsyddanmark.dk. Det er væsentligt, at tilbudsgivers system kan hente annoncer fra regionens e-rekrutteringssystem, således regionens brugere ikke skal udfylde særskilt blanket i HR Manager for at kunne publicere til tilbudsgivers jobportal. Aftalen indeholder online jobannoncering til en bred målgruppe (samtlige jobannoncer publiceret i e- rekrutteringssystemet undtagen lægestillinger). Aftalen, der indgås, er en løbende tjenesteydelseskontrakt med 1 max 2 ligestillede leverandører om online jobannoncering af alle regionens stillinger, undtagen lægestillinger. Der skal gøres opmærksom på, at der fra regionens side ikke kan garanteres et samlet antal annoncer, da dette afhænger af regionens enkelte enheders og institutioners behov for at rekruttere medarbejdere. Varighed og Optioner Kontraktens løbetid er 1. januar 2014 31. december 2015. Kunden har ret til at forlænge kontrakten 4 gange hver med op til 12 måneder. Kunden skal senest tage initiativ til eventuel forlængelse 3 måneder før kontraktens udløb. 1.3 smaterialets bestanddele Det samlede tilbudsindhentningsmateriale består af følgende: Tilbudsmateriale; Udbudsbetingelserne med følgende bilag: Tilbudsbilag 1: Generelle oplysninger Tilbudsbilag 2: Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige Udkast til kontrakt med følgende bilag: Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Kontraktbilag 2: Prisbilag Kontraktbilag 3: Spørgsmål og svar til tilbudsindhentningsmaterialet Kontraktbilag 4: Rettelsesblad smaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/- leverandorportal, og tilbudsgiver er ansvarlig for selv at downloade alle dokumenter, herunder eventuelle spørgsmål/svar/rettelsesblade, som uploades efterfølgende, og som indgår i det samlede udbudsmateriale. Side 4 af 10
2 Generelle betingelser 2.1 Ordregiver Koncern HR Damhaven 12 7100 Vejle (Herefter benævnt regionen eller ordregiver) Kontaktperson: HR-konsulent Karina Kongensgaard Tlf. nr.: 76631294 E-mail: karina.kongensgaard@rsyd.dk Al kommunikation vedrørende tilbudsindhentningen skal foregå skriftligt via ovennævnte kontaktperson. 2.2 Udbudsform og betingelser for deltagelse De udbudte ydelser er omfattet af EU-udbudsdirektivets 2 bilag II B, kategori 25 og er derfor alene undergivet Udbudsdirektivets regler om anvendelse af ikke-diskriminerende tekniske specifikationer og fremsendelse af meddelelse om indgåede kontrakter. Dette udbud gennemføres derfor efter reglerne i afsnit II i Tilbudsloven om annonceringspligt for varer og tjenesteydelser 3, men vil overholde de grundlæggende EU-udbudsretlige principper og Udbudsdirektivets regler om II B-ydelser. Der er således ikke tale om et EU udbud. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle tilbudsgivere, som vurderes egnede til at udføre opgaven, jf. pkt. 3, kan komme i betragtning. Tilbudsgivernes egnethed til at udføre opgaven vurderes på baggrund af de i pkt. 3 angivne udvælgelseskriterier. 2.3 Udformning af tilbud Tilbuddet skal være på dansk. Samtlige punkter i tilbudsbilag 1-2 og kontraktbilag 1 og 2 i dette tilbudsindhentningsmateriale skal besvares og eventuel krævet dokumentation fremsendes vedlagt tilbuddet. Regionen anbefaler, at tilbudsgiver afgiver sin besvarelse direkte i de anførte bilag. Regionen anbefaler, at tilbudsgiver undlader henvisning til andet vedlagt materiale. Tilbudsgiver skal anvende et sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i pkt. 4 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. 2.4 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om tilbudsindhentningsmaterialet og den udbudte ydelse samt afklare eventuelle uklarheder ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. 2 Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet). 3 Senest bekendtgjort ved Lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. Side 5 af 10
Spørgsmål skal fremsendes skriftligt pr. e-mail til regionens kontaktperson, jf. ovenfor pkt. 2.1, med emneteksten Spørgsmål til tilbudsindhentning af online jobannoncering. Al kommunikation skal foregå skriftligt og på dansk. Alle spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil blive offentliggjort/oploadet i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Spørgsmål, der modtages senest 4/10 2013 kl. 12.00 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 8/10 2013. Spørgsmål efter denne dato kan der ikke garanteres svar på. 2.5 Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal afleveres inden for tilbudsfristen angivet nedenfor og regionen ser gerne, at tilbud afleveres i 1 eksemplarer (papirversion) i underskrevet stand og 2 eksemplarer elektronisk på en USB eller et andet almindeligt anvendt elektronisk medie, hver indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB, vedlægges 2 kopier af dette i papirformat. Hver USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende online jobannoncering - Sagsnr. 13/12699. USBen må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Tilbuddet bedes indleveret i en lukket forsendelse mærket "Tilbud vedrørende online jobannoncering. Sagsnr. 13/12699. Fortroligt. Må ikke poståbnes". Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem den elektroniske udgave og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Såfremt et dokument ikke er indeholdt i papirudgaven, men findes i den elektroniske udgave af tilbuddet, betragtes dette ikke som modstrid. Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest fredag 11/10 2013 kl. 14.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. 2.6 Tjekliste for tilbuddet Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiver i sit tilbud husket: - Udfyldt tilbudsbilag 1: Generelle oplysninger - Udfyldt tilbudsbilag 2: Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige - Udfyldt kontraktbilag 1: Kravspecifikation med eventuelle deri krævede dokumentationsbilag - Udfyldt kontraktbilag 2: Prisbilag - Opfyldelse af alle mindstekrav Side 6 af 10
