R E SULTATKONTRAKT Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet (2.4), fase 2 Denne resultatkontrakt indgår i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi som en fase 2 i projekt 2.4: Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet. Analysedelen er gennemført som første fase og projektet træder ind i næste fase, der konkretiserer hvordan og hvornår konklusioner og anbefalinger fra analyserne kan realiseres. Strategisk formål og baggrund Det strategiske formål med fase 2 er det samme som for projektet som helhed: At understøtte og fremme mere stabil og bedre kommunal forretningsit i jobcentrene, herunder systemernes samspil med omverdenen på tværs af forvaltninger og politikområder. Den 5. maj 2014 Sags ID: SAG-2012-00905 Dok.ID: 1742585 EHO@kl.dk Direkte 3370 3526 Mobil 2063 7702 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S www.kl.dk Det skal i forlængelse heraf noteres, at der er tale om en meget kompleks opgave, der omfatter flere indsatsområder, der kan synes vidt forskellige og samtidig overlappende og med stor gensidig afhængighed. Forretnings-it, governance, forretningsarkitektur, marked m.v. er ikke isolerede områder, men forudsætter hinanden. Handlingsplanen skal derfor understøtte et samspil mellem disse områder. Fra fase 1, analysefasen, tages udgangspunkt i: Kortlægning af forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet (COWI og Slotsholm, februar 2013). Analysen er en tværgående vurdering af eksisterende itunderstøttelse og giver en række anbefalinger til den ny generation af it. Udviklingen af en ny generation forretnings-it skal ske med fokus på borgeres digitale medvirken, et komplet fælles datagrundlag, dvs. adgang til nød-
vendige og aktuelle data, hvor de end ligger og snilde værktøjer. Det forudsætter at rammerne forbedres og konsolideres på flere områder. De vigtigste temaer er: Governance: Styrket samarbejde om digital udmøntning af lovgivning, samspil med den fælles offentlige it-strategi, forretningsarkitektur, selvbetjening, releasestyring, m.v. Forretningsarkitekturen og adgang til nødvendige og aktuelle data: Data skal være tilgængelige og kunne tilgås fra relevante systemer. Borgernes digitale medvirken: Borgerne skal i højere grad have mulighed for at tage ansvar for og indflydelse på forløbet i jobcentret via digitale redskaber og selvbetjeningstilbud Marked: Kommunerne skal styrkes på markedet gennem bedre udbudsprocesser, rådgivning, fælles indkøb, m.v. Governance Governance spiller en central rolle i anbefalingerne fra COWI/Slotholm analysen. Det er derfor positivt, at det lykkedes med økonomiaftalen for 2014, at aftale, at der etableres et fælles offentlig Dialogforum, der skal afstemme den videre digitale it-udvikling på beskæftigelsesområdet, i forhold til selvbetjeningsløsninger, fælles standarder, dataudveksling og snitflader i en fælles forretningsarkitektur. Hermed er tilvejebragt en god mulighed for at konsolidere grundlaget for en ny generation af forretnings-it på en række strategiske områder, som kræver koordination og fælles fodslag mellem stat og kommuner. Data og forretningsarkitektur på beskæftigelsesområdet Det eksisterende set-up er utilstrækkeligt til at rumme kommende udfordringer. Det gælder internt i beskæftigelsessystemet og på tværs af forvaltninger og politikområder, idet stadig flere data til brug i indsatsen skal hentes uden for systemet. Arkitekturen skal sikre, at data kan genbruges af forskellige sagssystemer. Desuden skal arkitekturen gennem fælles begreber og standarder understøtte en modulopbygning af systemerne, så det bliver muligt at kombinere forskellige moduler til et komplet sagssystem. Det kræver nye øjne på forretningsarkitekturen. Projekt 2.1 har udarbejdet Forslag til en resultatorienteret forretningsarkitektur på beskæftigelsesområdet. Her peges på at forretningsarkitekturen skal bidrage til at it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen tænker i forretning og understøtter kerneydelsen og ikke kun myndighedskontrol strukturerer forretningen mht. regler ansvar og processer 2
