UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud. Rammeaftale vedrørende levering af repræsentationsydelser i form af blomster. [EU-udbud nr. eller annonceringsdato:]

UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud Rammeaftale vedrørende levering af repræsentationsydelser i form af blomster [EU-udbud nr. eller annonceringsdato:] Side 1 af 18

Indhold 1. Indledning... 4 2. Udbudsmaterialet... 4 3. Ordregivers forhold... 5 4. Tilbudsgivers forhold... 5 4.1 Generelt... 5 4.2 Konsortier... 5 5. Den udbudte aftales omfang... 6 5.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse... 6 5.2 Forventet omfang... 6 5.3 Eksklusivitet... 6 5.4 Delaftaler... 6 5.5 Antal leverandører på rammeaftalen... 6 5.6 Antal tilbud pr. tilbudsgiver... 6 5.7 Aftalens længde... 6 6. Udbudsprocedure... 7 6.1 Generelt... 7 6.2 Tilbudsgivers egnethed... 7 6.2.1 Personlige forhold... 7 6.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen... 8 6.2.2.1 Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring... 8 6.2.2.2 Nøgletal... 8 6.2.3 Den tekniske og faglige formåen... 8 6.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer... 9 6.2.4 Henvisning til andres ressourcer... 9 6.3 Tilbudsvurdering... 9 6.3.1 Generelt... 9 6.3.2 Alternative bud... 9 6.3.3 Tildeling af kontrakten... 10 6.3.3.1 Tildelingskriterium... 10 6.3.3.2 Delkriterier... 10 Side 2 af 18

7. Afgivelsen af tilbud... 10 7.1 Tilbudsfrist... 10 7.2 Aflevering af tilbud... 11 7.2.1 Adgang til Mercell Sourcing Service... 11 7.3 Tilbuddets indhold... 11 7.4 Sprog... 12 7.5 Vedståelsesfrist for tilbud... 12 7.6 Åbning af tilbud... 13 7.7 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet... 13 7.7.1 Kontaktperson... 13 7.7.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse... 13 7.7.3 Ændringer af udbudsmaterialet... 13 7.8 Aftalegrundlag... 14 7.8.1 Generelt... 14 7.8.1.1 Sociale og etiske hensyn... 14 7.8.1.2 Netbutikken... 14 7.9 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv.... 14 7.10 Forbehold... 15 7.11 Forhandling... 15 7.12 Omkostninger ved udbudsforretningen... 16 7.13 Ordregivers afklarende spørgsmål... 16 8. Underretning om tildelingsbeslutningen... 16 8.1 Retsvirkning... 16 8.2 Aflysning... 17 9. Tidsplan... 17 10. Klageprocedurer... 17 10.1 Indgivelse af klager (jf. Lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v.) 17 10.2 Organ med ansvar for klageprocedure... 18 10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage... 18 Side 3 af 18

1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Københavns Kommunes udbud af en rammeaftale om anskaffelse af repræsentationsydelser i form af blomster efter EU s Udbudsdirektiv (direktiv 2004/18). Rammeaftalen er i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 25. marts 2013 i EU-tidende. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser. I den første fase vurderes tilbuddets overholdelse af formalia samt tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger i punkt 6.1 og 6.2. Tilbudsgivere der vurderes egnede overgår til fase 2. I fase 2 foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud i henhold til punkt 6.3. På baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal indgås kontrakt med. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsreglerne, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Ordregiver vil derfor afvise et tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsreglerne. 2. Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: [Kravspecifikation] Bilag B: [Udkast til Rammeaftale] Bilag C: [Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb] Bilag D: [Formular til Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse] Bilag E: [Formular til Erklæring om tilbudsgiverens forhold i henhold til Udbudsdirektivet art. 45 mv.] Bilag F: [Formular til Erklæring om virksomhedens [nettoomsætning og egenkapital] og om virksomhedens aktuelle økonomiske situation] Bilag G: [Formular til Erklæring om referencer] Bilag H: [Oplysning om underleverandører] Bilag I: [Tilbudsskema 1: (Pris)] Bilag J: [Tilbudsskema 2: (Kvalitet)] Side 4 af 18

