Notat. 8. maj konomiafdelingen

Transkript

1 Notat Forvaltning: konomiafdelingen Dato: J.nr.: Br.nr.: 8. maj 2008 Udf rdiget af: Susanne Risager Clausen Vedrłrende: Ledelsesinformation: Behov for og krav til ledelsesinformation Notatet sendes/sendt til: Arbejdsgruppen 1. Definition af ledelsesinformation I notat af 28. februar 2008 er kommissoriet for arbejdsgruppen vedr. ledelsesinformations beskrevet. Form let med at opbygge et ledelsesinformationssystem i Randers Kommune er bl.a.: Ledelsesinformation skal kobles til Randers Modellen. Afdelinger og aftaleenheder skal vide p hvilken m de, de hver is r bidrager til opfyldelse af de overordnede m l i visionen og politikkerne. Ledelsesinformation skal integrere finansielle og ikke-finansielle informationer. Ledelsesinformation skal v re tilg ngelig p en m de, s de kan bruges af alle niveauer i organisationen, dvs. beslutningsstłtte i form af de rigtige informationer p det rigtige tidspunkt. I overensstemmelse hermed har arbejdsgruppen besk ftiget sig med elementerne i fase 1 som beskrevet i kommissoriet. Elementerne i fase 1 fremg r af nedenst ende: Fase 1: Indledende/afklarende fase Udvikling af indhold: Afklaring af behov for og krav til ledelsesinformation Tids- og handleplan Udvikling af midlertidig form for ledelsesinformation baseret p f nłgletal, som kan tr kkes ud af eksisterende systemer Beslutning om organisatorisk placering Notatet indeholder det forelłbige resultat af dette arbejde.

2 - 2 - Arbejdsgruppens definition p ledelsesinformation: Arbejdsgruppen har lłbende drłftet definitionen p ledelsesinformation (LIS). I gruppen er der enighed om, at LIS er et styringsv rktłj best ende af et struktureret system af information til de forskellige ledelsesniveauer: politikere, forvaltninger og institutioner. LIS skal derfor kunne nedbrydes fra strategisk information til detailinformation. Det er samtidig et informationssystem, som sikrer, at den enkelte leder kan f de informationer, som opgavelłsningen i en decentral organisation kr ver, pr senteret i overskuelig og let tilg ngelig form. Det vil bl.a. sige, at LIS skal kunne fremskaffes og pr senteres p en enkel m de uden manuelle rutiner. LIS er den information som l gges til grund for styring og udvikling af aktiviteterne i kommunen. Derfor er LIS er mere end łkonomi, LIS skal ogs synliggłre sammenh ng mellem m ls tning, aktiviteter og ressourcer. 2. Opbygning af LIS Et fremtidigt ledelsesinformationssystem skal p sigt kunne levere nłgletal indenfor alle kommunens bevillingsomr der, som er valide, let forst elige, opdaterede og systematiske. LIS henter data fra alle fagsystemer i kommunen, hvorefter data kan kombineres p tv rs, s ledes at det bliver muligt at finde og dokumentere rsagssammenh nge mellem łkonomi, aktivitet og kvalitet. Disse analyser vil resultere i systematiske nłgletal, som automatisk og med faste mellemrum kan leveres til alle niveauer i organisationen efter behov. M lgrupper Tv rg ende ledelsesinformation Strategisk ledelsesinformation Byr d og direktion Afdelingsniveau Operationel ledelsesinformation Institutionsniveau/de udfłrende enheder

