Udbudsmateriale - Offentligt udbud Udbud af Ledningsmateriel til Vandforsyningen for Esbjerg Forsyning A/S EU udbud 2012/ S2012-65216 September 2012 Rammeaftale på indkøb af Ledningsmateriel til distribution af vand til følgende Ordregiver: Esbjerg Forsyning A/S (herunder) Esbjerg Vand A/S
Udbudsmateriale - Offentligt udbud Udbud af Ledningsmateriel til Vandforsyningen for Esbjerg Forsyning A/S INDHOLDSFORTEGNELSE Side Indledning... - 4 - Generel beskrivelse af udbuddet... - 4 - Opgavens omfang... - 4 - Udbudsbetingelser... - 5 - Udbudsform... - 5 - Udvælgelseskriterier... - 5 - Tildelingskriterier... - 6 - Tilbudsfrist... - 6 - Åbning af de indkomne tilbud.... - 7 - Formkrav... - 7 - Mængder... - 8 - Alternative bud... - 8 - Forbehold... - 8 - Vedståelsesfrist for tilbud... - 8 - Spørgsmål til udbudsmaterialet... - 8 - Rammeaftaleudkast... - 9-1.1 Parterne... - 9-1.2 Rammeaftalegrundlag... - 9-1.3 Rammeaftalens omfang... - 9-1.4 Rammeaftaleperiode... - 10-1.5 Bestilling af produkter... - 10-1.6 Levering og leveringsbetingelser... - 10-1.7 Forsinket Levering... - 11-1.8 Følgeseddel... - 11-1.9 Reklamationer... - 12-1.10 Varemodtagelse og Returvarer... - 12-1.11 Fakturering... - 12-1.12 Priser... - 12-1.13 Prisregulering... - 13-1.14 Betaling... - 14-1.15 Produkt- og ansvarsforsikring... - 14-1.16 Ændring af produktsammensætning... - 14-1.17 Offentlige påbud og forvaltningsloven... - 14-1.18 Underleverandøren... - 15-1.19 Tavshedspligt... - 15-1.20 Miljø... - 15-1.21 Etik og Socialt Ansvar... - 16-1.22 Overdragelse af rettigheder og pligter... - 16-1.23 Misligholdelse... - 16-1.24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... - 17 -
Udbudsmateriale - Offentligt udbud Udbud af Ledningsmateriel til Vandforsyningen for Esbjerg Forsyning A/S 1.25 Erstatning og forsikring... - 17-1.26 Tvist... - 17-1.27 Rammeaftaleændringer... - 18-1.28 Ændringer i gældende ret... - 18-1.29 Underskrift... - 18 - Bilag 1a Tilbudsliste... - 19 - Vedhæftet som (Excel fil)... - 19 - Bilag 1b Tilbudsliste... - 19 - Vedhæftet som (Excel fil)... - 19 - Bilag 1c Tilbudsliste... - 19 - Vedhæftet som (Excel fil)... - 19 - Bilag 2 Kravspecifikation... - 20-2.1 Generelt... - 20-2.2 PE-trykrør... - 20-2.3 PE-fittings... - 20-2.4 Elektrofittings... - 20-2.5 Ventiler med svejseender for direkte sammensvejsning med PE-rør... - 21-2.6 Stikventiler i POM til PE-rør... - 21-2.7 Flangeventiler... - 21-2.8 Garniture for hoved- og stikledningsventiler... - 21-2.9 Messingfittings... - 21 - Bilag 3 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld... - 22 - Bilag 4 Tidsplan offentligt udbud... - 23 - Bilag 5 Kvittering for rettidig modtagelse... - 24 -
Udbudsmateriale - Offentligt udbud Udbud af Geotekniske boringer for Esbjerg Forsyning A/S Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Esbjerg forsyning A/S og Esbjerg Vand A/S er selvstændige aktieselskaber i Esbjerg Forsyning Holding A/S koncernen (se nedenstående organisationsdiagram). Esbjerg Forsyning A/S vil på vegne af Esbjerg Vand A/S, udbyde en Rammeaftalen for indkøb af Ledningsmateriel til distribution af vand i Esbjerg Kommune. Esbjerg Forsyning Holding A/S Esbjerg Varme A/S Esbjerg Vand A/S Esbjerg Spildevand A/S Esbjerg Forsyning A/S Opgavens omfang Nærværende udbud omfatter leverance af PE-vandrør med tilhørende komponenter for renovering, reparation af eksisterende ledningsnet samt nyanlæg af hoved- og stikledninger i Esbjerg kommune. Udbuddet inddeles i 3 delaftaler hvor der kan afgives tilbud på en eller flere af delaftalerne. Delaftale 1: PE-trykrør Delaftale 2: Ventiler og ventiltilbehør Delaftale 3: Fittings Kravspecifikationen for produktområdet fremgår af udbudsmaterialets Bilag 1 (tilbudsliste) samt udbudsmaterialets Bilag 2 (kravspecifikation). En rammeaftale med én leverandør, som kan omfatte en eller flere deludbud. Der ønskes indgået en Rammeaftale med én leverandør på hvert deludbud, eller én totalleverandør omfattende alle 3 deludbud. Valget af leverandør er ikke afsluttet før Rammeaftalen er underskrevet af begge parter Esbjerg Forsyning A/S Ravnevej 10 6705 Esbjerg Ø Telefon 7614 2414 Fax 7614 2485 www.esbjergforsyning.dk post@esbjergforsyning.dk