3. Ordregivers forhold Den ordregivende myndighed ( ordregiver ) er: Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Center for Økonomi Team Udbud og Kontrakter Rådhuset, 1599 København V Rammeaftalen kan benyttes af alle den ordregivende myndigheds forvaltninger, institutioner og kontraktenheder, herunder selvejende institutioner. Dog er de selvejende institutioner ikke internt forpligtet til at benytte aftalen. Københavns Kommune består af 7 forvaltninger med ca. 1.200 kommunale institutioner, kontraktinstitutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Interne strukturændringer i Københavns Kommune kan betinge, at antallet af institutioner, skoler, selvejende institutioner og kontraktenheder enten indskrænkes eller udvides i kontraktperioden. Københavns Kommune har ca. 46.000 ansatte og ca. 500.000 indbyggere. Yderligere information om Københavns Kommune kan fås på www.kk.dk. 4. Tilbudsgivers forhold 4.1 Generelt Af de fremsendte dokumenter skal det klart fremgå, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver. Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Oplysningerne skal angives i bilag [H]. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel rammeaftale. Se endvidere Udkast til rammeaftalen bilag [B], pkt. 18. 4.2 Konsortier I det omfang tilbudsgiver udgør et konsortium, skal der blandt konsortiets medlemmer udpeges en fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura over for den ordregivende myndighed. De i konsortiet deltagende virksomheder hæfter solidarisk, direkte og ubetinget over for Københavns Kommune i forbindelse med tilbuddet og en eventuel kontrakt. Tilbudsgiver skal udfylde Erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (Københavns Kommunes standardblanket, jf. bilag [D], skal anvendes til dette), såfremt det er et konsortium, der er tilbudsgiver. Den udfyldte erklæring skal fremsendes sammen med tilbuddet. Bemærk at hver enkel konsortiedeltager skal underskrive erklæringen. Side 5 af 18

5. Den udbudte aftales omfang 5.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse Dette udbud omfatter levering af repræsentationsydelser i form af blomster herunder buketter, bårebuketter, sammenplantninger og tilbehør, som er relateret dertil. Kravene til de omfattede ydelser er beskrevet detaljeret i kravspecifikationen, jf. bilag [A], mens ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af udkastet til rammeaftalen, jf. bilag [B], samt Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb, jf. bilag [C]. Rammeaftalen forventes at træde i kraft den 1. september 2013. 5.2 Forventet omfang Den forventede samlede årlige omsætning på rammeaftalen er 550.000 kr. ekskl. moms. Den udbudte aftale er en rammeaftale. Københavns Kommune er derfor ikke forpligtiget til at aftage en bestemt mængde eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter og er på ingen måde bindende for Københavns Kommune. 5.3 Eksklusivitet Den valgte leverandør tillægges ved rammeaftalen en ikke-eksklusiv ret til at levere de af rammeaftalen fastlagte ydelser til den ordregivende myndighed. Den ordregivende myndighed er således ikke afskåret fra at anskaffe ydelserne hos tredjemand. 5.4 Delaftaler Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. 5.5 Antal leverandører på rammeaftalen Københavns Kommune ønsker at indgå aftale med 1 leverandør. 5.6 Antal tilbud pr. tilbudsgiver Tilbudsgiver kan alene fremsende ét tilbud. 5.7 Aftalens længde Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 2 år i alt ud over den anførte kontraktperiode. Københavns Kommune kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 3 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år ad gangen. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører rammeaftalen uden yderligere varsel. Side 6 af 18