3 - 3 - Som det fremg r af figuren, er der i organisationen forskelligt ledelsesinformationsbehov, alt afh ngig af p hvilket ledelsesm ssigt niveau man befinder sig i organisationen. Der er behov for strategisk ledelsesinformation p byr ds/udvalgsniveau og p direktionsniveau. Mens der er behov for operationel ledelsesinformation p institutionsniveau. Derudover er der behov for tv rg ende ledelsesinformation til opfłlgning p politikker og tv rg ende m l. For at information kan virke ledelsesunderstłttende i det hierarkiske perspektiv, er det en foruds tning, at informationerne kan generaliseres opad og opsplittes nedad. Der błr ved hvert skift af ledelsesniveau ske en styret udv lgelse af, hvad der er relevant p det n ste ledelsesniveau p informationernes vej fra det operationelle niveau til det strategiske niveau og omvendt. I det fłlgende vil der v re s rligt fokus p niveau 1 og 2 i ledelseshierarkiet. Det forventes, at KMD Opus og Opus Overblik i vid udstr kning understłtter behovet for operationel ledelsesinformation p niveau 3 i organisationen, n r det drejer sig om łkonomi og personaleoplysninger. Derfor har arbejdsgruppen valgt ikke at fokusere p behovet for LIS p dette niveau. N r implementeringen af KMD Opus er afsluttet og systemets anvendelsesmuligheder er kendte, kan spłrgsm let om behov for yderligere LIS p dette niveau i organisationen genoptages. En r kke institutioner is r p det sociale omr de har brug for at supplere oplysninger fra Opus med aktivitetstal. Niveauer i LIS Form let med LIS er nłgletal, som r kker ud over en sn ver łkonomisk vinkel p organisationen. LIS skal ogs omfatte og synliggłre sammenh ng mellem m ls tning, aktivitet og ressourcer. Dette foruds tter, at der er formuleret resultat- og effektm l, og at disse er koblet til et p forh nd fastlagt datagrundlag. Som det fremg r af nedenst ende figur, kan LIS inddeles i 3 niveauer. Effektivitet, m lopfyldelse og kvalitet Produktivitet konomiske ledelsesinformation

4 - 4 - Figuren viser 3 horisontale niveauer i ledelsesinformation. Der fłrste niveau har arbejdsgruppen valgt at kalde łkonomiske ledelsesinformation. Dette niveau omfatter łkonomiske nłgletal som fx forbrugsprocenter og ressource pr. servicerelevant borgere, aktivitetsnłgletal som fx elev og klassetal og anbringelser fordelt p typer. Endvidere kan oplysninger om sygefrav r indt nkes her. Det skal i den forbindelse oplyses, at sygefrav rsstatistikker er et s rskilt element i KMD OPUS Overblik. Der er tale om s kaldt basisinformation relevant p tv rs af organisationen og p alle niveauer. Derudover er der mere fagspecifik information, som er m lrettet de enkelte forvaltningsomr der. Det andet niveau i pyramiden omfatter produktivitetsnłgletal. Hermed t nkes der p nłgletal som s tter antal producerede enheder i forhold til udgifter. Det kan fx v re antal U-timer pr. l rer rsv rk. Det tredie niveau omfatter effektivitet og m lopfyldelse. Effektivitet defineres p samme m de som produktivitet, dog med hensyntagen til produktionens kvalitet. Derudover vil der p dette niveau v re fokus p m lopfyldelsen. Arbejdsgruppen betragter niveau 1 som fłrste błlge af LIS, som vi umiddelbart er i stand til at levere. Niveau 2 og 3 błr t nkes ind som błlge 2 og 3 i udviklingen af LIS. Niveau 2 og 3 kr ver, at resultat og effektm l kobles til datagrundlaget, og dette vil i sig v re en l ngere proces, men det samtidig ikke en foruds tning for at komme i gang med udarbejdelse af LIS. Derfor foresl s denne horisontale implementering af LIS. P denne m de sikres ogs, at alle fagomr der kommer med fra starten med det datagrundlag, som allerede er til stede i en manuelt bearbejdet form. I stedet for denne horisontale udbredelse af LIS, kan man alternativt v lge en vertikal udbredelse af LIS. Det vil betyde, at man i stedet udv lger et fagsomr de, hvor alle 3 niveauer implementeres p Øn gang, fłr man g r videre med implementeringen p det n ste fagomr de. Sammenligning p tv rs af kommuner Det kan v re en fordel at foretage sammenligninger med andre kommuner og głre det til en fast del af LIS. Et sammenligningsgrundlag med andre kommuner kan v re med til at kvalificere analyser af udviklingstr k i de enkelte nłgletal (benchmarking). Randers Kommune deltager i 2 tv rkommunale nłgletalssamarbejder, nemlig 6 by nłgletalssamarbejdet og 7 by samarbejdet. Nłgletallene inddrages s rligt i forbindelse med budgetl gningen. Derudover har KL igangsat et udviklingsprojekt med henblik p at udvikle nłgletal indenfor omr derne: ldre, Udsatte błrn og unge, Skoler samt Voksen-handicap. Det forventes, at disse nłgletal vil udgłre grundstammen i fłrste etape af et f lleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS). Sundhed og Dagtilbud samt Besk ftigelse er med i anden błlge. Tredie błlge er endnu ikke beskrevet. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at sammenligning p tv rs af kommuner błr indg som et element i den samlede ledelsesinformation i Randers Kommune, hvor det findes relevant. Nłgletallene genereres i andre sammenh nge og i andre systemer parallelt med det kommunale ledelsesinformationssystem. Det błr tilstr bes, at der arbejdes med samme

