NOTAT Dato: 24. januar 2016 Vedrørende: Tids- og procesplan pr. 24. januar 2016 Fagsekretariatet Ældre og Handicap Skanderborg Kommune Baggrund Projektet omkring plejeboligplanen har i efteråret haft fokus på fagligt arbejde i form af fire nedsatte arbejdsgrupper, der fra Plejeboligplanen har arbejdet med: Demensafsnit Faciliteter for pårørende/frivillige/børn/borgere Aktivitetscenter Genoptræning Sundhedsklinik Akut/aflastning Aktiviteter for borgere med andre behov Selvstændige køkkener med cafe, hvortil byens borgere og pårørende vil have adgang. Derudover har der være drøftelser i Socialudvalget omkring niveauet for inddragelse samt rammesætningen omkring projektet, således projektet sikrer et helhedssyn omkring projektet og ikke kun har fokus på byggeri og struktur men i lige så høj grad på livet, bygningerne skal understøtte. Tids- og procesplan På udvalgets møde den 12. januar 2016 blev der på baggrund af efterårets arbejde i projektet forelagt en opdateret tids- og procesplan, hvor byggeriet i Ry var rykket fra efterår 2017 (fra tids- og procesplanen behandlet i september 2015) til foråret 2018. På baggrund af drøftelsen på Socialudvalgets møde den 12. januar 2016 har administrationen vurderet tids- og procesplanen og vendt muligheden for at fastholde tidsplanen for opstart af byggeri i Ry i efteråret 2017 med Bascon, et rådgivende ingeniørfirma. Ligeledes har der været af holdt møde med BDO. Bascon såvel som BDO gør opmærksom på, at det er en stram tidsplan, der ikke levner plads til forsinkelser, hvis byggeriet i Ry skal starte i efteråret 2017. Dette skyldes blandt andet lovgivningen forbundet med udbudsprocesser, som stiller helt klare krav til processen, og den tid sådan en udbudsproces tager. Derudover skal der bruges den fornødne tid på at få udarbejdet et byggeprogram for at sikre et solidt fundament for byggeriet, som danner grundlag for udbuddet af byggeriet og det efterfølgende byggeri. 1
Det er vigtigt at være opmærksom på, at den del af projektet, der handler om at udarbejde et koncept for fremtidens plejeboliger er definerende for og danner grundlag og afsæt for projektet som helhed, og for det byggeprogram, der skal udarbejdes for byggeriet i Ry. Det er derfor vigtigt, at der afsættes den fornødne tid og proces til denne del af projektet. Opstart af byggeri i Ry senest 16. november 2017 - forudsætninger Bascon har været behjælpelig med at vurdere tidsplanen, og på baggrund af de begrænsninger sommerferieperioden sætter dels for processer, der involverer organisationen dels beslutningsprocesser, er det vurderet, at en realistisk deadline for opstart af byggeriet i Ry vil være den 16. november 2017. Denne tidsfrist kan overholdes under følgende forudsætninger: 1. Tids- og procesplanen er komprimeret, og processer er reduceret til et tidsminimum. Det betyder: At der ikke skal meget til, for at tidsplanen for byggeriet i Ry skrider At det overordnede koncept for fremtidens plejeboliger politisk vedtages i i løbet af september 2016, da udarbejdelsen af byggeprogram skal opstarte 1. oktober 2016. Der kan dermed være risiko for, at der ikke er tid til at kvalificere, afdække og udfordre (bl.a. ift cafe-ønsket) så grundigt som det kunne være ønsket. Det kan i sidste ende have en betydning for kvaliteten i forhold til de faglige og økonomiske elementer. At den politiske mødeplan for 2017 imødekommer de indlagte processer 2. Kommunen er bygherre, da der ikke er tid til processer forbundet med, at en privat aktør skal være bygherre 3. Udbuddet sker som en totalentreprise 4. Der er ingen høringsperiode indlagt efter den politiske vedtagelse af det overordnede koncept for fremtidens plejeboliger 5. Lokalplanen udarbejdes som en rammelokalplan, da der ikke er tid til at afvente en projektlokalplan 1. Det kan betyde: at der kan være elementer i rammelokalplanen, der viser sig ikke at være korrekt beskrevet, og der skal udarbejdes en ny, som evt vil rykke opstart af byggeriet 1 En projektlokalplan udarbejdes, når totalentreprenør er valgt. Lokalplanen tager derfor udgangspunkt i det beskrevne projekt fra totalentreprenøren. 2