6. Udbudsprocedure 6.1 Generelt Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med Udbudsdirektivet (direktiv 2004/18). Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. 6.2 Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver bedes sammen med tilbuddet fremsende de dokumenter og den dokumentation, som ordregiver anmoder om i pkt. 6.2. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Københavns Kommune kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Københavns Kommune vil alene tage tilbud i betragtning fra de tilbudsgivere, som vurderes at være egnede til at varetage den udbudte opgave ud fra de oplysninger, som tilbudsgiver skal afgive i henhold til pkt. 6.2. 6.2.1 Personlige forhold Tilbudsgiver vedlægger følgende oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold: Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i EU s udbudsdirektiv art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgiver erklærer således, hvorvidt tilbudsgiver er udelukket i henhold til disse bestemmelser. I erklæringen angives endvidere, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. "Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Erklæring afgives på den formular, der findes som bilag [E]. Bemærk, at erklæringen skal underskrives af virksomhedens ledelse eller revisor. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge erklæringen i tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver henviser til andre juridiske enheders ressourcer (eksempelvis et moderselskabs eller en underleverandørs), jf. punkt 6.2.4., skal tilbuddet desuden indeholde erklæring fra den/de virksomhed(er), hvis ressourcer der henvises til. Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat, men inden ordregivers eventuelle underskrivelse af rammeaftalen), over for ordregiver fremlægger Side 7 af 18

egentlig dokumentation i form af en serviceattest inden for en fastsat tidsfrist. Serviceattesten tjener dermed som verificering af de oplysninger, der fremgår af erklæringen. En sådan serviceattest må ikke være ældre end 3 måneder. 6.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: 6.2.2.1 Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver vedlægger bevis for at have en relevant erhvervsansvarsforsikring. Tilbudsgiver opfordres til at vedlægge dokumentation for, at forsikringen er betalt på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Et eksempel på dokumentation kan være en kopi af policen samt dokumentation for betaling af policen for indeværende forsikringsperiode. Bevis kan endvidere fremsendes i form af en erklæring fra forsikringsselskabet. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium, skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. 6.2.2.2 Nøgletal Tilbudsgiver fremsender erklæring om nedenstående nøgletal for de seneste 3 disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Tilbudsgivers samlede nettoomsætning (ekskl. moms) Tilbudsgivers egenkapital Endvidere skal erklæringen indeholde oplysninger om, hvorvidt der er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det seneste disponible regnskabsår. Hvis der er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold, skal disse beskrives. Erklæringen afgives på den formular, der findes som bilag [F]. Bemærk, at erklæringen skal underskrives af virksomhedens ledelse eller revisor. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager en underskreven erklæring i tilbuddet. Minimumskriterier: Tilbudsgivers samlede nettoomsætning (ekskl. moms) i det senest disponible regnskabsår skal udgøre minimum (for konsortier: summeret) kr. 1.000.000 Tilbudsgiver skal i de seneste disponible regnskabsår have haft en positiv egenkapital Såfremt der er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold, skal disse beskrives. Beskrivelsen vil indgå i vurderingen af tilbudsgivers egnethed til at afgive tilbud. 6.2.3 Den tekniske og faglige formåen Tilbudsgiver vedlægger følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen. Side 8 af 18

6.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer Tilbudsgiver fremsender en liste over tre største leverancer inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalen omhandler, jf. pkt. 5.1. De pågældende leverancer skal være udført af tilbudsgiver i løbet af de seneste 2 år (i perioden fra 1. januar 2011 til 1. januar 2013). Tilbudsgiver skal angive beløb, tidspunkt for udførelse, firmanavn, kontaktperson og telefonnummer for disse konkrete leverancer. Oplysningerne anføres i skemaet i bilag [G]. Såfremt de angivne referencer indeholder andre ydelser end det, der er relevant for denne aftale, skal disse andre ydelser være fratrukket i den angivne omsætning. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium udfyldes en samlet referenceliste for konsortiet. 6.2.4 Henvisning til andres ressourcer Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse enheder. Dette kan for eksempel være aktuelt i det tilfælde, at tilbudsgiver ikke selv opfylder et givet minimumskriterium. Det kræver dog, at den økonomiske aktør, der henvises til, skriftligt via en tegningsberettiget, meddeler at denne forpligter sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed til opfyldelse af rammeaftalen, og at denne erklæring vedlægges tilbuddet. Hvis tilbudsgiver således vil anvende underleverandører eller andre økonomiske aktører til at dokumentere sin egnethed, vedlægges relevant dokumentation for dennes egnethed for denne aktør i henhold til pkt. 6.2, herunder dokumentation for at et givet minimumskriterium opfyldes af den økonomiske aktør, der henvises til. Den økonomiske aktør, der henvises til, udfylder ligesom tilbudsgiveren -formularen i bilag [E], vedrørende Udbudsdirektivets art. 45 med videre og vedlægge denne i tilbuddet. 6.3 Tilbudsvurdering 6.3.1 Generelt Tilbudsvurderingen sker på grundlag en konkret vurdering af de indkomne tilbud på. Vurderingen vil ske i henhold til det i pkt. 6.3.3.1 opstillede tildelingskriterium. Københavns Kommune kan være forpligtet til at se bort fra tilbud, der ikke overholder Københavns Kommunes krav. 6.3.2 Alternative bud Københavns Kommune accepterer ikke alternative bud. De afgivne tilbud fremtræder som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Side 9 af 18

