Udf rdiget af: Bo Skovgaard Vedrłrende: Revisionsundersłgelse af łkonomistyringen i Social & Arbejdsmarked

Transkript

1 Notat Forvaltning: Social og arbejdsmarked Dato: J.nr.: Br.nr.: 8. juni 2010 Udf rdiget af: Bo Skovgaard Vedrłrende: Revisionsundersłgelse af łkonomistyringen i Social & Arbejdsmarked Notatet sendes/sendt til: konomiudvalget 1. Indledning. konomiudvalget besluttede den 12. maj 2010 at bede BDO Kommunernes Revision om at gennemfłre en revisionsundersłgelse af łkonomistyringen i Social & Arbejdsmarked. BDO Kommunernes Revision har nu fremsendt et notat med resultatet af denne undersłgelse og nedenst ende gennemg s undersłgelsens konklusioner samt de initiativer, som forvaltningen vil iv rks tte p baggrund af disse konklusioner. 2. Organisering. BDO Kommunernes Revision har vurderet om den nuv rende organisation i Social & Arbejdsmarked er hensigtsm ssig opbygget i forhold til at sikre, at strukturen understłtter en hensigtsm ssig og effektiv łkonomistyring i afdelingerne. BDO Kommunernes Revision anbefaler, at - Social & Arbejdsmarked błr sikre en eksplicit forventningsafstemning mellem fagcheferne og budget- og regnskabsafdelingen i forhold til hvilken rolle og ansvar budget- og regnskabsafdelingen skal varetage som controller p fagomr dernes łkonomi. - Randers kommune błr tilsvarende sikre en forventningsafstemning mellem Social & Arbejdsmarked og den centrale łkonomiafdeling i forhold til hvilken rolle og ansvar den centrale łkonomiafdeling skal varetage som controller i forhold til Social & Arbejdsmarkeds łkonomi og andre forvaltninger i kommunen, - Social & Arbejdsmarked błr sikre, at medarbejderne i budget- og regnskabsafdelingen f r

2 - 2 - opdateret deres kompetencer i forhold til łkonomistyring p de enkelte fagomr der s ledes, at de vil v re i stand til at fungere som en controllerfunktion. Alternativt at Social & Arbejdsmarked rekrutterer medarbejdere, der besidder kompetencer som controller. I Social & Arbejdsmarked har der v ret og vil der forsat v re en lłbende dialog mellem budget- og regnskabsafdelingen og de 3 fagchefer i forhold til, at medarbejderne i budget- og regnskabsafdelingen i hłjere grad end tidligere skal fungere som controller i forbindelse med den lłbende budgetopfłlgning. Den centrale łkonomiafdeling arbejder ligeledes med, at medarbejderne i hłjere grad end hidtil skal have en rolle som controller i forhold til de forskellige fagforvaltninger. I denne forbindelse vil det centrale łkonomikontor tage initiativ til en dialog med fagforvaltningerne med henblik p en forventningsafstemning i forhold til den nye rolle som controller. I forbindelse med indfłrelsen af et nyt IT-v rktłj, Calibra, p det specialiserede socialomr de i b de Błrn og skole og Social & Arbejdsmarked er der i łjeblikket ved at blive tilrettelagt et f l- les kompetenceudviklingsforlłb samt afstemning af forventninger for de nye controllere og administrative medarbejdere i de 2 forvaltninger. Forvaltningen overvejer ligeledes at etablere et f lles kursusforlłb for samtlige medarbejdere i kommunens budget- og regnskabsafdelinger, da der uden tvivl fremadrettet vil blive mere fokus p rollen som controller hos disse medarbejdere. Endelig overvejes i samarbejde den centrale łkonomiforvaltning om, der er den fornłdne ledelsesm ssige og organisatoriske position for controllerfunktionen. Indfłrelsen af den nye controllerfunktion i forbindelse med Calibra betyder, at budget- og regnskabsafdelingen skal afs tte ressourcer svarende til ca. 1 fuldtidsmedarbejder til denne opgave. Afdelingen er i forvejen ressourcem ssigt h rdt belastet, og det foresl s derfor, at det overvejes, hvorledes budget- og regnskabsafdelingen i Social & Arbejdsmarked kan tilfłres ekstra ressourcer svarende til 1 fuldtidsstilling.. 3. Budgetkontroller og budgetopfłlgninger. BDO Kommunernes Revision har kortlagt og vurderet, hvorvidt afdelingernes budgetkontroller og budgetopfłlgninger foreg r p en hensigtsm ssig m de. - at det er nłdvendigt med et t t samarbejde mellem fagafdelingerne og budget- og regnskabsafdelingen i forhold til budgetkontrollerne og de m nedlige budgetopfłlgninger. Det er nłdvendigt, at budget- og regnskabsafdelingen p tager sig en controllerfunktion og retten til at stille kritiske spłrgsm l til afdelingernes łkonomistyring og pligt til selvst ndigt at tage initiativ til konsulentbistand overfor afdelingernes łkonomistyring, - at budget- og regnskabsafdelingen udarbejder detaljerede, formelle og skriftlige procedurer

