Udbudsbetingelser Udbud med forhandling af materialer til vandforsyningen
Indholdsfortegnelse 1 Generelt vedr. udbudsprocessen... 4 1.1 Indledning... 5 1.2 Ordregiver... 5 1.3 Materialet... 6 1.3.1 Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere)... 6 1.3.2 Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere)... 6 1.4 Beskrivelse af udbuddet... 6 1.5 Vejledende tidsplan... 6 1.6 Formkrav til ansøgning og tilbud... 7 1.6.1 Sprog... 7 1.6.2 Ejendomsret... 7 1.6.3 Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud... 7 2 Prækvalifikationsbetingelser... 9 2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen... 10 2.2 Ansøgning om prækvalifikation... 10 2.2.1 Udvælgelseskriterier og dokumentation... 10 2.3 Konsortier og underleverandører... 13 2.4 Konsortier... 13 2.5 Underleverandører... 13 2.6 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere... 14 2.7 Ansøgningsfrist... 14 3 Tilbuds- og forhandlingsbetingelser... 15 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD... 16 3.2 Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde... 16 3.3 Spørgsmål til udbuddet... 16 3.4 Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen... 17 3.5 Indledende tilbud... 17 3.6 Forhandlingsmøde... 18
3.7 Formål med forhandlingen... 18 3.8 Revideret udbudsmateriale... 18 3.9 Frist for afgivelse af endeligt tilbud... 19 3.10 Vedståelsesfrist... 19 3.11 Kombinationsrabatter... 19 3.12 Alternative tilbud... 20 3.13 Sideordnede tilbud... 20 3.14 Forbehold... 20 3.14.1 Ordregivers forbehold... 20 3.14.2 Tilbudsgivers forbehold... 20 3.15 Tilbudsevaluering... 21 3.15.1 Vurdering af konditionsmæssighed... 21 3.16 Tildelingskriterium... 21 3.16.1 Tildeling af rammeaftale... 21 3.17 Underretning og standstill-periode... 21
1 Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1 Indledning Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til procedurerne i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Udbud med forhandling gennemføres efter denne overordnede procedure. Nærmere detaljer og informationer fremgår af senere afsnit: i. Interesserede virksomheder søger om prækvalifikation ii. Horsens Vand A/S prækvalificerer de bedst egnede iii. De prækvalificerede virksomheder indsender et indledende tilbud iv. Horsens Vand A/S vurderer de indledende tilbud som grundlag for efterfølgende forhandlinger v. Der gennemføres forhandlinger vi. På baggrund af forhandlingerne afgives endelig tilbud vii. Horsens Vand A/S vurderer de endelige tilbud og træffer beslutning om tildeling af kontrakt Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2017/S 008-012299 der kan findes på http://ted.europa.eu. 1.2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Horsens Vand A/S Alrøvej 11 8700 Horsens Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Horsens Vand A/S Att.: Henning Pabst Alrøvej 11 8700 Horsens E-mail: hpa@samn.dk
1.3 Materialet 1.3.1 Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af: Prækvalifikationsbetingelser Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag 2 Underleverandørerklæring Bilag 3 Konsortieerklæring Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 1.3.2 Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i Tilbuds- og forhandlingsfasen består af: Tilbuds- og forhandlingsbetingelser Bilag 4 Rammeaftale Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste Rammeaftalebilag C - Dokumentation Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 1.4 Beskrivelse af udbuddet Horsens Vand A/S har et ønske om at optimere levetiden på vandforsyningsanlæg, optimere arbejdsgange og opnå minimal afsmitning fra rørmaterialer. For at sikre disse ønsker og for at sikre ensartethed og et højt kvalitetsniveau, er der opstillet en række tekniske krav til materialerne. Udbuddet vedrører levering af materialer til vandforsyningen fordelt på to delaftaler med en estimeret omsætning på DKK. 1.2 mio. om året Rammeaftalens løbetid er 3 år fra rammeaftaleunderskrift med mulighed for, at Horsens Vand A/S kan forlænge rammeaftalen i 1 x 1 år. 1.5 Vejledende tidsplan Prækvalifikation og efterfølgende udbud gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Den 10.01.2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation Den 23.01.2017, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 24.01.2017, kl. 10.59
Tidsfrist for indsendelse af ansøgning til prækvalifikation. Den 30.01.2017, kl. 12.00 Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation Uge 5-6, 2017 Bekræftelse af indhold i ESPD af prækvalificerede virksomheder Uge 6 8, 2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbudsbetingelserne Den 23.02.2017, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 24.02.2017, kl. 10.59 Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 02.03.2017, kl. 12.00 Forhandlinger Uge 12 Tilbudsfrist for endeligt tilbud Den 07.04.2017, kl. 12.00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 16-17, 2017 Forventet indgåelse af Rammeaftale Rammeaftalen træder i kraft Maj Hurtigst muligt 1.6 Formkrav til ansøgning og tilbud 1.6.1 Sprog Ansøgning og tilbud skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. Endvidere skal al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden være på dansk. 1.6.2 Ejendomsret Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbuds- og forhandlingsfasen. 1.6.3 Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
2 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere)
2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Samn Forsyning pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til udbud af materiale til vandforsyningen senest den 23.01.2017 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen www.samn.dk/udbud-vand Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 2.2 Ansøgning om prækvalifikation 2.2.1 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Bilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Bilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Bilag 1. 1) Download XML-filen i Bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=da (se illustration nedenfor)
3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges ansøgningen 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML-fil ansøgningen Ansøger henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til Ordregiver. Vejledningen kan hentes under følgende link: http://bedreudbud.dk/sites/bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/espd_saad an_virker_det.pdf For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på http://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd. A. Oplysninger om ansøger: Ansøger skal i ESPD ets del ll, punkt A - C oplyse følgende: Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger, jf. ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren o Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure o Ansøger har a) afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) tilbageholdt sådanne oplysninger, c) været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling Hvorvidt ansøger er omfattet af en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Konkurs o Insolvens o Tvangsakkord uden for konkurs o En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret o Aktiver, der administreres af en kurator o Erhvervsvirksomheden er indstillet B. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt B oplyse følgende vedrørende ansøgers økonomiske og finansielle formåen: Ansøgers omsætning i det seneste afsluttede regnskabsår.
Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at ansøger har haft en årlig omsætning på minimum DKK. 9 millioner baseret på det seneste afsluttede regnskabsår. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt C oplyse følgende vedrørende ansøgers tekniske og/eller faglig formåen: o Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år med beskrivelse af leverancerne, tidspunkter for udførelsen af leverancer, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse samt omsætning for referencen. Med sammenlignelig reference forstås udførelse af leverance af samme type. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2.3 Konsortier og underleverandører 2.4 Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. Endvidere bedes ansøger (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter [tildeling af rammeaftale] måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 2.5 Underleverandører Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på.
Endvidere bedes ansøgeren vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 2). 2.6 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de ansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrencesituation. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den udbudte rammeaftale vurderet på baggrund af de efterspurgte referencer jf. afsnit 2.2.1, punkt C. Ordregiver vil vurdere det positivt, at ansøger kan fremvise referencer, der er sammenlignelige med de udbudte produkter. Herved forstås referencer, der i videst mulige omfang volumen- og produktmæssigt modsvarer nærværende udbud. Det bemærkes, at Ordregiver maksimalt vil vurdere på fem (5) referencer. Såfremt der oplyses flere end fem (5) referencer, vil Ordregiver udelukkende vurdere ansøger på de første fem (5) oplyste referencer. 2.7 Ansøgningsfrist Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af materiale til vandforsyningen. Ansøgningen skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 30.01.2017, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Mads Buus-Andersen Myntevej 5 8920 Randers NV Det samlede ansøgningsmateriale indeholdende en bedes afleveret i form af 1 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem.
3 Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere)
3.1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. 3.2 Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde I henhold til udbudslovens 135, stk. 2 skal Horsens Vand A/S udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, når en person, der er dømt ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for de handlinger, som er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, er medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Horsens Vand skal ligeledes udelukke en Ansøger eller tilbudsgiver, hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Dokumentationen fremlægges i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvis tilbudsgiver er fra Danmark. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan Serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmeside: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Horsens Vand i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. 3.3 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Horsens Vand pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål EUudbud af materialer til vandforsyningen den 23.02.2017, kl. 12.00.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere. 3.4 Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen Forhandlingen gennemføres efter følgende tidsplan: Frist for at fremsende indledende tilbud Den 02.03.2017, kl. 12.00 Forhandling om indledende tilbud Uge 12 Fremsendelse af revideret forhandlingsmateriale Uge 13 Frist for at indsende endeligt tilbud Den 07.04.2017, kl. 12.00 Alle forhandlinger følger samme proces og ud fra samme skabelon for forhandlingen. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet kort notat om evalueringen af det indledende tilbud. Notatet indeholder tilbudsgivers styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Ordregiver fremsender herefter dagsorden for forhandlingsmødet. Der vil blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, jf. dog afsnit 3.14.1. Ordregiver yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet herunder forhandlingsprocessen. Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af referat. Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold. 3.5 Indledende tilbud Det indledende bedes mærket med emnet: "Indledende tilbud EU-udbud af materialer til vandforsyningen og skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 02.03.2017, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted
Att.: Mads Buus-Andersen Myntevej 5 8920 Randers NV Det indledende tilbud skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at det indledende tilbud når rettidigt frem. 3.6 Forhandlingsmøde Forhandlingen gennemføres på følgende adresse: Samn Forsyning Alrøvej 11 8700 Horsens Der er afsat op til 2 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes forud for mødet af praktiske årsager at fremsende information på antal deltagere, navn og titel. 3.7 Formål med forhandlingen Formålet med forhandlingen er at have muligheden for deltagerne kan optimere deres indledende tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor Ordregiver forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevalueringen i overensstemmelse med afsnit 3.16.1. 3.8 Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder Ordregiver eventuelt revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater i relevant omfang indskrives. Eventuelt revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen.
3.9 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderligere inden kontraktindgåelse. Det endelige tilbud bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af materialer til vandforsyningen Tilbuddet skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 07.04.2017, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Mads Buus-Andersen Myntevej 5 8920 Randers NV Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 3.10 Vedståelsesfrist Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist for henholdsvis det indledende og det endelige tilbud. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 3.11 Kombinationsrabatter Der kan afgives kombinationsrabat ved afgivelse af tilbud på begge delaftaler. Kombinationsrabatten anføres i tilbudslisten, jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste, fane 5 og vil indgå i tilbudsevalueringen under Pris, jf. pkt. 3.16.1. Rabatten vil blive fratrukket Tilbuds Pris kolonne O Såfremt Tilbudsgiver alene tildeles én delaftale, vil den i tilbudslisten oplyste pris være gældende uden kombinationsrabatten.
3.12 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 3.13 Sideordnede tilbud 3.14 Forbehold Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver. 3.14.1 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit 3.16.1. Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. 3.14.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold og leverandørens standardbetingelser, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.
3.15 Tilbudsevaluering 3.15.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. 3.16 Tildelingskriterium 3.16.1 Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil Identificere det økonomiske mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Pris, idet Ordregiver agter at indgå kontrakt med den eller de Tilbudsgivere, der afgiver tilbud med den laveste pris pr. delaftale, jf. Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste. 3.17 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 75 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Indgåelse af rammeaftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.