Rammeaftalen er gældende fra den 1. januar 2013 til og med den 31. december 2014 med mulighed for at udbyder kan forlænge aftalen i op til 36 måneder af en eller flere gange. Udbudsbetingelser Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet (Direktiv 2004/17/EF) bekendtgørelse nr. 936 af 16 / 9 / 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Udvælgelseskriterier Følgende udvælgelseskriterier anvendes til bedømmelse af tilbudsgivers egnethed som leverandør i forbindelse med denne rammeaftale for leverance af PE vandrør og komponenter. De nævnte udvælgelseskriterier skal kunne vurderes som acceptable for Ordregiver, inden tilbuddet kan vurderes. Der kræves en beskrivelse af virksomheden, herunder selskabsform, ejerforhold, organisation og faglige kvalifikationer. I relation til, at krav til leveringstider skal overholdes, bedes tilbudsgiveren beskrive placering og kapacitet af produktions- og lager faciliteter. Tilbudsgiver skal opgive referencer på lignende leverancer inden for de sidste 3 år, eller så længe virksomheden har eksisteret. Referencerne skal være på leverancer, der ligner i størrelse og type. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente yderligere oplysninger på de i referencerne nævnte kunder. Revisionspåtegnet beregning af nøgletal for minimum rentabilitet, likviditets- og soliditetsgrad for de seneste 3 år eller så længe virksomheden har eksisteret. Kopi af seneste regnskabs revisionspåtegning. Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag 3. Afgivelse af et konditionsmæssigt tilbud forudsætter, at tilbudsgiveren har leveret den ovenstående krævede dokumentation samt udfyldt og underskrevet tilbudslisternes Ark 1 Samleskema samt udfyldt de øvrige Ark i hver af tilbudslisterne som tilbudsgiveren måtte ønske at afgive tilbud på. Endvidere skal tilbudsgiver Materiale for dokumentation af ovenstående skal fremsendes sammen med tilbuddet. Indeholder tilbuddet ikke samtlige krævede oplysninger, erklæres tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Af hensyn til EU udbudsretningslinjer om ligebehandling og gennemsigtighed er Ordregiver forpligtiget til at se bort fra ukonditionsmæssige tilbud, med den konsekvens at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen - 5 -
Tildelingskriterier Ordregiver vil vurdere de indkomne tilbud efter tildelingskriteriet: Det økonomiske mest fordelagtige tilbud Alle konditionsmæssige tilbud fra egnede tilbudsgivere vil blive vurderet efter følgende kriterier: Kriterier Underkriterier Vægt Pris. Konkurrencegrundlaget 70% Tekniske forhold Tilbudsgiverens tilbudte tekniske bistand til ordregiveren. Vurdering foretages på tilbudt bistand i forbindelse med bl.a.: 1. Projektering - Bistand til sikring af, at det færdige projekt bestykkes og indbygges optimalt under hensyntagen til det tilgrænsende rørsystem og de stedlige forhold. 2. Bestilling - Bistand i forbindelse med udskrivning af materialer og planlægning af bestilling og levering. 3. Montage - Bistand i forbindelse med 15% montagearbejdet. Herunder instruktioner på arbejdsstedet og skriftlige manualer. 4. Tilsyn - Bistand ved vurdering af kvaliteten af det udførte arbejde. Herunder kontroller. 5. Aflevering - Bistand ved vurdering af det færdige arbejde. Herunder gennemgang af kvalitetssikringsdokumentation og påpegning af forhold af garantimæssig karakter. Produktkvalitet 1. Hvorvidt det af tilbudsgiveren tilbudte produkt er nemt og hurtigt at montere. (Tilbudsgiverens montagevejledning anvendes) 2. Hvorvidt produktet er produceret på en virksomhed, som har indført kvalitets-, 15% miljø-, og arbejdsmiljøstyring. 3. Tilbudsgiveres markering af PEtrykrørene vor Vandgennemløb (vedr. delaftale 1) Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på Offentligt udbud 2012/ S2012-65216. Må kun åbnes af Ordregiver, Indkøb. Tilbuddet skal være afleveret senest d. 26. oktober kl. 12.00 på følgende adresse: - 6 -
Esbjerg Forsyning A/S Indkøb Ravnevej 10 6705 Esbjerg Ø Att.: Poul Erik Lundsgaard Olesen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Åbning af de indkomne tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplarer, vedlagt en kopi på cd-rom eller USB-stik. Ved tilbudsafgivelsen skal udvælgelseskriterierne være oplyst og vedlagte formularer skal anvendes. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudslisten (Bilag 1), da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om mindre supplerende oplysninger. Vedlagt tilbudsliste bilag 1 i Excel format, skal benyttes i uændret form, i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet og tilbuddet bør være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Der skal afgives tilbud på samtlige varer på den eller de delaftaler tilbudsgiveren ønsker at afgive tilbud på. Alle varer i de enkelte delaftaler skal prissættes. For det enkelte delaftale skal tilbuddet vedlægges detaljerede oplysninger om fabrikat og type samt datablade. For svejsefittings skal endvidere vedlægges oplysninger om svejsedata, smelteindex mv.. Vedlagte specifikationer angives på tilbudslistens dokumentliste (sidste Ark i hver af tilbudslisterne) og nummereres fortløbende. Den bydendes underskrift på hovedtilbudslisten er bindende for samtlige de vedhæftede angivne priser, oplysninger mv. I tilfælde af uoverensstemmelse gælder hovedtilbudslistens beløb, og priser for de enkelte leverancer må korrigeres tilsvarende. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. - 7 -
Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab, skal det angives hvilken Tilbudsgiveren, der optræder som Rammeaftaleansvarlig over for Ordregiver. Mængder På tilbudslisten er angivet de estimerede mængder for et års aftag. Disse mængder udgør sammen med de afgivne enhedspriser en del af konkurrencegrundlaget. De estimerede mængder, der alene anvendes til at vægte enhedspriserne, er estimerede års forbrug, baseret på de seneste 18 måneders forbrug og kan således ikke danne grundlag for nogen afregning af mængder idet det endelige aftag afhænger af Ordregivers aktivitetsniveau, Esbjerg Kommunes udstykningsplaner, uheld som følge af hærværk og forældelse samt alm. Vedligeholdelse. I henhold til tilbudsgivers øvrige sortiment indenfor samme produktkategori dvs. det sortiment som ikke er beskrevet i tilbudsskemaet ønskes angivet en rabatsats i forhold til tilbudsgiverens standardprisliste samt en kopi af prislisten vedlagt i tilbuddet. Det øvrige sortiment vil ikke blive bedømt under tildelingskriterierne. Alternative bud Der vil være mulighed for at afgive alternative bud i form af flere løsningsforslag som nøje svarer til den udbudte opgave. Forbehold Der kan ikke tages forbehold for vedhæftede udkastet til Rammeaftalen Eventuelle andre forbehold skal udtrykkelig fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsgrundlaget, i givet fald vil tilbuddet blive kasseret som ukonditionsmæssigt, jvf. praksis fra Klagenævnet for Udbud. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 31. december 2012. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Poul Erik Lundsgaard Olesen, på e-mail: pelo@esbjergforsyning.dk med samtidig kopi til John Nørgaard Jensen jgj@esbjergforsyning.dk mærket med emnet: "Spørgsmål - Offentligt udbud 2012/ S2012-65216 (Levering af ledningsmaterialer til vandforsyningen). senest den 28. september 2012 kl. 15.00. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort via TED og vil være at finde på vores hjemmeside fra den 7. okt. 2012 kl. 15.00-8 -
Rammeaftaleudkast Rammeaftale på levering af ledningsmateriel til primært Esbjerg Vandforsyning 1.1 Parterne Esbjerg Forsyning A/S Ravnevej 10 6705 Esbjerg Ø CVR. Nr. 32661149 På vegne af: Esbjerg Spildevand A/S CVR nr: 32661165 EAN nr: 5790001898786 Esbjerg Vand A/S CVR nr: 32660991 EAN nr: 5790001898793 (i det følgende kaldet Ordregiver) Og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR nr. (i det følgende kaldet Leverandør). 1.2 Rammeaftalegrundlag Nærværende Rammeaftale er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivet (Direktiv 2004/17/EF) bekendtgørelse nr. 936 af 16 / 9 / 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet Rammeaftale beskriver Ordregivers og leverandørens forpligtigelser og rettigheder således, at Rammeaftalen og det udarbejdede udbudsmateriale med bilag, leverandørens tilbud af xx.xx. 2012 samt referatet fra Rammeaftaleforhandlingsmødet af xx.xx.2012 i prioriteret rækkefølge udgør det samlede Rammeaftalemateriale. Er andet ikke bestemt i Rammeaftalen, gælder Købelovens regler. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne Rammeaftale. 1.3 Rammeaftalens omfang Leverancer til Ordregiver af de i Bilag 1 (Tilbudslisten) og Bilag 2 (Kravspecifikation) beskrevne produkter j.fr. udbudsmaterialet. Den estimerede mængde er baseret på et gennemsnitlig årsforbrug de seneste år men er under forbehold af Ordregivers aktivitetsniveau i aftaleperioden, ligeledes tages der forbehold for mindre ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Ændringer skal varsles i rimelig tid. - 9 -