3 - 3 - for, hvordan den m nedlige budgetopfłlgning skal foreg. Det skal głres klart, hvorn r de respektive nłgletal skal foreligge, og hvorn r łkonomimedarbejder og medarbejder fra fagafdelingerne młdes til en f lles drłftelse af disse tal. Der skal opn s enighed og accept af disse procedurer, og derfor er det vigtigt, at alle involverede parter deltager i processen. Retningslinierne skal v re skriftlige og synlige og p et detaljeringsniveau, som synliggłr roller, ansvar og handlinger. Budget- og regnskabsafdelingen har igangsat młde med fagchefen og nłglemedarbejdere i de 3 driftsafdelinger ca. hver 14. dag, hvor der drłftes łkonomi, udviklingstiltag samt kommende sager til de politiske udvalg. De m nedlige budgetopfłlgninger udarbejdes under et meget stort tidspres, hvor det kan v re vanskeligt at n hele vejen rundt til fagchefer og ledere i de 3 driftsafdelinger inden, materialet skal afleveres til det centrale łkonomikontor. De faste młder hver 14. dag med driftsafdelingerne vil s ledes medvirke til en lłbende drłftelse af status for łkonomien. Budget- og regnskabsafdelingen er for łjeblikket ved at udarbejde en procedure for, hvorledes den enkelte medarbejder skal foretage budgetopfłlgning inden for p g ldendes fagomr der. Vedrłrende controllerfunktionen henvises til bem rkningerne i afsnit Aktivitetsstyring p handicapomr det. BDO Kommunernes Revision har foretaget en vurdering af aktivitetsstyringen p handicapomr det. Vedr. procedure for budgetopfłlgning: - at der udarbejdes meget specifikke beskrivelser for controllernes organisering og kompetencebeskrivelser i forhold til sagsbehandlerne - at organiseringen beskrives og meldes klart ud og at der skabes en bred respekt om denne organisering og controllerens funktion. I forbindelse med indfłrelsen af IT-v rktłjet, Calibra, p handicapomr det er der udarbejdet et notat, der beskriver controllernes organisering og kompetencer i forhold til myndighedsafdelingen p handicapomr det. Endvidere er der tilrettelagt et f lles forlłb for controllerne og medarbejdere i myndighedsafdelingen med henblik p at skabe klarhed over controllernes rolle og funktionsomr der.

4 - 4 - Vedr. budgetansvar i handicapafdelingen: - at budgetansvaret for lederen af handicapafdelingens myndighedsafdeling głres klart fremadrettet, og at denne myndighedsleder med bistand fra controlleren f r den tilstr kkelige ledelsesinformation at handle ud fra samt herved f r mulighed for at se tendenser og derudfra tilpasse visitationsmłnstre. Social & Arbejdsmarked er i łjeblikket ved at bes tte stillingen som leder af myndighedsafdelingen p handicapomr det, der hidtil har v ret besat ved konstituering. Den nyansatte leder af myndighedsafdelingen f r budgetansvaret for afdelingens łkonomi og det skal herefter aftales med controlleren fra budget- og regnskabsafdelingen, hvilket materiale der skal udarbejdes for at foretage en lłbende budgetopfłlgning i myndighedsafdelingen. Vedr. forretningsgange i forhold til indberetning, betalinger mv. i forbindelse med AS2007: - at der snarest er behov for en endelig beslutningstagen og stadf stelse af hvem der głr hvad og hvorn r i forhold til registrering i AS2007. at dette bliver formuleret i en formel forretningsgang, der skal v re kendt, accepteret og forst et af relevante medarbejdere i budget- og regnskabsafdelingen og i handicapafdelingen, - at det er hensigtsm ssigt at oprettelsen af bevillingstyper deles ud p flere medarbejdere Social & Arbejdsmarked er i łjeblikket ved at f rdiggłre arbejdsgangsbeskrivelser for indberetninger til AS2007 for alle de typer af foranstaltninger, der skal registreres i AS2007 s ledes, at der er klarhed over hvilke opgaver den enkelte medarbejder har i forhold til at sikre at alle relevante informationer er registreret i AS2007. Vedrłrende oprettelse af bevillingstyper i AS2007 vil der fremadrettet blive sikret back-up i forhold til denne opgave. Vedr. sikring af budgetopfłlgningen for 2010: - at Social & Arbejdsmarked gennemg r samtlige sager i AS2007 med henblik p at sikre, at