opstiller spilleregler og principper for leverandører, bl.a. om brug af komponenter på tværs af systemer. Forretningsarkitekturen danner grundlag og retning for den kommende udvikling af it-understøttelsen, det gælder både i forhold til kommende udbud og konkret applikationsudvikling, herunder de særlige forhold, som gør sig gældende i forbindelse med selvbetjeningsløsninger. Det forudsætter et forpligtende samarbejde mellem statslig og kommunal sektor for at kunne sikre at beskæftigelses-it bevæger sig i den rigtige retning. Leverandørerne på markedet er i gang med at introducere nye løsninger, der i højere grad understøtter kerneopgaven at få ledige i job eller uddannelse og med en ny arkitektur dvs. bevæger sig mod en Ny generation forretnings-it. Opgaven er, i dialog med leverandørerne, at skabe fælles forståelse og commitment for den nye arkitektur. Borgerens medvirken, selvbetjening Formålet med borgerens aktive medvirken er først og fremmest at give ham mulighed for selv at tage ansvar for eget forløb og dermed et forpligtende engagement i vejen til job og uddannelse. Der ligger desuden et potentiale for effektiviseringer, i den udstrækning at administrative registreringer af oplysninger om borgerne gøres af borgerne selv, booking af møder, bedre forberedelse før møder osv. Borgerens aktive medvirken forudsætter, at der stilles de nødvendige selvbetjeningsmuligheder til rådighed for borgerne. Det er en forudsætning for at kunne indhente en rationaliseringsgevinst, at løsningerne er koblet til de kommunale sagssystemer. Den borgerrettede selvbetjening er i dag delt i en statslig, ofte lovbunden del fra Jobnet.dk og en kommunal, som tilgås fra kommunale hjemmesider eller Borger.dk. Flere af løsningerne er ikke koblet til sagssystemerne, eller de er koblet til på en uhensigtsmæssig måde. Det gælder fx hele cvregistreringen, hvor sagssystemerne ikke fuldt ud kan udnytte oplysningerne i cv erne. Der er således en række udfordringer på selvbetjeningsområdet, som skal løses for at understøtte borgerens aktive medvirken fuldt ud. Det gælder arkitektur, kobling til sagssystemernes forskellige moduler, kobling til servicer, brugerflade og borgerens adgang, kanalstrategi, valg af løsninger med største gevinst for borger og kommune, m.fl. 3
Markedet De hidtidige it-anskaffelser på beskæftigelsesområdet har været baseret på en markedsstrategi, hvor langt den overvejende del af aftalerne er indgået under SKI. De enkelte kommuner er gået i udbud hver for sig med eget udbudsmateriale. Udbudsfællesskab hører til sjældenhederne. Derimod har man ofte ladet sig inspirere af andre kommuners udbud og i vid udstrækning med fordel kopieret fra hinanden og tilpasset til lokale ønsker. Der er to hovedleverandører på markedet, hvoraf den ene (KMD) netop har opkøbt den anden (Medialogic) og en lille tredje spiller (Shultz) med pt. tre kunder. Det er derfor nødvendigt at forholde sig aktivt til mulighed for at bringe mere konkurrence ind på markedet, herunder at bringe flere potentielle leverandører i spil. Sagssystemerne skal derfor bygges op med udgangspunkt i den fælleskommunale rammearkitektur, som giver mulighed for genbrug af produkter, moduler og supplerende systemer at integrere med dem. Dette vil kunne bringe flere mindre og mellemstore leverandører i spil. Den hidtidige model må med visse tilpasninger anses for den bedste, da der fremover vil kunne bringes flere leverandører i spil. Et centralt udviklet fælles udbud, som er valgt til ydelsessystemet (KY), vurderes ikke at være