1.4 Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1. januar 2013 og frem til den 31. december 2014. Rammeaftalen kan forlænges i op til 36 måneder af én eller flere gange. Forlængelse sker i givet fald på uændrede Rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 1.5 Bestilling af produkter Ordregiver skal indenfor Leverandørens normale åbningstid have mulighed for at afgive varebestilling (elektronisk), pr. e-mail, telefon, ved konsulentbesøg m.m.. I forbindelse med køb af produkter skal der indgås en specifik Kontrakt bestående af en indkøbsordre og en ordrebekræftelse der fremsendes af Leverandøren (samlet kaldes det herefter en "Kontrakt"). Enhver Kontrakt skal udelukkende fastsætte produktbeskrivelse, Ordregivers vare nummer, mængden, leveringstid og -sted samt pris. I tilfælde af angivelse af Ordregiver s projekt nummer på indkøbs ordren skal dette ligeledes angives på ordrebekræftelsen. Enhver Kontrakt indgås alene på de i denne Rammeaftale indeholdte betingelser, uanset om ordren eller ordrebekræftelsen indeholder reference hertil eller ej. Eventuelle standardbetingelser eller andre fra denne aftale afvigende betingelser, der måtte være skrevet, fortrykt på eller refereret til i ordre, ordrebekræftelse eller andet dokument, som er eller vil blive udvekslet mellem parterne, skal ikke udgøre en del af parternes aftalegrundlag. 1.6 Levering og leveringsbetingelser Leveringsadressen er Ordregivers lager på Ravnevej 10, 6705 Esbjerg Ø eller til anden anvist plads i Esbjerg Kommune. Leveringsstedet er angivet på Indkøbsordren eller vil på anden vis blive forudgående aftalt i forbindelse med afgivelse af en ordre. Såfremt leveringsadressen ikke er Ravnevej 10, 6705 skal leveringen ligeledes indeholde aflæsning fra vogn til anvist plads. Al håndtering m.v. i forbindelse med aflæsning skal forestås af leverandøren. Ordregiver anviser aflæsningsplads på stedet efter forudgående aftale. Leveringsbetingelse: DDP (Incoterms 2010) (Leverandøren er forpligtet til at afholde alle fragtomkostninger frem til Produkterne er ankommet til den angivne plads. Ligeledes afholder Leverandøren alle omkostninger frem til at Produkterne er aflæsset fra det ankomne transportmiddel.) - 10 -
Alle Produkter skal leveres, aflæsses og stables på en sådan måde at de ikke udsættes for skadelig påvirkning. Alle Produkter emballeres til sikring mod indtrængende vand, snavs og andet smuds. Eksempelvis skal alle rør leveres med forseglingspropper i begge ender. Alle Produkter skal ved levering være pakket på en sådan måde, at der ved modtagelsen kan foretages en kontrol optælling uden at bryde emballeringen. Ved alle leverancer skal Leverandøren sikre kvittering for modtagelse af Produkterne af en af Ordregivers personale eller en af Ordregiver udpeget person. 1.7 Forsinket Levering Såfremt levering forsinkes som følge af de i 1.24 nævnte årsager eller som følge af Ordregiver forhold, skal leveringstidspunktet udskydes til et tidspunkt, der er rimeligt omstændighederne taget i betragtning. Såfremt en leverance forsinkes med mere end 1uger, kan Ordregiver efter forudgående skriftlig varsel med en frist på (2) to arbejdsdage ophæve den enkelte Kontrakt (leverance). Såfremt levering forsinkes som følge af andre årsager end de ovenfor nævnte, skal Ordregiver være berettiget til en skadeserstatning, svarende til de dokumenterede omkostninger som måtte opstå i forbindelse med forsinkelsen. Såfremt Leverandøren på et givet tidspunkt erkender eller burde erkende, at levering vil blive forsinket, skal han øjeblikkeligt give meddelelse herom til Ordregiver samt meddele, hvornår levering kan påregnes. Nævnte meddelelse skal ikke friholde Sælger for ansvar for forsinkelsen, medmindre dette accepteres skriftligt af Ordregiver. Rettidig levering er levering som følger: Mandag til torsdag i tidsrummet kl. 07.00 14.00 Fredag i tidsrummet kl. 07.00 12.00 Rettidig levering betragtes som en væsentlig forpligtigelse i aftalen. 1.8 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel som minimum skal indeholde flg.: Ordregivers Indkøbsordre nummer (IK nummer) Ordregivers varebeskrivelse Ordregivers vare nummer (hvis ikke dette fremgår af indkøbsordren, anvend. VVS vare nr.) Antal bestilte enheder pr. Produktlinje Antal leverede enheder pr. Produktlinje Antal enheder ved evt. restordre pr Produktlinje Totalvægt samt vægt pr. collie Dato for levering - 11 -