5 - 5 - definitioner i alle systemer, s ledes at sammenlignelige nłgletal p lokale ledelsesinformationssystem. sigt kan integreres i det 3. En vurdering af forvaltningernes nuv rende behov for LIS Forvaltningerne har foretaget en vurdering af behovet for LIS til de forskellige ledelsesniveauer i forvaltningerne. Forslagene er vedh ftet som bilag. F lles for alle forvaltninger er den łkonomiske ledelsesinformation, som omfatter budgetopfłlgning, budgetkontroller og regnskab. Hertil kommer oplysninger om sygefrav r og telefonstatistikker. Dern st indeholder forslagene en lang r kke oplysninger om aktivitetsniveau, som kan v re med til at understłtte ledelsesgrundlaget i de enkelte afdelinger. Det er kendetegnende for forslagene, at data eksisterer i de enkelte fagsystemer, men det kr ver en manuel bearbejdning af data i eksempelvis regneark for at transformere oplysninger i fagsystemerne til ledelsesinformation. Dette er ofte en tidskr vende proces. Derfor vil implementeringen af et egentligt ledelsesinformationssystem v re en klar forenkling af arbejdsgangen. Der g lder for alle forslag, at de kan udarbejdes allerede nu og indg i en midlertidig form for LIS. Det kan dog v re nłdvendigt at prioritere i materialet p grund af den manuelle bearbejdning. 4. konomi og Organisering Et ledelsesinformationssystem kr ver, at data fra łkonomisystemet og de łvrige fagsystemer samles i et datavarehus. Ved indfłrelse af LIS skal der kłbes eller lejes datavarehuskapacitet, programmer, licenser, udgifter til klargłring af data og konsulenttimer. Omfanget forventes at v re stłrst i etableringsfasen, mens der permanent vil v re behov for ressourcer til fortsat vedligeholdelse og videreudvikling. I forbindelse med fase 2, hvor der tages kontakt til de forskellige leverandłrer p prisen for indfłrelse af LIS konkret blive undersłgt og forelagt. markedet, vil Randers Kommune har i lłbet af 2008 haft besłg af 3 aktłrer p markedet, nemlig Fujitsu, KMD Essentia og Rehfeld. Deres systemer koster mellem 3-10 mio. kr. Prisen afh nger af, hvor omfattende et system, man łnsker at implementere. Der er ikke afsat midler til LIS i de nuv rende budgetter. Finansieringen błr derfor afklares allerede nu, s ledes at forventninger til system og łkonomi kan afstemmes forud for fase 2. Organisatorisk skal der tr ffes beslutning om ansvarsplaceringen for fłlgende: Systemet, herunder ops tning, drift, vedligeholdelse, dvs. IT relaterede opgaver Koordination og afrapportering Sikring af validitet i data fra hhv. łkonomisystem og fagsystemer. Der vil s ledes v re behov for forankring i s vel stabene konomi og IT som i fagforvaltningernes sekretariater. Derudover har arbejdsgruppen v ret i kontakt med Fujitsu, der som et element i deres

6 - 6 - koncept tilbyder at udforme en workshop p grundlag af vores forslag til LIS, s ledes at vi kan f en systemm ssig indsigt i, hvordan et ledelsesinformationssystem fungerer i praksis. S dan en workshop koster ca kr. Arbejdsgruppen foresl r, at forvaltningerne i f llesskab finansierer s dan en workshop. 5. Det videre arbejde I henhold til tidsplanen vil arbejdsgruppen efter sommerferien tage fat p fłlgende: fase 2, som omfatter Udvikling af teknisk model: Indhentning af erfaringer fra andre kommuner Kontakt til leverandłrer Vurdering af systemer til digital bearbejdning af data Valg af modeller Evt. udarbejdelse af udbudsmateriale Indholdet af fase 2 er t t forbundet med den łkonomi, som afs ttes til projektet. 6. Indstilling Arbejdsgruppen indstiller til styregrupperne, at der arbejdes videre med en horisontal implementering af LIS i Randers Kommune, s ledes at alle forvaltningerne kommer med i fłrste błlge med de informationer som kan genereres pt. at forvaltningerne i f llesskab finansierer en workshop i samarbejde med Fujitsu at finansieringen afklares inden fase 2 igangs ttes