realistisk alene af den grund, at det vil kræve udsættelse og fuld synkronisering af alle kommunale udbud samt at alle kommuner giver håndslag på at tilslutte sig et og samme system. Når der bygges videre på selvstændige kommunale udbud (eller udbudsfællesskaber), skal der sikres et minimum af fælles landsdækkende standardkrav i udbuddene: Der skal tages udgangspunkt i den fælleskommunale rammearkitektur(se afsnit om data og forretningsarkitektur) Snitflader til fælles komponenter, moduler eller servicer, fx NemRefusion (anmodning, beregnings og bevillingskomponent) samt selvbetjeningsløsninger, m.v. Det er en opstramning i forhold til i dag, hvor der stort set kun er krav om opkobling til Det Fælles DataGrundlag (DFDG). Centralt definerede spilleregler til tværgående forretninger, fx formidling på tværs af jobcentre (og dermed adgang til formidlingsrelevante oplysninger om den enkelte borger på tværs af jobcentre), virksomhedskontakt og registrering, så det opsøgende arbejde kan koordineres. På trods af gældende regelsæt lever de eksisterende sagssystemer ikke op til dette i dag). 4
Det skal være muligt at registrere og tilgå relevante data om ledige og virksomheder på tværs af kommuner. Det er derfor helt afgørende, at snitfladerne er entydige og standardiserede, og at krav herom indgår i alle udbud. I forlængelse heraf aftales med KOMBIT, hvordan og i hvilken takt der etableres et overblik over snitflader og servicer i Den ny generation af forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Udbudsmodellen bør desuden følges af detaljerede anbefalinger og beskrivelser af moduler eller løsningsklumper som kommunerne selv kan kombinere i egne udbud eller i udbudsfællesskaber. SKI har afsluttet genudbud af it-løsninger og vedligehold (område 2.18), som træder i kraft 1. november 2013. Projektet skal vurdere mulighederne for, hvordan kommunerne kan anvende SKI i de kommende udbud. Det er imidlertid ikke problemfrit, idet SKI låser markedet i udbudsperioden og nye leverandører kan ikke komme ind før næste udbudsrunde. Det er også problematisk, fordi der sker en hastig teknologisk udvikling på it-området, hvor SKI-aftalen kan stille sig hindrende i vejen for at udnytte den udvikling. Endelig er det usikkert om SKI-aftalerne modsvarer kommunernes behov efter principperne i rammearkitekturen. Alternativet er åbne EU-udbud, som ikke er nævneværdigt vanskeligere at gennemføre. Fordelen er, at der udbydes på markedet, som det aktuelt ser ud og ikke som det så ud i efteråret 2013. Ulempen er, at man ikke opnår de fordele som et samlet statsligt-kommunalt udbud giver, da der er tale om en vigtig og lukrativ kunde for mange virksomheder. Desuden sikrer SKI, at de værste useriøse tilbudsgivere er sorteret fra, fra starten. Uanset om der vælges et SKI-udbud eller åbent udbud kan udbuddene iværksættes successivt og inkludere de kommuner, der skal i udbud allerede i løbet af 2014 i det omfang projektets anbefalinger er udviklet. Dette er vigtigt, fordi de kommuner, der vælger at gå i udbud i 2014 sandsynligvis vil indgå toårige kontakter med mulighed for forlængelse i to gange et år. Det vil betyde, at der kan gå op til 4 år, før de atter skal i udbud og evt. skifte hovedleverandør. Det haster derfor med, at få indarbejdet de væsentligste principper i de kommende udbud. Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier Projektet skal komme med handlingsplan for, hvordan man opnår: En systematisk udnyttelse af markedsmulighederne At de kommende kommunale anskaffelser og kontrakter muliggør udbygning og tilkobling af nye selvstændige komponenter og moduler 5
