ProjektGuide
2
De grønne pigespejderes projektorganisation En projektgruppe er enten tilknyttet en styregruppe, et team eller hovedbestyrelsen. Alle projektgrupper arbejder ud fra et kommissorium, som er godkendt af hovedbestyrelsen, ligesom alle projektgrupper har en udpeget kontaktperson i hovedbestyrelsen, som skal følge projektgruppens arbejde for at sikre, at gruppens arbejde er i overensstemmelse med De grønne pigespejderes strategi og værdier. Korpskontoret understøtter endvidere alle projektgrupper. De grønne pigespejderes projektorganisation Projekttyper Der findes tre typer af projektgrupper: En tænketank udarbejder oplæg til diskussion og stillingtagen i hovedbestyrelsen eller rapporter over definerede emner. Tænketankens opgave kan derfor være at udvikle nye idéer, at opstille visioner for De grønne pigespejdere, at diskutere og prioritere forskellige muligheder eller at skabe den nødvendige viden omkring bestemte områder, som tænketanken arbejder med. Et arrangement planlægger og gennemfører et arrangement for en udvalgt målgruppe hos De grønne pigespejdere. Dette kan være til lokalt, regionalt, nationalt eller internationalt plan. En udgivelse udarbejder en udgivelse for De grønne pigespejdere. Det kan f.eks. være programstof eller andre former for aktivitetsmaterialer. Det kan også være baggrundsviden indenfor et bestemt fagligt område. 3
Kontaktpersonen i hovedbestyrelsen og konsulenten på korpskontoret Hver projektgruppe er tilknyttet en konsulent fra korpskontoret samt en kontaktperson fra hovedbestyrelsen. Konsulenten skal løbende orienteres om projektgruppens proces og resultater og bør således have tæt kontakt til projektlederen. Det er projektlederens ansvar at tage initiativ til denne kontakt. Da konsulenten har større mulighed for at have et overblik over, hvad der sker i korpset, end projektgruppen har, vil konsulenten også indimellem henvende sig til projektlederen med oplysninger, spørgsmål og lignende. Kontaktpersonen fra hovedbestyrelsen er ansvarlig for at læse referater fra projektgruppens møder og eventuelt kommentere projektgruppens arbejde. Hvis en projektgruppe på nogen måde får problemer, kan korpskontoret altid kontaktes. Eksempler på, hvornår I skal kontakte korpskontoret: vi kan ikke nå at blive færdige til den/de fastlagte deadline(s) vi vil gerne lave et arrangement i stedet for en udgivelse (eller lignende) vi vil gerne følge vores arrangement op med en udgivelse (eller lignende) vi kan ikke overholde vores godkendte budget vi er uenige om, hvordan kommissoriet skal tolkes Det første møde i projektgruppen I projektgruppens første møde deltager den konsulent fra Korpskontoret, som er projektkonsulent i forhold til gruppen. Hvis det er muligt, deltager kontaktpersonen fra hovedbestyrelsen også. Det er konsulenten, der har ansvar for det første mødes forløb. Projektlederen og konsulenten aftaler i fællesskab hvor og hvornår, det første møde skal afholdes. Konsulenten gennemgår projektets kommissorium på det første møde. Projektgruppen kan således stille spørgsmål til projektets indhold og resultat og kan komme med kommentarer til kommissoriet. Desuden medvirker kontaktpersonen til udarbejdelsen af projektgruppens tidsplan, (se afsnit Tidsplan og mødeformer ). På første møde udarbejdes desuden en adresseliste over projektgruppens medlemmer, som sendes sammen med referatet til konsulenten. Tidsplan og mødeformer Projektgruppens arbejdsproces fastlægges i en tidsplan på det første møde. Denne tidsplan skal tage højde for de milepæle, som er fastlagt af hovedbestyrelsen i kommissoriet. Tidsplanen er en oversigt over møder, interne deadlines og milepæle. Det er op til projektgruppen at beslutte, hvilke mødeformer og arbejdsmetoder der benyttes: 4
Regulære projektgruppemøder (aften, halve/hele weekends) Møder i forbindelse med eller forlængelse af andre arrangementer i korps eller på lokalt plan E-mail eller brevudveksling med individuelle opgaver Møder via Skype For alle mødeformer gælder, at der hver gang skal udarbejdes et referat, så konsulenten og kontaktpersonen kan følge fremdriften i projektgruppens arbejde. Ligeledes skal tidsplanen opdateres efter hvert møde, så projektgruppen til enhver tid har en realistisk og retvisende tidsplan. Projektgruppens arbejde Projektgruppen er selv ansvarlig for at fordele arbejdsopgaver imellem sig. Der skal dog være en sekretær til at skrive referater og en kasserer til at lave regnskab. Projektlederens opgave er at være formand for projektgruppen. Det vil sige, at det er projektlederens opgave at indkalde