5 - 5 - alle relevante oplysninger er medtaget i AS2007 og er registreret i forhold til de forretningsgange som pt. er under udarbejdelse samt, at de beskrevne procedurer f rdiggłres og implementeres, og at der sikres fokus p, at grunddata er i orden, - at der ved ndringer i kontoplanen sikres, at de administrative medarbejdere, der bogfłrer, er orienteret om ndringer, og at der fłres kontrol hermed, - at der sker undervisning af de administrative medarbejdere i forvaltningen, der bogfłrer Social & Arbejdsmarked har i 2010 foretaget en gennemgang af omr det for at undersłge om de omr der, der skal v re inde i AS2007 ogs er det, og at der ikke er foretaget betalinger uden om AS2007. Social & Arbejdsmarked er ved at l gge de resterende omr der, som skal medtages i AS2007 ind i systemet, og der vil hen over sommeren blive foretaget et dobbeltcheck mellem AS2007, KMD OPUS og journalsystemet. Indfłrelsen af Calibra skal sikre overensstemmelse mellem oplysningerne i AS2007, KMD OPUS og KMD-sag, der er et sagstyringssystem p personsagsomr det, og i forbindelse med implementeringen af Calibra vil der blive et undervisningsforlłb for de adminitrative mesarbejdere i myndighedsafdelingen p handicapomr det, hvor bl.a en korrekt bogfłring af udgifter vil indg. Vedr. ledelsesinformation: - at Social & Arbejdsmarked arbejder p at nedbringe s rbarheden samt łge tilg ngeligheden af outputdata Social & Arbejdsmarked arbejder for at łge tilg ngeligheden af ledelsesinformation for de relevante personer p handicapomr det bl.a gennem en dialog med IT-leverandłren af AS2007 Vedr. mellemkommunale betalinger: - at der sker backup af regningsbetalingen samt at procedurerne herfor nedskrives konkret Det er Social & Arbejdsmarkeds vurdering, at det er en fordel, at betaling af regninger via AS2007 er samlet ved Øn person, idet dette bl.a sikrer et eentydig ansvar for, at betalingen sker

6 - 6 - korrekt. Forvaltningens er dog enig i, at dette ogs giver en stor s rbarhed i forhold til sygdom og andet frav r, og der er derfor etableret en back-up til denne opgave. 5. Kvalitetssikring af foruds tninger for budget BDO Kommunernes Revision har foretaget en kvalitetssikring af foruds tningerne for budget Det er sammenfattende BDOs vurdering, at foruds tningerne for budget 2010 hviler p et mere detaljeret og nłjagtigt grundlag end tidligere rs budgetter, men da der i hele 2009 var en lang r kke sager, der endnu ikke var lagt ind i AS2007 samt manglende foruds tninger om udvikling i antal sager mv. er det BDOs vurdering, at der er stor usikkerhed om budget 2010 p handicapomr det. P denne baggrund anbefaler BDO, - at budgettet for 2010 grundl ggende revurderes i forhold til de konstaterede fejlregistreringer i AS2007, - at der strammes op p forretningsgange i forhold til registreringer i diverse systemer s ledes, at disse registreringer, m ngde og pris kan danne grundlag for udarbejdelse af et mere retvisende budgetgrundlag fremadrettet Der henvises til tidligere bem rkninger i afsnit Afslutning. P baggrund af BDO Kommunernes Revisions undersłgelse af łkonomistyringen i Social & Arbejdsmarked er BDO kommet med en r kke anbefalinger inden for omr derne Organisering Budgetkontroller og budgetopfłlgninger Aktivitetsstyring p handicapomr det Kvalitetssikring af foruds tninger for budget 2010 I dette notat er opstillet BDOs anbefalinger samt hvilke initiativer forvaltningen har taget og fremover vil tage i forhold til de enkelte bem rkninger. For at sikre en bedre styring af udgifterne p det specialiserede handicapomr de indfłres der et nyt IT-v rktłj, Calibra, samt etablering af en controllerfunktion i budget- og regnskabsafdelingen i Social & Arbejdsmarked, der lłbende skal słrge for, at alle oplysninger om nye, ndrede og ophłrte foranstaltninger foretaget af myndighedsafdelingen i handicapafdelingen registreres de rette steder.

7 - 7 - Dette er en meget ressourcekr vende opgave, der svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. Det foresl s derfor, at det overvejes, hvorledes budget- og regnskabsafdelingen i Social & Arbejdsmarked kan tilfłres ekstra ressourcer svarende til 1 fuldtidsstilling.