at der evt. sættes begrænsninger for innovationen i forbindelse med udbuddet, da der er udarbejdet rammer for lokalplanen, som tilbuddene skal opfylde 6. Den administrative byggesagsbehandling kan imødekomme tidsplanen. Det betyder: Byggesagsbehandlingen evt. opdeles i: o at udstede en særskilt grave-støbe-tilladelse, og sagsbehandlingstiden for denne er 1 uge o at udstede byggetilladelsen for opførelsen af byggeriet og sagsbehandlingen for denne er 2 måneder 7. I forbindelse med udbudsprocesser er der udelukkende politisk godkendelse i forbindelse med valget af totalentreprenør. Det betyder: Valg af bygherrerådgiver sker som en administrativ proces Prækvalifikation af et antal totalentreprenører, der må deltage i udbudsprocessen sker administrativt I forhold til den politiske beslutningsproces forudsætter tids- og procesplanen følgende: Udvalgsmøde 2016 Beslutning 2016 Fordi Marts Notat omkring fordele og ulemper i forhold til, om det er kommunen, der er bygherrer eller en privat aktør forelægges udvalget Der træffes principbeslutning omkring bygherre Udbudsproces omkring valg af bygherrerådgiver skal opstarte 1. april 2016, således der kan indgås kontrakt 1. august 2016, forud for opstart af byggeprogram. Indledende drøftelse af mulige placeringer i Ry Dialog og evt beslutning omkring faglige fokusområder fra Plejeboligplanen April Forsat drøftelse af mulige placeringer i Ry Dialog og evt beslutning omkring de faglige fokusområder fra Plejeboligplanen 3
Maj Dialog og evt beslutning omkring de faglige fokusområder fra Plejeboligplanen Godkendelse af placering i Ry, indstilling til ØK og i juni. Godkendelse af antallet af boliger i Ry, indstilling til ØK og i juni Der er truffet beslutning omkring disse forhold, der indgår i det overordnede koncept for fremtidens plejeboliger, der behandles i august/september. Juni Evt temamøde med arbejdsgrupper med henblik på en samlet drøftelse omkring udmøntning af Plejeboligplanen, der politisk godkendes i Socialudvalget i august med indstilling til ØK og i september. August Overordnet koncept for fremtidens plejeboliger er udarbejdet. Dette koncept beskriver overordnet, hvorledes de faglige dele fra Plejeboligplanen udmøntes i fremtiden: - Demensafsnit - Faciliteter for pårørende / frivillige / børn / borgerne - Aktivitetscenter - Genoptræning - Sundhedsklinik - Akut / aflastning - Aktiviteter for borgere med andre behov. - Selvstændige køkkener med cafe, hvortil byens borger og pårørende vil have adgang. Godkendelse af det overordnede koncept for fremtidens plejeboliger med indstilling til ØK og i september. Da byggeprogram skal starte op 1. oktober 2016, som tager udgangspunkt i dette koncept. Det er her selve programmeringen af byggeriet starter op af bygherrerådgiver. Der er ligeledes beskrevet: Vision og værdier Antal boliger i Ry Placeringen i Ry 4
I bilaget Emneopdelt tids- og procesplan, der fremgår nedenfor fra side 8, er det vigtigt at pointere, at tids- og procesplanen for byggeriet i Ry er udarbejdet under ovenstående forudsætninger, og de forskellige processer skal forløbe gnidningsfrit. Der er ikke i tids- og procesplanen indlagt buffertid, da den er fuldt ud komprimeret med hensyn til at kunne stile efter byggeriopstart i Ry 16. november 2017. Om- og nybygninger i Galten-Skovby Der er i tids- og procesplanen for om- og nybygninger i Galten-Skovby lagt tid ind, således der er ca. ½ år fra byggeriet i Ry er afsluttet forår 2019, til byggeriet i Galten starter. Dette sker med henblik på, at byggeriet i Ry kan danne afsæt for læring. Galten-Skovby forventes derfor at starte efterår 2019 og afsluttet medio 2021. Der er dog ikke noget til hinder for at fastholde den oprindelige tidsplan, hvor der ikke er indlagt tid mellem byggeriet i Ry og byggeriet i Galten-Skovby byggeriet i Galten- Skovby starter ultimo 2018 og forventes afsluttet medio 2020. Om- og nybygninger i Hørning og Skanderborg Da om- og nybygninger i Hørning og Skanderborg er behæftet med stor usikkerhed, dels fordi omfanget af om- og nybyggeri endnu ikke er kendt, dels fordi det forudsættes at byggeri i Ry og Galten-Skovby færdiggøres først, er tidsplanerne for de to byer taget ud af for nuværende. 5
BILAG: EMNEOPDELT TIDS- OG PROCESPLAN Nedenfor følger tids- og procesplanen, som er emneopdelt. Hvert emne afspejler elementer i projektet. De to scenarier for opstart af byggeri i Ry henholdsvis senest 1. og 16. november 2017 fremgår. Tabel 1: Projektets organisering Tabel 2: Overordnet koncept for fremtidens plejecentre, opstart af byggeri i Ry senest 16. november 2017. Tabel 3: Nyt byggeri i Ry, opstart af byggeri i Ry senest 16. november 2017. Tabel 4: Anden anvendelse eller afhændelse Tabel 5: Om- og /nybygninger i Galten-Skovby I tids- og procesplanen er der fokus på først at få omsat de ni fokusområder til konkrete forslag, der kan indgå i konceptet for fremtidens plejeboliger, og som danner afsæt for hvad tilbuddene i fremtiden skal bestå af og hvad plejecentret i Ry skal rumme. Administrationen forudsætter, at