At den nye generation af forretnings-it åbner mulighed for løsninger på tværs af kommuner, fx ved formidling, virksomhedskontakter, m.v. At den nye generation af forretnings-it ikke kun understøtter myndighedsudøvelsen, men i højere grad formålet med indsatsen (kerneopgaven), herunder progressionsunderstøttelse og måling Udstilling af selvbetjeningsmuligheder, som giver borgerne reel mulighed for at tilrettelægge eget forløb (digital medvirken) At den nye generation af forretnings-it åbner op for dataudveksling uden for beskæftigelsessystemet, fx på uddannelses- og sundhedsområdet. For at nå disse mål, skal planen operere i de fire indsatsområder: Governance, forretningsarkitektur, selvbetjening og markedet. Governance Resultatmål Etablering og konsolidering af en governancestruktur med udgangspunkt i økonomiaftalen for 2014, hvor der er aftalt at etablere et Dialogforum Succeskriterier Dialogforum er konstitueret inden udgangen af 2013 Der foreligger en aftalt arbejdsplan for Dialogforum for 1. halvår 2014 senest januar 2014 Hovedmilepæle KL-oplæg om Dialogforum KL s egen organisering af deltagelse og støtte til Dialogforum, herunder forslag til deltagerkreds Prioritering af vigtigste opgaver, som skal håndteres i Dialogforum, bidrag til fælles arbejdsplan: Kontanthjælpsreform, forretningsarkitektur, selvbetjening Etablering af Arkitekturudvalg Forretningsarkitektur Deadline Dec. 2013 Dec. 2013 1.kvt. 2014 1.kvt. 2014 Resultatmål Forståelse og accept af principperne for resultatorienteret forretnings-it blandt kommuner, leverandører og statslige interessenter 6
Succeskriterier De kommende kommunale anskaffelser og kontrakter muliggør løbende udbygning og tilkobling af nye selvstændige servicer, komponenter og moduler Den nye generation af forretnings-it åbner mulighed for løsninger på tværs af kommuner, fx ved formidling, virksomhedskontakter, m.v. Ny generation af forretnings-it understøtter ikke kun myndighedsudøvelsen, men også formålet med indsatsen (kerneydelsen) progressionsunderstøttelse og måling Hovedmilepæle Gennemskrevet Forslag til ny forretningsarkitektur version 1.1 Konkret oplistning af problemerne i det nuværende IT set up, som skal adresseres Dialog med kommunerne om, hvordan og hvilke dele af arkitekturen, som man umiddelbart kan nyttiggøre Beskrivelse af servicer, komponenter og moduler som skal kunne anvendes lokalt og centralt Modulbeskrivelse af forretnings-it, herunder centralt udviklede komponenter, som kommunerne skal anvende Udmøntning af forretningsarkitekturen gennem fællesoffentlige og fælleskommunale servicer, komponenter og moduler Udmøntning af forretningsarkitektur gennem anbefalinger til kommunale udbud, 1. udkast Udmøntning af forretningsarkitektur gennem dialog med nuværende og kommende leverandører Deadline Dec. 2013 2..kvt. 2014 1.kvt. 2014 2.kvt. 2014 1.kvt. 2014 2.kvt. 2014 2. kvt. 2014 Selvbetjening Resultatmål Godkendt samlet strategi for selvbetjeningsløsninger, der understøtter borgerens aktive medvirken i indsatsen Borgeren skal kun aflevere samme oplysning en gang, fuldt genbrug af data Intuitiv adgang for brugerne, hvor man finder relevante selvbetjeningsmuligheder Gennemsigtighed i selvbetjeningsmulighederne på landsplan Hovedmilepæle Afklaring arbejdsdeling mellem statslig og kommunal arbejdsdeling, hvem tilbyder hvad hvad anskaffer staten og hvornår stilles det til rådighed? Samspil mellem forskellige selvbetjeningsmoduler, gen- Deadline 3..kvt. 2014 3. kvt. 2014 7