- Tilbudsmaterialet i det i punkt 2.5 angivne antal eksemplarer - Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 2.5 - Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 2.5 - Korrekt adressering, jf. punkt 2.5 - Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkterne 2.5. 2.7 Forbehold Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudsindhentningsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i tilbudsindhentningsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiver kan tage forbehold. Udkast til kontrakt: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til kontrakt, der således er at betragte som et mindstekrav. Kontraktbilag 1: I kontraktbilag 1 er det direkte angivet, hvorvidt et krav er mindstekrav, som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for. Krav, som tilbudsgiver godt kan tage forbehold overfor, er angivet som konkurrencekrav. Behandling af forbehold Hvis tilbud afviger fra tilbudsindhentningsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiver ret, men ikke pligt, til at afvise tilbuddet. Som det fremgår ovenfor, kan der ikke tages forbehold overfor mindstekrav og kontrakten. Ordregiver betragter således mindstekrav og kontraktens bestemmelser som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke at også andre forhold er grundlæggende elementer i udbuddet. Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. 2.8 Kontraktens karakter Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til kontrakten. Derfor henviser kontraktens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiver særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for kontraktens bestemmelser. Kontraktbilag 1-2 med eventuelle underbilag bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten og skal således kunne håndhæves over for den leverandør, som ordregiver indgår kontrakt med. Der vil blive indgået kontrakt med 1 maks. 2 ligestillede leverandører der vurderes at have afgivet henholdsvis det økonomisk mest fordelagtige tilbud og det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud, jf. pkt. 3. Side 7 af 10
2.9 Vedståelsesfrist og meddelelse om resultat Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Det betyder, at tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i hele denne periode. Ordregiver forventer at kunne give meddelelse om resultatet af udbuddet ultimo oktober 2013. 2.10 Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til pkt. 2.3 om udformningen af tilbud. 2.11 Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tilbudsgiver kan benytte den af ordregiver vedlagte formular i tilbudsbilag 2 om erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive en erklæring. 3 Tildelingskriterier 3.1 Underkriterier og vægtning Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Pris Ved vurdering af kriteriet pris, vil de afgivne priser i kontraktbilag 2 blive lagt til grund. Kvalitet Ved vurdering af kriteriet kvalitet, vil de afgivne oplysninger i kontraktbilag 1 punkt 2.1-2.6 blive lagt til grund. Vægtning 50 % 50 % Det eller de tilbud, der samlet opnår den bedste bedømmelse ud fra underkriterierne, anses for vinder af udbuddet. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Tilbudspriser på de i tilbudsskemaet, kontraktbilag 2, anførte ydelser ønskes opgivet som stykpris pr. annonce i nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter. Der skal ikke gives priser på rabatter og lignende, og som følge heraf bør eventuelle rabatter indregnes i den samlede tilbudspris. Side 8 af 10
Definition af én annonce: én annonce med ét givent jobnummer tælles som én annonce, uafhængig af regionens opslagsperiode. Kvalitet vurderes på baggrund af besvarelsen i kontraktbilag 1 pkt. 2.1-2.6. Det fremhæves, at muligheden for at tage forbehold er reguleret i pkt. 2.7. 4 Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen, såfremt der ikke er en usaglig grund hertil. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 2.9. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 5 Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i regionens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af regionen. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger, eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud, jf. tilbudsbilag 1. Regionen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. Anmodes regionen om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden regionen træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Side 9 af 10
6 Tidsplan for udbudsforretningen Dato, Klokkeslæt Fredag, den 4/10 2013 Fredag, den 11/10 2013, kl. 14.00 Ultimo oktober 2013 Medio november 2013 Aktivitet Spørgsmål, jf. pkt. 2.4, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse. 11/1 2014. Vedståelsesfrist. 31/12 2015. Kontraktudløb. Side 10 af 10