1.9 Reklamationer Såfremt Ordregiver opdager eller bliver gjort opmærksom på en mangel i et produkt, skal Ordregiver give meddelelse herom til Leverandøren. Leverandøren skal behandle og besvare henvendelsen skrifteligt inden (2) to arbejdsdage fra modtagelse af henvendelsen. Sælger skal uden forsinkelse og i garantiperioden for egen regning og risiko udbedre manglen ved udskiftning eller reparation. For produkter, der videreforarbejdes hos Ordregiver, omfatter Leverandørens ansvar de af Ordregiver afholdte omkostninger indtil det tidspunkt, hvor manglen erkendes. Ordregiver vil samarbejde med Sælger for at tilsikre, at mangler udbedres mest hensigtsmæssigt. 1.10 Varemodtagelse og Returvarer Afviste Produkter skal kunne returneres til Leverandøren i op til (3) tre måneder efter Ordregivers modtagelse. Såfremt Ordregiver til et specifikt projekt, har ordret for mange produkter eller Ordregiver har foretaget en fejlbestilling skal disse Produkter kunne returneres til Leverandøren i op til (3) tre måneder fra Ordregiveres modtagelse. Leverandøren skal foretage fuld kreditering eller ombytte produktet til et andet Produkt af samme værdi efter aftale med Ordregiver. Skyldes returneringen en af Leverandørens handlinger er det Leverandøren, der afholder transportomkostningerne ved returneringen. Skyldes returneringen en af Ordregivers handlinger, er det Ordregiver, der afholder transportomkostningerne ved returneringen. 1.11 Fakturering Faktura skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger, på baggrund af nedenstående oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent Projekt nummer (hvis angivet på Ordren) EAN nr. Indkøbsordre-/rekvisitionsnummer Antal leverede Produkter pr. Produktlinje Enhedspris pr. produktlinje Fakturabeløb 1.12 Priser For de i tilbudslisten anførte Produkter er der mellem parterne aftalt de priser som fremgår af leverandørs tilbud af dato xxxx. - 12 -
De anførte priser dækker alle med levering af Produkterne forbundne omkostninger, inkl. Paller og anden emballage. Sker der i Rammeaftaleperioden væsentlige ændringer som kan/vil have indflydelse på fastsættelse af priserne (herunder afvigelser i den aftalte årlige total volumen (+/- 25%)), kan begge parter anmode om en genforhandling af priserne. Første gang en sådan genforhandling kan finde sted, er efter 12 mdr.s fuld leverance. De aftalte priser er gældende for hele aftaleperioden inkl. de 36 måneders optioner under forudsætning af et stabilt marked. Alle priser er angivet i danske kr. med max 2 decimaler 1.13 Prisregulering Delaftale 1 (PE-rør): Såfremt prisudviklingen på Importeret plast i ubearbejdet form (Indeks fra Danmarks statistik) har ændret sig udover (+/-) 2% kan priserne reguleres 1 gang årligt med den procentvise faktiske ændring som flg.: 30 % af prisen er fast 70 % af prisen kan reguleres i. ht. Udviklingen i indeks for importeret plast i ubearbejdet form. Prisændringer angives med prisindeks pr. 1. oktober 2012 som basis (indeks 100). En evt. regulering kan tidligst finde sted ultimo 2013 med virkning for leverancer efter 1. januar 2014, hvor ændringen i prisindeks pr. 1. oktober 2013 anvendes som grundlag for prisreguleringen. Delaftale 2 & 3 (Ventiler og fittings): Såfremt prisudviklingen på Importeret halvfabrikata af jern og stål (Indeks fra Danmarks statistik) har ændret sig udover +/- 2% og prisudviklingen på Importeret plast i ubearbejdet form (Indeks fra Danmarks statistik) samlet har ændret sig udover (+/-) 2% kan priserne reguleres 1 gang årligt med den procentvise faktiske ændring som flg.: 30 % af prisen er fast 40 % index for pris på indkøb af importeret halvfabrikat af jern og stål 30 % index for pris på indkøb af importeret plast i ubearbejdet form Prisændringer angives med prisindeks pr. 1. oktober 2012 som basis (indeks 100). En evt. regulering kan tidligst finde sted ultimo 2013 med virkning for leverancer efter 1. januar 2014, hvor ændringen i prisindeks pr. 1. oktober 2013 anvendes som grundlag for prisreguleringen. Prisregulering sker på den af parterne, som måtte ønske reguleringens, foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes lagt til grund for prisændringen. Prisreguleringer skal meddeles skrifteligt til modparten senest 30 dage før ikrafttræden. - 13 -