6.3.3 Tildeling af kontrakten 6.3.3.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 6.3.3.2 Delkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående delkriterier: 1. Pris (40 %): a. Buketter (70 %) b. Bårebuketter (10 %) c. Sammenplantninger (10 %) d. Tilbehør (10 %) 2. Kvalitet (60 %): a. Service (35 %) b. Brugertest (65 %). Brugertesten vil blive gennemført som en blindtest foretaget af relevante personer i Københavns Kommune. Testpersonerne skal vurdere buketterne, bårebuketterne og sammenplantningerne i en anonymiseret form. Vurderingen baseres på en række forskellige kriterier, som testpersonerne giver point på en skala fra 1 til 10, hvor 10 er bedst. Testen kommer til at foregå som et arrangement, hvor produkterne vurderes samtidig. De tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, skal derfor indlevere følgende: - Et eksemplar af den buket der har den laveste listepris i hver af kategorierne: lille, mellem og stor - Et eksemplar af den bårebuket der har den laveste listepris i hver af kategorierne: lille, mellem og stor - Et eksemplar af den sammenplantning der har den laveste listepris i hver af kategorierne: lille, mellem og stor Kvaliteten af de indleverede produkter skal være repræsentativ for alle de andre produkter i hver kategori. Nærmere information om tid og sted oplyses senere. 7. Afgivelsen af tilbud 7.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være uploadet i Mercell senest den 13. maj 2013 kl. 12.00. Side 10 af 18

Tilbud der uploades i Mercell efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 7.2 Aflevering af tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale, jf. bilag [B]. Tilbud skal fremsendes til ordregiver via det elektroniske udbudsværktøj Mercell Sourcing Service, jf. pkt. 7.2.1. 7.2.1 Adgang til Mercell Sourcing Service For at deltage i udbuddet indsættes følgende link i din Internet-browser: http://permalink.mercell.com/38316380.aspx Her kan du melde din interesse ved at trykke på ikonet foroven, Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Herefter modtager du en loginkode og kan stille spørgsmål omkring udbuddet direkte til ordregiver samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem ligesom svar fra ordregiver afgives herigennem. Alle dokumenter i tilbuddet til ordregiver skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tilbudsfristen og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. 3 dage før tilbudsfristen udløber, vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din e-mail. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ved opkald på telefonnummer 63 13 37 00. Her kan tilbudsgiver også rekvirere en kort vejledning. NB! Vær opmærksom på, at der kun er mulighed for at være logget på Mercell i 20 minutter. Herefter skal tilbudsgiver logge på igen. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gemme løbende, da oplysninger ellers kan gå tabt. Det er tilbudsgivers ansvar at materialet er uploadet korrekt. 7.3 Tilbuddets indhold Nedenstående dokumenter fremsendes og udgør samlet set tilbuddet: Nr. Dokument Beskrivelse af dokument 1 Udfyldt og underskrevet formular til erklæring om tilbudsgiverens forhold i henhold til udbudsdirektivets art. 45 mv. (Bilag E) [Se pkt. 6.2.1] Såfremt tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager denne erklæring i tilbuddet. 2 Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring [Se pkt. 6.2.2.1] Side 11 af 18

