Notat Forvaltning: Błrn og skole Dato: J.nr.: Br.nr.: 5. oktober Udf rdiget af: Sonja Młgelsvang / Słren Kj r Vedrłrende: Redegłrelse for arbejde med Screenings-rapport i Błrn og familieafdelingen. Notatet sendes/sendt til: Hans Kortb k har p vegne af Venstres byr dsgruppe anmodet om en redegłrelse om den interne screeningsrapport i familieafdelingen, med udgangspunkt i en r kke uddybende spłrgsm l. Hvem har sat undersłgelsen i gang? Undersłgelsen blev iv rksat p baggrund af en undersłgelse der blev offentliggjort i for ret vedr. familieafdelingen i rhus kommune, som viste, at der var betydelige fejl og mangler i sagsbehandlingen. Ledelsen i Błrn og familieafdelingen i Randers kommune besluttede p den baggrund, at lave en intern undersłgelse med det form l, at afd kke om der var lignende fejl og mangler i sagsbehandlingen i Randers Kommune. Undersłgelsen skulle bruges til at m lrette indsatsen i forhold til det socialfaglige arbejde, og dermed sikre kvaliteten i den fremtidige sagsbehandling. Undersłgelsen blev gennemfłrt dels som en spłrgeskemaundersłgelse blandt alle sagsbehandlere i Błrn og familieafdelingen, dels som en systematisk gennemgang af en udvalgt sag pr. medarbejder. Den tilf ldigt udvalgte sag blev gennemg et ud fra en r kke faste punkter. Vurderingen af de udvalgte sager skulle indg som et supplement til de informationer, der kom frem ved spłrgeskemaundersłgelsen. Den kvantitative del af undersłgelsen (spłrgeskemaundersłgelsen) blev igangsat 9. marts og afsluttet 2. april hvor efter der fulgte en l ngere bearbejdningsproces af de indkomne data. Den kvalitative del af undersłgelsen blev fłrst iv rksat efter spłrgeskemaundersłgelsens afslutning, og den endelig rapport
- 2 - forel 25. august. Den 28. august blev rapporten pr senteret for ledergruppen i Błrn og familieafdelingen. Den 22. september blev rapporten pr senteret for medarbejderne. P dette młde havde medarbejderne mulighed for at kommentere resultatet, og komme med forslag til, hvordan der skulle arbejdes med problemfelterne i rapporten. Ved gennemgangen af de enkelte punkter i rapporten, kunne det konstateres, at nogle af problemfelterne ikke var aktuelle l ngere. Inden sommerferien blev der s ledes rettet op p problemet med manglende bevillinger til foranstaltninger / ydelser. Der er nu bevillinger p alle foranstaltninger, og der bliver ikke iv rksat foranstaltninger uden bevillinger. Medio august blev der nedsat en arbejdsgruppe, som skulle arbejde med handleplansarbejdet (som konsekvens af BDO-rapporten). Arbejdsgruppen har lavet en plan, der skal sikre, at der kommer handleplaner i alle sager. Planen blev forelagt błrn og skoleudvalget den 22. september Hvem blev underrettet p direktłrniveau samt politisk niveau ved iv rks ttelsen? Da undersłgelsen udelukkende var t nkt som et internt arbejdsredskab blev direktłren orienteret om, at undersłgelsen blev iv rksat. Der blev orienteret om, at det var en intern undersłgelse, som skulle bruges til at rette op p evt. fejl og mangler og til udvikling af det socialfaglige omr de. Herudover var der ikke andre, der blev orienteret om iv rks ttelsen af undersłgelsen. Hvorn r blev undersłgelsen afsluttet, og hvorn r blev den forelagt for direktłren, direktionen, udvalgsformand og borgmester? Undersłgelsen blev afsluttet den 25. august, hvorefter der blev indkaldt til medarbejdermłde den 22.september med henblik p pr sentation og afklaring af eventuelle tvivlsspłrgsm l, samt tilrettel ggelse af det fremadrettede arbejde. Direktłren blev orienteret om hovedresultaterne af undersłgelserne, og den 15. september fik formanden for błrn og skoleudvalget en kopi. Den 22. september blev Błrn og skoleudvalget orienteret, og samme dag blev rapporten sendt til Byr det og kommunal Det videre arbejde med rapporten Efterfłlgende har distriktsledere, socialfagligstabsleder og medarbejderne drłftet og arbejdet med forskellige lłsningsmuligheder i forhold til de beskrevne problemfelter. I den anledning har der v ret fokus p b de den kvalitative og den kvantitative del af rapporten Den kvalitative undersłgelse viser, at: 1. Der er et godt fagligt niveau 2. Der er relevante faglige overvejelser i forhold til indsatsen