1.14 Betaling Betalingsfristen er løbende måned plus 30 dage efter modtagelse af korrekt faktura. Omkring månedsskifte skal fakturaer for den foregående måned, være Ordregiver i hænde, senest den 5 hverdag i den efterfølgende måned. Fakturaer fremsendes som hovedregel elektronisk til Ordregiver via EAN nr. 5790001898793 eller det på indkøbsordren angivet EAN nr. Modtager Ordregiver fakturaer for foregående måned senere end 5 arbejdsdage i den efterfølgende måned, er Ordregier berettiget til at udskyde betalingen med beregnet fakturadato som værende modtagelsesdatoen. Ordregiver er ligeledes berettiget til at udskyde betalingen i henhold til ovenstående, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 1.15 Produkt- og ansvarsforsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne fornøden Erhvervs- og produktansvarsforsikring i henhold til gældende lovgivning og/eller hvad der måtte være normalt kutyme i branchen. Leverandør skal senest 30 kalenderdage efter anmodning fra Ordregiver forelægge dokumentation for tegnet erhvervsansvarsforsikring i henhold til ovenstående. 1.16 Ændring af produktsammensætning Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner / ændringer i produkternes sammensætning er leverandøren pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivningen og / eller myndighedskrav. Såfremt leverandøren ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med tilsvarende produkter i samme prisniveau og af samme eller bedre kvalitet, skal leverandøren efter aftale med Ordregiver tilbyde sådanne produkter for afprøvning. 1.17 Offentlige påbud og forvaltningsloven Leverandøren er forpligtet til at overholde gældende ret som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i Rammeaftaleperioden. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Ordregiver er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom, Ordregiver er ikke bundet af udtalelsen. Ordregivers økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. - 14 -
Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af Rammeaftalen. Ordregiver skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 1.18 Underleverandøren Såfremt Leverandøren anvender eller ønsker at anvende underleverandører til opfyldelsen af Rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. En evt. ny underleverandør som ikke er Ordregiver bekendt ved Rammeaftalens indgåelse, skal skriftelig godkendes af Ordregiver inden underleverandøren må påbegynde leverancer. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 1.19 Tavshedspligt Nærværende Rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af Rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt j. fr. punkt 1.17. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af Rammeaftalen omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne Rammeaftales indhold. Dette gælder også efter Rammeaftalens udløb. Denne kontrakt træder i kraft på tidspunktet for begge parters underskrift af Rammeaftalen. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse jf. punkt 1.23. 1.20 Miljø Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende Rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EUdirektiver m.m. - 15 -
På Ordregivers forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Ordregiver, fremskaffe den dokumentation, Ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse jf punkt 1.23. 1.21 Etik og Socialt Ansvar Ordregiver forudsætter, at leverandør overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og lever op til FN s Menneskerettighedserklæring samt EU s Menneskerettighedskonvention. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse jf punkt 1.23. 1.22 Overdragelse af rettigheder og pligter Overdragelse af rettigheder og pligter, der fremgår af Rammeaftalen og af de bilag, der hører til Rammeaftalen, kan Rammeaftaleshaveren ikke overdrage, hverken i fuldt omfang eller kun delvist, og de krav, som Rammeaftaleshaveren har ifølge Rammeaftalen med tilhørende bilag, kan Rammeaftaleshaveren ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse jf punkt 1.23. 1.23 Misligholdelse Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv., er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. - 16 -
Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne Rammeaftale, jf. eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige ydelser, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af Rammeaftalen med tilhørende bilag uden varsel. Går Leverandøren konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette / disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Ordregivers kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i Rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 1.24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra leverandørs side for at kunne genoptage levering af ydelserne Er force majeure isoleret til leverandørs virksomhed, eller områder leverandør bærer risikoen for, kan Ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 1.25 Erstatning og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af Rammeaftalen omfattede produkter og sideprodukter. 1.26 Tvist Nærværende Rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler - 17 -
til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for voldgift til pådømmelse efter dansk lov efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Værnetinget er Det danske Voldgiftsinstitut i København. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet klage eller modtaget underretning om begæring af voldgift, har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med førnævnte regler. 1.27 Rammeaftaleændringer Nærværende Rammeaftale, herunder bilag til Rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og leverandør. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til punkt 1.13 betragtes ikke som en Rammeaftaleændring. 1.28 Ændringer i gældende ret Sker der i Rammeaftaleperioden ændringer i gældende ret, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave vil parterne kunne anvende reglerne i punkt 1.22, såfremt der måtte opstå tvivl som følge heraf. Tilsvarende er gældende, såfremt Ordregiver af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave / ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne. 1.29 Underskrift Nærværende Rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Ordregiver: Leverandør: ----------------------------------------------- ----------------------------------------- Eric Lauridsen ----------------------------------------------- Poul Erik Lundsgaard Olesen Indkøbschef. - 18 -
Bilag 1a Tilbudsliste Vedhæftet som (Excel fil) Bilag 1b Tilbudsliste Vedhæftet som (Excel fil) Bilag 1c Tilbudsliste Vedhæftet som (Excel fil) - 19 -
Bilag 2 Kravspecifikation Kravspecifikationen indeholder specifikke krav til ledningsmaterialet. Opfyldelse af disse krav skal dokumenteres, såfremt Ordregiver stiller krav derom. 2.1 Generelt Samlings- og monteringsvejledninger samt øvrige instruktioner og forskrifter skal leveres på dansk. Såfremt der stilles krav til produktgodkendelser skal alle godkendelser være i henhold til Danske såvel som Europæiske normer og standarder. Leverandøren skal levere de nødvendige fabriksstandarder såfremt Ordregiver stiller krav derom. 2.2 PE-trykrør Trykrørene skal være i henhold til DS/EN 12201 og skal være certificeret efter INSTA SBC 12201:2003 og mærket med Nordic Poly Mark eller tilsvarende kvalitetsniveau. Trykrørene skal endvidere være godkendt af Miljøstyrelsen som egnet til drikkevandsforsyning og være DS-mærket. Trykrørene leveres i materialet polyethylen som PE-80 og PE-100 rør i trykklassen PN 10. Dimensioner, trykklasser og typer fra DN 32 til DN 400 som nedenfor anført. Trykrørtype Dimension Trykklasse Beskrivelse PE 80 DN 32 DN 63 PN 10 / SDR 11 Uden kappe PE 100 DN 63 PN 16/ SDR 11 Med kappe af PP PE 100 DN 63 DN 400 PN 10 / SDR 17 Med kappe af PP For PE 80 i dimensionerne DN 32 DN 63 skal rørene kunne leveres i ruller á minimum 50 m. For PE 100 i dimensionerne DN 63 DN 400 skal rørene kunne leveres i 12 m lige længder. Ordregiver ønsker at der på rørene er en markering for vand gennemløb (eks. blå rør eller med en blå markering eller lignende) Diffussionstæt PE-rør skal være en del af et diffussionstæt rørsystem egnet til lægning i forurenet jord. 2.3 PE-fittings Segmentsvejst og formstøbt PE-fittings skal være i henhold til DS/EN 12201 og certificeret efter INSTA SBC 12201:2003 eller tilsvarende kvalitetsniveau. Produkterne skal endvidere være godkendt som egnet til drikkevandsforsyning. Leverandøren skal kunne dokumentere en høj kvalitet ved sammensvejsning med øvrige PE 100 og PE 80 produkter. Leverandøren skal levere de nødvendige dokumentationer såfremt Ordregiver stiller krav derom. 2.4 Elektrofittings Elektrosvejsefittings skal være i henhold til DS/EN 12201 og certificeret efter INSTA SBC 12201:2003 eller tilsvarende kvalitetsniveau. Produkterne skal endvidere være godkendt som egnet til drikkevandsforsyning. Leverandøren skal levere de fornødne dokumentationer såfremt Ordregiver stiller krav derom. Elektrosvejsefittings skal være forsynet med stregkode, der skal kunne anvendes til indlæsning af svejsedata (svejsestrøm, tid, afkøling mv.) i svejsemaskine så svejsningen udføres automatisk og korrekt. Anboringsbøjler skal leveres med underskål og skal kunne monteres uden specialværktøj. - 20 -