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, vedlægger hver enkel konsortiedeltager dokumentation i tilbuddet. 3 Erklæring om nøgletal for de seneste 3 disponible regnskabsår. (Bilag F) Såfremt tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager denne erklæring i tilbuddet. 4 Liste over de tre største leverancer, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 2 år (i perioden fra 1. januar 2011 til 1. januar 2013) (Bilag G) Såfremt tilbudsgiver er et konsortium udfyldes en samlet referenceliste for konsortiet. 5 Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium, udfylder tilbudsgiver en erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. (Bilag D) 6 Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller de juridiske personer angives klart og tydeligt i tilbuddet. (Bilag H) 7 Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, vedlægges følgende endvidere som en del af tilbuddet: Erklæring fra den økonomiske aktør, der henvises til, om at denne forpligter sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed. Relevant dokumentation for den økonomiske aktørs (der henvises til) egnethed. Den økonomiske aktør, der henvises til, udfylder erklæring om art. 45 mv. 8 Udfyldt Tilbudsskema 1 (Bilag I) 9 Udfyldt Tilbudsskema 2 (Bilag J) [Se pkt. 6.2.2.2] [Se pkt. 6.2.3.1] [Se pkt. 4.2] [Se pkt. 6.2.4.1] [Se pkt. 6.2.4] [Se pkt. 6.3.3.2] [Se pkt. 6.3.3.2] Er ovenstående dokumenter ikke udfyldt korrekt eller fremsendt som en del af tilbuddet, er Københavns Kommune berettiget til og kan være forpligtet til - at se bort fra tilbuddet. 7.4 Sprog Tilbuddet, altså de dokumenter som er oplistet under punkt 7.3, skal udfærdiges på dansk, mens eventuel øvrig bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt den ordregivende myndighed anmoder herom, skal tilbudsgiver uden omkostninger for den ordregivende myndighed sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet til dansk. 7.5 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud er bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Side 12 af 18

7.6 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenters tilbud. 7.7 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. 7.7.1 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, spørgsmål, dokumentation mv. skal rettes skriftligt til ordregiver via Mercell Sourcing Service. Se yderligere pkt. 7.2.1. Kommunens kontaktperson er Signe Groth Kisby. Henvendelser skal dog ske via Mercell Sourcing Service, og henvendelse direkte til kontaktpersonen skal derfor som udgangspunkt undgås. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og eventuelt mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 7.7.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt. Spørgsmål og svar vil senest 6 dage før tilbudsfristen i anonymiseret form blive gjort samtidigt tilgængelig for alle tilbudsgivere på Mercell Sourcing Service. Se fanen Ekstra informationer. 7.7.3 Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydelige uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til general dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Eventuelle ændringer vil senest 6 dage før tilbudsfristen blive gjort tilgængelig via Mercell Sourcing Service. Side 13 af 18

7.8 Aftalegrundlag 7.8.1 Generelt Endelig aftale om levering af den udbudte ydelse indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale med bilag, jf. bilag [B]. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af den udbudte ydelse. Kontrakten har altid forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner og lignende. Dette gælder uanset leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering med videre vedlægger sine egne betingelser. 7.8.1.1 Sociale og etiske hensyn Bilag [C], Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb, skal i henhold til Økonomiudvalgets beslutning af 11. oktober 2011 medtages i kommunens aftaler, når følgende betingelser er opfyldt: Bilaget er obligatorisk at anvende ved indgåelse af kontrakter med en samlet skønnet værdi på minimum 1 mio. kr. (inkl. evt. optioner og muligheder for forlængelse). For kontrakter på minimum 1 mio. kr., der involverer flere leverandører, skal den gennemsnitlige kontraktsum pr. leverandør dog udgøre minimum 0,5 mio. kr., før bilaget skal anvendes. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen stiller en række sociale og etiske krav vedr. bl.a. miljø, arbejdsmiljø og arbejdstagerrettigheder, ligebehandling samt børn og unge mv. Disse krav findes i bilag [A], [B] og [C]. 7.8.1.2 Netbutikken Leverandøren er forpligtet til senest 3 måneder efter rammeaftalens ikrafttrædelse at understøtte Københavns Kommunes elektroniske indkøbssystem, Netbutikken, med et elektronisk varekatalog, således at rammeaftalens ydelser kan bestilles elektronisk gennem Københavns Kommunes elektroniske indkøbssystem. Se yderligere i bilag [B]. 7.9 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at Københavns Kommune er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Københavns Kommune meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Side 14 af 18