til møder og lede disse. Det er desuden projektlederen, der er bindeleddet imellem projektgruppen og hovedbestyrelsen og således er det projektlederen, der er ansvarlig for at kommissoriet opfyldes. Det betyder, at projektlederen må være i løbende kontakt med hovedbestyrelsens kontaktperson om projektets fremdrift og økonomi. Sekretærens opgave er at skrive referat af hvert møde og at udarbejde en adresseliste over projektgruppens medlemmer på det første møde. Efter hvert møde sender sekretæren det færdigredigerede referat til konsulenten, som distribuerer referatet til både projektgruppen og kontaktpersonen i hovedbestyrelsen. (Se referat-skabelonen på hjemmesiden) Kassererens opgave er at have kontakt med Korpskontoret, så projektgruppen kan få refunderet udgifter forbundet med afholdelse af møder. Desuden er det kassereren, der er ansvarlig for at der bliver afleveret budget og regnskab for eventuelle udgivelser eller arrangementer. Kassereren har ansvaret for, at projektgruppen følger udgifter i forhold til budget. Kommissorium Projektlederen er ansvarlig for at følge kommissoriet for projektet. Projektgruppen skal være opmærksom på, at der kan være andre projektgrupper eller tiltag i korpset, der kan have betydning for projektgruppens resultat eller tidsplan. I kommissoriet er der angivet, hvilke andre tiltag projektgruppen skal være opmærksom på under Andre relaterede projekter. Da projektgruppen til enhver tid indgår som en del af en større sammenhæng i korpset, kan det i enkelte tilfælde forekomme, at projektets kommissorium ændres lidt eller meget, som en følge af en ny timing eller andre tiltag. Hvis det sker, vil HB-kontaktpersonen være i tæt kontakt med projektgruppen om deres fremtidige arbejde og rolle i den store sammenhæng. 5
Hvis projektgruppen ønsker at afvige fra eller ændre på kommissoriet, skal kontaktpersonen altid kontaktes. Afhængigt af ændringens karakter kan kontaktpersonen vurdere, at der skal udarbejdes en indstilling til hovedbestyrelsen. Hvis der skal udarbejdes en indstilling, er kontaktpersonen behjælpelig med dette. Søg altid hjælp ved jeres kontaktperson, hvis I er tvivl om en mulig ændrings betydning. Hvis projektgruppen er ansvarlig for afholdelse af et arrangement eller at producere en udgivelse, skal der udarbejdes et budget, som skal godkendes af hovedbestyrelsen (se evt. værktøj på hjemmesiden). Projektgruppen skal desuden lægge et budget for projektgruppens mødeaktiviteter allerede på det første møde. Projektgruppens ansvar og beføjelser Hvis der bliver behov for at indgå aftaler med eksterne partnere, skal disse indgås igennem Korpskontoret. Projektgrupper består udelukkende af medlemmer ved De grønne pigespejdere, medmindre det af hovedbestyrelsen skønnes nødvendigt at benytte eksterne eksperter. Værktøjer på nettet På hjemmesiden ligger en række værktøjer, som projektgruppen kan benytte til at lette opgaverne i forbindelse med projektarbejdet. På hjemmesiden ligger følgende: PG 1: Skabelon og eksempel på dagsorden PG 2: Skabelon og eksempel på referat PG 3: Dagsorden til første møde i projektgruppen PG 4: Projekters forløb en forklaring til alle projektstrukturens deltagere PG 5: Projektgruppers sammensætning PG 6: Udgivelser svar til projektgrupper, der skal udarbejde en udgivelse PG 7: EvalueringsGuide PG 8: Gode råd til budgetlægning for alle typer projekter PG 9: Budgetskabelon for alle typer projekter PG 10: Udgiftsbilag Praktiske detaljer Projektgrupperne er velkomne til at benytte sig af møde- og centerfaciliteterne på Korpskontoret på Holmen, Spejderbakken og Spejderklinten. Kontakt sekretariatet på Korpskontoret for nærmere aftale og information om priser. 6
Takster for måltider: Hovedmåltid: 40 kr. Kaffemåltid: 15 kr. Refusion af transport: Som udgangspunkt refunderes udelukkende de billigste transportomkostninger svarende til en billet med offentligt transportmiddel på økonomiklasse. Det vil sige, at hvis I vil benytte bil, skal det være fordi I kan køre flere sammen og dermed gøre det billigere. Rejse med tog Den originale togbillet samt evt. pladsbillet skal afleveres. Rejse med bil De grønne pigespejdere benytter statens laveste takst. På PG10 Afregningsbilag kan taksten for indeværende år ses. Kontakt oplysninger Korpskontoret: 33 12 95 38, mandag til torsdag kl. 08.00-16.00 og fredag kl. 08.00-14.00 Navn Funktion E-mail Telefon Anne-Birgit Høgsholt: Kontorassistent abh@korpskontoret.dk 33 43 60 30 Grete Griése: Bogholder gg@korpskontoret.dk 33 43 60 34 Korpskontoret Tovholder på projekterne info@pigespejder.dk 33 12 95 38 7