Referat af møde i skabelongruppen 27. februar 2014 Deltagere Søren Lysholt Hansen (Rebild Kommune), referent. Heidi Bøg (Haderslev Kommune) Kamilla Strack Lønsmann (Odense Kommune) Line Bergstrøm Norman Andersen (Fællesindkøb Fyn) Dorthe Bjerring Friis (Gentofte Kommune) Per Blum Larsen (Vordingborg Kommune) Niels Hermansen (Herning Kommune) Tina Braad (Bech-Bruun) Afbud Poul Erik Lundsgaard Olesen (Esbjerg Forsyning) Max Laigaard (Tradium) Marie Rasmussen (Mercantec) Charlotte Hardam (Samaqua) Dagsorden 1. Hvilket materiale skal bruges som udgangspunkt? 2. Overordnet opbygning af skabelon 3. Terminologi 4. Sammensætning af arbejdsgrupper 5. Eventuelt Ad 1) Hvilket materiale skal bruges som udgangspunkt Der var enighed om at udarbejde den nye skabelon på baggrund af en ny disposition/indholdsfortegnelse lavet af skabelongruppen (se pkt. 2). Herefter kan IKA s eksisterende skabelon og Danske Regioners skabelon anvendes som inspiration til de enkelte emner i den nye skabelon. Ad 2) Overordnet opbygning af skabelonen Skabelongruppen udarbejdede en disposition/indholdsfortegnelse for udbudsbetingelserne til vareskabelonen. Indholdsfortegnelsen er vedhæftet som bilag 1 til referatet.
Opbygningen af kontrakten til vareskabelonen blev diskuteret, og der blev udarbejdet en oversigt over emner der skal behandles i kontrakten. Oversigten vedlægges som bilag 2 til referatet. Ad 3) Terminologi Gruppen vedtog, at anvende udtrykkene: - ordregiver og leverandør både i udbudsbetingelser og rammeaftale - rammeaftale - tildelingskriterium, underkriterier, konkurrenceparametre, delkriterier Hvis der under forløbet i arbejdsgrupperne opstår tvivl om øvrige udtryk spørges resten af skabelongruppen pr. mail. Ad 4) Sammensætning af arbejdsgrupper Der blev nedsat følgende arbejdsgrupper: Udbudsbetingelser varer/tjenesteydelser: Rammeaftale på varer: Rammeaftale tjenesteydelser: Søren, Kamilla (form.) og Heidi Søren (form.), Marie, Poul og Niels Line, Dorthe, Per (form.) Formændene for arbejdsgrupperne indkalder til møderne i arbejdsgrupperne, og hver enkelt gruppe er ansvarlig for at aftale nærmere mødeplan for deres arbejde og sørge for overholdelse af tidsplanen for det samlede arbejde. Arbejdsgrupperne skal så vidt muligt skrive i et rent worddokument uden at kopiere koder eller anden typografi over i dokumentet. Der laves automatisk nummerering af de enkelte punkter i dokumenterne, og der må også genereres en indholdsfortegnelse. SLH sørger for opsætning af skabelonerne når de er færdige. Hvis arbejdsgrupperne har behov for at få hjælp til bestemte punkter skrives til skabelongruppens medlemmer, og hvor der måtte være behov for en ekstra vurdering, til Tina Braad. Ad 5) Eventuelt SLH bemærkede at det var den gamle tids- og aktivitetsplan, der var vedhæftet indkaldelsen til mødet. Den tilrettede og aktuelle tidsplan sendes til gruppen samtidig med dette referat. Næste møde i skabelongruppen er ultimo august. Der er sendt mødeindkaldelser til resten af møderne i skabelongruppen.
Derudover sendes liste med kontaktoplysninger for gruppens medlemmer samtidig med dette referat.
Bilag 1 Indholdsfortegnelse IKA skabelon offentligt udbud af varer 1. Indledning (Kort beskrivelse af opgaven, beskrivelse af strukturen for udbudsbetingelser og udbudsform) 2. Ordregiver (Hvilken myndighed er ordregiver, indkøbsfællesskab, kontaktpersoner) 3. Tidsplan (tidsplan for udbuddet, kontrakttidsplan beskrives i pkt. 5) 4. Udbudsmaterialet (beskrivelse af udbudsmaterialet og procedure for spørgsmål og svar, informationsmøde) 5. Den udbudte opgave (Beskrivelse af selve opgaven, delaftaler, omsætning, egnethedsvurdering) 6. Kontrakt (beskrivelse af kontraktform, tildeling af konkrete ordre på parallelle rammeaftaler, periode og optioner) 7. Tilbud (kombinationsbud, alternative tilbud, sideordnede bud, tilbudsvarianter, kort beskrivelse) 8. Tildelingskriterium og underkriterier 9. Tilbudsfrist (tidspunkt, adresse, eksemplarer, åbning af tilbud, vedståelsesfrist) 10. Tilbuddets indhold (sprog, tjekliste, ejendomsret, vareprøver, evt. forbehold, konsortier/sammenslutninger) 11. Tilbudsvurdering (beskrivelse af vurdering af egnethed, forbehold, konditionsmæssighed, tilbud og afprøvning) 12. Orientering om resultatet af udbuddet 13. Fortrolighed (aktindsigt)
Bilag 2 IKA skabelon offentligt udbud af varer - oversigt - punkter kontrakt Kontraktens forhold til kravspecifikation (ydelsesspecifikke dele af det udbudte placeres i kravspecifikationen) Krav til e-handel Centrale kontraktbestemmelser (fakturering, betaling, opsigelse, ophævelse, bod, prisregulering) Henvisning til dansk rets almindelige regler anvendes så vidt muligt (overvej hvor der er behov for at reglerne suppleres, eks. hæveopgørelse, forpligtelser ved ophør af kontrakten) Sociale klausuler Statistik/forbrugsdata - fortrolighed