Med forbehold for ovenstående offentliggør Københavns Kommune ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet fortrolige. 7.10 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller rammeaftaleudkastet med videre. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. punkt 7.7.3. Københavns Kommune ønsker ikke at modtage tilbud, der indeholder forbehold i forhold til udbudsmaterialet, kravspecifikationen eller udkast til rammeaftale mv. Tilbud, der indeholder konkrete forbehold i forhold til de fastlagte tilbuds- og kontraktvilkår vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen. 7.11 Forhandling Det skal understreges, at tilbudsgivere og Københavns Kommune ikke kan forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med Direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her,... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser (inklusiv eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Ordregiver kan være forpligtiget til at afvise tilbud, der ikke opfylder udbudsmaterialets krav. I henhold til Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 har Ordregiver, som har modtaget en ansøgning eller et tilbud, som ikke opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet, mulighed for følgende reaktionsmuligheder ud over afvisning: Side 15 af 18

1. At se bort fra fejlen eller manglen, såfremt Ordregiver i forvejen er i besiddelse af de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer, 2. At indhente de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer, såfremt disse er offentlige tilgængelige, 3. At anmode tilbudsgiver om, inden for en fastsat frist, at berigtige fejlen eller manglen. Reaktionerne skal ske i overensstemmelse med Ligebehandlingsprincippet og Forhandlingsforbuddet, jf. Implementeringsbekendtgørelsens 12. 7.12 Omkostninger ved udbudsforretningen Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Københavns Kommune uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 7.13 Ordregivers afklarende spørgsmål Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem, at til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Der er ganske snævre rammer for hvilken dialog, der må være i denne periode. Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed. 8. Underretning om tildelingsbeslutningen 8.1 Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af alle parter. Rammeaftalen kan først indgås efter udløbet af standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens 3. Side 16 af 18

Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med punkt 7.5. 8.2 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftale, vil udbuddet af ordregiver kunne aflyses, hvis ordregiver har saglig grund til aflysning. 9. Tidsplan Nedenfor har Københavns Kommune angivet tidsplanen for dette udbud. Kommunen forbeholder sig dog ret til inden for udbudsrettens grænser at ændre de anførte tidspunkter. Tidspunkt Aktivitet 25. marts 2013 Offentliggørelse af udbudsbetingelserne 29. april 2013 Tilbudsgiver har praktisk frist til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 6. maj 2013 Sidste frist for ordregiver for offentliggørelse af svar på spørgsmål 13. maj 2013 kl. 12.00 Tilbudsfrist 14. juni 2013 Tildelingsbeslutning 26. juni 2013 Indgåelse af rammeaftale 2. september 2013 Forventet kontraktstart 10. Klageprocedurer 10.1 Indgivelse af klager (jf. Lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v.) 6, stk. 3: Underretning af ordregiver mm.: Senest samtidigt med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. 12, stk. 1. Loven indeholder i 7 frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud: 7, stk. 2, nr. 3: Klage i forbindelse med tilbudsfasen: Klage [ ], skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: [ ] 3) 12 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere og tilbudsgivere, jf. 2, stk. 2. Side 17 af 18

10.2 Organ med ansvar for klageprocedure Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 DK-2100 København Ø Tlf.: + 45 3529 1000 E-mail: klfu@erst.dk Internetadresse: www.klfu.dk 10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Center for Udbudsregler Carl Jacobsens Vej 35 DK-2500 Valby Tlf.: + 45 4171 5000 Fax: + 45 4171 5100 E-mail: kfst@kfst.dk Internetadresse: www.kfst.dk Side 18 af 18