Socialudvalget beslutter og/eller indstiller, hvor det er nødvendigt i den fortløbende proces. Dette koncept, danner grundlag for det efterfølgende byggeprogram. Rækkefølgen for nybyggeri og ombygninger er forudsat at være følgende i tidsplanen: Ry, Galten-Skovby, Hørning/Skanderborg. Erfaringerne fra det nye plejecenter i Ry skal bruges i udviklingen af de øvrige plejecentre. Tabel 1. Tidsplan for projektets organisering Projekt Fremtidens plejeboliger - organisering Organisering Orientering og drøftelse Fagsekretariatet Socialudvalget Formel organisering af projektet Projektledelsesmæssige analyser Socialudvalget orienteres omkring det fulde projekts organisering og struktur Drøftelse af vision, succeskriterier og rammesætning Drøftelse af inddragelsesprincipper 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 6
Tabel 2. Udarbejdelse af Koncept for Fremtidens plejeboliger (opstart af byggeri i Ry senest 16. november 2017) Overordnet koncept for fremtidens plejecentre Fagligt personale, De ni strategiske fokusområder udfoldes og konkretiseres Fageksperter mv Administration Udbud, valg og indgåelse af kontrakt med bygherrerådgiver 2015 2016 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Behovsafdækning Skriveri Beslutninger Offentlig Socialudvalget Løbende drøftelser på Socialudvalgets møder omkring de ni fokusområder. Det aftales løbende med udvalgsformanden hvilke fokusområder og temaer, der tages op på møderne Evt temamøde med arbejdsgrupper Temamøde i et Socialudvalget og Borgermøde /informationsmøde offentligheden Ideer og input analyseres og bliver til koncept for Fagsekretariatet Fremtidens Plejeboliger Evt afledte økonomiske konsekvenser indarbejdes i Fagsekretariatet budgetprocessen Politiske Beslutning om bygherre udvalg Politiske Beslutning omkring antal boliger i Ry udvalg Politiske Beslutning omkring placering udvalg Politiske Godkendelse af koncept for Fremtidens Plejeboliger i udvalg Direktion, Socialudvalg, Økonomiudvalg og 7
Tabel 3. Nyt byggeri i Ry (opstart af byggeri senest 16. november 2017) Nyt byggeri i Ry Bygherre udarbejder byggeprogram inkl brugerinddragelse Fagsekretariatet og eskterne rådgivere Udbud, prækvalifikation, bedømmelse Byggeprogram, udbud og valg Politiske udvalg Godkendelse af vinder af udbuddet af totalentreprise totalentreprenør Fagsekretariatet og eskterne rådgivere Kontrakt med totalentreprenør Plancenter Udarbejder rammelokalplan på baggrund af byggeprogram 2016 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar AprMaj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Lokalplan og byggetilladelse Projektering Byggefase Politiske udvalg Behandling af rammelokalplan Ekstern Offentligheden Høring af rammelokalplan Politiske udvalg Teknik og Miljø Byggesagsbehandling Totalentreprenør Politisk godkendelse af rammelokalplan sammen med skema A og B Offentlig 1. spadestik 16. Udførelse --> maj 2019 8
Tabel 4. Anden anvendelse eller afhænde plejecentre Anden anvendelse eller afhænde plejecentre Dialog omkring Søndervang og Baunegården Analyse og beslutning Arbejdsgruppe og øvrige relevante parter Socialudvalget, Der udarbejdes en oversigt over status for Ryvang, Dalbogård, Søkilde, Søndervang, Baunegården Der udarbejdes i samarbejde med Skanderborg Kommunes plancenter forslag til proces for Ryvang, Dalbogård, Søkilde, Søndervang, Baunegården, der sikrer sammenhæng med øvrige planmæssige tiltag samt kapacitetsanalysen på handicapområdet 2015 2016 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Tabel 5. Ombygning/nybyggeri i Galten-Skovby Om- og/eller nybyggeri i Galten-Skovby Analysefase Udarbejde kapacitetsanalyse 2016 2017 2018 2019 Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar AprMaj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar AprMaj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Administrationen Proces i forhold til at designe til Galten forhold Vurdering af om- og tilbygning, endelig beslutning omkring placering Planlægnings- og udbudsfase Beslutningsfase Projektering Byggefase Socialudvalget Socialudvalg og Administrationen og eksterne parter Løbende drøftelser Politisk beslutning af konceptet for ombygning af Galten Udbudsmateriale for bygherrerådgivning Udbud op indgåelse af kontrakt med rådgiver Udarbejdelse af byggeprogram Udbud og valg af totalentreprenør Udarbejdelse af rammelokalplan Socialudvalget, Politisk behandling af rammelokalplan Ekstern Offentlig Høring Socialudvalget, Politisk godkendelse af rammelokalplan sammen med skema A og B 1. spadestik 1. nov 19 Udførelse --> Medio 2021 9