brug af data og visninger på nettet, så selvbetjening kan fremstå som et sammenhængende tilbud for borgerne Plan for etablering af korrekt kobling mellem selvbetjening, sagssystem og servicer. Kanalstrategi for selvbetjening, herunder samspil mellem tilbud på de kommunale hjemmesider, Borger.dk og Jobnet Prioritering af fælleskommunale selvbetjeningstilbud, herunder fælles udbud eller udbudsgrundlag (funktionsbeskrivelser) 3. kvt. 2014 3. kvt. 2014 3. kvt. 2014 Markedet Resultatmål Godkendt fælles kommunal markedsstrategi Succeskriterier De kommende kommunale anskaffelser og kontrakter muliggør løbende udbygning og tilkobling af nye selvstændige servicer, komponenter og moduler Optimal udnyttelse af markedsmulighederne gennem udbud af flere servicer, komponenter og moduler Hovedmilepæle Vejledning i anvendelse af hhv. SKI og åbent udbud, inkl. anbefalinger Beskrivelse af minimumskrav til udbudsindhold, herunder opkobling til centralt udviklede komponenter, som kommunerne skal anvende, 1. udkast Opdatering af KOMBIT s vejledning om udbud Deadline 2. kvt. 2014 2. kvt. 2014 2. kvt. 2014 Overdragelse efter projektets ophør perspektivering Projektet går i drift, når handlingsplanen foreligger og er godkendt af styregruppen og direktionen. I drift vil sige, at der fra sommeren 2014 gennemføres Vurdering af yderligere behov for at konsolidere vejen til en ny generation af forretnings-it på beskæftigelsesområdet Vedligeholdelse af anbefalinger og vejledninger Løbende opfølgning med kommunerne Løbende opdatering af handlingsplanen Løbende evaluering af handlingsplanen 8
Den konkrete opfølgning vil være en del af handlingsplanen. Risikoanalyse Væsentlige risici, som skal håndteres Nr. Risiko 1 STAR spiller ikke med i Dialogforum, forholder sig formelt, sylter, el.lign. 2 KOMBIT har ikke resurser til at deltage 3 Mange vigtige kommuner beslutter at gå i udbud allerede tidligt i foråret 2014 4 Manglende kommunal opbakning/ligegyldighed 5 Markedssituationen ændres, fx FASIT lukker Forebyggende eller afhjælpende handling KL drøfter koordiantionsbehovene ad hoc med styrelsen. Der udarbejdes en prioriteret liste over emner, som skal tages op. Drøftes generelt mellem KL og KOMBIT. Maksimal udnyttelse af allerede igangværende initiativer Løbende opfølgning på de kommunale udbudsplaner Tidlig delafrapportering Projektet præsenteres på jobcenterchef netværk. Evt. brug af ambassadører, I monopollignende situationer kan andre regelsæt bringes i spil Point Konsekvens x sandsynlighed 3x1=3 3x2=6 3x1=3 2x3=6 3x1=3 Interessentanalyse & Kommunikationsstrategi Kommunerne er den vigtigste interessentgruppe som: - Aftager, der skal bruge anbefalinger i handlingsplanen i udbud - Ekspert - Sparringspartner - Ansvarlig for gevinstrealisering - Bidragsyder til evaluering Projektet drøftes løbende i Digital Koordinationsforum på beskæftigelsesområdet (14 kommuner er medlemmer) Der orienteres på alle netværksmøder om projektet, fremdrift og udfordringer. Det er her vigtigt at få samlet kommunernes synspunkter ind som bidrag til projektet. Orientering på KL s hjemmeside To - fire kommuner inviteres med i projektgruppe KOMBIT bidrager med 9
- Sparring - Viden om arkitektur - Viden om udbud - Servicebibliotek og snitfladebeskrivelser - Indgår i projektgruppen. STAR og Beskæftigelsesministeriet - Vurdering af it-konsekvenser af lovforslag - Tidlig varsling af leverandører - Deltagelse og commitment i Dialoggruppen - Afklaring og koordinering af it-løsninger i Dialoggruppen - DFDG-bidrag til fælles forretningsarkitektur, arbejdsgruppe - Konkrete indstillinger løsningsmodeller for lovimplementering Digitaliseringsstyrelsen - Kan bidrage i forhold til tværministerielle emner - Fastholdelse af standardiseringskrav - Orienteres via Dialoggruppen Organisering af projektet Styregruppen består af Ralf Klitgaard Jensen, Thomas Rysgaard Christiansen, Ghita Thiesen, Kristina Bendixen, Ulrik Petersen, Sisse Bang og Erik Hove. Det overvejes om styregruppen skal udvides med kommunal repræsentation. Projektet er forankret i AE. Kommunerne inddrages gennem en projektgruppe med KL, KOMBIT og to til fire kommunale eksperter, som udpeges efter dialog med KL s regionale jobcenterchefnetværk. Budget Der er ikke særskilt budget for projektet KL afsætter timer til projektledelse og til deltagelse i projektgruppen. 10