Leverandøren skal kunne dokumentere en høj kvalitet ved sammensvejsning med øvrige PE 100 og PE 80 produkter. 2.5 Ventiler med svejseender for direkte sammensvejsning med PE-rør Ventilen skal være en skydeventil med hus og top i ductil støbejern Ventilen skal leveres i dimensionerne DN65 DN300 med fuldt gennemløb. Ventilen skal være i henhold til DS/EN 1074 eller tilsvarende kvalitetsniveau og produkterne skal være godkendt som egnet til drikkevandsforsyning. Ventilen skal være epoxy belagt efter DIN 30677-2. Skyder skal være vulkaniseret med. EPDM gummi på tætningsfladerne, der skal sikre en tæt afspærring. Ventilen skal være monteret med PE 100 ender i henhold til DS/EN 12201 eller tilsvarende kvalitetsniveau for direkte sammensvejsning med PE-100 rør. Spindel skal være i rustfrit stål. 2.6 Stikventiler i POM til PE-rør Ventilen skal være en skydeventil med hus og top i POM Ventilen skal leveres i dimensionerne DN25 DN65 med fuldt gennemløb. Ventilen skal være i henhold til DS/EN 1074 eller tilsvarende kvalitetsniveau og produkterne skal være godkendt som egnet til drikkevandsforsyning. Skyder skal være vulkaniseret med. EPDM gummi på tætningsfladerne, der skal sikre en tæt afspærring. Ventilen skal være monteret med PE ender for direkte sammensvejsning eller med hhv. udvendig gevind og trækfast skruekobling i plast. Spindel skal være i rustfrit stål. 2.7 Flangeventiler Ventilen skal være en skydeventil med hus og top i ductil støbejern Ventilen skal leveres i dimensionerne DN65 DN300 med fuldt gennemløb. Ventilen skal være i henhold til DS/EN 1074 eller tilsvarende kvalitetsniveau og produkterne skal være godkendt som egnet til drikkevandsforsyning. Ventilen skal være epoxy belagt efter DIN 30677-2. Skyder skal være vulkaniseret med. EPDM gummi på tætningsfladerne, der skal sikre en tæt afspærring. Spindel skal være i rustfrit stål. 2.8 Garniture for hoved- og stikledningsventiler Garniture skal passe til de leverede ventiler. Garniture skal kunne leveres med teleskopgarniture og PP beskyttelse i forskellige længder (600-1700). Udført min. 20x20mm galvaniseret stål. Spindelovergang skal kunne fastgøres til ventilen med rustfri split eller med snapkobling. 2.9 Messingfittings Messingfittings skal være godkendt til anvendelse til drikkevand og være af afzinkningsfrit messing. Kobling til PE-rør skal være trækfast. - 21 -
Bilag 3 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld 1: jfr. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger Stamdata Nærværende erklæring afgives på vegne af følgende virksomhed: CVR-nummer: Firmanavn: Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen giver samtykke til, at Ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder Navn: Titel: Dato: Underskrift: Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør: kr. Supplerende oplysninger ved gæld over 100.000 kr. Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr. Ja Nej Der er den (dato) indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr.. Ja Nej a) Ved gæld til det offentlige forstås: skatter afgifter bidrag til sociale sikringsordninger b) Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark i det land, hvor virksomheden er etableret Dato og underskrift - 22 -
Bilag 4 Tidsplan offentligt udbud Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tiden den 10. sept. 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 28. sept. 2012 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar den 7. okt. 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud (45 dage) 12.00 den 26. okt. 2012 kl. Tilbudsvurdering uge 44 Forventet beslutning om leverandørenvalg uge 44 Stand still periodeudløb (min. 10 dage) den 13. nov. 2012 Rammeaftalen underskrives den 47 Opstartsmøde uge 49 Ikrafttrædelse af Rammeaftale 01.01.2013 Afsendelse af bekendtgørelse om indgået aftale (senest 48 dg. efter indgået Rammeaftale) - 23 -
Bilag 5 Kvittering for rettidig modtagelse (Rettidig modtagelse senest 26. oktober 2012 kl. 12.00) Herved kvitteres for rettidig modtagelse af tilbud på Eu-udbud på levering af ledningsmaterialer sags nr. D2012-65216 (dato /klokkeslæt) (Ordregiver / underskrift) - 24 -