- 3-3. 4. Der foreligger materiale til udarbejdelse af s vel 50 undersłgelser som handleplaner i sagen Der forefindes notater og oplysninger i sagen, men ikke altid i elektronisk form Den kvantitative undersłgelse viser en del problemstillinger: 1. Der mangler renskrevne elektroniske notater 2. Der mangler 50 undersłgelser i en del sager 3. Der mangler handleplaner i mange sager og i forhold til en del bevillinger 4. Der mangler bevillingsskrivelser 5. Der mangler błrnesamtaler Med hensyn til handleplaner, er der lavet en plan for arbejdet, som skal sikre at der i lłbet af fłrste halvdel af 2010 vil v re handleplaner i forhold til alle foranstaltninger. Med hensyn til bevillingsskrivelser, er der hen over sommeren rettet op p dette forhold s ledes, at der nu er bevillingsskrivelser i alle sager og i forhold til alle foranstaltninger. Fremover vil der ikke blive iv rksat foranstaltninger eller udbetalt penge uden at der foreligger s vel en handleplan som en bevilling i sagen. Som ovenfor beskrevet foreligger de notater, oplysninger m.v. der skal bruges til at lave s vel notaterne elektronisk, handleplaner og 50 undersłgelserne i den fysiske sag. En gennemgang af sagerne og dialog med medarbejderne viser, at det er et tidsm ssigt problem at f skrevet s vel notaterne ind i systemet, som at f samlet oplysningerne i s vel handleplaner som i 50 undersłgelserne, samt at f gennemfłrt błrnesamtaler. For at f skabt tiden til at lave dette arbejde, er det nłdvendigt at arbejde p forskellige niveauer. I dialog med medarbejder skal der derfor: findes rationaliseringspunkter, s vel i forhold til sagsgangene som i forhold til arbejdsgange generelt vurderes p serviceniveauet, med henblik p, hvor der kan laves servicejusteringer, som kan skabe tid til det administrative arbejde med notater, handleplaner og 50 undersłgelser samt błrnesamtaler. Der er afholdt 2 młder med den samlede r dgivergruppe, hvor der er fremkommet en r kke forslag til s vel servicejusteringer som ndringer i sagsgangene. Oversigt og tidsplan over de planlagte initiativer fremg r af bilag 1. Forholdene i Błrn og familieafdelingen i łvrigt. I den seneste tids debat har der v ret forskellige oplysninger fremme om forholdene i Błrn og familieafdelingen. Forvaltningen kan i den forbindelse oplyse fłlgende. Normering: I Błrn og familieafdelingen i Randers er der ansat 36 r dgivere; i Horsens er der 28 r dgivere i den tilsvarende afdeling. I disse tal indg r ikke tal fra handicapomr det. Personaleudskiftning: I 2008 rejste 9 medarbejdere fra Błrn og familieafdelingen. rsagerne til at disse
- 4 - medarbejdere forlod afdelingen var forskellige: 2 łnskede at afprłve andre omr der inden for det socialfaglige omr de; 1 rejste til en dłgninstitution, 1 rejste til Familiehuset. 2 rejste til andre dele af landet af familiem ssige grunde, medens 5 er flyttede til rhus omr det, da de havde deres bop l i rhus. 2 medarbejdere blev afskediget p grund af langtidssygdom, disse medarbejdere n ede aldring at arbejde i Błrn og familieafdelingen efter kommunesammenl gningen. 1 medarbejder słgte orlov i 1 r, men kom tilbage til afdelingen efter r. I lłber af 2008 og er der 10 medarbejdere som har v ret p barsel og 5 af disse medarbejdere er stadig p barsel i september. I er der 2 medarbejdere som har sagt op og 2 har słgt orlov. I takt med at medarbejderne kommer tilbage fra orlov er der vikarer som stopper i afdelingen. Sygefrav r: 2007: 7,18 %, 2008: 5,51%, : 4,18%
- 5 - Bilag 1: Planlagte initiativer: Forslag Tidsplan Implementering ndring af Iv rks ttelse 1. januar 1. januar og fremefter kompetencefordeling 2010 en s ledes at fagkonsulenterne f r en uddelegeret kompetence p det faglige omr de rligt kvalitetstjek 1. kvartal 2010 fremefter hvert r af sagsbehandlingen i alle sager Nye EDB v rktłjer Indkłb 1. januar 2010 Fłrste r 2010, bruges fremover der głr sagsgangene mere effektive Et mindre LEAN Temadag januar 2010 1. kvartal 2010 projekt Opkvalificering af medarbejderne i forhold til udarbejdelse af 50 undersłgelser og handleplaner Temadag i december Implementering 1. kvartal 2010 F lles vagttelefon for alle tre centre, med evt. r dgivning en gang om ugen i hvert center. Administrative uger/dage, hvor r dgiverne p skift ikke har borgerkontakt Fast telefon bningstid til r dgivere eks. fra 8.00 10.00 F rre hjemmebesłg, borgerne indkaldes generelt til młder p centrene De enkelte team p hvert center kigger lłbende p s vel administrative forenklinger som service justeringer Start 1. nov. Evaluering juni 2010 Lłbende faste lukke dage/uger Lłbende evalueres juni 2010 Lłbende fremover Fłrste r af 2010, eller til det ikke giver mening mere
- 6 -